Manajemen Logistik

Rumah Sakit
oleh
Dr. Dahlan Gunawan, MARS

Logistik berasal dari Bahasa Yunani :
Logistikos : terdidik/Pandai
Artinya orang yang pandai dalam
memperhitungkan sesuatu

Logistik petama kali dikembangkan dalam dunia
militer dan sudah ada sejak jaman Tentara
Romawi

Tujuan logistik pada waktu itu adalah sangat
sederhana yaitu membawa barang secara efektif
dan efisien untuk berperang.

Logistic is the science, art and technique of planning and
implementation of the production, storage, transportation,
distribution, procurement, movement, evacuation, of
personnel, supplies and equipment for the efficient
operation of military establishment (The New Military And
Naval Dictionary 2003)

Logistik Rumah Sakit adalah suatu proses pengelolaan
barang di Rumah Sakit yang meliputi obat, Alat Kesehatan,
peralatan perkantoran dan barang lainnya secara efektif
dan efisien serta tepat waktu untuk mendukung operasional
Rumah Sakit (Hasbullah Thabrani, 1997)


Mengapa Dibutuhkan
Manajemen Logistik di Rumah Sakit ?
Penggunaan barang yang kurang efektif dan efisien dapat
menyebabkan pemborosan.
Contoh :
Banyak obat yang tidak dapat dipergunakan krn expires date
Stok obat/barang yang berlebihan dapat mempengaruhi arus kas
Banyak barang dirumah Sakit yang memerlukan pengelolaan
dan perhatian khusus sehingga diperlukan pemeliharaan
yang rutin maupun berkala
Contoh : Peralatan elektronik (CT Scan, Rontgen, EKG, genset, Ac dan lain- lain)
Administrasi pencatatan keluar masuk barang yang simpel dan
akurat
Contoh :
Pencatatan Obat yang menggunakan sistem FIFO (First in First Out)
Tujuan Operasional :
Agar tersedianya bahan/materi RS dalam jumlah
yang tepat dan kualitas yang memadai, pada
waktu yang dibutuhkan

Tujuan Keuangan :
Agar pengadaan bahan/materi tersebut dapat
terselenggara dengan cara yang murah

Lanjutan
Tujuan Keseluruhan:
Agar persedian bahan tidak terganggu oleh
kerusakan, pemborosan, penggunaan
tanpa hak dan nilai persediaan dinyatakan
dengan benar pada buku keuangan/akuntansi

1. Batch Stock
Persediaan yang diadakan atau dibeli dalam
jumlah yang lebih besar daripada yang
dibutuhkan pada saat itu.
Untuk Pengadaan dengan cara ini, dapat
diperoleh keuntungan sbb :
* Terdapat potongan harga
* Biaya pemesanan menjadi lebih murah
* Biaya pengangkutan menjadi lebih murah
lanjutan
2. Anticipation Stock
Persediaan dadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan
berdasarkan pola musiman yang terdapat
dalam 1 tahun
3. Fluctuation Stock
Persediaan yang dibuat untuk memenuhi
kebutuhan konsumen yang tidak dapat
diramalkan
Persediaan Bahan Farmasi !!!!
Persediaan Bahan Makanan
Persediaan Bahan-Bahan
Logistik Umum (kantor, ATK dll)


1. Persediaan Obat
Dibagi menjadi 2 kategori :
- Obat dengan Turn over cepat (Antibiotik)
- Obat dengan Turn over lambat (Anti
Kanker)
2. Peralatan Kesehatan
Terdiri dari peralatan kedokteran dan
peralatan perawatan.
Dibagi Menjadi 2 :
- Kelompok tahan lama (durabel)-> elektrik
- Kelompok sekali pakai (Non durabel)
Lanjutan
3. Persediaan Gas Medik
4. Persediaan Bahan Kimia
PENGHAPUSAN
PEMELIHARAAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
PENYALURAN
PENGADAAN
PENGANGGARAN
PERENCANAAN
PENGEDALIAN
PERENCANAAN
Syarat Perencanaan yg baik :
Perencanaan tersebut harus
dikembangkan berurutan dan harus jelas
What, Why, Who, When, Where, How
Many, How often (5W + 2H)
Harus realistis dengan terbatasnya
sumber daya
Harus dijabarkan dalam jangka pendek
dan jangka panjang
Dasar rumah sakit untuk mengambil
keputusan
Yang perlu diperhitungkan dalam
perencanaan Rumah Sakit:
Usulan dan data pemakai (user) yang
berpedoman pada standar terapi dan
formularium Rumah Sakit
Persediaan/stock
Kecepatan peredaran
Kuantitas yang dapat dipertanggung
jawabkan
BOR
LOS
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
5 METODE : ->METODE PERKIRAAN KASAR
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
METODE PERKIRAAN KASAR :
penghitungan berdasarkan jumlah tahun lalu ditambah 10 %
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
METODE KONSUMSI
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
Soal :
Sebuah RS X pada tahun 2007 mempunyai kunjungan pasien
IGD rata-rata 100 orang/hari dengan peningkatan rata-rata
10%/thn. Hampir 70 % dokter IGD memberikan amox sebagai
antibiotik pada pasien. Proses pengadaan direncanakan 2 kali
setahun. Dengan masa stock out 2 minggu. Jumlah barang
yang rusak/exp. Sebanyak 1 box = 1000 butir. Jumlah obat
sisa 3000 tab.
Berapa Amox yang dibutuhkan untuk pengadaan pertama
tahun 2008 ?
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
Soal :
Langkah 1 s/d 4
- 100 or -> 70 % = 70 orang
- 70 org x 10 amox/resep =
700 tab/hr
- Kebutuhan 1 bln = 21.000 tab
- Kebutuhan 1 tahun = 252.000
tab
- direncanakan 2 kali -> 1 kali =
126.000
Jumlah 4 = 126.000

Langkah 5 :
Jumlah obat hilang/rusak =
126.000 1000 = 125.000 (jumlah
5)

Langkah 6 :
Masa stock out 1 minggu
125.000 x 52/(52 2 ) =
130,000 (jumlah 6)

Langkah 7
Naik 10 % =
130.000 x 10 % = 143.000 tab
(jumlah 7)

Langkah 8
Jumlah obat yang dibeli :
143.000 3000 = 140.000 tab
untuk pengadaan pertama
tahun 2008
PENGANGGARAN
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
Soal :
Kasus diare non spesifik pada tahun 2007 sebanyak
15.000. Tahun 2008 diperkirakan meningkat 10 %.
Terapi oralit yang dibutuhkan 25 sachet setiap pasien.
Jumlah obat digudang 1250 sac. Yang rusak 150 sac.
Berapa yang perlu diorder untuk tahun 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
Jawab :
Jumlah oralit yang dibutuhkan :
15.000 kasus x 25 sac = 375.000 sac
Kenaikan 10 % = 412.500 sac
Obat yang ada = 1250 - 150 = 1100

Yang diorder = 412.000 - 1100 = 411.100
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
dr. Azhar Jaya, SKM MARS,
IMNI Kelas Jauh, 2008
Definisi Pengangaran (Subagyo 2004)
Semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentuan dalam
suatu skala standar tertentu yaitu skala
uang dan jumlah biaya

Perencanaan terkait erat dengan
Penganggaran

Dalam melaksanakan perencanaan suatu
barang, hendaknya kita juga memperhitungkan
Berbagai anggaran yang diperlukan seperti
Anggaran Pembelian
Anggaran Perbaikan
Anggaran Penyimpanan
Anggaran Pengawasan
Anggaran Penyediaan dan perbaikan mutu
personel
PENGADAAN
Pengadaan merupakan salah satu fungsi
manajemen yang kompleks karena secara
teknis berhubungan dengan pihak luar dan
terkait dengan bebagai kebijakan direksi
maupun pemerintah
Pengadaan dapat dilakukan dengan cara :
- Pembelian (Tunai /Kredit)
- Penyewaan
- Peminjaman (Kerja Sama Operasi/KSO)
- Hibah/Pemberian

Macam macam Teknik Pengadaan
Pembelian Langsung
Dilakukan untuk barang yg bersifat umum dan
banyak dipasaran,Jumlah kecil, biaya < Rp. 50 JT
Pemilihan Langsung
Dilakukan untuk barang yg bersifat Umum, Khusus
dengan jumlah biaya Rp. 50 Jt 100 Jt
Pelalangan Umum
Dilakukan untuk barang umum yang > 100 jt
Pelelangan Terbatas
dilakukan dengan barang yang sangat spesifik
Yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan obat dan farmasi
Barang farmasi bersifat sangat spesifik yaitu dibeli
terus menerus, harus selalu tersedia, dan memiliki
masa expires date
Pengadaan barang farmasi perlu dikendalikan
dengan metode sebagai berikut :
1. Penetapan pembelian obat berdasarkan
pertimbangan populasi, pelayanan dan konsumsi
2. Penetapan Jumlah obat berdasarkan metode VEN
Obat dibagi menjadi 3 bagian yaitu Vital, Esensial
dan Non Esensial. JIka anggaran berada dalam
jumlah terbatas maka pembelian obat
berdasarkan urutan VEN
PENERIMAAN
DAN
PENYIMPANAN
Fungsi Penerimaan
Merupakan kegiatan adminitrasi dan
sebagai sarana penyaring utama sebelum
barang/bahan berpindah tangan
Kegiatan yang dilakukan adalah memeriksa
dan mencocokan mutu, jumlah dan
spesifikasi bahan dengan dokumen yang
telah disetujui sewaktu pemesanan
ataupun pengadaan barang
Fungsi penerimaan ini selanjutnya akan
dijadikan dasar untuk melakukan
pembayaran barang Penetapan
Fungsi Penyimpanan
Tujuan Penyimpanan
* Memelihara Mutu
* Menghindari penggunaan yang tidak ber -
tanggung jawab
* Menjaga kelangsungan persediaan
* Memudahkan pencarian dan pengawasan

Prinsip Penyimpanan yg baik :
* Metode First in First Out (FIFO)
* Fast Moving, Slow Moving
Luas tempat penyimpanan yang cukup
Dilengkapi kantor
Ada tempat penerimaan barang
Tempat masuk dan keluar barang yg berbeda
Lorong yang cukup lebar
Rak dan peralatan penyimpanan yg memadai


Contoh denah tempat
penyimpanan ideal
1 2
3
4 5
6
6
7
7
Area Slow
Moving
Medium Moving
Area Fast
Moving
1. Pintu Masuk 4. Kantor
2. Pintu Keluar 5. Pengeluaran Barang
3. Penerimaan Barang 6. Loring utama
7. Lorong kecil