MAKALAH KOMPREHENSIF

PROSES PENGADAAN LOGISTIK

Oleh Kelompok 5

Angga Bagus Pratama (180626)

Deo Farhan (180626)
Syarif Rahman Hasibuan (1806269442)

Program Studi Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia
 Proses Pengadaan Logistik

1.1. Urgensi Barang/Jasa Kesehatan

1.1.1 Gambaran Umum

Pemilihan produk adalah elemen kunci dari siklus logistik, karena terkait secara
langsung pada pelayanan pelanggan dengan mendefinisikan produk apa yang diperoleh
dan digunakan dalam sistem kesehatan dan rangkaian produk yang dapat diterima
pelanggan/masyarakat (lihat gambar diatas). Membatasi variasi produk yang digunakan
dan tersedia di fasilitas sektor publik dapat membuat rantai pasokan lebih mudah
dikelola. Dengan daftar produk yang ditentukan, staf di gudang pusat dapat menjadi
lebih akrab dengan produk, dapat memastikan bahwa mereka memenuhi kebutuhan
program, dan dapat memantau dan memelihara tingkat stok semua produk dari sistem.

Secara umum, saat membuat daftar produk, yang terbaik adalah menjaga jumlah
unit penyimpanan stok (SKU) sesedikit mungkin, sambil memberikan tingkat layanan
yang dapat diterima. Lebih sedikit produk meningkatkan ketangkasan, pengelolaan, dan
efisiensi rantai pasokan. Artinya, lebih sedikit item untuk disimpan, didistribusikan,
dan dilacak. Berurusan dengan lebih sedikit pilihan juga lebih mudah bagi penyedia
layanan kesehatan. Ini berarti mereka memiliki lebih sedikit produk untuk dipelajari
 dan memiliki lebih banyak pengalaman dengan produk yang mereka gunakan. Proses
pemilihan produk berdasarkan kebijakan dan pedoman lokal. Produk dipilih dari atau
menjadi bagian dari daftar obat esensial nasional (EML) dan didasarkan pada pedoman
pengobatan standar (STG); produk harus terdaftar untuk digunakan secara keseluruhan
di dalam negeri.

1.1.2 Rantai pasokan dan Kriteria lain untuk pemilihan produk

Sebuah NEML menjelaskan obat-obatan yang memenuhi kebutuhan perawatan
kesehatan prioritas suatu populasi, dan disetujui untuk digunakan di seluruh negeri. Ini
bisa mencakup komoditas mulai dari obat malaria dan asma hingga produk KB dan
pengobatan diare. Seringkali, negara mengembangkan EML untuk berbagai tingkat
perawatan dalam sistem kesehatan, berdasarkan pola penyakit yang umumnya dirawat
di setiap tingkat. Misalnya, tidak semua kondisi penyakit dirawat di setiap fasilitas di
negara tersebut. Pengobatan antiretroviral mungkin tidak tersedia di pusat kesehatan
pedesaan, tetapi mungkin tersedia di rumah sakit kabupaten dan tingkat yang lebih
tinggi. Daftar obat esensial menentukan obat-obatan yang harus digunakan untuk
mengobati kondisi yang berbeda. Untuk dimasukkan dalam EML nasional, sebuah
produk harus :
● Relevan dengan pola penyakit lokal
● Terbukti bermutu, efektif, dan aman
● Hemat biaya ketika mempertimbangkan total biaya perawatan.
Komite yang mengembangkan EML nasional mungkin terdiri dari dokter,
apoteker, dan Kementerian Kesehatan. Memasukkan manajer rantai pasokan dalam
komite ini menambah perspektif yang diperlukan tentang bagaimana pilihan mereka
dapat memengaruhi rantai pasokan dan ketersediaan produk. WHO menerbitkan daftar
model obat esensial yang dapat digunakan masing-masing negara untuk
mengembangkan EML nasional mereka sendiri. Namun, kementerian kesehatan juga
harus mempertimbangkan keperluan negaranya dan pola penyakit saat membuat daftar
ini. Ini harus diperbarui secara berkala untuk meampertimbangkan produk baru di pasar
ataupun perubahan pola penyakit yang terjadi.
1.1.3 Badan Pengatur
Di sebagian besar negara, penggunaan produk farmasi memerlukan evaluasi dan
persetujuan sebelumnya dari badan pengatur, yang sering disebut badan pengawas obat
nasional (BPOM), atau badan pengatur ketat. Produk yang akan didaftarkan harus
terbukti berkhasiat (efektif), aman, dan berkualitas baik. Karena kualitas obat diperiksa
sebagai bagian dari proses pendaftaran, setiap merek (diproduksi oleh produsen yang
berbeda) didaftarkan secara independen. Dalam banyak kasus, tidak hanya produk,
tetapi juga kemasannya, terdaftar. Banyak produk farmasi dapat didaftarkan untuk
digunakan di suatu negara tetapi mungkin tidak terdaftar pada EML nasional, atau pada
pedoman pengobatan standar. Produk yang tidak ada di EML, tetapi digunakan oleh
sektor swasta, masih dapat didaftarkan jika khasiat, keamanan, dan kualitasnya dapat
diterima oleh otoritas pengatur.
Pendaftaran produk adalah tanggung jawab produsen, bukan kementerian kesehatan
atau manajer rantai pasokan. Namun, manajer rantai pasokan harus memastikan bahwa
produk yang menjadi tanggung jawab mereka untuk pengadaan dan pendistribusian
telah terdaftar, seperti yang dipersyaratkan.

1.1.4 Standarisasi
Pedoman pengobatan standar (STG) adalah protokol pengobatan yang
disarankan untuk pengobatan yang paling optimal dari masalah klinis tertentu, dalam
pengaturan tertentu, berdasarkan konsensus oleh para ahli. Perawatan untuk masalah
klinis tertentu dipilih berdasarkan penyakit umum di daerah tersebut; mereka dapat
bervariasi berdasarkan tingkat fasilitas perawatan. Produk yang dipilih untuk tersedia di
fasilitas tertentu, atau tingkat fasilitas, harus didasarkan pada STG. Mengikuti STG
memiliki manfaat manajemen rantai pasokan yang signifikan. Jika praktisi kesehatan
mematuhi protokol pengobatan yang disarankan, rangkaian produk yang lebih kecil
perlu tersedia di setiap fasilitas; dan, seperti yang dinyatakan sebelumnya, lebih sedikit
SKU lebih mudah dikelola.
STG dikembangkan berdasarkan pengobatan yang paling efektif dan hemat
biaya. Jika penyedia perawatan meresepkan produk yang sama untuk kondisi yang
sama, permintaan produk lebih dapat diprediksi, memfasilitasi perkiraan yang lebih
akurat. Aktivitas utama untuk mempersiapkan rantai pasokan untuk memperkenalkan
produk baru, atau perubahan dalam pedoman perawatan, sebagai berikut :
● persetujuan pemerintah dan pendaftaran produk baru
● menyebarkan pedoman baru dan pelatihan penyedia dalam meresepkan dan
mengeluarkan rejimen dan produk pengobatan baru
● memastikan kondisi dan ruang penyimpanan yang sesuai untuk mengakomodasi
produk baru dalam penyimpanan dan pengangkutan
● rencana transisi untuk penggantian dan / atau penghentian produk untuk
memfasilitasi penggunaan stok yang ada sebelum kadaluwarsa
● menggabungkan produk baru dan rejimen pengobatan ke dalam formulir LMIS
yang ada
● memperbarui kuantitas untuk mencerminkan perubahan yang diharapkan dalam
konsumsi produk dan tingkat stok
● menyesuaikan waktu pengadaan dan jadwal pengiriman pemasok untuk
memastikan pasokan yang berkelanjutan
● menghitung ulang kebutuhan pendanaan dan memobilisasi dana tambahan, jika
diperlukan.

Peralatan dan perlengkapan laboratorium bisa menjadi sangat menantang untuk

dikelola karena variasi dan kuantitas produk. Beberapa negara memiliki daftar produk
dengan beberapa ribu produk yang terkait dengan laboratorium saja. Sebagai strategi
pemilihan produk, standarisasi peralatan dan persediaan laboratorium dapat
berkontribusi pada kemudahan yang lebih besar dalam manajemen rantai pasokan
Peralatan laboratorium terutama mencakup peralatan yang tahan lama dan tahan lama,
seperti mesin autoklaf dan sinar-X. Peralatan jenis ini tidak hanya mahal, tetapi agar
dapat berfungsi dengan baik, peralatan ini juga membutuhkan pemeliharaan dan
persediaan yang berkelanjutan. Jadi, saat memilih perlengkapan laboratorium, hal-hal
berikut harus dipertimbangkan:
● ketersediaan staf yang terlatih dalam mengoperasikan dan memperbaiki
peralatan
● ketersediaan persediaan yang diperlukan agar peralatan berfungsi
● kesesuaian dengan pengaturan — misalnya, pola penyakit, penggunaan pada
tingkat sistem yang sesuai, sistem tegangan di negara tersebut, dan pengukur
 dalam unit ukuran yang benar.

1.2. Proses Pengadaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah dijelaskan pada Peraturan Presiden Nomor 16
Tahun 2018 serta Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan yang
dilakukan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD.
Kegiatan ini dimulai sejak identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil
pekerjaan (Perpres No. 12, 2021).

Pengadaan dijelaskan USAID (2011) sebagai sebuah proses pengambilan keputusan

yang diikuti saat pembeliaan produk dilakukan. Kegiatan ini melibatkan uang dalam jumlah
yang biasanya besar, sehingga harus dilaksanakan dengan adil dan kompetitif. Dokumentasi
dan transparansi harus dilakukan pada proses pengadaan pada sektor publik, sehingga
keadilan dapat dirasakan oleh semua pihak yang terlibat untuk mencegah adanya pihak
menuntut bahwa ada kelompok tertentu yang lebih diutamakan dibanding yang lain.
Regulasi dan standarisasi perlu untuk sehingga proses pengadaan yang baik dan adil bisa
dilaksanakan.
1.2.1 Proses Pengadaan Komoditas Kesehatan (USAID, 2011)
Proses pengadaan dijelaskan oleh USAID (2011) menggunakan format
Procurement Capacity Toolkit terdiri dari tiga fase yaitu Perencanaan Program, Proses
Pengadaan dan Kinerja (USAID, 2011). Fase ini dibagi lagi menjadi beberapa elemen
yang menjelaskan proses pengadaan dari awal sampai akhir.

3 FASE 10 ELEMEN

1 Perencanaan Program Mendefinisikan pasokan kesehatan reproduksi

Spesifikasi

Penilaian opsi pengadaan

Anggaran, pendanaan, dan permintaan pengadaan

Link Kritis : Permintaan Pengadaan yang Didanai

2 Proses Pengadaan Perencanaan pengadaan

Mengembangkan dokumen penawaran dan

mengundang para penawar

Memilih pemasok/supplier

Kontrak

Link Kritis : Kontrak Ditandatangani dan Pembayaran Dijamin

3 Kinerja Kontrak kinerja dan pengawasan

Pengiriman barang

Kesimpulan kritis : Pengiriman dan Penerimaan Produk Berkualitas Tinggi

Tabel 1. Proses Penyediaan Produk
1. Perencanaan Program
a. Seleksi dan Kuantifikasi Produk
Informasi terkait proses seleksi dan kuantifikasi produk yang sudah selesai
akan diserahkan kepada unit kerja pengadaan, sehingga jumlah dan produk yang
benar bisa didapatkan pada pasar internasional, regional maupun lokal. Elemen ini
tertulis sebagai “Defining Reproductive Health Supply”, namun definisinya adalah
seleksi dan kuantifikasi produk.
b. Spesifikasi
Unit kerja pengadaan harus memastikan para manajer produk
menyampaikan secara detail informasi produk yang akan diadakan, sehingga
pemasok dapat menyediakan produk yang sesuai dengan ketentuan regulasi dan
pengiriman yang ada. Pemasok juga harus membuktikan bahwa produk yang
mereka sediakan diproduksi pada pabrik yang memiliki sertifikasi GMP atau
memenuhi status prakualifikasi WHO
Pemasok dapat menyediakan produk yang memenuhi spesifikasi teknis
tertentu, seperti standar bahan mentah, persyaratan untuk umur simpan, pelabelan,
bahasa, dan kemasan dalam dan luar. Spesifikasi teknis juga mencakup persyaratan
pengujian untuk jaminan kualitas, serta persyaratan pengemasan dan pengiriman.
Penentuan spesifikasi adalah cara utama suatu negara melindungi populasinya dari
produk palsu atau di bawah standar. Spesifikasi juga membantu memastikan bahwa
produk diberi label dengan benar dan terlindung secara memadai dari panas dan
dingin selama pengiriman. Sebagai bagian dari penawaran, spesifikasi jaminan
kualitas juga harus ditulis dengan jelas, mengidentifikasi semua dokumen yang
akan diminta pembeli dari pemasok seperti catatan produksi,

c. Penilaian dan Penentuan Pilihan Pengadaan

Unit kerja pengadaan memiliki dua pilihan utama dalam melakukan
kegiatannya yaitu pengadaan langsung dan tidak langsung. Pengadaan langsung
terjadi saat pembeli berhubungan langsung dengan pemasok atau perwakilannya.
Penawaran diajukan dari pasar, kemudian pemasok perorangan menjawab dan
dilakukan pembuatan kontrak antara pembeli dan pemasok yang dipilih.
Pembuatan kontrak didasarkan pada harga kompetitif dan kemampuan untuk
memenuhi spesifikasi produk yang diminta. Pengadaan ini dapat menjadi pilihan
yang cost-effective, namun diperlukan juga sumber daya yang substansial untuk
melakukan dan mengelola, tergantung pada seberapa banyak pemasok yang perlu
dievaluasi dan jumlah produk yang akan dibeli. Pengadaan langsung terdiri dari
dua tipe utama yaitu kompetisi internasional dan kompetisi nasional skala kecil.

d. Anggaran, Pendanaan dan Permintaan Pengadaan

Unit kerja pengadaan mendukung rantai pasokan dan manajer program dengan
input perencanaan yang penting terhadap harga produk. Unit ini dapat meneliti referensi
harga dan berbagi informasi harga historis bersama manajer program. Unit ini mendapat
informasi yang harus dibagikan terkait peningkatan atau pengembangan produk
memiliki. Informasi ini diperoleh karena unit ini memiliki akses dan terhubung dengan
pemasok dan pihak lain di pasar. Informasi tentang peningkatan atau pengembangan
produk dapat digunakan dalam program untuk menghitung persyaratan anggaran
berdasarkan kuantifikasi yang ada. Unit ini juga bertanggung jawab untuk
berkoordinasi dengan kementerian kesehatan atau para pemangku kepentingan
keuangan dan lembaga pendanaan untuk menentukan kapan dana akan dikeluarkan
untuk membeli produk. Pembeli juga membutuhkan akses terhadap dana sebelum
dokumen penawaran dapat dirilis untuk mencegah penundaan pengadaan.
 2. Proses Pengadaan
a. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan harus dilakukan dengan teliti sebelum kegiatan
pengadaan dimulai. Hal ini disebabkan prosesnya yang panjang dan melibatkan transfer
uang, termasuk dana yang tersedia serta adanya perubahan nilai tukar mata uang.
Rencana pengadaan mirip dengan rencana pasokan (supply plan), namun mencakup
lebih banyak informasi. Rencana pasokan memberikan input penting untuk rencana
pengadaan. Informasi yang dihasilkan dari rencana pasokan akan menjadi bagian dari
rencana pengadaan, termasuk jumlah pengiriman yang diperlukan, dengan jadwal
setiap tanggal pengiriman yang diinginkan.
Rencana pengadaan terdiri dari kegiatan identifikasi metode pengadaan yang
akan digunakan, daftar langkah strategis dalam proses pengadaan (seperti penawaran
iklan, penawaran terbuka, harga kontrak, pembayaran pengeluaran, dll.), serta jadwal
dan perkiraan tanggal untuk menyelesaikan setiap langkah, termasuk nama orang yang
bertanggung jawab pada setiap langkah.
b. Mengembangkan Dokumen Penawaran dan Mengundang Pemasok
Dokumen penawaran harus menjelaskan dengan detail hal berikut :
● Jumlah, spesifikasi, dan persyaratan jaminan kualitas dari produk yang diinginkan
● Tanggal pengiriman dan tujuan pengiriman yang diminta
● Peraturan, prosedur, dan waktu untuk menanggapi tawaran
● Kriteria seleksi yang akan digunakan untuk mengevaluasi dan memilih pemasok.
Dokumen penawaran harus diperhatikan dengan teliti sebelum finalisasi
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan pada
satu bagian sesuai dengan perubahan di bagian lain serta mendapatkan dokumen
persetujuan untuk dokumen penawaran yang dilakukan oleh lembaga pemerintah atau
donor sebelum dokumen ini tersedia untuk umum..
c. Memilih Pemasok
Pengadaan akan berhasil saat pemasok yang dipilih mengirimkan barang dengan
kualitas tinggi, dengan harga yang terjangkau, sesuai waktu yang diperlukan. Setelah
tawaran masuk, proses evaluasi harus dipastikan terstruktur secara adil dan transparan.
Suatu komite dapat dibuat untuk melakukan evaluasi penawaran. Langkah pertama
evaluasi yaitu memeriksa penawaran terhadap persyaratan yang ditetapkan sesuai
dengan dokumen penawaran. Pemeriksaan ini termasuk memastikan penawaran berada
dalam format benar, berisi semua informasi yang diperlukan, sampel, dan sesuai
dengan ketentuan.
Contoh panduan umum untuk memeriksa tawaran yang memenuhi persyaratan
minimum yaitu melakukan evaluasi semua penawaran atau proposal dengan kriteria
yang sama untuk memastikan keadilan, ketidakberpihakan dan transparansi. Tawaran
harus cocok dengan persyaratan yang terdapat dalam dokumen penawaran pada saat
penawaran dirilis. Proposal yang tidak memenuhi syarat langsung ditolak tanpa perlu
melakukan evaluasi tawaran. Harga terendah menjadi patokan untuk Melakukan
evaluasi semua penawaran dan proposal yang memenuhi syarat.
Tambahan kriteria komersial dan teknis untuk seleksi yaitu program atau
lembaga yang memiliki sumber daya keuangan yang memadai untuk memenuhi
kewajiban moneter apapun yang terkait dengan kontrak, kapasitas organisasi penawar
cukup baik, sehingga mampu mematuhi syarat, ketentuan kontrak dan
menyelesaikannya, peserta lelang harus memberikan referensi bahwa bahwa kinerjanya
telah memuaskan ketentuan kontrak serupa di masa lalu.
Panitia evaluasi lelang menulis laporan tentang proses evaluasi dan kinerja
penawar, termasuk rekomendasi untuk pemberian kontrak. Laporan dan rekomendasi
ini mencakup informasi tentang semua peserta lelang dan penjelasan yang jelas
terhadap pemasok yang direkomendasikan. Anggota komite evaluasi menandatangani
laporan dengan rekomendasinya serta menyatakan bahwa semua berjalan secara adil
dan lengkap. Hal ini penting dalam pengadaan publik, karena harus menjaga
kepercayaan pemasok terhadap sistem, untuk mendorong mereka dalam mengajukan
penawaran lagi di masa depan dan untuk menghindari protes terhadap praktik
pengadaan yang tidak adil.
d. Harga Kontrak
Kontrak adalah hasil dari proses penawaran yaitu dokumen yang akan mengikat
secara hukum antara pembeli dan pemasok tentang spesifikasi produk yang disepakati,
persyaratan pengiriman, kinerja dan kewajiban pembayaran kedua belah pihak serta
bantuan hukum dalam kasus ketidakpatuhan pada kedua belah pihak. Pengadaan lokal
biasanya memiliki kebijakan yang harus digunakan atau dipatuhi.
 Metode pembayaran harus ditentukan pada proses kontrak. Penentuan metode
pembayaran merupakan hal yang penting untuk menghindari keterlambatan dalam
menerima barang, misalnya aturan tentang keharusan menyelesaikan pembayaran
sesegera mungkin setelah kontrak diselesaikan. Aturan ini terutama untuk pesanan
internasional dalam jumlah besar, pemasok akan memulai saat produksi saat
pembayaran sudah dilakukan disertakan dengan buktinya. Surat kredit atau uang muka
adalah metode pembayaran yang paling umum dipilih pada pesanan volume besar yang
dilakukan melalui penawaran kompetitif internasional. Pembayaran penuh biasanya
diminta oleh jasa pasokan internasional sebelum memesan produk atas nama pembeli,
sehingga pembayaran ini dilakukan tidak langsung ke pemasok. Langkah terakhir
adalah untuk mendapat persetujuan dari otoritas dan pemberi dana.

3. Kinerja
a. Pemantauan kontrak kinerja
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa kontrak yang dibuat sudah
dipatuhi dan pasokan telah diterima sesuai yang diajukan. Tahap ini memantau kinerja
dari pemasok. Pemantauan sistem kontrak dilakukan untuk memastikan spesifikasi
teknis dan persyaratan kontrak dipatuhi, sehingga memungkinkan pembeli untuk
mengidentifikasi masalah yang mungkin ada serta melakukan evaluasi terhadap
pemasok sebagai pertimbangan saat membuat kontrak di masa depan. Secara umum hal
yang perlu diperhatikan pada tahap ini antara lain Dokumen pengadaan dan indikator
kinerja utama, Prosedur untuk mengatasi masalah atau perselisihan, Rencana kepatuhan
sebelum pengiriman, Prosedur untuk memantau transportasi pengiriman.
Menentukan sistem pemantauan kinerja kontrak dan menerapkannya sejak awal
proses kontrak bertujuan untuk memastikan bahwa masalah telah diidentifikasi dan
diselesaikan lebih awal, sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Hal ini juga
berlaku saat ada masalah pada bagian produksi. Pengambilan sampel pra pengiriman,
inspeksi, dan pengujian adalah contoh metode pemantauan kepatuhan pemasok. Cara
ini biasanya dianggap sebagai peluang yang baik untuk memastikan kepatuhan dan
kualitas produk sebelum produk dikirimkan oleh pemasok.
Tinjauan dokumen sebelum pengiriman, inspeksi visual produk, dan pengujian
laboratorium atau fisik produk merupakan tiga tingkat dasar kepatuhan sebelum
pengiriman. Tingkat kepatuhan pengiriman barang yang dipilih dapat bervariasi
berdasarkan produk atau pemasok. Pemasok yang memiliki reputasi bagus dengan
memberikan produk berkualitas, tingkat ini dapat berkurang, namun untuk memastikan
konsistensi kualitas dari waktu ke waktu, pembeli tetap harus melakukan pemeriksaan
acak dari berbagai tingkatan.
Transportasi dan pengaturan pengiriman kiriman juga penting untuk dipantau
dengan tujuan memastikan barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik. Hal yang
diperiksa pada tahap ini yaitu pengemasan yang tepatm kepatuhan terhadap instruksi
pengiriman, kepatuhan terhadap jadwal pengiriman serta kepatuhan terhadap suhu, atau
persyaratan pengiriman khusus lainnya.

b. Pengiriman
Langkah terakhir dalam proses pengadaan adalah memastikan pengiriman dan
penerimaan barang sesuai kebutuhan tujuan. Pada pengiriman internasional, kegiatan
ini terdiri dari pengiriman barang dari pemasok gudang, melalui pintu masuk, izin
melalui bea cukai, tanda terima dan inspeksi di tempat pengiriman yang ditentukan
serta penyelesaian asuransi atau klaim kerusakan. Dokumen yang tidak lengkap atau
tidak benar dapat menyebabkan keterlambatan yang menyebabkan tambahan biaya
kepada pembeli. Persyaratan bea cukai harus diklarifikasi oleh agen nasional serta
disampaikan kepada pemasok sebelum pengiriman dikirim, sehingga semua dokumen
dapat diberikan kepada pembeli dalam waktu yang wajar.
Ketika barang dikirim ke tempat tujuan, gudang harus secara resmi menerima
pengiriman dengan mengkonfirmasi penerimaan dokumen sudah benar, termasuk
faktur komersial, daftar pengepakan dan dokumentasi lain yang diperlukan. Petugas
gudang harus memeriksa pengiriman untuk memastikan bahwa produk yang dikirim
sudah benar, dalam jumlah yang benar, dalam kondisi baik (tanpa kerusakan) dan
dalam kemasan dan label yang benar. Produk dapat diterima di gudang dan
ditambahkan ke inventaris yang dapat digunakan setelah inspeksi setelah tanpa ada
masalah. Proses dapat dianggap telah selesai, saat kontrak telah terpenuhi dan
pembayaran dilakukan.
1.2.2 Studi Kasus Proses Pengadaan Komoditas Kesehatan

a. Pengadaan Obat di Puskesmas Sario Kota Manado

Puskesmas Sario hanya memiliki pelayanan rawat jalan dan terdiri dari 40 orang SDM.
Perencanaan pengadaan obat di puskesmas ini dilakukan dengan metode konsumsi yaitu sesuai
dengan keadaan obat. Sebagai contoh, saat 1.000 persediaan habis, maka perencanaan berikutnya
harus ditambah 10-20%. Perencanaan dikatakan salah saat terjadi kekurangan obat. Kekurangan ini
jarang terjadi kecuali dalam keadaan tertentu seperti terjadinya wabah atau kejadian luar biasa.
Awalnya proses pengadaan obat di Puskesmas Sario kurang efektif karena harus datang ke
dinas kesehatan untuk melakukan pengambilan. Puskesmas harus beradaptasi dengan adanya
regulasi tentang pengadaan obat dilakukan menggunakan katalog elektronik. Regulasi terbaru yaitu
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 5 Tahun 2019 tentang Perencanaan dan Pengadaan Obat
Berdasarkan Katalog Elektronik. Regulasi ini bertujuan untuk menjamin
transparansi/keterbukaan,efektifitas dan efisiensi proses pengadaan obat dalam rangka memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan yang hasilnya dapat dipertanggung jawabkan.
Pengadaan obat berdasarkan e-katalog telah dilaksanakan sejak tahun 2013 untuk 196 item obat
dalam 327 sediaan generik, dan melibatkan kurang lebih 29 industri farmasi. Saat program Jaminan
Kesehatan Nasional (JKN) mulai diberlakukan regulasi tentang pelayanan obat untuk peserta JKN
juga dibuat. Fasilitas kesehatan melakukan pengadaan berdasarkan daftar obat yang tercantum
dalam Fornas dan harga obat yang tercantum dalam e-katalog obat. Pembelian sebenarnya dapat
dilakukan secara manual kepada Industri Farmasi yang tercantum dalam Katalog Elektronik
(E-Catalogue). PBF yang ditunjuk oleh Industri Farmasi yang tercantum dalam (E-Catalogue)
kemudian wajib memenuhi permintaan obat dari faskes bekerjasama dengan BPJS Kesehatan dalam
rangka pengadaan obat. Pengecekan obat harus dilakukan setelah obat tiba di Puskesmas, karena
hal tersebut merupakan bagian dari proses pengadaan. Pengecekan kualitas obat dilakukan oleh
petugas farmasi di Gudang Obat Puskesmas dengan melihat tanggal kadaluarsa obat dan kemasan
obat, sedangkan untuk pengecekan kuantitas dilihat dari jumlah obat yang diminta didistribusikan
apakah sesuai dengan jumlah yang diminta. Petugas penerimaan wajib melakukan pengecekan
terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti,
jenis dan jumlah Obat, bentuk Obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO), ditandatangani oleh
petugas penerima, dan diketahui oleh Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat, maka
petugas penerima dapat mengajukan keberatan (Nibong, Kolibu, Mandagi, 2017)
1.3. Tantangan Utama dalam Pengadaan

Banyak faktor yang menyebabkan masih minimnya pengembangan e-government

di Indonesia, seperti belum memadainya kapasitas SDM pengelola teknis, keterbatasan
infrastruktur pendukung, masih lemahnya regulasi dan kelembagaan, terbatasnya
dukungan anggaran pemerintah, serta masih rendahnya komitmen dan keseriusan dari
para pemimpin di berbagai level pemerintahan. Masalah yang hampir sama juga
ditemukan pada implementasi e-procurement di Indonesia. Ada beberapa faktor yang
menyebabkan implementasi e-procurement belum berjalan efektif, seperti peraturan
yang ada tidak dilaksanakan secara konsisten dan sering berubah, dan rendahnya
komitmen dari unit pemerintah daerah (SKPD) sebagai lembaga yang mengajukan
paket pengadaan sehingga terjadilah tantangan dan ancaman terhadap pencapaian
implementasi.

Peraturan dan prosedur pemerintah mempengaruhi semua elemen sistem

logistik. Banyak pemerintah negara telah menetapkan kebijakan tentang pemilihan
produk medis (biasanya berdasarkan daftar obat esensial),

Bagaimana barang diperoleh (misalnya, penawaran kompetitif internasional

atau menggunakan pabrikan prakualifikasi) saat barang didistribusikan, di mana ,
bagaimana barang disimpan, jumlah yang diterima pelanggan (sering disebut protokol
pengeluaran).

Kebijakan fiskal dan anggaran, beberapa di antaranya kebijakan paling

berpengaruh yang mempengaruhi sistem logistik, baik terkait dengan pengamanan
pendanaan untuk produk pembelian atau untuk membayar infrastruktur, seperti ruang
penyimpanan dan transportasi.

Pertentangan antara kelompok kerja ULP dengan pejabat unit pemerintahan

juga merupakan masalah yang dihadapi dalam pengadaan barang/jasa. Kelompok kerja
ULP merasa bahwa pejabat unit pemerintah daerah melakukan intervensi dan
mengintimidasi mereka dalam menentukan penyedia barang dan jasa yang dibeli.
 Di sisi lain, pejabat SKPD menuduh kelompok kerja ULP mengubah spesifikasi
barang yang dibutuhkan yang menyebabkan keengganan petugas SKPD untuk
meneruskan paket pengadaan ke ULP. Dalam hal SKPD tidak meneruskan paket
pengadaan yang diajukan ke ULP, anggaran untuk pengadaan barang tidak akan
dicairkan dan pada saat ini akan mempengaruhi penyerapan anggaran pemerintah
daerah dan kinerjanya.

ULP (Unit Layanan Pengadaan) adalah organisasi permanen yang fokus

pekerjaanya adalah mengenai pengadaan barang dan jasa. dan LPSE (Layanan Pengadaan
Secara Elektronik) adalah penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa pemerintah.

Dengan demikian, beberapa anggota ULP dan LPSE merasa bahwa fungsinya
hanya terbatas untuk mengakomodasi proyek-proyek yang dilaksanakan oleh unit
pemerintah daerah. Pada titik ini, mereka menganggap bahwa LPSE bertindak hanya
sebagai media publikasi dalam pengadaan dan ULP adalah instrumen unit pemerintah
daerah untuk memvalidasi pemenang barang dan layanan pemerintah yang ditender.
Kurangnya komitmen staf untuk menerapkan e-procurement dapat menghalangi
reformasi pengadaan yang bertujuan menciptakan transparansi penyediaan barang dan
jasa pemerintah. Transparansi tidak akan terwujud jika lembaga pemerintah di semua
tingkat pemerintahan tidak menerbitkan Rencana Umum Pengadaan (Procurement
General Plan / RUP) dan menginformasikan pengadaan di situs masing-masing dan
Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. ( Siahaan 2014 :25)

1.3.1 KEBIJAKAN

Pada setiap implementasi sebuah kebijakan, tentunya memiliki tantangan dan

hambatan tersendiri yang dialami oleh para implementornya. Begitu juga dengan
implementasi e-procurement dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Setelah
mengetahui tantangan dan hambatan yang dialami, diharapkan mampu memberi solusi
yang mampu memperbaiki kinerja implementor dimasa yang akan datang.
 ● UU Pengadaan Komoditas Medis Berdasarkan Katalog Elektronik
1. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR
63 TAHUN 2014.
A. Bahwa dalam rangka meningkatkan efektifitas, efisiensi dan
transparansi dalam proses pengadaan obat program Jaminan Kesehatan
Nasional dan obat program lainnya pada satuan kerja di bidang
kesehatan baik pusat maupun daerah, dan Fasilitas Kesehatan baik
pemerintah maupun swasta, telah tersedia katalog obat yang dapat
diakses di Portal Pengadaan Nasional melalui Website
www.inaproc.lkpp.go.id;
B. Bahwa Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 48 Tahun 2013 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Obat Dengan Prosedur E-Purchasing
Berdasarkan E-Catalogue perlu disesuaikan dengan perkembangan dan
kebutuhan hukum;
C. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a
dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Kesehatan tentang
Pengadaan Obat Berdasarkan Katalog Elektronik (ECatalogue);

1.3.2 Infrastruktur

Hambatan atau tantangan teknis adalah hal-hal yang terjadi akibat kesalahan
teknis yang diluar dari perkiraan implementornya. Adapun hambatan dan tantangan
tersebut dikarenakan permasalahan teknis, seperti listrik yang tiba-tiba padam
sehingga mengakibatkan kecepatan koneksi atau jaringan internet menurun dan
akhirnya bisa mengakibatkan server tiba-tiba down. Proses e-purchase yang
menggunakan e-catalogue juga mengalami hambatan.

Proses e-purchase dilakukan melalui beberapa tahap termasuk penentuan paket,

harga produk, download format format,dll. Mengunduh dan mengunggah dokumen
tidak mudah karena jaringan atau sistem e-catalogue sering kali overload, sehingga
diperlukan waktu lama untuk menyelesaikan semua aktivitas ini (Wawancara dengan
 Ibu Lely 3 Februari 2018 dan Bpk Syamsul 14 Februari 2018).

1.3.3 Sumber Daya Manusia

Tantangan individu merupakan sesuatu hal yang menggugah tekad untuk

meningkatkan kemampuan mengatasi masalah, rangsangan (untuk bekerja lebih giat
dan sebagainya. Pada implementasi e-procurement dalam pengadaan barang/ jasa
pemerintah. Tentunya tantangan tersebut sudah berusaha diatasi oleh para
implementornya dengan cara masing-masing.

Tantangan atau hambatan individual adalah sesuatu yang harus dihadapi dan
hanya bisa diselesaikan melaui diri pribadi implementornya. Adapun tantangan atau
hambatan individual pada implementasi eprocurement dalam pengadaan barang/ jasa
pemerintah di Dinas Kesehatan adalah setiap implementor dituntut lebih cepat, tepat,
profesional dan tidak main-main, karena e-procurement diakses tidak dalam regional
setempat saja.

1.3.4 Karakteristik Lembaga

Tantangan dan hambatan selanjutnya adalah mengenai Layanan Pengadaan

Secara Elektronik yang masih melekat pada unit lain yaitu pada Bagian Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah. ULP yang terdiri dari beberapa Kelompok Kerja
(Pokja) secara struktural pegawainya masih merupakan bagian dari institusi (SKPD)
asalnya. Hal ini mengakibatkan pegawai tersebut memiliki tugas, pokok dan fungsi
(tupoksi) yang rangkap yaitu sebagai pegawai dari institusi asalnya dan pegawai ULP.
Artinya penugasan pegawai tersebut di ULP tidak otomatis menghilangkan
tanggungjawabnya sebagai pegawai dari institusi asalnya. Selain itu masih
menyatunya ULP dengan unit lainnya kemungkinan besar dapat diintervensi oleh
institusi asalnya. Penyebabnya adalah pegawai ULP secara struktural masih tunduk
pada atasannya yakni pimpinan dari institusi asalnya. Dengan demikian kepentingan
institusi darimana pegawai tersebut berasal sangat mudah masuk kedalam ULP (
Wawancara dengan Ibu Lely 3 Februari 2018 dan Bpk Syamsul 14 Februari 2018).
1.3.5 Pengaduan

Pengaduan terjadi apabila pihak penyedia barang/ jasa yang kalah dalam proses
pelelangan tidak menerima hasil yang diputuskan oleh Pokja sehingga penyedia
barang/jasa tersebut melaporkan kepada APIP. Pada proses pengaduan ini, terdapat
tantangan yang tidak terduga yang sering dialami oleh implementor implementasi
eprocurement dalam pengadaan barang/ jasa pemerintah. Adapun tantangannya
adalah ketika adanya sanggahan dari pihak penyedia yang kalah dalam proses
pelelangan, dimana para Kelompok kerja (Pokja) dituduh bersengkongkol dengan
penyedia yang menang sehingga muncul ancaman-ancaman yang ditujukan kepada
implementor.

Hambatan besar yang harus dilalui oleh implementor adalah ketika terdapat
panggilan dari Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) mengenai pengaduan dari
penyedia yang kalah dalam pelelangan sehingga waktu kerja implementor berkurang.
Selain dirugikan dalam waktu, seringkali implementor juga terganggu secara psikis
atau pikiran. Berdasarkan hasil penelitian, implementor menganggap tantangan secara
teknis tidak cukup memberatkan karena bisa diatasi dengan cara meningkatkan
kapasitas dan kompetensi mereka selaku implementor e-procurement, sedangkan
tantangan yang berasal dari individu lain sangat sulit diatasi karena bersifat dinamis
dan muncul secara tidak terduga (Wawancara dengan Bpk Syahrial 5 April 2018 dan
Bpk Dirgo 17 Januari 2018).

1.3.6 Pemantauan kualitas sistem informasi manajemen logistik.

Bab ini berfokus pada data penting yang dibutuhkan untuk manajemen logistik.
karena data ini digunakan untuk membuat keputusan yang tepat yang akan
meningkatkan layanan pelanggan, Padahal kualitas data merupakan salah satu dari
enam hak atas data LMIS. Meskipun kualitas data sering kali menjadi tantangan, ada
beberapa langkah khusus yang dapat diambil untuk meningkatkan kualitas data LMIS:

● Pengumpulan data: Semua staf bertanggung jawab untuk memelihara catatan

logistik apakah penyimpanan stok, transaksi atau konsumsi — harus dilatih
 dengan tepat dan memiliki waktu yang cukup untuk melaksanakan tanggung
jawab ini. Formulir harus jelas dan sederhana, dengan ruang tulis yang cukup.
Pelatihan di tempat kerja (OJT) dan pengawasan suportif harus dilakukan untuk
memastikan formulir diisi dengan benar.

● Pelaporan data: Data harus dilaporkan secara teratur dan manajer logistik harus
meninjau laporan tersebut untuk memverifikasi kualitas data. laporan umpan
balik dan insentif dapat digunakan untuk memotivasi tingkat yang lebih rendah
untuk menyerahkan laporan yang lengkap dan bebas dari kesalahan.
Menghubungkan pelaporan dengan pemesanan juga mendorong pelaporan tepat
waktu.

● Pemantauan, agregasi, dan analisis data: Data harus divalidasi dengan

membandingkan laporan yang berbeda untuk memastikan bahwa data
dimasukkan, digabungkan, dan dilaporkan secara akurat dan konsisten. Ini
penting untuk memastikan kualitas data mentah yang optimal yang kemudian
dianalisis, sehingga laporan dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan.

● LMIS Otomatis: LMIS otomatis — menggunakan komputer, perangkat

genggam, telepon seluler, atau Internet — dapat membantu meningkatkan
kualitas data. Ini dapat membantu mengurangi kesalahan matematika; sorot
hilang informasi; dan memfasilitasi pengambilan data, analisis, pelaporan, dan
umpan balik. Namun, LMIS terkomputerisasi mahal dan membutuhkan input
yang signifikan (misalnya, perangkat keras, pemrograman, listrik, pelatihan dll.)
oleh karena itu, manfaat peningkatan kualitas harus dipertimbangkan dengan
cermat terhadap biayanya.
1.4. Ringkasan
Hal-hal yang dipelajari dalam topik Proses Pengadaan antara lain:

1. USAID (2011) menjelaskan bahwa pengadaan dimulai dari perencanaan, proses

pengadaan dan penilaian kinerja. Pemerintah Indonesia sudah mengeluarkan
regulasi terkait pengadaan barang dan jasa untuk kepentingan publik melalui
Perpres No. 12 Tahun 2021. Proses pengadaan dijelaskan pada regulasi tersebut,
yaitu kegiatan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan sampai dengan serah
terima hasil pekerjaan. Instansi yang melakukan pengadaan secara umum atau
spesifik seperti komoditas kesehatan dilakukan menggunakan katalog elektronik.
2. Felix (2017) menjelaskan bahwa Kepentingan yang Dipengaruhi Suatu kebijakan
dalam pelaksanaanya pasti melibatkan banyak kepentingan, Salah satu
keberhasilan suatu kebijakan dapat dilihat dari pengaruh kepentingan yang
mempengaruhi suatu kebijakan yang telah ditetapkan. Kepentingan yang
mempengaruhi kebijakan e-procurement pada Dinas Kesehatan. Sudah jelas
bahwa aktivitas pengadaan dipengaruhi dan dilakukan oleh berbagai pihak terkait
yang dapat diklasifikasikan atas tiga pelaku utama yaitu Pemerintah atau biasa
disebut sebagai pengguna barang/jasa, Penyedia Barang/Jasa, dan masyarakat.
Pemerintah dalam hal ini meliputi Pengguna Anggaran yang merupakan seorang
kepala daerah, Kuasa Pengguna Anggaran yang merupakan seorang kepala Dinas
Kesehatan Kota Medan, Pejabat Pembuat Komitmen, Kelompok Kerja ULP, dan
LPSE. Penyedia sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa, dan masyarakat
sebagai pengendali dalam pengadaan barang/jasa tersebut.
1.5. Daftar Pustaka

Nibong, C. Kolibu, F. & Mandagi, C. (2017). Analisis Perencanaan Dan Pengadaan Obat di
Puskesmas Sario Kota Manado. KESMAS, 6(3).
USAID Deliver Project. (2011). The Logistics Handbook: A Practical Guide for the Supply Chain
Management of Health Commodities. USA
Felix Jonathan Sitompul. (2017). Implementasi Electronic Procurement Dalam Mewujudkan
Transparansi Pelayanan Publik Pada Dinas Kesehatan Kota Medan. Universitas Sumatera
Utara.