Manajemen Farmasi

Apotek
apt. Heny Dwi Arini, M.Farm.
APOTEK
Apotek : sarana pelayanan
kefarmasian tempat dilakukan
praktik kefarmasian oleh Apoteker.

Pelayanan Kefarmasian adalah

suatu pelayanan langsung dan
bertanggung jawab kepada pasien
yang berkaitan dengan sediaan
farmasi dengan maksud mencapai
hasil yang pasti untuk meningkatkan
mutu kehidupan pasien.
Siklus Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Apotek
(Permenkes 73/2016 ttg Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek)
PERENCANAAN

PENCATATAN
DAN PENGADAAN
PELAPORAN

PENGENDALIAN PENERIMAAN

PEMUSNAHAN PENYIMPANAN
PERENCANAAN
 Suatu kegiatan yang dilakukan
dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat
TUJUAN
 Untuk menyusun kebutuhan
obat yang tepat dan sesuai
kebutuhan
 Untuk mencegah terjadinya
kekurangan atau kelebihan
persediaan farmasi
 Meningkatkan penggunaan
sediaan farmasi secara efektif
dan efisien.
Metode – Metode Perencanaa
1. Metode Epidemiologi
2. Metode Konsumsi
3. Metode Kombinasi
4. Metode just in time
 Metode Epidemiologi
• Perencanaan berdasar data prevalensi penyakit yg paling banyak di
derita di daerah itu
• Banyak digunakan di rumah sakit
• Bisa mencari informasi di puskesmas, penyakit yg banyak di derita di
daerah tsb.
• Kelebihan : lebih ideal
• Kekurangan : lebih susah dilakukan (menentukan beban penyakit,
pedoman pengobatan.
 Metode Konsumsi
 Perencanaan berdasar data Hal – hal yang harus diperhatikan :
pengeluaran barang periode
sebelumnya  Pengumpulan dan pengolahan
data.
 Mengelompokkan barang menjadi
slow moving dan fast moving  Analisa data untuk informasi dan
evaluasi.
 Banyak digunakan di apotek
 Perhitungan perkiraan
 Kelebihan : mudah dilakukan
kebutuhan obat.
 Kekurangan : kebiasaan
 Penyesuaian jumlah kebutuhan
pengobatan yg tdk rasional seolah
– olah ditolerir obat dengan alokasi dana.
RUMUS PERHITUNGAN KEBUTUHAN OBAT
RUMUS 1
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
Ket :
CT = kebutuhan per periode waktu
CA = kebutuhan rata – rata waktu
(bulan)
T = lama kebutuhan (bulan/tahun)
SS = Safety stock
Contoh Soal

Selama tahun 2016, pemakaian Amoksisilin 500 mg tablet di Puskesmas

X adalah 10.000 tablet. Sisa stok per 31 Desember 2016 adalah 1000
tablet.
Berapa rencana pengadaan obat Amoksisilin untuk tahun 2017
(DALAM SATUAN BOX) jika lead time 2 bln dan Amoksisilin yang akan
dibeli kemasannya 1 box adalah 10 strip @ 10 tablet. (1 box isi 100
tablet).
JAWAB
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock NB :
1. Perhatikan ket dalam soal, cari rata-rata
CA = 10.000 / 12 bulan = 833 atau penggunaan obat tiap bulan, jika dalam
834 tablet. soal belum diketahui.
2. Perhatikan satuan waktu tunggu, jika
SS = LT X CA dalam hari, konversi kedalam satuan
bulan. Ex: LT 7 hari = ¼ bulan, dst.
= 2 X 833
3. Berlaku pembulatan ke atas, jika lebih
= 1666 tablet dari 0,5.
4. Perhatikan soal, dalam soal jika diminta
CT = (833 X 12) + 1666 – 1000 berapa pengadaan untuk tahun 2017,
diasumsikan periode pengadaan setiap 1
= 10.662 tablet = 11 box tahun sekali.
Metode Kombinasi
 Perencanaan dengan kombinasi
metode epidemiologi dan
konsumsi
 Menggabungkan data
penggunaan obat sebelumnya
dengan prevalensi penyakit.
 Menutupi kelemahan kedua
metode tsb
Metode Just in Time
 Perencanaan berdasarkan jika
sedang butuh, baru memesan
atau membeli.
 Metode ini dipilih terutama
untuk obat yang jarang laku,
hargnya mahal, dan keluarnya
sedikit.
PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

POLA PENYAKIT BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT
PENGADAAN
Definisi :
Kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yg telah direncanakan dan
disetujui
Tujuan :
 Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga layak dengan mutu
yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebih
METODE PENGADAAN
Pembelian
Tender
Langsung

Tawar
Terbuka
menawar

Pengadaan
Tertutup
langsung
Syarat-syarat dalam Fungsi Pengadaan
1. Doelmatig
Sesuai tujuan dan rencana
2. Rechmatig
Sesuai hak dan kemampuan
3. Wetmatig
Sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
Kriteria Pemilihan PBF
1. Legalitas PBF
2. Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
3. Penawaran diskon/bonus
4. Kualitas barang
5. Kemungkinan pengembalian barang yang rusak dan ED
Surat Pesanan
1) SP Narkotika 3) SP Non Narkotika-Psikotropika
– Terdiri 5 rangkap – Terdiri dari 2 rangkap
– Satu SP hanya untuk 1 item – Untuk order OB, OBT, Alkes,
obat obat keras non narkotika-
– Form SP langsung dari KF psikotrpika, Kosmetika, dll

4) SP Obat Prekursor
2) SP Psikotropika
– Terdiri dari 2 rangkap
– Terdiri 2 atau 3 rangkap
– Untuk order obat-obatan yang
– Satu SP bisa lebih dari 1 item mengandung precursor farmasi
obat
Cara Pembayaran ke PBF
1. COD (Cash On Delivery),
terutama untuk sediaan
narkotika
2. Kredit
3. Konsinyasi (titip jual)
Penerimaan Barang

Tujuan : untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima

sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu
Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:
1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
Faktur Barang
Penyimpanan
Tujuan penyimpanan: Display penyimpanan obat di
Apotek:
 Memelihara mutu sediaan
farmasi a. Alfabetis
 Menghindari penggunaan yang b. FIFO dan FEFO
tidak bertanggung jawab
c. Farmakologi
 Menjaga ketersediaan
d. Bentuk sediaan
 Memudahkan pencarian dan
pengawasan e. Kombinasi
Ketentuan Penyimpanan Barang/Obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan
di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang
disimpan mudah diperoleh
2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat
penyimpanan khusus, seperti suhu tertentu, jauh
dari sinar matahari, kelembapan ruangan.
3) Tempat penyimpanan obat harus aman dari hewan
pengerat
Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika
Permenkes No. 3 tahun 2015 pasal 25 dan 26. 
 Dalam Pasal 25 ayat 1 disebutkan bahwa tempat penyimpanan Narkotika,
Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dapat berupa gudang, ruangan, atau lemari
khusus.
 Dalam Pasal 26 ayat 2 disebutkan bahwa ruang khusus sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 25 ayat (1) harus memenuhi syarat sebagai berikut :
a. dinding dan langit-langit terbuat dari bahan yang kuat;
b. jika terdapat jendela atau ventilasi harus dilengkapi dengan jeruji besi;
c. mempunyai satu pintu dengan 2 (dua) buah kunci yang berbeda;
d. kunci ruang khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang
ditunjuk dan pegawai lain yang dikuasakan; dan
e. tidak boleh dimasuki oleh orang lain tanpa izin Apoteker penanggung
jawab/Apoteker yang ditunjuk
 Penyimpanan Narkotika
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm,

maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan

morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II
untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan
sehari-hari

Untuk psikotropika disimpan dalam lemari yang terpisah

dengan obat/komoditi lainnya
Penggunaan
Bentuk pelayanan obat di Apotek
1. Penjualan bebas/HV
2. Penjualan OWA
3. Penjualan berdasarkan resep dokter
PENCATATAN
 Dilakukan pada setiap proses TUJUAN
pengelolaan Sediaan FarmasI.
1. Bukti bahwa suatu kegiatan
 Contoh: pengadaan (surat telah dilakukan
pesanan, faktur), penyimpanan
(kartu stok), penyerahan (nota 2. Sumber data untuk
atau struk penjualan), buku melakukan pengaturan dan
defecta (untuk mencatat obat pengendalian
yang stok nya menipis dan perlu 3. Sumber data untuk
di order) dan pencatatan lain pembuatan laporan
sesuai dengan kebutuhan
apotek
Kartu stock obat
PELAPORAN
 Pelaporan internal merupakan
pelaporan yang digunakan
untuk kebutuhan manajemen
Apotek, meliputi keuangan,
barang dan laporan lainnya.
(disesuaikan dengan kebutuhan
apotek)
 Pelaporan eksternal merupakan
pelaporan yang dibuat untuk
memenuhi kewajiban sesuai
dengan ketentuan peraturan
perundangundangan, meliputi
pelaporan narkotika,
psikotropika dan pelaporan
lainnya.
Contoh PELAPORAN di apotek
1. Laporan Narkotika dan psikotropika
2. Laporan statistika resep
3. Laporan penggunaan obat generik
4. Laporan penjualan
5. Laporan perpajakan
6. Laporan keuangan
Pemusnahan dan Penarikan
PEMUSNAHAN
 Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan
bentuk sediaan.
 Narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Apoteker disaksikan oleh Dinas
Kesehatan Kab/Kota
 Pemusnahan Obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh
Apoteker disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin
praktik atau surat izin kerja
 Harus membuat berita acara pemusnahan
Pemusnahan dan Penarikan
 Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun
dapat dimusnahkan. Pemusnahan Resep dilakukan oleh Apoteker
disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di Apotek dengan
cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang dibuktikan dengan
Berita Acara Pemusnahan Resep.
 Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standard/ketentuan
peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar
berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau
berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall)
dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM
Contoh penarikan sediaan farmasi
RUMUS PERHITUNGAN KEBUTUHAN OBAT
RUMUS 1
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
Ket :
CT = kebutuhan per periode waktu
CA = kebutuhan rata – rata waktu
(bulan)
T = lama kebutuhan (bulan/tahun)
SS = Safety stock
Contoh Soal

Selama tahun 2016, pemakaian Amoksisilin 500 mg tablet di Puskesmas

X adalah 10.000 tablet. Sisa stok per 31 Desember 2016 adalah 1000
tablet.
Berapa rencana pengadaan obat Amoksisilin untuk tahun 2017
(DALAM SATUAN BOX) jika lead time 2 bln dan Amoksisilin yang akan
dibeli kemasannya 1 box adalah 10 strip @ 10 tablet. (1 box isi 100
tablet).
JAWAB
CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
CA = 10.000 / 12 bulan = 833 atau
834 tablet.
SS = LT X CA
= 2 X 833
= 1666 tablet
CT = (833 X 12) + 1666 – 1000
= 10.662 tablet = 11 box