PENGELOLAAN

PERBEKALAN
FARMASI
BLOK MANAJEMEN FARMASI 2021

HAJAR SUGIHANTORO
PRODI FARMASI
UIN MALANG

BLOK MANJEMEN FARMASI

DRUG MANAGEMENT CYCLE
SELECTION

MANAGEMENT
USE SUPPORT
PROCUREMENT

DISTRIBUTION
 Mengendalikan Atau Menyelenggarakan
Rasulullah shallallahu 'alaihi wasallam bersabda:
"Jika amanat telah disia-siakan, tunggu saja kehancuran terjadi."

Ada seorang sahabat bertanya;

“bagaimana maksud amanat disia-siakan?'
Nabi menjawab;
"Jika urusan diserahkan bukan kepada ahlinya,
maka tunggulah kehancuran itu." Hadits Bukhari Nomor 6015
 Obat kadaluwarsa di Puskesmas X dan Y sebesar 24%
dan 18%,
Obat stok mati sebesar 40% dan 20%,

Penyusunan Obat Berdasarkan Kelas Terapi, Bentuk Sediaan,

Dan Alfabetis. Hanya Ada Pada 25% (5/20), Gudang
Obat Dan 15% (3/20) Kamar Obat.
45% (9/20) Puskesmas Menerapkan Sistem Fifo Dan Fefo.
Pengamatan Mutu Fisik Obat Dilakukan Oleh 25% (5/20)
Gudang Obat Dan 35% (7/20) Kamar Obat.
 Selection

FUNGSI Procurement
DASAR Distribution

Use

DMC
Organisasi

Biaya
PENUNJANG
Pengelolaan informasi

SDM
1. SELECTION (PERENCANAAN)
Proses Pemilihan Jenis, Jumlah Dan Harga Dari Perbek
alan Farmasi Yang Mana Perencanaan Akan Pemilihan
Suatu Sediaan Farmasi Sesuai Dengan Kebutuhan Dan
Anggaran Untuk Menghindari Kekosongan Obat
(Kepmenkes,2004)
PERENCANAAN

KONSUMSI EPIDEMIOLOGI KOMBINASI

2. PROCUREMENT (PENGADAAN)

Kegiatan Merealisasikan Yang Telah

Direncanakan.
Pengadaan Yang Efektif :
• Menjamin Ketersediaan Jenis Dan Jumlah Yang
Tepat (Harga Yang Ekonomis Dan Memenuhi Persya
ratan Mutu, Keamanan Dan Kemanfaatan
 3. DISTRIBUTION

DISTRIBUSI

PENERIMAAN DISTRIBUSI
 4. USE/ PELAYANAN
Use dalam manajemen apotek mencakup
pelayanan.

Pelayanan kefarmasian adalah suatu bentuk

pelayanan dan tanggung jawab langsung
seoarang profesi apoteker untuk meningkatakan
kualitas hidup pasien
BERSAMBUNG....
1. SELECTION (PERENCANAAN)
Proses Pemilihan Jenis, Jumlah Dan Harga Dari Perbek
alan Farmasi Yang Mana Perencanaan Akan Pemilihan
Suatu Sediaan Farmasi Sesuai Dengan Kebutuhan Dan
Anggaran Untuk Menghindari Kekosongan Obat
(Kepmenkes,2004)
PERENCANAAN
Tujuan

• Menjamin ketersediaan obat

• Menghindari permasalahan kekosongan obat
• Menghindari stok obat berlebih
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya kesehatan.
• Efisiensi anggaran
Kenapa perencanaan penting?

Kenapa Tidak belanja yang banyak

sekalian agar tidak terjadi stok obat kosong?

fyi :belanja obat di rumah sakit dapat

menyerap sekitar 40 s.d 50% dari biaya
keseluruhan rumah sakit.
Perencanaan kebutuhan obat merupakan
kegiatan untuk menentukan jumlah dan
periode pengadaan sesuai hasil kegiatan
pemilihan untuk menjamin terpenuhinya
kriteria tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu dan efisien.
 METODE PERHITUNGAN
KEBUTUHAN
Pemilihan metode perhitungan kebutuhan
didasarkan pada penggunaan sumber
daya dan data yang ada.

PERENCANAAN

KONSUMSI EPIDEMIOLOGI KOMBINASI

1. Metode Konsumsi
Metode ini biasanya digunakan di RS yang sudah
memiliki pengelolaan data yang baik

Perhitungan dengan metode konsumsi didasarkan

atas :
a. Data Konsumsi Periode Sebelumnya
b. Stok Penyangga (Buffer Stock),
c. Stok Waktu Tunggu (Lead Time) Dan
d. Memperhatikan sisa stok.
1. Metode Konsumsi
A. Buffer Stock

Buffer stock dapat mempertimbangkan kemung

kinan perubahan pola penyakit dan kenaikan
jumlah kunjungan (misal: adanya Kejadian Luar
Biasa).
Jumlah buffer stock bervariasi antara 10%
sampai 20% dari kebutuhan atau tergantung
kebijakan
1. Metode Konsumsi
B. Lead Time

stok lead time adalah stok Obat yang dibutuhkan selama

waktu tunggu sejak Obat dipesan sampai Obat diterima.
 DATA YANG DIPERLUKAN?
• Daftar nama obat
• Stok awal
• Penerimaan
• Pengeluaran
• Sisa stok
• Daftar obat hilang, rusak, kedaluwarsa
• Kekosongan obat
• Pemakaian rata-rata obat satu periode
• Waktu tunggu sejak obat dipesan sampai diterima (lead time)
• Stok pengaman (buffer stock)
RUMUS PERHITUNGAN

A = Rencana Kebutuhan
B = Stok Kerja (Pemakaian rata-rata x 12 bulan)
C = Buffer stock
D = Lead Time Stock (Lead time x pemakaian rata-rata)
E = Sisa stok
KETERANGAN
Stok Kerja adalah kebutuhan obat untuk pelayan
an kefarmasian selama satu periode
Buffer stock adalah stok pengaman
Lead time stock adalah lamanya waktu antara pe
mesanan obat sampai dengan obat diterima
Lead stock adalah jumlah obat yang dibutuhkan
selama waktu tunggu (lead time).
LATIHAN
Selama tahun 2021 (Januari–Desember) pemakaian Natrium
Diklofenat 50 mg sebanyak 300.000 tablet. Sisa stok per 31
Desember 2018 adalah 10.000 tablet.

a. Stok Kerja (B) = Pemakaian Rata-rata X 12 Bulan

= 300.000 tablet

b. Buffer stock (C) misalkan 20% =

 c. Diketahui waktu tunggu (lead time) diperkirakan 1(satu) bulan (di RS)
Maka Lead time stock (D) = Lead Time x pemakaian rata2

d. Sehingga jumlah kebutuhan Natrium Diklofenat 50 mg tahun 2022

adalah:
Stok Kerja + Buffer stock + Lead time stok = B + C + D,
yaitu: 300.000 tablet + 60.000 tablet + 25.000 tablet = 385.000 tablet.

e. Jika sisa stok (E) adalah 10.000 tablet, maka

Rencana Kebutuhan (A) Natrium Diklofenat 50 mg untuk tahun 2022
adalah: A=(B+C+D)-E =

385.000 tablet – 10.000 tablet= 375.000 tablet

KASUS STOK KOSONG
Jika terjadi kekosongan Natrium Diklofenat 50 mg selama 20 hari
dalam satu tahun, dan diketahui pemakaian rata-rata Natrium
Diklofenat 50 mg setahun adalah 300.000 tablet, maka:
- Pemakaian Rata-rata Perhari Adalah 300.000 Tablet ÷ (365 Hari-20
Hari) = 870 Tablet

- Pemakaian Rata-rata Natrium Diklofenat 50 Mg Perbulan Adalah 8

70 Tablet X 30 Hari = 26.000 Tablet

Jadi kebutuhan riil Natrium Diklofenat 50 mg selama setahun ada

lah 26.000 tablet x 12 = 312.000 tablet.
2. METODE EPIDEMIOLOGI /
(MORBIDITAS)

Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berd

asarkan pola penyakit.
Metode morbiditas memperkirakan keperluan obat–obat tert
entu berdasarkan dari jumlah obat, dan kejadian penyakit
umum, dan mempertimbangkan pola standar pengobatan
untuk penyakit tertentu
Metode ini merupakan metode yang paling
rumit dan memakan waktu yang lama. Hal ini
disebabkan karena sulitnya pengumpulan data
Epidemiologi /morbiditas yang valid terhadap
rangkaian penyakit tertentu.
LANGKAH-LANGKAH
a. Mengumpulkan data yang diperlukan
1).Perkiraan jumlah populasi
Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan
berdasarkan jenis kelamin ,umur
2). Pola morbiditas penyakit
• Jenis penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada
kelompok umur yang ada.
• Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk
seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
3). Standar pengobatan
Latihan Kasus
Apotek Maliki ingin melakukan perencanaan
sefiksim sirup anak pada bulan januari 2022.
Sefiksim digunakan sebagai pengobatan bronkitis
akut. Dosis terapi Yang dianjurkan untuk anak
BB>30 kg yakni 50mg-100mg 2x sehari (pengoba
tan 5 hari). Data kasus bronkitis anak di apotek
Maliki pada desember sebanyak 100 kasus.
1 botol cefixime sirup 60ml mengandung 100mg/
5ml. Berapa botol yang harus di rencanakan
untuk bulan Januari 2022?
Penyelesaian
1. Jumlah Kasus : 100
2. Pola Morbiditas : pada anak
3. Standar pengobatan : . anak BB>30 kg yakni 50mg-100mg 2x
sehari. (lazim nya 5 hari)

Kebutuhan 1 anak = 100mgx2kali sehari x 5 hari = 1000mg

Sefiksim sirup 100mg/5ml dalam 60ml. 1 botol mengandung 10
0mg:5mlx60ml = 1200mg
Jumlah yang dibutuhkan = 1000 mg : 1200mg x 1 botol =
0,8 botol ( digenapkan 1 botol) untuk 1 anak
Apabila ada 100 anak maka diperlukan 100 botol
EVALUASI RENCANA
KEBUTUHAN OBAT
1. Analisis ABC
2. Analisis VEN
3. Kombinasi
 2. PENGADAAN
Pengadaan ialah suatu kegiatan yang merealisasikan
yang telah direncanakan.

Pengadaan Yang Efektif

harus menjamin ketersediaan jenis dan jumlah yang
tepat dengan harga yang ekonomis dan memenuhi
persyaratan mutu, keamanan dan kemanfaatan
METODE PENGADAAN

1.Pembelian
2.Produksi ( pembuatan)
3.Hibah
KRITERIA PEMILIHAN

1. Mutu produk
2. Reputasi produsen
3. Harga
4. Ketepatan pengriiman
5. Kualtas pelayanan
6. Perjanjian lain ( obat rusak, retur, obat ED, )
PEMBELIAN

1. Tender Terbuka
2. Tender Terbatas
3. Pembelian Dengan Penawaran
4. Pembelian Langsung
PEMBELIAN
1. Tender Terbuka

• Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar

dan sesuai kriteria
• Harga lebih menguntungkan
• Perlu staf yang kuat
• Waktu cukup lama
PEMBELIAN
2. Tender Terbatas

• Lelang tertutup
• Berlaku untuk rekanan terdaftar yang memiliki
rekam jejak yang bagus
• Harga masih cukup menguntungkan
• Tenaga dan beban kerja lebih ringan dibanding
lelang terbuka
PEMBELIAN
3. Pembelian penawaran

• Item tidak terlalu penting

• Jumlah tidak banyak
PEMBELIAN
4. Pembelian Langsung
• Jumlah tidak banyak
• Perlu tersedia segera
• Harga relatif lebih mahal
Pemesanan Obat

1. Obat bebas, Obat bebas terbatas

2. Obat keras
3. Obat prekusor
4. Obat Psikotropika
5. Obat narkotik
ALUR PEMESANAN OBAT

Kartu Stock

Defecta

Pemilihan PBF
ALUR PEMESANAN
1. Obat bebas, Obat bebas terbatas
2. Obat keras TTD oleh APA
DEFECTA
Bisa Lebih dari 1 item
obat

CEK SP

BARANG
PBF
DATANG
ALUR PEMESANAN
Prekusor
zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan
sebagai bahan baku atau penolong untuk keperluan proses
produksi industri farmasi atau produk antara, produk ruahan dan
produk jadi yang mengandung ephedrine, pseudoephedrine, no
rephedrine/phenylpropanolamine, ergotamin, ergometrine, atau
Potasium Permanganat (PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
ALUR PEMESANAN
Prekusor

DEFECTA
TTD oleh APA
Bisa Lebih dari 1 item
obat (khusus prekusor)
CEK SP

BARANG
PBF
DATANG
 Psikotropika
‘Zat atau bahan baku atau obat, baik alamiah maupun sintesis bukan narkotika
, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat
yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku’
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
ALUR PEMESANAN
PREKUSOR, NARKOTIK, PSIKOTROPIK

DEFECTA
TTD oleh APA
Bisa Lebih dari 1 item
obat (khusus prekusor)
CEK SP

BARANG
PBF
DATANG
 Narkotika
Zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman,
baik sintesis maupun semi sintesis, yang dapat menyebabkan
penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa mengura
ngi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan
ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan
sebagainya terlampir dalam undang-undang tentang narkotika
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
 Surat pesanan narkotika hanya dapat digunakan untuk satu jenis narkotika

 Industri farmasi yang memperoduksi narkotika PBF yang menyalurkan narkotika waj
ib memiliki izin khusus dari mentri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

 Pemesanan dilakukan ke PT KIMIA FARMA TRADE and DISTRIBUTION (satu-satunya

PBF narokita yang legal di Indonesia).

 Surat pesanan narkotika terdapat 4 rangkap

 Satu lembar surat pesanan asli dan 2 lembar salinan surat pesanan diserahkan kepa
da PBF terkait, sedangkan 1 lembar salinan surat pesanan sebagai arsip apotek.
BERSAMBUNG