Petunjuk Pengisian Daftar

Induk Pengendalian Dokumen

Divisi Pembangunan Jalan Tol

Ruas Pekanbaru-Dumai Seksi 3 & 4
2 Lampiran
Petunjuk Pengisian
 Langkah – Langkah Mengakses Daftar Induk Pengendalian Dokumen

❑ Log in Menggunakan Email Kantor
Email : hkjt.pekdum34@gmail.com
Password : jthkpekdum3&4
Setelah dapat mengakses gmail, Lanjut menuju ke laman
gdrive, lalu search
“Daftar Induk Pengendalian Dokumen”
❑ Atau dapat diakses langsung melalui link berikut :
“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ow3gNtzS-
o__4wfa98aW8-2givP1pTgIHVlhk6kdYzo/edit?usp=sharing
”

Tampilan Page
“Daftar Induk
Pengendalian Dokumen”
 Langkah – Langkah Pengisian Daftar Induk Pengendalian Dokumen

❑ Untuk Pengisian Label Identifikasi Kerja Jika Menggunakan Box File Hijau
Pilih Bagian Sheet “DAFTAR INDUK BOX”

NB: Perhatikan Tanda Panah

 Cara Pengisian :
1. Klik Sub Bagian Dokumen yg mau diarsipakan, Secara otomatis akan terupdate urutan jumlah penggunaan box hijau yang
sudah anda gunakan sesuai dengan bagian anda.

NB: Perhatikan Tanda Panah

2. Lalu Isi Manual No Induk Box Pada Bag : RPD-34/IB.

NB: Perhatikan Tanda Panah

3. Lalu Isi Manual Uraian Judul Dokumen yg akan diisi

NB: Perhatikan Tanda Panah

4. Lalu Isi Keterangan Dokumen yang disimpan tersebut apakah “ asli/copy “

NB: Perhatikan Tanda Panah

 Pemberian Label Idetntifikasi Kerja

Untuk Pemberian Label Identifikasi Kerja Pada Box Hijau, dapat di klik/ dicari pada sheet selanjutnya

NB: Perhatikan Tanda Panah

 Pemberian Label Idetntifikasi Kerja

Contoh Pencetakan Sebagai Berikut :

Ini merupakan Kode Urutan Ordner yang

Diisi berdasarkan Kode bagian masing-masing. sudah digunakan oleh
Box yang tertera pada ybs.
form.

Diisi sesuai berkas yang disimpan.

Seksi 3 atau 4 Bulan/Tahun
Judul bukti NB : Untuk ukuran tolong agar dapat
Kerja yang
diarsip
menyesuaikan dengan UK box, atau
sesuai file format label yang admin
berikan
 Daftar Isi Box File Hijau

Untuk Perincian Daftar Isi yang ada dapat diisi pada file daftar isi yg admin berikan (agar sesuai format), dan ditempel pada bagian depan
Box Hijau. Setiap bagian agar dapat mengarsipkan daftar isi yg sudah dibuat secara pribadi. Dan jika semua file arsip proyek sudah
lengkap, Pada akhir pengarsipan proyek semua kelengkapan daftar isi yang sudah dibuat agar dapat diupload di folder gdrive yang sudah
disediakan.

NB: Perhatikan Tanda Panah

 Daftar Isi Box File Hijau

Contoh Daftar Isi Box File Hijau

NB: Perhatikan Tanda Panah

 Penempelan Labe Box File Hijau

TAMPAK ATAS TAMPAK DEPAN TAMPAK SAMPING KANAN

Catatan : Jika Daftar isi Box lebih dari satu halaman, Uk font Tulisan dapat dikecilkan/menyesuaikan saja. Dan jika masih berlebih daftar isi
halaman selanjutnya dapat ditempel disisi bagian kirinya
 Penggunaan Ordner A3, A4 dan File Box

Langkah – Langkah Pengisian untuk penggunaan Ordner A3, A4 dan File Box sama saja dengan pengisian Penggunan Box Hijau, Label
Identifikasi Kerja Menyesuaikan Sesuai Format yg admin berikan pada sheet excel yg terlampir. Untuk Pengarsipan Dokumen menggunakan
Ordner dan File Box juga harus dilengkapi dengan daftar isi. Daftar isi pada ordner diletak pada halaman awal dan pada file box diselipkan
dengan menggunakan map.

Judul Bukti
Kerja
Sub-
Bagian
Ruas DPBJT RPD
3&4

Sesuaikan
dengan kode
Sesuaikan dengan
yang tertera di
kode yang tertera
form.
LABEL FILE BOX
di form.
LABEL ORDNER (A3 & A4)
 Daftar Isi Ordner dan File Box

Contoh Daftar Isi Ordner dan File Box

NB: Perhatikan Tanda Kotak Merah