PROSES PENGELOLAAN OBAT

MARISKA SRI HARLIANTI

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Drug Management Cycle
 Proses Pengelolaan Obat
SELEKSI / PERENCANAAN
PENGADAAN
PENDISTRIBUSIAN
PENGGUNAAN
 Masalah

Seleksi
^ membeli terlalu banyak jenis obat
^ membeli obat-obatan mahal yg tidak diperlukan
^ membeli obat yg tidak tepat (jenis & jumlah)
Pengadaan
^ pemasok yg tidak dapat diandalkan
^ mutu tidak memadai
^ dana tidak cukup
 Masalah
Distribusi
^ informasi tidak tepat, tidak akurat
^ kondisi penyimpanan buruk
^ pengelolaan stok tidak tepat
^ pengaturan transportasi tidak tepat
Penggunaan
^ pengamanan & etiket yang jelek
^ pelayanan yang tidak hati-hati
^ peresepan yang tidak rasional
^ kepatuhan pasien kurang
 Perencanaan
Perencanaan meliputi kegiatan pemilihan jenis &
penetapan / perhitungan jumlah obat dalam rangka
pengadaan
Tujuan :
@ Jenis & jumlah obat tepat, sesuai kebutuhan
@ Menghindari terjadinya kekosongan obat
@ Meningkatkan penggunaan obat rasional
@ Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
 Pemilihan Jenis Obat
Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
Formularium Rumah Sakit
Standar Terapi
Jenis penyakit di RS
 Penentuan Jumlah Obat
Metode konsumsi
didasarkan pada analisa data konsumsi obat tahun
sebelumnya
Metode epidemiologi
didasarkan pada frekuensi penyakit, jumlah kunjungan
& standar pengobatan yang digunakan
 Metode Konsumsi
Pengumpulan & pengolahan data
Analisa data untuk informasi & evaluasi
Perhitungan perkiraan kebutuhan
Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dg alokasi dana
 Pengumpulan & Pengolahan Data
Sumber data
Pencatatan, pelaporan & informasi dari kartu stok,
fasilitas kesehatan, hasil pertemuan tenaga kesehatan
terkait
Jenis data yg dikumpulkan
Alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan,
pengeluaran, sisa stok, obat hilang/rusak/kadaluarsa,
kekosongan obat, pemakaian rata-rata bergerak
tahunan, indeks musiman, leadtime, stok pengaman,
perkembangan pola kunjungan
Analisa Data untuk Informasi & Evaluasi

Langkah awal perencanaan  analisa data konsumsi

tahun sebelumnya  menyusun anggaran perencanaan
penggunaan obat tahun berikutnya
Pertimbangan dalam evaluasi penggunaan obat
> Mengantisipasi perkembangan program
> Analisa ABC
> Sistem VEN
> Analisa alternatif terapetik
 Perhitungan Perkiraan Kebutuhan Obat

Menghitung pemakaian nyata per tahun

Menghitung pemakaian rata-rata per bulan
Menghitung kekurangan obat
Menghitung kebutuhan obat riil per tahun
Menghitung kebutuhan obat tahun berikutnya
Menghitung leadtime
Menentukan stok pengaman
Menghitung kebutuhan obat yg akan diprogramkan
Menghitung jumlah obat yg perlu diadakan
 Penyesuaian Jumlah Kebutuhan Obat dg
Alokasi Dana

Analisa ABC
A : penyerapan dana 70%
B : penyerapan dana 20%
C : penyerapan dana 10%
Sistem VEN
V : Vital (sangat esensial)
E : Esensial (kausal)
N : Non Esensial (penunjang)
 Metode Epidemiologi
Pengumpulan & pengolahan data
Standar pengobatan
Menghitung perkiraan kebutuhan obat
Penyesuaian dg alokasi dana yg tersedia
 Pengumpulan & Pengolahan Data
Menentukan jumlah penduduk yg akan dilayani
> data perkiraan realistik
> distribusi usia
Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan
frekuensi penyakit
> buku register, medical record, survey
 Standar Pengobatan
Penting untuk menghitung kebutuhan obat
Penting dalam memperbaiki pola penggunaan obat
Pedoman dokter dalam melakukan pengobatan
Nama penyakit, nama obat, kekuatan, bentuk sediaan,
dosis, lama pemakaian  jumlah obat yg diperlukan
per perepisode
 Menghitung Perkiraan Kebutuhan Obat

Menghitung jumlah kebutuhan setiap obat

> menghitung jumlah masing-masing obat yg
diperlukan per penyakit
> menjumlahkan kebutuhan obat untuk semua
penyakit
Menghitung jumlah kebutuhan obat yg akan datang
Menghitung kebutuhan obat yg diprogramkan
Menghitung jumlah obat yg harus diadakan
 Contoh :
Monthly / Daily Consumption
Glibenclamide 5 mg (tablet)
Januari 440
Februari 500
Maret 470
April 530
Mei 370
Juni 400
Total 2710
 AMC = 2710 / 6 = 451,67 tablet
 ADC = 451,67 / 25 = 18,07 tablet  19 tablet
Request Indicator (R-I / Re-Order Point)

R-I = ADC x LD
ADC : Average Day Consumption
LD : Lead Time (Delivery Time)

Pada contoh sebelumnya :

ADC = 19 tablet, jika LD = 5 hari, maka :

R-I = 19 x 5 = 95 tablet

Artinya :
Jika stok obat < 95 tablet  perlu segera order
Quantity to be Requested

Jika stok obat = 95 tablet

Maka jumlah obat yg harus diorder =
19 x 5 + 19 = 114 tablet

Jika stok obat = 50 tablet

Maka jumlah obat yg harus diorder =
19 x 5 + 19 + 45 = 159 tablet

Note : R-I = 95 tablet, ADC = 19, LD = 5 hari

 Icebreaking,,
Monthly Consumption
Simvastatin 20 mg (tablet)
Januari 360
Februari 300
Maret 420
April 530
Mei 470
Juni 390

Hitung : AMC atau ADC, R-I, Q-R,

jika diketahui : LT = 3 hari, posisi stok = 30 tablet
 Pengadaan
Pengadaan meliputi pembelian, pemantauan status
pesanan, penerimaan & pemeriksaan
Tujuan : tersedianya obat yg tepat (jenis & jumlah), dg
mutu yg tinggi, dapat diperoleh pd waktu yg tepat
 Pengadaan
Memilih metode pengadaan
Memilih pemasok
Menyiapkan dokumen kontrak
Memantau status pesanan
Penerimaan & pemeriksaan obat
 Memilih Metode Pengadaan
Pelelangan umum
Pelelangan terbatas
Penunjukan langsung
Pengadaan langsung
Memilih Pemasok & Dokumen Kontrak

Pemilihan pemasok mempengaruhi kualitas & biaya

obat
Distributor utama, sub distributor
Dokumen kontrak terperinci & berkekuatan hukum
 Pemantauan Status Pesanan
Tujuan : mempercepat pengiriman  peningkatan
efisiensi suplai
Prioritas pemantauan : VEN
Secara berkala menghubungi pemasok
Dokumentasi : daftar pesanan (nama obat, kekuatan,
satuan kemasan, jumlah), jumlah yg sudah
diterima/belum
Menentukan waktu pengadaan & kedatangan obat
 Penerimaan & Pemeriksaan Obat
Tujuan : obat yg diterima sesuai dg dokumen yg
menyertainya / faktur (jenis & jumlah)
Kegiatan :
> Penyusunan rencana pemasukan barang (personil,
peralatan, penyimpanan)
> Pemeriksaan penerimaan obat (ruang karantina,
kelengkapan dokumen, kesusuaian obat dg dokumen)
> Berita acara
> Obat-obatan yg tidak sesuai  klaim
> Dokumentasi penerimaan obat
 Harga Jual Obat
Standard mark-up pricing
(HNA + PPN) x Margin
HNA : Harga Netto Apotek
PPN : Pajak Pertambahan Nilai = 10% x HNA
Margin : Keuntungan (10 – 20%)
Cost plus fixed fee pricing
(HNA + PPN) x Margin + Fee
Fee bervariasi antara Rp. 1.000 – Rp. 8.000 per
kemasan atau per transaksi
Prednison
Kemasan : kaleng @ 500 tablet
HNA = 79.051
HNA + PPN (10%) = 79.051 x 1,1 = 86.956
Harga jual satuan (margin 15%)
= 86.956 x 1,15
= 99.999 / 500 tablet
= 200
 Syarat Pengadaan
Doelmatig
Sesuai kebutuhan yg sudah direncanakan sebelumnya
Rechmatig
Sesuai kemampuan atau alokasi dana
Wetmatig
Sesuai dg ketentuan yg berlaku
 Penyimpanan & Distribusi
Penyimpanan : kegiatan pengamanan dg cara
menempatkan obat2 yg diterima pd tempat yg dinilai
aman
Tujuan :
> Memelihara mutu obat
> Menghindari penggunaan yg tdk bertanggungjawab
> Menjaga kelangsungan persediaan
> Memudahkan pencarian & pengawasan
 Penyimpanan
Kegiatan :
> Pengaturan tata ruang & penyusunan stok obat
> Pengamatan mutu obat
> Pencatatan stok obat
> Menjaga kebersihan & kerapian ruang kerja &
tempat penyimpanan / gudang
 Pengaturan Tata Ruang & Penyusunan Stok
Obat

Pergunakan ruangan yg tersedia se efisien mungkin

Obat disusun dalam rak dg rapi, diberikan kode,
diberikan nama yg ditempel di rak dg jelas

 Menjamin obat yg disimpan mudah diperoleh

 Pengaturan Tata Ruang & Penyusunan Stok
Obat

Berdasarkan arus penerimaan & pengeluaran :

Sistem garis lurus, tipe U, tipe L
Berdasarkan jenis obat : narkotika; obat yg
dipengaruhi oleh suhu, udara, cahaya & kontaminasi
bakteri, obat yg mahal tetapi jumlah sedikit
Berdasarkan bentuk sediaan : tablet, kapsul, tablet
salut, cairan, salep, injeksi
FIFO : first in first out
FEFO : first expired first out
 Pengamatan Mutu Obat
Obat yg disimpan di gudang dapat mengalami
perubahan yg dikarenakan faktor fisik maupun
kimiawi
Perubahan mutu dapat diamati secara visual
Dilakukan secara berkala
Untuk obat yang mendekati expired date : dipisahkan
 Penyimpanan & Distribusi
Distribusi : rangkaian kegiatan pengeluaran &
pengiriman obat2 an dari gudang sesuai pesanan dari
unit pelayanan kesehatan (bangsal)
Tujuan : terpenuhinya kebutuhan obat2 an di unit
pelayanan kesehatan yg terjamin mutunya serta
efisiensi penggunaan obat
 Pengendalian Persediaan
Manfaat persediaan
> Ketidakpastian suplai obat dapat dihindarkan
> Adanya potongan harga (pembelian jumlah besar)
> Efisiensi biaya transportasi
> Fluktuasi harga dapat dihindarkan
> Stok kosong dapat diminimalisir
Kerugian persediaan
> Diperlukan biaya persediaan & modal
> Biaya penyimpanan
> Kemungkinan obat rusak & kadaluarsa
 Sistem Pengendalian Persediaan
Two bin system
One bin system
Fixed order period system
Fixed order quantity system
Economic order quantity system
ABC analysis method
Kombinasi EOQ dg analisa ABC
Safety Stock
 Sistem Distribusi Obat di RS
Centralized
> Individual prescription
> Total ward floor stock
> Kombinasi keduanya
Desentralized
> Unit dose dispensing (UDD)
 Individual Prescription
Ditulis menggunakan blanko resep RS oleh staf dokter
pd jam dinas
Tulisan jelas terbaca dg kelengkapan resep
Automatic stop order (pembatasan berlakunya resep,
misal : 2 x 24 jam)
 Ward Floor Stock
Permintaan ditulis jelas (menggunakan list tetap, lebih
mudah monitoringnya)
Pengelolaan obat di ruangan (rapi, tertib, sistematis)
Penggunaan (atas instruksi tertulis dari dokter)
Pelayanan darurat (on call, obat selalu tersedia di
ruangan, perlu monitoring)
Kirim kembali ke farmasi jika obat tdk terpakai, label
hilang atau kadaluarsa
 Unit Dose Dispensing
Melalui Satelit Farmasi
Pelayanan kefarmasian berorientasi pasien
Tidak mengganggu nursing time
Pemakaian obat lebih aman & efisien
Efisiensi ruang di pos perawatan dg meniadakan
persediaan obat yg sangat banyak
 Penggunaan Obat
Penerimaan resep
Skrining resep
Penyiapan obat
Penyerahan obat kepada pasien disertai dg informasi
yg memadai

 Tercapainya tujuan terapi

Berdasarkan Permenkes No.35 tahun 2014, pelayanan
kefarmasian yang menjadi
tanggung jawab farmasis di apotek meliputi :
 Sekian

Terima Kasih