DRUG SUPPLY

MANAGEMENT
Procurement

Laboratorium Farmasi Komunitas II

 Permenkes No. 73 th 2016
Standar Pelayanan Kefarmasian di
Apotek
“Dispensing”
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai :
Perencanaan

Pengadaan

Penerimaan

Penyimpanan

Pemusnahan

Pengendalian

Pencatatan dan Pelaporan

Perencanaan dalam
Pengadaan
Perencanaan kebutuhan obat merupakan
proses kegiatan dalam :
◦ pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan
anggaran
Tujuan :
◦ untuk menghindari kekosongan obat
Metode yang digunakan :
◦ konsumsi
◦ epidemiologi
◦ kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
(disesuaikan dengan anggaran yang tersedia)
Tujuan perencanaan pengadaan
obat
Perkiraan jenis dan jumlah obat
dan perbekalan kesehatan yang
mendekati kebutuhan.
Menghindari terjadinya
kekosongan obat.
Meningkatkan penggunaan obat
secara rasional.
Meningkatkan efisiensi
penggunaan obat.
Pedoman Perencanaan
DOEN, formularium rumah sakit,
standar terapi rumah sakit,
ketentuan setempat yang
berlaku; data catatan medik,
anggaran yang tersedia,
penetapan prioritas, siklus
penyakit, sisa persediaan, data
pemakaian periode yang lalu,
serta rencana pengembangan.
Kegiatan pokok dalam perencanaan
pengadaan obat adalah:
Seleksi/ perkiraan kebutuhan,
meliputi memilih obat yang akan
dibeli dan menentukan jumlah
obat yang akan dibeli.
Penyesuaian jumlah kebutuhan
obat dengan alokasi dana
 Pengadaan

1. Efisien
2. Efektif
Prinsi 3. Terbuka & bersaing
p 4. Transparan
5. Adil/tidak diskriminatif
6. Akuntabel
 Langkah Proses Pengadaan
1. Mendata jenis obat yg akan diadakan
2. Menentukan jumlah masing-masing jenis
obat yg akan dibeli sesuai dgn
anggaran yg tersedia
3. Memilih metode pengadaan
4. Memilih supplier
5. Memonitor pengiriman barang
6. Menerima barang dan memeriksa
kesesuaian dgn dukumen (No batch, ED
dll)
Good Pharmaceutical Procurement
Practice
 Kualifikasi PEMASOK
TUJUAN :
◦ Memastikan Obat yang di distribusikan adalah obat yang telah
resmi terdaftar di Badan POM - Legal
◦ Menjamin keabsahan dan mutu obat agar obat yang sampai ke
tangan konsumen adalah obat yang efektif, aman dan dapat
digunakan sesuai tujuan penggunaan
◦ Mencegah masuknya Obat Sub-standar dan kadaluwarsa
◦ Mencegah masuknya obat Palsu dan illegal
◦ Menjamin “traceability” obat, jika ada recall dari BPOM atau
pihak lain.
◦ Menjamin penggantian obat secara komersial jika obat
kadaluwarsa atau ada kerusakan
◦ Menjamin terhubungnya informasi untuk monitoring efek
samping obat
 Kualifikasi PEMASOK
Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas
distribusi harus melakukan pengkajian guna memastikan calon
pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat dipercaya
untuk memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini,
pendekatan berbasis risiko harus dilakukan dengan
mempertimbangkan:
a) reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan
operasionalnya
b) obat dan/atau bahan obat tertentu yang rawan terhadap
pemalsuan
c) penawaran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar
yang biasanya hanya tersedia dalam jumlah terbatas
d) harga yang tidak wajar
 Kualifikasi PEMASOK
Identitas Pemasok :

PBF
 Ada Surat Ijin PBF (bukan PBF Cabang)
 Ada Apoteker Penanggung Jawab PBF
 Sertifikat CDOB (akan lebih baik)

Dibuatkan Daftar Pemasok Resmi, setiap ada pemasok

baru perlu di verifikasi dan di masukkan ke Daftar,
demikian pula jika ada perubahan Alamat atau Apoteker
penanggung jawab
Metode Pengadaan
Metode Konsumsi
Metode konsumsi ini didasarkan atas
analisis data konsumsi obat tahun
sebelumnya dengan berbagai penyesuaian
dan koreksi.
Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
I. Langkah Evaluasi
1. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
2. Evaluasi suplai obat periode lalu
3. Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan
obat periode lalu
4. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
Metode Konsumsi
(lanjutan)
II. Estimasi jumlah kebutuhan obat periode
mendatang dengan memperhatikan :
 Perubahan populasi cakupan pelayanan
 Perubahan pola morbiditas
 Perubahan fasilitas pelayanan
III. Penerapan perhitungan
 Penetapan periode konsumsi
 Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode
lalu
 Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
 Lakukan koreksi terhadap stock out
 Hitung lead time untuk menentukan safety stock
 Perhitungan Metode
Konsumsi

Sumber : UNHCR)
 Lanjutan...

Sumber : UNHCR)
Lanjutan...

Sumber : UNHCR)
Lanjutan...

Sumber : UNHCR)
Lanjutan...

Sumber : UNHCR)
Sumber : MDS-3
Rumus Metode Konsumsi
(yang telah disederhanakan) :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

 
Keterangan :
CT  = Kebutuhan per periode waktu
(=Qo)
CA = Kebutuhan rata-rata waktu
(bulan)
T    = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS  = Safety Stock
Reorder Point
Kasus 1
Salah satu RS di Kalimantan membeli RL
(infus Ringer Laktat) sebanyak 2000 infus
dengan pembelian setiap 2 bulan sekali.
Karena pabrik obat tidak ada di Pulau
Kalimantan, sehingga infus dibeli dari
Surabaya dengan lead time (waktu tunggu)
sekitar 3 minggu (21 hari), sedangkan sisa
stock di RS hanya ada 1000 infus. Harga
infus adalah Rp. 12.000/satuan, maka
hitunglah berapa infus RL yang harus dibeli
dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk
membeli sediaan infus tersebut ?
Jawab :
Sebelum memasukkan data ke dalam
rumus metode konsumsi, terlebih dahulu
di hitung SS (safety stock) nya dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

◦ CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000
= 4400 botol
Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400
x Rp. 12.000 = Rp. 52.800.000
Kasus 2
Kebutuhan obat Amoksisilin sebuah RS di
Kalimantan setiap bulannya sebanyak
6000 obat dengan pembelian setiap 1
minggu. Karena PBF tidak ada di Pulau
Kalimantan, sehingga obat dibeli dari
Surabaya dengan lead time (waktu
tunggu) hanya 1 hari, sedangkan sisa
stock di RS hanya ada 500 obat. Harga
amoksisilin adalah Rp. 8.000/satuan, maka
hitunglah berapa obat amoksisilin yang
harus dibeli dan anggaran yang harus
dikeluarkan untuk membeli obat tersebut ?
Jawab :
T= 1 minggu = ¼ bulan
Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock)
nya terlebih dahulu yaitu dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

◦ CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (6000 obat x¼ bln)+200 obat–500 obat
= 1200 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan =
1200 x Rp. 8.000 = Rp. 9.600.000
Kasus 3
Kebutuhan obat Adrenalin sebuah RS di
Kalimantan setiap bulannya sebanyak 100
ampul setiap 3 bulan pembelian dengan
lead time (waktu tunggu) 1 bulan, tetapi
terjadi stock out di PBF Surabaya selama 2
bulan, sedangkan sisa stock di RS. hanya
ada 50 ampul. Harga adrenalin adalah Rp.
5.000/ampul, sehingga hitunglah berapa
adrenalin yang harus dibeli dan anggaran
yang harus dikeluarkan untuk membeli
obat tersebut ?
Jawab :
Karena terjadi stock out, jadi
T = Lead time + lama stock out = 1 + 2 = 3
bulan
Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock) nya
terlebih dahulu :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (100 obat x 3 bulan) + 300 obat – 50 obat
= 550 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan =

550 x Rp. 5.000 = Rp. 2.750.000

Metode Epidemiologi
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data
jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar
pengobatan yang ada. Langkah-langkah perencanaan dalam
metode ini adalah sebagai berikut:
Susun daftar masalah kesehatan/ penyakit utama yang
terjadi
Lakukan pengelompokkan pasien, misal : Pengumpulan dan
pengolahan data dilakukan dengan cara :
◦ Anak 0-4 tahun
◦ Anak 5-14 tahun
◦ Wanita 15-44 tahun
◦ Laki-laki 15-44 tahun
◦ Orang tua > 45 tahun
Prinsippenggolongan umur harus sesederhana mungkin
Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
Susun standar terapi rata-rata/ terapi ideal
Metode Epidemiologi
(lanjutan)
Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan
tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan
Contoh : untuk kasus diare, estimasikan :
90% kasus diberi oral dehidrasi
10% kasus diberi cairan intravena
5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
10% kasus perlu antibiotik untuk disentri, basiler
dan kolera
Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap
penyakit
Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan
hilang
Rumus Metode Konsumsi (yang
telah disederhanakan) :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock

Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode
waktu
CE = Perhitungan standar
pengobatan
T    = Lama kebutuhan (bulan/
tahun)
Kasus 4
Kalimantan tengah merupakan wilayah yang masih banyak
terdapat hutan yang lebat, sehingga pasien gigitan ular di wilayah
sampit saja cukup tinggi. sebuah RS di Kalimantan setiap bulannya
menerima pasien digigit ular sebanyak 5 orang/ bulan. Standar
pengobatan untuk gigitan ular, yaitu :
Anti bisa ular diberikan 2 botol untuk 1 hari, terapi selama 3 hari
Asam traksenamat diberikan 3 x Injeksi 500 mg, selama 3 hari
Ketorolac injeksi 3% diberikan 2 ampul untuk 1 hari, selama 3
hari
Cefotaxim injeksi diberikan 2 x injeksi 1 g, selama 3 hari

Obat-obatan untuk terapi gigitan ular tersebut hanya tersisa 1 di

RS, sedangkan pembelian setiap 1 bulan sekali dengan lead time
(waktu tunggu) 1 minggu (7 hari). Harga untuk 1 kali pemberian
standar pengobatan gigitan ular adalah Rp. 600.000, maka
hitunglah berapa obat dalam standar terapi yang harus dibeli dan
anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli persediaan
tersebut ?
Jawab :
Antibisa ular = 2 botol x 3 hari =
6 botol x 5 pasien = 30
Asam traksenamat = 3 ampul x 3 hari
= 9 ampul x 5 pasien = 45
Ketorolac inj. 3% = 2 ampul x 3 hari =
6 ampul x 5 =30
Cefotaxim inj = 2 ampul x 3 hari =
6 ampul x 5 pasien =30
Sehingga rata-rata standar
pengobatan (CE) = 30
lanjutan...
Sama seperti metode konsumsi, untuk
melakukan perhitungan terlebih dahulu
dihitung Safety stock, yaitu :

Terapi pengobatan yang harus dibeli adalah :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock

= (30 x 1 bulan) + 7 – 1
= 36
Anggaran yang harus dikeluarkan = 36 x
Rp. 600.000 = Rp. 21.600.000
Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi
dan metode epidemiologi.

Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat

atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi
yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik
atau turun). Gabungan perhitungan metode konsumsi
dengan koreksi epidemiologi yang sudah dihitung dengan
suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau
analisa trend).
 
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng
terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan metode
konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit, perubahan,
jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan,
perubahan kebijakan pelayanan kebijakan.
Rumus Metode Kombinasi

C kombinasi = (CA + CE) x T + SS –

Sisa stock
 
Keterangan :
CE  = Perhitungan standar pengobatan
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T    = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS  = Safety Stock
Kasus 5
Di sebuah RS di Kalimantan setiap
tahunnya pasti ada pasien menderita
DBD (demam berdarah), diprediksi ada
sebanyak 100 pasien. Penanganan
pasien DBD tersebut dengan diberikan
infus RL (500 cc) 20 tetes/ menit selama
5 hari. Konsumsi RL setiap bulan adalah
5000 infus, dengan lead time (waktu
tunggu) ½ bulan, sehingga hitunglah
berapa RL yang harus disediakan rumah
sakit agar tidak terjadi kekosongan?
Jawab :
RL (20 tts/menit)
= 1 mL/menit x 60 menit
= 60 mL/jam x 24 jam
= 1440 mL/hari : 500 mL
= 2,88 botol = 3 botol/hari
RL yang dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien =
1500 botol RL
 

C kombinasi
= (CA + CE) x T + SS – Sisa stock
= (5000 + 1500) x 1 bulan + 3250 – 5000
= 4750 botol RL
Kelebihan metode
konsumsi:
Data konsumsi akurat (metode
paling mudah).
Tidak membutuhkan data
epidemiologi maupun standar
pengobatan.
Jika data konsumsi dicatat
dengan baik, pola preskripsi tidak
berubah dan kebutuhan relatif
konstan.
Kekurangan metode
konsumsi:
Data konsumsi, data obat dan data jumlah
kontak pasien kemungkinan sulit untuk
didapat.
Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji
penggunaan obat dan perbaikan pola
preskripsi.
Tidak dapat diandalkan jika terjadi
kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan,
obat yang berlebih atau adanya kehilangan.
Pencatatan data morbiditas yang baik tidak
diperlukan.
Kelebihan metode
epidemiologi:
Perkiraan kebutuhan mendekati
kebenaran.
Program-program yang baru
dapat digunakan.
Usaha memperbaiki pola
penggunaan obat dapat didukung
oleh standar pengobatan.
Kekurangan metode
epidemiologi:
Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga
yang terampil.
Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan
kemungkinan terdapat penyakit yang tidak
termasuk dalam daftar/tidak melapor.
Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu
sama.
Dapat terjadi kekurangan obat karena ada
wabah atau kebutuhan insidentil tidak
terpenuhi.
Variasi obat terlalu luas.
Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan :
Pencatatan dilakukan pada setiap proses
pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
meliputi :
 pengadaan (surat pesanan, faktur)
 penyimpanan (kartu stok)
 penyerahan (nota atau struk penjualan)
 pencatatan lainnya disesuaikan dengan
kebutuhan
Pencatatan dan Pelaporan
Pelaporan :
Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan
eksternal.
 Pelaporan internal merupakan pelaporan yang
digunakan untuk kebutuhan manajemen
Apotek, meliputi keuangan, barang dan
laporan lainnya.
 Pelaporan eksternal merupakan pelaporan
yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan, meliputi pelaporan narkotika,
psikotropika dan pelaporan lainnya.
Laporan Keuangan Apotek

Laporan • Buku penjualan obat OTC,

Harian OWA, Resep

Laporan • Buku kas bulanan, buku

embalase, laporan neraca
Bulanan dan rugi laba, laporan pajak

Laporan
• Laporan pajak tahunan,
Tahuna laporan neraca dan rugi-laba
n
Pelaporan Obat Obat
Tertentu
Reference
(WHO, UNHCR. 2006. Drug
Management Manual)
Management Sciences for Health.
2012. Managing Access to
Medicines and Health
Technologies. MDS-3