PERENCANAAN PENGADAN OBAT

(DRUG MANAGEMENT CYCLE)

LIANI BR GINTING, S.KEP., NS., MKM

 SEMANGAT PAGI…
PAGI….. PAGI…. PAGI….
LUAR BIASA
 PERENCANAAN OBAT
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan
antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan
epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia

Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan:

A. Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
kebutuhan.
B. Menghindari terjadinya kekosongan obat.
C. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
D. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
 Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan
pengadaan obat yaitu DOEN, formularium rumah sakit,
standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang
berlaku; data catatan medik, anggaran yang tersedia,
penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data
pemakaian periode yang lalu, serta rencana
pengembangan.
Kegiatan pokok dalam perencanaan pengadaan obat adalah:

a. Seleksi/ perkiraan kebutuhan, meliputi memilih obat yang

akan dibeli dan menentukan jumlah obat yang akan dibeli.

b. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana

 METODE PERENCANAAN PERBEKALAN
FARMASI

1. Metode Konsumsi
Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data
konsumsi obat tahun sebelumnya dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi.

Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :

1. Langkah Evaluasi
 Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
 Evaluasi suplai obat periode lalu
 Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat
periode lalu
 Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
 Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang
2.
dengan memperhatikan :
Perubahan populasi cakupan pelayanan
Perubahan pola morbiditas
Perubahan fasilitas pelayanan

3. Penerapan perhitungan
Penetapan periode konsumsi
Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode lalu
Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
Lakukan koreksi terhadap stock ouT
Hitung lead time untuk menentukan safety stock
Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan):
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
 Salah satu RS di Kalimantan tengah yang berada di sampit (RS.
Murjani) membeli RL (infus Ringer Laktat) sebanyak 2000 infus dengan
pembelian setiap 2 bulan sekali. Karena pabrik obat tidak ada di Pulau
Kalimantan, sehingga infus dibeli dari Surabaya dengan lead time
(waktu tunggu) sekitar 3 minggu (21 hari), sedangkan sisa stock di RS.
Murjani hanya ada 1000 infus. Harga infus adalah Rp. 12.000/satuan,
maka hitunglah berapa infus RL yang harus dibeli dan anggaran yang
harus dikeluarkan untuk membeli sediaan infus tersebut ?
Jawab :
 Sebelum memasukkan data ke dalam rumus metode konsumsi, terlebih
dahulu di hitung SS (safety stock) nya dengan :
 Ss = lead time x CA = 21 hari x 2000 =1400
Jumlah hari/bulan 30 hari
 Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
 = (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000
 = 4400 botol
 Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400 x Rp. 12.000 = Rp. 52.800.000
2. Metode Epidemiologi
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan,
frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada.

Langkah-langkah perencanaan dalam metode ini adalah sebagai berikut:

 Susun daftar masalah kesehatan/ penyakit utama yang terjadi
 Lakukan pengelompokkan pasien, misal : Pengumpulan dan pengolahan data
dilakukan dengan cara :
1. Anak 0-4 tahun
2. Anak 5-14 tahun
3. Wanita 15-44 tahun
4. Laki-laki 15-44 tahun
5. Orang tua > 45 tahun
 Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
 Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
 Sususn standar terapi rata-rata/ terapi ideal
 Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi
pengobatan yang diperlukan
Contoh : untuk kasus diare, estimasikan :
1. 90% kasus diberi oral dehidrasi
2. 10% kasus diberi cairan intravena
3. 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
4. 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri, basiler dan kolera

 Susun daftar obat yang dikuantifikasikan

 Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
 Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
 Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :
CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CE = Perhitungan standar pengobatan
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
Contoh perhitungan :
4. Kalimantan tengah merupakan wilayah yang masih banyak terdapat
hutan yang lebat, sehingga pasien gigitan ular di wilayah sampit saja
cukup tinggi. RS. Murjani dalam setiap bulannya menerima pasien
gigitan ular sebanyak 5 orang/ bulan. Standar pengobatan untuk
gigitan ular, yaitu :
 Antibisa ular diberikan 2 botol untuk 1 hari, terapi selama 3 hari
 Asam traksenamat diberikan 3 x Injeksi 500 mg, selama 3 hari
 Ketorolac injeksi 3% diberikan 2 ampul untuk 1 hari, selama 3 hari
 Cefotaxim injeksi diberikan 2 x injeksi 1 g, selama 3 hari
 Obat-obatan untuk terapi gigitan ular tersebut hanya tersisa 1 di RS,
sedangkan pembelian setiap 1 bulan sekali dengan lead time (waktu
tunggu) 1 minggu (7 hari). Harga untuk 1 kali pemberian standar
pengobatan gigitan ular adalah Rp. 600.000, maka hitunglah berapa
obat dalam standar terapi yang harus dibeli dan anggaran yang harus
dikeluarkan untuk membeli persediaan tersebut ?
Jawab :
 Antibisa ular = 2 botol x 3 hari = 6 botol x 5 pasien = 30
 Asam traksenamat = 3 ampul x 3 hari = 9 ampul x 5 pasien = 45
 Ketorolac inj. 3% = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 =30
 Cefotaxim inj = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 pasin =3

Sehingga rata-rata standar pengobatan (CE) = 30

Sama seperti metode konsumsi, untuk melakukan perhitungan terlebih dahulu dihitung
Safety stock, yaitu :

Ss = lead time x CA = 7 hari x 30 = 6.99 dibulatkan

7
Jumlah hari/bulan 30 hari

 Terapi pengobatan yang harus dibeli adalah :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock

= (30 x 1 bulan) + 7 – 1
= 36
Anggaran yang harus dikeluarkan = 36 x Rp. 600.000 = Rp. 21.600.000
3. Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode
epidemiologi.
Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah
mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah
(naik atau turun). Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi
epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase
kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka
dapat menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,
perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan
kebijakan pelayanan kebijakan.
Rumus Metode Kombinasi :
C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock
Keterangan :
CE = Perhitungan standar pengobatan
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
RS. Murjani setiap tahunnya pasti ada pasien
menderita DBD (deman berdarah), diprediksi ada
sebanyak 100 pasien. Penanganan pasien DBD
tersebut dengan diberikan infus RL (500 cc) 20
tetes/ menit selama 5 hari. Konsumsi RL setiap
bulan adalah 5000 infus, dengan lead time (waktu
tunggu) ½ bulan, sehingga hitunglah berapa RL
yang harus disediakan rumah sakit agar tidak
terjadi kekosongan?
 Jawab :
RL (20 tts/menit) = 1 mL/menit x 60 menit
= 60 mL/jam x 24 jam
= 1440 mL/hari : 500 mL
= 2,88 botol = 3 botol/hari
 RL yang dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien = 1500 botol
RL
 Ss = lead time x CA = 15 hari x (5000-1500)
Jumlah hari/bulan 30 hari
= 3250 botol

C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock

= (5000 + 1500) x 1 bulan + 3250 – 5000
= 4750 botol RL
 Kelebihan metode konsumsi:
a. Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
b. Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.
c. Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah
dan kebutuhan relatif konstan.
 Kekurangan metode konsumsi:
a. Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien
kemungkinan sulit untuk didapat.
b. Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan
perbaikan pola preskripsi.
c. Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3
bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan.
d. Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan .
 Kelebihan metode epidemiologi:
a. Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
b. Program-program yang baru dapat digunakan.
c. Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh
standar pengobatan.

 Kekurangan metode epidemiologi:

a. Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.
b. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan
terdapat penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak
melapor.
c. Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
d. Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
e. Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau
kebutuhan insidentil tidak terpenuhi.
f. Variasi obat terlalu luas.
 Analisa VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana
obat yang terbatas yakni dengan mengelompokkan obat
berdasarkan dampak tiap jenis obat pada kesehatan.
- V (Vital) => kelompok obat penyelamat hidup (life saving drug),
obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin), obat untuk
mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian besar, harus
selalu disediakan
- E (Essential) => kelompok obat yang bekerja kausal (bekerja
pada sumber penyebab penyakit), penyebab penyakit terbanyak.
- N (Non Essential) => merupakan obat-obat penunjang, yaitu
obat yang kerjanya ringan dan biasanya digunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan
(vitamin)
 ANALISA ABC / PARETO
Disusun berdasarkan observasi dalam pengadaan persediaan obat,
yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun
hanya diwakili oleh relative kecil sejumlah item. Analisa ABC
mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya,
yaitu:
a. Kelompok A => kelompok jenis obat yang jumah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan sekitar 70%-80% dari
jumlah dana obat keseluruhan
b. Kelompok B => kelompok jenis obat yang jumlah nilai
rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 15-
20% dari jumlah dana obat keseluruhan.
c. Kelompok C => kelompok jenis obat yang jumlah nilai
rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan sekitar 5-10%
dari jumlah dana obat keseluruhan.
 Analisis VEN ABC

analisis ini menggabungkan kedua metode diatas dengan menggunakan

matriks
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Keterangan matriks;
 VA : obat yang harus tersedia di rumah sakit (obat-obat life safing dan
menyerap banyak anggaran
 EA : obat yang paling banyak diminta untuk pelayanan dan paling banyak
menyerap anggaran
 NA : obat yang tergolong pelengkap untuk tindakan dan menyerap
banyak anggaran
 VB : obat yang harus tersedia di rumah sakit dan menyerap 15% anggaran
IFRS
 EB : obat yang paling banyak diminta untuk pelyanan dan menyerap
setidaknya 15% dari anggaran IFRS
 NB : obat yang tergolong pelengkap tindakan dan
menyerap 15% anggaran IFRS
 VC : obat yang harus tersedia di rumah sakit namun hanya
menyerap sedikit anggaran
 EC obat yang laing banyak diminta untuk pelayanan namun
sedikit menyita anggaran
 BC : obat yang tergolong sebagai pelengkap tindakan dan
menyita sedikit anggaran
Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan
pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian
khusus. Sebaliknya barang yang n on esensial tetapi
menyerap banyak anggaran (NA) dijadikan priorotas untuk
dikeluarkan dari daftar belanja.
 PENGADAAN OBAT

Merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah

Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur,
distributor, atau pedagang besar farmasi.

Siklus Pengadaan, Obat Pada siklus pengadaan tercakup pada

keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah
obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-
obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan
kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode
pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa
kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan
pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian
dan pengumpulan informasi penggunaan obat. Proses pengadaan
dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat
diperoleh pada saat diperlukan.
 JENIS PENGADAAN OBAT DI RUMAH
SAKIT
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
• Pengadaan barang dan farmasi
• Pengadaan bahan dan makanan
• Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
• Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk
pembuatan salep
• Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk
pembuatan racikan puyer
• Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 • Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
• Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika,
cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
• Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan
pembelian dengan selang waktu satu tahun
• Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing,) Merupakan
pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1
bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
• Pembelian tiap bulan, merupakan pembelian setiap saat
di mana pada saat obat mengalami kekurangan.
 SISTEM PENGADAAN PERBEKALAN
FARMASI
 Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama
ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen
pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses
pengadaan efektif seharusnya :
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam
waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun
kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius
dan kualitas
 Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang
aman untuk mencapai total lebih rendah.
Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak
mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat
lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun
2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa
Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi
di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 4
kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
Metode Pengadaan
1. Tender Terbuka
2. Tender Terbatas
3. Negosiasi kompetitif
4. Pengadaan Langsung
 KESIMPULAN
Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan
dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi
yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode
yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi,
epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Metode perencanaan perbekalan farmasi, yaitu:

1. Metode Konsumsi
2. Metode Epidemiologi
3. Metode Kombinasi