Fungsi Bisnis dalam Siklus Serta Dokumen dan Catatan yang Terkait

Tabel 19-2

Kelas Transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan

Akuisisi Persediaan Memproses pesanan pembelian Permintaan pembelian

Properti, pabrik, dan peralatan Pesanan pembelian

Beban dibayar dimuka Menerima barang dan jasa Laporan penerimaan
Perbaikan leasehold
Utang usaha Mengakui kewajiban Faktur vendor
Beban manufaktur
Beban penjualan Memo debet
Beban administratif Voucher
File transaksi akuisisi
Jurnal akuisisi atau listing
File induk utang usaha
Neraca saldo utang usaha
Laporan vendor
Pengeluaran kas Kas di bank (dari pengeluaran kas) Memproses dan mencatat Cek
pengeluaran kas
Utang usaha File transaksi pengeluaran kas
Diskon pembelian Jurnal pengeluaran kas atau listing

Siklus akuisisi dan pembayaran dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh
karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa tersebut, dan berakhir dengan
pembayaran utang usaha.

Pada table diatas terdapat empat fungsi bisnis yang terjadi dalam setiap bisnis ketika mencatat
tiga transaksi pada siklus akuisisi dan pembayaran. Ketiga fungsi yang pertama adalahuntuk mencatat
akuisisi barang dan jasa, sementara fungsi yang keempat adalah mencatat pengeluaran kas untuk
pembayaran kepada vendor.

A. Memproses Pesanan Pembelian

Dokumen yang terkait:

1. Permintaan pembelian: permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang berwenang.
2. Order pembelian: dokumen yang mencatat deskripsi, jumlah, dan informasi yang berkaitan
dengan berang dan jasa yang hendak dibeli perusahaan, dan berfungsi sebagai otorisasi untuk
mendapatkan barang dan jasa.

B. Menerima Barang dan Jasa

 Merupakan titik kritis karena pada saat inilah kewajiban sehubungan dengan perolehan tersebut
diakui. Bentuk pengendalian saat penenrimaan barang dan jasa: dilakukan penelitian atas deskripsi,
jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang.

Laporan penerimaan barang (receiving report) yaitu dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud
diterima yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, dan
data lain yang relevan.

C. Mengakui Kewajiban

Pengakuan dan pencatatan harus dilakukan dengan akurat dan tepat karena mempunyai
dampak yang sangat penting bagi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual.

1. Jurnal perolehan (acquisition journal): jurnal untuk mencatat rincian masing-masing transaksi
perolehan.
2. laporan ikhtisar perolehan (summary acquisition report): dokumen yang dihasilkan komputer
yang mengikhtisarkan perolehan untuk satu periode.
3. Faktur pemasok (vendor invoice): dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi dan
jumlah barang dan jasa yang diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat potongan tunai,
dan tanggal penerimaan kas.
4. Nota debet (debet note): dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah hak pemasok
karena pengembalian barang atau pengurangan harga.
5. Voucher: dokumen yang seringkali digunakan oleh berbagai organisasi sebagai sarana formal
pencatatan dan pengendalian perolehan.
6. Berkas induk hutang usaha (account payable master file): berkas untuk mencatat perolehan
individual, pengeluaran kas, serta retur an pengurangan harga perolehan untuk masing-masing
pemasok.
7. Neraca saldo hutang usaha (account payable trial balance): daftar yang menjadi jumlah hak
masing-masing pemasok pada saat tertentu.
8. Laporan pemasok (vendor statement): laporan yang disiapkan setiap bulan oleh pemasok yang
menunjukkan saldo awal, perolehan, retur dan pengurangan harga, pembayaran kepada
pemasok, dan saldo akhir.

D. Memproses Dan Mencatat Pengeluaran Kas

Dokumen yang terkait:

1. Cek, yaitu alat pembayaran untuk setiap perolehan saat pembayaran jatuh tempo.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas, yaitu file yang dibuat dengan computer yang mencantumkan
semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh system akuntansi selamasuatu periode.
3. Jurnal atau pengeluaran kas (cash disbursement journal or listing), yaitu listing atau laporan
yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencantumkan semua transaksi selama
setipa periode waktu.