APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :

April 2021

TUGAS SESI 4

Aspek-Aspek Internal Manajemen yang Harus Diperhatikan dalam pengembangan dan

Implementasi Teknologi Informasi di Perusahaan

Teknologi dan globalisasi bisnis telah menciptakan lingkungan persaingan baru di abad ke-
21. Teknologi globaliasi telah berinteraksi untuk menciptakan revolusi yang berkelanjutan. Secara
khusus, pengembangan dan penggunaan teknologi baru telah memfasilitasi meningkatnya
globalisasi.

Saat ini, Internet telah membuka jalan kemudahan bagi komunikasi dan koordinasi yang
cepat dan efektif antara unit-unit dan operasi global. Teknologi ini juga memfasilitasi relasi bisnis-ke-
bisnis (B2B). Banyak perusahaan sekarang yang berlomba untuk bergabung dengan revolusi e-
commerce.

Dua trend-Internet dan komunikasi nirkabel-juga penggunaan kombinasi keduanya (Internet

dihubungkan dengan telepon bergerak), memfasilitasi peningkatan e-commerce dengan basis global.
Walaupun e-commerce pada awalnya meluas di Amerika Serikat dan Eropa Barat karena kedua
wilayah ini mendedikasikan dirinya pada infrastruktur telekomuniksi dan komputer, sekarang e-
commerce telah menjadi revolusi global yang dimungkinkan oleh ketersediaannya yang lebih luas dari
penggunaan peralatan komunikasi tanpa kabel.

Para pelaku bisnis di Indonesia saat ini telah merasakan ketergantungan mereka semakin
meningkat terhadapat teknologi informasi dan komunikasi, dan tidak lama lagi teknologi yang lebih
spesifik yaitu aplikasi internet akan mendominasi praktek bisnis. Meskipun demikian, tidak sedikit
perusahaan yang masih mencari bentuk teknologi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhannya.

Dalam perkembangannya, ternyata teknologi informasi tidak sekedar memberikan manfaat

efisiensi semata, namun lebih jauh lagi menawarkan beragam jenis value yang lain, seperti:
peningkatan efektivitas, perbaikan kontrol internal, penciptaan keunggulan kompetitif, pembentukan
citra atau “image” usaha, pemutakhiran proses kerja, percepatan pengambilan keputusan,
penghapusan kesalahan operasional, dan lain sebagainya.

Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk
implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang
dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut
sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi
Informasi.

1
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

Implementasi Teknologi Informasi (TI) di suatu perusahaan atau organisasi sebagai basis
dalam rangka penciptaan layanan yang berkualitas dan optimalisasi proses bisnis sangatlah beresiko.
Resiko timbul manakala penerapan TI tidak mampu membantu perusahaan dalam mencapai tujuan
bisnisnya.

IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam

mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi
pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.

Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari
Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu
perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari
perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun.

Banyak sekali manfaat IT Master Plan untuk perusahaan, beberapa di antaranya adalah: IT
Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi
teknologi informasi. Dengan demikian, perusahaan tidak lagi sekedar beli ataupun install, tetapi
mempunyai perencanaan yang baik.

Karena IT Master Plan harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah
pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan
dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara
lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.

Kebutuhan informasi itu misalnya: "Informasi real time tentang kondisi keuangan, profil
pelanggan, efektifitas marketing channel, produktifitas setiap pekerja, produktifitas mesin, inventory,
profitabilitas setiap produk", dan berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing perusahaan.

Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi
kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan tersebut. Biasanya, kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat
implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware) .

Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber
daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.

Bagian akhir dari IT Master Plan adalah apa yang disebut sebagai manajemen proyek yang
harus diimplementasikan perusahaan. Pada bagian ini dipetakan proyek IT apa yang menjadi skala

2
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek yang lain. Manajemen proyek juga mengatur
kalender impelementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya dalam tiga hingga lima
tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya mulai
dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.

Cara yang paling ampuh untuk melihat sejauh mana sebuah perusahaan telah memiliki
kinerja pemanfaatan sumber daya yang optimal adalah dengan melakukan proses “IT Audit” atau
yang oleh beberapa praktisi disebut sebagai “Information Technology Effectiveness Review”. Melalui
aktivitas audit ini perusahaan tidak saja dapat secara jelas dan detail mengetahui tingkat optimalisasi
pemakaian sumber daya teknologi informasi yang dimilikinya, namun di sisi lain dapat pula
memperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting lainnya, seperti: profil resiko bisnis yang
dihadapi, tingkat efektivitas penggunaan teknologi informasi, gambaran kesepadanan manfaat
dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun aplikasi, dan lain sebagainya.

Pendekatan lain yang kerap dipergunakan pula untuk menilai tingkat optimalisasi penerapan
teknologi informasi adalah dengan menggunakan konsep “Capability Maturity Model” yang pada
mulanya diperkenalkan oleh Software Engineering Institute (Carnegie-Mellon University) dan
kemudian dikembangkan oleh Information Technology Governance Institute dalam metode COBIT-
nya (Common OBjectives for Information and related Technology), dimana tingkat kematangan
manajemen sistem dan teknologi informasi dapat dibagi menjadi 6 (enam) level, yaitu masing-masing:

1. Nothing, adalah kondisi dimana perusahaan sama sekali tidak perduli terhadap
pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen.

2. Ad-Hoc, adalah kondisi dimana perusahaan secara reaktif melakukan penerapan

dan implementasi teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan mendadak yang
ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya.

3. Repeatable, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang
kali dilakukan dalam melakuan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi
informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih
terjadi ketidakkonsistenan.

4. Defined, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki prosedur baku formal dan
tertulis yang telah disosialkan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi
dan dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari.

5. Managed, adalah kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator atau
ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran maupun obyektif kinerja setiap penerapan
aplikasi teknologi informasi yang ada.

3
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

6. Optimised, adalah kondisi dimana perusahaan dianggap telah

mengimplementasikan tata kelola manajemen teknologi informasi yang mengacu pada best
practice.

Dengan menggunakan “tools” yang telah disediakan COBIT (dimana harus dilakukan analisa
terhadap 34 proses manajemen teknologi informasi), setiap perusahaan dapat melakukan kajian
terhadap tingkat kematangan manajemen teknologi informasinya. Tentu saja semakin optimal
perusahaan dalam mengelola sumber daya teknologi informasinya, akan semakin tinggi nilai akhir
tingkat kematangan yang diperoleh. COBIT juga memberikan sejumlah panduan bagi perusahaan
yang berniat untuk meningkatkan tingkat kematangannya, agar yang bersangkutan dapat
memperbaiki tingkat optimalisasi yang ada tanpa mengesampingkan pencapaian manfaat bisnis yang
dicanangkan.

Pada beberapa kasus, IT Master Plan memang biasanya mengalami revisi sesuai dengan
dinamika bisnis dan kebutuhan perusahaan. Tetapi tentu saja, implementasi IT yang kadang bisa jadi
sangat mahal akan lebih mudah dikelola resikonya dan dikontrol jika perusahaan mempunyai IT
Master Plan yang baik.

Implementasi teknologi informasi (TI) adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan
atau organisasi. Dengan begitu, kita tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI,
dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Hal ini harus dipikirkan dan dicarikan
solusinya secara komprehensif demi kesuksesan implementasi TI tersebut.

Hanya saja, pengalaman menunjukkan bahwa seringkali suatu proyek implementasi TI

menganggap manajemen perubahan sebagai persoalan sekunder, sehingga tidak dipikirkan dengan
baik. Seringkali perhatian yang sangat serius diberikan hanya pada aspek teknis TI. Hal inilah yang
berpotensi menggagalkan proyek implementasinya di berbagai perusahaan atau organisasi.

Berbagai literatur menunjukkan setidaknya ada tiga jenis kesalahan (error) yang berkaitan
dengan TI ini. Pertama, kesalahan teknis (technical error) yang berkaitan dengan kualitas teknis yang
rendah. Kedua, kesalahan fungsional (functionality error) yang berkaitan dengan ketidaksesuaian
antara fungsi teknologi dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Ketiga, kesalahan manusia
(human error) yang secara garis besar berkaitan dengan kemampuan (skill) dan kemauan
(motivation) karyawan untuk menggunakan teknologi tersebut.

Ketiga jenis kesalahan ini sudah harus dipikirkan sejak awal proyek implementasi tersebut
dimulai. Tulisan ini akan memberikan perhatian khusus pada kesalahan ketiga, yaitu human error,
yang terkait dengan kemampuan melakukan manajemen perubahan sejalan dengan implementasi TI
dalam perusahaan.

4
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

Resiko-resiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

 Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.

 Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu
dengan yang lain.
 Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
 Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, diharapkan perusahaan bisa mengelola resiko tersebut
dengan baik sejak awal.

Jika kita sepakat bahwa implementasi TI dalam perusahaan atau organisasi merupakan suatu
bentuk perubahan, dan tunduk pada hukum-hukum manajemen perubahan, maka hal akan
berimplikasi pada kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek TI.

Manajer proyek TI juga harus membekali dirinya dengan kemampuan manajemen perubahan
yang meliputi berbagai keahlian berikut:

 Kemampuan membangun koalisi dengan berbagai pihak atau unit kerja lainnya di
dalam perusahaan. Jika tidak dilakukan, maka proyek TI yang dicanangkan akan
mendapatkan dukungan yang kecil, atau bahkan tidak sama sekali, dan tentu saja ini
menggiring proyek tersebut ke arah kegagalan. Koalisi diperlukan karena implementasi TI
bukanlah sesuatu yang berdiri sendiri. Ini terkait dengan berbagai aspek lainnya di dalam
perusahaan atau organisasi, sehingga seorang manajer proyek TI harus mendapatkan
dukungan dari manajer lain, seperti manajer sumber daya manusia, manajer unit fungsional,
dan tentunya manajemen puncak.

 Kemampuan mengomunikasi visi dengan baik. Mengapa kita perlu teknologi yang
baru? Apa salahnya teknologi yang ada saat ini? Apa dampaknya terhadap bisnis?
Keunggulan kompetitif apa yang dijanjikan teknologi baru tersebut? Bayangkan jika semua
pertanyaan ini tidak terjawab, maka bisa dipastikan manajemen puncak perusahaan dan para
manajer unit kerja lainnya akan menolak gagasan implementasi teknologi baru, apalagi
memberi dukungan.

 Kemampuan memanajemeni tim lintas fungsional dengan baik. Jika selama ini
seorang manajer proyek TI dianggap hanya cukup memiliki kemampuan memanajemeni tim
yang terdiri dari para pekerja TI, maka sesungguhnya hal itu keliru. Proyek TI melibatkan
berbagai pihak di dalam perusahaan, sehingga anggota timnya juga terdiri dari berbagai
pihak dari unit-unit di dalam perusahaan atau organisasi. Karakteristik anggota tim ini tentu

5
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

saja beragam, dan di sinilah manajer proyek TI dituntut keahliannya dalam mamanajemeni
tim

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasinya masing-masing, yang dikembangkan

berdasarkan proses bisnis yang ada. Secara umum, pimpinan paling tinggi (seperti misalnya Presiden
Direktur, Direktur Utama, atau Chief Executive Officer) bertanggung jawab terhadap kinerja
perusahaannya, termasuk dalam hal implementasi teknologi informasi.

Untuk membantu tugasnya, biasanya ditunjuk seseorang dengan jabatan khusus yang
bertanggung jawab terhadap proses perencanaan dan pengembangan sistem dan teknologi informasi
di perusahaan. Tugas utama yang bersangkutan ini adalah untuk menjamin lancarnya implementasi
teknologi informasi (TI), sehingga dapat memberikan kontribusi signifikan bagi operasional dan
perkembangan bisnis sehari-hari. Tinggi rendahnya posisi orang ini sangat ditentukan oleh posisi dan
peranan TI bagi perusahaan. Semakin kritikal fungsi TI, biasanya semakin tinggi pula jabatan
penanggung jawabnya di dalam organisasi. Jabatan tertinggi adalah pada level Direktur (anggota
Direksi) atau Chief Information Officer (CIO).

Melihat bahwa keberadaan TI ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees
empowerment), seorang CIO memiliki tugas memasyarakatkan teknologi informasi agar digunakan
secara aktif untuk para karyawan perusahaan.

Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu
strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi
yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti
melalui permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai dengan yang sangat
serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan
komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-
inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada
pengembangan sistem informasi di perusahaan.

Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat
“memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan TI untuk membantunya melaksanakan
aktivitas pekerjaan sehari-hari.

Berdasarkan pengamatan dan kajian terhadap implementasi TI, khususnya di perusahaan-

perusahaan Indonesia, nampaknya hal yang menjadi kunci sukses utama adalah aspek leadership
atau kepemimpinan dari seorang Presiden Direktur.

Pimpinan perusahaan ini harus dapat menjadi “lokomotif” yang dapat merubah paradigma
pemikiran (mindset) terhadap orang-orang di dalam organisasi yang belum mengetahui manfaat
strategis dari teknologi informasi bagi bisnis perusahaan.

6
 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Tanggal Revisi :
April 2021

Disamping itu, yang bersangkutan harus memiliki rencana strategis atau roadmap yang jelas
terhadap pengembangan teknologi informasi di perusahaannya dan secara konsisten dan kontinyu
disosialisasikan ke seluruh jajaran manajemen dan stafnya. Hal-hal semacam business plan,
kebijakan (policy), masterplan, cetak biru, dan lain sebagainya dapat dijadikan sebagai alat untuk
membantu manajemen dalam usahanya untuk mengembangkan TI secara holistik, efektif, dan
efisien.

Hakekat penerapan sebuah aplikasi teknologi informasi adalah untuk memberikan nilai tambah
bagi organisasi yang menerapkannya, dimana dalam perusahaan komersial prinsip ini disebut
sebagai business value of information technology. Dalam implementasinya, besarnya manfaat
tersebut memang harus sepadan dengan tingginya biaya yang perlu dialokasikan untuk membangun
aplikasi tersebut. Oleh karena itulah maka setiap inisiatif penerapan aplikasi teknologi informasi di
perusahaan selalu dimulai dengan melakukan kajian biaya dan manfaat atau yang lebih dikenal
sebagai cost and benefit analysis.

(Mengambil referensi dari berbagai sumber)

***

Soal Latihan.

Silakan baca dan pahami artikel di atas, dan selanjutnya seandainya Anda ingin

merencanakan bisnis kepelabuhanan, maka rencana dan langkah-langkah apa

yang terkait dengan perkembangan dan persaingan usaha dalam era-globalisai

pada saat ini.

1. Buatlah jawaban dan penjelasan dalam bentuk proposal !

2. Buat di MS.Word dengan rapi, perhatikan font arial, font size 12, spasi 1,5.

Selamat Mengerjakan.