PERENCANAAN OBAT

Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah
dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung
jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi,
epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran
yang tersedia.
Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan:
 Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan.

 Menghindari terjadinya kekosongan obat.

 Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
 Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan obat yaitu DOEN,
formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang berlaku; data
catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa
persediaan, data pemakaian periode yang lalu, serta rencana pengembangan.
Kegiatan pokok dalam perencanaan pengadaan obat adalah:
 Seleksi/ perkiraan kebutuhan, meliputi memilih obat yang akan dibeli dan menentukan
jumlah obat yang akan dibeli.
 Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana
Ada 3 metode perencanaan perbekalan farmasi, yaitu:
Metode Konsumsi
Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data konsumsi obat tahun sebelumnya
dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
1. Langkah Evaluasi
 Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu

 Evaluasi suplai obat periode lalu

 Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu
 Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
2. Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan :
 Perubahan populasi cakupan pelayanan

 Perubahan pola morbiditas

 Perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
 Penetapan periode konsumsi

 Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode lalu

 Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
 Lakukan koreksi terhadap stock out
 Hitung lead time untuk menentukan safety stock
Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
Berikut contoh perhitungan :
1. Salah satu RS di Kalimantan tengah yang berada di sampit (RS. Murjani) membeli RL
(infus Ringer Laktat) sebanyak 2000 infus dengan pembelian setiap 2 bulan sekali. Karena
pabrik obat tidak ada di Pulau Kalimantan, sehingga infus dibeli dari Surabaya dengan lead
time (waktu tunggu) sekitar 3 minggu (21 hari), sedangkan sisa stock di RS. Murjani hanya
ada 1000 infus. Harga infus adalah Rp. 12.000/satuan, maka hitunglah berapa infus RL
yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli sediaan infus
tersebut ?
Jawab :
Sebelum memasukkan data ke dalam rumus metode konsumsi, terlebih dahulu di hitung SS
(safety stock) nya dengan :
Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000
= 4400 botol
Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400 x Rp. 12.000 = Rp. 52.800.000
2. Kebutuhan obat Amoksisilin di RS. Murjani setiap bulannya sebanyak 6000 obat dengan
pembelian setiap 1 minggu. Karena PBF tidak ada di Pulau Kalimantan, sehingga obat
dibeli dari Surabaya dengan lead time (waktu tunggu) hanya 1 hari, sedangkan sisa stock di
RS. Murjani hanya ada 500 obat. Harga amoksisilin adalah Rp. 8.000/satuan, maka
hitunglah berapa obat amoksisilin yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan
untuk membeli obat tersebut ?
Jawab :
T = 1 minggu = ¼ bulan
Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock) nya terlebih dahulu yaitu dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (6000 obat x ¼ bulan) + 200 obat – 500 obat
= 1200 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan = 1200 x Rp. 8.000 = Rp. 9.600.000
3. Kebutuhan obat Adrenalin di RS. Murjani setiap bulannya sebanyak 100 ampul setiap 3
bulan pembelian dengan lead time (waktu tunggu) 1 bulan, tetapi terjadi stock out di PBF
Surabaya selama 2 bulan, sedangkan sisa stock di RS. Murjani hanya ada 50 ampul. Harga
adrenalin adalah Rp. 5.000/ampul, sehingga hitunglah berapa adrenalin yang harus dibeli
dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli obat tersebut ?
Jawab :
Karena terjadi stock out, jadi T = Lead time + lama stock out = 1 + 2 = 3 bulan
Sama seperti no.1 hitung SS (safety stock) nya terlebih dahulu :
Infus yang harus dibeli adalah :
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (100 obat x 3 bulan) + 300 obat – 50 obat
= 550 obat
Anggaran yang harus dikeluarkan = 550 x Rp. 5.000 = Rp. 2.750.000
Metode Epidemiologi
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan, frekuensi
penyakit dan standar pengobatan yang ada. Langkah-langkah perencanaan dalam metode
ini adalah sebagai berikut:
 Susun daftar masalah kesehatan/ penyakit utama yang terjadi

 Lakukan pengelompokkan pasien, misal : Pengumpulan dan pengolahan data dilakukan

dengan cara :
1. Anak 0-4 tahun
2. Anak 5-14 tahun
3. Wanita 15-44 tahun
4. Laki-laki 15-44 tahun
5. Orang tua > 45 tahun
 Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
 Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
 Sususn standar terapi rata-rata/ terapi ideal
 Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan
yang diperlukan
 Contoh : untuk kasus diare, estimasikan :
1. 90% kasus diberi oral dehidrasi
2. 10% kasus diberi cairan intravena
3. 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
4. 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri, basiler dan kolera
 Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
 Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
 Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :
CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock
Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CE = Perhitungan standar pengobatan
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
Contoh perhitungan :
4. Kalimantan tengah merupakan wilayah yang masih banyak terdapat hutan yang lebat,
sehingga pasien gigitan ular di wilayah sampit saja cukup tinggi. RS. Murjani dalam setiap
bulannya menerima pasien gigitan ular sebanyak 5 orang/ bulan. Standar pengobatan
untuk gigitan ular, yaitu :
 Antibisa ular diberikan 2 botol untuk 1 hari, terapi selama 3 hari

 Asam traksenamat diberikan 3 x Injeksi 500 mg, selama 3 hari

 Ketorolac injeksi 3% diberikan 2 ampul untuk 1 hari, selama 3 hari
 Cefotaxim injeksi diberikan 2 x injeksi 1 g, selama 3 hari
Obat-obatan untuk terapi gigitan ular tersebut hanya tersisa 1 di RS, sedangkan pembelian
setiap 1 bulan sekali dengan lead time (waktu tunggu) 1 minggu (7 hari). Harga untuk 1 kali
pemberian standar pengobatan gigitan ular adalah Rp. 600.000, maka hitunglah berapa
obat dalam standar terapi yang harus dibeli dan anggaran yang harus dikeluarkan untuk
membeli persediaan tersebut ?
Jawab :
 Antibisa ular = 2 botol x 3 hari = 6 botol x 5 pasien = 30

 Asam traksenamat = 3 ampul x 3 hari = 9 ampul x 5 pasien = 45

 Ketorolac inj. 3% = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 =30
 Cefotaxim inj = 2 ampul x 3 hari = 6 ampul x 5 pasin =30
Sehingga rata-rata standar pengobatan (CE) = 30
Sama seperti metode konsumsi, untuk melakukan perhitungan terlebih dahulu dihitung
Safety stock, yaitu :

Terapi pengobatan yang harus dibeli adalah :

CT = (CE x T) + SS – Sisa Stock
= (30 x 1 bulan) + 7 – 1
= 36
Anggaran yang harus dikeluarkan = 36 x Rp. 600.000 = Rp. 21.600.000
Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi.
Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alkes yang mana telah
mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau
turun). Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah
dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka dapat
menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit, perubahan, jenis/
jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kebijakan.
Rumus Metode Kombinasi :
C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock
Keterangan :
CE = Perhitungan standar pengobatan
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS = Safety Stock
Contoh perhitungan :
5. Murjani setiap tahunnya pasti ada pasien menderita DBD (deman berdarah), diprediksi
ada sebanyak 100 pasien. Penanganan pasien DBD tersebut dengan diberikan infus RL
(500 cc) 20 tetes/ menit selama 5 hari. Konsumsi RL setiap bulan adalah 5000 infus,
dengan lead time (waktu tunggu) ½ bulan, sehingga hitunglah berapa RL yang harus
disediakan rumah sakit agar tidak terjadi kekosongan?
Jawab :
RL (20 tts/menit) = 1 mL/menit x 60 menit
= 60 mL/jam x 24 jam
= 1440 mL/hari : 500 mL
= 2,88 botol = 3 botol/hari
RL yang dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien = 1500 botol RL

C kombinasi = (CA + CE) x T + SS – Sisa stock

= (5000 + 1500) x 1 bulan + 3250 – 5000
= 4750 botol RL
Kelebihan metode konsumsi:
 Data konsumsi akurat (metode paling mudah).

 Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.

 Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan
relatif konstan.
Kekurangan metode konsumsi:
 Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit untuk
didapat.
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan pola
preskripsi.
 Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang
berlebih atau adanya kehilangan.
 Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan.
Kelebihan metode epidemiologi:
 Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.

 Program-program yang baru dapat digunakan.

 Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh standar pengobatan.
Kekurangan metode epidemiologi:
 Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.

 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang
tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor.
 Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
 Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
 Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil tidak
terpenuhi.
 Variasi obat terlalu luas.
 Higea
Pengelolaan Obat

Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat adalah rangkaian kegiatan puskesmas yang menyangkut aspek

perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan obat.

Tujuan pengelolaan obat di puskesmas adalah terlaksananya optimalisasi penggunaan obat

melalui peningkatan efektifitas dan efesiensi pengelolaan obat dan penggunaan obat secara
tepat dan rasional.

1. Perencanaan Kebutuhan Obat

Perencanaan kebutuhan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan
jumlah dan jenis obat dalam rangka pengadaan.

Tujuan perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan :

a. Jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan

b. Menghindari terjadinya kekosongan obat.

c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

d. Meningkatkan efesiensi penggunaan obat

Perencanaan obat di puskesmas dilakukan setiap triwulan agar memudahkan petugas

kesehatan dalam menganalisa obat yang masih banyak dan sedikit.

Kegiatan pokok dalam perencanaan kebutuhan obat adalah sebagai berikut :

a. Seleksi atau perkiraan kebutuhan terdiri dari :

1) Memilih jenis obat yang dibutuhkan

Jenis obat yang dibutuhkan disusun berdasarkan usulan Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dengan mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 tentang
Pedoman pengadaan barang dan jasa Pemerintah dan Kep. Menkes RI No.
 676/Menkes/SK/V/2005 tentang pedoman umum pengadaan obat esensial
pelayanan kesehatan dasar (Depkes RI, 2005).

Kriteria pemilihan obat idealnya dilakukan setelah mengetahui gambaran pola

penyakit diwilayah kerja masing-masing dan karakteristik pasien yang dilayani.
Selanjutnya informasi yang perlu diperhatikan dalam memilih obat antara lain : 1)
obat atau daftar obat yang tersedia, 2) masalah logistik, 3) harga obat, 4) pola
penggunaan obat.

Proses memilih jenis obat, ada yang dilakukan oleh petugas, ada yang
dilakukan oleh suatu komite yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pemilihan
obat.

2) Menentukan jumlah obat yang dibutuhkan

Menentukan jumlah obat yang diperlukan data dan informasi lengkap, akurat
dan dapat dipercaya. Metode untuk penyusunan perkiraan kebutuhan obat ditiap
unit pelayanan kesehatan lazimnya menggunakan metode konsumsi dan metode
epidemiologi.

a) Metode Konsumsi

Metode konsumsi yaitu metode perencanaan yang didasarkan atas

analisa data konsumsi perbekalan farmasi pada tahun sebelumnya. Langkah
pelaksanaan metode ini adalah : (1) pengumpulan dan pengolahan data, yang
diabil dari pencatatan dan pelaporan informasi baik kartu stok, buku
penerimaan dan pengeluaran serta catatan harian penggunaan obat maupun
sumber data obat kadaluarsa, hilang penerimaan dan pengeluaran obat selama
satu tahun dan lead time (jangka waktu tunggu) (2) analisa data untuk
informasi dan evaluasi yaitu untuk melihat lebih mendalam pola penggunaan
perbekalan farmasi yang dapat dilakukan dengan menganalisa data konsumsi
tahun sebelumnya. Hasil analisa inilah yang dapat digunakan sebagai panduan
perencaan perbekalan obat tahun berikutnya. (3) perhitungan perkiraan
kebutuhan obat yaitu (a) pemakaian nyata pertahun ; jumah obat yang
dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka waktu 1 tahun, (b) pemakaian
rata-rata perbulan ; jumlah obat dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka
waktu 1 bulan (c) kekurangan jumlah obat ; jumlah obat sesungguhnya
dibutuhkan selama satu tahun. (d) menghitung obat yang akan datang.

Kelebihan metode konsumsi adalah metode yang paling mudah, tidak

memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan, bila data
konsumsi lengkap dan kebutuhan dan kebutuhan relatif konstan maka
kemungkinan kekurangan dan obat sangat kecil.

Kekurangan metode konsumsi adalah data obat dan data jumlah

kunjungan pasien yang dapat diandalkan mungkin sulit diperoleh, tidak dapat
 dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan tidak dapat diandalkan
jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau
adanya kehilangan (Depkes RI, 2009)

b) Metode Epidemiologi

Metode epidemiologi yaitu metode perencanaan berdasarkan pada data

kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada langkah-
langkah pelaksanaan metode ini adalah sebagai berikut : (1) pengumpulan dan
pengolahan data yaitu menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani,
menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit. (2)
menyediakan pedoman standar pengobatan yang digunakan untuk
perencanaan, (3) menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan obat, (4)
penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Kelebihan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan obat yang

mendekati kebenaran, dapat digunakan pada program-program yang baru,
standar pengobatan dapat mendukung usaha perbaikan pola penggunaan obat.

Kekurangan metode epidemiologi adalah membutuhkan waktu dan tenaga

yang terampil, data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan
terdapat penyakit yang termasuk dalam daftar tidak melapor, memerlukan
sistem pencatatan dan pelaporan dan variasi obat terlalu luas.

2. Pengadaan Obat

Pengadaan obat adalah suatu proses untuk pengadaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan. Tujuannya adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat dengan mutu
yang tinggi dan dapat diperoleh pada jangka waktu yang tepat.

Pengadaan adalah suatu siklus yang memerlukan langkah-langkah yaitu :

a) Memilih metode pengadaan obat

b) Memilih pemasok dan dokumen kontrak

c) Pemantauan status pesanan

d) Penerimaan dan pemeriksaan obat

3. Penyimpanan Obat

Penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengaman dengan cara menempatkan obat-
obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman. Tujuan penyimpanan obat-obatan
adalah untuk:
 a) Memelihara mutu obat, dengan memperhatikan.
1) Penataan ruang gudang
2) Ruangan kering (tidak lembab)
3) Ada ventilasi
4) Lantai dari legel atau semen dan apabila tidak ada lemari atau rak untuk obat atau
tempat obat tidak cukup maka obat diletakkan dilantai yang diberi alas papan.
5) Pemindahan harus hati-hati
6) Golongan antibiotic harus dalam wadah tertutup dan terhidar dari cahaya matahari
7) Vaksin dan serum dalam wadah tertutup terhindar cahaya matahari dan disimpan
dalam lemari es.
b) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
1) Mempunyai ruang khusus atau gudang obat dan pelayanan obat
2) Mempunyai pintu yang lengkap dengan kunci
3) Khusus untuk narkotika
c) Memudahkan pencarian dan pengawasan
1) Pengaturan obat dikelompokkan bentuk sediaan, disusun menurut abjad dengan
nama generic
2) Penyusunan obat dengan memperhatikan kadaluarsa atau cara penyusunan First in
First out (FIFO) (Dep Kes RI, 2009).

4. Pendistribusian Obat

Distribusi obat adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
peneriamaan obat-obatan yang bermutu dari gudang obat secara merata dan teratur dan
dapat diperoleh pada saat dibutuhkan. Tujuannya adalah terjaminnya mutu dan keabsahan
obat serta ketepatan, kerasionalan dan efisiensi penggunaan obat.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian adalah ketepatan, kecepatan,

keamanan, sarana fasilitas. Puskesmas mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas
Pembantu, Puskesmas Keliling dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya (Dep Kes RI,
2009).

Pendistribusian obat berguna untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan

kesehatan antara lain: (1) Sub unit pelayanan lingkungan puskesmas seperti kamar obat,
laboratorium. (2) Puskesmas Pembantu. (3) Puskesmas Keliling. (4) Posyandu.
 Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara: (1) Gudang obat menyerahkan obat dan
diterima di unit pelayanan, (2) Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO
(Dep Kes RI, 2004).

5. Pengawasan Obat

Pengawasan merupakan fungsi terakhir dari manajemen yang berkaitan erat dengan
fungsi perencanaan, melalui pengawasan standar keberhasilan program yang dituangkan
dalam bentuk, target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan
hasil yang telah dicapai (Hasibuan, 2003)

Sedangkan pengawasan obat adalah untuk menjamin keadaan obat yang ada,
baik pencatatan dan pelaporannya dari dank e unit-unit yang ada.

Adapun tujuan pengawasan adalah untuk menjamin agar kebijaksanaan organisasi

yang telah ditetepkan dapat terlaksana dengan baik.

Langkah-langkah pengawasan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

a) Pengawasan langsung dilakukan berdasarkan pertimbangan dan laporan yang diterima,

yang berisi masalah-masalah untuk mengamati perkembangan rencana sebelum untuk
menguji kebenaran laporan.
b) Pengawasan tidak langsung dilaksanakan berdasarkan pemeriksaan laporan tenteng
perkembangan pelaksanaan rencana.

6. Pelayanan dan Pencatatan Obat

a. Sasaran pokok pencatatan obat di puskesmas :

1) Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat

2) Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu

3) Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang
lebih tinggi

b. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub
unit pelayanan kesehatan :

1) Kartu stock obat

2) Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPLPO )

3) Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat

4) Buku catatan harian penerimaan resep

5) Laporan obat rusak / Daluarsa

6) Surat pernyataan obat hilang (Anonim, 2011).