ASSESMENT GUIDE

Gambaran Umum
1. Bagaimana barang diterima dan dipasok?
 Menerima barang tiba di ruang penerima dan diperiksa dan dimasukkan ke dalam sistem
pencatatan stok. Penyiapan penerimaan laporan disiapkan dalam penerimaan barang, salinan
dokumen pengiriman dari pemasok dan faktur pemasok harus diterima oleh gudang sebelum
persediaan diletakkan pada rak persediaan.
 Ketika pengiriman tiba di area penerimaan gudang, isinya harus dikarantina sampai mereka
diperiksa
 Faktur ditandatangani dan diberi tanggal oleh anggota staf senior.
 Satu salinan dari laporan penerimaan diajukan sesuai dengan nomor pesanan pembelian yang
sesuai. salinan lain dan faktur pemasok bernotasi diteruskan ke bagian kontrol stok. di
beberapa gudang, salinan terpisah di bawa ke departemen akuntansi.
 Barang-barang tersebut kemudian dimasukkan pada kartu catatan persediaan masing-masing
penyimpanan. barang yang diterima dipindahkan ke posisi penyimpanan yang dialokasikan di
gudang, di mana mereka disimpan di first-in / first-out (FIFO) atau first –expiry / first-out
(FEFO)order
2. Fasilitas apa yang dilayani? Metode apa yang digunakan?
Jawab : Fasilitas Kesehatan.
 Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari sistem suplai obat.
Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi
mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan
persediaan.
 Fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam
sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat.
Metode yang digunakan :
 Metode konsumsi
Dihitung berdasarkan data kebutuhan tahun lalu,jumlah obat yang masih tersedia pada akhir tahun dan
kecenderungankecenderungan yang akan terjadi dimasa akan datang.
 Metode epidemiologi
melihat jumlah kunjungan kasus perkasus 26 berdasarkan frekuensi penyakit.
 Metode kombinasi
merupakan kombinasi dari metode konsumsi dengan metode epidemiologi.
 Manajemen Penyimpanan di Gudang
3. Apakah operasi manual cukup menggambarkan prosedur dan tanggung jawab?
tidak cukup, karena bisa menggunakan sistem komputerisasi juga
Sistem manual :
 Data pada penerimaan dan penyimpanan secara keseluruhan di catat dalam laporan
penerimaan dan penyimpanan
 Tidak fleksibel
 Tidak membutuhkan keahlian khusus dalam pembuatan
 Sistem manual tetap digunakan sebagai back-up untuk mendukung system komputerisasi
Sistem komputerisasi
 Semua data tersimpan dalam satu sistem yang berbasis komputer
 Lebih cepat, akurat, ekonomis, dan fleksibel
 Membutuhkan keahlian khusus dalam pengoprasian
 Dipercaya dapat mengatasi masalah pada pengelolaan persediaan, namun data masih harus
dimasukkan, dimanipulasi, dan ditafsirkan oleh staf yang terampil dan berpengetahuan luas.
 4. Apakah posisi staf dijelaskan berdasarkan kateggori, daftar yang disetujui dan diisi?
Pola Organisasi Kepegawaian
 Tingkat Pusat
 Tingkat Regional
 Tingkat Kabupaten
 Tingkat Komunitas
 Garis Otoritas
urutan tugas dan kegiatan dalam proses manajemen bahan (dengan diskusi tentang proses tersebut).
 deskripsi pekerjaan (semua personil berdasarkan level, setiap level diperlakukan secara terpisah)
 sistem informasi logistik
 bagan alur informasi pusat, daerah, dan kabupaten
 formulir operasi pasokan (pesanan pembelian, laporan penerimaan, kartu inventaris, formulir permintaan / masalah, buku
besar pokok berdasarkan item dan fasilitas, voucher pengiriman)
 sistem dan prosedur akuntansi
 sistem dan prosedur pengendalian persediaan
 sistem dan peraturan keamanan
 administrasi sistem persediaan
 anggaran operasi (utilitas, gaji, pemeliharaan, persediaan, lain-lain)
 prosedur perawatan (untuk bangunan dan peralatan)
 instruksi operasi khusus
 prosedur penyimpanan rangkaian dingin
 prosedur kontrol kualitas
 prosedur pengiriman dan pengemasan
 Menerima
5. Apakah prosedur untuk menerima dan memeriksa obat-obatan diamati? Apakah daftar
periksa standar digunakan?
 Jawab : ya, daftar perksa standar yang digunakan adalah
Semua Pengiriman
membandingkan barang dengan faktur pemasok dan pesanan atau kontrak pembelian asli.
perhatikan perbedaan pada laporan penerimaan. Periksa itu:
 jumlah kontainer yang dikirim sudah benar
 jumlah paket di setiap wadah sudah benar
 kuantitas dalam setiap paket sudah benar
 obat itu benar (jangan bingung nama generik dan nama brand)
 dosis dari benar (tablet, cairan, bentuk lain)
 kekuatannya benar (miligram, persen konsentrasi, pengukuran lain) pengidentifikasi unik
hadir, jika diperlukan (kode artikel, kementerian kesehatan, kode lain)
 tidak ada bukti kerusakan yang terlihat (jelaskan)
mengambil sampel untuk pengujian (jika pengambilan sampel pra-penerimaan merupakan
prosedur standar)
Komunikasi dan Pelaporan
6. Laporan apa yang dikeluarkan secara teratur dari Gudang medis, dan untuk siapa?
Jawab : Laporan berkala tentang stok dan status pesanan, dilaporkan ke kementerian kesehatan, gudang
tingkat bawah, dan fasilitas kesehatan.
Pengatur Persediaan
7. Sistem kontrol stok apa yang digunakan?
Jawab : Kontrol Stok Menggunakan FIFO Dan FEFO
 Stok yang baru tiba terkadang memiliki tanggal kedaluwarsa yang lebih awal daripada kumpulan
barang yang sama yang sebelumnya diterima. jika sistem fefo digunakan, stok ini harus
"dipromosikan" sehingga dikeluarkan sebelum stok yang kedaluwarsa. ini sangat penting dengan
produk-produk yang memiliki umur simpan pendek, seperti vaksin.
 perhatikan bahwa sistem untuk rotasi stok dapat ditentukan oleh skema kenaikan harga, jika obat dijual
kepada klien. jika penetapan harga dilakukan atas dasar fifo, sistem ini juga harus digunakan untuk
manajemen stok, kecuali ketika stok yang lebih baru akan kedaluwarsa sebelum dapat digunakan di
bawah rotasi fifo.
8. Apakah pemeriksaan stock acak dan berkala dilakukan? Apakah ada sistem audit saham?
Jawab : iya, ada yaitu stock opname
Unit gudang medis harus secara teratur mengambil hitungan stok aktual untuk memastikan bahwa saldo
stok pada catatan persediaan abadi benar. kantor audit pemerintah atau toko juga harus secara berkala
mensertifikasi bahwa transaksi yang dicatat dan total bersih akurat. latihan audit ini dilakukan dengan
memeriksa pengadaan dan permintaan dan diverifikasi oleh penghitungan stok fisik.
Manajemen Stok
9. Bagaimana lokasi stok tetap, tidak tetap, atau kombinasi?
Stok tetap:
 Sistem lokasi tetap tidak fleksibel
 Jika item baru dipesan, mungkin tidak ada tempat penyimpanannya
 Meningkatnya resiko pencurian
 Saat stok habis, lokasi penyimpanan dikosongkan dan dibiarkan kosong sampai pengiriman barang sudah
diterima
Stok tidak tetap:
 Sistem menggunakan ruang yang tersedia secara efisien
 Unit pengadaan menyediakan informasi tentang jenis, volume dan berat barang masuk
 Petugas gudang menilai lokasi mana yang akan kosong saat stok baru tiba dan menetapkan lokasi yang sesuai
 Jika ruang yang tidak mencukupi tersedia barang lain bisa dipindahkan untuk meciptakan lebih banyak tempat
 Catatan lokasi pengendalian stok diperbarui
Stok kombinasi
 Sistem lokasi kombinasi dari lokasi tetap dan lokasi tidak tetap
 Setiap item diberi beberapa ruang tetap untuk pemngembalian stok. Saat pesanan disipakan, staf barang. Sisa
gudang diisi pada prinsip lokasi tidak tetap.
 
10. Apakah obat dikeluarkan berdasarkan FIFO atau FEFO?
Jawab : Sistem pengendalian stok harus mencatat tanggal kedaluwarsa dan tanggal penerimaan.
stok harus disimpan sehingga kadaluwarsa paling awal atau batch yang dikirim pertama diambil
dan dikeluarkan terlebih dahulu (fifo). ketika jumlah kecil terlibat, ini dapat dicapai dengan
menempatkan stok yang baru diterima di belakang rak di belakang stok yang ada. ketika jumlah
besar terlibat misalnya, beberapa palet memuat item yang baru diterima dapat ditempatkan di
tingkat atas rak palet. mereka tetap di sana sampai stok lama telah dikeluarkan. stock picking
disimpan dalam posisi yang dapat diakses, dengan asumsi bahwa pesanan diambil dengan
tangan dalam jumlah yang relatif kecil. di gudang di mana seluruh muatan palet diambil untuk
distribusi ke gudang-gudang tingkat bawah, ini kurang menjadi perhatian, karena tansporter
mekanik digunakan.
Stok yang baru tiba terkadang memiliki tanggal kedaluwarsa yang lebih awal daripada
kumpulan barang yang sama yang sebelumnya diterima. jika sistem (fefo) digunakan, stok ini
harus "dipromosikan" sehingga dikeluarkan sebelum stok yang kedaluwarsa. ini sangat penting
dengan produk-produk yang memiliki umur simpan pendek, seperti vaksin.
Kondisi Penyimpanan
12. Apakah Obat Dikategorikan Dalam Kombinasi Suhu, Kelembaban,
Keselamatan, Dan Keamanan Yang Benar?
Jawab : iya. Obat-obatan dan persediaan medis yang penting harus tersimpan di bagian dari
tempat penyimpanan dengan kombinasi yang benar dari suhu dan keamanannya. Sebuah zona
dapat berupa bangunan atau ruangan terpisah, lemari yang terkunci, lemari es, lemari pendingin
atau ruangan sejuk.
13. Bagaimana Obat Diatur Dalam Setiap Zona?
Jawab : pada setiap zona, obat-obatan harus diatur berdsarkan tanggal
kadarluwarsa. Obat yang akan kadarluwarsa paling cepat diletakkan lebih dekat
ke tumpukan yang didepan
14. Apakah Vaksin Disimpan Dan Dipantau Sesuai Dengan Rekomendasi EPI?
Jawab : Ya karena vaksin memerlukan “Cold chain” khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
 15. Apakah gudangnya Rapi, Dan Apakah Sudah Ada Prosedur Pengendalian Hama Yang Efektif?
Jawab : Ya, sudah ada. Gudang harus dijaga tetap rapi dan harus dibersihkan dua atau tiga kali seminggu. Sebagian besar Gudang memiliki
personil yang memadai untuk pembersihan terjadwal dan peralatan pembersih yang memadai harus tersedia.
Bangunan dan Peralatan
16. Apakah ruang penyimpanan terlalu kecil, memadai, atau berlebihan?
Jawab : ruang penyimpanan dalam manajemen penyimpanan obat di gudang harus memadai, dimana harus
mempertimbangkan untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut:
1. Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat karena akan membatasi pengaturann ruangan.
2. Berdasarkan area arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruanng gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis
lurus, arus U, arus L.
3. Penempatan rak dan pallet. Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet akan dapat meningkatkan sirkulasi udarra
dan gerakan stok obat
17. Apakah ruang muat, area penerima, area pengemasan, area administrasi, area istirahat staf, dan fasilitas sanitasi
memadai?
Jawab : iya. Sudah memadai. Gudang membutuhkan ruang muat, area penerima Area yang terlindung dari cuaca, yang ditujukan
untuk menerima persediaan harus dekat dengan area penyimpanan yang dihubungkan dengan jalan yang tertutup, area pengemasan dan
area administrasi dan membutuhhkan fasilits sanitasi yang terawat baik untuk staf dan pengunjung. Akomodasi sanitasi
seperti, ventilasi alami dan menjaga saluran pembuangan diluar gedung, Sebuah tempat istirahat yang terpisah, dengan
dapur dan pantry untuk menyiapkan dan menyimpan makanan.
18. Sistem penyimpanan apa yang digunakan (rak, palet lantai, rak palet)?
Jawab : Penyimpanan rak dan pallet yang tepat akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok
perbekalan farmasi.