BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Pengawasan Kearsipan Internal

Kementerian Pertanian sebagai Pembina kearsipan di tingkat Eselon
I, mempunyai tugas melakukan pembinaan terhadap pelaksanaan
kegiatan kearsipan di Lingkungan Kementerian Pertanian. Salah satu
pembinaan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan kearsipan
internal berdasarkan ketentuan pasal 16 Peraturan Pemerintah Nomor
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengawasan Kearsipan dilaksanakan
oleh lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan
sesuai dengan kewenangannya, dan Perka ANRI Nomor 38 Tahun
2015 pasal 33 tentang Kebijakan Pengawasan Kearsipan.
Kearsipan selama ini dilihat sebelah mata dengan adanya
pengawasan kearsipan diharapkan tidak lagi seperti itu, pengawasan
dilakukan oleh Tim Auditor Kearsipan Kementerian Pertanian yang
akan melakukan penilaian terhadap pelaksanaan persuratan, SDM,
sarana Prasarana, anggaran dan kearsipan.

Dalam rangka melakukan penilaian kesesuaian penyelenggaraan

kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan
peraturan perundang-undangan perlu dilakukan pengawasan secara
komprehensif. Berkaitan dengan hal tersebut Kementerian Pertanian
telah membentuk Tim Pengawas Kearsipan Internal di lingkungan
Kementerian Pertanian sesuai Surat Keputusan Menteri Pertanian
Nomor 190/Kpts/OT.050/2/2018 tanggal 26 Pebruari 2018,
anggotanya terdiri dari Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional
Arsiparis Kementerian Pertanian, dari Badan Litbang ditugaskan Sdr.
Sri Wartini, S.Sos (arsiparis muda).

27
 Kegiatan pengawasan Internal Kementerian Pertanian Tahun 2018,
dilakukan pada bulan Maret s.d. April 2018 dan Objek Audit untuk UPT
Badan Litbang adalah Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan
Teknologi Pertanian. Sebelum dilakukan Audit, sebagai Pembina
Kearsipan Badan Litbang Pertanian melalui surat Sekretaris Badan
Litbang Nomor B-759.2/TU.140/H.1/3/2018 tanggal 13 Maret 2018
telah diinformasikan agar melakukan persiapan dalam rangka
pelaksanaan audit tersebut, pada dasarnya pembinaan kearsipan yang
sudah dilakukan dan sudah diterapkan oleh UK/UPT Badan Litbang
Pertanian, harapannya semua UK/UPT selalu siap bila dilakukan
pengawasan kearsipan oleh Tim Audit Kementerian Pertanian.

pada Lampiran 1.
(Foto 1, 2, 3 Kegiatan Pengawasan Kearsipan)

B. Sosialisasi Penyusunan, Penilaian dan Penetapan Angka Kredit

Kumulatif berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) bagi Pejabat
Fungsional Arsiparis Lingkup Badan Litbang Pertanian.
Sekretariat Badan Litbang Pertanian dalam hal ini Kepala Bagian
Umum adalah Pembina Kearsipan UK/UPT Badan Litbang Pertanian.
Tugas dan fungsi yang menjadi kewajiban Bagian Umum adalah
melaksanakan pembinaan urusan kearsipan bagi seluruh UK/UPT
Lingkup Badan Litbang Pertanian, salah satunya adalah pembinaan
bagi SDM kearsipan. Berkenaan dengan hal tersebut pada tanggal
26-27 September 2017 telah dilaksanakan kegiatan Sosialisasi
Penyusunan Penilaian, Penetapan Angka Kredit Kumulatif
berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) bagi Pejabat Fungsional
Arsiparis. Sesuai peraaturan yang berlaku, penilaian kinerja Arsiparis
tidak lagi membuat DUPAK yang disertai dengan angka kredit, tetapi
sudah berdasarkan SKP yang berpedoman pada Perka ANRI No.5
Tahun 2016 tentang Standar Kualiltas Hasil Kerja dan Perka ANRI No.
4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional

28
Arsiparis. Acara diikuti oleh 51 peserta yang terdiri atas Pejabat
Fungsional Ahli Madya, Muda, Pertama dan Arsiparis Terampil
Penyelia, Pelaksana Lanjutan dan Pelaksana.

Acara dibuka oleh Dr. Ir. Muhammad Prama Yufdy, M.Sc Sekretaris
Badan Litbang Pertanian. Dalam arahannya disampaikan pernyataan
apresiasi terhadap kegiatan ini, dan menghimbau kepada para
arsiparis agar dapat lebih giat dan profesional dalam melaksanakan
tugasnya, walau penempatannya belum sesuai, arsiparis UK/UPT
agar membuat proposal untuk kegiatan kearsipannya. Selanjutnya
Kepala Bagian Umum Drs. Edy Sugiyanto membuka diskusi kepada
peserta untuk menyampaikan permasalahan tentang kearsipan yang
ada di UK/UPT.
Hari pertama narasumber dari Arsip Nasioanl Republilk Indonesia
(ANRI) Drs. Bambang Parjono Widodo, M.Si (Arsiparis Madya
ANRI) menyampaikan materi Penyusunan, Penilaian dan Penetapan
Angka Kredit Kumulatif berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP).

Beberapa catatan penting perubahan penilaian berdasarkan SKP:

1. Penilaian tidak berdasarkan Angka Kredit
2. Bagi Arsiparis yang sudah mengumpulkan angka kredit dan akan
naik jenjang pada Tahun 2017, angka kredit yang diperoleh masih
diperhitungkan (konversi)
3. Bagi Arsiparis yang sudah mengumpulkan angka kredit tetapi tidak
naik jenjang pada Tahun 2017, angka kredit tidak diperhitungkan
lagi, tetapi sudah ada ketentuan sesuai peraturan yang ada. Semua
jenjang mempunyai target point yang harus diperolah selama 4
tahun, sebagai berikut:
Ahli Madya 100 poin
Penyelia 100 poin
Terampil 50 poin

29
 Pelaksana 20 poin
4. Kenaikan pangkat tidak lagi dicapai 2 tahun atau 3 tahun sekali,
tetapi berlaku 4 tahun sekali;
5. Bagi Arsiparis yang tidak membuat SKP tidak lagi diberhentikan
sementara, tetapi mendapat hukuman disiplin;
6. Pekerjaan yang dituangkan di SKP adalah tugas utama, yaitu
pekerjaan yang sesuai dengan jenjangnya, bila tidak sesuai dengan
jenjangnya menjadi tugas tambahan.

Hari kedua adalah simulasi pengisian SKP yang dibimbing oleh Sdri.
Nuryati, SAP (Arsiparis Muda BB Pascapanen) untuk Arsiparis
Terampil dan Sdri. Emi Mirawati, STP (Arsiparis Muda
Puslitbangtan) untuk Arsiparis Ahli. Acara ditutup oleh Kepala
Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, Dra. Dyah Pitaloka,
M.Si .(Foto 4, 5, 6 Kegiatan Seminar SKP)

C. Kunjungan ke Pameran Arsip

Dalam rangka menambah wawasan bagi Pejabat Fungsional Arsiparis
Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah melakukan kunjungan ke
pameran arsip tentang pemugaran Candi Borobudur, yang
diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di
Museum Nasional pada tanggal 12 Oktober 2017. Dalam pameran
tersebut ditampilkan duplikat arsip-arsip statis pemugaran Candi
Borobudur, pameran tersebut menjadi informasi bagi masyarakat luas
tentang tahapan-tahapan pemugaran Candi Borobudur. Pameran
tersebut menjadi motivasi bagi arsiparis untuk mengelola arsip
menjadi sumber informasi, dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.
Adapun untuk arsip asli tentang pemugaran Candi Borobudur
diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai
arsip statis.
(Foto 7,8, 9 Kegiatan Kunjungan ke Pameran)

30
D. Kegiatan Penyusutan Arsip
Arsip yang tercipta dan dimiliki suatu organisasi akan terus
berkembang seiring dengan eksistensi dan perkembangan organisasi
tersebut. Pertambahan arsip akan menimbulkan masalah terutama
yang menyangkut sistem pengelolaan ruangan, sarana penyimpanan,
penyediaan sumber daya manusia dan anggaran. Salah satu upaya
dilakukan mencegah dan mengantisipasi permasalahan dimaksud
adalah dengan memprogramkan kegiatan penyusutan arsip.

Penyusutan adalah upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta,

karena dalam suatu organisasi apabila kegiatan meningkat semakin
banyak jumlah arsip yang tercipta, yang menyebabkan masalah
penanganan arsip juga akan semakin sulit. Pemeliharaan/perawatan
dan penemuan kembali arsip diperlukan prosedur dan teknik
penyusutan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dasar
pelaksanaan penyusutan adalah Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016
tentang Pedoman Penyusutan arsip dan Permentan Nomor
77/Kpts/OT.140/2/2006 tentang Pedoman Tata Cara Penyusutan dan
Jadual Retensi Arsip di Lingkungan Kementerian Pertanian.

Pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip disajikan dalam bentuk

laporan berdasarkan pengamatan, pemantauan dan monitoring.
Koordinasi pelaksanaan kegiatan penyusutan dalam bentuk tim, yaitu
tim penyusutan arsip. Dilakukan survei terhadap lokasi penyimpanan
arsip, volume arsip yang belum disusutkan, tahapan pekerjaan yang
akan dilakukan, dan aplikasi yang digunakan untuk menginput data
arsip yang akan disusutkan.

Penyusutan arsip melibatkan beberapa pejabat fungsional arsiparis

lingkup Badan Litbang Pertanian. Secara rutin kegiatan penyusutan

31
arsip dilakukan 2 hari setiap bulannya, mulai dari bulan Februari s.d
Nopember 2017. Tahapan kegiatan penyusutan arsip meliputi:

1. Pemilahan
Pemilahan merupakan langkah awal kegiatan penyusutan arsip,
berupa pemisahan antara arsip dan non arsip, serta duplikasi arsip
yang berlebihan. Non arsip dapat berupa formulir/blanko kosong,
odner, sampul dan lain-lain, bahan-bahan non arsip ini dapat
dimusnahkan langsung.

2. Pemberkasan
Pemberkasan dilakukan sesuai dengan prinsip asal usul,
mengingat kondisi arsip yang tidak teratur/kacau, seperti urusan
keuangan, kepegawaian, tanah, kontrak bangunan, proyek PAATP
dan lain-lain. Pemberkasan belum bisa dilakukan karena belum
lengkap berkasnya.

3. Penilaian arsip
Dilakukan penilaian arsip dengan menggunakan Pedoman Jadwal
Retensi Arsip (JRA) Kementerian Pertanian Tahun 2007, baik
fasilitatif dan substantif untuk menentukan nasib akhir arsip, apakah
disimpan, usul musnah atau diserahkan.

4. Input data
Dilakukan input data arsip yang diusulkan musnah, disajikan dalam
format daftar arsip usul musnah, sesuai Perka ANRI Nomor 4 tahun
2015 yang terdiri dari kode klasifikasi, uraian tahun, dan tingkat
perkembangan. Dari hasil pendataan arsip, arsip yang diperoleh
dari tahun 1973 s.d 2014.
Jumlah arsip usul musnah sebanyak 4.457 berkas, rincian data
arsip usul musnah dapat dilihat pada Tabel 3.

32
Tabel 3. Rekapitulasi Data Arsip Usul Musnah
No. Tahun Volume surat/berkas Keterangan
1. 1973 1
2. 1975 1
3. 1976 2
4. 1979 2
5. 1984 2
6. 1986 8
7. 1988 27
8. 1989 85
9. 1990 18
10. 1991 8
11. 1992 4
12. 1993 63
13. 1994 15 berkas
14. 1995 75 berkas
15. 1996 10
16. 1997 71
17. 1998 64 berkas
18. 1999 79
19. 2000 51
20. 2001 185
21. 2002 86
22. 2003 63
23. 2004 47
24. 2005 134
25. 2006 88
26. 2007 68
27. 2008 226
28. 2009 124

33
 29. 2010 79
30. 2011 200
31. 2012 938
32. 2013 402
33. 2014 1231
Total 4.457

Kegiatan penyusutan arsip akan menjadi kegiatan utama di Badan

Litbang Pertanian, karena kondisi arsip yang menumpuk harus
dilakukan penyusutan arsip setiap tahun, diharapkan volume arsip
akan berkurang dan ruang simpan dapat digunakan untuk menyimpan
arsip yang baru. Laporan dan Hasil dan kegiatan penyusutan
disampaikan ke Sekretaris Badan Litbang Pertanian. Daftar arsip usul
musnah disampaikan ke Kepala Biro Umum dan Pengadaan
Kementerian Pertanian, dilengkapi dengan Berita Acara Penyerahan
Arsip Usul Musnah, untuk selanjutnya daftar dan fisik arsip akan di
periksa oleh Tim penyusutan Kementerian Pertanian, bila sudah
disetujui arsip usul musnah akan dihancurkan, dengan dilengkapi
Berita Acara Pemusnahan arsip. Dengan penyerahan daftar arsip
musnah ke Kementerian Pertanian, sebagai indikator bahwa kinerja
Arsiparis di Badan Litbang Pertanian cukup baik, untuk organisasinya
menjadi ukuran bahwa kegiatan kearsipan di Badan Litbang Badan
Litbang berjalan dengan baik.
SK Tim Tata Naskah Dinas Elektronik dan Penyusutan arsip
Sekretariat Badan Litbang Pertanian Nomor
43.2/Kpts/OT.050/H/1/2017 tgl 27 Januari 2017 pada Lampiran 2;
Contoh daftar arsip usul musnah pada Lampiran 3.
(Foto 10, 11, 12 Kegiatan Penyusutan)

E. Forum Arsiparis Kementerian Pertanian

Dalam rangka pembinaan Pejabat Fungsional Arsiparis Tingkat Pusat,
Sub Kearsipan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian
mengadakan Forum Arsiparis yang dilaksanakan pada tanggal 27 s/d

34
 28 Juli 2017 di Bogor. Acara dibuka oleh Ir. Sri Sulihanti, M.Sc
Kepala Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, beliau
memberikan arahan agar Pejabat Fungsional Arsiparis lebih
meningkatkan profesinya, tetap kreatif, semangat dalam mengelola
arsip di Unit Kerjanya dengan baik. Pada hari pertama Forum diisi
dengan kegiatan di alam terbuka, dengan tujuan agar keakraban
sesama arsiparis lingkup Kementerian Pertanian lebih kuat lagi,
selanjutnya hari kedua diisi dengan Sosialisasi Sasaran Kerja
Pegawai (SKP) Pejabat Fungsional Arsiparis disampaikan oleh Drs.
Bambang Parjono Widodo, M.Si ( Arsiparis Arsip Nasional Republik
Indonesia). Beliau menyampaikan materi tentang perubahan penilaian
Pejabat Fungsional Arsiparis dari DUPAK (Daftar Usulan Penetapan
Angka Kredit) menjadi DUPNK (Daftar Usulan Penetapan Nilai
Kinerja) sesuai Perka ANRI No.5 Tahun 2016 tentang Standar
Kualitas Hasil Kerja dan Perka ANRI No.4 Tahun 2017 tentang
Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis. Perubahan
penilaian dengan DUPNK akan dilaksanakan pada Tahun 2018 untuk
pekerjaan Tahun 2017.

F. Penataan Arsip di UK/UPT Lingkup Badan Litbang Pertanian

Badan Litbang Pertanian sebagai Pembina Kearsipan di UK/UPT telah

melakukan pembinaan melalui seminar, sosialisasi, dan identifikasi
bidang kearsipan. Perkembangan kearsipan yang sudah dibina terus
dimonitor untuk mengetahui kekurangan selanjutnya dilakukan
perbaikan. Sehubungan hal tersebut Badan Litbang Pertanian
membentuk Tim Penataan arsip yang terdiri dari Pejabat Fungsional
Arsiparis Sekretariat Badan Litbang Pertanian yang mempunyai tugas
membantu penataan arsip di UK/UPT agar sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Beberapa UK/UPT yang belum mempunyai Recod

35
Center menjadii prioritas, juga untuk UK/UPT yang sudah ada Recod
Center tetapi masih perlu memperbaiki kekurangan.

Tujuan dari Penataan arsip adalah agar penataan arsip UK/UPT

lingkup Badan Litbang sesuai dengan peraturan yang berlaku, terkait
dengan Pengawasan Kearsipan Internal diharapkan tidak ada temuan
yang buruk untuk pengelolaan arsip. Penataan arsip dilakukan oleh 2
Tim Penataan dibantu oleh Pejabat Fungsional UK/UPT pada tanggal
30 Oktober s.d 22 November 2017, pelaksanaan penataan dilakukan
di BPTP Banten tgl 30 Okt s.d 1 November 2017, BB Biogen tgl 6 s.d
8 November 2017, Puslitbanghorti 13 s.d 15 November 2017 dan BB
Pasca Panen tgl 20 s.d 22 November 2017. Hasil Kegiatan Penataan
arsip sebagai berikut :

1. Penataan Arsip di BPTP Banten

Penataan Arsip di BPTP Banten dilaksanakan pada tanggal 30
Oktober s.d 01 November 2017, dengan tim yang berjumlah 3
orang yaitu: Sri Wartini, S.Sos (Arsiparis Muda) dan Nurhayati
(Arsiparis Pelaksana Lanjutan) dan Tri Murdiyanto. (Staf TU&RT).

Kondisi Sebelum Penataan: Kondisi kegiatan Kearsipan maupun

Ruangan Penyimpanan Arsip yang berada di BPTP Banten masih
seperti tahun tahun sebelumnya, sewaktu Tim Kearsipan
Sekretariat Badan Litbang berkunjung dalam rangka Identifikasi
Kearsipan baik Penataan maupun Sarana dan Prasarananya di
UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, dan BPTP Banten
masih belum banyak perubahan, kegiatan pengelolaan arsip
belum dilaksanakan secara maksimal. Di Ruangan Penyimpanan
Arsip lama dokumen masih ditumpuk didalam lemari kayu, ada
beberapa arsip yang sudah dipilah tetapi belum dimasukan
kedalam Box Arsip yang memang belum tersedia disebabkan

36
anggaran yang belum ada .SDM yang menangani ada 1 orang
yaitu pejabat fungsional arsiparis terampil. Di tahun 2017 kami Tim
Kearsipan Sekretariat Badan Litbang berkunjung kembali dalam
rangka Monitoring Pengelolaan Kearsipan dengan kerja langsung
dilapangan membantu khususnya Penataan Arsip yang berada di
Ruang Penyimpanan Arsip serta Sarana dan Prasarananya. Dan
kunjungan Tim Kearsipan kali ini dapat dukungan atau respon
yang sangat baik dari Kepala Subbagian Tata Usaha yang
membawahi kegiatan kearsipan yang berada di BPTP Banten
seperti menyiapkan gedung atau ruang penyimpanan arsip yang
baru agak sedikit lebih besar ruangannya dari yang lama,
meskipun jaraknya dari kantor atau ruang penyimpanan arsip
lama lumayan jauh dan posisi ruangan ada di lantai II serta
memfasilitasi sarananya dengan membeli Box Arsip yang baru
sebanyak 25 Box.

Kondisi Setelah Penataan: Hasil sesudah kerja langsung

membantu menata arsip dari mulai memilah arsip berdasarkan
sub masalah sampai arsip dimasukan kedalam Box arsip serta
diberikan label sementara dapat menghasilkan sekitar 40 Box
Arsip yang langsung di simpan di ruangan arsip yang baru dengan
dilapisi plastik baliho karena Rak untuk Arsip belum tersedia,
minimal arsip sudah tersusun sesuai dengan kaidah kearsipan
meskipun dengan sarana seadanya. Sarana dan Prasarana
pendukung pada BPTP Banten dapat dilihat pada Tabel 4.

(Foto 13,14,15,16 Kegiatan Penataan pada BPTP Banten.

37
Tabel 4. Sarana dan Prasarana Pendukung pada BPTP Banten

No. Bidang Tata Persuratan Keterangan

1. Pedoman TND Tahun Sudah diinformasikan dan
2018 sudah dilaksankan tetapi
belum maksimal dalam
penerapannya
2. Format Surat Ada yang masih belum sesuai
dengan TND
- Surat koresponden ada dan sudah sesuai
- Surat keputusan Ada format, huruf masih ada
yang tidak sesuai dengan TND
dan masih mencantumkan
gelar dan NIP pada pejabat
penandatangan surat dan
arsip yang disimpan yang tidak
ada paraf dan bukan aslinya
(foto copy)
- Surat penugasan Ada tetapi masih ada yang
belum sesuai dengan TND
- Memorandum Ada tetapi masih ada yang
belum sesuai dengan TND
- Jenis huruf/ukuran Masih ada yang belum sesuai
huruf dengan TND
- Ejaan Sudah sesuai
- Ukuran kertas Sudah sesuai
- Huruf Kop Huruf, Desain Warna Tinta
Surat/Desain/Warna pada KOP surat sudah sesuai
Tinta hanya Logo pada KOP pada
Kop masih belum sesuai
denag TND
- Warna/ Desain Cap Sudah sesuai
Dinas
- Warna Tinta untuk Sudah sesuai
huruf pada surat
- Penomoran surat, Sudah sesuai
kode unit kerja
- Arsip yang ada Tata Arsip di simpan dimasing-
Usaha hanya masing bagian/pengelola

38
 menyimpan arsip surat
keluarnya saja
- Penomoran mundur Ada dan kebanyakan untuk
surat-surat kontrak/
pengadaan
- Sarana penympanan Odner/ Bindek yang
arsip aktif disusun/disimpan dalam
kardek
- SDM perusratan 1 orang panitera pimpinan dan
dibantu 1 orang tenaga
honorer
3. Peraturan-peraturan Ttg. Belum maksimal
Kearsipan pengunaannya
4. Anggaran Belum tersedia khusus untuk
kegiatan kearsipan
5. SDM 1 orang arsiparis terampil

Sarana dan Prasarana

6. Gedung/ Ruang Arsip Tetapi belum sesuai dengan
ketentuan
- Aplikasi/ Sim Belum mengunakan
Arsip/ Manual
- Daftar Arsip Belum dibuat
- Meja Pemilahan Belum ada
- Roll’opack Belum tersedia anggarannya
- Rak Arsip Belum tersedia anggaranya
- Rak Peta Belum tersedia anggarannya
- Box Arsip Sudah ada walaupun tidak
banyak
- Map/ Folder Belum tersedia anggarannya
- Label Belum tersedia anggarannya
- Perlengkapan Belum tersedia anggarannya
Kerja Arsip
(Masker, Sarung
Tangan)
- Suplemen/ Belum tersedian anggarannya
Penguat Tubuh

2. Penataan Arsip di BB Biogen

Penataan Arsip di BB Biogen dilaksanakan pada tanggal 06 s.d 08
November 2017, dengan tim yang berjumlah 3 orang yaitu: Nana
Rudiana, SE (Arsiparis Pertama), Yeny Zaqiah Darajad, S.AB
(Arsiparis Pertama) dan Lavi Abrori, S.S.T. (Staf TU&RT).

Kondisi Sebelum Penataan: Kondisi kearsipan di BB-Biogen

sangat memprihatinkan, mayoritas kondisi arsip yang disimpan

39
masih belum tersusun sesuai dengan aturan Kearsipan yang telah
ditetapkan. Sebagian besar arsip masih tertumpuk, dimasukan
kedalam dus besar, diikat dengan tali plastik, serta masih ada pula
arsip yang dimasukan kedalam karung. Ada sebagian arsip yang
telah dikelompokan sesuai dengan Tahun Arsip dan Sub Masalah
Namun kondisi penyimpanannya dinilai masih belum sesuai
dengan ketentuan. Sarana dan Prasarana yang digunakan pada
ruang arsip inaktif BB-Biogen dinilai masih belum layak dengan
kondisi volume arsip yang ada, penyimpanan arsip inaktif masih
menggunakan lemari kayu dan besi, filling cabinet, dan rak
konvensional yang ukurannya masih belum sesuai standar.
Dengan kondisi tersebut langkah awal yang dapat dilakukan pada
kegiatan penataan kearsipan dapat dimulai dengan penyusutan
arsip, pemenuhan sarana dan prasarana, dan dilanjutkan dengan
penyempurnaan sistem. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan
BB-Biogen perlu meningkatkan seluruh aspek terkait dengan
Manajemen Pengelolaan Kearsipan, Hal tersebut sangat mungkin
diwujudkan apabila pada pelaksanaan kegiatannya memiliki
komitmen serta program penataan arsip yang berkelanjutan.

Kondisi setelah Penataan: Kegiatan yang dapat dilakukan

dengan kondisi penyimpanan arsip yang ada dapat dimulai dengan
pemusnahan non arsip dan penyusutan arsip yang retensinya
telah habis. Hal tersebut dilaksanakan selama tiga hari dengan
bukti daftar arsip usul musnah terlampir. Dan ada beberapa arsip
penelitian yang telah disusun sebagai contoh permulaan
penyusunan arsip sesuai ketentuan. Dengan kegiatan ini
diharapkan mampu mendorong Unit Kearsipan BB-Biogen dalam
upaya peningkatan pengelolaan arsip yang lebih baik dari
sebelumnya. Sarana dan Prasarana pendukung pada BPTP
Banten dapat dilihat pada Tabel 5.

40
Foto 17,18,19 Kegiatan Penataa pada BB Biogen.

Tabel 5. Sarana dan prasarana Pendukung pada BB Biogen

No. Perangkat Pendukung Ad Tidak Keterangan

Kearsipan a
1. Jadual Retensi Arsip (JRA) v Tetapi belum maksimal dalam
pengunaannya
2. Klasifikasi Arsip v Belum maksimal
pengunaannya
3. Peraturan-peraturan Ttg. v Belum maksimal
Kearsipan pengunaannya
4. Anggaran V Belum tersedia khusus untuk
kegiatan kearsipan
5. SDM v 1 orang arsiparis terampil
tetapi masih merangkap
dengan kegiatan yang lain
(menjadi PUMK)

Sarana dan Prasarana

6. Gedung/ Ruang Arsip v Tetapi belum sesuai dengan
ketentuan
- Aplikasi/ Sim V Belum mengunakan
Arsip/ Manual
- Daftar Arsip V Belum tersedia sesuai dengan
ketentuan
- Meja Pemilahan V Belum ada
- Roll’opack v Sudah ada tetapi dipakai
khsusu untuk arsip-arsip
kepegawaian dan berada di
Ruanggan Subbag
Kepegawaian
- Rak Arsip v Tetapai masih terbatas belum
bisa menampung arsip-arsip
yang ada
- Rak Peta v Belum tersedian anggarannya
- Box Arsip v Belum tersedian anggarannya
- Map/ Folder v Belum tersedian anggarannya
- Label v Belum tersedian anggarannya
- Perlengkapan v Belum tersedian anggarannya
Kerja Arsip
(Masker, Sarung
Tangan)
- Suplemen/ v Belum tersedian anggarannya
Penguat Tubuh

41
3. Penataan Arsip di Puslitbang Hortikultura
Penataan Arsip di Puslitbang Hortikultura dilaksanakan pada
tanggal 31 Oktober s.d 02 November 2017, dengan tim yang
berjumlah 2 orang yaitu: Sri Wartini, S.Sos (Arsiparis Muda),
Nurhayati (Arsiparis Pelaksana Lanjutan).

Kondisi Sebelum Penataan: Kegiatan Pengelolaan Kearsipan di

unit kerja Puslitbang Hortikultura sudah berjalan sesuai dengan
ketentuan yang ada dan Ruangan Penyimpanan Arsip yang
terletak dibelakang kantor itu merupakan bangunan baru yang
sebelumnya ruangan arsip yang lama berada didalam kantor
menyatu dengan ruangan lainnya. Kondisi ruangan arsip sudah
tertata rapi berdasarkan sub masalah, dan sudah dalam box arsip
serta menggunakan label, daftar arsippun sudah dibuat hanya
saja dalam ruang penyimpanan arsip masih ada dus dus besar
yang bukan berisi arsip dan sedikit tumpukan dokumen yang
belum dipilah membuat ruangan jadi tidak nyaman. SDM yang
menangani ada 1 orang yaitu pejabat fungsional arsiparis terampil.
Di tahun 2017 Tim Kearsipan Sekretariat Badan Litbang
berkunjung dalam rangka Monitoring Pengelolaan Kearsipan
dengan kerja langsung dilapangan membantu khususnya
Penataan Arsip yang berada di Ruang Penyimpanan Arsip serta
Sarana dan Prasarananya, dalam hal ini Tim Kearsipan
membantu memilah arsip yang masih menumpuk serta menata
ruang penyimpanan arsip.
Dukungan dari pimpinan cukup baik dilihat dari segi Sarana, di
Puslitbang Hortikultura sudah cukup terpenuhi seperti Gedung,
Rak dan Roll’opack serta Box arsip sudah ada tetapi untuk
anggaran khusus kegiatan kearsipan belum ada.

42
Kondisi Setelah Penataan: Hasil sesudah kerja langsung
membantu menata arsip dari mulai memilah arsip berdasarkan
sub masalah sampai arsip dimasukan kedalam Box arsip dan
menata arsip serta mengeluarkan dus dus yang tidak terpakai,
dikarenakan sarana peyimpanan seperti Rak atau Roll’opack
sudah penuh terisi dengan box yang sudah disusun rapi
menyebabkan kekurangan tempat untuk menyusun box arsip yang
baru, untuk sementara box arsip yang baru selesai dikerjakan
disusun dilantai ruang arsip. Sarana dan Prasarana pendukung
pada Puslitbanghorti dapat dilihat pada Tabel 6.
Foto 20, 21, 22 Kegiatan Penataan Arsip pada Puslitbanghorti.

Tabel 6. Sarana dan prasarana Pendukung pada

Puslitbanghorti

No. Perangkat Pendukung Ad Tidak Keterangan

Kearsipan a
1. Jadual Retensi Arsip (JRA) v Tetapi belum maksimal dalam
pengunaannya
2. Klasifikasi Arsip v Belum maksimal
pengunaannya
3. Peraturan-peraturan Ttg. v Belum maksimal
Kearsipan pengunaannya
4. Anggaran v Belum tersedia khusus untuk
kegiatan kearsipan
5. SDM v 1 orang arsiparis terampil

Sarana dan Prasarana

6. Gedung/ Ruang Arsip v Gedung baru
- Aplikasi/ Sim v Belum mengunakan tetapi
Arsip/ Manual aplikasi sendiri dari excel
sudah ada
- Daftar Arsip v sudah dibuat
- Meja Pemilahan v Belum ada
- Roll’opack v Sudah ada
- Rak Arsip v Sudah ada
- Rak Peta v Belum tersedia anggarannya
- Box Arsip v Sudah ada walaupun tidak
banyak
- Map/ Folder v Sudah ada
- Label v Sudah ada tetapi msh
sederhana

43
 - Perlengkapan v Belum tersedia anggarannya
Kerja Arsip
(Masker, Sarung
Tangan)
- Suplemen/ v Belum tersedian anggarannya
Penguat Tubuh
4. Penataan Arsip di BB Pascapanen
Penataan Arsip di BB Pascapanen dilaksanakan pada tanggal 20
s.d 22 November 2017, dengan tim yang berjumlah 3 orang
yaitu: Nana Rudiana, SE (Arsiparis Pertama), Yeny Zaqia Darajad,
S.AB (Arsiparis Pertama) dan Tri Murdianto (Staf TU&RT).

Kondisi Sebelum Penataan: Adapun kondisi kearsipan di BB

Pascapanen sudah dilakukan pemilahan dan dikelompokan sesuai
dengan sub-sub masalah dan tahun pembuatan dan sudah ditata
di dalam Box-box arsip sesuai dengan ketentuan kearsipan.
Tetapi dikarenakan dengan baru berpindahnya ruang arsip yang
semula hanya mengunakan ruang kerja dan pada pada saat ini
sudah ada gedung arsip baru maka pada kondisi arsip di BB
Pascapanen masih belum sepenuhnya tertata, baru sebagian
sudah tertata walaupun masih belum maksimal dalam
penataannya tetapi sudah mengacu dengan peraturan kearsipan
yang ada. Adapun arsip yang telah dilakukan penataan sudah
langsung ditata kedalam Box Arsip dan di susun dalam rak arsip.
Adapun yang ada di ruang arsip pascapanen beragam jenisnya:
arsip keuangan, kepegawaian, perlengkapan hasil penelitian dll.
Dan kami dalam melakukan penataan di BB Pascapanen kami
fokus kepada arsip-arsip yang sudah habis rentensinya dengan
JRA. Dan arsip-arsip tersebut yaitu arsip-arsip kuitnais/ faktur
pembelian barang/ bahan habis pakai, SSP, SPPD yang dobel
dan sudah habis retensinya sehingga dapat diusulkan musnah
sehinga menguragi penumpuk arsip dan hanya sebagian kecil ada
arsip kerjasama penelitian baik dengan pemerintahan dan hasil
penelitian.

44
Kondisi Setelah Penataan: Adapun dari penataan di BB
Pascapanen setelah dilakukan penataan sudah mulai tetarta
dengan baik, dan arsip-arsip yang sudah dilakuka penataan
dimasukan ke dalam map/ folder dan Box-box arsip dan di susun
dalam rak-rak adapun untuk ruangan arsip yang semula masih
mengunakan ruangan ruang kerja yang tidak digunakan sekarang
sudah mendapat gedung arsip walaupun belum sesuai dengan
standar untuk gedung arsip. Sarana dan prasarana pendukung
pada BB Pascapanen dapat dilihat pada Tabel 7.
Foto 23, 24, 25, 26 Kegiatan Penataan Arsip pada BB
Pascapanen.

Tabel 7. Sarana dan prasarana Pendukung pada BB

Pascapanen

No Perangkat Pendukung Ada Tidak Keterangan

. Kearsipan
1. Jadual Retensi Arsip v Sudah diterapkan sesuai
(JRA) dengan ketentuan yang
berlaku
2. Klasifikasi Arsip v Sudah digunakan sesuai
dengan ketentuan yang
berlaku
3. Peraturan-peraturan Ttg. v Sudah dugunakan
Kearsipan
4. Anggaran v Belum tersedia khusus untuk
kegiatan kearsipan, masih
merangkap dengan kegiatan
lain
5. SDM v 1 orang arsiparis ahli pertama

Sarana dan Prasarana

6. Gedung/ Ruang Arsip v Tetapi belum sesuai dengan
standar untuk gedung arsip
- Aplikasi/ Sim v Sudah mengunakan tetapi
Arsip/ Manual dengan aplikasi yang
sederhana mengunakan
Exccel
- Daftar Arsip v Sudah ada
- Meja Pemilahan v Belum ada

45
F. Pendataan Arsip Vital
Berdasarkan permintaan dari Arsip Nasional Indonesia (ANRI),
Kementerian Pertanian menghimbau agar setiap Eselon I lingkup
Kementerian Pertanian dapat menyerahkan daftar arsip vital yang ada
di Unit Kerjanya secara kontinyu, hal ini untuk mengetahui berapa
jumlah arsip vital dan masalah apa saja yang disimpan oleh Unit Kerja
tersebut. Sehubungan hal tersebut Badan Litbang membentuk Tim
Identifikasi pendataan arsip vital UK/UPT yang terdiri dari Pejabat
Fungsional Arsiparis Sekretariat Badan Litbang Pertanian. Pendataan
dilakukan dengan melihat langsung ke lokasi, dan dilakukan
identifikasi, terhadap arsip tersebut, data arsip vital diinput ke formulir
pendaftaran arsip vital.

Hasil pendataan arsip vital UK/UPT dikompilasi dan diteruskan Ke

Biro Umum dan Pengadaan, untuk menambah khasanah arsip di
Kementerian Pertanian, penyampaian daftar arsip vital menjadi
indikator pelaksanaan pembinaan Kementerian Pertanian dan
menambah reward bagi Unit Kerja yang melaksanakannya. Badan
Litbang telah mengirimkan daftar arsip vital tersebut pada akhir bulan
Desember 2017.
Formulir data arsip vital pada Lampiran 4.

G. Bimbingan Magang dan PKL

Dalam rangka mendukung kegiatan yang dilakukan oleh Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) untuk melaksanakan Program Sistem
Ganda (PSG) atau Praktek Kerja Industri (Prakerin) bagi siswanya
Sekretariat Badan Litbang Pertanian menerima dan melaksanakan
bimbingan Praktek Kerja selama 1 (satu) bulan s.d 2 (dua) bulan
kepada siswa SMK Jurusan Administrasi Perkantoran. Magang ini
juga dilakukan oleh Perguruan Tinggi baik negeri maupun swasta
yang melakukan riset atau pengumpulan data tentang Pengelolaan

46
Kearsipan. Tahun 2017 siswa yang melakukan Program Sistem
Ganda (PSG) atau Praktek Kerja Industri (Prakerin) adalah SMK
Negeri 47 Jakarta pada Bulan Juli 2017, SMK Arahman mulai tanggal
23 Oktober s.d 23 Desember 2017.

47