1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.................................................................................................................................. 2
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................................... 4
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................................. 5
BAB II PANDUAN APLIKASI ................................................................................................... 7
1. Fitur Umum ......................................................................................................................... 7
1.1 Login .............................................................................................................................. 7
1.1.1 Forgot Password ...................................................................................................... 8
1.2 Rating ............................................................................................................................. 9
1.2.1 Admin Biller.......................................................................................................... 10
1.2.2 User Biller ............................................................................................................. 11
1.3 Profile ........................................................................................................................... 13
1.4 Ganti Password ............................................................................................................. 13
1.5 Logout .......................................................................................................................... 14
2. Admin Biller ....................................................................................................................... 15
2.1. Home / Dashboard ........................................................................................................ 15
2.2. Customer Group ........................................................................................................... 17
2.3. User .............................................................................................................................. 19
2.4. Customer ...................................................................................................................... 21
2.4.1. Tombol View......................................................................................................... 29
2.4.2. Tombol Edit........................................................................................................... 33
2.4.3. Tombol Delete ....................................................................................................... 34
2.5. Billing ........................................................................................................................... 34
2.5.1. Bill Types ................................................................................................................. 34
2.5.2. Billing Schedule ....................................................................................................... 36
2.5.2.1. Daily .................................................................................................................. 39
2.5.2.2. Monthly ............................................................................................................. 44
2.5.3. Billing .................................................................................................................... 50
2.5.4. My Billing ................................................................................................................ 57
2.6. Payment History ........................................................................................................... 59

2
 2.7. Billing Report ............................................................................................................... 61
2.8. Setting........................................................................................................................... 61
2.8.1. Profile .................................................................................................................... 62
2.8.2. Whitelable ............................................................................................................. 62
2.8.3. Smart Notification ................................................................................................. 63
2.9. Payment Method........................................................................................................... 66
2.10. User Guide .................................................................................................................... 66
2.11. FAQ .............................................................................................................................. 67
2.12. Notification ................................................................................................................... 67
3. User / Biller ........................................................................................................................ 70
3.1. Dashboard ..................................................................................................................... 70
3.2. Customer Group ........................................................................................................... 71
3.3. Customer ...................................................................................................................... 71
3.4. Billing ........................................................................................................................... 76
3.4.1. Bill Types .............................................................................................................. 76
3.4.2. Billing .................................................................................................................... 77
3.4.3. My Billing ............................................................................................................. 79
3.5. Payment History ........................................................................................................... 79
3.6. Billing Report ............................................................................................................... 80
3.7. Pengaturan Profil .......................................................................................................... 81
3.7.1. Profile .................................................................................................................... 81
3.7.2. Logo Perusahaan ....................................................Error! Bookmark not defined.
3.7.3. Notification............................................................................................................ 84
3.8. Payment Method........................................................................................................... 85
3.9. User Guide .................................................................................................................... 85
3.10. FAQ .............................................................................................................................. 86
BAB III PENUTUP .................................................................................................................... 88

3
 LEMBAR PENGESAHAN

: Buku Panduan Pengguna Platform Aplikasi

Judul Dokumen
BRI Smart Billing Versi Pengguna Biller

Nomor versi : 01
Tanggal
Penyelesaian : 13 Februari 2023
Unit Kerja Tim
Development : Divisi Digital Banking Development and Operation

Jakarta, 13 Februari 2023

Disahkan Oleh,
Binsar Tampahan Siagian
Team Leader BRI Smart Billing Dev.

4
 BAB I
PENDAHULUAN

BRI Smart Billing merupakan aplikasi dengan sistem billing management milik Bank
Rakyat Indonesia (BRI) yang terpadu, praktis, dan efektif untuk seluruh tagihan.

Dengan menggunakan BRI Smart Billing akan memudahkan para pelaku usaha dalam
melakukan pengelolaan tagihan dan piutangnya. Aplikasi ini dibuat untuk membuat sistem layanan
billing menjadi lebih mudah, murah, dan cepat yang dapat digunakan baik oleh nasabah existing
maupun calon nasabah BRI.

Terdapat 2 level pengguna aplikasi BRI Smart Billing yaitu Biller dan Billee. Biller
merupakan pihak yang membuat dan mengelola tagihan, sedangkan Billee atau biasa disebut juga
dengan pelanggan merupakan pihak yang melakukan pembayaran tagihan. Untuk dapat
menggunakan fasilitas dari aplikasi ini pihak biller harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu
untuk mendapatkan username dan password.

Setelah melakukan login melalui form yang tampil pada halaman dengan alamat url
brismartbilling.id, anda akan diarahkan secara otomatis ke halaman Home. Pada halaman Home
inilah user dapat melakukan login dengan masing-masing role yang diantara nya :

1. Admin Company [Biller]

Akun utama yang dimiliki oleh perusahaan terkait dengan menyediakan fungsi dalam
pengelolaan data pelanggan dan data tagihan. Wewenang dari admin biller diantaranyan
adalah menambahkan akun user biller, mengelompokkan pelanggan dalam menu grup
pelanggan, upload bulk pelanggan, membuat jenis tagihan, mengatur tanggal jatuh
tempo pembayaran hingga mengatur tagihan terjadwal.
2. User Biller
Akun yang dikelola oleh perusahaan sebagai bentuk akun perpanjangan tangan dari
akun admin biller. Pada level user biller/staff ini memiliki kewenangan dasar yang
hampir sama dengan admin seperti input tagihan, laporan tagihan yang belum dan telah
terbayar hingga pembentukan pelanggan baru namun hanya untuk data pelanggan
dibawah group pelanggan miliknya.

5
3. Customer/Billee
Akun milik pelanggan (billee) dari data yang telah didaftarkan oleh perusahaan. Pada
akun ini, pelanggan dapat melihat jumlah tagihannya baik yang belum dibayar dan telah
dibayar melalui menu detail tagihan serta riwayat tagihan. Biller dapat memilih tagihan
apa yang perlu dibayarkan dengan beberapa metode pembayaran yang telah disediakan.

6
 BAB II
PANDUAN APLIKASI

Pada buku panduan ini hanya akan menampilkan informasi langkah-langkah penggunaan
aplikasi BRI Smart Billing dengan fitur-fitur yang dimiliki oleh biller. Pihak biller hanya dapat
mengakses aplikasi BRI Smart Billing versi website. Berikut merupakan fitur umum yang dimiliki
oleh admin biller dan user biller.
1. Fitur Umum
Terdapat 5 fitur umum pada aplikasi BSB, yaitu login (masuk aplikasi), rating (penilaian
aplikasi), profile (informasi data pengguna), ganti password, dan logout (keluar aplikasi).
1.1 Login
Sebelum memasuki halaman Home, user diharuskan melakukan login terlebih dahulu.
Untuk melakukannya, ikuti langkah berikut :
Buka aplikasi browser yang ada pada komputer anda Contohnya : Firefox, Internet
Explorer, Opera, Google Chrome, Safari, dll.
Ketikkan alamat url brismartbilling.id pada addressbox.

Gambar URL yang diketikkan pada address box aplikasi browser

Setelah memasukkan url, tekan tombol enter maka akan tampil halaman dashboard
kemudian user akan diarahkan untuk login dengan Klik tombol masuk seperti berikut:

7
akan tampil halaman login, dan user dapat masuk berdasarkan role dengan mengisi
username dan password yang telah terdaftar.

1.1.1 Forgot Password

Fitur forgot password digunakan untuk meminta password baru dari BSB jika
pengguna secara tidak sengaja melupakan kata sandi yang dimiliki, atau pengguna
ingin melakukan reset password. Pengguna Biller (role Admin dan role User) dapat
melakukan reset kata sandi dengan menggunakan fitur ini dengan mengikuti langkah-
langkah dibawah ini:
1. Klik Forgot Password
2. Masukan alamat email terdaftar

3. Pada email akan masuk notifikasi

4. Klik tombol Atur Password Baru

8
 5. Segera lakukan reset password dalam waktu 1 jam.

1.2 Rating

Untuk meningkatkan performa dari aplikasi BRI Smart Billing dibutuhkan penilaian
secara langsung dari pengguna aktif. Berdasarkan tujuan tersebut, kami akan
mengumpulkan hasil survei dan masukan pengguna dalam periode waktu yang telah
ditentukan.

9
Penilaian aplikasi akan dilakukan oleh semua pengguna setelah pengguna masuk
kedalam aplikasi dan melakukan kegiatan terlebih dahulu.
1.2.1 Admin Biller
Pop up rating pada pengguna admin akan muncul pada dua tempat, yaitu setelah admin
melakukan penginputan data tagihan secara single dan pada menu riwayat
pembayaran. Dibawah ini merupakan langkah menginput rating dan komentar
pengguna.
6. Pada menu Tagihan, buat satu tagihan single seperti biasa
7. Setelah sukses membuat tagihan akan muncul pop up rating

8. Beri tanda bintang

9. Dan masukan komentar, kolom komentar tidak wajib diisi. Pengguna dapat
memberikan komentar sebanyak 300 karakter.

10
10. Klik “Kirim” untuk memberikan penilaian.
11. Pengguna dapat memilih tombol “Lain Kali” untuk menunda pengisian rating. Pop
up rating akan kembali muncul saat pengguna membuat tagihan dan membuka menu
laporan penagihan jika belum memberikan penilaian pada periode tersebut.

1.2.2 User Biller

Pop up rating pada pengguna user/biller akan muncul pada dua tempat, yaitu setelah
admin melakukan penginputan data tagihan secara single dan pada menu riwayat
pembayaran. Dibawah ini merupakan langkah menginput rating dan komentar
pengguna.

1. Pada menu Tagihan, buat satu tagihan.

2. Setelah sukses membuat tagihan akan muncul pop up rating.
3. Pop up rating juga akan muncul pada halaman riwayat pembayaran, ketika
pengguna masuk kedalam menu tersebut akan langsung muncul pop up rating jika
pengguna belum melakukan penilaian setelah membuat tagihan.

11
4. Beri tanda bintang
5. Dan masukan komentar, kolom komentar tidak wajib diisi. Pengguna dapat
memberikan komentar sebanyak 300 karakter.

6. Klik “Kirim” untuk memberikan penilaian.

7. Pengguna dapat memilih tombol “Lain Kali” untuk menunda pengisian rating. Pop
up rating akan kembali muncul saat pengguna membuat tagihan dan membuka menu
laporan penagihan jika belum memberikan penilaian pada periode tersebut.

12
1.3 Profile

Pada menu ini, semua pengguna dapat melihat detail informasi profile masing-
masing pengguna. Pengguna dapat melakukan perubahan informasi nama, alamat,
dan foto pengguna. Pada halaman ini pengguna dapat mengunduh profile pengguna.

1.4 Ganti Password

Sebagai bentuk antisipasi keamanan informasi dan transaksi, BRI Smart Billing
menganjurkan kepada semua pengguna untuk melakukan perubahan kata sandi
secara berkala. Perubahan kata sandi dapat dilakukan dengan mengikuti langkah
dibawah ini:
1. Klik tombol dropdown disamping nama pengguna.
2. Masukan kata sandi yang digunakan.

13
 3. Masukan kata sandi baru, konfirmasi kata sandi baru

4. Klik tombol Memperbaharui kata sandi untuk melanjutkan.

1.5 Logout

Pengguna dapat keluar dari aplikasi dengan meng-Klik tombol Keluar pada
dropdown.

14
2. Admin Biller
2.1. Home / Dashboard
Berikut merupakan tampilan dashboard dari user admin company. Dashboard tersebut
menampilkan data seperti jumlah customer, Email Valid (email valid pengguna),
jumlah paid (yang dibayarkan), jumlah unpaid (belum dibayar) dan jumlah invoice,
serta data statistik penagihan. Terdapat 2 tampilan beranda yang dapat dipilih oleh
perusahaan, dengan menggunakan logo perusahaan atau tanpa logo perusahaan.

Diatas merupakan tampilan beranda untuk aplikasi web BRI Smart Billing dengan
menggunakan logo perusahaan.

Logo perusahaan akan ditampilkan pada bagian atas sidebar milik admin biller dan
user biller.

15
Diatas merupakan tampilan beranda untuk aplikasi web BRI Smart Billing tanpa
menggunakan logo perusahaan.

Berikut ini adalah penjelasan terkait menu aplikasi BRI Smart Billing:
Link kembali ke halaman Dashboard : pada bagian ini jika di Klik maka akan
kembali ke halaman dashboard
Customer Group : Customer group adalah sebuah group yang mengelompokkan
beberapa customer menjadi satu berdasarkan klasifikasi tertentu. Admin dan super
admin dapat menambahkan sebuah group yang terdiri dari beberapa customer yang
dapat melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan dan melihat detail data
grup customer.
User : halaman untuk management user aplikasi dimana admin dapat melakukan
penambahan, pengubahan, penghapusan dan melihat detail data user.
Customer : halaman untuk menambahkan data customer dimana admin dapat
melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan dan melihat data customer
Billing :
• Bill Types : halaman untuk menambahkan jenis atau kategori biaya.
• Billing : halaman untuk menambahkan detail tagihan perusahaan berdasarkan
group customer dimana admin juga dapat melakukan pengubahan, penghapusan
dan melihat data tagihan.
• My Billing : report data tagihan customer yang belum dibayarkan
Payment History : halaman untuk menampilkan riwayat pembayaran tagihan
customer.

16
 Billing Report : halaman untuk menampilkan report tagihan yang belum bayar dan
yang sudah bayar dalam periode tertentu.
Setting : merupakan halaman untuk melakukan pengaturan profile, whitelabel, dan
smart notification.
Payment Method : halaman untuk menampilkan metode pembayaran berdasarkan
ketentuan pembayaran masing-masing
User Guide : halaman yang menampilkan flow bisnis secara ringkas dan halaman
untuk mengunduh buku panduan aplikasi BRI Smart Billing web based dan aplikasi
mobile.
FAQ : halaman yang berisi beberapa pertanyaan umum dan jawaban untuk
pertanyaan terkait.

2.2. Customer Group

Untuk menambahkan customer, admin harus terlebih dahulu menambahkan customer
group sebagai pengelompokkan beberapa customer dalam satu jenis group, dengan
langkah berikut:
1. Pilih menu customer group

2. Pilih add customer group

17
3. Isi nama group customer yang akan ditambahkan
4. Klik tombol Add Customer Group

5. Tampil nama customer group yang telah ditambahkan

18
2.3. User
Untuk menambahkan atau mengelola user berdasarkan role sesuai dengan
kewenangan dalam management aplikasi admin dapat menggunakan menu user,
dengan langkah berikut:
1. Pilih menu User

2. Pilih add user, untuk menambahkan user

19
3. Isi kelengkapan data untuk penambahan user berdasarkan kebutuhan
4. Jika telah terisi lengkap, Pilih tombol Add User

5. Tampil daftar user yang telah ditambahkan oleh admin.

20
 6. Admin dapat mengatur status dari user biller yanng sudah ditambahkan.
7. Admin biller dapat melihat, merubah informasi, dan menghapus data user biller
dengan tombol ikon yang terdapat pada kolom Action.
8. Pada tabel terdapat juga informasi status validasi email dari masing-masing user.

2.4. Customer
Untuk menambahkan data customer dan pengelolaan, admin dapat gunakan pada
menu customer. Berikut langkah – langkah untuk menambahkan customer
(pelanggan):
1. Pilih menu Customer

2. Klik add customer atau upload customer untuk menambahkan data customer
dalam jumlah banyak

21
3. Lengkapi formulir informasi data customer dengan lengkap
4. Admin dapat memasukan pelanggan di beberapa costumer group

5. Jika sudah terisi lengkap, Pilih tombol Add Customer

22
6. Jika admin sukses menambahkan data customer maka akan tampil pada halaman
list customer

Untuk menambahkan banyak customer pihak admin dapat menggunakan fitur upload
pada menu ini, terdapat 2 jenis Upload yang tersedia pada aplikasi BRI Smart Billing,
yaitu Upload Customer Baru dan Upload Relasi Customer.
7. Untuk menambahkan banyak customer baru dapat memilih tombol upload
customer baru, dengan langkah berikut :
1. Klik Tombol Upload
2. Klik tombol Upload Customer Baru

23
3. Unduh format file excel untuk membuat file data baru customer.

4. Jika sudah di isi Klik Choose File pilih file yang mau di upload, format file
yang diterima oleh aplikasi adalah .xls, .xlsx, dan .csv
5. lalu Klik tombol upload.

24
 6. Jika sudah berhasil di upload akan muncul tampilan konfirmasi seperti di
bawah ini. Data profile yang dapat di submit hanya yang mempunyai status
upload Sukses.

7. lalu Klik tombol submit

8. Akan muncul notice (Upload Succes) data Customer sudah berhasil di upload.
9. Untuk menambahkan Relasi customer group pada pelanggan aktif dapat
memilih tombol upload customer baru, dengan langkah berikut :
1. Klik Tombol Upload
2. Klik tombol Upload Relasi Customer

25
10. Unduh format file excel untuk membuat file data baru customer.

11. Pada format yang wajib diinput secara benar adalah customer ID, dan
customer group ID

26
12. Jika sudah di isi Klik Choose File pilih file yang mau di upload, format
yang dapat diterima oleh aplikasi adalah .xls, .xlsx, dan .csv

13. lalu Klik tombol upload.

14. Jika sudah berhasil di upload akan muncul tampilan konfirmasi seperti di
bawah ini. Data profile yang dapat di submit hanya yang mempunyai status
upload Sukses.

15. lalu Klik tombol submit

16. Akan muncul notice (Upload Succes) data Customer sudah berhasil di
upload.

27
 17. Selanjutnya data yang sudah di inputkan coba di search dengan
mengetikkan nama costumer yang di inputkan tadi, selanjutnya Klik
tombol search.
Pada tabel informasi pelanggan, terdapat informasi status validasi email yang
digunakan oleh pelanggan sebagai email notifikasi. Pada tabel juga terdapat informasi
status aktif dari masing-masing pelanggan dan nomor BRIVA untuk tiap grup
pelanggan. Biller dapat mengubah status pelanggan dengan mengubah slide bar
menjadi ke kiri atau kanan.
18. Klik tombol CSV atau PDF untuk mengunduh data pelanggan sesuai
format.

28
2.4.1. Tombol View
Untuk melihat profil customer yang telah didaftarkan, admin dapatnya melihatnya
pada tombol view seperti dibawah ini :
1. Pilih menu customer
2. Pilih tombol view

3. Tampil halaman view customer, yang terdiri dari data profile, statistic,
billing, document, email, dan label.

Pengguna admin dapat menambahkan satu email notifikasi pada masing-masing

pelanggan, email notifikasi hanya akan menerima informasi mengenai tagihan
yang ditujukan kepada pelanggan tersebut, perihal informasi perubahan data akun
BRI Smart Billing hanya akan terkirimkan pada email utama. Untuk menamhakan
email notifikasi dapat mengikuti langkah dibawah ini

29
1. Pilih tab email

2. Klik tombol “Tambah Email”

3. Masukan alamat email aktif , lalu Klik submit

4. Alamat email berhasil ditambahkan sebagai email notif.

30
5. Pengguna dapat mengubah alamat email tersebut dengan cara Klik ikon
“tempat sampah” disamping kanan alamat email.

Admin biller dapat menambahkan label tagihan untuk masing-masing pelanggan

pada tab Label. Label tagihan ini akan muncul pada detail tagihan untuk
menginfokan tujuan tagihan tersebut. Untuk menambahkan label dapat mengikuti
langkah dibawah ini
1. Pilih tab Label

2. Klik tombol Tambah Label

31
3. Masukan nama label tagihan
4. Pilih grup yang terelasi
5. Klik tombol Submit
6. Admin biller dapat menghapus label tagihan dengan 2 cara, yaitu

7. Klik tombol ikon Tempat sampah pada label yang dituju,

8. Atau pilih label yang akan dihapus dengan klik ceklis box.
9. Klik tombol Menghapus.

32
2.4.2. Tombol Edit
Pada tombol edit ini admin dapat melakukan edit data customer yang diinginkan.
Dengan melakukan langkah berikut :
1. Pilih tombol edit

2. Lakukan perubahan data pelanggan pada kolom yang tersedia.

3. Admin dapat memasukan pelanggan pada grup pelanggan baru, dengan
menambahkan “Grup”

4. Klik tombol Perbaharui Pelanggan

33
 2.4.3. Tombol Delete
Untuk menghapus data customer admin dapat menggunakan tombol delete sesuai
data customer yang diinginkan. Dengan melakukan langkah berikut :
1. Klik tombol ikon tempat sampat sesuai dengan data customer yang ingin
dihapus
2. Biller juga dapat menghapus beberapa data pelanggan dengan cara;
3. Klik kotak option pada kolom pilih semua,
4. Klik tombol Menghapus.

2.5. Billing
2.5.1. Bill Types
Untuk menambahkan atau mengelola jenis tagihan customer yang harus dibayarkan
kepada pengelola atau admin company, dapat menggunakan menu bill types, dengan
langkah berikut :
1. Pilih menu Billing → Bill Types

34
2. Pilih Add Bill Type

3. Lengkapi detail keterangan untuk jenis tagihan

4. Pilih tombol Add Bill Type

35
 5. Jika admin sukses menambahkan tagihan maka akan tampil data tagihan
berdasarkan periode yang dipilih, (jika checklist monthly) maka tampil data
tagihan selama 12 bulan.

2.5.2. Billing Schedule

Fitur yang memungkinkan admin untuk membuat tagihan secara terjadwal. Tagihan
yang akan terbuat otomatis dengan fitur ini sesuai dengan pengaturan di awal
(berdasarkan range dari tanggal mulai dan tanggal selesai). Periode dalam fitur ini
terbagi menjadi 2 yaitu Daily (harian) atau monthly (bulanan) yang juga perlu
diatur saat membuat penjadwalan tagihan.

36
1. Berikut Tampilan menu Billing schedule

2. Menu Searching
Digunakan untuk mencari jadwal tagihan yang sudah dibuat sebelumnya
• Isi data yang ingin dicari, setelah dilengkapi datanya silahkan Klik
tombol search
• Maka selanjutnya akan tampil data yang dicari

• Klik tombol Lihat pada baris data Billing schedule yang ingin dilihat
detailnya.
3. Status Billing Schedule
Status akan active setelah di run H+1 dari tanggal mulai, dan akan stop sesuai
dengan tanggal akhir.

37
Berikut penjelasan jenis Status penjadwalan tagihan ;
1. Draft : Status penjadwalan yang masih dalam bentuk rancangan/draft dan
belum dilakukan penjalanan scheduler
2. Active : Status penjadwalan yang telah dijalankan dan sedang dalam proses
menunggu jadwal schedule sesuai dengan pengaturan awal.
3. Pause : Status penjadwalan yang sementara terhenti, dan dapat dijalankan
kembali sesuai dengan kebutuhan admin.
4. Stop : Status penjadwalan tagihan yang berhenti secara permanen sesuai
dengan input dari admin.
5. Done : Status penjadwalan tagihan yang telah selesai dan terpenuhi
seluruhnya dari tanggal awal hingga tanggal berakhir.

4. Schedule history
Digunakan untuk melihat riwayat penjadwalan yang telah selesai dijalankan dan
terkirim.

38
2.5.2.1. Daily
Berikut contoh menyusun jadwal tagihan harian :
1. Pilih menu Billing Schedule

2. Pilih Add a Schedule

39
3. Berikut tampilan menu Tambah jadwal tagihan
• Silahkan lengkapi data jadwal periode daily
• Jika data sudah terisi lengkap Klik tombol submit

• Maka akan tampilan jadwal tagihan yang sudah di buat

40
 Berikut ini adalah penjelasan beberapa bagian dari halaman beranda jadwal
tagihan :
1) Apabila data jadwal tagihan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus
2) Apabila data jadwal tagihan ingin dirubah Klik tombol Edit
3) Apabila data jadwal tagihan tersebut sudah benar, Klik tombol Run
untuk menjalakan otomatis jadwal tagihanya

4. Selanjutnya Klik tombol add billing, Berikut tampilan menu jenis tagihan
• Silahkan lengkapi data jenis tagihanya
• Jika data sudah terisi lengkap silahkan Klik tombol Tambah Tagihan

• Maka akan tampil jenis tagihan yang sudah dibuat

• Apabila data jenis tagihan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus

41
 5. Selanjutnya pilih tabel customer, maka akan tampil menu customer

Berikut ini adalah penjelasan beberapa bagian dari halaman customer :

1) Add custumer digunakan untuk menambah satu customer
2) Upload customer digunakan untuk menambah customer lebih dari satu

6. Selanjutnya Klik tombol add customer, berikut tampilan menu tambah

pelanggan
• Silahkan lengkapi data customer
• Jika data sudah terisi lengkap Klik tombol tambah pelanggan

• Maka akan tampil data pelanggan yang sudah di tambahkan

42
 • Apabila data pelanggan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus
7. Selanjutnya jika ingin menambahkan data lebih dari satu Klik tombol upload
customer, Berikut akan muncul tampilan menu upload customer
• Setelah itu pilih Download (untuk menyamakan format unggah data)
• Isi data Customer sesuai data contoh
• Jika sudah terisi lengkap Pilih File (upload file data customer yang telah
diisi)
• Klik tombol Upload

8. Selanjutnya silahkan Klik tombol run (Pastikan jenis tagihan dan data customer
sudah terisi lengkap)

43
9. Jika sudah berhasil run maka status di jadwal akan berubah menjadi active

2.5.2.2. Monthly
Berikut contoh menyusun jadwal tagihan bulanan :
1. Pilih menu Billing Schedule

44
2. Pilih Add a Schedule

3. Berikut tampilan menu Tambah jadwal tagihan, untuk pembuatan

Tagihan bulanan tanggal mulai untuk periode Monthly tidak boleh lebih
dari tanggal 28 setiap bulanya.
• Silahkan lengkapi data jadwal periode Monthly
• Jika data sudah terisi lengkap Klik tombol submit

45
 • Maka akan tampilan jadwal tagihan yang sudah di buat

Berikut ini adalah penjelasan beberapa bagian dari halaman beranda jadwal tagihan :
1) Apabila data jadwal tagihan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus
2) Apabila data jadwal tagihan ingin dirubah Klik tombol Edit
3) Apabila data jadwal tagihan tersebut sudah benar, Klik tombol Run untuk
menjalakan otomatis jadwal tagihanya

4. Selanjutnya Klik tombol add billing, Berikut tampilan menu jenis tagihan
• Silahkan lengkapi data jenis tagihanya
• Jika data sudah terisi lengkap silahkan Klik tombol Tambah Tagihan

46
 • Maka akan tampil jenis tagihan yang sudah dibuat

• Apabila data jenis tagihan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus

5. Selanjutnya pilih tabel customer, maka akan tampil menu customer

47
 Berikut ini adalah penjelasan beberapa bagian dari halaman customer :
1) Add custumer digunakan untuk menambah satu customer
2) Upload customer digunakan untuk menambah customer lebih dari satu

6. Selanjutnya Klik tombol add customer, berikut tampilan menu tambah

pelanggan
• Silahkan lengkapi data customer
• Jika data sudah terisi lengkap Klik tombol tambah pelanggan

• Maka akan tampil data pelanggan yang sudah di tambahkan

48
 • Apabila data pelanggan ingin dibatalkan Klik tombol Hapus
7. Selanjutnya jika ingin menambahkan data lebih dari satu Klik tombol upload
customer, Berikut akan muncul tampilan menu upload customer
• Setelah itu pilih Download (untuk menyamakan format unggah data)
• Isi data Customer sesuai data contoh
• Jika sudah terisi lengkap Pilih File (upload file data customer yang telah
diisi)
• Klik tombol Upload

8. Selanjutnya silahkan Klik tombol run (Pastikan jenis tagihan dan data customer
sudah terisi lengkap)

49
 9. Jika sudah berhasil run maka status di jadwal akan berubah menjadi active

2.5.3. Billing
Untuk mengelola semua data tagihan customer yang dikeluarkan oleh company,
termasuk di dalamnya admin dapat tambah, update, view detail, dan delete
1. Pilih menu Billing → Billing

50
2. Pilih add invoice atau Billing Upload untuk menambahkan lebih dari satu
tagihan sekaligus.

3. Lengkapi keterangan untuk detail tagihan

4. Jika sudah terisi lengkap pilih tombol Add Billing

51
 5. Jika telah berhasil dinput maka akan tampil pada list tagihan

Note : : Jika tagihan telah jatuh tempo 1 hari

: Jika tagihan kurang dari 3 hari tanggal jatuh tempo

6. Setelah input tagihan berhasil, admin dapat melakukan pengiriman notifikasi

informasi tagihan kepada masing-masing pelanggan dengan cara Klik tombol
ikon amplop untuk mengirim tagihan ke alamat email notifikasi dan nomor
telepon/whatsapp.

52
7. Terdapat informasi notifikasi sedang dikirimkan

8. Pada tombol view, akan menampilkan detail tagihan seperti dibawah ini

53
 9. Jika ingin hapus tagihan customer, admin dapat checklist pada salah satu
kolom,dan jika ingin hapus keseluruhan admin dapat checklist all kemudian
delete.

10. Untuk menambahkan invoice semua customer berdasarkan role dalam satu file,
dengan langkah berikut :

1. Klik tombol Billing upload atau Unggah Tagihan

54
2. Terdapat template file dalam format excel.

3. Klik Download Here (Template excel invoice)

4. Jika sudah di isi Klik Choose File pilih file yang mau di upload, lalu Klik
tombol upload.[Pastikan pengisian data yang diunggah sesuai dengan
format yang diberikan!]

55
 5. Jika sudah berhasil di upload akan muncul tampilan seperti di bawah ini,
lalu Klik tombol submit.

6. Akan muncul notice (Upload Succes) data invoice sudah berhasil di upload

7. Selanjutnya data yang sudah di inputkan coba di search dengan mengetikkan

nama costumer yang di inputkan tadi, selanjutnya Klik tombol search.

56
2.5.4. My Billing
Pada submenu My Billing atau Daftar Tagihanku, terdapat daftar tagihan yang
dimiliki oleh semua pelanggan yang terdiri atas informasi tagihan yang sebagian
dibayar, dan belum terbayar. Admin dapat mencari status tagihan dengan
menggunakan filter by name dan grup pelanggan. Untuk melihat dan melakukan
pembayaran tagihan dapat mengikuti langkah berikut:
1. Pilih menu Billing → My Billing
2. Masukan nama pelanggan atau nama grup pelanggan untuk pencarian
3. Admin dapat mengunduh informasi tersebut dalam format file Excel dan
.CSV dengan mengKlik tombol sesuai format.

57
4. Pada tabel informasi terdapat status pembayaran sebagian dibayar dan
belum dibayar.
5. Klik tombol tindakan untuk melihat detail tagihan.

6. Pada halaman detail tagihan, Klik tombol detail untuk informasi lengkap.
7. Klik tombol Pratinjau PDF untuk mengunduh detail tagihan terkait.
8. Terdapat informasi cara pembayaran melalui channel pembayaran dengan
nomor BRIVA.

58
2.6. Payment History
Untuk memonitoring riwayat detail informasi pembayaran tagihan customer yang
telah dibayarkan, admin dapat melihatnya pada menu payment history, dengan
langkah berikut :
1. Pilih menu Payment History/Riwayat Pembayaran
2. Pilih Grup Pelanggan
3. Masukan Label Tagihan
4. Filter berdasarkan Jenis Tagihan dan tentukan rentang tanggal yang diinginkan
untuk monitoring riwayat pembayaran

59
5. Pilih tombol Get Report/Tampilkan
6. Klik tombol pada kolom Detail untuk menampilkan detail pembayaran tagihan

60
2.7. Billing Report
Biller dapat melihat data tagihan yang belum dibayar dan tagihan yang sudah dibayar
melalui menu Laporan Penagihan ini. dengan langkah berikut :
1. Pilih menu Billing Report/Laporan Penagihan
2. Pilih tab Belum Dibayar atau Sudah Dibayar
3. Tentukan rentang tanggal yang diinginkan untuk monitoring laporan tagihan

4. Pilih tombol Get Report

5. Tentukan jumlah tagihan yang akan ditampilkan dalam satu halaman
6. Klik tombol Detail pada kolom tindakan, untuk melihat detail tagihan.

2.8. Setting
Pada menu ini, admin Biller dapat melihat data dan menambahkan logo. Terdapat 2
bagian pada menu ini, yaitu Profile dan Whitelable.

61
Pada bagian profile, pengguna admin dapat melihat data diri yang terdaftar di aplikaksi
BSB. Untuk melakukan perubahan data dapat melalui menu User.
2.8.1. Profile

2.8.2. Whitelable
Pada bagian Whitelabel, Admin dapat menambahkan logo perusahaan/sekolah/usaha
terkait dan dapat memilih untuk menampilkan logo tersebut pada invoice pelanggan.
Berikut langkah-langkah pengaturan whitelabel:
7. Pilih bagian Whitelabel.

8. Klik tombol Pilih File.

9. Unduh file logo terkait, Klik untuk preview.

62
 10. Geser tab untuk menjadi ON untuk menggunakan fitur whitelabel.

11. Klik tombol Perbaharui Whitelabel.

Pada pop up konfirmasi, Klik tombol OK. Jika berhasil maka logo akan muncul.
Pengguna dapat mengunduh atau melihat data pengguna dengan memilih tombol
Mencetak atau Pratinjau PDF.

2.8.3. Smart Notification

Pada bagian Smart Notification, Admin dapat menentukan notifikasi melalui apa yang
akan diterima oleh Bille. Notifikasi via email merupakan notifikasi mandatori dan akan

63
diterima oleh seluruh bille. Notifikasi yang ditentukan oleh bille adalah via sms dan
nomor whatsapps. Pastikan nomor aktif dan sudah terdaftar di aplikasi Bri Smart
Billing. Berikut langkah-langkah pengaturan smart notification:
1. Pilih Tab Smart Notif

2. Admin dapat mengatur jumlah customer dalam 1 halaman

3. Geser bar ke arah kanan untuk mengubah semua notifikasi menjadi whatsapp

64
4. Geser bar ke arah kanan atau kiri untuk masing-masing Billi

5. Klik Ok pada pop up konfirmasi

6. Status berhasil akan muncul, notifikasi berhasil diubah

65
 2.9. Payment Method
Untuk dapat melihat metode pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran masing-
masing, dapat dilihat pada menu payment history, dengan langkah berikut :
1. Pilih menu Payment Method
2. Pilih menu metode pembayaran yang dibutuhkan

2.10. User Guide

Untuk melihat panduan cara penggunaan aplikasi serta pengenalan keunggulan aplikasi
dapat dilihat pada menu user guide
1. Pilih menu user guide
2. Untuk mengetahui langkah penggunaan aplikasi dapat Klik download user
manual

66
2.11. FAQ
Pada menu ini terdapat informasi pertanyaan yang sering ditanyakan oleh
pengunjung. Menu ini juga akan bertindak sebagai sarana bagi masyarakat untuk
menyampaikan aspirasi, keluhan, ataupun pertanyaan seputar platform aplikasi BRI
Smart Billing.

2.12. Notification
Pada menu ini terdapat informasi pengingat dan pengumuman lainnya. Biller dapat
melihat daftar notifikasi tersebut dengan langkah sebagai berikut :
1. Klik icon Lonceng di pojok kanan atas.
2. Setelah di Klik akan muncul daftar notifikasi.

67
3. Jika berwarna biru maka notifikasi tersebut belum pernah di baca, dan jika
berwarna putih maka notifikasi tersebut sudah pernah di baca.
4. Klik tombol lihat semua notifikasi
Pada Menu ini muncul daftar notifikasi.

6. Admin dapat melakukan filtering data notifikasi pada search bar dengan
memfilternya sesuai dengan yang diinginkan
7. Admin dapat membuat semua notifikasi sebagai sudah terbaca semua dengan meng
klik pada button Tandai Semua Dibaca

8. Selanjutnya Klik pada judul notifikasi.

68
69
3. User / Biller
3.1. Dashboard
Berikut merupakan tampilan dashboard dari user biller. User biller merupakan
pengguna dari pihak perusahaan yang hanya menampilkan data dan mempunyai
wewenang pada pelanggan yang berada dibawah group pelanggan miliknya.
Dashboard tersebut menampilkan data seperti jumlah customer, jumlah invoice,
jumlah yang sudah dibayar (Paid) jumlah unpaid (belum dibayar), serta data statistik
ringkasan penagihan selama satu tahun untuk transaksi yang telah dibayarkan dan
belum dibayar.

Diatas merupakan tampilan beranda dengan menggunakan logo perusahaan. User

biller tidak dapat mengubah logo perusahaan.

70
 Diatas merupakan tampilan beranda tanpa menampilkan logo perusahaan.

3.2. Customer Group

User Admin Tower A dapat mencari informasi customer group yang sudah terdaftar.
1. Pilih menu Customer group
2. Isi nama group yang ingin di cari, Klik Tombol Search

3.3. Customer
User dapat mengelola data customer pada menu customer termasuk di dalamnya user
pekerja dapat menambahkan, lihat detail, mengubah, dan menghapus data customer,
dengan langkah sebagai berikut :
1. Pilih menu Customer
2. Klik Add a Customer atau Upload Customer

71
3. Isi masing-masing keterangan untuk melengkapi data customer
4. Jika telah terisi lengkap Klik Add Customer

5. Daftar data customer yang telah ditambahkan

72
 User Biller dapat memghapus data pelanggan yang telah ditambahkan, dengan cara:

6. Klik check box pada data pelanggan

7. Klik tombol Menghapus

Pada tabel informasi pelanggan, terdapat informasi status validasi email yang
digunakan oleh pelanggan sebagai email notifikasi. Pada tabel juga terdapat informasi
status aktif dari masing-masing pelanggan dan nomor BRIVA untuk tiap grup
pelanggan. Biller dapat mengubah status pelanggan dengan mengubah slide bar
menjadi ke kiri atau kanan.
8. Klik tombol CSV atau PDF untuk mengunduh data pelanggan sesuai format.

73
Pengguna user/biller dapat menambahkan satu email notifikasi pada masing-masing
pelanggan, email notifikasi hanya akan menerima informasi mengenai tagihan yang
ditujukan kepada pelanggan tersebut, perihal informasi perubahan data akun BRI
Smart Billing hanya akan terkirimkan pada email utama. Untuk menamhakan email
notifikasi dapat mengikuti langkah dibawah ini
1. Pada kolom action, pilih salah satu customer lalu Klik tombol lihat

2. Pilih tab email

3. Klik tombol “Tambah Email”

4. Masukan alamat email aktif , lalu Klik submit

74
5. Alamat email berhasil ditambahkan sebagai email notif.

6. Pengguna dapat mengubah alamat email tersebut dengan cara Klik ikon
“tempat sampah” disamping kanan alamat email.
7. Pada tab Label, user dapat menambahkan label tagihan untuk masing-masing
tagihan.
8. Klik tombol Tambah Label

75
 9. Masukan nama label tagihan dan pilih grup pelanggan untuk label terkait.

10. Klik tombol Submit

3.4. Billing
Data tagihan yang terbagi menjadi per jenis tagihan, per perusahaan dan per orang
baik yang sudah dibayar atau belum. Pada menu ini terdapat beberapa submenu yang
terdiri dari:

3.4.1. Bill Types

User dapat menambahkan atau mengelola jenis tagihan customer yang harus
dibayarkan kepada pengelola atau admin company pada menu bill types:
1. Pilih menu Billing

76
 2. Klik Add a bill type

3.4.2. Billing
Menu billing atau Tagihan menampilkan seluruh data tagihan yang telah diinput
oleh user company baik yang sudah dibayar maupun yang belum dibayar. Pada
menu ini user company dapat menambahkan, mengedit, mengirimkan tagihan
yang masih memiliki status Notif “Belum Terkirim”, dan menghapus data
tagihan customer.
Langkah menambahkna tagihan sebagai berikut :
1. Pilih menu Billing
2. Klik Add a invoice

3. Isi masing-masing keterangan untuk melengkapi data tagihan

4. Jika telah terisi lengkap pilih tombol Add Billing

77
5. Klik ikon amplop untuk mengirim notifikasi tagihan
6. Klik ikon view, untuk melihat detail tagihan yang telah dibuat.

7. Terdapat 2 cara untuk menghapus data tagihan; pertama Klik ikon tempat
sampah pada masing-masing tagihan.
8. Kedua Klik pada kotak option di kolom pilih semua untum tagihan yang
dipilih, lalu Klik tombol Menghapus.

78
 3.4.3. My Billing
Mempunyai fungsi yang sama dengan submenu My Billing atau Daftar
Tagihanku pada pengguna Admin.

3.5. Payment History

User Biller dapat melihat riwayat pembayaran tagihan yang sudah dibayarkan oleh
pelanggan dengan langkah-langkah berikut :
1. Pilih menu payment history

79
3.6. Billing Report
User pekerja dapat memonitoring report pembayaran dan penagihan dengan :
1. Pilih menu Billing Report/Laporan Penagihan
2. Pilih Tab Belum Terbayar atau Sudah Terbayar
3. Masukan Label Tagihan
4. Filter berdasarkan Jenis Tagihan
5. Masukkan periode tanggal yang diingikan dalam waktu satu bulan yang sama

80
 6. Klik tombol Get Report/Tampilkan

3.7. Pengaturan Profil

3.7.1. Profile
Pada sub-menu ini user biller dapat melihat dan melakukan perubahan terhadap
data personal pengguna.
Jika ingin melakukan perubahan informasi nama pengguna, alamat, jenis kelamin,
dan nomor telepon dapat mengikuti langkah dibawah ini:
1. Pilih tab Profile
2. Klik ikon pensil

3. Lakukan Perubahan data yang dibutuhkan

4. Klik tombol Memperbaharui Profil.

5. User Biller juga harus melakukan verifikasi alamat email yang digunakan,
pastikan alamat email aktif digunakan.
6. Klik tombol pensil disamping alamat email pada tabel informasi Data Kontak.

81
7. Masukan alamat email yang aktif.

8. Sistem BRI Smart Billing akan mengirimkan OTP pada alamat email tersebut.

82
9. Masukan OTP yang diberikan, Klik tombol Konfirmasi.

10. Verifikasi alamat email telah selesai, User biller akan mendapatkan
informasi dan notifikasi secara berkala dari BSB.

83
3.7.2. Notification
Selanjutnya untuk sub-menu ini user biller dapat melihat pilihan notifikasi yang
dimiliki oleh masing-masing pelanggan dibawahnya. Notifikasi melalui alamat email
aktif yang telah terverifikasi merupakan pengaturan notifikasi default milik BRI
Smart Billing, pelanggan dapat melakukan pemilihan notifikasi melalui sms atau atau
dengan aplikasi pihak ketiga whatsapp pada nomor telepon yang aktif.

84
3.8. Payment Method
User pekerja dapat melihat proses pembayaran berdasarkan jenis pembayaran pada
menu payment method, dengan langkah berikut :
1. Pilih menu Payment Method
2. Pilih menu berdasarkan metode pembayaran yang diinginkan

3.9. User Guide

Untuk melihat petunjuk dan kegunaan dari aplikasi BRI Bill user dapat melihatnya pada
menu user guide serta dapat mendownload petunjuk user manual:
1. Pilih menu user guide

2. Klik link download user manual untuk petunjuk penggunaan aplikasi

85
 3.10. FAQ
Memiliki fungsi yang sama seperti menu FAQ pada pengguna Admin Biller.

3.11. Notification
Pada menu ini terdapat informasi pengingat dan pengumuman lainnya. Biller dapat
melihat daftar notifikasi tersebut dengan langkah sebagai berikut :
1. Klik icon Lonceng di pojok kanan atas.
2. Setelah di Klik akan muncul daftar notifikasi.

3. Jika berwarna biru maka notifikasi tersebut belum pernah di baca, dan jika
berwarna putih maka notifikasi tersebut sudah pernah di baca.

86
4. Klik tombol lihat semua notifikasi. Pada Menu ini muncul daftar notifikasi.

9. User dapat membuat semua notifikasi sebagai sudah terbaca semua dengan meng
klik pada button Tandai Semua Dibaca

87
 BAB III
PENUTUP

Demikian panduan penggunaan aplikasi BRI Smart Billing versi biller ini dibuat untuk
mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi BRI Smart Billing untuk
keberlangsungan bisnis yang pengguna jalankan. Jika ada suatu kendala yang tidak tertulis pada
panduan pengguna diatas dapat menghubungi pihak BRI.

88