PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI Perspektif

Manajemen dan Medication Safety IRMA RISDIANA, MPH, Apt Program Studi
Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta
Definisi Mutu/Quality (Philip B Crosby) Mutu adalah kesesuaian terhadap
permintaan persyaratan (the conformance of requirements) Empat hal yang
mutlak menjadi bagian integral dari manajemen mutu adalah : - Mutu adalah
kesesuaian terhadap persyaratan - Sistem mutu adalah pencegahan - Standar
penampilan mutu adalah tanpa cacat (zero defect) - Ukuran mutu adalah
harga/nilai ketidaksesuaian Persyaratan mutu/quality requirement : 1. Technical
requirement 2. Customer requirement
INDIKATOR Definisi Indikator : Suatu cara untuk menilai penampilan kerja
dengan menggunakan instrumen Syarat Indikator (Donabedian) Measurable
(dapat diukur) Reliable (dapat diandalkan) Valid (benar) Specific (tertentu)
Relevant (berhubungan) Timely (tepat/sesuai waktu)
FUNGSI INDIKATOR Keamanan Tanda adanya masalah Menilai
apakah proses sesuai standar Menilai keberhasilan Antisipasi agar tidak
melanggar aturan Mencari peluang perbaikan Menilai dampak dari suatu
intervensi Untuk membandingkan (benchmarking) Tiap-tiap indikator mempunyai
tujuan: To replace intuition by fact Wettstein, T., Kueng, P., A Maturity Model
for Performance Measurement Systems, at
www.measure.ch/docs/wetkue2002.pdf
PEMILIHAN INDIKATOR Prioritas tinggi Sederhana Mulai dengan
sedikit indikator Data tersedia Ditingkatkan secara bertahap Dampak terhadap
pengguna Mengukur berbagai dimensi
Penetapan Target/Sasaran Pencapaian Indikator Kepustakaan Hasil Penelitian
Benchmarking Kepatutan
Bagaimana mengembangkan indikator mutu ?
Karakteristik Mutu Mutu Produk Spesifikasi dimensi dan karakteristik operasional
Masa penggunaan dan ketahanan Keamanan produk Keterkaitan standar
Pemeliharaan Penggunaan energi dan bahan baku Dampak terhadap lingkungan
Biaya operasi Keindahan Mutu Pelayanan Ketepatan Konsistensi Tanggapan pd
pelanggan Keahlian Keramahan Kemudahan kontak Komunikasi Pemahaman
Pelanggan 8
KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT Perbaikan sistem manajemen mutu
secara terus menerus Tanggung jawab manajemen Manajemen sumber daya
Realisasi Pelayanan/ produk INPUT Penilaian, analisa, dan peningkatan pelayanan
PERSYARATAN pasien, masyarakat, pemerintah Kepuasan pasien/ masyarakat
pemerintah PRODUK OUTPUT Diambil dari Proses Model ISO 9001:2008
INDIKATOR MUTU PENGELOLAAN OBAT Perspektif Manajemen Farmasi
Drug Management Cycle Selection Use Management Support Organization
Financing Information Management Human Resources Procurement Distribution
KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT YANG EFISIEN INPUT IFRS PFT RAB RS
Kebutuhan Obat SDM Tahap Pengelolaan Obat : PROSES 1. Pengukuran indikator
mutu Perencanaan Pengadaan Penyimpanan Distribusi Penggunaan 2.
Analisa 3. Rencana intervensi 4. Intervensi OUTPUT Perencanaan Pengadaan
Penyimpanan Distribusi Penggunaan Pengel obat yang efektif dan efisien :
Kecukupan jenis dan jumlah obat Mutu pelyn terJamin Harga terjangkau
Penggunaan obat yang rasional Waste rendahl
TAHAP PERENCANAAN Nama Indikator % dana yang tersedia dengan keseluruhan
dana yang sesungguhnya dibutuhkan Tujuan Untuk mengetahui seberapa jauh
persediaan dana RS diberikan kepada farmasi Untuk meramalkan ketersediaan
obat Cara Pengukuran Mengumpulakan data rencana/realisasi anggaran dan
kebutuhan/perencana an obat dalam periode satu tahun Realisasi/rencana
anggaran dibagi kebutuhan kali 100% 100% Target Perbandingan ant jml item
obat yg ada dlm perencanaan dg kenyataan pemakaian Untuk mengetahui
seberapa jauh ketepatan perkiraan dalam perencanaan Lihat buku catatan
peMbelian, lap stok obat dan pemakaian obat kemudian hitung jumlah
pengadaannya dalam periode waktu tertentu Bandingkan dengan rencana
pengadaan Menyesuaikan dengan kesepakatan/kepatuta n
TAHAP PENGADAAN Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Frek. Pengadaan tiap item obat Untk mengetahui berapa kali obat2 tsb dipesan
tiap bulannya Ambil 30 sampel kartu stok obat secara acak Catat berapa kali
pengadaan obat Bandingkan dengan hasil EOI Semakin rendah frek.
kemungkinan penumpukan barang semakin tinggi Frek. Kesalahan faktur Utk
mengetahui berapa kali petugas melakukan kesalahan penerimaan Ambil sampel
faktur secara acak Cocokkan dengan Surat pesanan Jika ada, lihat buku catatan
penerimaan barang Catat frekuensi kesalahan faktur Sangat Minimal Sesuaikan
target dengan kondisi setempat Frek. tertundanya pembayaran oleh rumah sakit
terhadap waktu yang disepakati Utk mengetahui kualitas pembayaran RS Melihat
daftar hutang Cocokkan dengan daftra pembayaran Catat frekuensi
keterlambatan pembayaran Tidak ada yang tertunda
TAHAP PENYIMPANAN Macam Indikator Kecocokan barang & kartu stok Tujuan
Indikator Utk mengetahui keandalan data penyimpanan Cara Pengukuran Lakukan
sampel counting Lihat jumlah barang antara data fisik, kartu stok, data komputer
Catat yang tidak cocok Cari data omset satu tahun dan nilai stok opname akhir
tahun TOR = omset setahun/nilai stok Ambil 30 sampel obat Cocokan nama
obat, no batch, tgl ED dan tgl beli Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan FIFO
Standar/Target 100% cocok atau sesuai Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa
kali perputaran modal Industri manufaktur : 9 kali Jasa/RS : 12 kali Menilai
sistem penataan obat di gudang Sistem Penataan Gudang Menilai sistem
penataan obat di gudang % nilai obat ED dan rusak Mengetahui besarnya
kerugian FRS Cari nama, jumlah dan harga obat ED Hitung total nilai ED Bagi
dengan total stok opname akhir tahun Cari nama, jumlah dan harga obat stok
mati Hitung total nilai stok mati Bagi dengan total stok opname akhir tahun
NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total persediaan 1% % Stok mati Utk
mengetahui item obat yang tidak digunakan selama 3 bulan Utk mengetahui
nilai stok akhir obat Menilai tingkat efisiensi inventori 1% atau 3% % stok obat
akhir tahun 20-30%
TAHAP DISTRIBUSI Macam Indikator Rata2 waktu melayani resep (dispensing
time) Tujuan Mengetahui kecepatan pelayanan Cara Pengukuran Ambil 30 sampel
pasien ralan dan ranap per pekan/minggu Catat waktu penyerahan resep sampai
pemberian obat Ambil 100 resep secara acak Hitung total item generik yang
diserahkan dibagi yang diresepkan Ambil data jumlah pasien rawat jalan Kurang
10% (asumsi mondok atau pem diagnosa) Ambil data jumlah resep Bagi jumlah
resep dengan jumlah pasien ralan kalikan 100% Ambil sampel 30 resep Hitung
jumlah obat yang dilabeli benar Meliputi : nama pasien, aturan pakai,
Standar/Target Sesuaikan dengan permintaan dan harapan pelanggan Standar
resep paten dan racikan berbeda 100% % obat generik yang dilayani Mengetahui
ketersediaan obat generik Meengetahui kemampuan menyediakan resep % obat
terlayani 95% % obat dilabeli dengan benar Mengetahui penguasaan petugas ttg
info pokok yang hrs dicantumkan 100%
TAHAP USE Macam Indikator Jml item obat/lembar resep (WHO,1993) Tujuan
Standar/Target Berkisar antara 1,3 2,2 obat/lbr Indonesia : 3,3 obat/lbr Berkisar
82% atau 94% Indoensia : 80% Berkisar antara 29% - 43 % Yaman : 22,7%
Belum ada standar tertentu Sebagai kontrol peresepan analgetik yg berlebihan
Tujuan Mengukur derajat polifarmasi % penulisan obat generik % penulisan resep
antibitotika % penulisan resep analgetik Mengukur kecenderungan penulisan obat
generik Mengukur penggunaan antibiotika secara berlebihan Mengukur
penggunaan analgetik yang berlebihan Ambil sampel 100 resep secara acak
Hitung jumlah peresepan generik, jumlah obat tiap lembar resep Resep
mengandung AB, injeksi, vitamin dan analgetik serta resep yang mengandung
obat formularium dan non formularium % penulisan resep injeksi % penulisan
resep vitamin Mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan Mengukur
penggunaan vitamin yang berlebihan Berkisar 0,2% - 48% Yaman : 17.2% Belum
ada standar tertentu Sebagai kontrol peresepan vitamin yg berlebihan %
penulisan resep sesuai formularium Mengukur kepatuhan thd formularium
Tanzania : 88%
Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999) Rata-rata jumlah obat
per lembar resep Prosentase obat yang diresepkan dengan nama generik
Prosentase antibiotic yang diresepkan Prosentase injeksi yang diresepkan
Prosentase obat esensial dan obat formularium yang diresepkan Peresepan yang
mematuhi standar terapi/standar pelayanan medik Prosentase pasien yang tidak
diberikan terapi obat Prosentase pasien yang puas dengan pengobatan yang
diterima
Indikator Dispensing (WHO,1999) Rata-rata waktu pelayanan obat Rata-
rata waktu pemberian informasi obat Prosentase obat diresepkan yang dapat
dilayani Prosentase obat yang diberi label dengan benar/lengkap (meliputi : nama
pasien, nama obat, dosis dan frekuensi penggunaan) Pengetahuan pasien
tentang dosis yang tepat
NO DESKRIPSI Indikator INTERPRETASI Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25
menit dan non racikan 10 menit PEDOMAN PENGUKURAN INDIKATOR 1 2 3
Ukuran Target prosentase Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep
racikan dan 80% untuk resep non racikan 4 5 Sumber Data Jumlah Data per
Periode Updating Lembar pemantauan waktu tunggu 30 pengamatan per minggu
6 Pengumpulan data : Cara Pengambilan Data Waktu Pengumpulan Alat
Bantu Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat diserahkan Tiap
minggu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu Jumlah pengama tan
sesuai s tan dar x 100% Total jumlah pengama tan 9 10 11 12 13 Cara
Penghitungan Penyajian Data Update Data Periode Evaluasi Evaluasi Tabel
Perbulan Per 3 bulan Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu (
Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut berupa: Bila target
tercapai: perbaiki target, kembangkan sasaran mutu lain. Bila tidak tercapai,
lakukan tindakan koreksi dan pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan
pencegahan
LEMBAR MONITORING PENGUKURAN INDIKATOR SASARAN MUTU Meningkatkan
cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit
dan non racikan 10 PIC Ka.Ur. farmasi Rawat Jalan AKTUAL R= 76.28% NR= 84.75%
TARGET R= 80% NR= 85% Dibuat Oleh Kaur. Farmasi Rawat Jalan Disetujui Oleh
Direktur Relevansi dengan Kebijakan Mutu ANTUSIAS dalam pelayanan Action
Plan Irma R, SSi., Apt. dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes Batasan/Definisi Operasional
Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai
obat diserahkan o PIC 1. 2. 3. 4. 5 Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM Kaur.
Mengatur jadwal istirahat Farmasi Menjamin ketersediaan obat Ralan
Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio resep banding pegawai
yang ideal. Penambahan dan peremajaan alat kerja Sumber / Jenis Data Jan 1 2 3
4 1 Feb 2 3 4 Monitoring (mingguan) April Maret 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Mei 2 3 4 1 Juni
2 3 4 o PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan) BULAN Lembar monitoring waktu
tunggu resep Kaur. Farmasi Ralan Januari Februari Maret Cara Perhitungan /
Pengukuran Jumlah pengama tan sesuai s tan dar x 100% Total jumlah pengama
tan Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa
dengan menggunakan Form FTKP FTKP No. April FTKP No. BULAN FTKP No Mei
Juni FTKP No. FTKP No. FTKP No
INDIKATOR MUTU PELAYANAN FARMASI Perspektif Medication Safety dan Clinical
Pharmacy
MEDICATION USE SYSTEM inpatient Pemberian Review obat yang diserahkan dan
order; penilaian pasien dan pemberian outpatient OUTPUT Seluruh praktisi plus
pasien dan /atau keluarga Seleksi dan pengadaan obat Peresepan Penyiapan dan
dispensing Pembelian dan penyimpanan obat; review dan konfirmasi ; penyiapan
obat; distribusi ke pasien/ unit perawatan, pemebrian informasi obat PROSES
monitoring Menilai respon pasien terhadap obat; pelaporan reaksi pasien dan
terjadinya error formularium Penilaian pasien; menentukan Kebutuhan terapi
obat ; pemilihan obat dan peresepan INPUT Klinisi dan administra tor Dokter/
Prescriber Farmasis Perawat/profesi kesehatan lain
Indikator Prescribing Error 1. 2. Rata-rata jumlah item obat per lembar resep
Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan oleh pasien
(unnecessary drug theraphy). 3. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah
(wrong drug) 4. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu
kecil/rendah (dosage too low) 5. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan
dosis terlalu besar/tinggi (dosage too high) 6. Jumlah kejadian penulisan resep
dengan 2 obat atau lebih yang berinteraksi (potential drug interaction) 7.
Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan. 8. Persentase peresepan yang
tidak mematuhi standar terapi yang ditetapkan. 9. Persentase pasien yang puas
dengan pengobatan yang diterima. 10. Persentase kesalahan terkait dengan
incompatibilitas (pharmaceutical issues) 11. Persentase kesalahan dalam
penulisan resep atau ketidakjelasan penulisan resep
Indikator Dispensing Error 1. Rata-rata waktu pemberian informasi obat. 2.
Persentase kesalahan pengambilan obat 3. Persentase kesalahan pemberian
etiket/label obat 4. Persentase kesalahan peracikan obat 5. Persentase kesalahan
penyerahan obat pasien 6. Persentase kesalahan penulisan copy resep/salinan
resep
Indikator Administration Error 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jumlah kesalahan memberi obat
pada pasien (wrong medication) Jumlah kesalahan pemberian dosis obat (wrong
dose) Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada pasien Jumlah kesalahan
pemilihan pelarut injeksi (wrong diluent error) Jumlah kesalahan dalam
penentuan kecepatan pemberian obat (wrong rate error) Jumlah ketidapatuhan
terhadap metode aseptic (process errors associated with poor aseptic technique)
Penyajian Data dan Analisa
Bentuk Penyajian Data Tabel Grafik : a. Pie b. Balok dan Bar chart c. Control
chart (p chart, u chart, XmR chart) dll Narasi: terutama untuk data yang bersifat
kualitatif seperti jam buka pelayanan, kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan
dan kompetensi karyawan dll
Contoh Grafik Pie: % Ketidaklengkapan Label Obat Persentase Ketidaklengkapan
Label Obat 12,9% 9,2% 12,8% 8,7% Tanggal R/ tak ditulis Nama tidak benar Cara
pakai tidak lengkap No R/ tak ditulis Nama obat tak ditulis 56,4%
% peresepan non formularium (chart control) Indikator % penulisan resep non
formularium 90 % resep non formularium 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Bulan
Analisa data % non formularium Adanya spsesial variation (statistical process) :
a. Adanya 2 titik yang menonjol penyimpangannya b. Adanya peningkatan yang
berurutan pada periode tertentu Kejadian tertentu yang spesifik menjadi
penyebab dari penyimpangan
Dispensing Time dispensing time resep non racikan 50 45 rerata disp time (menit)
40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 121314151617 1819202122
2324252627 282930 tanggal Series2
Tampilan data pre dan post intervensi Proporsi Coverage pelayanan resep rawat
jalan 100 % coverage resep 80 60 Series1 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt
Sep Okt Nov Des bulan
TAHAP-TAHAP DLM FOLLOW UP HASIL EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG
SPESIFIK MENCARI FAKTOR PENYEBAB PELAJARI BUDAYA YANG BERLAKU SAAT
INI MOTIVASI UNTUK PERUBAHAN PILIH DAN LAKUKAN INTERVENSI UKUR
KEBERHASILAN INTERVENSI
EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG SPESIFIK Fokus pada tujuan perbaikan
(misal aspek manajemen atau klinik) atau isu-isu penting lainnya Sesuaikan
dengan tujuan dan fokus perhatian yang ditetapkan RS dalam visi misi Pilih
aspek yang berpengaruh penting pada proses pelayanan atau dampak
perbaikan yang diharapkan cukup signifikan Kemudahan dalam melakukan
intervensi
Follow up question
Rata-rata jumlah obat per lembar Jika lebih tinggi dari standar : Apakah
prescriber kurang pengetahuan/pelatihan ttg obat Apakah financial insentif
berpengaruh dalam peresepan? Jika lebih rendah dari standar : Ketersediaan
obat? Apakah ada regulasi pembatasan peresepan? Kurang
pelatihan/pengetahuan tentang terapi obat?
Prosentase Obat generik Supply factor Prescriber factor Health problem
factor
Persentase Peresepan Antibiotik Kecenderungan peresepan antibiotik tertentu
(bentuk sediaan, spektrum AB, harga) Faktor-faktor yang mempengaruhi
peresepan antibiotik Dampak peresepan antibiotik
Persentase peresepan injeksi Kecenderungan penggunaan injeksi tertentu
(penyakit, umur pasien, alternatif bentuk sediaan lain) Faktor yang
kemungkinan mempengaruhi penggunaan injeksi Dampak penggunaan injeksi
berlebihan
Persentase peresepan formularium Peresepan obat tertentu di luar formularium
(nama obat, penyakit, generik atau branded ) Supply factor Karakteristik
formularium dibandingkan dengan formularium RS lain
Rata-rata waktu pemberian informasi Aspek fasilitas kesehatan Faktor
prescriber Karakteristik interaksi antara pasien dan petugas farmasi (farmasis)
Rata-rata dispensing time Aspek fasilitas kesehatan Latar belakang dispenser
Karakteristik hubungan dan interaksi pasien dan dispenser
Percentage of drugs adequately labelled Specify inadequate labelling pemberian
label obat apa yang spesifik sering salah, penulisan nama, dosis,cara pakai atau
tanggal dan nomer resep sering tak ditulis. in adequate labelling terjadi pada
karyawan tertentu. Reason for inadequate labelling masalah pribadi, kurang
pelatihan, resep yang tidak terbaca jelas atau alasan lainnya.
Poin Penting : Farmasis harus memiliki pengetahuan pendukung yang memadai
untuk mengembangkan follow up question pada indikator yang lain