Resume Pemahaman Struktur dan Rencana Organisasi

Chapter 7 : Struktur Organisasi dan Perubahannya

Desain organisasi adalah salah satu dari tiga tugas yang termasuk dalam fungsi pengorganisasian
dalam kerangka perencanaan-pengorganisasian-pemimpin-pengendalian (P-O-L-C). Banyak faktor di
tingkat individu dan tim yang mempengaruhi sikap dan perilaku kerja, struktur organisasi dapat
menjadi pengaruh yang lebih kuat terhadap tindakan karyawan.

1. Perjuangan Toyota dan Struktur Organisasi

“Toyota reached success in part because of its exceptional reputation for quality and
customer care”.  Ini memiliki arti bahwa Toyota mencapai kesuksesan sebagian
karena reputasinya dimata pelanggan adalah baik adanya. Hingga pada tahun 2007
Toyota dapat menaglahkan saingannya yakni General Motors Corporation dan
menikmati keuntungan $16.7 miliar. Namun kejayaan tersebut raip ketika akhir tahun
2009 dan awal 2010 menyaksikan penarikan kembali 8 juta kendaraan Toyota karena
akselerasi yang tidak disengaja. 

Untuk jawaban tersebut sebelumnya Toyota Production System adalah dibangun

berdasarkan prinsip produksi "just-in-time". Akio Toyoda pun berspekulasi bahwa
perubahan yang diciptakan Toyota membawa dilema bagi seluruh peluasan sumber
daya dan seluruh organisasi. Bukti tersebut terlihat saat bulan- bulan awal krisis, para
pemimpin puncak Toyota hilang dari pandangan publik.Struktur organisasi Toyota
dapat memberi kita beberapa wawasan tentang penanganan krisis ini dan ide cara
paling efektif. 

Perusahaan seperti Toyota yang memiliki budaya perusahaan yang kaku dan hierarki
senioritas karena sebagian besar arus informasi adalah satu arah, kembali ke Jepang
tempat keputusan dibuat. 

2. Struktur Organisasi
Dalam hal ini kita dapat paham bahwa bagian struktur bangunan organisasi adalah memiliki
empat aspek: sentralisasi, formalisasi, tingkat hierarki, dan departementalisasi.
A. Sentralisasi

Ini menunjukan bahwa tingkat hirarki yang lebih tinggi akan membuat keputusan
sedangkan masalah yang dihadapi di lapangan dikerjakn oleh tingkat yang lebih
rendah. Seperti pada kasus yang telah dipaparkan, masalah yang dihadapi di
lapangan yakni kegagalan produk yang di produksi oleh TPS akan kembali pada
putusan pusat. « Decisions can be made more quickly, and employees often
believe that decentralized companies provide greater levels of procedural fairness
to employees.

B. Formalisasi

Keuntungannya adalah agar karyawan dapat diprediksi, jadi saat ada masalah

muncul maka karyawan menjadi lebih tanggap harus melakukan atau berpegangan
dengan pedoman yang mana agar masalah terselesaikan. Apa lagi pada ranah
industri jasa karena terkadang karyawan yang mendengarkan pelanggan masalah
 mungkin perlu diambil tindakan, tetapi jawabannya mungkin tidak ditentukan
dalam pedoman prosedur atau buku peraturan.

C. Tingkat Hirarki

Elemen penting lainnya dari struktur perusahaan adalah jumlah level yang dimilikinya
dalam hierarki. Pada struktur yang tinggi, jumlah karyawan yang melapor ke setiap
manajer cenderung lebih sedikit, sehingga memberikan peluang yang lebih besar bagi
manajer untuk mengawasi dan memantau aktivitas karyawan. Dalam struktur seperti
itu, manajer akan relatif tidak dapat memberikan pengawasan yang ketat, yang
mengarah ke tingkat kebebasan bertindak yang lebih besar untuk setiap karyawan.

Hal ini terutama merugikan bagi karyawan yang membutuhkan bimbingan lebih dekat
dari manajer mereka. Pengaruh struktur organisasi tinggi versus datar pada kepuasan
kerja manajerial. Karena struktur tinggi adalah ciri khas perusahaan besar dan mapan,
ada kemungkinan bahwa ketika bekerja di organisasi seperti itu, karyawan merasakan
rasa aman yang lebih besar.

D. Departementalisasi

Struktur tersebut mungkin memiliki departemen seperti pemasaran, manufaktur,

keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, dan teknologi informasi. Dalam struktur ini,
setiap orang menjalankan peran khusus dan menangani volume transaksi yang besar.
Misalnya, dalam struktur fungsional, seorang karyawan di departemen pemasaran dapat
berfungsi sebagai perencana acara, merencanakan acara promosi untuk semua produk
perusahaan. Dalam organisasi yang menggunakan struktur divisi, departemen mewakili
produk, layanan, pelanggan, atau lokasi geografis unik yang dilayani perusahaan.

Jadi setiap produk atau jasa unik yang diproduksi perusahaan akan memiliki
departemennya sendiri. Dalam setiap departemen, fungsi seperti pemasaran,
manufaktur, dan peran lainnya direplikasi. Dalam struktur ini, karyawan bertindak
seperti generalis sebagai lawan spesialis. Alih-alih melakukan tugas-tugas khusus,
karyawan akan bertanggung jawab untuk melakukan banyak tugas yang berbeda dalam
pelayanan produk.

Struktur fungsional cenderung efektif ketika sebuah organisasi tidak memiliki sejumlah
besar produk dan jasa yang memerlukan perhatian khusus. Ketika sebuah perusahaan
memiliki lini produk yang beragam, setiap produk akan memiliki permintaan yang unik,
yang menganggap struktur divisi lebih berguna untuk menangani permintaan pelanggan
dengan segera dan mengantisipasi perubahan pasar. Struktur fungsional lebih efektif
dalam lingkungan stabil yang lebih lambat berubah. Sebaliknya, organisasi yang
menggunakan divisi produk lebih gesit dan dapat bekerja lebih baik di lingkungan yang
bergejolak.

Penelitian menunjukkan bahwa ketika karyawan bekerja di divisi produk di lingkungan

yang bergejolak, karena aktivitasnya beragam dan kompleks, kinerja mereka bergantung
pada kemampuan mental mereka secara umum.

3. Bentuk Struktur Organisasi kontemporer

 Perubahan yang terjadi pada dunia menjadikan bisnis bergerak kedalam ranah
ekonomi dan budaya baru. Sebelumnya industri yang tidak ada, seperti yang terkait
dengan teknologi tinggi, telah menuntut fleksibilitas oleh organisasi dengan cara yang
belum pernah terlihat sebelumnya.
A. Oranganisasi Matrik

Oranganisasi matriks memiliki desain yang menggabungkan struktur

fungsional tradisional dengan struktur produk. Akibatnya, setiap orang
melapor ke manajer departemen serta manajer proyek atau
produk. Menggunakan struktur matriks yang bertentangan dengan departemen
produk dapat meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar departemen
karena manajer proyek perlu mengoordinasikan tindakan mereka dengan
tindakan manajer departemen. 

Dalam struktur matriks, manajer produk memiliki kendali dan kendali atas

hal- hal yang terkait dengan produk, sedangkan manajer departemen memiliki
wewenang atas hal-hal yang terkait dengan kebijakan
perusahaan. Menggunakan struktur matriks yang bertentangan dengan
departemen produk dapat meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar
departemen karena manajer proyek perlu mengoordinasikan tindakan mereka
dengan tindakan manajer departemen. Dalam sebuah matriks, setiap karyawan
melapor kepada dua atau lebih manajer. 

Karena beberapa manajer bertanggung jawab untuk membimbing perilaku

setiap karyawan,mungkin ada perebutan kekuasaan atau perang wilayah di
antara para manajer. Karena manajer lebih saling bergantung dibandingkan
dengan struktur tradisional atau berbasis produk, mereka perlu menghabiskan
lebih banyak upaya untuk mengoordinasikan pekerjaan mereka. Pengenalan
produk baru adalah tugas bersama oleh manajer regional dan manajer
produk. Sementara manajer produk bertanggung jawab untuk memutuskan
bagaimana meluncurkan produk, manajer regional diizinkan untuk membuat
modifikasi berdasarkan wilayah. 
B. Organisasi Pembelajaran
Dalam organisasi pembelajaran, eksperimen dan pengujian metode
operasional yang berpotensi lebih baik didorong. 3M adalah salah satu
perusahaan yang melembagakan eksperimen dengan ide-ide baru dalam
bentuk memungkinkan setiap insinyur untuk menghabiskan satu hari
seminggu mengerjakan proyek pribadi. Namun komersialisasi ide-ide ini telah
menjadi masalah di masa lalu karena penekanan pada hasil jangka
pendek. Untuk mengubah situasi ini,perusahaan mulai bereksperimen dengan
ide EBO.Dengan mendirikan sebuah struktur di mana kegagalan ditoleransi
dan pengambilan risiko didorong, perusahaan mengambil langkah besar untuk
menjadi organisasi pembelajar. 

4. Perubahan Perorganisasian

Perubahan dalam lingkungan seringkali membutuhkan perubahan dalam organisasi

yang beroperasi dalam lingkungan tersebut. Untuk lebih memfasilitasi perubahan
yang diperlukan,beberapa langkah dapat diambil yang telah terbukti menurunkan
kecemasan karyawan dan memudahkan proses transformasi. Perubahan mungkin
direncanakan bertahun-tahun sebelumnya atau mungkin dipaksakan pada organisasi
karena perubahan lingkungan.

Perubahan organisasi dapat menjadi radikal dan cepat mengubah cara organisasi
beroperasi, atau mungkin bertahap dan lambat. Tugas
kepemimpinan, memperhitungkan implikasi perubahan-manajemen
keputusan, perencanaan kebutuhan untuk mengelola pelaksanaan keputusan. 

Perubahan Pengorganisasian dapat di latar belakangi oleh beberapa hal seperti

demografi tempat kerja, teknologi, globalisasi, perubahan kondisi pasar,
pertumbuhan, tampilan yang buruk, dan bertahan untuk tidak berubah.
A. Demografi Tempat Kerja

Pembangunan telah melaporkan bahwa usia rata-rata angkatan kerja AS akan

meningkat karena generasi baby boom mendekati usia pensiun dan jumlah pekerja
yang lebih muda tidak cukup untuk mengisi kesenjangan. Pengaturan kerja seperti
jam kerja yang fleksibel dan pembagian pekerjaan mungkin menjadi lebih populer
karena karyawan tetap bekerja bahkan setelah pensiun.

Perubahan organisasi seringkali merupakan respon terhadap perubahan lingkungan.

Departemen Tenaga Kerja dan Organisasi untuk Kerjasama Ekonomi.
B. Teknologi
Salah satu yang dapat menyebabkan perubahan organisasi dapat dilatarbelakangi
oleh pesatnya perkembangan teknologi. Perubahan tersebut menjadi memotivasi
suatu perusahaan untuk mengubah teknologi mereka dengan cepat. Terkadang
teknologi menghasilkan perkembangan yang begitu besar sehingga perusahaan
kesulitan untuk beradaptasi.
C. Globalisasi
Globalisasi menjadi salah satu hal yang dapat mengubah pengorganisasian, hal ini
terjadi Karena perbedaan ekonomi nasional dan standar hidup dari satu negara ke
negara lain, organisasi di negara maju menemukan bahwa seringkali lebih murah
untuk memproduksi barang dan memberikan jasa di negara kurang berkembang.
Mengatasi stres karyawan akibat pekerjaan dipindahkan ke luar negeri, melatih
ulang tenaga kerja, dan belajar bersaing dengan tenaga kerja global dalam skala
global adalah perubahan yang coba dihadapi oleh perusahaan.

D. Perubahan Kondisi Pasar

Pada saat yang sama, meluasnya penggunaan Internet untuk memesan perjalanan
pesawat memungkinkan untuk membandingkan harga maskapai dengan lebih
efisien dan mudah, mendorong maskapai untuk bersaing terutama berdasarkan
biaya. Beberapa maskapai penerbangan, seperti Delta dan Northwest Airlines,
bergabung untuk bertahan dalam bisnis.

E. Pertumbuhan