PERTUMBUHAN DAN PENGEMBANGAN KOSA KATA INDEKS

Bahan ini merupakan ringkasan dan terjemahan bebas dari bab 12 "Vocabulary growth
and updating" dari buku F.W. Lancaster Vocabulary Control for Information Retrieval,
2nd ed. yang disusun untuk digunakan sebagai bahan untuk mala kuliah Kosa Kata
Indeks. Jika Anda ingin merujuk ke atau mengutip bagian-bagian dari buku ini dalam
rangka penulisan makalah, skripsi, dsb. hcndaknya Anda mcmbaca dan menggunakan
BUKU ASL1.

Suatu kosa kata terkendali tidak mungkin bersifat statis, namun selalu akan tumbuh. Kosa
kata yang dikembangkan dengan mengumpulkan kosa kata dari literatur suatu bidang subyek
pada awalnya akan bertumbuh dengan cepat sekali, tetapi lambat laun pertumbuhannya akan
semakin berkurang, Besarnya suatu kosa kata tergantung dari:
1. Bidang subyek kosa kata (luas, khusus, sangat khusus)
2. Kekhususan deskriptor-deskriptor; dan
3. Tipe deskriptor (konsep tunggal saja, atau banyak konsep majemuk?)

Suatu kosa kata yang terdiri atas banyak kata majemuk cenderung lebih besar dan juga tumbuh
lebih cepat dibandingkan kosa kata dengan sedikit kata majemuk.

Tingkat kecepatan pertumbuhan juga tergantung dari konsep-konsep yang diwakili oleh
deskriptor. Pada kosa kata bidang kimia misalnya, sesudah tahap permulaan, deskriptor tambahan
biasanya merupakan nama zat atau senyawa kimia baru, dan kosa kata seperti ini bisa menjadi
sangat besar dan tumbuh terus selama ditemukan dokumen tentang senyawa kimia baru.

Apabila pcnyusun tesaurus memperkirakan bahwa kosa kata yang telah dikumpulkannya sudah
cukup lengkap, maka ada suatu percobaan yang sederhana yang dapat dilakukan untuk
mengevaluasi kelengkapan tesaurus tsb. yaitu dengan mengambil sampel acak berupa dokumen
yang baru dipublikasikan dan melihat sejauh mana kumpulan dokumen ini dapat diindeks dengan
lengkap dan akurat dengan tesaurus tsb. Prosedurnya:

1. Ambil sampel acak dari misalnya 100 makalah dari nomcr terbaru jurnal relevan dengan bidang
subyek tesaurus.
2. Buat formulir yang terdiri atas 2 kolom. Di kolom kiri pengindeks menulis frase-frase yang
 mewakili analisis konseptual dari isi makalah. Di kolom kanan mereka menulis hasil terjemahan
mereka. Jadi analisis konseptual diterjemahkan ke dalam deskriptor yang paling cocok dari
tesaurus. Untuk menjaga obyektivitas orang yang melakukan pengindeksan mestinya bukan
orang yang terlibat dalam penyusunan tesaurus tsb.
3. Suatu tim yang terdiri atas para pengindeks makalah dan penyusun tesaurus menilai
(memberi skor atau angka) dengan melihat berapa persen dari konsep yang dicatat pada tahap
analisis konseptual dapat diterjemahkan dengan lengkap dan tepat (yaitu pada tingkat kekhususan
yang dikehendaki) ke dalam istilah dari tesaurus tsb.

Pengembangan atau updating kosa kata

Setelah kosa kata berkembang mencapai tahap tertentu, pertumbuhan akan berkurang. Masih
akan ada pertumbuhan untuk memenuhi kekhususan (specificity) dan mengakomodasikan topik
baru, tetapi sifatnya lambat dan tidak berjumlah besar. Penambahan deskriptor dalam jumlah
.besar dan dalam tempo yang pesat hanya akan terjadi apabila pusat informasi ybs mulai
memperluas koleksinya sehingga mencakup bidang subyek baru. Pertumbuhan yang biasa harus
didasarkan atas literary and user warrant. Istilah-istilah yang baru ditambahkan sebab diperlukan
untuk menyatakan subyek-subyek yang muncul dalam dokumen yang diindeks atau dalam
permintaan pemakai sistem informasi tsb. Kriteria inilah menjadi kriteria utama untuk
penambahan kosa kata.

Untuk menjaga efektivitas kosa kata indeks atau tesaurus, di pusat informasi besar biasanya
ada anggota staf tertentu yang ditugaskan untuk meninjau kosa kata indeks secara teratur, dan
menampung usulan pengindeks dan pemakai.

Jika ada topik yang tidak dapat diwakili oleh istilah/deskriptor yang telah terdaftar dalam
tesaurus, maka "calon deskriptor" dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam tesaurus. Pertimbangan :
pendapat pengindeks yang jiasanya pakar subyek bidang tsb., peraturan tesaurus. buku panduan dan
bahan rujukan lain. "Calon deskriptor" dicatat pada formulir pengindeksan, formulir masukan khusus,
atau langsung pada terminal komputer. Dalam sistem tertentu "calon deskriptor" diperkenalkan
selama periode percobaan: pola penggunaan (bagaimana dan frekuensi) dipelajari, kemudian
diputuskan apakah akan dimasukkan permanen atau dikeluarkan,

Proses updating juga mencakup penghapusan istilah, meskipun ini tak begitu banyak
dilakukan. Suatu istilah bisa dihapus, lalu diganti dengan istilah sinonim atau hampir sinonim, karena
lebih mencerminkan apa yang berlaku dalam praktek. Juga bisa terjadi bahwa istilah x tidak didaftar
lagi sebagi deskriptor sebab konsep tsb. dianggap sudah tercakup dalam deskriptor yang lebih
luas. Istilah tsb. masih terdaftar sebagai istilah entri diikuti rujukan ke istilah dengan cakupan lebih luas
tsb.
Istilah dihapus dan digabungkan pada konsep/istilah yang lebih luas apabila istilah
spesifik tersebut ternyata kurang digunakan dalam pengindeksan. Indikator yang digunakan untuk
menentukan istilah j/ang bisa.jjihapus/digabung adalah statistik yang menunjukkan berapa kaii
istilah tsb. digunakan dalam pengindeksan. Artinya: berapa kali pengindeks telah memilih
istilah/deskriptor tsb. sebagai istilah yang mewakili suatu konsep dalam dokumen dalam sistem
tsb. Lazimnya statistik macam ini dibuat. Yang tidak dibuat, padahal penting dan akan berguna
sekali, ialah berapa kali suatu istilah/deskriptor dipakai dalam penelusuran. Jika istilah tidak pernah
dipakai (dipilih sebagai istilah untuk mencari oleh penelusur), maka ini bisa berarti bahwa istilah
itu terlampau spesifik. Karena dimuat dalam tesaurus, maka istilah tsb. digunakan pada tahap
pengindeksan. Namun di antara pemakai topik se-spesifik ini tampaknya tidak diperlukan, maka
istilah tsb. mubazir. Atau dapat juga mengindikasikan bahwa ada ketidakcocokan antara cakupan
koleksi dan minat pemakai.
Suatu kosa kata indeks harus disesuaikan dengan jenis-jenis permintaan yang diajukan oleh
para pemakai pada sistem tsb. Dan pemakai harus mengawali penelusuran mereka dengan
menyatakan kehendak mereka dengan kata-kata mereka sendiri, bukan dengan kosa kata sistem.
Permintaan-permintaan ini harus dicatat dan dipelajari karena merupakan masukan yang sangat
berharga untuk meng-update kosa kata. Adalah kurang tepat untuk membuat pemakai
mengajukan permintaan sejak awal dengan menggunakan istilah kosa kata indeks / tesaurus.
Pemakai dengan demikian tidak bebas menyatakan keinginannya, ia dikekang oleh terminologi
sistem, dan merasa ia harus menanyakan sesuatu yang dapat diberikan atau yang ada dalam sistem
tsb. dan ini bisa berbeda dari apa yang sesungguhnya ia inginkan. Bagi sistem informasi tersebut
dan pengelolanya cara ini juga merugikan, sebab dengan demikian staf atau pengelola sistem tidak
bisa mengetahui kekurangan dalam kosa kata sistem tersebut, terutama dalam hal kekhususan.

Permintaan pemakai sebaiknya dicatat pada formulir permintaan dengan menggunakan kata-
kata pemakai sendiri. Baru setelah itu pemakai sendiri, atau dengan bantuan staf
menerjemahkan permintaan tersebut ke dalam kosa kata terkendali sistem itu. Kumpulan
permintaan ini (yang masih memakai istilah pemakai) menjadi sumber yang amat berguna bagi
pengelola sistem dan pengelola kosa kata indeks sebagai sumber untuk meng-update kosa kata.
 Agar kosa kata selalu responsif terhadap kebutuhan pemakai, maka penilaian 'dan
penyesuaian harus dilakukan secara bersinambung. Jika telah terjadi banyak perubahan dalam kosa
kata maka proses penelusuran akan bisa menjadi kompleks, khususnya jika pangkalan datanya
besar dan mencakup jangka waktu yang panjang. Dengan memanfaatkan komputer untuk mencatat
riwayat deskriptor, masalah penelusuran dapat teratasi.