Penanganan Kebocorandan Kehilangan Dalam Bisnis Ritel

Dalam perdagangan eceran atau ritel, adalah penting untuk mengenali kemungkinan-
kemungkinan kebocoran yang terjadi di dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena
sangat berpengaruh pada pencapaian target laba yang diinginkan. Hasil penjualan yang terus
meningkat bukan selalu berarti labanya ikut meningkat, karena ada banyak kemungkinan
kebocoran-kebocoran dalam pengelolaannya. Sebaliknya meskipun hasil penjualan tidak
meningkat, laba mungkin masih bisa ditingkatkan kalau kebocoran-kebocoran yang terjadi bisa
lebih ditekan. Untuk itu kita perlu mengerti berbagai kebocoran yang bisa terjadi dan mencari
jalan keluar, cara-cara mengatasinya. Pada prinsipnya kehilangan barang di toko dapat
dikategorikan kedalam dua kelompok, yaitu :

1. Unknown Loss (Kehilangan barang yang tidak diketahui penyebabnya)

2. Known Loss (Kehilangan barang yang diketahui penyebabnya).

Unknown loss merupakan kehilangan barang yang sesungguhnya akibat tindak pencurian baik
dilakukan oleh karyawan maupun pihak customer misalanya nilai barang yang dicuri,
kesalahan pencatatan administrasi, dsb. sedangkan unknown loss merupakan kehilangan
barang yang penyebabnya diketahui dan masih dapat dikontrol, misalnya tingginya tingkat
barang yang rusak untuk produk jajanan pasar akibat salah pemesanan barang (over stock).
Begitu pula halnya dengan barang-barang yang memliki masa kedaluarsa seperti susu segar
(fresh milk) dan barang fresh lainya. Jika barang-barang tersebut tidak ditangani dengan
FIFO (First in First Out, maka besar kemungkinan tingkat barang yang kedaluarsa juga akan
makin tinggi dan ini akan memperbesar known loss-nya.

Mengatasi kehilangan barang di toko memang tidak gampang. Namun retailer pasti mampu
menekan kehilanagan tersebut ke level yang masih dapat ditoleransi dengan dibuatnya system
prosedur yang efektif yang disertai komitmen, disiplin dan ketegasan.

Tempat-tempat kemungkinan terjadi kebocoran

Kebocoran yang menyebabkan kerugian dapat dilakukan pihak extern maupun intern
perusahaan.

a. Kebocoran yang dilakukan pihak ekstern perusahaan

1. Terjadinya perampokan
2. Pencurian oleh pembeli. Modus operandi yang dilakukan pencuri ini bisa bermacam-
macam, diantaranya :
• Menyembunyikan dan menyeludubkan barang keluar toko tanpa bayar
• Makan dan minum tanpa bayar
• Menukar lebel harga barang dengan yang lebih murah
• Bekerjasama dengan kasir dengan membayar dengan harga tidak sesuai
• Bekerjasama dengan karyawan toko menyeludubkan barang keluar toko
3. Pencurian oleh pemasok. Pemasok barang ketoko, bisa pula mempunyai indikasi
untuk melakukan kecurangan, diantaranya :
 • Mengubah jumlah barang pada faktur pembelian, lebih besar dari jumlah
barang yang sebenarnya dikirim
• Mengubah harga pada faktur pembelian lebih tinggi dari pada dalam surat
pesanan.
• Melakukan kolusi dengan bagian penerimaan barang dalam menerbitkan
faktur fiktif
• Memberikan barang yang kualitasnya kurang baik
• Memberikan barang tidak sesuai dengan apa yang tercantum di faktur
• Mengurangi jumlah barang dalam karton orisinil
b. Kebocoran yang terjadi akibat kelalaian pihak intern perusahaan
Berdasarkan fakta di lapangan, ternyata ditemukan bahwa pencurian lebih Banyak
dilakukan oleh staff / karyawan di dalam perusahaan. Hal ini tetap menyebabkan kerugian
bagi perusahaan. Ada banyak sebab terjadinya kebocoran akibat kelalaian pihak intern
perusahaan, diantaranya
I. Kasir
• Uang pembayaran dari konsumen tidak disetorkan
• Menyetel harga barang lebih rendah dari harga sebenarya
• Menyetel jumlah barang lebih sedikit dari jumah sebenarnya
• Memanipulasi kupon
• Melakukan kerjasama dengan karyawan lain maupun dengan pembeli yang sudah
dikenal
• Membayar kembalian lebih banyak dari seharusnya
II. Bagian Pembelian
• Membeli barang lebih mahal daripada harga yang sebenarnya
• Membeli barang lebih banyak daripada yang dibutuhkan
• Membeli barang yang tidak diminati oleh konsumen (slow moving)
III. Bagian Penerimaan Barang
• Menerima barang lebih sedikit daripada jumlah yang ada pada faktur
• Menerima faktur pembelian yang harganya lebih mahal dari harga yang ada pada
surat pesanan
• Menerima barang yang kualitasnya lebih rendah dari seharusnya
IV. Terjadi kerusakan barang akibat penanganan barang yang tidak baik
• Bercampurnya barang makanan dengan barang bukan makanan yang mengandung
racun, sehingga terjadi kontaminasi
• Menempatkan barang di tempat yang tidak sesuai dengan jenis barangnya, misal :
seharusnya chiler atau freezer, tapi ditempatkan di tempat biasa dan sebaliknya.
• Tumpukan terlalu tinggi sehingga barang paling bawah menjadi rusak
• Tidak melakukan FIFO pada saat mengeluarkan barang
V. Terjadi kerusakan barang akibat rusaknya peralatan
• Kerusakan chiler atau freezer
• Sanitasi yang kurang baik
• Alat pengangkut barang yang kurang baik
 • Keadaan rak yang kurang baik
VI. Kesalahan-kesalahan Administrasi dan Pembukuan
• Kesalahan dalam penerimaan uang tunai
• Kesalahan dalam transfer intern / ekstern
• Kesalahan dalam menentukan jumlah yang harusdibayar customer
• Kurangcermatdalammelakukankalkulasimaupunsalahtulis /ketik
• Kesalahandalampenerimaandari supplier , tidaksesuaidenganfaktur
• Kesalahanpenempelanharga
• Kesalahanpencatatanoleh operator ekspedisi
VII. Kesalahan Stock Opname
Kurang cermat dalam menghitung stock fisik barang pada stok opname yang dilakukan
secara priodik.

Cara-cara Penanggulangan Kebocoran

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menanggulangi kebocoran adalah sebagai berikut :

a) Menciptakan Sistem Pengawasan :

1. Pengawasan terhadap Kasir
• Melakukan audit terhadap kasir dengan melakukan kunjungan mendadak ke
area kerja kasir
• Mencocokkan uang tunai yang ada di kas dengan nilai yang tercantum di struk
kasir
• Pengawasan terhadap gerak gerik kasir dengan menggunakan cctv
2. Pengawasan terhadap Pembelian
• Melakukan study banding harga dari pemasok lain
• Melakukan penelitian terhadap perputaran stock barang
• Memberi tanggungjawab bagian pembelian terhadap barang yang telah dibeli
sampai barang tersebut habis dijual
3. Pengawasan terhadap bagian Penerimaan Barang
Mengecek ulang barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang dengan
bagian toko
4. Pengawasan terhadap Penanganan Barang
• Mengawasi penempatan barang makanan dan bukan makanan.
• Mengawasi penempatan barang kering dan barang fresh
• Mengawasi tumpukan-tumpukan barang jangan sampai melebihi batas yang
seharusnya
• Mengawasi pelaksanaan FIFO
5. Pengawasan terhadap kerusakan Peralatan
• Mengawasi dan merawat sanitasi secara teratur
• Mengawasi dan merawat chiler dan freezer secara teratur
• Menjaga peralatan toko agar tetap dalam kondisi baik
6. Pengawasan terhadap Pembukuan
 Perlu diadakan audit pembukuan secara periodik
7. Pengawasan terhadap Pelaksanaan Stock Opname
• Perlu melakukan audit fisik ulang secara acak terhadap penghitungan fisik
barang
• Perlu audit ulang terhadap penyimpangan menyolok antara hasil stock fisik
dengan nilai stock yang ada di catatan
8. Pengawasan terhadap keteledoran Kasir
Kasir yang sering teledor dalam menyetel barang harus dilatih kembali kalau perlu
dipindah ketempat lain
b) Pemberi Insentif kepada Karyawan
Pemberi insentif atas keberhasilan menekan tingkat kebocoran