Pengadaan dan Pengendalian Persediaan

disusun oleh :
Bornok Noveriza
13344068
Diana Soni Duga
13344069
Mutiasih 13344070
Agus Ariyanti 13344071
Ade Isah Sholehah 13344072
Sulistya Aulia 13344073
Dwi Hastuti Mahmudah 13344074

PROGRAM PROFESI APOTEKER ANGKATAN XXVII

INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL
JAKARTA
2014

produksi

Pengadaan
PP 51 tahun 2009
tentang
pekerjaan
kefarmasian

pelayanan

distribusi

Pengadaan merupakan
usaha dan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan
operasional yang telah
ditetapkan dalam fungsi
perencanaan, penentuan
kebutuhan maupun
penganggaran.

Tempat pengadaan sediaan farmasi

dilakukan :

Fasilitas produksi

Fasilitas distribusi

Fasilitas pelayanan
sediaan farmasi

Pertimbangan-pertimbangan dalam
proses pengadaan
Dolmatig = pengadaan harus sesuai
dengan kebutuhan yang sudah
direncanakan
Rechmatig = harus menyesuaikan dengan
kemampuan keuangan
Wetmatig = cara atau sistem pengadaan
harus sesuai dengan ketentuan yang
berlaku

Usaha-usaha agar pengadaan menjadi efektif :

Membeli obat-obatan yang tepat dalam jumlah

yang tepat.
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin.
Memastikan kualitas seluruh obat yang dibeli
terjamin.
Memperkirakan waktu pengiriman obat dari
pemasok.
Memastikan pemasok dalam hal pemberian
pelayanan dan kualitas.
Mengatur rencana pembelian obat dan tingkat
penyimpanan yang aman untuk mencapai biaya
serendah mungkin.

Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan

dalam kegiatan pengadaan :
Meninjau kembali seleksi obat
Menentukan jumlah obat yang diperlukan
Menyesuaikan kebutuhan obat dengan
anggaran yang tersedia
Pemilihan metode pengadaan

Cara Pengadaan
Tunai/kontan
kredit
konsinyasi

Dua model pengadaan/pembelian obat

yaitu :
Pembelian terjadwal (schedule purchasing)
merupakan pembelian dengan selang waktu
tertentu.
Pembelian tiap waktu ( perpectual
purchasing) merupakan pembelian yang
dilakukan setiap waktu pada saat obat
mengalami kekurangan.

Sebelum melakukan kegiatan pengadaan

barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
Buku order/buku defecta/ buku habis obat
Rencana anggaran pembelian
Daftar harga terakhir
Pemilihan PBF

Faktor-faktor yang harus diperhatikan

dalam pembelian barang
a.
b.
c.

d.
e.
f.
g.
h.

Kondisi keuangan
Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan
Pembelian berdasarkan kebutuhan
konsumen
Jumlah yang dibutuhkan
Jarak apotek dengan pemasok
Kondisi gudang
Tanggal kadaluarsa
Kondisi sosial politik

Rumus A = Rencana pengadaan

B = Pemakaian rata-rata perbulan
A = ( B+C+D) E
C = Stok pengaman (buffer stock) 10 20 %
D = Waktu tunggu
E = Sisa stok
Contoh perhitungan dengan Metode Konsumsi :
Selama bulan Januari 2013, pemakaian Asam Clavulanat sebanyak 1.500 tablet,
untuk pemakaian selama 18 hari. Pernah terjadi kekosongan selama 6 (enam hari)
Sisa stok per 31 Januari adalah 150 tablet.
Pemakaian rata-rata Asam Clavulanat perhari bulan Januari 2013
adalah: 1.500 tablet / 18 (hari) 83,3 tablet.
Pemakaian Asam Clavulanat selama 1 bulan = 84 x 24 hari = 2016 tablet
Pada umumnya stok pengaman berkisar antara 10% - 20% (termasuk untuk
mengantisipasi kemungkinan kenaikan kunjungan). Misalkan berdasarkan evaluasi
data diperkirakan 10% = 10% x 2016 tablet = 202 tablet
Jika terjadi waktu tunggu, misalnya lead time 6 hari
6 hari x 84 tablet = 504 tablet
Kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan bulan Februari adalah =
yaitu 2016 + 202 + 504 = 2722 tablet
Rencana pengadaan Perbekalan kesehatan untuk bulan Februari 2012 adalah:
hasil perhitungan kebutuhan (d) sisa stok = 27220 tablet 150 tablet = 2572 tablet
Maka Asam Clavulanat yang perlu dipesan adalah sebanyak 2572/100 = 25,72 = 26
kotak.

Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana dalam
perencanaan kebutuhan obat adalah dengan cara :

a. Analisa ABC/ Pareto

Mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu :
Kelompok A :
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana
sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.
Kelompok B :
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan
penyerapan dana sekitar 20%
Kelompok C :
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan
penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.
b. Analisa VEN
Analisa VEN merupakan pengelompokkan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap
kesehatan.
a. V (vital) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini
antara lain : obat penyelamat (life saving drugs), obat untuk pelayanan kesehatan pokok, obat untuk
mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat vital adalah :
adrenalin, insulin,obat jantung.
b. E (esensial) / (Banyak Dipakai) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan
penyakit atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat yang termasuk jenis obat esensial adalah :
antibiotik, obat gastrointestinal,NSAID dll
C. N (non esensial) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang
sembuh sendiri ( self limiting disease) contoh: vitamin dan suplemen.
c. Kombinasi ABC dan VEN
Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk
menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagian V (dari analisa
VEN)

c. Kombinasi ABC dan VEN

Jenis obat yang termasuk kategori A
(dalam analisis ABC) adalah benar-benar
yang diperlukan untuk menanggulangi
penyakit terbanyak dan obat tersebut
statusnya harus E dan sebagian V (dari
analisa VEN)
A
B
C
V

VA

VB

VC

EA

EB

EC

NA

NB

NC

Persediaan
Persediaan merupakan barang yang
diperoleh untuk dijual kembali atau bahan
untuk diolah menjadi barang jadi atau
barang jadi yang akan dijual atau barang
yang akan diolah.

Fungsi persediaan adalah :

Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman
barang/bahan baku yang dibutuhkan
Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak
baik/rusak dan harus dikembalikan
Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga (inflasi)
Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara
musiman
Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan
kuantitas (diskon)
Membuat pengadaan / produksi, misalnya dalam
pengeceran alkohol 70%, pembuatan H2O2 3%,
pembuatan OBH
Memberikan pelayanan kepada pelangan dengan
tersedianya barang yang diperlukan

Tujuan pengendalian persediaan obat

Menjamin ketersedian obat di sarana
pelayanan kesehatan
Memelihara mutu obat
Menghindari penggunaan obat yang tidak
bertanggungjawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memperpendek waktu tunggu
Memudahkan pencarian dan pengawasan

Parameter dalam pengendalian

a.
b.
c.

d.

e.

f.

Komsumsi rata-rata (CA)

Lead time/waktu tenggang (LT)
Buffer stock/stok pengaman (SS)
SS = LT x CA
Persediaan maksimum
Persediaan maksimum (Smaks) = Smin + (PP x CA)
Persediaan minimum
Persediaan minimum (Smin) = (LT x CA) + SS
Reorder point ( pemesanan kembali)
ROP = SS + LT

Jenis-jenis Persediaan menurut fungsinya

Batch Stock/Lot Size Inventory
Persediaan yang diadakan karena kita
membeli atau membuat bahan-bahan atau
barang-barang dalam jumlah yang lebih besar
daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu.
Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang diramalkan,
berdasarkan pola musiman yang terdapat
dalam satu tahun dan untuk menghadapi
penggunaan, penjualan atau permintaan.

Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang

Persediaan bahan baku
Persediaan bagian produk/komponen yang
dibeli
Persediaan barang-barang setengah
jadi/barang dalam proses
Persediaan barang jadi

KESIMPULAN
Proses pengadaan yang efektif merupakan
faktor yang sangat menentukan dalam
pengendalian persediaan. Agar persedian
obat dapat terus berada pada tingkat
maksimum dan minimum perlu diperhatikan
pengendalian arus barang yang masuk,
dengan memperhatikan buffer stok,
persediaan obat pada supplier, dan metode
pengadaan obat.

TERIMAKASIH