User Manual Kkks Civd v.01 - 14122020

Aplikasi Centralized Integrated Vendor Database
User Manual
KKKS CIVD
Ver.0.1
VENDOR DATABASE INFORMATION SYSTEM SERVICES – SOFTWARE BEST PRACTICE & BUSINESS PROCESSES
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... 2
Halaman Persetujuan ........................................................................................................................................ 3
1. Pendahuluan .............................................................................................................................................. 4
1.1.1 Tentang Dokumen ............................................................................................................................. 4
1.2 Deskripsi Umum Sistem .................................................................................................................... 4
1.3 Alur Konteks Bisnis ............................................................................................................................ 5
1.4 Definisi Singkatan .............................................................................................................................. 6
1.5 Keterangan Warna .................................................................................................................................. 6
2. Penggunaan Aplikasi ................................................................................................................................. 7
2.1 Registrasi Admin KKKS CIVD ............................................................................................................. 7
2.1.1 Flow Registrasi KKKS ......................................................................................................................12
2.2 Login KKKS .............................................................................................................................................13
2.3 Halaman Home ......................................................................................................................................14
2.4 Menu Administrasi ................................................................................................................................14
2.4.1 Manajemen Pengguna ...................................................................................................................14
2.4.2 Peralatan Admin ......................................................................................................................28
2.5 Manajemen Mitra Kerja ..................................................................................................................43
2.5.1 Kinerja Vendor ................................................................................................................................43
2.5.2 SPDA.........................................................................................................................................51
2.6 Melakukan Verifikasi Registrasi Vendor (Panduan KKKS Admin) .................................................54
2.7 Melakukan Alokasi Vendor (Panduan KKKS Assignor)...................................................................58
2.8 Melakukan Verifikasi Update Profile Vendor (Panduan KKKS Verifikator)...................................61
2.9 Melakukan Approval Vendor (Panduan KKKS Approval)...............................................................67
2
Halaman Persetujuan
Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal
3
1. Pendahuluan
1.1.1 Tentang Dokumen
Dokumen Panduan merupakan dokumen yang dapat digunakan oleh pengguna dalam
menggunakan aplikasi web Centralized Integrated Vendor Database (CIVD). Dalam Dokumen
Panduan ini akan dijelaskan tata-cara dan langkah-langkah yang diperlukan dalam
menggunakan aplikasi web ini. Diharapkan dengan adanya Dokumen Panduan ini pengguna
dapat mengguna aplikasi CIVD dengan mudah.
1.2 Deskripsi Umum Sistem
CIVD yang diperuntukkan bagi KKKS dan Vendor merupakan sistem database rekanan (vendor)
yang terpusat dan terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses penilaian
persyaratan administrasi pra-kualifikasi rekanan, seperti dokumen Akta Pendirian Perusahaan,
SK Pengesahan Akta Pendirian, SK Perubahan Terakhir (jika ada), Surat Izin Usaha, Surat
Keterangan Domisili, NPWP dan Bukti Setoran Pajak Terakhir.
4
1.3 Alur Konteks Bisnis
SPDA Internal Hierarchy

Approval
Vendor’s Original
Documents
Verification
Vendor Update CIVD Admin Review

Required Docs
Username & Online Register

Password Endorsement
Online Register
Vendor Page Internal KKKS Page
KKKS CIVD Webpage
CIVD
Dari gambar alur konteks bisnis di atas, aplikasi CIVD dapat diakses oleh pengguna dari sisi
KKKS maupun Vendor. Vendor melakukan registrasi secara online dan memasukkan semua
syarat-syarat berupa dokumen yang kemudian akan direview oleh KKKS. Dalam proses
tersebut dapat juga dilakukan klarifikasi dokumen asli oleh KKKS jika diperlukan guna
memverifikasi persyaratan yang telah diajukan. Setelah KKKS selesai melakukan persetujuan
secara online, Vendor akan terdaftar dalam sistem sebagai anggota CIVD.
5
1.4 Definisi Singkatan
Berikut daftar istilah yang terdapat dalam dokumen panduan ini.

Istilah Deksripsi
KKKS (K3S) Kontraktor Kontrak Kerja Sama
SPDA Surat Pengganti Dokumen Administrasi
CIVD Centralized Integrated Vendor Database
1.5 Keterangan Warna
Tombol dapat di klik
aaaaa Disable / Hanya keterangan
Dapat diketik
6
2. Penggunaan Aplikasi
Untuk memulai akses terhadap aplikasi CIVD ini:
1. Kunjungi aplikasi CIVD melalui Web Browser (dikoremendasikan IE Versi 10 ke atas, Chrome Latest, atau
Mozila FireFox Latest) dengan alamat URL sebagai berikut :
2. Kemudikan klik tombol Go pada browser atau tekan Enter pada keyboard
3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi internal CIVD seperti berikut :
Gambar di atas merupakan landing page yang akan tampil ketika user internal mengakses
situs CIVD. Pada halaman tersebut terdapat tombol ‘Masuk’ untuk login ke dalam aplikasi
CIVD. Pada landing page CIVD juga terdapat menu Berita/News, Informasi Tender, E-catalog,
dan Paduan untuk mengunduh manual book CIVD.
2.1 Registrasi Admin KKKS CIVD
Untuk masuk ke dalam sistem dan terdaftar pada CIVD, calon admin KKKS CIVD harus
melakukan registrasi terlebih dahulu, dengan mengisi data yang ada pada form Registrasi
KKKS.
7
1A 1B 1C 1D 1E 1F
1
2A
2B
2C
2D
2E
2F
2G
2H
2I
2J
2K
2L
3A
4
4A
4B
5 6
Form Registrasi KKKS (2) digunakan calon admin KKKS untuk mendaftar ke CIVD. Isikan data
dengan benar dan lengkap mulai dari Schema KKKS (2A) sampai dengan Nomor Telepon
Kantor (2H), jangan lupa upload dokumen Logo KKKS (2I), upload dokumen Surat Lampiran
8
Permohonan (2J), dan upload Dokumen NPWP (2K). Untuk template Surat Lampiran
Permohonan dapat diunduh dengan klik Download Template Surat Lampiran Permohonan
(3).
Setelah mengisikan data dengan benar dan lengkap, isikan Komentar (4) yang akan dibaca
oleh CIVD Koordinator, kemudian isikan Captcha (5B) pada kolom yang tersedia sesuai dengan
kode Captcha (5A), apabila kesulitan dalam membaca captcha gunakan tombol icon refresh
(5) agar mudah dibaca dan disesuaikan. Kemudian klik kirim (6) untuk mengirimkan Registrasi
ke CIVD Koordinator, namun jika masih ragu dengan data yang diisikan, klik Batal (7) untuk
menyesuaikan data kembali.
PENJELASAN :
NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI
1 Beranda Kembali ke halaman awal web CIVD
Berisi berita seputar informasi
1A Berita
prakualifikasi/lelang
Info/Pengumuman Berisi informasi seputar prakualifikasi/lelang
1B
Tender di CIVD
1C CHESM
1D e-Catalog
1E Panduan Panduan menggunakan aplikasi CIVD
1F ID/EN Ubah bahasa
2 Registrasi KKKS Judul
2A Schema KKKS Gross Split, Cost Recovery
2B Tipe KKKS Tipe yang akan dipilih Exploration, Exploitation
2C Nama KKKS Nama perusahaan KKKS
2D Nomor NPWP Nomor NPWP perusahaan KKKS
2E Alamat KKKS Alamat KKKS
2F Nama PIC Admin Nama PIC admin KKKS
2G Email PIC Admin Email PIC admin KKKS
2H Nomor Telepon Kantor No. Telepon Kantor
2I Logo KKKS Logo perusahaan KKKS
Surat Lampiran Untuk upload dokumen surat lampiran
2J
Permohonan permohonan
Download Template
Untuk mengunduh template surat lampiran
2K Surat Lampiran
permohonan
Permohonan
2L Dokumen NPWP Untuk upload dokumen NPWP
3 Komentar Bagian komentar
3A Kolom Komentar Untuk mengisi Komentar
4 Kode Captcha Kode captcha
9
Refresh
4A Captcha Untuk mengganti kode captcha
4B Kolom Kode Captcha Untuk mengisi kode captcha

5 Kirim Kirim untuk aktivasi
6 Kembali Kembali
Setelah itu akan muncul notifikasi seperti gambar di bawah ini yang berarti bahwa
permohonan registrasi KKKS telah diterima sistem.
8A
Kemudian sistem CIVD akan mengirimkan email yang berisi link aktivasi ke Alamat Email PIC
Admin (2G) yang diisikan sebelumnya, berikut contoh emailnya
10
Kemudian kunjungi link Aktivasi (9) yang tertera pada isi email selama 1x24 jam, apabila lebih
dari waktu yang ditentukan, link Aktivasi akan expired dan silakan mengulang proses registrasi
dari awal.
Berikut adalah tampilan jika aktivasi berhasil, silakan klik Kembali (10B) untuk kembali ke
halaman utama login KKKS.
10
10A
10B
PENJELASAN :
Pop Up Registrasi
8 Informasi bahwa registrasi berhasil
Berhasil
8A Kembali Untuk kembali ke halaman login
9 Link Aktivasi Akun Link aktivasi akun dari aplikasi CIVD
10 Activation Judul
Aktivasi berhasil, akun
10A Anda akan diverifikasi. Informasi bahwa aktivasi akun berhasil
Terima kasih.
10B Kembali Untuk kembali ke beranda
11
2.1.1 Flow Registrasi KKKS

Berikut penjelasan mengenai Flow Registrasi KKKS
Status Penjelasan PIC
Aktivasi Akun Setelah calon KKKS Admin melakukan submit KKKS Admin
terhadap form registrasi, selanjutnya adalah
melakukan aktivasi akun dengan mengklik link
yang telah dikirimkan oleh sistem ke email
KKKS Admin
Mengembalikkan data Form registrasi KKKS dikembalikan oleh CIVD
registrasi KKKS CIVD Koordinator Koordinator
Melakukan perubahan data KKKS mengupdate data registrasi KKKS Admin
KKKS berdasarkan catatan/komentar dari civd-
koordinator
Persetujuan terhadap KKKS telah disetujui/diendorse CIVD
Registrasi KKKS Koordinator
Registrasi KKKS Admin Form registrasi ditolak oleh CIVD Koordinator, CIVD
Ditolak KKKS Admin tidak dapat melanjutkan form Koordinator
yang sama. Namun KKKS Admin tetap bisa
melakukan registrasi ulang.
12
2.2 Login KKKS
Setelah KKKS berhasil di verifikasi CIVD Koordinator, pengguna dapat login menggunakan
username dan password yang dikirimkan sistem CIVD melalui email.
Silahkan mengakses halaman utama CIVD pada Browser Anda, lalu klik Masuk (1)
Kemudian isikan Username (2A) dan Password (2B), ceklis Lihat Password (2C) jika diperlukan,
serta isikan kode Captcha (2) pada kolom Captcha (2F), apabila kesulitan dalam membaca
captcha gunakan tombol icon refresh (2E) untuk mengganti captcha yang lain. Setelah itu klik
Masuk (3)
2A
2B
2C
2D
2E
2F
3
13
PENJELASAN :

1 Masuk Untuk login CIVD
2 Masuk ke Sistem Form login CIVD
2A Nama Pengguna Untuk mengisi nama pengguna
2B Kata Sandi Untuk mengisi kata sandi
Checkbox untuk menampilkan password
2C Lihat Password
yang diinput
2D Kode Captcha Kode Captcha
2E Refresh Captcha Untuk mengganti kode captcha
2F Kolom Kode Captcha Untuk mengisi kode captcha
3 Masuk Untuk melanjutkan proses
2.3 Halaman Home
Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke halaman Home. Terdapat beberapa
menu yang ada pada halaman ini yaitu Administrasi, Manajemen Mitra Kerja,
Pengumuman dan Note, Laporan, FAQ. Berikut penjelasan dari masing-masing menu.
2.4 Menu Administrasi

Pada bagian ini terdapat sub menu lain yaitu Manajemen Pengguna, Peralatan Admin,
Daftar Pekerjaan, dan Revisi Registrasi KKKS
2.4.1 Manajemen Pengguna

2.4.1.1 Daftar Pengguna (KKKS User)
Pada menu ini Admin KKKS dapat menambah pengguna KKKS, mengubah
pengguna KKKS, aktivasi non aktivasi pengguna, dan reset password pengguna
KKKS.
a. Menambah Pengguna KKKS

Untuk melakukan penambahan pengguna KKKS Anda dapat memilih modul
Administrasi (1) pada sebelah kiri web, kemudian pilih menu Manajemen Pengguna
(1A), lalu pilih sub-menu Daftar Pengguna (K3S User) (2).
14
1A 2
Setelah itu klik tombol Tambah (2A), Anda akan dialihkan ke halaman untuk menambah
daftar pengguna KKKS form Penambahan data KKKS (3)
2A 2I 2J 2K
2C 2D 2E 2L
2B
2G
2F
2H
15
Form Registrasi KKKS (3) digunakan admin KKKS untuk mendaftarkan pengguna KKKS.
Isikan data dengan benar dan lengkap mulai dari Nama (3C) sampai dengan Role (3G – 3L),
jangan lupa upload dokumen Surat Penunjukan Pejabat Berwenang (3M), dan mengubah
status menjadi aktif (3M). Setelah mengisikan data dengan benar dan lengkap, Anda dapat
mengklik simpan.
3A
3B
3C
3D
3E
3F
3G
3H
3I
3J
3K
3L
3M
3N
3P 3O
16
PENJELASAN :
No. FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

1 Masuk Masuk ke halaman login Admin
2 Masuk ke Sistem Form login
2A Nama Pengguna Masukkan nama pengguna Admin
2B Kata Sandi Masukkan kata sandi Admin
2C Kode Captcha Kode captcha
Kolom untuk kode
2D Kolom untuk mengisi kode captcha
captcha
2E Refresh Captcha Untuk mengganti kode captcha
3 Masuk Untuk lanjut ke proses berikutnya
1 Administrasi Pilih modul Administrasi
1A Manajemen Pengguna Pilih menu Manajemen Pengguna
Daftar Pengguna (K3S Pilih sub menu Daftar Pengguna (K3S
2
User) User)
Daftar Pengguna (K3S
2 Judul
User)
Klik untuk menambah daftar pengguna
2A Tambah
K3S
3 Form Data Form data untuk mendaftarkan pengguna
3A ID Auto generate
3B Username Auto generate
3C Nama Isi nama calon pengguna K3S
3D Email Isi email calon pengguna K3S
3E Posisi Isi posisi calon pengguna K3S
PT Pertamina Hulu
3F K3S Pilih nama KKKS
Mahakan
3G Role 1 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Assignor
3H Role 2 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Verifikator
3I Role 3 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Approval
3J Role 4 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Admin
3K Role 5 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Announcer
3L Role 6 Pilih Role untuk calon pengguna K3S KKKS Approval
Surat Penunjukan Upload Surat Penunjukan Pejabat
3M
Pejabat Berwenang Berwenang
3N Status Klik slider untuk mengubah status Aktif, Tidak Aktif
3O Simpan Klik untuk menyimpan data
3P Kembali Kembali ke halaman sebelumnya
2B Username Daftar username pengguna K3S
2C Nama Nama pengguna K3S
2D Email Email pengguna K3S
2E Posisi Posisi pengguna K3S
2F Role Utama Role pengguna K3S
17
2G Status Status aktif/tidak aktif pengguna K3S

Ubah, Atur ulang kata
2H Tools aksi
sandi
2I Search Ketik yang ingin dicari
2J Refresh Untuk me-refresh data
2K Toggle Untuk mengubah view table
Untuk menyortir kolom yang mau
2L Columns
ditampilkan
b. Mengubah Data Pengguna KKKS

Selanjutnya untuk mengubah data pengguna KKKS, Anda dapat kembali ke
halaman Daftar Pengguna (K3S User) dengan klik Administrasi (1) pada dashboard,
lalu klik Manajemen Pengguna (1A), klik sub Daftar Pengguna (K3S User) (2).
1A
2
18
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Pengguna (K2S User) (2). Setelah itu pilih
tools (2A) lalu klik Ubah.
2A
19
3
3A
3B
3C
3D
3E
3F
3G
3H
3I
3J
3K
Setelah itu, Anda hanya dapat mengubah field Posisi (3E) hingga Status (3I) saja. Jika
sudah, klik Simpan (3J) untuk menyimpan data yang sudah diubah atau Kembali (3K)
jika ingin ke halaman sebelumnya.
20
PENJELASAN :
2 Pilih sub menu Daftar Pengguna (K3S User)
User)
2 Judul
User)
2A Klik tools aksi → Ubah
Ubah
3 Form Data Form data pengguna KKKS
3A ID
3B Username
Tidak bisa diubah
3C Nama
3D Email
3E Posisi Ubah posisi calon pengguna K3S
PT Pertamina Hulu
3F K3S Ubah nama KKKS Mahakan, Petronas
Indonesia Operation
KKKS Announcer, KKKS
3G Role Ubah Role untuk calon pengguna K3S
Verificator, KKKS User, dll
Surat Penunjukan Pejabat Upload Surat Penunjukan Pejabat
3H
Berwenang Berwenang
3I Klik slider untuk mengubah status Aktif, Tidak Aktif
Status
3J Simpan Klik untuk menyimpan data
3K Kembali Kembali ke halaman sebelumnya
c. Aktivasi dan Non Aktivasi Pengguna KKKS
Selanjutnya untuk mengaktivasi atau non aktivasi pengguna KKKS, Anda dapat
kembali ke halaman Daftar Pengguna (K3S User) dengan klik Administrasi (1) pada
dashboard, lalu klik Manajemen Pengguna (1A), klik sub Daftar Pengguna (K3S User) (2).
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Pengguna (K2S User) (2). Setelah itu pilih tools
(2A) lalu klik Ubah.
21
1A
2
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Pengguna (K2S User) (2). Setelah itu pilih tools
(2A) lalu klik Ubah.
2A
22
Maka Anda akan diarahkan ke halaman Form Data Daftar Pengguna K3S User (3).
Lalu kita dapat klik slider Status (3A) menjadi aktif/tidak aktif. Setelah itu, klik simpan
untuk menyimpan data status yang telah diubah.
3A 3B
3C
23
PENJELASAN :
2 Pilih sub menu Daftar Pengguna (K3S User)
User)
2 Daftar Pengguna (K3S Judul
2A Klik tools aksi → Ubah

Ubah
3 Form Data Form data pengguna KKKS
3A Klik slider untuk mengubah status Aktif, Tidak Aktif

Status
3B Simpan Klik untuk menyimpan data
3C Kembali Kembali ke halaman sebelumnya
d. Reset password pengguna KKKS

Selanjutnya untuk mereset password pengguna KKKS, Anda dapat kembali ke halaman
Daftar Pengguna (K3S User) dengan klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu klik
Manajemen Pengguna (1A), klik sub Daftar Pengguna (K3S User) (2).
1A
2
24
3B
3A
2A-1
2A
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Pengguna (KKKS User) (2). Setelah itu pilih tools
(2A) lalu klik Atur Ulang Kata Sandi. Lalu muncul pop up (3) seperti pada gambar
di atas, klik OK (3A) jika Anda yakin untuk mengubah kata sandi, klik Kembali (3B) jika
Anda tidak ingin mengatur ulang kata sandi.
PENJELASAN :
2A-1 Pilih sub menu Daftar Pengguna (K3S User)
User)
3 Atur Ulang Kata Klik tools aksi → Atur Ulang Kata Sandi
Sandi
3A OK Klik OK
3B Kembali Klik untuk membatalkan aksi
25
2.4.1.2 Daftar Pengguna (Vendor)

Pada menu ini Admin KKKS dapat melihat daftar pengguna (vendor),
1A
2G
2H 2I
2J
2A 2B 2C
2D
2E 2F
PENJELASAN :

Daftar Pengguna
2 Pilih sub menu Daftar Pengguna (Vendor)
(Vendor)
26
Daftar Pengguna
2 Judul
(Vendor)
2A ID Pengguna Daftar ID Pengguna vendor
2B Nama Nama pengguna vendor
2C Posisi Posisi pengguna vendor
2D Tipe Posisi Tipe posisi pengguna vendor
2E Email Email pengguna vendor
2F Status Status pengguna vendor
2G Search Ketik yang ingin dicari
2H Refresh Untuk me-refresh data
2I Toggle Untuk mengubah view table
2J Columns
ditampilkan
27
2.4.2 Peralatan Admin
2.4.2.1 Daftar Delegasi
a. Menambahkan Daftar Delegasi
2
2A
2A
2L 2M 2N 2O
2B 2D 2F 2P
2J
2C
2E 2G 2H 2K
2I
Untuk menambah daftar delegasi, Anda dapat klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu
klik Daftar Delegasi (2), lalu pilih sub Daftar Delegasi(2A). Setelah itu klik tombol Tambah
(2B), Anda akan dialihkan ke halaman untuk menambah daftar pengguna KKKS, form
data (3)
H a l a m a n 28 | 71
3
3A
3B
3C
3D
3E
3G
3F
Form Registrasi KKKS (3) digunakan admin KKKS untuk mendaftarkan delegasi. Isikan
data dengan benar dan lengkap mulai dari Delegasi Dari (3A) sampai dengan Deskripsi
(2E), Setelah mengisikan data dengan benar dan lengkap, Anda dapat klik simpan.
4A
4B
Setelah klik simpan, akan muncul pop up konfirmasi seperti pada gambar di atas (4), klik
Ya (4A) jika Anda yakin data yang diisi sudah lengkap dan benar, klik tidak (4B) jika Anda
ragu dengan data yang sudah diisi dan ingin mengubah data tersebut.
PENJELASAN :
2 Perlatan Admin Pilih menu Peralatan Admin
2A Daftar Delegasi Pilih sub menu Daftar Delegasi
2A Daftar Delegasi Judul
2B Klik untuk menambah delegasi

Tambah
3 Form Data Form data untuk menambahkan delegasi
H a l a m a n 29 | 71
3A Delegasi Dari Pilih user KKKS untuk memberikan delegasi

3B Tanggal Mulai Atur tanggal mulai delegasi
3C Tanggal Berakhir Atur tanggal berakhir delegasi
3D Delegasi Kepada Pilih user KKKS yang akan diberi delegasi
3E Deskripsi Isi deskripsi
3F Simpan Klik untuk menyimpan data
3G Kembali Kembali ke halaman sebelumya
4 Pop Up Konfirmasi Pop up konfirmasi data
4A Ya Klik jika setuju
4B Tidak Klik jika ingin mengubah data
2C No Nomor urut
2D Delegasi Dari Nama pemberi delegasi
2E Tanggal Mulai Tanggal mulai delegasi
2F Tanggal Berakhir Tenggal berakhir delegasi
2G Delegasi Kepada Nama penerima delegasi
2H Alasan Alasa diberikan delegasi
2I Status Status delegasi Aktif
2J Aksi Aksi
2K Tools Aksi Ubah, Hapus

Aksi
2L Search Ketik yang ingin dicari
2M Refresh Untuk me-refresh data
2N Toggle Untuk mengubah view table
2O Columns
ditampilkan
Klik untuk meng-export data ke dalam JSON, XML, CSV, TXT,
2P Export Data
beberapa format SQL, MS-EXCEL
H a l a m a n 30 | 71
b. Mengubah Daftar Delegasi
2
2A
Selanjutnya untuk mengubah data delegasi, Anda dapat kembali ke halaman Daftar
Delegasi dengan klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu klik Peralatan Admin (2), klik sub
Daftar Delegasi (2A).
2A
2B
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Delegasi (2A). Setelah itu pilih tools
(2B) lalu klik Ubah.
H a l a m a n 31 | 71
3
3A
3B
3C
3D
3E
3G
3F
4
4A
4B
Sama seperti saat menambah daftar delegasi, Anda dapat mengubah isi form mulai
dari Delegasi Dari (3) sampai Deskripsi (3E). Klik Simpan (3F) untuk menyimpan data.
Kemudian akan muncul pop up konfirmasi (4), klik Ya (4A) jika Anda yakin data yang diisi sudah
lengkap dan benar, klik tidak (4B) jika Anda ragu dengan data yang sudah diisi dan ingin
mengubah data tersebut.
PENJELASAN :

2B Klik Tools Aksi → Ubah Ubah, Hapus

Aksi
3 Form Data Form data untuk menambahkan delegasi
3A Delegasi Dari Pilih user KKKS untuk memberikan delegasi
3B Tanggal Mulai Atur tanggal mulai delegasi
3C Tanggal Berakhir Atur tanggal berakhir delegasi
3D Delegasi Kepada Pilih user KKKS yang akan diberi delegasi
H a l a m a n 32 | 71
3E Deskripsi Isi deskripsi

3F Simpan Klik untuk menyimpan data
3G Kembali Kembali ke halaman sebelumya
H a l a m a n 33 | 71
c. Hapus Daftar Delegasi KKKS
2
2A
Selanjutnya untuk menghapus data delegasi, Anda dapat kembali ke halaman Daftar
Delegasi dengan klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu klik Peralatan Admin (2), klik
sub Daftar Delegasi (2A).
2A
2B
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Delegasi (2A). Setelah itu pilih tools (2B)
lalu klik Hapus.
H a l a m a n 34 | 71
3A
3B
Setelah klik hapus, akan muncul pop up warning (3). Klik Ya (3A) jika Anda yakin ingin
menghapus data delegasi dan klik Batal (3B) jika Anda tidak yakin menghapus data
delegasi.
PENJELASAN:
2B Klik Tools Aksi → Ubah Ubah, Hapus

Aksi
3A Ya Klik Ya jika setuju
3B Batal Klik Batal jika tidak setuju
H a l a m a n 35 | 71
2.4.2.2 Daftar Hirarki Proses K3S
a. Menambah Hirarki Proses KKKS
2A
2A
2B
2D
2C
Untuk menambah hirarki proses KKKS, Anda dapat klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu
klik Peralatan Admin (2), klik sub Daftar Hirarki Proses K3S (2A). Setelah itu klik tambah (2B).
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Hirarki Proses K3S Form Data (3).
H a l a m a n 36 | 71
3A
3C
3D
3E
3F
3G
Form Data (3) digunakan admin KKKS untuk menambahkan daftar hirarki proses k3s.
Isikan data dengan benar dan lengkap mulai dari Proses (3A) sampai dengan User (3D),
Setelah mengisikan data dengan benar dan lengkap, Anda dapat klik simpan (3F).
4B
4A
Setelah klik simpan, akan muncul pop up konfirmasi seperti pada gambar di atas (4),
klik Ya (4A) jika Anda yakin data yang diisi sudah lengkap dan benar, klik tidak (4B) jika Anda
ragu dengan data yang sudah diisi dan ingin mengubah data tersebut.
PENJELASAN :

2A Daftar Hirarki Proses K3S Pilih sub menu Daftar Hirarki Proses K3S
2A Daftar Hirarki Proses K3S Judul
2B Tambah Klik untuk menambah daftar hirarki
2C Tools Aksi Ubah, Hapus

Aksi
2D Klik untuk menambah daftar hirarki
Tambah
Form data untuk menambahkan hirarki
3 Form Data
proses
3A Proses Pilih Proses hirarki Persetujuan Profil Vendor
H a l a m a n 37 | 71
3B Role Pilih Role KKKS KKKS Approval

Pilih User yang terdaftar pada Role yang
3C User
dipilih
3D Tingkat 1
3E Simpan Klik untuk menyimpan data
3F OK Klik OK untuk setuju
3G Kembali Klik Kembali jika ada yang mau dirubah
b. Mengubah Hirarki Proses KKKS
2A
Untuk mengubah data hirarki proses KKKS, Anda dapat kembali ke halaman Daftar
Hirarki Proses KKKS dengan klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu klik Peralatan Admin
(2), klik sub Daftar Hirarki Proses K3S (2A).
H a l a m a n 38 | 71
2A
2B
2D
2C
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Delegasi (2A). Setelah itu pilih tools (2B) lalu
klik Ubah.
3A
3C
3D
3E
3F
3G
Sama seperti saat menambah daftar hirarki, Anda dapat mengubah isi form mulai
dari Proses (3A) sampai User (3D). Klik Simpan (3F) untuk menyimpan data.
H a l a m a n 39 | 71
4B
4A
Kemudian akan muncul pop up konfirmasi (4), klik Ya (4A) jika Anda yakin data yang diisi sudah
lengkap dan benar, klik tidak (4B) jika Anda ragu dengan data yang sudah diisi dan ingin
mengubah data tersebut.
PENJELASAN :
2A Daftar Hirarki Proses K3S Pilih sub menu Daftar Hirarki Proses K3S
2A Daftar Hirarki Proses K3S Judul
2B Tambah Klik untuk menambah daftar hirarki
2C Tools Aksi Ubah, Hapus

Aksi
2D Klik untuk menambah daftar hirarki
Tambah
Form data untuk menambahkan hirarki
3 Form Data
proses
3A Proses Pilih Proses hirarki Persetujuan Profil Vendor
3B Role Pilih Role KKKS KKKS Approval
Pilih User yang terdaftar pada Role yang
3C User
dipilih
3D Tingkat 1
3F OK Klik OK untuk setuju
3G Kembali Klik Kembali jika ada yang mau dirubah
H a l a m a n 40 | 71
c. Menghapus Hirarki Proses KKKS
2A
2A
2B
2D
2C
Selanjutnya untuk menghapus data hirarki proses KKKS, Anda dapat kembali ke
halaman Daftar Hirarki Proses KKKS dengan klik Administrasi (1) pada dashboard, lalu klik
Peralatan Admin (2), klik sub Daftar Hirarki Proses K3S (2A).
Anda akan dialihkan ke halaman Daftar Hirarki Proses K3S (2A). Setelah itu pilih tools
(2C) lalu klik Hapus.
H a l a m a n 41 | 71
3B
3A
Setelah klik hapus, akan muncul pop konfirmasi (3). Klik Ya (3A) jika Anda yakin ingin
menghapus data hirarki proses k3s dan klik Batal (3B) jika Anda tidak yakin menghapus data
hirarki proses k3s.
H a l a m a n 42 | 71
2.5 Manajemen Mitra Kerja
2.5.1 Kinerja Vendor

2.5.1.1 Form Penghargaan
2A
2A-1
3A
3B
3C
3D
3F 3E
Form Penghargaan ditujukan untuk memberikan penghargaan kepada vendor terbaik. Pilih
Manajemen Mitra Kerja (2), klik menu Kinerja Vendor (2A), klik sub-menu Form Penghargaan (2A-1).
Lalu Anda akan dialihkan ke halaman pengisian form penghargaan. Isi form mulai dari Perusahaan
(3A) sampai Lampiran (3D). klik Simpan (3E) untuk menyimpan data.
H a l a m a n 43 | 71
PENJELASAN :

2 Manajemen Mitra Kerja Pilih modul Manajemen Mitra Kerja
2A Kinerja Vendor Pilih menu Kinerja Vendor
2A-1 Form Penghargaan Pilih sub menu Form Penghargaan
3 Form Penghargaan Judul
Pilih nama perushaan yang akan diberi
3A Perusahaan
penghargaan
3B Deskripsi Penghargaan Isi deskripsi penghargaan
3C Tanggal Penghargaan Atur tanggal pemberian penghargaan
3D Lampiran Upload lampiran
Klik untuk mengatur ulang form
3F Reset
penghargaan
2.5.1.2 Riwayat Penghargaan
2A
2A-1
H a l a m a n 44 | 71
3A 3B
3C
Untuk melihat daftar riwayat penghargaan yang pernah dibuat sebelumnya, pilih
Manajemen Mitra Kerja (2), pilih menu Kinerja Vendor (2A), lalu pilih sub-menu Riwayat
Penghargaan (2A-1)
3G 3I 3J
3H
3C 3K
3D 3E
3F
PENJELASAN :

2A-1 Riwayat Penghargaan Pilih sub menu Riwayat Penghargaan
H a l a m a n 45 | 71
3 Riwayat Penghargaan Judul

Nama perusahaan yang pernah diberi
3A Perusahaan
penghargaan
3B KKKS Nama KKKS
3C Penghargaan Nama Penghargaan
3D Tanggal Penghargaan Tanggal Penghargaan
3E Sertifikat Penghargaan Sertifikat Penghargaan
3F Download Klik untuk download dokumen sertifikat
3H Refresh Klik untuk me-refresh data
3J Columns
ditampilkan
3K Export Data
2.5.1.3 Form Sanksi
2A
2A-1
Form Sanksi ditujukan untuk memberikan sanksi terhadap vendor yang memiliki
kinerja yang kurang baik. Untuk memberikan sanksi, pilih modul Manajemen Mitra
Kerja (2), lalu pilih menu Kinerja Vendor (2A), lalu pilih sub-menu Form Sanksi (2A-1).
Lalu Anda akan dialihkan ke halaman pengisian form sanksi (3).
H a l a m a n 46 | 71
3A
3B
3C
3D
3E
3G
3H
3I
3J
3L 3K
Isi form mulai dari Perusahaan (3A) yang ingin diberi sanksi sampai Surat Pernyataan
Rencana Perbaikan (3J). klik Simpan (3K) untuk menyimpan data. Akan ada pop up
seperti gambar di bawah, klik OK (3K-1) jika sudah yakin dengan data yang diinput tadi.
4B
4A
PENJELASAN :

2A-1 Form Sanksi Pilih sub menu Form Sanksi
H a l a m a n 47 | 71
3 Form Sanksi Judul

Pilih nama perusahaan yang pernah diberi
3A Perusahaan
sanksi
3B Sanksi Pilih Sanksi Merah, Kuning, Hitam
3C Keterangan Isi Keterangan sanksi
3D Tanggal Berlaku Sanksi Atur tanggal berlaku sanksi
3E Tanggal Berakhir Sanksi Atur tanggal berakhir sanksi
Tanggal Berakhir
3F Atur tanggal berakhir masa percobaan
Percobaan
3G Pengurangan Sanksi Centang jika ada pengurangan sanksi
Tanggal Pengurangan
3H Atur tanggal pengurangan sanksi
Saknsi
3I Surat Sanksi Upload Surat Sanksi
Surat Pernyataan
3J Upload Surat Penyataan Rencana Perbaikan
Rencana Perbaikan
3K Simpan Klik untuk menyimpan data
3K-1 OK Klik OK jika setuju
3K-2 Kembali Klik Kembali jika ada yang ingin dirubah
3L Reset Klik untuk mengatur ulang form sanks
2.5.1.4 Riwayat Sanksi
2A
2A-1
Untuk melihat daftar riwayat penghargaan yang pernah dibuat sebelumnya, pilih
modul Manajemen Mitra Kerja (2), pilih menu Kinerja Vendor (2A), lalu pilih sub-menu
Riwayat Penghargaan (2A-1)
H a l a m a n 48 | 71
3A 3B 3C 3D
3F
3E
3S
3Q 3R 3T
3H 3I 3J
3U
3G
3N
3L
3M
3K
3O
3P
PENJELASAN :

2A-1 Riwayat Sanksi Pilih sub menu Riwayat Sanksi
3 Riwayat Sanksi Judul
Daftar nama perusahaan yang pernah diberi
3A Perusahaan
sanksi
3B KKKS Daftar nama KKKS
3C Sanksi Daftar Sanksi
H a l a m a n 49 | 71
3D Keterangan Keterangan Sanksi

3E Percobaan Status Percobaan sanksi
3F Tanggal Berlaku Sanksi Tanggal berlaku sanksi
3G Tanggal Berakhir Sanksi Tanggal berakhir sanksi
Tanggal Berakhir
3H Tanggal berakhir masa percobaan
Percobaan
Tanggal Pengurangan
3I Tanggal pengurangan sanksi
Sanksi
3J Surat Sanksi Surat sanksi
3K Download Klik untuk download Surat Sanksi
Surat Pernyataan
3L Surat pernyataan rencana perbaikan
Rencana Perbaikan
Klik untuk download Surat Pernyataan
3M Download Rencana Perbaikan
3N Aksi Tools Aksi
3O Detail Sanksi Klik untuk melihat detail sanksi
3P Pelepasan Sanksi Klik untuk melakukan pelepasan sanksi
3Q Search Ketik yang ingin dicari
3R Refresh Klik untuk me-refresh data
3S Toggle Untuk mengubah view table
3T Columns
ditampilkan
3U Export Data
H a l a m a n 50 | 71
2.5.2 SPDA
2.5.2.1 Riwayat SPDA
2A
2A-1
3
Untuk melihat Riwayat SPDA pilih modul Manajemen Mitra Kerja (2), lalu pilih menu
SPDA (2A), pilih sub-menu Riwayat SPDA (2A-1). Lalu Anda akan dialihkan ke halaman
Riwayat SPDA (3).
3A 3B
3D
3C
H a l a m a n 51 | 71
3N
3L 3M 3O
3E 3F 3P
3D
3J
3G
3H 3I
3K
PENJELASAN :

2A SPDA Pilih menu SPDA
2A-1 Riwayat SPDA Pilih sub menu Riwayat SPDA
3 Riwayat SPDA Pilih Riwayat SPDA
3 Riwayat SPDA Judul
3A Perusahaan Nama perusahaan
3B KKKS Nama KKKS
3C Nomor SPDA Nomor SPDA
3D Tanggal Mulai Tanggal mulai SPDA
3E Tanggal Berakhir Tanggal berakhir SPDA
3F Metode Upload Metode upload SPDA
3G Dokumen SPDA Dokumen SPDA
3H Download Klik untuk download dokumen SPDA
3I Status Status SPDA Aktif
3J Aksi Tools aksi
3K Resend Klik untuk kirim ulang email

Email
3L Search Ketik yang ingin dicari
3M Refresh Klik untuk me-refresh data
3N Toggle Untuk mengubah view table
3O Columns
ditampilkan
H a l a m a n 52 | 71

3P Export Data
2.5.2.2 Generate SPDA Manual
2A
2A-1
Untuk melakukan Generate SPDA Manual, pertama pilih modul Manajemen Mitra Kerja (2),
lalu pilih menu SPDA (2A), lalu pilih sub-menu Generate SPDA Manual (2A-1). Setelah itu, Anda akan
dialihkan ke halaman Generate SPDA Manual (3).
3I
3J
3G 3H
3K
3B 3C
3A
3E
3D
3F
Setelah itu klik icon Generate (3F) pada kolom Aksi (3E), maka SPDA akan ter-generate
kembali.
H a l a m a n 53 | 71
PENJELASAN :

2A SPDA Pilih menu SPDA
2A-1 Generate SPDA Manual Pilih sub menu Generate SPDA Manual
3 Generate SPDA Manual Generate SPDA Manual
3A Perusahaan Nama perusahaan
3B KKKS Nama KKKS
3C Status Status Generate SPDA Gagal Generate
3D Tanggal Gagal Tanggal gagal Generate SPDA
3E Aksi Aksi
3F Generate Klik untuk Generate SPDA Manual
3H Refresh Klik untuk me-refresh data
3J Columns
ditampilkan
3K Export Data
2.6 Melakukan Verifikasi Registrasi Vendor (Panduan KKKS Admin)
Pada Halaman ini berisi daftar vendor yang baru mengajukan permohonan untuk registrasi.
KKKS Admin melakukan aksi verifikasi vendor sehingga vendor dapat mengupdate profile nya. Setelah
vendor melakukan registrasi dan aktivasi email, maka sistem akan mengirimkan email notifikasi
kepada KKKS Admin sebagai berikut.
H a l a m a n 54 | 71
Untuk dapat melakukan verifikasi Anda harus login terlebih dahulu sebagai kkks Admin.
Kemudian untuk melakukan verifikasi pilih Menu Manajemen Mitra Kerja (1), kemudian pilih sub
menu Verifikasi Registrasi Vendor (1A).
1A
H a l a m a n 55 | 71
Setelah itu pada halaman Verifikasi Registrasi Vendor(3), pilih Proses(1N) pada Kolom Aksi(1L)
2K 2L
2M
2C 2D 2E 2F 2H
2B
2I
2G
2J
Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman untuk melakukan verifikasi registrasi

vendor. Tampil Form Data (3) yang berisikan data vendor Ketika registrasi. Anda harus
mengisikan komentar pada kolom komentar (3D) sebagai keterangan. Untuk aksi Anda dapat
memilih Tolak (3F) , Kembalikan ke Vendor (3G), atau Setuju (3H).
H a l a m a n 56 | 71
3A
3B
3C
3D
3G
3H
3E 3F
H a l a m a n 57 | 71
PENJELASAN :

Verifikasi Registrasi
1A Pilih menu Verfikasi Registrasi Vendor
Vendor
Verifikasi Registrasi
2 Judul
Vendor
2B PID Proses ID
2C Tanggal Inisiasi Tanggal Inisiasi Registrasi Vendor
2D Tanggal Kirim Tanggal Kirim Registrasi Vendor
Lamanya waktu kkks melakukan aktivasi
2E Durasi
vendor (SLA)
2F Inisiator Nama Penyedia/Vendor
2G Aktivitas Status Proses
2H Indikator Indikator warna SLA
2I Aksi Kolom Aksi
2J Proses Tombol untuk melakukan proses
2K Search Ketik yang ingin dicari
2L Toggle Untuk mengubah view table
2M Columns
ditampilkan
Judul menampilkan form data registrasi
3 Form Data
vendor
Dokumen NPWP Vendor yang dapat
3A Dokumen NPWP
didownload
Dokumen Pernyataan Dokumen Pernyataan Registrasi Vendor
3B
Registrasi yang dapat didownload
Riwayat Komentar yang menampilkan data
3C Riwayat Komentar
aktifitas dan pencatatan disetiap proses
Input data komentar dari masing-masing
3D Kolom Komentar
user
3E Tombol Kembali Kembali ke halaman sebelumnya
Melakukan penolakan terhadap registrasi
3F Aksi Tolak
vendor
Registrasi vendor akan dikembalikan oleh
Aksi Kembalikan ke
3G KKKS jika ternyata ada data yang perlu di
Vendor
revisi
3H Aksi Setuju Melanjutkan ke proses ke tahap berikutnya
2.7 Melakukan Alokasi Vendor (Panduan KKKS Assignor)
Assignor memiliki hak akses untuk mengalokasikan daftar-daftar pekerjaan untuk melakukan
verifikasi profil vendor, yakni verifikasi profil vendor akan diteruskan kepada user verificator
yang mana. Fungsi ini tentunya akan tersedia jika pada bagian Pengaturan Pengguna, admin
KKKS mendaftarkan user yang memiliki hak akses KKKS Assignor. Berikut merupakan tampilan
H a l a m a n 58 | 71
halaman user Assignor, untuk dapat melakukan proses alokasi klik modul Manajemen Mitra
Kerja (1) Kemudian pilih Daftar Pekerjaan(2)
Setelah itu akan tampil table daftar pekerjaan dari assignor. Untuk melakukan proses Alokasi Klik
tombol Proses(2J) pada kolom aksi.
2K 2L
2M
2C 2D 2E 2F 2H
2B
2I
2G
2J
H a l a m a n 59 | 71
Ketika diklik “Proses” maka akan muncul tampilan sebagai berikut. Untuk melakukan alokasi klik pada
tab Alokasi Pekerjaan (3D)
3A
3B
3C 3A
3D
Berikut merupakan halaman tab alokasi pekerjaan. Untuk menentukan siapa yang akan menjadi
verifikator klik dropdownlist (4A) di bagian verifikator kemudian akan muncul halaman berisi daftar
verificator. Kemudian klik tombol kirim (4B). Ketika diklik Kirim maka tugas verifikasi profil sudah
diteruskan ke pengguna yang bersangkutan
4A
4B
H a l a m a n 60 | 71
PENJELASAN:

1A Daftar Pekerjaan Pilih menu Daftar Pekerjaan
2 Daftar Pekerjaan Judul
2B PID Proses ID
2E Durasi
vendor (SLA)
2I Aksi Kolom Aksi
2J Proses Tombol untuk melakukan proses alokasi
2M Columns
ditampilkan
Menjelaskan user sedang dihalaman Alokasi
3 Alokasi Pekerjaan
Pekerjaan
3A Data Administrasi Tab untuk melihat data administrasi vendor
3B Data Keuangan Tab untuk melihat data keunagan vendor
3C Data Pengalaman Tab untuk melihat data pengalaman vendor
3D Alokasi Pekerjaan Tab untuk melakukan alokasi pekerjaan
4 Alokasi Pekerjaan Judul Halaman
Dropdownlist daftar verifikator pada KKKS
4A Verifikator
tersebut
Menyimpan data dan meneruskan proses ke
4B Kirim
verifikator
2.8 Melakukan Verifikasi Update Profile Vendor (Panduan KKKS Verifikator)
Masuk ke sistem CIVD sebagai KKKS Verificator Data vendor yang telah dikirim akan diterima
oleh verificator KKKS. Pada halaman daftar pekerjaan verificator akan muncul list vendor yang
harus diverifikasi. Berikut merupakan tampilan halaman user Verifikator, untuk dapat
melakukan proses verfikasi klik modul Manajemen Mitra Kerja (1) Kemudian pilih Daftar
Pekerjaan(2)
H a l a m a n 61 | 71
Berikut merupakat table daftar pekerjaan dari Verifkator. Untuk melakukan proses verifikasi Klik
tombol Proses(2J) pada kolom aksi.
2K 2L
2M
2C 2D 2E 2F 2H
2B
2I
2G
2J
H a l a m a n 62 | 71
Semua data yang diinputkan dan diupload vendor akan ditampilkan pada setiap tab untuk direview
kembali. Berikut panduan untuk melihat detail data vendor yang sudah menginputkan data update
profile untuk dilakukan review dan verifikasi. Untuk melakukan verifkasi klik pada tab Verifikasi /
Komentar(3D).
3A
3B
3C 3A
3D
Berikut merupakan tampilan setelah mengklik tab Verifkasi / Komentar. Pada halaman ini akan
ditampilkan riwayat komentar dari aktifitas sebelumnya. Selanjutnya isi kolom komentar (4D) untuk
melakukan verifikasi. Ketika verificator memutuskan untuk menerima data profil vendor maka
verificator akan mengeklik tombol Verifikasi (4E), dan proses akan dilanjutkan ke proses berikutnya
yaitu persetujuan profil oleh KKKS Approval. Mengenai tombol lain yang tersedia seperti Kembali ke
Vendor(4G), berfungsi untuk mengembalikan proses update profile kembali vendor agar vendor
merevisi kembali profilnya. Sedangkan tombol Undang Meeting(4F) dimaksudkan untuk pembuatan
undangan rapat verifikasi yang akan dikirimkan ke vendor dan tombol Batal(4H) digunakan untuk
menutup halaman verifikasi dan melakukan proses verifikasi di kemudian.
H a l a m a n 63 | 71
4A
4B 4C
4D
4F 4G 4H
4E
H a l a m a n 64 | 71
Jika verifikator memilih aksi Undang Meeting maka verificator perlu mengisikan informasi
terkait meeting yang diperlukan pada Form Data(5), jika sudah lengkap maka klik tombol Simpan.
5A
5B
5C
5D
5E
5F
5G
5H 5I
Setelah melakukan klik Simpan. Maka undangan akan dikirimkan ke daftar pekerjaan vendor
untuk dikonfirmasi jadwalnya dan juga vendor akan menerima notifikasi dalam bentuk email sebagai
berikut.
H a l a m a n 65 | 71
5J
PENJELASAN:

2B PID Proses ID
2E Durasi
vendor (SLA)
2I Aksi Kolom Aksi
2M Columns
ditampilkan
H a l a m a n 66 | 71
Menjelaskan user sedang dihalaman

3 Verifikasi Update Profile
verifikasi update profile
3D Alokasi Pekerjaan Tab untuk melakukan alokasi pekerjaan
4 Verifikasi Judul Halaman
Surat Pernyataan Download surat pernyataan dari Penyedia
4A
Penyedia Barang/Jasa Barang / Jasa
4B Cetak Riwayat Komentar Mencetak history komentar setiap proses
4C Lihat Perubahan Profile Melihat perubahan profile vendor
4D Kolom Komentar Isian keterangan di proses selanjutnya
4E Tombol Verifikasi Untuk menyetujui update profile vendor
Tombol Undang
4F Melakukan undang meeting ke vendor
Meeeting
Data update profile akan Kembali ke vendor
Tombol Kembali ke
4G sebagai to do list jika memang ada data yang
Vendor
kurang atau perlu perbaikan
Menutup halaman verifikasi dan Kembali ke
4H Tombol Batal
halaman sebelumnya
Judul sebagai halaman pengisian undang
5 Form Data
meeting
5A Tanggal Rapat Pilih Tanggal meeting
5B Waktu Mulai Rapat Tentukan waktu mulai meeting
5C Waktu Selesai Rapat Tentukan waktu selesai meeting
5D Alamat Email Rapat Isikan dengan alamat email penyedia
5E Tempat Rapat Isi Tempat Rapat akan berlangsung
5F Note Kebutuhan Rapat Catatan atau alasan diadakan meeting
5G Komentar Isi komentar
5H Kembali Kembali ke halaman sebelumnya
Menyimpan data untuk proses undang
5I Simpan
meeting
Konfirmasi Undangan Email Notifikasi Undang Meeting yang akan
5J
Rapat masuk ke alamat email vendor
2.9 Melakukan Approval Vendor (Panduan KKKS Approval)
Masuk ke sistem CIVD sebagai KKKS Approval. Gambar di bawah ini adalah halaman KKKS
Approval.Berikut merupakan tampilan halaman user KKKS Approval, untuk dapat melakukan
proses approval klik modul Manajemen Mitra Kerja (1) Kemudian pilih Daftar Pekerjaan(2)
H a l a m a n 67 | 71
Setelah itu akan tampil table daftar pekerjaan dari KKKS Approval. Untuk melakukan proses
approval Klik tombol Proses(2J) pada kolom aksi.
2K 2L 2M
2C 2D 2E 2F 2H
2B
2I
2G
2J
Semua data yang diinputkan dan diupload vendor akan ditampilkan pada setiap tab untuk
direview kembali. Aprrover KKKS akan mereview kembali semua data profil vendor yang telah
melewati tahap verifikasi sebelumnya. Untuk melakukan Approval klik pada tab Persetujuan /
Komentar(3D).
H a l a m a n 68 | 71
3A
3B
3C 3A
3D
Kemudian pada tab Persetujuan / Komentar jika profil vendor tersedia tombol aksi Kirim (4E)
jika persetujuan diterima, atau jika dirasa perlu diverifikasi ulang maka proses bisa memilih tombol
Kembali ke Verifikator (4F).
H a l a m a n 69 | 71
4A
4B 4C
4D
4F 4G
4E
Proses persetujuan akan masuk ke approver selanjutnya jika pada Pengaturan Penguna
sebelumnya diset KKKS Approval lebih dari 1 level. Tombol Kembali ke Sebelumnya dimaksudkan
untuk mengembalikan proses persetujuan profil vendor ke KKKS Approval level sebelumnya (jika
sebelumnya diset KKKS Approval lebih dari 1 level).
PENJELASAN:

2B PID Proses ID
2E Durasi
vendor (SLA)
H a l a m a n 70 | 71

2I Aksi Kolom Aksi
2M Columns
ditampilkan
Persetujuan Update Menjelaskan user sedang dihalaman
3
Profile Persetujuan Update Profile
Tab untuk melakukan persetujuan update
3D Persetujuan Komentar
profilevendor
4 Persetujuan / Komentar Judul Halaman
Surat Pernyataan Download surat pernyataan dari Penyedia
4A
Penyedia Barang/Jasa Barang / Jasa
4B Cetak Riwayat Komentar Mencetak history komentar setiap proses
4C Lihat Perubahan Profile Melihat perubahan profile vendor
4D Kolom Komentar Isian keterangan di proses selanjutnya
4E Tombol Kirim Untuk menyetujui profile vendor
Tombol Kembali ke Mengembalikkan proses ke verifikator
4F
Verifkator vendor untuk dilakukan verifikasi ulang
Menutup halaman verifikasi dan Kembali ke
4G Tombol Batal
halaman sebelumnya
H a l a m a n 71 | 71

User Manual Kkks Civd v.01 - 14122020

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Manual Kkks Civd v.01 - 14122020

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Aplikasi Centralized Integrated Vendor Database

1.1.1 Tentang Dokumen

1.2 Deskripsi Umum Sistem

1.3 Alur Konteks Bisnis

SPDA Internal Hierarchy

Vendor Update CIVD Admin Review

Username & Online Register

Vendor Page Internal KKKS Page

KKKS CIVD Webpage

1.4 Definisi Singkatan

Berikut daftar istilah yang terdapat dalam dokumen panduan ini.

SPDA Surat Pengganti Dokumen Administrasi

CIVD Centralized Integrated Vendor Database

1.5 Keterangan Warna

Tombol dapat di klik

aaaaa Disable / Hanya keterangan

Untuk memulai akses terhadap aplikasi CIVD ini:

2.1 Registrasi Admin KKKS CIVD

4B Kolom Kode Captcha Untuk mengisi kode captcha

2.1.1 Flow Registrasi KKKS

2.2 Login KKKS

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2.3 Halaman Home

2.4 Menu Administrasi

2.4.1 Manajemen Pengguna

a. Menambah Pengguna KKKS

No. FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2G Status Status aktif/tidak aktif pengguna K3S

b. Mengubah Data Pengguna KKKS

tools (2A) lalu klik Ubah.

c. Aktivasi dan Non Aktivasi Pengguna KKKS

(2A) lalu klik Ubah.

2A Klik tools aksi → Ubah

3A Klik slider untuk mengubah status Aktif, Tidak Aktif

d. Reset password pengguna KKKS

2.4.1.2 Daftar Pengguna (Vendor)

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2.4.2 Peralatan Admin

2.4.2.1 Daftar Delegasi

a. Menambahkan Daftar Delegasi

2B Klik untuk menambah delegasi

3A Delegasi Dari Pilih user KKKS untuk memberikan delegasi

2K Tools Aksi Ubah, Hapus

b. Mengubah Daftar Delegasi

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2B Klik Tools Aksi → Ubah Ubah, Hapus

3E Deskripsi Isi deskripsi

c. Hapus Daftar Delegasi KKKS

2B Klik Tools Aksi → Ubah Ubah, Hapus

2.4.2.2 Daftar Hirarki Proses K3S

a. Menambah Hirarki Proses KKKS

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2C Tools Aksi Ubah, Hapus

3B Role Pilih Role KKKS KKKS Approval

b. Mengubah Hirarki Proses KKKS

2C Tools Aksi Ubah, Hapus

c. Menghapus Hirarki Proses KKKS

2.5 Manajemen Mitra Kerja

2.5.1 Kinerja Vendor

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI

2.5.1.2 Riwayat Penghargaan

NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI