MATERI PRESENTASI SIM

KONSEP DASAR INFORMASI

Data dan Informasi

1. Data
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda,kejadian,aktivitas,dan
transaksi yang tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakainya atau
pengertian lainnya data adalah deskripsi dari sesuatu atau kejadian yang
dihadapi.
Sumber dari informasi adalah data (jadi tanpa adanya data yang jelas dan rinci
tidak akan bisa membentuk atau menjadi sumber informasi yang jelas dan
rinci pula)
Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar
bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan
dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat
dilihat dalam contoh kasus :

KEGIATAN
PERUSAHAAN
terdapat

HASIL TRANSAKSI
PENJUALAN OLEH
SEJUMLAH SALESMAN

DATA/FAKTUR- Diperoleh
FAKTUR DARI data/faktur tsb diolah informasi
PENJUALAN

Penjelasan bagan :
di dalam kegiatan suatu perusahaan, terdapat hasil transaksi penjualan oleh
sejumlah salesman, dalam hasil transaksi penjualan tersebut maka dihasilkan
sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu
periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat
memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan
keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih
lanjut, semisal pada saat pengolahan, data-data tersebut dipisahkan sesuai
dengan jenis-jenis datanya untuk bisa menjadi suatu informasi yang
jelas,rinci dan juga akurat.

Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain misalnya:

Laporan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan
besarnya komisi dan bonus.
Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi
dan periklanan.
Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol
persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku
terjual.

JENIS-JENIS DATA
Data ini juga terbagi-bagi jenisnya, dapat berupa nilai yang
terformat,teks,citra,audio dan video.
Data yang terformat adalah data dengan format tertentu. Misalnya data yang
menyatakan tanggal atau jam atau menyatakan nilai mata uang.
Teks adalah sederetan huruf,angka,dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan
$) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara
individual. Contoh teks adalah artikel Koran.
Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik,foto,hasil rontgen ataupun gambar yang lain.
Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik,suara orang atau
suara binatang,gemericik air,detak jantung merupakan contoh data audio.
Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan
bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan
suatu kejadian atau aktifitas.

HIRARKI DATA

data ini juga disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data,
rekaman (record), dan berkas (file).
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagt menjadi
unit data yang lain. Pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama
pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribul lain yang berkaitan dengan
pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), Mom, itenk dan
atribut.
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, Sebagai
contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tinggal lahir seorang pegawai dapat
dihimpun dalam sebuah rekarnan. Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan
baris.
Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk
sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan
dengan suatu subjek. Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau
tabel mem-bentuk sebuah basis data. Sebagai contoh, sebuah basis data
kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data
presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

Baik, selanjutnya saya akan melanjutkan pembahasan mengenai Informasi

2. Informasi
(Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi) jadi,
Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang dikelola menjadi sesuatu
yang bermanfaat bagi penerimanya. Biasanya, informasi akan diproses terlebih
dahulu agar penerima mudah memahami informasi yang diberikan. Atau arti
lain dari informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi
sesuai dengan keperluan tertentu.

Informasi sebagai aset perusahaan

Dalam perusahaan dikenal 4M dan 1i yang merupakan aset perusahaan,

yang meliputi: Mesin, Material, Modal, Manusia dan Informasi. Oleh karena
itu, Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen
modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi
(KARENA) Informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan
organisasi bisnis.
 (nah jadi, Informasi adalah salah satu aset bagi sebuah perusahaan
atau organisasi, yang sebagaimana sama dengan aset lainnya, dimana
informasi memiliki nilai tertentu bagi perusahaan atau organisasi tersebut.
Sehingga informasi itu harus dilindungi untuk menjamin kelangsungan
perusahaan atau organisasi, meminimalisir kerusakan karena kebocoran
sistem keamanan informasi, mempercepat kembalinya investasi dan
memperluas peluang usaha)

Beragam bentuk informasi yang mungkin dimiliki oleh sebuah perusahaan atau
organisasi meliputi diantaranya:
1. Informasi yang tersimpan dalam komputer (baik desktop komputer
maupun mobile komputer). informasi ini ditransmisikan melalui
network, informasi yang dicetak pada kertas, dikirim melalui fax,
tersimpan dalam disket, CD, DVD, flashdisk, atau media penyimpanan
lain.
2. Informasi yang dilakukan dalam pembicaraan (termasuk percakapan
melalui telepon). biasanya dikirim melalui tele ataupun email.
3. Informasi yang tersimpan dalam database, informasi database bisa
tersimpan dalam film, dipresentasikan dengan OHP atau media
presentasi yang lain, dan metode-metode lain yang dapat digunakan
untuk menyampaikan informasi dan ide-ide baru organisasi atau
perusahaan.

Pengguna Informasi
(Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi,
tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal atau (di luar organisasi)) jadi untuk
pengguna informasi itu dibagi menjadi 2, yaitu
Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga
manajemen tingkat atas
Dan untuk
Pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau
mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
(untuk memahami lebih jelas mengenai pengguna informasi kita harus
memahami dan mengetahui juga level-level manajemen dalam sebuah
organisasi)
Ada 3 kelompok manajemen, yaitu :
Manajemen tingkat bawah (manajemen ini) bertanggung jawab terhadap
pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional sehari-hari. Yang
termasuk manajemen tingkat bawah antara lain: penyedia (supervisor), kepala
proyek, dan kepala bagian.
Manajemen tingkat menengah (manajemen ini) bertanggung jawab dalam hal
perencanaan dan koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Yang Termasuk dalam kategori ini, yaitu
manajer pabrik, manajer operasi, dan manajer divisi.\
Lalu yang terakhir ada
Manajemen tingkat atas yang bertanggung jawab terhadap perencanaan
jangka panjang atau (yang biasa disebut sebagai rencana strategis) dan
menetapkan tujuan organisasi. Yang Termasuk dalam kategori ini yaitu direktur
dan wakil direktur.

KUALITAS INFORMASI

Dalam kualitas informasi, ada 3 hal yang harus diperhatikan.

Relevan, dimana dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan
manfaat bagi pemakainya. (jadi, Kadar relevansi informasi antara yang satu
dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-
masing pengguna informasi tersebut. Jadi harus diperhatikan apakah
informasi yang diterima tersebut berguna atau tidak bagi penggunanya)
Akurat, yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu
informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi
penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari
informasi tersebut.
Tepat waktu, dimana Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai dalam hal
penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang,
maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun
menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi.

SIKLUS INFORMASI

Pembahasan siklus :
Untuk pembahasan siklus informasi ini, agar lebih jelas akan kami jelaskan
dengan memakasi sebuah contoh.
Nah, jadi dalam siklus informasi dimulai dari data, dimana Data merupakan
bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu
diolah lebih lanjut, sebagai contoh misalnya data tersebut berupa data pribadi
mahasiswa, data nilai siswa, data quesioner, ataupun data guru.
Lalu, Data-data yang ada, diinputkan untuk segera ditindaklanjuti ke dalam
proses pengolahan.
Lalu Data-data yang telah diinputkan diproses melalui dan menggunakan suatu
model tertentu. Contohnya nilai mahasiswa yang dihasilkan berupa nilai
angka. Lalu data yang didapat ini masih kurang jelas bagi penerimanya nanto
maka nilainya akan diproses kembali dengan menghasilkan grade dengan
alfabet A B C D. Pada proses ini data-data tersebut disimpan ke dalam
database dan dapat diambil kembali untuk melakukan suatu proses.
Setelah itu Data-data yang telah diproses kembali tadi telah menghasilkan
grade alfabet A B C D, selanjutnya akan menghasilkan informasi yang sesuai
dengan data yang sudah ada dimana nilai mahasiswa sudah berurutan sesuai
dengan hasil akhir yang didaptkan.
Penerima selanjutnya menerima informasi tersebut. Hal ini penerima
merupakan orang yang berkepentingan dengan informasi tersebut.
Selanjutnya penerima akan membuat suatu keputusan dan melakukan suatu
Tindakan dimana dari hasil tersebut akan mendapat suatu hasil keputusan
yang sudah ditangkap melalui panca indra, misal data tersebut dilihat oleh
mata. Maka setelah sudah mendapat suatu hasil keputusan, nilai tersebut
selanjutnya akan dimasukkan ke dalam data penilaian mahasiswa dikampus
dan selanjutnya data tersebut akan diproses kembali oleh pihak kampus agar
bisa diberikan atau dilihat oleh mahasiswa.

Perbedaan Data dan Informasi

Nah dari definisi dan contoh mengenai data dan informasi dapat disimpulkan
beberapa perbedaan data dan informasi yaitu :

• Data lebih cenderung ke penjelasan singkat atau sebuah gagasan yang belum
menjelaskan sebuah peristiwa atau hasil kegiatan, data juga tidak bisa
digunakan untuk pengambilan keputusan sedangkan informasi adalah hasil
pengolahan dari data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
• Data terkadang tidak dapat digunakan dan diterima oleh akal pikiran
penerima, sedangkan informasi dapat berguna dan dapat diterima oleh akal
pikiran penerima.
• Data mempunyai lingkup lebih detail dan bersifat teknis, sedangkan
informasi menghasilkan penjelasan yang dapat dipakai untuk mengambil
keputusan. Data penjualan misalnya merupakan penjelasan yang bersifat
mentah, tetapi informasi penjualan per bulan akan dipakai oleh manajemen
untuk mengambil suatu keputusan.