RUMAH SAKIT

ATMA JAVA
"Bersatu Mengabdi Sesama, Andal Layan Peduli Hati'

PEDOMAN
PENGORGANISASIAN
UNIT LOGISTIK UMUM
 LEMBAR PENGESAHAN

148/Ped_RSAJ/LOG/00/X/2015

Jakarta, 10 Oktober 2015

Diperiksa oleh Mengetahui dan Menetapkan

Manager Umum Direktur Utama

Bagus Sulindra, S.T dr. A.M Lisliyantotot H.M., MMR.

 DAFTARISI

Lembar Pengesahan i

Daftarlsi ii

BABI-PENDAHULUAN 1

BAB II - STANDAR FASIUTAS 5

BAB III - VISI MISI RUMAH SAKTT ATMA JAYA 7

BAB IV-STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN GUDANG LOGISTIK 9

BAB V - STANDAR KETENAGAAN 10

BABVI-TATAHUBUNGANKERJA 12

BAB VII - TATA LAKSANA PELAYANAN 15

BAB VIII - STOK OPNAME BARANG PERSEDIAAN 20

 RUMAH SAKIT

ATMA JAVA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam suatu sistem pelayanan kesehatan, rumah sakit merupakan salah satu institusi
yang menyediakan berbagai macam sarana pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan secara
garis besar meliputi pelayanan medik dan penunjang medik. Kedua sarana tersebut juga
didukung oleh unit, sarana dan prasarana Iainnya dalam rumah sakit. Untuk meningkatkan
pelayanan kesehatan dan pelayanan medik tidak mungkin dapat tercapai dengan baik tanpa
adanya pelayanan penunjang medik dan penunjang lain yang memadai.
Logistik Umum merupakan bagian Penunjang Umum yang melayani penyediaan dan
pendistribusian barang (selain obat dan alat kesehatan) untuk memenuhi kebutuhan satuan kerja
dalam mendukung tugas pelayanan di Rumah Sakit.
Sebuah perusahaan yang ingin melihat dan mengembangkan usaha yang sedang
dijalankan hams mengetahui segi apa saja yang harus diperhatikan. Kecuali dalam hal laporan
keuangan, seorang managemen juga harus melihat darimana sumber-sumber data laporan
keuangan diperoleh. Dari sumber-sumber itulah seorang managemen bisa melihat dan
menciptakan ide dan gagasan bagaimana bisa meningkatkan pendapatan tetapi juga bisa
menekan biaya pemakaian/pengeluaran. Bagian Logistik Umum juga berfungsi diantaranya
mengendalikan pemakaian barang persediaan, pengawasan, barang-barang persediaan dan
pendistribusian barang persediaan logistik umum ke bagian-bagian dimana barang digunakan.

B. Tujuan Pedoman
1. Tujuan Umum
Sebagai pedoman sistem pengelolaan Logistik Umum yang efektif dan efisien untuk
mendukung kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu Rumah
Sakit secara umum.

2. Tujuan Khusus
1. Penyediaan barang yang setiap saat dibutuhkan.
2. Antisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan
yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum Rumah Sakit.
3. Antisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan
yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum Rumah Sakit.
1
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVfi

4. Pendistribusian barang sesuai dengan pedoman.

5. Mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan
barang yang berdampak pada pengeluaran atau biaya operasional Rumah Sakit.

C. Ruang Lingkup Pelayanan (Non-Obat+Alat Medis, Non-Linen)

Ruang Lingkup Manajemen Logistik

1. Kegiatan Manajerial
a. Perencanaan

b. Pengorganisasian
c. Pelaksanaan

d. Pengawasan / Pengendalian

2. Kegiatan Operasional
a. Perencanaan dan Kebutuhan Penganggaran;
yaitu kegiatan untuk merumuskan rincian kebutuhan/pengadaan barang-barang
persediaan (Non-Obat+Alat Medis, Non-Linen) dengan melihat pengadaan
barang yang lalu dan yang sedang berjalan sebagai dasar untuk melakukan tindakan
yang akan datang.
b. Pengadaan
yaitu kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa yang prosesnya dimulai dari
perencanaan kebutuhan sampai seluruh proses kegiatan untuk memperoleh
barang/jasa tersebut.
c. Pengamanan dan Pemeliharaan
yaitu kegiatan yang berkaitan dengan mempertahankan kondisi teknis, daya guna
dan manfaat barang persediaan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang
mencapai batas waktu optimal.
d. Penghapusan Barang
yaitu proses kegiatan/tindakan penghapusan barang-barang yang sudah tidak
terpakai/tidak sesuai lagi dengan yang diperlukan dengan menerbitkan berita acara
atas barang-barang tersebut, dengan berkoordinasi dengan bagian-bagian yang
terkait/berwenang.
e. Pengawasan dan Pengendalian
 RUMAH SAKIT

ATMA JAVA

yaitu rangkaian kegiatan yang meliputi penetapan kebijakan teknis, pemantauan,

penertiban, melakukan pengauditan serta investigasi atas pelaksanaan siklus barang
Logistik.

3. Objek
a. Persediaan Barang Alat Tulis
b. Persediaan Barang Alat Medis
c. Persediaan Barang Cetakan
d. Persediaan Barang Bangunan
e. Persediaan Barang Elektro
f. Persediaan Barang Rumah Tangga
g. Bahan Gas / Elpiji

D. Pengertian :
1. Perencanaan Logistik
Proses perencanaan kebutuhan logistik yang biasanya per 2 (dua) minggu sekali, 1 (satu)
bulan atau pada periode tertentu.
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala
prioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci.
2. Pengadaan Logistik
Pengadaan adalah kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang atau dengan kata lain merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan atau
telah disetujui sebelumnya.
3. Penyimpanan
adalah kegiatan melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan.
4. Distribusi/Penyaluran Barang
adalah kegiatan/proses pemindahan barang dari bagian logistik ke unit-unit yang
membutuhkan/menggunakan barang-barang tersebut.
5. Penghapusan
Penghapusan barang adalah proses penghapusan barang-barang yang sudah tidak
terpakai/kadaluwarsa (misal : cetakan format yang sudah tidak sesuai dengan format
yang diminta oleh Asuransi atau lembaga penjamin).
6. Penyediaan/Pengendalian
RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

adalah sistem pengendalian/pengawasan yang berdasarkan dari hasil laporan, penilaian,

pemantauan dan pemeriksaan terhadap tahapan-tahapan manajemen.
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB II

STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang Bagian Logistik Umum

gerbang utama

r ik brg tdk dipakai

tangga dffpur

pintu Logistik
R. Tunggu

pintu doronf
meja pelayanan
gudang
botol

c c
ra ro
i_
wastafel ka ro ro
ro ro
T3
F CD E a)
1/1 1/1
i _i
CD (D
a Q.

"a
CD

ED
Q. pintu samping

c c
ro rj
^_

ro ro OJ
"a T3
F a-' F CD
1/1 l/l
_i _i
tu CD
Q. Q.

Ruang Ganti Ruang Kantor

 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

B. Standar Fasilitas Bagian Pengelolaan Barang/Logistik

Tern pat

1. Ruangan
2. Lemari besi

3. Rak besi

4. Lemari kayu
5. Kipas angin
6. Exhaust fan

7. Meja dan kursi

8. Termometer

9. Timbangan
10. Trolley
11. Wastafel
 1 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB III

VISI MISI RUMAH SAKIT ATMA JAYA

A. VISI

"Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Utama Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya yang
Kristiani, Unggul, Peduli, Profesional, dan Pusat Rujukan Pelayanan Kesehatan Jakarta-Bogor-
Depok-Tangerang-Bekasi."

B. MISI

1. Menyelenggarakan dan mengembangkan layanan kesehatan komprehensif yang bermutu

dan mengutamakan keselamatan pasien sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi,
didukung dengan pengelolaan RS secara profesional dan berdasarkan nilai-nilai Kristiani.
2. Menyediakan sarana dan iklim pembelajaran yang kondusif bagi mahasiswa FK dalam
upaya menghasilkan dokter yang memiliki kompetensi medik, kepekaan sosial, kesadaran,
sikap dan perilaku etis, serta mampu menunjang kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi.
3. Menyediakan sistem SDM yang mempunyai etos kerja yang andal, pemberdayaan warga
RSAJ menjadi pribadi dengan integritas tinggi yang senantiasa meningkatkan kemampuan
diri dan kemampuan bekerja sama.
4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan secara berkesinambungan dan melaksanakan
pengembangan karierdan pendidikan yang berkelanjutan.

C. NILAI DASAR

Dengan memperhatikan Visi dan Misi RSAJ, dirumuskan delapan nilai dasar yang perlu melandasi sikap
kerja sehari-hari bagi semua warga RSAJ :

1 Kristiani Pribadi yang kuat dalam iman, persaudaraan sejati, pelayanan kasih,
membela kehidupan, dan bersedia berkorban untuk sesama.

2 Unggul Pribadi yang memiliki kecerdasan mental, spiritual dan emosional secara
terpadu, berbudi luhur dan penuh daya juang.

3 Peduli Pribadi yang tanggap terhadap kebutuhan sekitarnya, memiliki kepekaan

sosial, berbela rasa, dan lebih berpihak kepada yang berkekurangan.
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

4 Profesional Pribadi yang memberikan pelayanan kesehatan secara transparan,

akuntabel, responsible dan adil.

5 Integritas Pribadi yang berpikir, berelasi, berkata dan berperilaku terpuji, selaras
antara kata dan perbuatan, menjaga martabat serta menjunjung tinggi
etika.

6 Terbuka Pribadi yang proaktif, inovatifdan konstruktifterhadap perubahan.

7 Respek Pribadi yang menghargai martabat, peran, fungsi dan kontribusi individu.

8 Sinergi Pribadi yang mudah melakukan kerja sama dalam tim demi terciptanya nilai
lebih.

D. TUJUAN

RSAJ menyelenggarakan kegiatan agar dapat merealisasikan :

1. Penyelenggaraan layanan kesehatan primer, medik spesialistik, dan rujukan yang andal.
2. Penyelenggaraan pendidikan klinik dan pengembangan iklim akademik.
3. Peningkatan mutu kehidupan kerja warga RSAJ.
4. Pengelolaan rumah sakit secara profesional.
5. Perwujudan identitas Katolik sebagai landasan karya.

E. MOTTO

'Bersatu Mengabdi Sesama, Andal Layan Peduli Hati"

 ^ RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN GUDANG LOGISTIK

Manager Umum

Supervisor Logistik

Petugas Pelayanan Penerimaan Petugas Rumah Tangga

& Pengambilan Barang {cleaning service)

Catatan :

Saat ini tenaga yang sudah ada : 2 (dua) orang

1. 1 (satu) orang Petugas Pelayanan Penerimaan & Pengambilan Barang dari bagian. (yang idealnya
2 (dua) orang petugas)

2. 1 (satu) orang Petugas Rumah Tangga (Pelayanan Kebersihan Ruangan & sebagai office boy)

3. Posisi yang lain masih dalam proses/termasuk petugas pelayanan Oksigen.

4. 1 (satu) orang Ka. Sub. Bag. Logistik Umum.

 "™ RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BABV

STANDAR KETENAGAAN

URAIAN JABATAN

Kepala Bidang Logistik :

A. Melaksanakan fungsi perencanaan meliputi perencanaan :

1. Ketenagaan
2. Sistem pelayanan
3. Fasilitas dan peralatan
4. Pemeliharaan kesehatan dan keselamatan kerja
5. Program kerja atas usulan staf administrasi dan pelaksana kerja
6. Pelatihan

7. Pengendalian mutu pelayanan

8. Pertemuan / rapat

B. Melaksanakan fungsi penggerakan dan pengawasan :

1. Mengatur pembagian tugas semua pegawai yang berada di bawah tanggung jawabnya
sesuai bidangnya.
2. Menyusun standar pelayanan logistik.
3. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan
kelancaran tugas di lingkungan.
4. Mengawasi pelaksanaan program orientasi bagi pegawai baru.
5. Mengawasi pelaksanaan jadwal kerja pegawai di lingkungannya.
6. Mengatur jadwal cuti dan libur sehingga pelayanan tetap dapat terlaksana dengan baik.

C. Melaksanakan fungsi penilaian, pengawasan dan pengendalian :

1. Menyiapkan dan memberi data yang diperlukan serta informasi secara berkala kepada
atasan/Direksi tentang seluruh kegiatan pelayanan di bagian Logistik/Gudang.
2. Membuat penilaian kinerja seluruh pegawai yang berada di bawah tanggung jawabnya
sesuai peraturan rumah sakit.

:i n
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

3. Mengawasi pembuatan laporan harian, bulanan dan laporan tahunan yang menjadi
tanggung jawab pegawai yang ditunjuk.

J i
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB VI

TATA HUBUNGAN KERJA

I. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. Supervisor Unit Logistik

Identitas jabatan

Identitas Pekerjaan Supervisor Unit Logistik

Pengertian Seorang yang dipercayakan untuk mengkoordinir Unit Logistik
yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang memimpin
pelayanan di unit Logistik

Atasan langsung Manajer Umum

Bawahan langsung Staf Administrasi penyediaan barang-barang

Staf Administrasi penyediaan dan pelayanan barang bahan
makanan/gizi.
Hubungan kerja internal Seluruh Direksi, khususnya Direktur Keuangan & Umum
Seluruh Pejabat Struktural
Seluruh Bagian Konsumen
Komite Keperawatan
- Komite PMKP

Persyaratan

Pendidikan minimal SLTA, mengetahui dan terampii administrasi

perkantoran.
Pengalaman kerja bila ada lebih baik

Kondisi Sehat jasmani dan rohani, mempunyai SIP

B. Pelaksana Administrasi

a. Pelaksana Administrasi Barang-barang Logistik

Identitas jabatan
Identitas Pekerjaan Pelaksana Administrasi Barang-barang Logistik

12
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

Pengertian Seorang yang mempunyai ketrampilan menjalankan

tugas pelayanan khususnya untuk barang-barang
persediaan logistik lebih diutamakan mereka yang bisa
komputer dan mengerti akan administrasi perkantoran.

Atasan langsung Supervisor Sub Unit

Bawahan langsung -

internal Seluruh staf administrasi

Pelaksana teknis bagian Logistik dan semua

Hubungan kerja
konsumen yang berada di lingkup RS Atma Jaya.
eksternal Supplier
Persyaratan

Pendidikan SMA

Pengalaman kerja -

Pelatihan Sertifikat komputer

Kondisi Sehat jasmani dan rohani

b. Pelaksana Administrasi Barang-barang Bahan Makanan/ Gizi

Identitas jabatan
Identitas Pekerjaan Pelaksana Administrasi Barang-barang Bahan Makanan/
Gizi

Pengertian Seorang yang mempunyai ketrampilan menjalankan

tugas dan pelayanan khususnya untuk barang-barang
persediaan bahan makanan/gizi lebih diutamakan
mereka yang bisa komputer dan mengerti akan
administrasi perkantoran.
Atasan langsung Kepala Sub Unit
Bawahan langsung -

Seluruh staf administrasi

internal Pelaksana teknis bagian Logistik dan semua

Hubungan kerja
konsumen yang berada di lingkup RS Atma Jaya.

eksternal Supplier
Persyaratan

Pendidikan SMA

13
 • RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

Pengalaman kerja -

Pelatihan sertifikat komputer

Kondisi sehat jasmani dan rohani

II. PENGATURANJAGA

Hari dan jam kerja pelayanan unit Logistik Umum

Senin s/d Jumat : pk. 07.00 - 14.30.
Sabtu : pk. 07.00 - 12.30.

14
 • RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB VII

TATA LAKSANA PELAYANAN

1. Pengertian persediaan/Stok Logistik Barang

Barang persediaan adalah barang-barang yang dibutuhkan setiap saat yang akan digunakan
oleh konsumen (bagian-bagian) yang ada di RS Atma Jaya untuk menunjang pelayanan bagi
pasien yang dirawat di RS Atma Jaya.

2. Proses pengelolaan gudang Logistik meliputi :

1. Proses Permintaan Pembelian barang Stok/Persediaan.
2. Proses Penerimaan dan penyimpanan Barang.
3. Proses Pendistribusian barang-barang Persediaan.
4. Menentukan saldo persediaan minimum dalam 1 (satu) bulan.
5. Kegiatan Stok Opname Persediaan.

3. Proses permintaan pengajuan pembelian barang stok/persediaan :

a. Pengertian :
Bahwa pengajuan permintaan yang diajukan oleh bagian Logistik adalah hanya barang-
barang yang disetok di bagian Logistik, untuk barang-barang di luar (tidak disediakan
oleh Logistik/tidak stok) tetapi dibutuhkan oleh bagian lain (Perawatan, dll) bagian
tersebut bisa mengajukan permintaan ke bagian Pembelian/Pengadaan.

b. Menentukan saldo minimum :

Proses menentukan saldo minimum adalah dengan cara menghitung pemakaian barang-
barang persediaan dalam 1 (satu) tahun dalam setiap jenis barang, setelah ketemu
jumlah pemakaian setiap jenis barang dalam 1 (satu) tahun lalu, ditentukan pemakaian
rata-rata dalam 1 (satu) bulan yaitu dengan cara pemakaian 1 (satu) tahun tadi dibagi
12 (dua belas) bulan maka akan terdapat saldo minimum dalam setiap bulan.

Apabila dalam pengecekan/kontrol untuk melihat saldo minimum dalam 1 (satu) bulan
terlalu lama, maka bisa dilihat juga dengan saldo minimum per 2 (dua) minggu.

Caranya dari saldo minimum dalam 1 (satu) bulan tadi diambil rata-rata pemakaian
dalam 1 (satu) minggu dengan cara saldo minimum dalam 1 (satu) bulan dibagi 4

15
 • RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

(empat) (rata-rata dalam satu bulan ada empat minggu) maka akan terdapat saldo
minimum dalam 1 (satu) minggu, maka bila ingin menentukan saldo minimum dalam 2
(dua) minggu tinggal mengkalikan saldo minimum dalam 1 (satu) minggu tadi kali 2
(dua).

c. Prosedur Permintaan Pembelian Barang persediaan :

Petugas Administrasi Pelayanan Barang-barang Logistik (barang alat tulis, cetakan,
bangunan, elektronik, rumah tangga, gas, dll.) mendata barang-barang stok yang
persediaannya sudah mencapai batas stok minimum mencatat dan membuat daftar
permintaan persediaan rangkap 3 (tiga), meliputi nama barang, satuan, harga persatuan,
jumlah barang yang diminta, jumlah harga total harga seluruh permintaan, lalu diajukan
dan disetujui oleh Ka. Sub Bagian Logistik, lalu Kepala Bagian Penunjang Umum. Setelah
itu diajukan ke Bagian Anggaran untuk dilihat/disesuaikan dengan anggaran yang
diajukan dan selanjutnya proses pembelian barang oleh Bagian Pengadaan.

Begitu juga dengan Petugas Administrasi Pelayanan Barang-barang Bahan Makanan/Gizi.

Dengan mencatat daftar permintaan tersebut rangkap 2 (dua), lengkap dengan jumlah
yang diminta (jumlah yang diminta, satuan, harga satuan, ataupun jumlah harga,
sehingga akan kelihatan total permintaan dalam bentuk rupiah.

Setelah daftar permintaan tersebut ditanda-tangani oleh Ka. Sub. Bagian Logistik, lalu
diajukan ke Bagian Kepala Penunjang Umum, setelah ditanda-tangani Ka. Bag Penunjang
Umum lalu diserahkan ke Bagian Anggaran untuk disesuaikan dengan anggaran yang
disediakan.

Lalu masuk proses persetujuan Direktur Keuangan lalu sampai ke proses

pembelian/pengadaan barang.

Apabila dari sekian banyak barang yang diajukan ada beberapa yang tidak disetujui maka
dari copytiaftar permintaan tersebut akan ada catatan dari Bagian Anggaran.

4. Proses Penerimaan barang Stok:

Pengertian :

16
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

Proses penerimaan barang: langkah pertama lihat faktur/surat jalan dari pelanggan
(dari perusahaan mana), barang apa yang dikirim, carilah PO (Permintaan Order)
barang tersebut lalu cocokkan baik jenis, barang, jumlah yang diminta dan jumlah
yang dikirim, tipe, masa kadaluwarsa {expired).

5. Petugas Logistik Mengecek Surat Pengirimaan Barang (D/O), meliputi :

a. Apakah Nama Perusahaan sesuai dengan Nama yang tertera pada surat pesanan
(PO).
b. Apakah Jenis Barang sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan (PO).
c. Apakah Merk Produk sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan (PO).
d. Apakah ukuran sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan (PO).
e. Apakah jumlah barang sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan (PO).
f. Kwalitas baik (tidak cacat) secara fisik barang.
g. Apabila ada cacat barang, barang tersebut tidak diterima.
h. Jenis barang harus sesuai antara D/O dan PO.
i. Apabila Jenis barang tidak sesuai dengan D/O dan PO Barang tidak diterima.
j. Merk Barang harus sesuai dengan D/O dan PO.
k. Apabila Merk barang tidak sesuai dengan D/O dan PO barang tidak akan diterima.
I. Ukuran Barang harus sesuai dengan D/O dan PO
m. Apabila ukuran barang tidak sesuai dengan D/O dan PO barang tidak diterima.
n. Jumlah Barang harus sesuai dengan D/O dan PO.
o. Apabila jumlah barang lebih banyak baik dari D/O dan PO yang akan diterima sesuai
dengan.
p. D/O dan PO selebihnya dikembalikan.
q. Apabila jumlah barang kurang dari jumlah yang tertera di D/O dan PO Surat D/O
(PO) akan diberi catatan atau Jumlah yang tertera di D/O akan dicoret diganti
dengan jumlah barang yang diterima.
r. Masa kadaluwarsa barang harus masih jangka lama,
s. Apabila masa kadaluwarsa sudah dekat, Petugas langsung konfirmasi ke Unit
mengajukan barang.
t. Apakah barang tersebut diterima atau dikembalikan.

6. Penyimpanan barang :

17
 RUMAH SAKIT

')
ATmAJAVA

a. Barang-barang yang datang lebih dahulu diletakkan paling depan agar

mempermudah untuk penditribusian sehingga barang yang baru datang dengan
masa kadaluwarsa (bila ada) lebih lama bisa digunakan belakangan.
Untuk barang-barang seperti reagen yang biasanya datang berdasarkan permintaan
langsung dari Bagian Laboratorium, setelah disesuaikan dengan PO yang ada, segera
hubungi Bagian Laboratorium untuk diambil karena biasanya bahan reagen tersebut,
memerlukan suhu tertentu (masuk dalam KULKAS) agar barang tersebut tidak rusak.
b. Barang Langsung : adalah barang-barang permintaan langsung oleh bagian dimana
barang tersebut tidak disetok/disediakan oleh Bagian Logistik.
Barang langsung biasanya penggunaannya tidak rutin tetapi ada bagian tertentu
yang mengunakan/memerlukan. Contoh: bahan bangunan, sparepart mesin,
sparepart kendaraan, sparepart alat medik dan Iain-Iain.
Proses penerimaan barang-barang tersebut harus bersama dengan bagian- bagian
yang bersangkutan.
Contoh: Alat medik yang menerima Bagian Logistik harus dengan Bagian Teknik
medik.

7. Proses Pelayanan Pendistribusian barang Stok

Pengertian :
Pendistribusian barang adalah dimana barang-barang stok logistik harus didistribusi ke
bagian-bagian dimana mereka membutuhkan untuk pelayanan terutama kepada pasien yang
dirawat di ruangan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

8. Proses pendistribusian / permintaan barang :

User (konsumen) Unit peminta barang dengan menyerahkan Buku Permintaan Barang (BPB)
yang sudah ditanda-tangani oleh Kanit/Karu/Kabid penanggung jawab pada ruangan/bagian
dimana £/se//konsumen mengajukan permintaan barang.

• Petugas Logistik mengecek Buku Permintaan Barang (BPB) macam dan jenis barang yang
diminta user. Apakah barang-barang yang diminta sesuai dengan persediaan {stock) yang
ada di Logistik.
• Apabila tidak sesuai (barang yang diminta tidak disetok di Logistik) user disarankan
mengajukan pembelian langsung ke Unit Pengadaan/pembelian.
• Apabila semua telah sesuai dengan prosedur permintaan barang yang berlaku. Petugas
Logistik memberikan barang sesuai dengan jenis yang tertera pada Buku Permintaan Barang

18
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

(BPB). Apabila barang yang diminta tidak sesuai dengan barang yang tersedia baik nama,
jenis, merk, barang yang dimaksud. Petugas Logistik konfirmasi kepada user yang
bersangkutan, apakah benar barang tersebut yang diminta.
Setelah satu persatu item barang barang yang diminta user sesuai dengan Buku Permintaan
Barang (BPB), Petugas Logistik menyerahkan kepada User, User wajib mengecek barang
yang diminta, setelah sesuai dengan permintaan User dan Petugas Logistik menanda-tangani
Buku Permintaan Barang (BPB).
Bila barang yang dibutuhkan oleh bagian tidak ada dikarenakan barang tersebut tidak
disediakan (bukan barang stok) maka bagian/pengguna mengajukan permintaan ke Bagian
Pengadaan melalui proses permintaan pembelian.

19
 RUMAH SAKIT

ATmAJAVA

BAB VIII

STOK OPNAME BARANG PERSEDIAAN

Pengertian :

Setok persediaan barang-barang logistik adalah penghitungan secara fisik terhadap barang
persediaan yang masih ada, setelah barang-barang tersebut didistribusikan ke bagian-bagian melalui
BPB (Bon Permintaan Barang) selama periode tertentu.

Manfaat Stok Opname :

1. Mengetahui jumlah persediaan pada periode tertentu.

2. Dapat mengklasifikasi barang-barang yang sering dipakai (banyak dibutuhkan) oleh

konsumen (Pasien) atau sebaliknya barang yang penggunaanya sedikit.

3. Dapat meminimalisir kesalahan yang diakibatkan salah pengkodean/penomeran baik barang

masuk maupun barang keluar.

4. Dapat menentukan saldo awal yang tepat/benar setiap periode tertentu.

Stok Opname dilakukan:

1. Satu bulan sekali : Stok opname/penghitungan fisik barang persediaan yang dilakukan
sebulan sekali di setiap akhir bulan.

2. Tiga bulan sekali (Triwulan) : Stok opname/penghitungan fisik barang persediaan yang
dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali pada akhir bulan ketiga.

3. Enam bulan sekali : Stok opname/penghitungan fisik barang persediaan yang dilakukan
setiap 6 (enam) bulan sekali di setiap akhir semester.

4. Satu tahun sekali : Stok opname/penghitungan fisik barang persediaan yang dilakukan di
akhir tahun pada bulan Desember awal atau bisa dilakukan juga di awal tahun untuk stok
opname akhir tahun dilalukan bersama Akuntan Rumah Sakit, Akuntan Yayasan dan Akuntan
Publik yang ditunjuk oleh Yayasan Atma Jaya.

20