Pengelolaan Apotek

Praktik Kerja Profesi Apoteker ini dilaksanakan di Apotek Kimia Farma DI Panjaitan,
yang bertempat di Jalan DI Panjaitan No. 46 Kota Kendari Sulawesi Tenggara. Kegiatan
tersebut dimulai pada tanggal 6 Juli hingga tanggal 1 Agustus 2020.
Pengelolaan apotek meliputi pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan.
Sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan
perbekalan kesehatan meliputi semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan.
Pengelolaan Apotek dapat dibagi menjadi menjadi dua, yaitu pengelolaan teknis
kefarmasian dan pengelolaan non teknis kefarmasian. Di Apotek Kima Farma DI Panjaitan,
untuk proses pengelolaan teknis kefarmasiannya meliputi perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pengendalian, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan baik
terhadap obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat tradisional, kosmetika, narkotika,
psikotropika dan prekursor farmasi. Serta dilakukan peracikan, pengubahan bentuk, dan
penyerahan obat dengan pemberian informasi mengenai khasiat, cara penggunaan obat, lama
pemakaian obat dan efek samping obat. Selain itu, selain menyediakan sediaan farmasi,
Apotek Kimia Farma DI Panjaitan, juga menyediakan berbagai produk makanan, minuman
serta suplemen kesehatan yang juga memerlukan pengelolaan. Pengelolaan apotek dilakukan
oleh Apoteker Pengelola Apotek Kimia Farma Imam Bonjol yaitu Ishmatul Aulaa S.Farm.,
Apt dengan dibantu oleh beberapa staff lainnya. Sedangkan untuk pengelolaan non teknis
kefarmasian meliputi kegiatan administrasi, personalia, perpajakan dan evaluasi apotek.

4.2. Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya yang dilakukan di Apotek Kimia
Farma Imam Bonjol sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku yaitu meliputi
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pengendalian, pemusnahan, pencatatan
serta pelaporan. Pengelolaan ini bertujuan untuk menjaga dan menjamin ketersediaan barang
di apotek sehingga tidak terjadi kekosongan barang. Selain itu juga bertujuan untuk
memperoleh barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang
dapat dipertanggung jawabkan dalam waktu tertentu secara efektif dan efisien menurut tata
cara dan ketentuan yang berlaku.
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga dalam
rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat. Tujuan perencanaan pengadaan
obat antara lain, mengetahui jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan,
menghindari terjadinya kekosongan atau kelebihan obat, meningkatkan penggunaan obat
yang rasional, dan meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Kegiatan perencanaan yang ada di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol ada dua yaitu
perencanaan yang dilakukan oleh BM dan Apoteker Pengelola Apotek. Perencanaan BM
yaitu dengan menggunakan sistem P4 dan DCs (Distribution Center) online yang merupakan
sistem dimana obat yang terjual dan terinput di komputer Apotek akan terhubung langsung ke
bagian pengadaan BM, sehingga BM akan mengetahui kebutuhan Apotek. Perencanaan
dibuat berdasarkan stok level masing-masing obat berdasarkan rata-rata penjualan perhari
yang diperoleh dari data minimal 3 bulan yang lalu. BM akan menggunakan analisis pareto
(Sistem ABC) yang berisi daftar barang yang terjual yang memberikan kontribusi terhadap
omset, disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai yang terendah, dan
disertai jumlah dan kuantitas barang yang terjual. Barang yang termasuk dalam Pareto A
ialah barang yang memiliki kontribusi omset sebesar 80% total omset dari keseluruhan nilai
omset atau yang sering disebut dengan (fast moving drug). Barang dengan konstirbusi
terhadap omset sebesar 15 % termasuk dalam Pareto B (moderate moving drug). Sedangkan
yang termasuk ke dalam Pareto C ialah barang yang memberikan konstribusi terhadap
keseluruhan omset sebesar 5 % (slow moving drug), untuk barang pareto C yang melakukan
perencanaannya dilakukan oleh APA atau Apoteker Pengelola Apotek membuat surat
pesanan ke PBF langsung dan juga BM, bukan hanya pareto C tapi Apoteker Pengelola
Apotek juga melakukan perencanaan obat narkotika dan psikotropika sesuia dengan
ketersediaan obat, jika jumlah obat sudah menipis maka akan dilakukan pemesanan ke PBF
Kimia Farma Trading and Distribution. Barang yang termaksud pareto A di Apotek Kimia
Farma Imam Bonjol adalah antihipertensi, antikolesterol, antidiabetes, antibiotik analgesik,
obat syaraf dan vitamin kehamilan. Barang pareto B adalah obat batuk dan pilek, antipiretik
serta obat pencernaan, sedangkan untuk pareto C adalah sediaan kosmetika.
b. Pengadaan
Kegiatan pengadaan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di apotek Kimia
Farma DI Panjaitan dilakukan secara terpusat oleh Bisnis Manajer (BM). BM akan
memberikan daftar nama obat dan jumlahnya ke Apotek untuk di droping apakah sudah
sesuai dengan kebutuhan apotek atau tidak. Tetapi sebelumnya Apoteker dan Asisten
apoteker sudah melakukan pemeriksaan barang yang habis (kosong) atau persediaan yang
menipis yang akan ditulis di buku defecta. Sehingga Apoteker akan memeriksa kesesuaian
berkas droping dan buku defecta, apakah sudah sesuai atau tidak, ketika telah disetujui maka
BM akan mengirimkan laporan tentang perencanaan pemesanan obat beserta biaya yang
diperlukan oleh seluruh Apotek Kimia Farma yang ada di Samarinda termasuk Apotek Kimia
Farma Imam Bonjol ke PT.Kimia Farma Tbk. (Pusat) untuk memverifikasi dana yang
bertujuan untuk mencairkan dana untuk biaya pembelian perbekalan farmasi. Selanjutnya
BM akan membuat Surat Pesanan (SP) ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) untu memesan
barang yang dibutuhkan oleh apotek. PBF akan mengirimkan barang ke BM. BM akan
memeriksa atau mengecek barang yang diperlukan oleh Apotek Kimia Farma Imam Bonjol.
Kemudian BM akan mengirimkan barang tersebut ke Apotek Kimia Farma Imam Bonjol
beserta data droping barang.
Khusus untuk pengadaan obat golongan narkotika dilakukan dengan menggunakan
surat pesanan khusus narkotika yang disebut SP khusus model N.9. Untuk pemesanan obat
narkotika tidak melalui BM tetapi langsung ke PBF Kimia Farma Trading and Distribution
sebagai distributor yang memiliki izin resmi, dan ditunjung oleh pemerintah untuk melakukan
distribusi obat golongan narkotika yang ada di Indonesia. Surat pesanan tersebut
ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama, nomor SIA (Surat Izin Apotek), dan
stempel apotek. Setiap surat pesanan berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Surat pesanan
khusus narkotika dibuat sebanyak 4 rangkap, Surat Pesanan lembar pertama dan lembar ke 2
dikirim ke distributor, lembar ke 3 diberikan ke administrator, sedangkan pada lembar ke 4
digunakan untuk arsip apotek. Sedangkan untuk pemesanan obat psikotropika langsung ke
PBF dengan menggunakan Surat Pesanan khusus psikotropika. Dimana dalam satu surat
pesanan boleh memesan beberapa macam obat psikotropika.
Kegiatan pembelian obat dan perbekalan kesehatan di apotek dikelompokkan menjadi:
1. Pembelian Rutin
Pesanan rutin yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Imam Bonjol satu bulan dua
kali, yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga oleh BM. Keuntungan dari sistem ini
adalah tercapainya efisiensi baik dari segi waktu, biaya maupun pemilihan PBF. Sedangkan
untuk pesanan narkotika menggunakan surat pesanan khusus, langsung ke Kimia Farma
Trading and Distribution, serta untuk psikotropika pemesanannya juga langsung ke PBF
tanpa melalui prantara Bisnis Manager (BM).
2. Pesanan Cito
Pesanan cito adalah pengadaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan kapan saja
karena suatu kebutuhan yang segera. Seperti permintaan obat oleh dokter prakter yang ada di
Apotek Kimia Farma Imam Bonjol, maka akan langsung dibuatkan surat pesanan ke PBF
langsung tanpa prantara BM. Barang pesanan cito tidak dikirim ke gudang BM melainkan
dikirim langsung ke apotek.
3. Dropping Antar Apotek
Pembelian obat dan perbekalan kesehatan dapat dilakukan antar sesama apotek Kimia
Farma lainnya. Tujuannya untuk menghindari penolakan pembelian obat ataupun resep yang
mempengaruhi omset penjualan. Hal ini dilakukan jika terjadi pembelian obat dan perbekalan
kesehatan oleh konsumen tetapi barang tersebut kurang atau tidak tersedia di apotek.
Misalnya apotek KF A (yang membutuhkan barang) kemudian menelepon ke apotek KF B
untuk mengetahui ketersediaan obat X. Jika obat tersedia, apotek KF.A mengirimkan Bon
Permintaan Barang Apotek (BPBA) sebagai surat pesanan yang berisi nama obat dan jumlah,
yang dibutuhkan oleh apotek KF A. Apotek KF A akan mengambil barang langsung ke
apotek KF B. Apotek KF B akan memberikan barang dan bukti droping. Penjualan obat X
akan masuk ke omset apotek KF A. Dengan adanya bukti droping maka nilai pembelian di
apotek pelayanan KF A akan bertambah senilai obat X, sedangkan nilai pembelian apotek KF
B akan berkurang senilai obat X.
5. Konsinyasi
Konsinyasi merupakan suatu bentuk hubungan kerjasama antara Apotek Kimia Farma
dengan distributor yang telah memiliki ikatan kerja sama dengan Apotek Kimia Farma Pusat.
Dalam setiap bulan dilakukan pengecekan dari pihak distributor untuk mengetahui jumlah
produk yang telah terjual selama satu bulan. Barang konsinyasi untuk produk yang termasuk
dalam produk obat baru, barang promosi, suplemen makanan, dan alat-alat kesehatan. Barang
tersebut pembeliannya tidak dibayar dimuka, tetapi pihak Apotek Kimia Farma membuat
faktur setelah ada transaksi penjualan, dan mengirimkan uang hasil penjualan kepada BM,
dan BM akan membayar ke distributor sesuai dengan harga dari produk yang telah terjual.
c. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah,
mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam faktur dan kondisi fisik yang
diterima. Penerimaan barang di Apotek KF Imam Bonjol, yaitu ketika barang datang ke
apotek, apoteker atau asisten apoteker akan meminta berkas dropingan barang dari pihak
BM atau meminta faktur dan bukti surat pesanan dari PBF untuk memeriksa apakah barang
yang dipesan sudah sesuai atau tidak.
Adapun langkah-langkah yang harus dikerjaan saat penerimaan barang dari PBF
maupun BM, sebagai berikut :
1. Pemeriksaan Barang dan kelengkapannya
a) Alamat pengiriman barang yang dituju.
b) Nama Obat, dosis obat dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan yang
tertera pada berkas dropingan dari BM serta surat pesanan dan faktur dari PBF. Jika
barang tidak sesuai dengan SP atau terdapat kerusakan fisik maka dapat dibuat nota
pembelian barang/retur dan mengembalikan barang tersebut ke PBF yang
bersangkutan untuk ditukar dengan barang yang sesuai.
c) Tanggal kadaluarsa (expire date).
d) Harga atau diskon sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati
2. Jika barang telah sesuai maka faktur ditandatangani dan dibubuhkan stempel apotek.
Faktur asli (warna putih) dan salinan faktur (warna biru) diserahkan kepada petugas
PBF (sebagai bukti penagihan), sedangkan Salinan faktur (warna kuning) diambil
sebagai arsip apotek untuk bukti penerimaan dari PBF.
3. Barang tersebut kemudian di input jumlahnya di komputer, sehingga barang tersebut
jumlanya bertambah dan disimpan pada rak atau gondola yang tersedia sesuai dengan
namanya.
4. Salinan faktur lalu dimasukkan datanya ke dalam komputer melalui administrasi
penerimaan barang yang terintegrasi dalam program sebagai data pembelian dan
menambah stok barang. Data yang dimasukkan antara lain nama barang, kemasan,
jumlah, harga, dan diskon. Bukan hanya faktur tetapi data dropingan dari apotek KF
lainnya perlu dimasukan ke sistem komputer sebagai bukti penerimaan barang dari
apotek tersebut dengan mamasukan nomor dropingan.
d. Penyimpanan
Penyimpanan obat/barang di Apotek Kimia Farma DI Panjaitan dilakukan
menggunakan prinsip FIFO dan FEFO. Tujuan dari sistem FIFO dan FEFO ini untuk
menghindari kemungkinan terjadinya penumpukan barang yang dapat berujung pada
kadaluarsanya obat sebelum dapat dijual sehingga dapat merugikan apotek.
Maksud dari FIFO (First In First Out) yaitu penyimpanan barang dimana barang
yang datang lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari
yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang ditaruh dibelakang, demikian
seterusnya. Jadi barang yang lebih awal masuk harus dikeluarkan lebih dahulu. Sedangkaan
FEFO (First Expired First Out) yaitu penyimpanan barang dimana barang yang mendekati
tanggal kadaluarsanya diletakkan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang
lainnya, sedangkan barang yang tanggal kadaluarsanya masih lama diletakkan dibelakang,
demikian seterusnya. Jadi obat yang tanggal kadaluwarsa nya sudang mendekati expired date
mak akan dikeluarkan lebih dahulu. Sistem ini digunakan agar perputaran barang di apotek
dapat terpantau dengan baik sehingga meminimalkan banyaknya obat-obat yang mendekati
tanggal kadaluarsanya berada di apotek. Karena jika obat telah mencapai masa
kadaluwarsanya sebelum dapat dijual maka apotek akan mengalami kerugian.
Sistem penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma DI Panjaitan antara lain :
1. Berdasarkan golongan obat:
a) Psikotropika disimpan di dalam lemari khusus dengan dua pintu (lemari dalam
lemari) yang menempel pada lantai dengan tujuan tidak bisa dipindahkan sehingga
tidak mungkin dicuri dan yang dilengkapi dengan dua buah kunci yang dipegang oleh
Apoteker Pengelola Apotek.
b) Obat keras dan generik disimpan di rak penyimpanan dan disusun alfabetis dan sesuai
dengan bentuk sediaan dan efek farmakologinya. Rak-rak tersebut diberi warna
tulisan penanda yang berbeda-beda agar memudahkan petugas untuk mengambil obat.
c) Obat bebas dan obat bebas terbatas atau obat OTC (over the counter) serta obat
tradisional disimpan di swalayan. Disimpan secara alfabetis, sesuai efek
farmakologinya, dan sesuai bentuk sediaan.
2. Bentuk Sediaan
Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaannya yaitu:
a) Padat (tablet, kaplet dan kapsul)
b) Cair (Sirup, suspensi, dry syrup, Tetes mata, tetes hidung, tetes telinga )
c) Semi solid (salep, krim, dan gel)
d) Inhaler, aerosol
e) Suppositoria, ovula.
3. Efek farmakologinya
Berdasarkan efek farmakologinya, penyimpanan obat dibagi menjadi:
a) Antibiotik
b) Batuk flu
c) Anti histamin
d) Hipertensi
e) Asam urat
f) Pencernaan
g) Vitamin dan suplemen
h) Anti nyeri
i) Kolestrol
 j) Campuran ( untuk obat diabetes militus, batu ginjal, obat kanker, dll.)

4. Berdasarkan sifat fisika-kimia obat, obat-obat yang bersifat termolabil disimpan di

lemari es. Contohnya : suppositoria, ovula, insulin dan vaksin.
Selain obat-obatan, apotek Kimia Farma DI Panjaitan juga menyediakan beberapa
kosmetika yang penyimpanannya diletakkan di swalayan farmasi. Begitu pula dengan
perbekalan kesehatan seperti alat-alat kesehatan, untuk alat kesehatan seperti alat ukur
tekanan darah, glukosa, asam urat ditempatkan di rak khusus dietalase karena barang tersebut
mahal dan untuk menghindari pencurian.
e. Pemusnahan
Pemusnahan obat-obat rusak dan Expired Date di Apotek KF Imam Bonjol ini
dilakukan setiap 3 tahun. Sedangkan untuk pelaporan untuk obat-obat rusak dan kadaluwarsa
ke BM tetap dilakukan mengikuti jadwal stok opname yaitu berkala setiap 1 bulan. Obat
tersebut akan dimusnahkan dan akan dibuat berita acara pemusnahan dan surat
pemberitahuan yang ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota setempat bahwa akan
dilakukan pemusnahan obat-obat rusak dan kadaluarsa serta tembusan kepada Dinas
Kesehatan Provinsi, Balai POM dan Manager Bisnis Apotek setempat. Pemusnahan
disaksikan oleh masing-masing Apoteker Pengelola Apotek Kimia Farma dan saksi dari
perwakilan dari dinas kesehatan kota. Pemusnahannya dilakukan dengan cara dibakar atau
ditanam, setelah dilakukan pemusnahan maka dibuat laporan pemusnahan obat-obat rusak
dan kadaluwarsa tersebut. Isi berita acara pemusnahan terdiri dari hari, tanggal, bulan, dan
tahun pemusnahan; tempat pemusnahan; nama penanggung jawab fasilitas apotek; nama
petugas kesehatan yang menjadi saksi dan saksi lain badan/sarana tersebut; nama dan jumlah
obat yang dimusnahkan; cara pemusnahan; dan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek dan
saksi. Berita acara tersebut dibuat rangkap 3 (tiga) dan dikirim kepada Balai Pengawasan
Obat dan Makanan (BPOM), Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan arsip Apotek.

f. Pengendalian
Sistem pengendalian di apotek KF Imam Bonjol yaitu melakukan uji petik, yaitu
merupakan sutu metode pemantaun barang dengan melakukan penyesuaian jumlah stok fisik
dengan jumlah stok yang ada di komputer, biasanya dilakukan setiap hari. Serta melakukan
stok opname yang dilakukan setiap 1 bulan sekali. Stok opname merupakan kegiatan
pemeriksaan terhadap persediaan barang sebagai salah satu bentuk pengawasan apotek yang
dilakukan untuk mengetahui kesesuain jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan
jumalah yang ada di sistem komputer.
Tujuannya dari stok opname untuk mengetahui jumlah fisik barang yang ada di rak
obat dan kesesuaiannya dengan data komputer, sehingga jika terjadi kehilangan dapat
dideteksi lebih awal serta mengatahui adanya kelebihan, kekurangan, kekosongan barang.
Mengetahui dan mendata barang-barang yang sudah kadaluarsa atau telah mendekati waktu
kadaluarsanya, barang-barang yang telah kadaluarsa dipisahkan dan dibuat laporannya secara
tersendiri. Mengetahui barang-barang yang slow moving dan fast moving sebagai acuan untuk
perencanaan pengadaan yang lebih baik.
g. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan bertujuan untuk mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan
kebutuhan masing-masing obat, serta mengawasi arus barang agar penyalurannya mengikuti
aturan FIFO (first in first out) dan FEFO (first Expired first out) sehingga mengurangi resiko
obat-obat kadaluwarsa. Berikut beberapa kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilakukan
di apotek Kimia Farma Imam Bonjol :

1. Pencatatan Defekta
Pencatatan di buku defekta berisi nama barang yang habis atau hampir habis selama
pelayanan atau barang-barang yang stoknya jumlahnya kurang karena barang tersebut
diperkirakan akan cepat terjual, sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya
sebelum stok barang tersebut habis.
2. Pencatatan Stok Barang Menggunakan KIS (Kimia Farma Information System)
Pada umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang
tersedia pada setiap rak obat, pada saat terjadi penambahan atau pengurangan jumlah obat
serta jumlah sisa obat yang tersedia. Tetapi di Apotek Kimia Farma sekarang menggunakan
sistem komputer yang disebut KIS (Kimia Farma Information System). Dimana setiap
terjadinya transaksi penjualan dan penerimaan barang diinput kedalam komputer, maka
secara otomatis setiap item obat stoknya berkurang atau bertambah
3. Pencatatan Penerimaan Barang
Pencatatan penerimaan barang dilakukan jika barang datang dari BM dengan
membawa berkas droping selanjutnya dilakukan pendataan barang dengan cara memasukkan
data barang ke sistem komputer atau KIS meliputi nama, jumlah dan harga barang yang
diterima. Sedangkan Untuk barang yang dipesan langsung oleh pihak apotek ke PBF seperti
obat-obat narkotika dan psikotropika, faktur diterima langsung oleh Apoteker Pengelola
Apotek, setelah dilakukan pendataan, kemudian dicetak bukti penerimaan barang tersebut
sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap dilampirkan bersama faktur sebagai arsip apotek dan 1
rangkap lainnya dilampirkan bersama faktur dan diserahkan ke BM untuk keperluan
pembayaran barang tersebut ke PBF yang menyalurkan.
Sedangkan untuk pelaporan narkotika dan psikotropika apotek berkewajiban
mengirimkan laporan narkotika dan psikotropika setiap bulan kepada Kementrian Kesehatan
melalui sistem online yang disebut SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) .
Dalam laporan tersebut diuraikan mengenai pembelian/pemasukan dan
penjualan/pengeluaran narkotika dan psikotropika, yang wajib melaporkannya adalah
Apoteker Pengelola Apotek.

4.2. Pengelolaan Resep

a) Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter
Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari pasien.
Jika obat tidak ada maka akan diberikan rekomendasi obat yang lain dengan komposisi atau
zat aktif yang sama. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter seperti obat OTC (over
the counter) baik obat bebas maupun obat bebas terbatas dan obat keras yang termasuk daftar
OWA (Obat Wajib Apotek). Permintaan obat keras tanpa resep dokter yang termasuk daftar
OWA disebut UPDS (Untuk Pemakaian Diri Sendiri), dengan mengisi identitas pasien pada
sistem komputer. Serta adanya pelayanan swalayan farmasi yang terdiri dari obat bebas, obat
bebas terbatas, obat tradisional, suplemen, vitamin, susu (bayi, ibu hamil, penderita ginjal),
perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat kontrasepsi, dan alat
kesehatan.
Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut :
1. Apoteker atau asisten apoteker akan menanyakan obat atau perbekalan farmasi
lainnya yang diperlukan oleh pembeli atau pembeli yang menanyakan obat ke
apoteker atau asisten apoteker.
2. Memeriksa ketersediaan barang dan menginformasikan harganya kepada
pembeli. Bila pembeli setuju maka pembeli langsung membayar dan petugas akan
memasukkan data pembelian ke dalam komputer dan mencetak struk pembayaran
untuk diserahkan kepada pemebeli dan untuk arsip
b) Pelayanan Obat Tunai dengan Resep Dokter
Pelayanan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap konsumen yang langsung
datang ke apotek untuk menebus resep obat dari dokter yang dibayar secara tunai. Proses
penyiapan resep dilakukan minimal oleh dua orang untuk mencegah terjadinya kesalahan
dalam penyiapan obat. Alur pelayanan resep tunai sebagai berikut:
1. Penerimaan Resep
a) Pemeriksaan ketersediaan obat
Pemeriksaan ketersediaan obat yaitu dengan memeriksa stok obat di sistem komputer
serta memeriksa di rak obat.
b) Skrining Resep
Terdiri dari persyaratan administratif, kesesuaian farmasetika dan pertimbangan
klinis. Persyaratan administratif meliputi nama, alamat nomor SIP dan paraf/tanda
tangan dokter penulis resep; nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai; nama pasien,
umur, alamat, nomor telepon. Kesesuaian farmasetik meliputi, bentuk sediaan; dosis;
potensi; stabilitas; inkompatibilitas; cara dan lama pemberian. Pertimbangan klinis
meliputi, adanya alergi; efek samping; interaksi; kesesuaian (dosis, durasi, dan jumlah
obat). Jika saat skrining resep ada ditemukan masalah oleh apoteker atau asisten
apoteker, maka apoteker atau asisten apoteker akan memberikan informasi atau
berdiskusi kepada dokter praktek terkait masalah tersebut.
c) Penetapan harga
Penetapah harga yaitu dengan menjumlahkan harga seluruh obat yang ada di dalam
resep, dan asisten apoteker akan memberitahukan harga obat kepada pasien, jika
harga obat dianggap pasien terlalu mahal maka pasien dapat membeli obat tersebut
setenghnya (sebagian)
d) Pemberian nomor resep
Jika obat tersebut sudah di bayar maka asisten apoteker akan memberikan nomor
resep beserta struk harganya, selanjutnya akan diberikan ke bagian peracikan untuk
disiapkan obatnya.
f) Pembuatan kwitansi dan salinan resep (copy resep).
2. Penyiapan obat/peracikan, meliputi :
a) Mengambil obat di rak obat atau digondola.
b) Peracikan obat (hitung dosis/penimbangan, pencampuran, pengemasan)
c) Penyiapan etiket dengan menulis tanggal, nomor resep, nama paisen, cara pakai obat
dan aturan pakai obat. Kemudian etiket dimakukan kedalam plastik klip atau
ditempelkan di kotak obat (Sirup atau dry syrup).
3. Pemeriksaan akhir, meliputi :
a) Pemeriksaan obat dengan nama obat yang ada diresep.
b) Penyesuaian antara etiket dan resep asli dengan melihat nama pasien, cara pakai obat
dan aturan pakai obat.
c) Kesesuaian antara salinan resep dengan resep asli
d) Kebenaran kwitansi
4. Penyerahan obat dan pemberian informasi, meliputi:
a) Nama obat, kegunaan obat, dosis jumlah dan aturan pakai
b) Cara penyimpanan
c) Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya
c) Pelayanan resep Narkotika dan Psikotropika
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 3 Tahun 2015 tentang
Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
Farmasi, mengartikan narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan
tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau
perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan
dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan
sebagaimana terlampir dalam Undang-Undang tentang Narkotika, yaitu sebanyak 3 (tiga)
yaitu golongan I, II, dan III. Sedangkan pengertian psikotropika adalah zat atau obat, baik
alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh
selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental
dan perilaku.
Apotek Kimia Farma Imam bonjol hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau
salinan resep yang dibuat di Apotek Kimia Farma Imam bonjol sendiri yang belum diambil
sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika
tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Pelayanan obat-obat
narkotik berlaku untuk resep dari wilayah setempat atau resep dokter setempat. Pada resep
yang mengandung narkotika harus dicantumkan tanggal, nama obat, yang digaris bawah
merah, jumlah obat, nama dan alamat praktik dokter serta pasien, dan nomor telepon dokter
dan pasien. Resep narkotika dikumpulkan secara terpisah terpisah.
d) Pencatatan Rekap Resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan berdasarkan tanggal
dikeluarkannya resep. Resep asli dan salinan resep beserta struk harga obat disimpan sebagai
arsip. Sedangkan untuk resep yang mengandung narkotika dan psikotropika direkap secara
terpisah dan diberi tanda, yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan
penggunaan narkotika dan psikotropika. Resep harus dirahasiakan dan disimpan selama 3
tahun. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien, dokter yang menulis resep, dokter yang
merawat pasien, atau petugas medis lain, dan pihak-pihak lain yang berwenang.

e) Pemusnahan Arsip Resep

Pemusnahan arsip resep dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, yaitu arsip resep yang telah berumur tiga tahun atau lebih. Sebelum dilakukan
pemusnahan arsip resep, harus ada persetujuan dari bagaian BM. Kemudian dibuat berita
acara dan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan Kota
setempat bahwa akan dilakukan pemusnahan resep serta tembusan kepada Dinas Kesehatan
Provinsi, Balai POM dan Manager Bisnis Apotek setempat. Pemusnahan dilakukan dengan
cara membakar arsip resep, lalu dibuat laporan pemusnahan arsip tersebut.

4.3. Administratif
Kegiatan nonteknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Imam
Bonjol adalah berupa pengelolaan administrasi yang meliputi administrasi pelayanan,
administrasi umum, administrasi barang dan administrasi personalia (SDM). Administrasi
Pelayanan, administrasi ini berupa pengarsipan resep yaitu berupa pencatatan data pasien
dan obat yang digunkan pasien terutama untuk pelayanan obat narkotika, psikotropika dan
prekursor, pembuatan kwitans dan salinan resep. Pada administrasi keuangan terdapat
kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang
a) Penerimaan Uang dari Penjualan Tunai
Penerimaan uang ini berasal dari penjualan tunai seperti obat dengan resep dokter dan
tanpa resep dokter, penjualan alat kesehatan serta barang swalayan farmasi. Hasil penjualan
tersebut akan disetorkan ke bagian administrasi keuangan BM Pusat yang ada di Jakarta
dengan mentransfer ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek.
Penyetoran uang dilakukan setiap hari dan diperiksa kesesuaiannya dengan barang yang
terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH), kemudian ditandatangani oleh
Apoteker Pengelola Apotek (APA). Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) adalah
laporan yang dibuat pada akhrir transaksi yang dilakukan setiap hari. Laporan tersebut berisi
rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter atau
tanpa resep dokter dan perbekalan kesehatan lainnya yang selanjutnya dilaporkan ke unit
Bisnis Manager Samarinda.
b) Penyimpanan Uang
Penyimpanan uang di Apotek KF Imam Bonjol dari hasil penjualan obat dengan resep
dokter atau tanpa resep dokter, alat kesehatan dan barang swalayan lainnya, akan disimpan
terlebih dahulu dibrangkas yang selanjutnya ketika pergantian hari uang tersebut akan
transfer ke BM pusat yaitu melalui bank yang ditunjuk oleh BM, dalam hal ini yaitu Bank
Mandiri.
c) Pengeluaran Uang
Pengeluaran uang di Apotek Kimia Farma imam bonjol meliputi biaya-biaya
operasional, seperti pembayaran rekening listrik, air, telepon, TV kabel dan biaya untuk
pembelian alat tulis kantor. Pembayaran biaya-biaya operasional dilakukan dengan
menggunakan uang kas apotek, kemudian setelah dilakukan pelaporan kepada Bisnis
Manager, maka uang tersebut akan diganti kembali sehingga jumlahnya tetap. Sedangkan
pengeluaran untuk pembayaran hutang dagang dan gaji karyawan dilakukan oleh Bisnis
Manager (BM).
1) Administrasi Barang
Kegiatan meliputi pembuatan dan pengarsipan dokumen pembelian (faktur atau
droping), Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat Pesana (terutama narkotika dan
psikotropika) dan laporan stok opname
2) Administrasi Sumber Daya Manusia
Administrasi Sumber Daya Manusia meliputi kegiatan tata tertib pegawai, pengaturan
jadwal kerja, absensi, lembur pegawai, kenaikan gaji dan pangkat para karyawan dan lain-
lain. Kegiatan administrasi umum dan personalia ini terdapat di Bisnis Manager (BM).

4.4. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia yang ada di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol antara lain 1
orang Apoteker Pengelola Apotek, dan 5 orang sebagai Asisten Apoteker. Jabatan Apoteker
Pengelola Apotek (APA) diduduki oleh Ishmatul Aulaa S.Farm.,Apt yang bertugas
mengawasi keseluruhan kinerja apotek.
Tenaga teknis kefarmasian (asisten apoteker) yang berada di Apotek Kimia Farma
imam bonjol memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing yang telah dibagikan oleh
Apoteker Pengelola Apotek (APA), antara lain untuk tugas pengadaan barang dipegang oleh
Hamdanah; pelaporan pemasukan dan pengeluaran narkotika dan psikotropika oleh Eka
Ruliyati Paradise; pengarsipan dan dropingan serta BPBA ditugaskan oleh Rohim sedangkan
untuk pengarsipan resep tugaskan oleh Sandi Irawan dan Eka Putra.
 4.5. Perpajakan
Perpajakan di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol semuanya diatur oleh BM (Bussines
Manager) Kimia Farma yang ada Samarinda. Administrasi perpajakan dikenakan pada
apotek Kimia Farma Farma meliputi Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Bumi dan Bangunan
(PBB), Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan pajak reklame.

4.6. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care

Pelayanan informasi obat bertujuan untuk tercapainya penggunaan obat yang rasional,
yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat obat, tepat regimen (dosis, cara pakai obat, waktu
pemberian obat, cara penyimpanan obat), dan waspada efek samping. Pelayanan informasi
obat di apotek Kimia Farma Imam Bonjol umumnya mengenai aturan pakai dan cara
penggunaan obat yang tertera dalam resep pada saat penyerahan obat kepada pasien. Informasi
obat dapat dilakukan oleh APA atau Asisten Apoteker. Informasi yang diberikan meliputi
khasiat obat, cara pakai obat, waktu pemberian obat, cara penyimpanan obat, efek samping,
upaya pencegahan penyakit dan sebagainya. Pelayanan informasi obat yang diberikan
merupakan jawaban atas pertanyaan pasien tentang segala hal yang berkaitan dengan obat atau
perbekalan farmasi lainnya, terutama pasien yang melakukan pengobatan sendiri, misalnya
dengan memberikan alternatif pilihan obat yang sesuai dengan penyakit yang dikeluhkan oleh
pasien.Salah satu contoh pemberian informasi yang diberikan apoteker untuk obat – obat yang
penggunaanya khusus yang diberikan apoteker ialah obat asma yang menggunakan inhaler
contohnya MDI (Metered Dose Inhaler) yaitu MDI sebelum digunakan harus dihomogenkan
terlebih dahulu dengan mengocok kearah atas bawah, Posisi badan disarankan berdiri atau
duduk dengan tegak dan kepala ditegakkan kemudian pegang MDI dengan posisi mouthpiece
menghadap ke bawah (posisi canister terletak di atas). Tarik dan hembuskan napas melalui
mulut Letakkan mouthpiece pada bagian antara gigi dan tutup bibir dengan rapat (kondisi
mulut tertutup rapat). Tarik nafas dalam-dalam dan bersamaan perlahan-lahan menekan
bagian atas metal canister untuk mengeluarkan dosis. Tahan napas selama 10 detik.
Hembuskan nafas secara perlahan-lahan melalui mulut.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan Praktik Kerja Profesi Apoteker yang dilaksanakan di
Apotek Kimia Farma Imam Bonjol, maka penulis dapat membuat kesimpulan beberapa hal,
yaitu:
a. Apoteker Pengelola Apotek (APA) memiliki peran yang penting dalam pengelolaan
apotek, baik dalam fungsi manajerial maupun sebagai tenaga kesehatan yang
menjalankan fungsi profesi. Dalam bidang manajerial, APA berperan dalam menentukan
kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan fungssi pengawasan dan pengendalian
terhadap semua komponen yang ada di apotek. Di samping itu, APA juga melaksanakan
fungsi sebagai seorang apoteker dengan menjamin penggunaan obat yang efektif, aman
dan rasional melalui pelayanan informasi obat.
b. Pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol sudah sesuai
dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 35 Tahun 2016 yang meliputi serangkaian
kegiatan yang berkesinambungan yaitu perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan. Perencanaan dilakukan
menggunakan analisis Pareto yang berisi daftar barang yang terjual yang memberikan
kontribusi terhadap omset, disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi
sampai yang terendah, dan disertai jumlah dan kuantitas barang yang terjual; pengadaan
barang dilakukan berdasarkan perencanaan berupa data pola konsumsi maupun analisis
pareto; pemesanan dilakukan melalui Bisnis Manajer (BM) Unit Samarinda yang terletak
di jalan abul hasan samarinda tetapi untuk pemesanan narkotika dan psikotropika, surat
pesanan harus dibuat langsung oleh apotek yang bersangkutan (tidak melalui BM);
penerimaan dilakukan dengan mengecek kesesuaian barang yang datang dengan faktur
dan SP, selanjutnya dilakukan pencatatan secara manual dengan menambahkan
persediaan ke dalam kartu stok dan di-entry ke komputer; penyimpanan obat diurutkan
berdasarkan alfabetis, kestabilan, generik dan non generik, antibiotik, obat fast moving
dan bentuk sediaannya sedangkan untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika
ditempatkan di dalam lemari khusus dan tertutup; pemusnahan untuk obat kadaluarsa
atau rusak dilakukan tiap akhir tahun; pencatatan dilakukan pada setiap proses
pengelolaan sediaan farmasi meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan
(kartu stock), penyerahan (nota atau struk penjualan), dan pencatatan lainnya disesuaikan
dengan kebutuhan; sedangkan untuk pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan
eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan
manajemen apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya. Sedangkan
pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan meliputi pelaporan narkotika,
psikotropika dan pelaporan lainnya.
c. Pelayanan kefarmasian yang dilakukan seorang apoteker di apotek harus sesuai dengan
standar pelayanan kefarmasian di apotek yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 35 Tahun 2014. Pelayanan kefarmasianyang dilakukan di Apotek
Kimia Farma Imam Bonjol yaitu pelayanan obat dengan resep dokter, pelayanan obat
non resep (UPDS), dan pelayanan swalayan farmasi.

5.2. Saran
 Berdasarkan pengamatan selama Prakiek Kerja Profesi Apoteker yang dilaksanaan di
Apotek Kimia Farma Imam Bonjol, saran yang diberikan adalah:
a. Sebaiknya di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol diadakan konseling untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian dan diberikan ruangan khusus konseling
untuk Apoteker dan pasien yang dilengkapai dengan meja dan kursi serta lemari untuk
menyimpan catatan medikasi pasien, sehingga dengan leluasa dapat memberikan
informasi dan edukasi kepada pasien.
b. Perlu adanya tambahan Apoteker Pendamping terutama pada shift malam hari, agar
seluruh pasien yang menebus obat dan memerlukan informasi mengenai terapi yang
dijalaninnya dapat terlayani.
c. Sebaiknya petugas peracikan obat dihimbau untuk mengenakan alat pelindung diri
(masker) dan mencuci tangan terlebih dahulu ketika akan melaksanakan tugasnya yang
bertujuan untuk menjaga higenitas sediaan obat dan untuk meningkatkan keselamatan
kerja pagawai apotek.
d. Diperlukannya ruang peracikan yang cukup luas agar pelaksannan peracikan lebih
mudah dan lebih cepat, kerena jika pada waktu yang bersamaan terdapat dua atau tiga
resep racikan, dikhawatirkan terjadinya penundaan peracikan.
e. Untuk mempermudah pelayanan bagi pembeli atau pasien dan mengefisiankan waktu
pelayanan, maka perlu dilakukan penulisan atau penandaan harga di gondola pada
produk farmasi maupun non farmasi, sehingga pasien sudah tahu harga produk yang
akan dibeli. Berdasarkan pengamatan, sebagain besar pasien selalu menanyakan harga
produk tersebut sebelum membeli sedangkan daftar harga produk tersebut hanya ada di
computer yang hanya boleh dilihat oleh pegawai apotek.
f. Sebaiknya diruang tunggu disediakan papan pelayanan informasi yang berguna bagi
konsumen untuk mengetahui informasi mengenai sediaan obat, cara penggunaan obat
dan berita terbaru mengenai obat-obatan sekaligus menjadi daya tarik tersendiri bagi
apotek.