PROGAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS

KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

2018

EFEKTIVITAS PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI SENTRALISASI KE

DESENTRALISASI DI RS KEN SARAS KABUPATEN SEMARANG
TAHUN 2018
Fajar Rizky*) Kriswiharsi Kun S, SKM, MKes(Epid) **)
*) Alumni FakultasKesehatan Universitas Dian Nuswantoro
**) Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Email : Japoxgrembel45@gmail.com
ABSTRAK
Berdasarkan survei yang dilakukan peneliti saat magang pada bulan Maret 2018 di
Bagian Filing RS Ken Saras, Penyimpanan dokumen Rekam Medis awalnya menggunakan
sistem sentralisasi pada tahun 2017 diubah ke desentralisasi. Sebelum diubahnya sistem
penyimpanan di filing RS Ken Saras, banyaknya dokumen rekam medis yang mengalami
kerusakan karena keterbatasan ruang filing,dan sering mengalami missfile. Dari hasil
wawancara survei awal kepada 3 petugas rata – rata missfile sebanyak 2 dokumen rekam
medis. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui Efektivitas Perubahan Sistem Penyimpanan
Rekam Medis dari Sentralisasi ke Desentralisasi di RS Ken Saras Kabupaten Semarang pada
Tahun 2018
Jenis penelitian ini adalah adalah deskriptif. Metode yang digunakan adalah observasi
dan wawancara. Populasi dari penelitian ini adalah 2 orang petugas rekam medis pada bagian
filing rawat jalan dan 1 orang kepala rekam medis Sampel 10 sub rak filing RS Ken Saras
Kabupaten Semarang. Data yang didapat dengan cara mengobservasi tingkat kejadian misfile.
Hasil penelitian observasi dan wawancara. adanya Standar Operasional Prosedur yang
mengatur sistem penyimpanan dokumen rekam medis. Tata cara penyimpanan dokumen
rekam medis menggunakan sistem sentralisasi. Keterbatasan pada ruang filing, Petugas sering
kali mengalami kendala saat menemukan dokumen rekam medis, terjadinya kerusakan pada
map dokumen diakibatkan dari roll o’pack yang sudah penuh. Pelaksanaan perubahan dimulai
dari tahun 2017 dan belum sepenuhnya berubah dikarenakan beberapa masalah, Untuk
penyimpanan filing rawat inap sudah mempunyai roll o’pack ada 5 lemari yaitu subrak 00 – 04.
tingkat kejadian misfile setelah perubahan sistem penyimpanan dari 10 sub rak dokumen
sebesar 2%.
Peneliti mengusulkan untuk tetap mempertahankan sistem penyimpanan sentralisasi.
Peneliti mengusulkan diadakanya retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Peneliti
menyarankan agar mulai diterapkan nya proses Rekam Medis Elektronik (EMR) untuk dokumen
rekam medis rawat inap secara bertahap. Menerapkan kebijakan mengenai punishment dan
reward untuk kedisiplinan petugas
Kata kunci : Efektivitas Perubahan, Sistem Penyimpanan dokumen rekam medis
Kepustakaan : 14 Buah (1960 – 2016 )
 PROGRAM STUDY DIII MEDICAL RECORD AND HEALTH INFORMATION FACULTY OF
HEALTH UNIVERSITY DIAN NUSWANTORO SEMARANG
2018

Fajar Rizky*) Kriswiharsi Kun S, SKM, MKes(Epid) **)

*) Alumni FakultasKesehatan Universitas Dian Nuswantoro
**) Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Email : Japoxgrembel45@gmail.com
ABSTRACT
Based on a survey conducted by researchers during an apprenticeship in March 2018
at the Ken Saras Hospital Filing Section, the storage of Medical Record documents initially
using a centralized system in 2017 was changed to decentralization. Before the storage system
was changed in Ken Saras Hospital filing, the number of medical record documents that were
damaged due to limited filing space, and often experienced missfiles. From the results of the
initial survey interviews to 3 officers on average missfile as many as 2 medical record
documents. This research was conducted to determine the Effectiveness of Changes in the
Medical Record Storage System from Centralization to Decentralization in Ken Saras Hospital
Semarang Regency in 2018
This type of research is descriptive. The method used is observation and interview.
The population of this study were 2 medical record officers in the outpatient filing section and 1
medical record head. 10 sub shelf filing samples of Ken Saras Hospital Semarang Regency.
Data obtained by observing the incidence of missfile.
The results of observations and interviews. the existence of Operational Standards
Procedures that regulate the medical record document storage system. The procedure for
storing medical record documents uses a centralized system. The limitations of the filing room,
officers often experience problems when finding medical record documents, the damage to the
document folder is caused by a roll o 'pack that is full. The implementation of the changes
began in 2017 and has not been fully changed due to several problems. For the storage of
inpatient filings already have an o'pack roll there are 5 cabinets, which are 00-0-04.
The researcher proposes to maintain a centralized storage system. The researcher
proposed holding a retention and destruction of medical record documents. The researcher
suggested that the Electronic Medical Record (EMR) process be applied for inpatient medical
record documents in stages. Implement policies regarding punishment and reward for
disciplinary officers
Keywords: Effectiveness of Change, Medical Record Document Storage System
Literature: 14 Pieces (1960 - 2016)