PERENCANA AN

DAN PENGADA AN
• Obat merupakan barang yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat yang sakit.
Pentingnya obat dalam pelayanan kesehatan memberikan konsekuensi yang besar
pula dalam anggaran obat (Trisnantoro, 2003).
• Anggaran obat di rumah sakit untuk obat dan alat kesehatan yang dikelola instalasi farmasi
mencapai 50-60% dari seluruh anggaran rumah sakit.
• Pengelolaan obat berhubungan erat dengan anggaran di suatu tempat pelayanan kesehatan
• Menurut Depkes RI secara nasional biaya obat sebesar 40%-50% dari jumlah operasional
pelayanan kesehatan. Mengingat begitu pentingnya dana dan kedudukan obat maka
pengelolaannya harus dilakukan secara efektif dan efisien sehingga dapat memberikan
manfaat yang sebesar-besarnya bagi pasien
• Pengelolaan obat meliputi seleksi dan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan
penggunaan.
DMC MENURUT QUICK, 2012
1. TAHAP SELEKSI

• Proses seleksi merupakan awal yang sangat menentukan dalam perencanaan obat karena melalui
seleksi obat akan tercermin berapa banyak item obat yang akan dikonsumsi dimasa datang (Quick,
dkk, 2012).
• Pada proses pemilihan obat seharusnya mengikuti pedoman seleksi obat yang disusun oleh WHO
(1993) antara lain:
 Memilih obat yang tepat dan terbukti efektif serta merupakan drug of choice
 Memilih seminimal mungkin obat untuk suatu jenis penyakit, mencegah duplikasi
 Melakukan monitoring kontra indikasi dan efek samping obat secara cermat untuk
mempertimbangkan penggunaannya
 Biaya obat, yang secara klinik sama harus dipilih yang termurah
 Menggunakan obat dengan nama generik.
• Tujuan seleksi obat yaitu adanya suplai yang menjadi lebih baik, pemakaian obat lebih rasional,
dilihat dari biaya pengobatan lebih terjangkau atau rendah.
• Dalam hal ini ada dampak dari seleksi obat yaitu tingginya kualitas perawatan (Quality of care)
dan biaya pengobatan lebih efektif.
• Kriteria seleksi obat pada pengelolaan di rumah sakit :
a. Treatment dibutuhkan oleh sebagian besar populasi
b. Berdasar pola prevalensi penyakit (10 penyakit terbesar)
c. Aman dan manjur yg didukung dg bukti ilmiah
d. Mempunyai manfaat yg maksimal dg risiko yg minimal termasuk mempunyai rasio manfaat-biaya
yg baik
e. Mutu terjamin
• Sebagai pembanding dalam seleksi obat bisa menggunakan Daftar Obat Esensial Nasional
(DOEN), dalam pemilihan obat
• Pemilihan obat esensial didasarkan atas kriteria berikut : (Kemenkes, 2011)
1) Mempunyai rasio manfaat-resiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan bagi pasien.
2) Kulaitas harus terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas.
3) Praktis dan mudah dalam penyimpanan dan pengangkutan.
4) Praktis dalam penggunaan dan penyerahan sesuai dengan tenaga, sarana dan fasilitas kesehatan.
5) Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penggunaan oleh pasien.
6) Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) (farmakoekonomi) yang tertinggi berdasarkan
biaya langsung (direct cost) dan tidak langsung (indirect cost).
 2. TAHAP PENGADAAN
• Kegiatan ini meliputi perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan dan
anggaran rumah sakit.
A. Perencanaan Obat
• Perencanaan menurut Surat Keputusan Mentri Kesehatan RI No.1197/SK/MenKes/X/2004
merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis , jumlah dan harga perbekalan farmasi yang
sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat.
• Pedoman perencanaan, meliputi : DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah
sakit, ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia,
penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, dan
rencana pengembangan (Depkes RI, 2004).
• Perencanaan dipengaruhi berbagai hal seperti beban epidemiologi penyakit, keefektifan obat
terhadap suatu penyakit dan dipertimbangkan pula harga obat (Budiono dkk, 1999).
PERENCANAAN

• Tujuan perencanaan obat:

1. Mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat sesuai kebutuhan
2. Menghindari kekosongan obat
3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
METODE PERENCANAAN
1. Metode morbiditas/epidemiologi:
Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang digunakan
untuk beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada pola penyakit, perkiraan
kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time).
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam metode ini, yaitu
• menentukan jumlah pasien yang akan dilayani dan jumlah kunjungan kasus berdasarkan
prevalensi penyakit,
• menyediakan formularium/standar/ pedoman perbekalan farmasi,
• menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian dengan alokasi dana
yang tersedia.
Persyaratan utama dalam metode ini adalah rumah sakit harus sudah memiliki standar
pengobatan, sebagai dasar untuk penetapan obat yang akan digunakan berdasarkan penyakit.
KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN
METODE MORBIDITAS
Keunggulan
• Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran
• standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat
Kelemahan
• membutuhkan waktu dan tenaga terampil
• data penyakit sulit diperoleh secara pasti
• perlu pencatatan dan pelaporan yang baik
2. Metode Konsumsi
• Metode ini diterapkan berdasarkan data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu,
dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Hal yang harus diperhatikan dalam menghitung
jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan, yaitu dengan melakukan pengumpulan dan
pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan
perbekalan farmasi, dan penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana.
• Kelebihan metode konsumsi:
1) Datanya akurat metode paling mudah.
2) Tidak perlu data penyakit dan standar pengobatan
3) Kekurangan dan kelebihan obat sangat kecil
• Kekurangan;
1) Data konsumsi, obat dan jumlah kontak pasien sulit.
2) Tidak dapat untuk dasar penggunaan obat dan perbaikan pola peresepan
3) Kekurangan,kelebihan dan kehilangan obat sulit diandalkan
4) Tidak perlu catatan morbiditas yang baik
• Berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya (untuk RS yang sudah berdiri)
Dasar: * analisa data
* konsumsi obat tahun sebelumnya
• Sumber data:
1) Pencatatan dan pelaporan ( Kartu stok)
2) Pencatatan dan pelaporan beberapa fasilitas kesehatan
3) Hasil pertemuan beberapa tenaga medis
Jenis data:
• Alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok,
• kadaluwarsa, obat kosong, stok pengaman.
Rumus yang digunakan adalah:
A = (B+C+D) – E
• Ket :
A = Rencana pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stok Pengaman 10% - 20% atau sesuai kebijakan RS
D = Waktu tunggu
E = Sisa stok
3. Metode Gabungan:
• Yaitu gabungan dari mordibitas dan konsumsi. Metode ini untuk menutupi kelemahan kedua
metode tersebut (mordibitas dan konsumsi).
• Kelebihan metode gabungan:
Metode gabungan ini untuk menutupi kelemahan metode mordibitas dan konsumsi (Hassan,
1986)
KASUS METODE KONSUMSI

• Selama tahun 2009 (Januari – Desember) pemakaian Parasetamol tablet sebanyak 2.500.000 tablet untuk
pemakaian selama 10 (sepuluh) bulan.
• Pernah terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan
• Sisa stok per 31 Desember 2009 adalah 100.000 tablet.
• Rumus :
A = ( B+C+D ) - E

Keterangan :
A= Rencana Pengadaan
B= Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C= Buffer stock (10%– 20%)
D= Lead time 3 – 6 bulan
E= Sisa stok
• Selama tahun 2009 (Januari – Desember) pemakaian Parasetamol tablet sebanyak 2.500.000 tablet untuk
pemakaian selama 10 (sepuluh) bulan. Pernah terjadi kekosongan selama 2 (dua) bulan.
Sisa stok per 31 Desember 2009 adalah 100.000 tablet.

• Pemakaian rata-rata Paracetamol tablet perbulan tahun 2009 adalah 2.500.000 tablet / 10 = 250.000 tablet.
• Pemakaian Paracetamol tablet tahun 2009 (12 bulan) = 250.000 tablet X 12 = 3.000.000 tablet.
• Pada umumnya buffer stock berkisar antara 10% - 20% (termasuk untuk mengantisipasi kemungkinan kenaikan
kunjungan). Misalkan berdasarkan evaluasi data diperkirakan 20% = 20% X 3.000.000 tablet = 600.000 tablet.
• Pada umumnya Lead time berkisar antara 3 s/d 6 bulan. Misalkan lead time diperkirakan 3 bulan = 3 X 250.000
tablet = 750.000 tablet.
• Kebutuhan Paracetamol tahun 2010 adalah = b + c + d, yaitu: 3.000.000 tablet + 600.000 tablet + 750.000
tablet= 4.350.000 tablet.
• Rencana pengadaan Paracetamol untuk tahun 2010 adalah: hasil perhitungan kebutuhan (e) – sisa stok=
4.350.000 tablet – 100.000 tablet = 4.250.000 tablet = 4.250 kaleng/ botol @ 1000 tablet.
SOAL

• Selama tahun 2016 (Januari – Desember) pemakaian Amoksisilin tablet sebanyak 2.200.000
tablet untuk pemakaian selama 11 (sebelas) bulan. Pernah terjadi kekosongan selama 1(satu)
bulan.
Sisa stok per 31 Desember 2016 adalah 75.000 tablet.
KASUS METODE MORBIDITAS
• 2. Contoh perhitungan metode morbiditas
a) Menghitung masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit. Sebagai contoh untuk penyakit
OMSK (Otitis media supuratif kronik adalah radang kronik telinga tengah dengan perforasi
membran timpani dan riwayat keluarnya sekret dari telinga (otorea) lebih dari 2 bulan, terus-
menerus atau hilang timbul) tipe maligna pada orang dewasa dan anak-anak antara lain pada
pedoman pengobatan digunakan obat Amoksisilin dengan perhitungan sebagai berikut:

• Anak-anak
Standar pengobatan dengan Amoksisilin adalah 10 mg/kg BB dalam dosis terbagi 3 x sehari selama
14 hari. Jumlah episode 10.000 kasus. Bila berat badan anak diasumsikan adalah 12½ kg. Jumlah
maksimal untuk satu episode adalah 12½ kg x 10 mg/kg BB x 3 x 14 hari = 5.250 mg atau sama
dengan Amoksisilin sirup 125 mg/5 ml botol 60 ml.
Setiap botol mengandung= 60 mL/ 5 mL x 125 mg = 1.500 mg
Maka jumlah yang diperlukan = 5.250 mg/ 1.500 mg x 1 botol = 3½ botol.
Jumlah Amoksisilin sirup yang dibutuhkan untuk satu kasus = 3½ botol.
Jumlah Amoksisilin sirup yang dibutuhkan untuk 10.000 kasus = 10.000 x 3½ botol = 35.000 botol
• Dewasa
Standar pengobatan dengan Amoksisilin adalah 500 mg dalam dosis terbagi 3 x sehari selama 14
hari. Jumlah episode 15.000 kasus
• Dewasa
Standar pengobatan dengan Amoksisilin adalah 500 mg dalam dosis terbagi 3 x sehari selama 14
hari. Jumlah episode 15.000 kasus.
Jumlah yang dibutuhkan untuk satu kasus= 500 mg x 3 x 14 hari = 21.000 mg atau sama dengan
42 kaplet @500 mg
Untuk 15.000 kasus = 15.000 x 42 kaplet @500 mg = 630.000 kaplet
Jumlah kaplet per kemasan = 100 kaplet per kotak
Jumlah Amoksisilin yang dibutuhkan untuk 15.000 kasus.
= 630.000 kaplet /100 kaplet x 1 kotak = 6.300 kotak
• Penyakit Sinusitis anak dengan BB 25 kg, membutuhkan PCT dengan dosis 10 mg/kgBB tiap 6
jam selama 3 hari. Jumlah episode kasus 12.000. PCT sirup 120mg/5ml botol 60 ml
 b) Pengelompokan dan penjumlahan masing-masing obat (hasil langkah a).
Sebagai contoh:
Amoksisilin kaplet 500 mg digunakan pada berbagai kasus penyakit.
Berdasarkan langkah pada butir a, diperoleh obat untuk:
• Stomatitis = 300.000 kaplet
• Sinusitis = 500.000 kaplet
• Pulpitis = 100.000 kaplet
• Periodontitis = 100.000 kaplet
• Leptospirosis = 50.000 kaplet
• Gangren Pulpa = 150.000 kaplet
• Faringitis Akut = 750.000 kaplet
• OMSK maligna = 504.000 kaplet
 Total kebutuhan Amoksisilin 500 mg = 300.000 + 500.000 + 100.000 + 100.000 + 50.000 +
150.000 + 750.000 + 504.000 = 2.454.000 kaplet
Jumlah kaplet per kemasan= 100 kaplet per kotak.
Jumlah kemasan = 2.454.000 kaplet/ 100 kaplet x 1 kotak =24.540 kotak
Berarti jumlah total kebutuhan Amoksisilin 500 mg untuk semua kasus tersebut adalah 24.540
kotak@100 kaplet.
B. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi atau pembuatan sediaan farmasi,
dan sumbangan atau hibah.
Yang termasuk dalam pengadaan adalah pengambilan keputusan dan tindakan untuk
menentukan jumlah obat yang spesifik, harga yang harus dibayar, kualitas obat yang
diterima, pengiriman barang tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan
waktu dan tenaga berlebihan. Pemborosan waktu, tenaga dan dana akan meningkatkan
biaya obat dakan menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit.
Pengadaan merupakan faktor terbesar menyebabkan pemborosan maka perlu dilakukan
efisiensi dan penghematan biaya.
Agar proses pengadaan dapat berjalan lancar dan teratur diperlukan struktur
komponen berupa personil yang terlatih dan menguasai permasalahan
pengadaan,metode dan prosedur yang jelas, sistem informasi yang baik, serta didukung
dengana dan fasilitas yang memadai (Budiono dkk, 1999).
METODE PENGADAAN
1. Open Tender (tender secara terbuka)
Open tender adalah suatu prosedur formal pengadaan obat yang mana dilakukan dengan cara mengundang
berbagai distributor baik nasional maupun internasional. Metode ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu
misalnya 2-3 kali setahun, hal ini disebabkan karena proses tender memerlukan waktu yang lama dan harganya lebih
murah.
2. Restricted tender (tender terbatas)
Metode ini dilakukan pada lingkungan yang terbatas, tidak diumumkan di Koran, biasanya berdasarkan kenalan,
nominalnya tidak banyak, serta sering ada yang melakukan pengaturan tender yaitu penawaran tertutup atau
selektif, para penyalur yang tertarik harus menerima semua persyaratan yang diajukan, melalui suatu proses formal
pre-kualifikasi yang mengacu pada good manufacturing practices (GMPS). Performa supply terdahulu, dan kekuatan
financial.
3. Competitive Negotiation (kontrak)
Pembeli membuat persetujuan dengan pihak supplier untuk mendapatkan harga khusus atau persetujuan pelayanan
dan pembeli dapat membayar dengan harga termurah. Metode kontrak jauh lebih menguntungkan, karena pihak
Rumah Sakit dapat melakukan negoisasi langsung dengan pabrik sehingga dapat mengurangi dana (diskon).
4.Direct Procurement
Merupakan cara yang paling mudah dan sederhana, namun cenderung lebih mahal karena jarang memperoleh
diskon. Ciri dari metode pengadaan langsung adalah pihak Rumah Sakit secara langsung melakukan pengadaan
perbekalan farmasi (setelah barang habis) kepada pihak PBF.
Tujuan pengadaan adalah
• untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, mutu yang baik,
• pengiriman barang yang terjamin tepat waktu,
• proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu yang berlebihan.

Dalam menentukan jumlah pengadaan perlu diketahui adanya

• stok minimum dan maksimum, stok rata-rata, stok pengaman, reordering level,
• economic order quantity, waktu tunggu dan batas kadaluarsa.
5. Kriteria/Persyaratan Pemasok
Pemilihan pemasok secara hati-hati adalah penting karena dapat mempengaruhi baik kualitas
maupun biaya obat yang dibutuhkan.
1. Memilih izin pedagang besar farmasi atau industri farmasi
2. Bagi pedagang besar farmasi (PBF) harus mendapat dukungan dari industri farmasi yang
memiliki sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) atau c-GMP.
3. Bagi industri farmasi harus yang telah memiliki sertifikat CPOB.
4. Pedagang besar farmasi atau industri farmasi sebagai supplier harus memilki reputasi yang baik
dalam bidang pengadaan obat.
5. Pemilik dan atau apoteker penanggung jawab PBF, apoteker penanggung jawab produksi dan
quality control industri farmasi tidak dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan
profesi kefarmasian.
MENURUT CALHOUN DAN CAMPBELL (1985)

Pengelompokkan Persediaan pada Analisis ABC, adalah

sbb :
1. Kelompok A meliputi 60%--70% dari total nilai
persediaan yang terdiri dari 15% jumlah barang /item
persediaan
2. Kelompok B meliputi 15%--30% dari total nilai
persediaan yang terdiri dari 10%--15% jumlah barang
persediaan
3. Kelompok C meliputi dari 5%--15% dari total nilai
persediaan yang terdiri 70%--75% dari jumlah barang
persediaan
MENURUT HEIZER DAN RENDER (1991)

Pengelompokkan Persediaan pada Analisis ABC, adalah sbb :

1. Kelompok A yaitu kelompok barang yang memiliki volume keuangan

persediaan yang tinggi. Jenis barang tersebut mungkin hanya 15% dari
jumlah barang persediaan namun mencakup 70% sampai 80% dari
jumlah biaya persediaan secara keseluruhan

2. Kelompok B yaitu kelompok barang dengan besar uang tahunan yang

sedang. Jenis barang ini mencakup 30% dari jumlah barang persediaan
dan memiliki nilai sekitar 5% sampai 25% dari total nilai barang
persediaan

3. Kelompok C yaitu kelompok barang dengan nilai volume yang rendah,

yang memiliki nilai hanya 5% dari total nilai keuangan tahunan tetapi
meliputi sekitar 55% saja dari total barang persediaan.
 KEL.A :
DIKENDALIKAN DGN
1. PEMANTAUAN KETAT EOQ & ROP
2. PENCATATAN KOMPLIT &AKURAT
3. PENINJAUAN SCR KETAT (1-3 BL)

KEL.B :
1. PENGENDALIAN TDK TERLALU DIKENDALIKAN DGN
EOQ
KETAT
2. SIST. PENCATATAN CUKUP BAIK
3. PENINJAUAN BERKALA (3-6 BLN)

KEL.C : 1. PEMANTAUAN YG
SEDERHANA
STANDAR PERSEDIAAN
2. SIST. PENCATATAN YG BAIK
3. PENINJAUAN 1 TH SEKALI
PERENCANAAN  ASPEK MEDIK &
EKONOMIK
UNTUK EVALUASI & EFISIENSI PERENCANAAN :
1. ANALISA NILAI ABC EVALUASI ASPEK
EKONOMI.
2. ANALISA VEN  EVALUASI ASPEK MEDIK
3. KOMBINASI ABC DAN VEN
 ABC ANALISIS CAN BE USED TO :
ACTUAL CONSUMPTION & MORBIDITY
REDUCE INVENTORY LEVEL  SMALLER
QUANTITIES OF CLASS A ITEMS OR MORE
FREQUENT PURCHASE OR DELIVERY
INVENTORY CONTROL STAFF  CLASS A ITEMS

KEUNTUNGAN ABC INDEKS KRITIS :

1. MELIBATKAN PEMAKAI
2. MEMBERIKAN EVALUASI DLM PELAKSANAAN
3. PENYESUAIAN SECARA PERIODIK

KERUGIANNNYA :
1. WAKTU YANG LAMA
2. BIAS (KARENA SETIAP USER MEMILIKI KEINGINAN
SENDIRI-SENDIRI)
 MODEL ABC (ALWAYS BETTER CONTROL)

•. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai

nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan
berikut ini :

Kel Jumlah item Jumlah dana

A 10-20% 75-80%
B 20-30% 15-20%
C 60-80% 5-10%
100% 100%
ANALISIS ABC

• Berguna dalam sistem pengelolaan obat, yaitu dapat

menimbulkan frekuensi pemesanan dan menentukan
prioritas pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat,
karena alokasi anggaran ternyata didominasi sebagian kecil
atau beberapa jenis perbekalan farmasi.
ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya
dg mengatur pembelian yg lebih sering dan
pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk
obat kelas A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
kelas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk kelas
A harus dicatat secara ketat
L ANGK AH-L ANGK AH MENENTUK AN KELOMPOK A , B, C

1. Hitung jumlah dan yang dibutuhkan untuk masing2 obat dengan cara (kuantum obat x harga
obat)
2. Tentukan rankingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil
3. Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan
4. Hitung kumulasi persennya
5. Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%
6. Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi >75%-95%
7. Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi >95%-100%
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

50
%
40
Biaya
Pema 30
Klas B
kaian 20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan