Questionnaire DMS Admin Service OK PDF

DEALER MANAGEMENT SYSTEM
REQUIREMENT SURVEY
(Spare Parts Admin & Service Admin)
PT. HINO MOTOR SALES INDONESIA - 2018

JL. Wisma Indomobil II Jl. Letjen MT. Haryono Kav. 9, DKI Jakarta - INDONESIA
DEALER MANAGEMENT SYSTEM (DMS)
Report Requirement Survey
Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan bisnis PT Hino Motor Sales Indonesia dan dealer yang semakin meluas dan semakin bertambahnya populasi
customer yang menggunakan armada merk HINO sebagai sarana transportasi bisnis, PT. Hino Motor Sales Indonesia memandang adanya
keperluan dealer selaku pihak yang berhubungan secara langsung kepada customer untuk mendokumentasikan, menganalisa dan
mengelola informasi customer secara sistematis.
Pada moment ini , kami ingin menghadirkan aplikasi DEALER MANAGEMENT SYSTEM (DMS) sebagai alat/wadah untuk melakukan
pendokumentasian, analisa dan monitoring performance dari sisi teknologi bagi dealer yang bekerjasama dengan PT. Hino Motor Sales
Indonesia.
Sebagai end user dari aplikasi ini kami ingin menghimpun beberapa informasi yang kami sebut sebagai data pre-requirement ( kebutuhan
awal ) untuk mendukung proses Administrasi Aftersales di Dealer.
Secara Operasional Service Admin Staff terdiri dari beberapa pekerjaan teknis, yaitu :
Service Admin Kasir

KPG (Kartu Pendaftaran Garansi) Print Gate Pass
Input Free Service Coupon Work Order Invoice
Outstanding Work Order Cash Management In
Unit Entry Daily Register
Supplier Master
2|Page
Informasi Pribadi
<Mohon cantumkan nama pribadi, nama perusahaan dan posisi anda saat ini>
 Nama
 Posisi
 Nama Perusahaan
3|Page
Service Admin
Kartu Pendaftaran Garansi
Pendaftaran dan pengiriman KPG / KPW adalah salah satu syarat bagi kendaraan hino untuk mendapatkan pelayanan warranty service,
free service program (FSP) dan warranty claim. (Tambahan ilustrasi penerimaan KPG & pendaftaran)
4|Page
Input free service coupon
Tanggung jawab Service Admin pada proses claim free service coupon :
1. Menerima free service coupon dari SA
2. Input free service coupon melalui sistem dealer connect (DC) warranty
3. Membuat dan melaporkan dokumen claim free service coupon ke workshop head
4. Mengirimkan dokumen claim free service coupon yang telah ditandatangani workshop head dan ASS Manager ke HMSI
5. Mengirimkan kwitansi dan faktur pajak setelah menerima dokumen approval claim free service coupon dari admin warranty HMSI
No Kebijakan Penjelasan Jawaban

1 Alur Proses Apakah proses pendaftaran garansi (KPG) di dealer sudah sesuai dengan Ya Tidak
Pendaftaran KPG actual di dealer? Note:
................................................................................
................................................................................
2 Kartu Pendaftaran Apakah proses pendaftaran garansi (KPG) melalui Dealer Connect (DC) saat Ya Tidak
Garansi ini sudah berjalan dengan baik? Note:
................................................................................
................................................................................
3 Input Free Service Apakah proses input free service coupon di Dealer Connect (DC) saat ini Ya Tidak
Coupon sudah berjalan dengan baik? Note:
................................................................................
................................................................................
4 Penggunaan Apa yang dilakukan pada system Dealer Connect selain 2 aktivitas diatas? ................................................................................
Dealer Connect ................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
5|Page

5 Integrasi Dealer Dealer connect akan di integrasikan dengan DMS, sehingga proses yang Ya Tidak
Connect & DMS saat ini diinput di Dealer Connect dapat diinput langsung melalui DMS Note:
................................................................................
untuk pendaftaran KPG atau secara otomatis berdasarkan reference (WO)
................................................................................
yang telah di Input di DMS untuk claim coupon service. ................................................................................
6 Work Order Kapan service admin mencetak work order invoice FSP? ................................................................................
Invoice FSP Apakah menunggu approval dari HMSI, atau dicetak setelah unit selesai ................................................................................
................................................................................
dikerjakan ?
................................................................................
6|Page
Outstanding Work Order
Menu ini berisi register/daftar Work Order yang statusnya masih dikerjakan (on going), new, dan QC Pass. Tapi belum dibuatkan WO Invoice. Berasal
dari menu : Work Order.
Tampilan Outstanding Work Order Saat Ini
7|Page

1 Outstanding Work Informasi pada outstanding yang ada saat ini apakah perlu diubah seperti
Order gambar diatas dengan menambahkan Amount, usia WO & Keterangan Ya Tidak
Note:
(alasan) Outstanding ?
................................................................................
Jika masih kurang, apa yang perlu ditambahkan kembali ? ................................................................................
................................................................................
2 Outstanding Work Pada tampilan Outstanding work order register saat ini, menyediakan Ya Tidak
Order kolom invoice & date. Apakah ada kebutuhan atau kondisi WO yang sudah Note:
................................................................................
tercetak invoice masih tercantum pada Outstanding Work Order?
................................................................................
................................................................................
8|Page
Unit Entry Daily Register
Adalah menu yang berfungsi untuk menarik data unit entry sudah terinvoice yang masuk pada waktu yang kita inginkan. Periode perbulan
dapat digunakan sebagai dasar penginputan monthly report.
Tampilan Unit Entry Daily Register
Pengisian Monthly Report
9|Page
Pengisian Monthly Report

1 Monthly Report Apakah pengisian monthly report untuk kolom-kolom diatas sudah didapat
dari informasi yang ada pada menu “unit entry daily register” ? Ya Tidak
Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
10 | P a g e

2 Monthly Report Apakah pengisian monthly report untuk kolom-kolom diatas sudah didapat Ya Tidak
dari informasi yang ada pada menu “unit entry daily register” ? Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
3 Monthly Report Apakah dalam satu Invoice bisa lebih dari satu mekanik? Ya Tidak
Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
11 | P a g e

................................................................................
................................................................................

................................................................................
................................................................................
12 | P a g e
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu Unit Entry Daily Register atau proses pengisian monthly
report?
13 | P a g e
Supplier Master
Menu ini digunakan untuk mencari dan menambahkan master supplier seperti bengkel rekanan (bubut, body repair, Injection Pump) dll.

1 Supplier Master Apakah pencarian supplier dan proses pembuatan supplier baru di DMS Ya Tidak
saat ini dapat dijalankan dengan mudah ? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
14 | P a g e
Kasir
Print Gate Pass
Menu print Gatepass ini berfungsi untuk print gatepass yang digunakan sebagai surat izin keluar kendaraan setelah melakukan service. Selain itu
juga dapat mencari gatepass yang sudah pernah diterbitkan.

1. Print Gate Pass Berdasarkan SOP, penggunaan Gate Pass untuk dealer dengan DMS dan Ya Tidak
tanpa DMS adalah sebagai berikut : Note:

................................................................................
Incoming Service Unit Handover ................................................................................
................................................................................
Dengan DMS : No Antrian Gate Pass ................................................................................
................................................................................
Tanpa DMS : Form Pass Form Pass
................................................................................
2 Print Gate Pass Saat ini gate Pass hanya dapat dicetak setelah invoice dibuat. Ya Tidak
Apakah ada kondisi bahwa kendaraan harus keluar walaupun belum Note:
................................................................................
dibuatkan invoice service ?
................................................................................
3 Print Gate Pass Siapa yang memberi approval dikeluarkannya kendaraan setelah service ................................................................................
sebelum dibuatkan invoice service? ................................................................................

................................................................................
15 | P a g e
4 Print Gate Pass Apakah print out Gate Pass seperti tampilan diatas sudah sesuai dengan Ya Tidak
kebutuhan ? Note:
................................................................................
................................................................................
5 Gatepass Register Register/daftar atas gatepass unit yang sudah selesai service dan Ya Tidak
administrasi (pembayaran). Berasal dari menu : Print Gate Pass. Note:

................................................................................
................................................................................
16 | P a g e
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu Print Gate Pass?
17 | P a g e
Work Order Invoice
Work Order Invoice berfungsi untuk mengenerate work order yang sudah siap untuk dibuatkan invoice ke customer. Work Order yang siap
dijadikan invoice adalah Work Order dengan status operation QC Pass (Quality Control Pass) atau dengan kata lain sudah dijalankan pemeriksaan
terakhir dari bagian Foreman untuk unit yang ada.
Tampilan awal (Pencarian) Work Order Invoice

1 Work Order Invoice Apakah Pencarian Invoice yang sudah pernah dibuat dapat diproses Ya Tidak
dengan mudah? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
18 | P a g e
2 Work Order Invoice Apakah proses pembuatan Work order invoice baru dapat dilakukan Ya Tidak
dengan mudah? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................

3 Work Order Invoice Apakah tampilan dan informasi pada header invoice seperti tampilan Ya Tidak
diatas sudah sesuai kebutuhan? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
19 | P a g e
Jaminan Service atas perbaikan yang dilakukan 5

Jaminan perbaikan 15 hari atau 1.000 km untuk Service
Terhitung dari tanggal & km Perbaikan, mana yang tercapai terlebih dahulu.
(*) tidak termasuk dalam Hal2 & komponen yang tidak ditanggung jaminannya yang tercantum diBuku Service
4 Work Order Invoice Apakah tampilan dan informasi pada invoice seperti tampilan diatas Ya Tidak
sudah sesuai kebutuhan? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
20 | P a g e
5 Work Order Invoice Apakah ketentuan jaminan service di dealer sudah sesuai dengan yang Ya Tidak
ada di Invoice saat ini? Jika tidak, bagaimana ketentuan yang ada di Note:
................................................................................
dealer?
................................................................................
................................................................................
................................................................................
6 Work Order Invoice Apakah ada keperluan pencetakan invoice lebih dari satu kali ? Ya Tidak
Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
7 Work Order Invoice Register/daftar atas seluruh Invoice Workshop yang dibuat. Ya Tidak
Register Dikelompokkan berdasarkan tanggal pembuatan Invoice WO dan tipe Note:
................................................................................
transaksi. Data yang dihasilkan berdasarkan status dari Invoice WO
................................................................................
(approve, cancel, dll). Berasal dari menu : Work Order Invoice. ................................................................................
21 | P a g e
22 | P a g e
8 WO Invoice Detail Register/daftar Invoice Work Order dengan data transaksi yang lebih Ya Tidak
Register lengkap (detail per transaksi). Berasal dari menu : Work Order Invoice Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
23 | P a g e
Work Order Invoice Return
Work Order Invoice return digunakan untuk mengakomodir kebutuhan pembatalan invoice yang sudah dibuat pada periode yang lalu.

1 Work Order Invoice Apakah Pencarian Invoice return yang sudah pernah dibuat dapat Ya Tidak
Return diproses dengan mudah? Note:
................................................................................
................................................................................
2 Work Order Invoice Apakah proses pembuatan Work order invoice return baru dapat Ya Tidak
Return dilakukan dengan mudah? Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
24 | P a g e
25 | P a g e

3 WO Invoice Return Apakah print out Work order invoice return seperti tampilan diatas sudah Ya Tidak
sesuai kebutuhan? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
4 WO Invoice Retur Register/daftar atas Retur Invoice Work Order. Berasal dari menu : Ya Tidak
Register Work Order Invoice Return Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
26 | P a g e
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai Work Order Invoice ?
27 | P a g e
Pencatatan pembayaran & Kontrol Pembayaran AR / DP di DMS
Kwitansi
Mulai Tagihan
Cash Tanda Terima

SO/WO SO/WO Management Pembayaran
Invoice In
AR
Outstanding
Status
Selesai
28 | P a g e
Kwitansi Tagihan
Menu Kwitansi Tagihan berfungsi untuk membuat kwitansi tagihan ke leasing beserta surat perintah transfer leasing dan juga kwitansi other
untuk ke transaksi ke pihak selain leasing.
Tampilan awal (pencarian) Kwitansi Tagihan

1 Kwitansi Tagihan Apakah data kwitansi yang sudah pernah di input dapat dicari dengan
mudah melalui kolom pencarian diatas? Ya Tidak

Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
29 | P a g e
2 Kwitansi Tagihan Kasir bertugas melayani pembayaran dari pelanggan baik dari service Ya Tidak
maupun sparepart. Sehingga pemilihan profit center perlu dilakukan saat Note:
................................................................................
mencetak kwitansi tagihan.
................................................................................
................................................................................
30 | P a g e
3 Kwitansi Tagihan Dari tampilan print out Kwitansi tagihan seperti gambar di atas, apakah Ya Tidak
sudah sesuai dengan kebutuhan? Note:

................................................................................
................................................................................
................................................................................
31 | P a g e
4 Kwitansi Tagihan Gambar diatas merupakan Lampiran detail invoice yang kwitansinya Ya Tidak
dicetak dari gabungan beberapa invoice. Apakah informasi pada lampiran Note:
................................................................................
sudah sesuai dengan kebutuhan?
................................................................................
................................................................................
32 | P a g e
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu Kwitansi Tagihan?
33 | P a g e
Cash Management In –Batch
Menu Cash Management In - Batch berfungsi untuk memasukkan semua penerimaan DP Customer ataupun Account Receivable (AR) yang
berasal dari Customer.

1 Cash Management Apakah Pembayaran dan baik AR maupun DP customer dimasukkan
In - Batch kedalam system melalui menu Cash Management In –Batch ? Ya Tidak
Note:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
……………………………………………………………
Jika tidak, bagaimana proses pencatatan pembayaran AR/ DP Customer yang ada di dealer saat ini?
34 | P a g e
Tampilan awal (Pencarian) Cash Management In - Batch

1 Tampilan Create “New” Cash Management In - Batch
35 | P a g e

2 Cash Management Keseluruhan tagihan akan ditampilkan sesuai transaction type sampai ................................................................................
In - Batch dengan tanggal terakhir yang dimasukkan pada field Date*. Apakah cukup ................................................................................
mudah menemukan tagihan yang dimaksud? ................................................................................
................................................................................
................................................................................
3 Cash Management Bagaimana pencatatan pembayaran claim dari HMSI? ................................................................................
In - Batch ................................................................................
................................................................................
................................................................................
4 Cash Management Apakah proses pencatatan pembayaran melalui menu “cash management Ya Tidak
In - Batch in –batch” dapat dijalankan dengan mudah? Note:
................................................................................
................................................................................
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu Cash Management In - Batch?
36 | P a g e
Tanda Terima Pembayaran
Tanda terima pembayaran ini sebagai bukti penerimaan pembayaran baik pembayaran lunas maupun kredit / cicilan.
Tampilan awal (pencarian) Tanda Terima Pembayaran
Tampilan Create New Tanda Terima Pembayaran
37 | P a g e
Print Out Tanda Terima Pembayaran
38 | P a g e

1 Tanda Terima Apakah proses pembuatan Tanda Terima Pembayaran dapat dijalankan Ya Tidak
Pembayaran dengan mudah? Note:
................................................................................
................................................................................
2 Tanda Terima Apakah print out tanda terima pembayaran sudah sesuai dengan Ya Tidak
Pembayaran kebutuhan ? Note:
................................................................................
................................................................................
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu Tanda Terima Pembayaran?
39 | P a g e
A/R Outstanding Status
Merupakan suatu bentuk report yang menginformasikan status piutang (AR) dari customer.

1 A/R Outstanding Apakah konten dari AR Outstanding Status Report di atas sesuai dengan Ya Tidak
Status kebutuhan di dealer ? Note:
................................................................................
................................................................................
40 | P a g e
2 A/R Outstanding Due Date : Tanggal Invoice + Tempo pembayaran Ya Tidak
Status Overdue : Tanggal hari ini – Tanggal due date Note:
................................................................................
Apakah definisi diatas sesuai dengan actual di dealer? ................................................................................
3 A/R Outstanding Apakah transfer antar cabang (khususnya spareparts) termasuk kedalam AR? Ya Tidak
Status Note:
................................................................................
................................................................................
Apakah ada masukan atau request dari Dealer mengenai menu A/R Outstanding Status?
41 | P a g e
42 | P a g e

Questionnaire DMS Admin Service OK PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Questionnaire DMS Admin Service OK PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DEALER MANAGEMENT SYSTEM

PT. HINO MOTOR SALES INDONESIA - 2018

Service Admin Kasir

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

Tampilan Outstanding Work Order Saat Ini

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

Tampilan Unit Entry Daily Register

Pengisian Monthly Report

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

saat ini dapat dijalankan dengan mudah ? Note:

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

tanpa DMS adalah sebagai berikut : Note:

sebelum dibuatkan invoice service? ................................................................................

administrasi (pembayaran). Berasal dari menu : Print Gate Pass. Note:

Tampilan awal (Pencarian) Work Order Invoice

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

dengan mudah? Note:

dengan mudah? Note:

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

diatas sudah sesuai kebutuhan? Note:

Jaminan Service atas perbaikan yang dilakukan 5

sudah sesuai kebutuhan? Note:

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

sesuai kebutuhan? Note:

Cash Tanda Terima

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

mudah melalui kolom pencarian diatas? Ya Tidak

sudah sesuai dengan kebutuhan? Note:

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

Tampilan awal (Pencarian) Cash Management In - Batch

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

Tampilan awal (pencarian) Tanda Terima Pembayaran

Tampilan Create New Tanda Terima Pembayaran

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

No Kebijakan Penjelasan Jawaban

Anda mungkin juga menyukai