HUBUNGAN SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP

DMC (DRUG MANAGEMENT CYCLE)

Disusun oleh:
Krisdinata Mohamad Daniputra (16020200046)
Divya Risviandita (18020200013)
Wandan Sari (18020200037)
Vieolitha Dhebira Putri Imantra (18020200052)
Umiyuliatul Nurfarida (18020200059)
Adelia Candra Permatasari (18020200065)
Dhea Pramesti Regita Haryanto (18020200075)
Mareta Nur Aisyah (18020200076)
Andarvina Septiorita (18020201090)
Ervina Oktalia Eka Saputri (18020201095)

STIKES RUMAH SAKIT ANWAR MEDIKA

SIDOARJO
2021
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................................. i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................

2.1 Manajemen Kefarmasian................................................................................................6

2.2 Supporting Manajemen.................................................................................................15

2.3 Masukan (Input).............................................................................................................22

BAB III PENUTUP....................................................................................................................

3.1 Kesimpulan..................................................................................................................27

3.2 Saran............................................................................................................................27

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................28

2
 PENDAHULUAN

Sistem Kesehatan Nasional adalah suatu tatanan yang mencerminkan upaya bangsa
Indonesia untuk meningkatkan kemampuan mencapai derajat kesehatan yang optimal sebagai
perwujudan kesejahteraan umum seperti yang dimaksud dalam Pembukaan Undang-Undang
Dasar 1945. Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) 2009, disebutkan pembangunan
kesehatan adalah upaya yang dilaksanakan oleh semua komponen bangsa yang bertujuan
untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar
peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya dapat terwujud (Depkes
RI, 2009).

Pembangunan kesehatan pada hakikatnya adalah penyelenggaraan upaya kesehatan

oleh bangsa Indonesia untuk mencapai kemampuan untuk hidup sehat bagi setiap penduduk
untuk dapat mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal, sebagai salah satu
unsur kesejahteraan umum dari tujuan Nasional. Upaya dalam sistem kesehatan nasional baik
yang diakukan dalam sektor kesehatan maupun diluar sektor kesehatan yang diselenggarakan
oleh pemerintah dan masyarakat termasuk usaha swasta, baik berbentuk organisasi, yayasan,
badan usaha maupun perorangan (UU RI, 2009).

Pelaksanaan pembangunan di bidang kesehatan diselenggarakan melaui usaha-usaha

penyediaan pelayanan kesehatan yang lebih luas dan merata bagi seluruh masyarakat dimana
keberhasilan pembangunan kesehatan sangat ditentukan oleh kesinambungan antar upaya
program dan sektor, serta kesinambungan dengan upaya-upaya yang telah dilaksanakan oleh
periode sebelumnya dan salah satu diantaranya yang mempunyai peranan yang cukup penting
adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan (Kemenkes RI, 2015).

Pelayanan kesehatan masyarakat sektor pemerintah terdiri dari pelayanan kesehatan

dasar dan pelayanan kesehatan rujukan. Salah satu hal penting dalam pelayanan kesehatan
adalah pengelolaan dan pembiayaan obat.

Puskesmas sebagai unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota merupakan

sarana dan ujung tombak pembangunan kesehatan yang langsung memberikan pelayanan
kesehatan terhadap masyarakat di wilayah kerjanya dengan memberikan pelayanan kesehatan
baik promotif, preventif, kuratif dan rehalibitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh,
terpadu dan berkesinambungan(Depkes RI, 2014)

3
 Pelayanan kefarmasian di puskesmas merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dari pelaksanaan upaya kesehatan, yang berperan penting dalam meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan bagi masyarakat.

Pelayanan kefarmasian di puskesmas harus mendukung tiga fungsi pokok puskesmas,

yaitu sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan
masyarakat, dan pusat pelayanan kesehatan strata pertama yang meliputi pelayanan kesehatan
perorangan dan pelayanan kesehatan masyarakat (Depkes RI, 2014).

Pengelolaan obat dan bahan medis habis pakai merupakan salah satu kegiatan
pelayanan kefarmasian. Tujuannya adalah untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan
keterjangkauan obat dan bahan medis habis pakai yang efisien, efektif dan rasional,
meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga kefarmasian, mewujudkan sistem informasi
manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan (Permenkes RI, 2014b).

Pengelolaan obat di puskesmas merupakan hal yang sangat penting yang perlu di
perhatikan, mengingat dengan pengelolaan yang tidak sesuai dengan prosedur yang tepat
akan terjadi masalah tumpang tindih anggaran dan pemakaian yang tidak tepat guna. Seperti
yang diketahui anggaran belanja obat pada negara berkembang merupakan anggaran terbesar
kedua setelah gaji, yakni sekitar 40% dari seluruh anggaran unit pelayanan kesehatan.
Sedangkan secara nasional biaya untuk obat sekitar 40%-50% dari seluruh biaya operasional
kesehatan (Depkes RI, 2008). Sehingga ketidakefisienan dalam pengelolaan obat akan
berdampak negatif secara medis. Mengingat bahwa manajemen obat di puskesmas
merupakan elemen penting dalam pelayanan kesehatan serta besarnya biaya yang diserap
untuk pengadaan obat, maka pengelolaan obat harus terus-menerus ditingkatkan sehingga
dapat memenuhi kebutuhan program pelayanan kesehatan dasar di puskesmas.

Pengelolaan obat yang tidak efisien menyebabkan tingkat ketersediaan obat menjadi
berkurang, terjadi kekosongan obat, banyaknya obat yang menumpuk akibat dari perencanaan
obat yang tidak sesuai, serta biaya obat yang menjadi mahal disebabkan penggunaan obat
yang tidak rasional. Keberhasilan manajemen puskesmas ditentukan oleh pengelolaan obat
oleh karena itu diperlukan pengelolaan yang baik dan benar serta efektif dan efisien secara
berkesinambungan (Al Hijrah dkk, 2013).

Pengelolaan obat akan berjalan efektif dan efisien bila ditunjang dengan sistem
manajemen informasi obat untuk menggalang keterpaduan pelaksanaan kegiatan-kegiatan
dalam pengelolaan obat. Kegiatan pengelolaan obat meliputi kegiatan perencanaan,
4
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan, pengendalian,
pencatatan dan pelaporan obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya
ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang
tersedia seperti tenaga, dana, sarana dan perangkat lunak (metode dan tatalaksana) dalam
upaya mencapai tujuan yang ditetapkan diberbagai tingkat unit kerja. Tujuan manajemen
pengelolaan obat adalah untuk tersedianya obat setiap saat dibutuhkan baik mengenai jenis,
jumlah maupun kualitas secara efesien, dengan demikian manajemen pengelolaan obat dapat
dipakai sebagai proses penggerakan dan pemberdayaan semua sumber daya yang potensial
untuk dimanfaatkan dalam rangka mewujudkan ketersediaan obat setiap saat dibutuhkan
untuk operasional yang efektif dan efesien (Syair, 2008).

5
 PEMBAHASAN

A. Manajemen Kefarmasian
1. Drug Management Cycle
Pengelolaan obat di apotek merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi
manajerial apotek karena ketidakefisienan pengelolaan obat akan memberikan
dampak negatif terhadap apotek dari segi ekonomi. Pengelolaan di Apotek UII Farma
sesuai dengan siklus Drug Management Cycle (DMC) mulai dari perencanaan,
pengadaan, penerimaan, pendistribusian, dan penggunaan obat. pengelolaan obat di
apotek memiliki perbedaan dengan pengelolaan obat di rumah yaitu tidak adanya
proses seleksi.
a) Selection
Selection adalah proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan,
identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan
dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif
apoteker dalam Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) untuk menetapkan kualitas dan
efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian (No 1197 th 2004). Secara
umum, di apotek tidak ada proses seleksi karena seleksi hanya diadakan pada
menajemen pengelolaan obat di rumah sakit. Begitu pun pengelolaan obat di
Apotek UII Farma tidak dilakukan seleksi obat. Hal ini disebabkan karena proses
seleksi harus ada referensi daftar obat, misalnya Formularium Rumah Sakit atau
Daftar Obat Esensial Nasional. Selain itu proses menurut UU No xxx bahwa
proses seleksi dilakukan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT), sedangkan di
apotek terutama Apotek UII Farma itu sendiri tidak terdapat PFT.
b) Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga
dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang
sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat
dengan metode yang dapat dipertanggungjawabkan. Sebelum diadakan
pengadaan obat, alat kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) perlu
adanya perencanaan dengan baik agar nantinya dapat menjaga ketersediaan obat
dengan baik. Tujuan perencanaan adalah tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dengan mutu obat

6
terjamin dan obat dapat diperoleh pada saat diperlukan. Perencanaan di Apotek
UII Farma dilakukan setiap minggu setiap hari Senin dan Kamis dengan membuat
laporan defecta dengan periode 1 bulan sebelumnya. Laporan defecta di print
setiap minggunya untuk perencanaa 1 bulan ke depan. Selain perencanaan
mingguan, di Apotek UII dilakukan perencanaan harian. Perencanaan harian
dilakukan ketika minimal stok barang sesuai dengan safety stocknya, hal ini
bertujuan untuk menjaga kekosongan 1 hari sebelumnya dari barang yang terjual
di apotek. Metode perencanaan yang digunakan di Apotek UII Farma adalah:
1) Konsumsi
Metode konsumsi di Apotek UII Farma dilakukan berdasarkan
pengeluaran barang periode sebelumnya. Data konsumsi obat, alat kesehatan,
ataupun BMHP dikelompokkan berdasarkan kelompok obat dengan fast
moving dengan slow moving. Data konsumsi di Apotek UII Farma dilihat dari
penjualan 1 bulan sebelumnya untuk obat, alat kesehatan, ataupun BMHP.
Barang yang perencanaannya dilakukan dengan metode konsumsi ini
mayoritas adalah barang yang tidak disertai dengan data epidemiologi, seperti:
vitamin, makanan, minuman, dan kosmetik.
2) Kombinasi
Metode kombinasi dilakukan berdasarkan kombinasi pola konsumsi dan
pola penyakit atau pengobatan kasus. Contoh: pada bulan tertentu sedang
terjadi musim pancaroba sehingga banyak pasien terserang sakit batuk dan flu,
maka Apotek UII Farma akan menyimpan obat batuk dan flu yang diminati
pelanggan dalam jumlah yang banyak.
3) Just In Time
Metode perencanaan just in time adalah pembelian tanpa ada perencanaan
sebelumnya dan dilakukan atas permintaan pelanggan. Hal tersebut dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam jangka waktu pendek, atau ada
pesanan obat/barang dengan harga mahal dan jarang dibutuhkan, serta
memilik expired date (ED) pendek, seperti: Prontosan gel yang digunakan
untuk lupa pasien Diabetes Mellitus (DM). Metode just in time yang dilakukan
di apotek uii bertujuan untuk mencegah terjadinya stok berlebih agar ada
keseimbangan antara jumlah obat dan permintaan dari pasien. Apabila terjadi
kelebihan stok, maka biaya yang akan dikeluarkan akan menjadi lebih besar.

7
 Perencanaan di Apotek UII Farma tidak terlepas dari dokumentasi.
Dokumentasi perencanaan di Apotek UII Farmas adalah:

1. Laporan defecta
Laporan defecta digunakan untuk mencatat nama obat atau barang
yang habis dan untuk merencanakan order obat yang akan dibeli.
Keuntungan laporan defecta, yaitu dapat sekaligus mengecek barang dan
stock barang, menghindari terlewatnya pemesanan kembali suatu barang,
sehingga ketersediaan barang di apotek dapat terkontrol dan untuk
mempercepat proses pemesanan. Barang yang dicatat dalam laporan
defecta yaitu :
a. Obat yang menipis di bawah safety stock
b. Obat yang habis/stok kosong
c. Obat yang diminta oleh customer
d. Obat yang jumlahnya menipis dan Obat yang habis/stok kosong.
2. Laporan persediaan barang, baik obat, alat kesehatan, maupun BMHP
3. Surat Pesanan (SP)
Blangko surat pesanan digunakan untuk memesan barang yang habis
atau menipis. Komponen yang terdapat dalam surat pesanan, yaitu:
a. Nama apotek
b. Nomor SIA
c. Alamat apotek
d. Tanggal pesanan
e. Nomor surat pesanan
f. PBF yang dituju
g. Alamat dan nomor telepon PBF
h. Nama pesanan obat/barang
i. Jumlah barang yang dipesan
j. Satuan barang
k. Tanda tangan APA beserta SIPA
c) Pengadaan
Pengadaan barang dilakukan setiap hari sesuai dengan kebutuhan. Pengadaan
dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat dan disesuaikan dengan
anggaran keuangan yang ada. Pengadaan barang meliputi proses pemesanan,

8
pembelian, dan penerimaan barang. Pengadaan di Apotek UII Farma dilakukan
pada hari Selasa, Rabu dan Kamis dengan membuat surat pesanan. Metode
pengadaan yang digunakan di Apotek UII Farma yaitu:
1) Pengadaan Jumlah Terbatas
Apotek UII Farma lebih sering melakukan pengadaan barang dengan
pembelian terbatas. Metode ini digunakan untuk pembelian obat obat atau alat
kesehatan yang bersifat slow moving dan memiliki harga yang relatif mahal,
seperti : tensimeter digital, seretide, simbicort dan obat TBC. Pembelian
dengan metode ini dilakukan dalam jumlah terbatas untuk memenuhi
kebutuhan jangka waktu pendek dan untuk memenuhi safety stock. Metode
pembelian tersebut dipilih untuk mencegah over stock sehingga antara barang
dan permintaan seimbang. Pengadaan terbatas dilakukan pada barang yang
sudah habis atau hampir habis, anggaran yang tersedia terbatas dan frekuensi
kedatangan sales ke apotek tinggi.
2) Pengadaan Terencana
Pengadaan berencana dilakukan berdasarkan penjualan perminggu atau
perbulan. Metode ini biasanya digunakan pada pengadaan barang khusus
untuk obat-obat yang harganya mahal, termasuk ke dalam fast moving atau
sering digunakan. Contoh barang di Apotek UII Farma dengan pengadaan
terencana adalah Viostin DS, Imboost Force.
3) Pengadaan Spekulasi
Pengadaan spekulasi dilakukan pada barang yang akan ada kenaikan harga
dibulan berikutnya, barang dengan riwayat kekosongan dalam jangka waktu
lama di PBF dan barang dengan penawaran khusus seperti ada bonus atau
diskon dengan syarat pembelian jumlah tertentu. Pemesanan ke PBF dilakukan
setiap hari melalui telepon. Metode spekulasi digunakan untuk obat yang
harganya mahal tapi tidak cepat keluar (slow moving) yang digunakan tetapi
harus ada.
Selain pengadaan melalui pemesanan ke PBF, Apotek UII Farma juga
melakukan pengadaan dengan sistem konsinyasi. Konsinyasi adalah penitipan
barang dari distributor untuk dijual di apotek sehingga yang dibayarkan oleh
apotek hanyalah barang yang terjual, sedangkan sediaan farmasi yang tidak
terjual dapat dikembalikan lagi kepada distributor. Syarat barang yang bisa
dijual dijual dengan pengadaan konsinyasi adalah produk yang dijual harus
9
legal dengan disertai no registrasi dari BPOM, dari petugas apotek harus
memutuskann berapa banyak yang boleh dititipkan. Untuk awal pengadaan
barang biasanya dalam jumlah yang sedikit, misalnya sebanyak 2 atau 3
barang, hal ini untuk menghindari dead stock. Setiap barang yang masuk
dengan pengadaan dengan konsinyasi menggunakan nota yang baru. Contoh
sediaan farmasi dalam bentuk konsinyasi yang ada di Apotek UII Farma
adalah madu dan jamu atau herbal. Pengelolaan barang dengan sistem
konsinyasi akan lebih menguntungkan dikarenakan apotek tidak perlu
mengeluarkan dana untuk membeli barang, barang yang tidak laku bukan
merupakan suatu kerugian bagi apotek dan akan membuat apotek terlihat lebih
lengkap. Kerugian dari sistem konsinyasi ini adalah adanya risiko kehilangan.
Jika ada barang yang hilang maka apotek harus mengganti barang tersebut.
Beberapa hal yang dipertimbangan dalam pengadaan barang di Apotek UII
Farma adalah:
 Laporan defecta
Apotek UII Farma melakukan pengadaan barang disesuaikan dengan
daftar obat yang harus segera diisi dengan melihat laporan defecta karena
barang yang kosong atau hampir habis, anggaran yang tersedia dan harga
yang ditawarkan (adanya diskon, bonus dll). Laporan ini terdapat di dalam
Sistem Informasi Manajemen Apotek UII yaitu IAAS (Integrated Apotek
Application System).
 Sisa stok barang
Di Apotek UII Farma untuk sisa stok diusahakan tidak sampai habis
karena butuh waktu untuk pengadaan selanjutnya.
 Pemilihan PBF
1) Legalitas PBF dilihat dari aspek legalitas dari faktur pajak yang
terstandar, NPWP, alamat dan penanggung jawab PBF2) Reputasi
PBF3) Service meliputi :
 Frekuensi kedatangan sales ke apotek, serta ketepatan dan
kecepatan pengiriman barang.
 Diskon atau bonus.
 Jangka waktu pembayaran.
 Kemudahan pemesanan.
 Untuk obat-obat yang kadaluarsa dapat dikembalikan.
10
 Kualitas dan kuantitas barang.

Pembayaran atas pembelian barang di Apotek UII Farma dilakukan

dengan 2 metode:

 Cash On Delivery (COD)

Metode tersebut dilakukan dengan cara pembayaran ketika
barang datang, berlaku untuk obat golongan narkotika dan obat
lainnya sesuai kesepakatan dengan PBF. Contoh PBF dengan
pembayaran cash diskon yaitu AAM, APL, Mandiri Prima Medika,
Parit Padang, Enseval, BSP, Langkah Insani, dan Asa Mulia.
Tujuan dilakukannya pembayaran cash yaitu untuk menurunkan
resiko pekerjaan bagian keuangan.
 Kredit
Pembayaran dengan kredit dilakukan dengan sistem
pembayaran tempo tertentu selama 14, 21 atau 30 hari. Jangka
waktu tertentu mengikuti ketentuan dari PBF. PBF dengan
pembayaran kredit, yaitu : AMS, IF, KF, DNR, Brataco dan
Merapi.

Langkah-langkah pembelian perbekalan farmasi di Apotek UII

Farma adalah sebagai berikut :

a) Pengecekan barang
Pengecekan dan pencatatan barang habis dalam laporan defecta
dilakukan setiap hari. Obat-obat yang belum tersedia di apotek
tetapi sudah ada permintaan dan sudah diresepkan oleh dokter juga
ditulis dalam buku penolakan obat.
b) Pemesanan
Pemesanaan dilakukan dengan melihat barang yang habis atau
hampir habis dan berpedoman pada laporan defecta. Pemesanan
ditandatangani oleh APA disertai nama dan cap apotek. Surat
Pemesanan dibuat rangkap 2, yaitu lembar pertama untuk PBF dan
lembar kedua untuk apotek. Pemesanan obat narkotika dan
psikotropika dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan. Prinsip pembelian barang di Apotek UII Farma yaitu :

11
  Berasal dari sumber yang resmi. Terdapat faktur pembelian,
faktur, pajak, dan lain-lain.
 Macam dan jumlah barang yang dibeli disesuaikan dengan
kondisi keuangan dan kategori arus barang, termasuk fast
moving atau slow moving.
 Kondisi yang menguntungkan yaitu pertimbangan pemilihan
PBF (ketersedian barang, kualitas barang, harga yang
ditawarkan, ketepatan waktu pengiriman, waktu jatuh tempo
pembayaran, pemberian diskon dan bonus, kesesuaian antara
barang yang diterima dengan syarat pesanan, serta sikap positif
distributor sangat diperhatikan dan menjadi pertimbangan
dalam memilih supplier).
d) Penerimaan Barang
Apotek UII Farma melakukan penerimaan barang di sertai dengan dokumen
pendukung berupa faktur (tanda terima). Faktur minimal 2 rangkap, untuk PBF
dan arsip apotek. Ketika melakukan penerimaan barang dilakukan pengecekan
barang datang, yaitu meliputi: nama barang, jumlah, jenis sediaan, waktu
kadaluarsa, dan nomor batch, serta kesesuaian barang yang dipesan dengan
barang datang. Barang yang sudah dipesam tetapi tidak terpenuhi maka
dimasukan ke daftar obat tidak datang. Pengecekan disertai dengan pengecekan
kondisi fisik barang, kemudian faktur ditandatangani oleh Apoteker disertai
dengan nama terang, nomor SIK, tanggal dan cap apotek. Kemudian apotek
menerima 1 lembar salinan arsip faktur yang telah ditandatangani. Penerimaan
barang secara cash faktur yang diambil oleh apotek adalah faktur asli dan
tembusan serta diberi cap lunas, sedangkan untuk kredit hanya tembusan yang
diambil yang telah ditandatangan oleh Apoteker serta cap apotek. Kemudian data
faktur dimasukkan ke SIM Apotek. SOP pembelian barang di Apotek UII Farma
sebagai berikut :
1) Pengecekkan dan pencatatan barang habis1. Pemesanan kepada PBF
2) Penerimaan barang disertai faktur
3) Faktur ditandatangani oleh Apoteker
4) Arsip faktur disimpan
5) Data faktur dientry ke komputer
e) Distribution
12
 Barang yang sudah sesuai dengan faktur dan dalam keadaan kondisi fisik baik,
selanjutnya barang diletakkan ke dalam rak/etalase barang atau buffer stock yang
sesuai. Jika barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak maka disimpan di
gudang obat Apotek UII Farma. Pendistribusian obat Apotek UII Farma kepada
konsumen meliputi penjualan obat bebas/HV (obat tanpa resep), penjualan OWA,
dan penjualan obat berdasarkan resep.Sistem distribusi di Apotek UII Farma
menggunakan sistem FIFO (First In First Out), yaitu barang yang datang lebih
awal dikeluarkan terlebih dahulu, serta sistem FEFO (First Expired First Out),
yaitu barang dengan waktu kadaluarsa lebih dekat yang dikeluarkan terlebih
dahulu. Hal tersebut bertujuan untuk meminimalkan barang kadaluarsa yang
dapat mengakibatkan kerugian pada apotek.
f) Penyimpanan
Penyimpanan barang di Apotek UII Farma ditempatkan pada rak-rak barang
dan sisanya akan diletakkan di buffer stock dan di gudang. Penyimpanan obat di
Apotek UII Farma dilakukan dengan cara :
 Obatobat bebas dan bebas terbatas diletakkan di lemari bagian depan
sedangkan obat keras diletakkan di bagian dalam apotek. Obat disusun
berdasarkan alfabetis dan kelas farmakoterapi seperti obat sistem
gastrointestinal dan hepatobilier, kardiovaskular dan hepatopoetik, antialergi,
analgesik-antiinflamasi, kortikosteroid, syaraf, pernafasan, flu dan batuk, dan
lain-lain.
 Dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan, seperti tablet, salep kulit, salep
mata, tetes mata, sirup dan injeksi.
 Obat-obat yang harus disimpan dalam suhu dingin 20C - 80C disimpan dalam
lemari es, seperti krim kecantikan dan insulin.
 Alat-alat kesehatan, seperti spuit injeksi, infus, dan obat dengan sediaan
injeksi dikelompokkan di lemari tersendiri serta ada yang diletakkan di etalase
luar seperti masker dan sarung tangan.
 Narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terbuat dari kayu, terdiri dari
dua pintu yang memiliki kunci berlainan dan terletak ditempat yang aman,
yakni di bagian dalam (belakang) apotek yang tidak dapat dilihat oleh pasien
secara langsung, sehingga penyimpanan narkotika tersebut telah sesuai
dengan persyaratan yang ada. Contoh obat narkotika yang ada di Apotek UII
adalah Codein 10 mg.
13
 Psikotropika disimpan dalam lemari penyimpanan tersendiri terpisah dengan
obat-obat lain dan ditandai dengan lambang psikotropika. Contoh:
Alprazolam 0,5 mg, Amitriptyline 25 mg, Analsik, Braxidin, Clobazam 10
mg, Danalgin, Diazepam 2 mg, Phenobarbital 30 mg, Proneuron, Sanmag,
Valisanbe 2 mg dan Valisanbe 5 mg.

Khusus narkotika dan psikotropika disertai pencatatan manual dengan kartu

stok. Kartu tersebut diletakkan di samping setiap macam obat yang sudah masuk
di sirkulasi apotek. Kartu stok ini digunakan sebagai kontrol sehingga harus diisi
setiap obat masuk dan keluar sehingga mempermudah untuk mengetahui tanggal
dan jumlah pemasukan dan pengeluaran barang. Hal tersebut perlu dilakukan
mengingat obat-obat tersebut rawan untuk disalahgunakan serta alasan lain yaitu
sering dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara kartu stok dengan fisik barang
pada saat inspeksi dari balai POM.

Tidak hanya obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan pencatatan

secara manual, tetapi obat tertentu juga dilakukan pencatatan manual, seperti
tremenza. Penyimpanan barang-barang selain obat seperti embalase (kantong
plastik obat, botol, sendok, etiket dan kertas puyer) disimpan dalam rak tersendiri.
Sistem penyimpanan obat/barang menggunakan komputerisasi untuk mengetahui
tempat penyimpanan dan jumlah obat/barang yang tersisa.

Kontrol persediaan barang dilakukan dengan penetapan safety stock yang

bertujuan untuk menghindari kekosongan barang, walaupun telah dilakukan
penetapan safety stock kekosongan barang masih terjadi, hal tersebut terjadi
karena keterlambatan pengiriman barang dari PBF atau stok barang di PBF
kosong. Salah satu cara untuk mengatasi kekosongan adalah malakukan
pembelian ke apotek lain untuk memenuhi kebutuhan pasien (nempil).

Indikator Inventory yang dilakukan oleh Apotek UII yaitu melihat

kesesuaian jumlah stok (jumlah fisik dengan SIM Apotek), dilakukan setiap 1
minggu sekali dengan cara melakukan sampling stok untuk melihat kesesuaian
jumlah stok dalam bentuk prosentase. Target prosentase kesesuaian yaitu > 80%.

14
B. Supporting Manajemen

Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT. Unisia Polifarma yang memberikan
pelayanan penuh kepada pasien selama 24 jam. Karyawan yang bekerja setiap hari dibagi
menjadi tiga shift yaitu shift pagi, shift siang, dan shift malam. Shift pagi dimulai pada
pukul 07.00-15.00 WIB, shift siang dimulai pada pukul 15.00-22.00 WIB, sedangkan
untuk shift malam dimulai pada pukul 22.00-07.00 WIB. Untuk setiap shiftnya, minimal
terdapat 1 orang apoteker yang bertugas memberikan pelayanan kepada pasien.

a. Organisasi
Stuktur organisasi memberikan gambaran tentang pemisahan kegiatan pekerjaan
dengan jelas antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas
dan fungsi dibatasi. Organisasi dikatakan baik jika memiliki struktur, tujuan, yang
saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan
bagian di dalamnya. Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT Unisia Polifarma
yang memiliki struktur organisasi yang memberikan batas-batas tanggung jawab
yang jelas bagi seluruh personel yang ada dalam struktur organisasi PT Unisia
Polifarma.
PT. Unisia Polifarma saat ini dipimpin oleh Direktur yaitu dr. MTS. Darmawan,
Sp A. yang bertanggung jawab kepada komisaris yaitu Drs. Anwar Fauzi, Apt.
Direktur membawahi 1 wakil direktur yaitu Novi Dwi Rugiarti.,S.Si., Apt. Wakil
direktur membawahi 4 bagian yaitu:
1. Kepala bagian Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Dian Priuntari, S. Farm,
Apt.
2. Kepala bagian Logistik dijabat oleh Nining Islamiyarsih, S.Farm., Apt.
3. Kepala bagian Humas dan Promosi dijabat oleh Maulana T., N. Sc., Apt.
4. Kepala bagian SDM Pelayanan dijabat oleh Arivi Bhakti Sinatria, S. Farm., Apt.
dimana membawahi Seksi SDM dan Umum yang dijabat oleh Junaedi. Job
Description karyawan yang berlaku di Apotek UII Farma adalah sebagai berikut :
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA)
 Melakukan pekerjaan kefarmasian pada saat shift yang dijalani
 Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga kefarmasian di apotek
 Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan, pengendalian persediaan,
pelayanan apotek
 Membuat rencana program kerja apotek bulanan & tahunan
15
  Membuat rencana pengembangan apotek
 Membuat Job Description untuk Apoteker pendamping dan Asisten Apoteker
 Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang membantu apotek
 Membuat SPO semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek
 Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesaui RKAP Perusahaan
 Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep tiap hari, tiap
bulan dan tahun, serta register dan laporan)
 Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek.
2) Apoteker Pendamping
 Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada saat shift
yang dijalani
 Membimbing PKPA Apoteker Muda

Apoteker Pendamping Bagian Keuangan:

 Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap minggu

 Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran hutang dagang dan biaya
operasional perusahaan
 Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan
 Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke faktur lunas
 Menyusun faktur-faktur lunas per bulan dan mengarsipkan pertahun per PBF
 Membuat laporan liran petty cash setiap bulan kepada Manager Administrasi
dan Keuangan (melakukan posting pembelian)
 Melakukan koordinasi membuat tagihan piutang kepada customer1.
Melakukan kontrol dan mengadministrasi pembayaran piutang perusahaan.

Apoteker Pendamping Bagian Pengadaan :

 Melakukan cek stok barang tiap hari

 Melakukan rekomendasi order ke PBF
 Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke bagian keuangan untuk
penagihan piutang
 Mengarsipkan arsip-arsip penagihan
 Melakukan cek obat ED/hampir ED dan menyiapkan untuk retur ke PBF
 Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri
 Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep, memasukkan customer)
16
  Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun1.
Membuat rekap jumlah pasien
 Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasil penjualan apotek
setiap bulan
 Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF.
b. Sistem Informasi Manejemn (SIM)
Apotek UII Farma saat ini telah memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM)
yaitu dengan menggunakan Software program IAAS (Integrated Apotek Application
System). IAAS sudah diaplikasikan di Apotek UII Farma sejak tahun 2006. Setiap
pelayanan obat dapat dilakukan dengan cepat dan tepat karena sistem program IAAS
sudah menyimpan data yang diperlukan untuk pelayanan di apotek. IAAS merupakan
sistem aplikasi yang bertujuan untuk :
1) Memaksimalkan waktu dan biaya dalam mengentri dan menghitung data yang
sama sehingga waktu dan biaya yang ada tidak terbuang dan semakin besarnya
lahan bisnis apotek maka sudah tidak layak lagi penanganan secara manual
karena pasti membutuhkan karyawan yang lebih yang tentunya berakibat pada
membengkaknya biaya operasional.
2) Menangani bidang usaha apotek secara lengkap dan terintegrasi (terpadu) seperti
data penjualan, pembelian, persediaan, serta laporan-laporan.
3) Mengontrol sistem persediaan dan mencegah permasalahan expired yang sering
dialami apotek sehingga mengakibatkan kerugian yang cukup signifikan
4) Memfokuskan agar Apoteker Pengelola Apotek (APA) dapat lebih berkonsentrasi
kepada pengembangan usaha, pemasaran, pelayanan pelanggan dan lainnya.
5) Pengganti dari aplikasi yang berjalan secara parsial, yang mengakibatkan banyak
waktu dan biaya yang terbuang karena harus berkali-kali mengentry dan
menghitung data yang sama.
6) Mempermudah dalam analisa, baik dalam analisa penjualan, pembelian,
persediaan, dengan laporan-laporan yang akurat dan representatif.
7) Mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan karena didalamnya telah
memuat form laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan piutang,
dan laporan hutang dagang.

Keuntungan yang diperoleh dengan adanya program IAAS yaitu :

17
 Keamanan data, karena untuk mengoperasikan SIM tersebut pengguna
diwajibkan mempunyai password dan otorisasi ditentukan untuk masing-
masing pengguna.
 User friendly, yaitu penyajian dan penggunaan yang mudah dipahami dan
digunakan, sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk menguasai
aplikasi tersebut.
 Kontrol data yang cukup baik, sehingga meminimalisir kesalahan entry bagi
pengguna.
 Disertai analisa keuangan yang menampilkan rasio-rasio keuangan.
 Pada saat retur pembelian, sistem sudah otomatik menampilkan nomor
invoice supplier, sehingga sangat membantu karena tidak perlu bersusah
payah mencari file pembelian.
 Adanya sistem yang memuat data-data pasien pengguna obat-obat tertentu
sehingga memudahkan pihak apotek untuk memonitoring dan melakukan
evaluasi penggunaan obat.

Kerugian yang perlu diperhatikan dalam penggunaan program IAAS ini,

diantaranya :

 Tidak adanya Alert system, yaitu sistem yang secara otomatis mencatat dan
memberitahukan jika ada item Expired, item yg mencapai batas Reorder,
item yg mencapai batas minimal, hutang maupun piutang yang akan (sudah)
jatuh tempo.
 Belum terdapat sistem yang mengatur banyak jumlah tanggungan obat untuk
karyawan ataupun mahasiswa yang memperoleh tanggungan kesehatan
tersebut, sehingga pengguna masih menjumlahkan secara manual.
 Belum ada sistem Online help, yaitu bantuan lokal secara online jika
pengguna mengalami kesulitan baik dalam pemahaman maupun
pengoperasiannya.

Program tersebut digunakan untuk kegiatan seperti memasukkan data

penjualan OTC, penjualan obat dengan resep kepada pasien atau pembayaran
secara tunai atau kredit, konsinyasi, entry data pasien OWA, mengetahui
pendapatan apotek per shift dan pembelian obat dari PBF. Penggunaan SIM ini
bertujuan untuk memperlancar segala kegiatan yang ada di Apotek UII Farma,

18
sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Kegiatan
administrasi meliputi pembelian obat, inkaso, keuangan, pencatatan faktur barang
datang dan pengarsipannya, pengecekan stok OTC setiap hari dan pelaporan stok
yang hampir menipis di laporan defecta. Semua transaksi serta penghitungan stok
barang didokumentasikan dalam file-file yang disimpan dalam komputer, tetapi
ada juga beberapa yang dicatat manual, seperti obat-obat psikotropika dan
narkotika.

Adminitrasi perbekalan farmasi di Apotek UII Farma meliputi:

 Laporan defecta
 Surat Pesanan
Macam-macam surat pesanan adalah :
 Surat pesanan untuk obat non psikotropik dan non narkotika dibuat
rangkap 2, memuat nama PBF yang dituju, nomor urut SP, identitas
apotek, tanggal pemesanan, nama dan jumlah barang, kemasan dan
dosis yang dimaksud, tandatangan Apoteker dan stempel apotek.
 Surat pesanan untuk obat narkotika
Format sudah ditentukan oleh perundang-undangan. Dalam 1
lembar SP hanya boleh memesan satu item obat narkotika, dimana
memuat identitas (nama, alamat, jabatan) apoteker pengirim, identitas
PBF (nama dan alamat), nama dan jumlah barang yang dipesan, tanda
tangan apoteker, diberi nomor SP, serta cap apotek. Untuk pemesanan
obat jenis narkotik ditujukan ke PBF Kimia Farma. Surat pesanan
untuk narkotika dibuat rangkap 5, yaitu 1 lembar untuk arsip apotek, 4
lembar diserahkan ke PBF untuk didistribusikan kepada Manajer
Kimia Farma, Dinas Kesehatan, Balai POM, dan yang lembar yang asli
ke PBF Kimia Farma itu sendiri.
 Surat pesanan untuk obat psikotropika
Format surat pesanan psikotropika ini sudah ditentukan oleh
perundang-undangan. Untuk SP psikotropika dalam satu lembar boleh
memuat beberapa item obat, selain itu memuat identitas (nama, alamat,
jabatan) apoteker pengirim, identitas PBF (nama dan alamat), nama
dan jumlah barang yang dipesan, tanda tangan apoteker, diberi nomor

19
 SP serta cap apotek. Surat pesanan psikotropika dibuat minimal
rangkap
 Kartu Stok
Kartu stok secara fisik hanya untuk obat-obat yang mengandung
narkotika dan psikotropika dan beberapa obat tertentu, sedangkan untuk
obat-obat lain diakses dari program IAAS. Kartu stok berisi nama obat,
satuan, nomor resep, tanggal pengambilan obat, jumlah stok awal, jumlah
pengambilan, sisa stok, dan paraf yang melakukan pengambilan obat,
sehingga bisa dipertanggung jawabkan apabila suatu saat dibutuhkan.
 Registrasi Narkotika dan Psikotropika
Laporan ini merupakan laporan yang digunakan untuk mengetahui
rincian pemasukan dan pengeluaran jenis obat psikotropika dan obat
narkotika, baik yang dibeli oleh apotek maupun yang digunakan oleh
pasien. Laporan pemakaian obat narkotik dan psikotropik rutin dilakukan
setiap bulannya sebelum tanggal sepuluh. Pelaporan narkotika dan
psikotropika ini dilakukan secara online melalui sipnap.kemenkes.go.id
dengan memasukkan data yang memuat nama obat, pemasukan (tanggal,
nama PBF, jumlah), tanggal, pengeluaran (nama pasien, alamat, jumlah
keluar, jumlah total keluar) dan stok akhir.
c. SDM
Dalam pengelolaan apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan
menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang
tepat, kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan
dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu
belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang
untuk meningkatkan pengetahuan. Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber
daya manusia penting sekali dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia
yang tepat pada masing-masing posisi. Pengelolaan karyawan di Apotek UII Farma
meliputi :
1) Recruitment
Beberapa metode yang digunakan untuk mengumumkan penerimaan
karyawan yaitu:

20
  Secara terbuka, yaitu penerimaan karyawan baru yang diumumkan melalui
iklan baik media cetak atau memasang pengumuman penerimaan karyawan di
beberapa Perguruan Tinggi di Yogyakarta.
 Secara tertutup, yaitu pengumuman penerimaan karyawan baru melalui
kalangan terbatas misalnya : pengumuman dibagian akademik FMIPA UII
atau kalangan terbatas.
2) Selection
Metode seleksi yang digunakan :
 Seleksi persyaratan administrasi yang dikirim calon pegawai disesuaikan
dengan standar yang diharapkan perusahaan.
 Test, seperti test teoritis, tes praktek atau psikotes.
 Wawancara untuk dapat menilai performance calon karyawan. Wawancara
dilakukan oleh Direksi.
3) Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan dengan melihat kinerja dan
kemampuan berinteraksi dengan karyawan lain. Pada masa percobaan ini semua
karyawan memberikan penilaian. Perusahaan mempertimbangkan semua masukan
untuk menerima sebagai karyawan tetap di Apotek UII Farma. Kontrak kerja
setiap karyawan akan di evaluasi setiap tahun.
4) Perjanjian kerja atau kontrak kerja selama 1 tahun, kemudian dilakukan evaluasi
kinerja yang dilakukan oleh seluruh staf karyawan.
5) Reward and PunishmentSetiap tahun dilakukan evaluasi kinerja karyawan.
Karyawan yang mempunyai nilai terbaik dikasih reward. Reward diberikan berupa
hadiah uang kepada karyawan yang memiliki hasil penilaian terbaik I dan terbaik
II. Punishment diberikan kepada karyawan yang memiliki hasil penilaian tidak
baik/masukan yang diberikan dari karyawan tidak baik, maka peringatan yang
diberikan berupa teguran, apabila tidak ada perbaikan maka akan diberikan surat
peringatan 1 dan 2, selanjutnya apabila masih tidak ada perbaikan karyawan
tersebut akan diberikan sanksi berupa pemberhentian kontrak kerja.
Apotek mempunyai struktur organisasi yang sistematis agar setiap bagian
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas dan diharapkan apotek UII dapat
memberikan pelayanan yang optimal. Karyawan Apotek UII Farma meliputi:
a) Apoteker Pengelola Apotek (APA): 1 orang
b) Apoteker Pendamping (Aping): 5 orang
c) Kasir : 3 orang
21
 d) Pembantu Umum: 2 orang
Penggajian dan kesejahteraan karyawan adalah hal yang diperhatikan di
Apotek UII Farma. Pedoman penggajian karyawan secara umum sebagai berikut:
a) Besar gaji pokok ditentukan oleh Direktur PT. Unisia Polifarmasi dan pembayaran
gaji dilakukan setiap tanggal 25.
b) Besar gaji disesuaikan dengan besarnya tanggung jawab.
c) Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan.
d) Besar gaji tersebut diatas tidak boleh kurang dari Upah Minimum
Provinsi/Kabupaten.
e) Pembayaran gaji karyawan meliputi: gaji pokok, uang transport, uang makan,
tunjangan jabatan dan uang resiko.
Fasilitas tambahan yang diberikan apotek untuk menjamin kesejahteraan
karyawan berupa :
a) Toeslage,
b) Tunjangan hari raya, sesuai dengan kemampuan perusahaan,
c) Jasa dokter gratis,
d) Jatah obat resep perbulan Rp. 30.000,
e) Pembelian obat-obatan dengan harga netto.
C. Masukan (Input)

Masukan atau input adalah semua yang dibutuhkan dan mendukung dalam
melaksanakan proses perencanaan obat di rumah sakit. Terdapat beberapa aspek yang
dikategorikan sebagai masukan dalam perencanaan kebutuhan obat yaitu Sumber Daya
Manusia (SDM), Metode dan Data.

1. Sumber Daya manusia (SDM)

Sumber daya manusia (SDM) merupakan komponen utama suatu organisasi
yang menjadi perencana dan pelaku aktif dalam setiap aktivitas organisasi, dengan
adanya SDM maka organisasi dapat mencapai tujuan organisasi. Salah satu faktor
keberhasilan suatu kegiatan manajemen yaitu tersedianya SDM yang cukup, baik dari
segi kuantitas maupun kualitas. SDM yang kurang akan mengakibatkan pelayanan
tidak dapat diselesaikan secara optimal dengan cepat dan tepat pada waktunya.
Berdasarkan penelitian Moleong, dkk (2013), menyatakan bahwa seharusnya di
rumah sakit dibentuk tim perencanaan obat terpadu yang terdiri dari kepala instalasi
farmasi dokter-dokter, kepala bidang perencanaan, kepala bidang pengadaan dan

22
kepala bagian keuangan, sehingga dalam menyusun rencana kebutuhan obat dapat
mengacu pada anggaran yang tersedia untuk setiap tahunnya dan kebutuhan untuk
terapi. Tim perencanaan obat terpadu perlu membahas perencanaan kebutuhan obat
melalui pertemuan rutin, segingga dapat meminimalisasi ketidakakuratan dalam
perencanaan kebutuhan obat.
Berdasarkan hasil pengamatan, Instalasi Farmasi RSUD Kota Padangsidimpuan
tidak memiliki tim perencanaan obat yang secara resmi dibentuk. Perencanaan obat
dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan dibantu oleh kepala gudang farmasi serta
staf perencanaan obat tanpa ada Surat Keputusan penunjukan secara tertulis untuk
menjadi tim perencana obat.
SDM yang berperan dalam perencanaan obat di RSUD Kota Padangsidimpuan
adalah kepala instalasi farmasi dengan tugas dan tanggungjawabnya yaitu memantau
obat-obat yang keluar dari apotik farmasi, melakukan rekap data pemakaian obat, dan
membuat usulan rencana kebutuhan obat yang akan datang bersama dengan kepala
gudang farmasi. Bagian farmasi juga berkoordinasi dengan bagian pelayanan medik,
karena para dokter sebagai userada juga yang mengajukan permintaan obat kepada
bagian pelayanan. Tugas dan tanggung jawab bagian obat adalah menerima usulan
kebutuhan obat yang diajukan farmasi lalu akan memutuskan mengenai berapa jumlah
obat yang akan diadakan karena tergantung dari dana rumah sakit yang tersedia. Jika
dana tidak mencukupi, maka dilakukan pengurangan jumlah obat yang akan diadakan
dengan melakukan koordinasi kembali dengan bagian farmasi. Sebelum melakukan
pengadaan obat, staf perencana obat akan melaporkan kepada kepala instalasi farmasi
dan kemudian diserahkan kepada direktur rumah sakit dan meminta persetujuannya,
sesuai dengan tugas dan tanggungjawab dalam pengeluaran dana di rumah sakit.
Selanjutnya untuk meningkatkan pengetahuan, sikap dan keterampilan SDM
perencana obat sehingga produktifitasnya dapat lebih optimal, maka diperlukan
pengembangan SDM instalasi farmasi rumah sakit. Pelatihan merupakan salah satu
upaya peningkatan pengetahuan, sikap dan keterampilan petugas dalam rangka
meningkatkan mutu dan kinerja petugas. Dengan meningkatnya kualitas tenaga
perencana obat, maka diharapkan ketersediaan, pemerataan, keterjangkauan obat dan
perbekalan kesehatan serta pelayanan kefarmasian yang bermutu dalam rangka
mewujudkan penggunaan obat yang rasional dapat tercapai (Kemenkes RI, 2010).
Berdasarkan hasil wawancara di RSUD Kota Padangsidimpuan bahwa pelatihan
belum pernah dilaksanakan oleh pihak rumah sakit kepada bagian instalasi farmasi.
23
 Dengan tidak adanya pelatihan yang diberikan, maka kemampuan tenaga perencana
tidak akan mengalami peningkatan, sehingga mengakibatkan perencanaan obat di
rumah sakit tidak berjalan secara efektif dan efisien.
2. Metode
Perencanaan kebutuhan obat dapat dilakukan melalui metode Konsumsi dan
metode Morbiditas/Epidemiologi. Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi
didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah pengumpulan
dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan
kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
dengan alokasi dana. Sedangkan metode morbiditas/epidemiologi adalah perhitungan
kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan
kunjungan dan waktu tunggu (lead time).
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan sumber informan, didapat
bahwa metode yang digunakan dalam perencaan kebutuhan di instalasi farmasi RSUD
Kota Padangsidimpuan hanya melihat dari pemakaian obat tahun lalu saja. Sehinggan
penggunaan metode tersebut belum dapat dikatakan metode konsumsi ataupun
metode epidemiologi yang seharusnya.
3. Data
Data yang dibutuhkan untuk menggunakan metode konsumsi yaitu daftar obat
yang dibutuhkan, stok awal, sisa stok, penerimaan dan pengeluaran, sisa stok, obat
hilang/rusak atau kadaluarsa, kekosongan obat, pemakaian rata-rata pertahun, indeks
musiman, waktu tunggu, stok pengaman dan pengembangan pola pengunjung.
Sedangkan pada metode epidemiologi, data yang dipersiapkan adalah data jumlah
kunjungan, pola penyakit, frekuensi kejadian masing-masing penyakit per tahun serta
menggunakan formularium rumah sakit dan standar pengobatan yang ada. Data yang
digunakan untuk melakukan perencanaan obat diperoleh dari kartu stok yang ada di
gudang farmasi, yaitu untuk data stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat
yang kadaluarsa, obat yang mengalami kekosongan dan pemakaian rata-rata tahunan.
Tetapi untuk data perkembangan pola kunjungan, itu diperoleh dari apotik pelayanan
farmasi dan untuk data jumlah penduduk yang dilayani dan jumlah kunjungan kasus
penyakit diperoleh dari bagian rekam medis. Untuk data alokasi dana dan anggaran
yang tersedia untuk kebutuhan obat di rumah sakit hanya diketahui oleh bagian
24
 perencanaan rumah sakit atau bagian seksi penyusunan program, sedangkan bagian
farmasi tidak pengetahuinya. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan
sumber informan, didapat bahwa data yang digunakan untuk melakukan perencanaan
kebutuhan obat di RSUD Kota Padangsidimpuan adalah formularium nasional,
formularium rumah sakit dan data resep yang diberikan dokter.
Data yang digunakan tersebut belum sesuai dengan data yang seharusnya
dibutuhkan. Karena data yang digunakan belum lengkap, maka hal ini akan
berpengaruh dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat yang akan berakibat
terhadap ketersediaan obat seperti kekurangan dan kelebihan jumlah obat.
4. Proses (Process)
Menurut Febriawati (2013), proses perencanaan obat terdiri dari kegiatan
pemilihan jenis obat dan perhitungan perkiraan jumlah kebutuhan obat. Perencanaan
dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif
dan efisien.
 Pemilihan Jenis Obat
Berdasarkan Kemenkes RI tahun 2010, pemilihan jenis obat berfungsi sebagai
penentu apakah perbekalan obat benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah
pasien atau kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Pemilihan jenis obat di
rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai
dengan kelas rumah sakit masing-masing, formularium rumah sakit, formularium
jaminan kesehatan.
Berdasarkan hasil wawancara, pemilihan jenis obat di RSUD Kota
Padangsidimpuan berdasarkan review tahun lalu dan disesuaikan dengan daftar
obat yang ada di e-katalog. Selain itu, dalam melakukan pemilihan jenis obat
rumah sakit juga merujuk kepada formularium nasional dan formularium rumah
sakit. Manfaat formularium yaitu sebagai acuan penetapan penggunaan obat,
meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dapat juga mengendalikan mutu
dan biaya pengobatan, serat mengoptimalkan pelayanan kepada pasien.
Formularium juga dapat memudahkan perencanaan dan penyediaan obat, serta
meningkatkan efisiensi anggaran pelayanan kesehatan (Permenkes RI No. 58
tahun 2014).
 Penentuan Jumlah Obat

25
 Langkah-langkah dalam menentukan dan menghitung perkiraan kebutuhan
obat adalah dimulai dengan menghitung pemakaian nyata per tahun, menghitung
perkiraan pemakaian rata-rata jumlah obat per bulan, menghitung kekurangan obat
yaitu jumlah obat yang diperlukan saat terjadi kekosongan obat, menghitung
kebutuhan obat sesungguhnya per tahun, menghitung kebutuhan obat tahun yang
akan dating, menghitung waktu tunggu, menentukan stok pengaman, menghitung
kebutuhan obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang akan datang dan
menghitung jumlah obat yang diadakan pada tahun anggaran yang akan datang.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan sumber informan, untuk
menentukan perkiraan jumlah obat yang akan datang di instalasi farmasi RSUD
Kota padangsidimpuan dilakukan oleh Kepala Instalasi farmasi dan dibantu oleh
Kepala Gudang Farmasi. Dalam melakukan perhitungan jumlah obat, belum
sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Kemenkes RI (2010), Karena
perhitungannya hanya berdasarkan review tahun sebelumnya dan perhitungannya
setiap 18 bulan sekali.
5. Keluaran (Output)
Tujuan dari manajemen perencanaan obat adalah tersedianya jumlah dan jenis
obat sesuai dengan kebutuhan, sehingga menghindari terjadinya kekosongan obat,
meningkatnya penggunaan obat berdasarkan formularium nasional dan formularium
rumah sakit serta pengadaan obat yang dibutuhkan selalu tepat waktu. Berdasarkan
data yang diperoleh, diketahui bahwa terdapat beberapa jenis obat yang mengalami
kekosongan di rumah sakit. Dari wawancara yang dilakukan, diketahui terjadinya
kekosongan obat di rumah sakit dapat disebabkan karena berbagai hal, salah satunya
yaitu pada sistem pengadaan secara elektronik (e-catalogue). Hasil dari manajemen
perencanaan obat yaitu terpenuhinya kebutuhan obat pada tahun yang akan datang.
Manajemen perencanaan kebutuhan obat di instalasi farmasi RSUD Kota
Padangsidimpuan belum dilakukan secara optimal dan penggunaan data yang belum
lengkap dan akurat.

26
 PENUTUP
Kesimpulan
Sumber daya manusia (SDM) merupakan komponen utama suatu organisasi yang
menjadi perencana dan pelaku aktif dalam setiap aktivitas organisasi, dengan adanya SDM
maka organisasi dapat mencapai tujuannya. Salah satu faktor keberhasilan suatu kegiatan
manajemen yaitu tersedianya SDM yang cukup, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
SDM yang kurang akan mengakibatkan pelayanan tidak dapat diselesaikan secara optimal
dengan cepat dan tepat pada waktunya. Drug Management Cycle merupakan suatu sistem
kebijakan yang diatur oleh undang-undang yang menjadi dasar atau acuan untuk melakukan
kegiatan kefarmasian. Terdapat 5 faktor utama dalam Drug Management Cycle yaitu seleksi
(selection), pengadaan (procurement), distribusi (distribution), penggunaan (use) dan
manajemen pendukung (management support). Dari kelima faktor tersebut, manajemen
pendukung merupakan faktor yang paling penting, ketika manajemen pendukung tersebut
baik maka keempat faktor lainnya akan baik.

Saran
Adapun saran yang ingin disampaikan dalam esay ini yaitu diharapkan untuk setiap
organisasi agar menyediakan sumber daya manusia yang cukup sehingga pelayanan dapat
berjalan secara optimal secara cepat dan tepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

27
 DAFTAR PUSTAKA

Fakhriadi, A., Marchaban, dan Pudjaningsih, D. 2011. Analisis Pengelolaan Obat Di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Pku Muhammadiyah Temanggung Tahun 2006, 2007 dan 2008.
Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi.

Febriawati, Henni.2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Gosyen Publishing.

Yogyakarta. Hasibuan, Malayu, S.P. 2005. Manajemen Dasar, Pengertian, dan
Masalah. Penerbit PT. Bumi Aksara. Jakarta.

Kementerian Kesehatan RI. 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit.
Direktorat Jendral Bina Kefarmasian Bekerjasama dengan japan Internasional
Coorperation Agency. Jakarta.

Malinggas dkk. 2015. Gambaran Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Vol. 5, No. 2b April 2015. Jurnal.

Moeloeng, Lexy. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Cetakan Kesebelas. Penerbit

Remajaa Rosdakarya. Bandung.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan
Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Siregar, C.J.P dan Amalia Lia. 2004. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Penerbit
Buku Kedokteran EGC. Jakarta.

Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D).
Alfabeta. Bandung. Undang-undang RI. 2009.

Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta.

World Health Organization. 2011. The World Medicines Situation 2011. Geneva : WHO

28