SISTEM KONSEPTUAL

Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas organisasi menjadi bahan fisik dan sumber
daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Dalam bab ini kita berkonsentrasi pada sistem
dan prosedur untuk memperoleh bahan mentah dan barang jadi dari pemasok. Kami memeriksa sistem
penggajian dan aset tetap di bab berikutnya.

Sebagian besar entitas bisnis beroperasi secara kredit dan tidak membayar sumber daya sampai setelah
memperolehnya. Jeda waktu antara peristiwa ini membagi proses pengadaan menjadi dua fase: (1) fase
fisik, yang melibatkan perolehan sumber daya, dan (2) fase keuangan, yang melibatkan pencairan uang
tunai. Secara praktis, ini diperlakukan sebagai transaksi independen yang diproses melalui subsistem
terpisah.

Bab ini membahas fitur utama dari dua subsistem utama yang membentuk siklus pengeluaran: (1)
subsistem pemrosesan pembelian dan (2) subsistem pengeluaran kas. Bab ini disusun menjadi dua
bagian utama. Bagian pertama memberikan gambaran umum tentang sistem konseptual, termasuk
tugas logis, entitas kunci, sumber dan penggunaan informasi, dan aliran dokumen kunci melalui
organisasi. Bagian kedua membahas sistem fisik. Kami pertama-tama menggunakan sistem manual
untuk memperkuat pemahaman pembaca tentang konsep-konsep kunci. Kami kemudian memeriksa
beberapa sistem berbasis komputer, dengan fokus pada implikasi operasional dan kontrol dari metode
pemrosesan data alternatif.

TINJAUAN KEGIATAN PEMBELIAN DAN PENGELUARAN TUNAI

Pada bagian ini kita mengkaji siklus pengeluaran secara konseptual. Dengan menggunakan diagram
aliran data (DFD) sebagai panduan, kami akan menelusuri urutan aktivitas melalui dua proses yang
membentuk siklus pengeluaran untuk sebagian besar organisasi ritel, grosir, dan manufaktur. Ini adalah
proses pembelian dan prosedur pengeluaran kas. Sistem penggajian dan aset tetap, yang juga
mendukung siklus pengeluaran, dibahas dalam Bab 6.

Seperti pada bab sebelumnya, pembahasan sistem konseptual dimaksudkan untuk netral-teknologi.
Tugas yang dijelaskan di bagian ini dapat dilakukan secara manual atau dengan komputer. Pada titik ini
fokus kita adalah pada apa (secara konseptual) perlu dilakukan, bukan bagaimana (secara fisik) hal itu
dicapai. Pada berbagai tahap dalam proses, kami akan memeriksa dokumen, jurnal, dan buku besar
tertentu seperti yang ditemui. Sekali lagi, ulasannya netral teknologi. Dokumen dan file ini dapat
berbentuk fisik (hard copy) atau digital (dihasilkan komputer). Kemudian dalam bab ini, kita akan
memeriksa contoh sistem fisik.

Prosedur Pemrosesan Pembelian

Prosedur pembelian meliputi tugas-tugas yang terlibat dalam mengidentifikasi kebutuhan persediaan,
menempatkan pesanan, menerima persediaan, dan mengakui kewajiban. Hubungan antara tugas-tugas
ini disajikan dengan DFD pada Gambar 5-1. Secara umum, prosedur ini berlaku untuk perusahaan
manufaktur dan ritel. Perbedaan utama antara kedua jenis bisnis ini terletak pada cara pembelian
diotorisasi. Perusahaan manufaktur membeli bahan mentah untuk produksi, dan keputusan pembelian
mereka disahkan oleh fungsi perencanaan dan pengendalian produksi. Prosedur ini dijelaskan dalam Bab
7. Perusahaan dagang membeli barang jadi untuk dijual kembali. Fungsi pengendalian persediaan
menyediakan otorisasi pembelian untuk jenis perusahaan ini.
MONITOR CATATAN PERSEDIAAN. Perusahaan menghabiskan persediaan mereka dengan mentransfer
bahan mentah ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan dengan menjual barang jadi kepada
pelanggan (siklus pendapatan). Ilustrasi kami mengasumsikan kasus terakhir, di mana pengendalian
persediaan memantau dan mencatat tingkat persediaan barang jadi. Ketika persediaan turun ke titik
pemesanan ulang yang telah ditentukan, permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke fungsi
persiapan pesanan pembelian untuk memulai proses pembelian Gambar 5-2 menyajikan contoh
permintaan pembelian.

Meskipun prosedur akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, biasanya permintaan pembelian
terpisah akan disiapkan untuk setiap item persediaan saat kebutuhan diakui. Hal ini dapat
mengakibatkan beberapa permintaan pembelian untuk vendor tertentu. Permintaan pembelian ini perlu
digabungkan menjadi satu pesanan pembelian (dibahas selanjutnya), yang kemudian dikirim ke vendor.
Dalam sistem jenis ini, setiap pesanan pembelian akan dikaitkan dengan satu atau lebih permintaan
pembelian.

SIAPKAN PESANAN PEMBELIAN. Fungsi mempersiapkan pesanan pembelian menerima permintaan

pembelian, yang diurutkan berdasarkan vendor jika perlu. Selanjutnya, pesanan pembelian (PO)
disiapkan untuk setiap vendor, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 5-3. Salinan PO dikirim ke
vendor. Selain itu, salinan dikirim ke fungsi set up hutang usaha (AP) untuk pengarsipan sementara di
file tertunda AP, dan salinan buta dikirim ke fungsi penerimaan barang, di mana disimpan sampai
persediaan tiba. Salinan terakhir disimpan dalam file pesanan pembelian terbuka/tertutup.

Untuk membuat proses pembelian menjadi efisien, fungsi pengendalian persediaan akan menyediakan
banyak informasi pemesanan rutin yang dibutuhkan departemen pembelian langsung dari persediaan
dan file vendor yang valid. Informasi ini mencakup nama dan alamat pemasok utama, jumlah pesanan
ekonomis1 item, dan standar atau biaya unit yang diharapkan dari item tersebut. Hal ini memungkinkan
departemen pembelian untuk mencurahkan upayanya untuk memenuhi kebutuhan persediaan yang
langka, mahal, atau tidak biasa. Untuk mendapatkan harga dan persyaratan terbaik untuk barang-
barang khusus, departemen pembelian mungkin perlu menyiapkan spesifikasi produk yang terperinci
dan meminta penawaran dari vendor pesaing. Berurusan dengan pembelian rutin seefisien izin kontrol
yang baik diinginkan di semua organisasi. File vendor yang valid berkontribusi pada kontrol dan efisiensi
dengan mencantumkan hanya vendor yang disetujui untuk melakukan bisnis dengan organisasi.
Referensi ini membantu mengurangi skema penipuan vendor tertentu yang dibahas dalam Bab 3.
MENERIMA BARANG. Sebagian besar perusahaan menghadapi jeda waktu (kadang-kadang signifikan)
antara menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Selama waktu ini, salinan PO berada di file
sementara di berbagai departemen. Perhatikan bahwa belum ada peristiwa ekonomi yang terjadi. Pada
titik ini, perusahaan tidak menerima persediaan dan tidak menimbulkan kewajiban keuangan. Oleh
karena itu, tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke dalam catatan akuntansi apa pun. Namun,
perusahaan sering membuat entri memo dari penerimaan persediaan yang tertunda dan kewajiban
terkait.

Peristiwa berikutnya dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan persediaan. Barang yang datang dari
vendor direkonsiliasi dengan blind copy PO. Salinan buta, diilustrasikan pada Gambar 5-4, tidak berisi
informasi kuantitas atau harga tentang produk yang diterima. Tujuan dari blind copy adalah untuk
memaksa petugas penerima untuk menghitung dan memeriksa persediaan sebelum menyelesaikan
laporan penerimaan. Kadang-kadang, dok penerima sangat sibuk dan staf penerima berada di bawah
tekanan untuk menurunkan truk pengiriman dan menandatangani bill of lading sehingga pengemudi
truk dapat melanjutkan perjalanan. Jika petugas penerima hanya diberikan informasi kuantitas, mereka
mungkin tergoda untuk menerima pengiriman berdasarkan informasi ini saja, daripada memverifikasi
kuantitas dan kondisi barang. Pengiriman yang pendek atau mengandung barang yang rusak atau tidak
benar harus dideteksi sebelum perusahaan menerima dan menempatkan barang dalam persediaan.
Salinan buta adalah perangkat penting dalam mengurangi eksposur ini.

Setelah penghitungan fisik dan pemeriksaan selesai, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan
yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Gambar 5-5 berisi contoh laporan penerimaan. Satu
salinan laporan penerimaan menyertai persediaan fisik ke gudang bahan baku atau gudang barang jadi
untuk disimpan. Salinan lain diajukan dalam file PO buka/tutup untuk menutup PO. Salinan ketiga dari
laporan penerimaan dikirim ke departemen AP, di mana itu diajukan dalam file AP yang tertunda.
Salinan keempat dari laporan penerimaan dikirim ke kontrol inventaris untuk memperbarui catatan
inventaris. Akhirnya, salinan laporan penerimaan ditempatkan di file laporan penerimaan.

PERBARUI CATATAN PERSEDIAAN. Tergantung pada metode penilaian persediaan di tempat, prosedur
pengendalian persediaan mungkin agak berbeda di antara perusahaan. Organisasi yang menggunakan
sistem biaya standar membawa persediaan mereka pada nilai standar yang telah ditentukan terlepas
dari harga yang sebenarnya dibayarkan kepada vendor. Gambar 5-6 menyajikan salinan buku besar
persediaan biaya standar.

Posting ke buku besar persediaan biaya standar hanya membutuhkan informasi tentang jumlah yang
diterima. Karena laporan penerimaan berisi informasi kuantitas, laporan ini melayani tujuan ini.
Memperbarui buku besar persediaan biaya aktual memerlukan informasi keuangan tambahan, seperti
salinan faktur pemasok ketika tiba.

SET UP AKUN HUTANG. Selama transaksi ini, fungsi set up AP telah menerima dan menyimpan
sementara salinan PO dan laporan penerimaan. Organisasi telah menerima persediaan dari vendor dan
telah mengeluarkan (menyadari) kewajiban untuk membayar barang.

Namun, pada titik proses ini, perusahaan belum menerima faktur2 pemasok yang berisi informasi
keuangan yang diperlukan untuk mencatat transaksi. Dengan demikian, perusahaan akan menunda
pencatatan (mengakui) kewajiban sampai faktur tiba. Situasi umum ini menciptakan sedikit jeda
(beberapa hari) dalam proses pencatatan, selama waktu itu kewajiban perusahaan secara teknis
diremehkan. Secara praktis, salah saji ini hanya menjadi masalah pada akhir periode ketika perusahaan
menyiapkan laporan keuangan. Untuk menutup pembukuan, akuntan perlu memperkirakan nilai
kewajiban sampai faktur tiba. Jika perkiraan tersebut salah secara material, jurnal penyesuaian harus
dibuat untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Karena penerimaan faktur biasanya memicu prosedur
AP,

Ketika faktur tiba, petugas AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan laporan penerimaan dan PO
dalam file tertunda. Ini disebut pencocokan tiga arah, yang memverifikasi bahwa apa yang dipesan telah
diterima dan diberi harga yang wajar. Setelah rekonsiliasi selesai, transaksi dicatat dalam jurnal
pembelian dan diposting ke akun pemasok di buku besar pembantu AP. Gambar 5-7 menunjukkan
hubungan antara catatan akuntansi ini.

Ingatlah bahwa metode penilaian persediaan akan menentukan bagaimana pengendalian persediaan
akan mencatat penerimaan persediaan. Jika perusahaan menggunakan metode biaya aktual, petugas AP
akan mengirimkan salinan faktur pemasok ke pengendalian persediaan. Jika penetapan biaya standar
digunakan, langkah ini tidak diperlukan.

Setelah mencatat kewajiban, petugas AP mentransfer semua dokumen sumber (PO, laporan
penerimaan, dan faktur) ke file AP terbuka. Biasanya, file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo
pembayaran dan dipindai setiap hari untuk memastikan bahwa hutang dibayar pada tanggal terakhir
yang memungkinkan tanpa melewatkan tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Kami memeriksa
prosedur pengeluaran kas nanti di bagian ini. Akhirnya, petugas AP meringkas entri dalam jurnal
pembelian untuk periode (atau batch) dan menyiapkan voucher jurnal untuk fungsi buku besar (lihat
Gambar 5-7). Dengan asumsi organisasi menggunakan metode persediaan perpetual, entri jurnalnya
adalah:

DR CR

Inventaris—Kontrol 6.800.00
Hutang—Kontrol 6.800.00

Jika metode persediaan periodik digunakan, maka ayat jurnalnya adalah:

DR CR

Pembelian 6.800.00
Hutang—Kontrol 6.800.00

Sistem Pembayaran Voucher

Daripada menggunakan prosedur AP yang dijelaskan di bagian sebelumnya, banyak perusahaan

menggunakan sistem hutang voucher. Di bawah sistem ini, departemen AP menggunakan voucher
pengeluaran kas dan memelihara register voucher. Setelah petugas AP melakukan pencocokan tiga arah,
ia menyiapkan voucher pengeluaran tunai untuk menyetujui pembayaran. Voucher memberikan kontrol
yang lebih baik atas pengeluaran kas dan memungkinkan perusahaan untuk mengkonsolidasikan
beberapa pembayaran ke pemasok yang sama pada satu voucher, sehingga mengurangi jumlah cek yang
ditulis. Gambar 5-8 menunjukkan contoh voucher.

Setiap voucher dicatat dalam register voucher, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 5-9. Daftar
voucher mencerminkan kewajiban AP perusahaan. Jumlah voucher yang belum dibayar dalam register
(yang tidak memiliki nomor cek dan tanggal pembayaran) adalah total saldo AP perusahaan. Petugas AP
mengarsipkan voucher pengeluaran kas, bersama dengan dokumen sumber pendukung, dalam file
hutang voucher. File ini setara dengan file AP terbuka yang dibahas sebelumnya dan juga diatur
berdasarkan tanggal jatuh tempo. DFD pada Gambar 5-1 mengilustrasikan kedua metode pengakuan
kewajiban.

POSTING KE BUKU UMUM. Fungsi buku besar menerima voucher jurnal dari departemen AP dan
ringkasan akun dari pengendalian persediaan. Fungsi buku besar memposting dari voucher jurnal ke
inventaris dan akun kontrol AP dan merekonsiliasi akun kontrol inventaris dan ringkasan anak
perusahaan inventaris. Voucher jurnal yang disetujui kemudian diposting ke file voucher jurnal. Dengan
langkah ini, fase pembelian dari siklus pengeluaran selesai.

SISTEM FISK

Pada bagian ini kita memeriksa sistem fisik. Ini dimulai dengan tinjauan prosedur manual dan kemudian
beralih ke menangani beberapa bentuk sistem berbasis komputer. Seperti disebutkan dalam bab
sebelumnya, sistem manual dibahas di sini sebagai bantuan pelatihan visual untuk mempromosikan
pemahaman yang lebih baik tentang konsep yang disajikan di bagian sebelumnya. Dari titik ini, oleh
karena itu, pembaca dapat melanjutkan dengan meninjau sistem manual atau, tanpa kehilangan konten
teknis, mengabaikan materi ini dan langsung membuka aplikasi pembelian dan pengeluaran tunai
berbasis komputer yang terdapat di halaman 234.
SISTEM MANUAL

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang disajikan pada
bagian sebelumnya. Ini akan membantu Anda membayangkan hubungan antara unit organisasi,
pemisahan tugas, dan arus informasi yang penting untuk operasi dan pengendalian internal yang efektif.
Selain itu, kami akan menyoroti inefisiensi yang melekat pada sistem manual, yang memunculkan
peningkatan teknologi dan teknik yang digunakan oleh sistem modern. Pembahasan berikut didasarkan
pada Gambar 5-12, yang menyajikan diagram alur sistem pembelian manual.

Kontrol Inventaris. Ketika persediaan turun ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan, petugas
menyiapkan permintaan pembelian. Satu salinan permintaan dikirim ke departemen pembelian, dan
satu salinan ditempatkan di file permintaan pembelian terbuka. Perhatikan bahwa untuk memberikan
kontrol otorisasi yang tepat, departemen pengendalian persediaan dipisahkan dari departemen
pembelian, yang menjalankan transaksi.

Departemen pembelian. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya

berdasarkan vendor, dan menyiapkan PO multi bagian untuk setiap vendor. Dua salinan PO dikirim ke
vendor. Satu salinan PO dikirim ke pengendalian persediaan, di mana petugas menyimpannya dengan
permintaan pembelian terbuka. Satu salinan PO dikirim ke AP untuk diarsipkan dalam file AP yang
tertunda. Satu salinan (salinan buta) dikirim ke departemen penerima, di mana disimpan sampai
persediaan tiba. Petugas mengarsipkan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam
file PO terbuka.

Menerima. Barang yang datang dari vendor direkonsiliasi dengan blind copy PO. Setelah penghitungan
fisik dan pemeriksaan selesai, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan multibagian yang
menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Satu salinan laporan penerimaan menyertai persediaan fisik
ke gudang. Salinan lain dikirim ke departemen pembelian, di mana petugas pembelian mencocokkannya
dengan PO terbuka. Petugas menutup PO yang dibuka dengan mengajukan permintaan pembelian, PO,
dan laporan penerimaan dalam file PO yang ditutup.

Salinan ketiga dari laporan penerimaan dikirim ke pengendalian persediaan di mana (dengan asumsi
sistem biaya standar) buku besar pembantu persediaan diperbarui. Salinan keempat dari laporan
penerimaan dikirim ke departemen AP, di mana itu diajukan dalam file AP yang tertunda. Salinan akhir
dari laporan penerimaan diajukan di departemen penerimaan.

Departemen AP. Ketika faktur tiba, petugas AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen
dalam file tertunda, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan mempostingnya ke akun pemasok
di buku besar pembantu AP (daftar voucher). Setelah mencatat kewajiban, petugas AP mentransfer
dokumen sumber (PO, laporan penerimaan, dan faktur) ke file hutang voucher terbuka (APOK).

Departemen Buku Besar. Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen AP dan
ringkasan akun dari pengendalian persediaan. Petugas buku besar merekonsiliasi ini dan posting ke
persediaan dan akun kontrol AP. Dengan langkah ini, fase pembelian dari siklus pengeluaran selesai.