MANAJEMEN FARMASI

MANAJEMEN
PENGADAAN FARMASI

CYNTIYA RAHMAWATI
FIKES – UNMUH MATARAM

➢ Bogadenta, A. 2012. Manajemen Pengelolaan Apotek. Yogyakarta: D-Medika.

➢ Satibi. 2015. Manajemen Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
➢ Permenkes No. 58 Tahun 2014, Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit
➢ Permenkes No. 30 Tahun 2014, Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas
➢ Perpres RI, No. 70 Tahun 2012, Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No.54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
 PROCUREMENT (PENGADAAN)
 Perencanaan merupakan tahap awal pengadaan obat.

 Perencanaan obat  proses pemilihan jenis, jumlah, dan

harga obat yg sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
untuk periode pengadaan yg akan datang.

 Tujuannya:
1. Untuk menjamin ketersediaaan obat (mencegah
kekosongan obat)
2. Mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat sesui
kebutuhan
3. Meningkatkan penggunaan obat yg rasional
4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
PROCUREMENT (PENGADAAN)
 Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
1. Anggaran yang tersedia;
2. Penetapan prioritas;
3. Sisa persediaan;
4. Data pemakaian periode yang lalu;
5. Waktu tunggu pemesanan; dan
6. Rencana pengembangan.

 Gambaran penggunaan obat dapat diperoleh dari data

riil:
1.Konsumsi obat (metode konsumsi)
2.Pola penyakit (metode morbiditas)
3.Gabungan dari kedua metode tersebut
PROCUREMENT (PENGADAAN)
 Metode Konsumsi
 Metode Epidemiologi

 Metode Kombinasi (Konsumsi + Epidemiologi)

 PROCUREMENT (PENGADAAN)
 Metode Konsumsi
 Berdasarkan data riil konsumsi perbekalan farmasi periode
lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi

 Syarat: penggunaan obat periode sebelumnya harus rasional,

karena tidak mempertimbangkan epidemiologi penyakit.

 Dasar: analisis data dan konsumsi obat sebelumnya

 Sumber data:
1. Pencatatan dan pelaporan (kartu stok)
2. Pencatatan dan pelaporan beberapa fasilitas kesehatan
3. Hasil pertemuan beberapa tenaga medis

 Jenis data: alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan

pengeluaran, sisa stok, kadaluarsa, obat kosong, stok
pengaman
PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Metode Konsumsi

KELEBIHAN KEKURANGAN
1. Datanya akurat dan 1. Data konsumsi, obat,
metode paling mudah dan jumlah kontak
2. Tidak perlu data pasien sulit
penyakit dan standar 2. Tidak dapat untuk
pengobatan dasar penggunaan obat
3. Kekurangan dan dan perbaikan
kelebihan obat sangat peresepan
kecil 3. Kekurangan,
kelebihan, dan
kehilangan obat sulit
diandalkan
4. Tidak perlu catatatn
morbiditas yg baik
PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Metode Konsumsi

A= (B+C+D) – E

Ket:
A = Rencana pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stok pengaman 10%-20% atau sesuai kebijakan
D = Waktu tunggu
E = Sisa stok
CONTOH METODE KONSUMSI

1. Selama tahun 2015 (Januari-Desember), pemakaian

parasetamol tablet sebanyak 1.500.000 tablet.
 Sisa stok per 31 Desember 2015 adalah 50.000 tablet.

 Waktu tunggu 1 bulan

 Harga perbox (100 tablet) adalah Rp.25.000

 Hitunglah perencanaan pengadaan parasetamol

tahun 2016 dengan metode konsumsi dan berapa
anggaran yg dibutuhkan?
JAWAB
A= B+C+D – E
 B = 1.500.000 tablet/tahun  (125.000 tablet/bulan)
 C = 20% x 1.500.000tablet = 300.000 tablet
 D = 1 bulan x 125.000tablet = 125.000 tablet
 E = 50.000 tablet

Jadi, perencanaan pengadaan parasetamol tablet tahun

2016 adalah
 A = 1.500.000 + 300.000 + 125.000 – 50.000
 A = 1.875.000 tablet
Anggaran = 1.875.000/100tablet x 1 box = 18.750 box
= Rp. 25.000 x 18.750 box
= Rp. 468.750.000
 PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Metode Epidemiologi/Morbiditas
 Berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yg
digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yg
didasarkan pada pola penyakit, perkiraan kenaikan
kunjungan dan waktu tunggu (lead time).

 Syarat: rumah sakit harus sudah memiliki standar

pengobatan sebagai dasar untuk penetapan obat yg
akan digunakan berdasarkan penyakit.

 Pertimbangan alokasi dana

 PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Metode Epidemiologi / Morbiditas

 Langkah-langkah perhitungan:

1. Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan

kelompok umur penyakit
2. Menyiapkan data populasi penduduk
3. Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun
untuk seluruh populasi pada kelompok umur yg ada
4. Menghitung frekuensi kejadian masing-masing
penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada kelompok
umur yg ada
5. Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan lama
pemberian obat menggunakan pedoman yg ada
6. Menghitung jumlah yg harus diadakan untuk tahun
anggaran yg akan datang
PROCUREMENT (PENGADAAN)
 Metode Epidemiologi / Morbiditas

KELEBIHAN KEKURANGAN
1. Perkiraan kebutuhan 1. Membutuhkan waktu
mendekati kebenaran dan tenaga yg terampil
2. Standar pengobatan 2. Data penyakit sulit
mendukung usaha diperoleh secara pasti
memperbaiki pola 3. Perlu pencatatan dan
penggunaan obat pelaporan yg baik
 CONTOH METODE EPIDEMIOLOGI

 Pengobatan infeksi THT pada dewasa dengan amoksisilin

tablet 500 mg dalam dosis terbagi 3x sehari selama 1 minggu.
 Jumlah kasus infeksi THT 1.000 kasus
 Harga amoksisilin 500mg = Rp. 50.000/box (@100tablet)

 Jumlah amoksisilin tablet 500mg yg dibutuhkan untuk 1

kasus = 500mg x 3 x 7 hari = 10.5000 mg = 21 tablet

 Untuk 1.000 kasus = 1.000 kasus x 21 tablet = 21.000 tablet.

 1 box = 100 tablet,
 Maka jumlah amoksisisilin yg dibutuhkan =
21.000tablet/100tablet x 1 box = 210 box

 Anggaran yg dibutuhkan = Rp.50.000 x 210 box =

Rp.10.500.000
PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Metode Kombinasi
 Gabungan dari metode konsumsi dan metode
epidemiologi
 Metode ini digunakan untuk menutupi kekurangan
dari kedua metode tersebut
CONTOH METODE KOMBINASI

C Kombinasi = [(CA+CE) x T] + SS – Sisa Stok

 Ket:
 CE = perhitungan standar pengobatan
 CA = kebutuhan rata-rata (bulan)
 T = lama kebutuhan (bulan/tahun)
 SS = safety stock

Pasien DBD di RS Kota Mataram sebanyak 100 pasien. Terapi

yg digunakan infus RL 500cc (20 tetes /menit selama 5 hari).
Konsumsi infus RL setiap bulan 2.000 botol.
Sisa stok akhir bulan 50 botol
Waktu tunggu ½ bulan
Hitung infus RL yg harus disediakan RS beserta anggarannya,
jika harga infus RL = Rp.8.000/botol
 JAWAB
 Infus RL (20tetes/menit) = 1 ml/menit
 1 ml/menit x 60 menit = 60 ml/ jam
 60 ml/jam x 24 jam = 1.440 ml/hari
 1.440 ml/hari : 500 ml = 2,88 botol/hari
 = 3 botol/hari

Infus RL yg dibutuhkan = 3 botol/hari x 5 hari x 100 pasien = 1.500 botol

infus RL

C Kombinasi = [(CA+CE) x T] + SS – Sisa Stok

CA = 2.000 botol
CE = 1.500 botol
T = 1 bulan
SS = 15 hari/30hari x (2.000+1.500) = 1.750 botol
Sisa stok = 50 botol

C Kombinasi = [(2.000+1.500) x 1 bulan] + 1.750 – 50

C Kombinasi = 5.200 botol
Anggaran = Rp.8.000 x 5.200 = Rp. 41.600.000
PROCUREMENT (PENGADAAN)

Tujuan Pengadaan:
Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yg
layak, mutu yg baik, pengiriman barang yg terjamin
tepat waktu, proses berjalan lancar, dan tidak
memerlukan tenaga serta waktu yg berlebihan

 Pengadaan dapat dilakukan secara tahunan, bulanan,

triwulan, mingguan.
PROCUREMENT (PENGADAAN)

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan

Sediaan Farmasi, alkes dan BMHP:
1. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;
2. Bahan berbahaya harus menyertakan Material
Safety Data Sheet (MSDS);
3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar; dan
4. Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-
lain).
PROCUREMENT (PENGADAAN)

Kriteria / Persyaratan Pemasok

1. Memilih izin pedagang besar farmasi (PBF) industri
farmasi
2. Bagi PBF harus mendapat dukungan dari industri
farmasi yg memiliki sertifikat CPOB (Cara
Pembuatan Obat yg Baik) atau cGMP
3. Bagi industri farmasi harus memiliki sertifikat CPOB
4. PBF atau industri sebagai supplier harus memiliki
reputasi yg baik dalam bidang pengadaan obat
5. Pemilik dan/ atau apoteker penanggungjawab PBF ,
apoteker penanggungjawab produksi dan quality
control industri farmasi tidak dalam proses
pengadilan atau tindakan yg berkaitan dg profesi
kefarmasian
PENGADAAN DI APOTEK

 perencanaan pengadaan sediaan farmasi dengan

melakukan pengumpulan data obat-obatan yang akan
dipesan.
 Dapat dilihat dari kartu stok dan buku defekta.

 Buku defekta untuk mencatat barang habis atau

persediaan menipis berdasarkan jumlah barang yang
tersedia pada bulan-bulan sebelumnya.
 Analisis Pareto : daftar barang yang terjual yang
memberikan kontribusi terhadap omzet, disusun
berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi
sampai yang terendah, dan disertai jumlah dan
kuantitas barang yang terjual.
ANALISIS PARETO
Keuntungan :
 perputaran lebih cepat sehingga modal dan keuntungan
tidak terlalu lama berwujud barang, namun dapat segera
berwujud uang,
 mengurangi resiko penumpukan barang,
 mencegah terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast
moving
 meminimalisasikan penolakan resep.

 Pengelompokan berdasarkan pareto di Apotek antara lain:

Pareto A: 20-25% total item mengasilkan 80% omzet
Pareto B: 25-40% total item menghasilkan 15% omzet
Pareto C: 50-60% total item menghasilkan 5% omzet

 Pemesanan rutin dilakukan terhadap produk yang

tergolong dalam pareto A dan B.
 Untuk produk yang termasuk ke dalam pareto C
dilakukan pemesanan bila produk tersebut akan habis.
PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN MELALUI:

A. Pembelian
B. Produksi Sediaan Farmasi
C. Sumbangan / Hibah / Dropping
PROCUREMENT (PENGADAAN)

Pengadaan dapat dilakukan melalui:

a. PEMBELIAN
1. Pembelian Terbatas

2. Pembelian Terencana

3. Pembelian Spekulasi

4. Pembelian Konsinyasi

5. Pembelian Just in time

1. PEMBELIAN TERBATAS (HAND TO MOUTH
BUYING)

 Pembelian/pemesanan dilakukan sesuai dengan

kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek,
misalnya satu minggu.
 Pembelian ini dilakukan jika:

1. modal terbatas,

2. ED cepat,

3. PBF berada tidak jauh dari apotek, misalnya

berada dalam satu kota/wilayah
sehingga lead time cepat dan selalu siap
melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat
segera dikirim.
2. PEMBELIAN TERENCANA
 Pembelian/pemesanan dalam jumlah yang direncanakan
untuk waktu tertentu.

 Biasanya dilakukan dengan pertimbangan:

1. Mempunyai pelanggan tetap
2. Barang laku/ fast moving,
3. mempertimbangkan waktu/musim tertentu,
4. jarak apotek jauh dari PBF/PBF di luar kota
sehingga lead time panjang,
5. PBF berkunjung tidak tiap hari, dan pengiriman tidak
setiap hari.

 Cara pembelian ini erat hubungan dengan pengendalian

persediaan barang  kartu stok  sesuai dengan
kebutuhan per item
3. PEMBELIAN SPEKULASI
✓ Dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari
kebutuhan untuk mengantisipasi akan adanya:
1. kenaikan harga dalam waktu dekat
2. atau karena ada diskon atau bonus untuk
pembelian jumlah besar.

✓ Harus dipertimbangkan kecepatan aliran barang

karena bisa jadi apotek rugi karena harus
membeli dalam jumlah besar dan penumpukan
barang  terutama yg slow moving dan
mendekati kadaluarsa

✓ Apotek bisa untung jika barang tersebut fast

moving cepat laku.
4. PEMBELIAN KONSINYASI

 Pemilik barang atau PBF menitipkan barang kepada

apotek.
 Apotek hanya membayar barang yang terjual,

 Jika tidak laku dalam jangka waktu tertentu yang

telah disepakati maka barang dapat dikembalikan,
atau dapat diperpanjang masa konsinyasinya.
 Cara seperti ini biasanya dilakukan pada produk
baru.
5. PEMBELIAN JUST IN TIME (TEPAT WAKTU)
 Pengadaan dengan jumlah yang diperlukan dan pada
saat dibutuhkan oleh konsumen.
 Dilakukan saat obat dibutuhkan dan obat yg tersedia
dalam jumlah yg terbatas.
 Digunakan untuk obat-obat yg jarang dipakai, jarang
diresepkan, harga yg mahal, atau waktu kadaluarsa
yg pendek.
 Tujuannya untuk mengurangi pemborosan
PROCUREMENT (PENGADAAN)

Pengadaan dapat dilakukan melalui:

b. PRODUKSI SEDIAAN FARMASI
1. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
2. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;
3. Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
4. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih
kecil/repacking;
5. Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
6. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam
penyimpanan/harus dibuat baru (recenter paratus).

 Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi

persyaratan mutu dan terbatas hanya untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
 PROCUREMENT (PENGADAAN)
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
c. SUMBANGAN/DROPPING/HIBAH
Instalasi farmasi:
1. Harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sumbangan/dropping/ hibah.
2. Harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan
jelas.
3. Harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.
4. Dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah
Sakit untuk mengembalikan/menolak
sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak
bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.
Untuk Rumah Sakit Pemerintah, pembelian Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus sesuai dengan ketentuan peraturan
pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
PENGADAAN BARANG & JASA PEMERINTAH

 Pelelangan Umum
 Metode pemilihan penyedia barang/ pekerjaan konstruksi/
jasa lainnya untuk semua pekerjaan yg dapat diikuti oleh
semua penyedia barang/ pekerjaan konstruksi. jasa lainnya
yg memenuhi syarat

 Pelelangan Terbatas
 Metode pemilihan penyedia barang/ pekerjaan konstruksi/
dengan jumlah penyedia yg mampu melaksanakan diyakini
terbatas dan untuk pekerjaan yg kompleks

 Pelelangan Sederhana
 Metode pemilihan penyedia barang/ jasa lainnya untuk
pekerjaan yg bernilai paling tinggi Rp.5.000.000.000 (lima
miliyar rupiah)
PENGADAAN BARANG & JASA PEMERINTAH

 Penunjukan Langsung
 Metode pemilihan peneydia barang / jasa dengan cara
menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang / jasa.

 Pengadaan Langsung
 Pengadaan barang / jasa langsung kepada penyedia
barang / jasa, tanpa melalui pelelangan / seleksi /
penunjukan langsung.

 Pengadaan Secara Elektronik (E-Procurement)

 Pengadaan barang / jasa yg dilaksanakan dengan
menggunakan teknologi informasi dan transaksi
elektronik sesuai dg ketentuan perundang-undangan.
PENGADAAN BARANG & JASA PEMERINTAH

 E- Tendering
 Tata cara pemilihan penyedia barang/ jasa yg dilakukan
secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia
barang / jasa yg terdaftar pada sistem pengadaan secara
elektronik, dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali
penawaran dalam waktu yg telah ditentukan.

 E-Katalog
 Sistem informasi elektronik yg memuat daftar, jenis,
spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai
penyedia barang / jasa pemerintah

 E-Purchasing
 Tata cara pembelian barang / jasa melalui sistem E-katalog
TUGAS KELOMPOK 2
 Presentasikan tentang Pergudangan /
Penyimpanan
 Jelaskan apakah ada permasalahan atau
perbedaan antara teori dengan PKL di IFK?