“MEMPRAKTEKAN PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS”

Mata kuliah : Komunikasi Bisnis

Dosen Pembimbing : Putu Riska Wulandari, S.Si.,M.Si

OLEH :

NAMA KELOMPOK 05 :

1. Ni Putu Fitri Ardiani (1902622010469 / 12)

2. Dewa Ayu Putri Dwi Pratiwi (1902622010483 / 26)
3. Ni Ketut Wahyu Werdhi Arini (1902622010484 / 27)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MAHASASWATI DENPASAR

2021 / 2022
 PEMBAHASAN

6.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik akan bermasalah dalam isi,
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan
baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima (Dewi,
2007). Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele - tele)
Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami
ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian
ide pendukung atau pelengkap.
4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis
Inti pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan
secara kronologis dapat membingungkan penerima. Inti pesan seolah terlepas dan
sulit dikaitkkan satu sama lain. Hal yang harus diperhatikan untuk dapat
mengorganisasikan pesan bisnis :
1. Subjek dan tujuan harus jelas
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3. Ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua informmasi yang penting harus sudah tercangkup
Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman
penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,
mengorganisasikan suatu pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan
efisiensi penyusunan pesan. Menurut (Juck’s, 2013), pesan yang diorganisasikan
dengan baik memiliki beberapa manfaat antara lain :
 a. Membantu audiens memahami pesan
Dengan mengemukakan inti penting secara jelas, menyusun ide secara logis dan
runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens
akan dengan mudah memahami tujuan pesan
b. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan yang baik akan membantu audiens menerima isi pesan
tersebut.
c. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens, maka dengan adanya pengorganisasian pesan yang
baik akan menghemat waktu.
d. Menyederhanakan tugas komunikasi
Dengan mengetahui apa yang akan disampaikan, dan mengetahui cara
menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin
tinggi rasa percaya diri komunikator semakin cepat dan efisien dalam
menyelesaikan pekerjaan.
Menurut (Utiik, 2020), mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan dengan
tiga langkah berikut :
1. Menetapkan ide/gagasan pokok
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan
bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau
tema sentral pesan. Terdapat tiga teknik dalam menentukan ide atau gagasan
pokok, yaitu :
- Brainstorming
Brainstorming adalah sebuah metode yang bisa dilakukan untuk memecahkan
berbagai masalah dan menghasilkan beragam ide baru sebanyak mungkin
dengan cepat. Seperti namanya, brainstorming memiliki tujuan untuk
merangsang otak berpikir secara logis, spontan, dan kreatif
- Minta petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana cenderung
meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
- Mengulang kebiasaan
 Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian berulang-ulang, biasanya
dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok
dilakukan pada kebiasaan yang ada.
2. Mengelompokkan ide/gagasasn
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam
menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau
kerangka akan membantu membayangkan hubungan, antara bagian-bagian pesan.
3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan
pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian
ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :
- Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)
Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide, dimana ide
pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung
atau argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu dipergunakan apabila
penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat
menerima pesan tersebut.
- Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)
Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan
di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif
dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi
negatif atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima
diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap
skeptis.
Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :
a. Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung
pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Contohnya, membuat surat
penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki keinginan yang tinggi
terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan
langsung. Isi dari surat direct request harus terdiri dari 3 bagian yaitu :
- Bagian awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan yang berisi alasan
mengapa mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan
sebaiknya jelas, singkat, dan tidak bertele-tele. Tujuannya agar pihak atau
 orang yang membaca permintaan menjadi lebih paham akan maksud yang
terkandung dalam surat permintaan.

- Bagian pertengahan
Pada bagian ini terdapat penjelasan rinci dari apa yang dituliskan pada bagian
pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rinci dari maksud permintaan.
- Bagian akhir
Bagian ini merupakan penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan
beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi
terhadap apresiasi maupun pemberiaan good will.
b. Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang
disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan
rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik
yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan
harga, undangan, ucapan selamat, dan lain sebagainya. Pesan-pesan seperti itu
sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau
positif.
c. Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti itu sebaiknya
menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang
halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.
d. Pesan persuasif, pesan ini bertujuan untuk membujuk penerima yang tidak tertarik
pada pesan tersebut, terdapat kemungkinan penerima akan bereaksi negatif. Oleh
karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung. Pesan
persuasif yang efektif mencangkup beberapa komponen penting yaitu menetapkan
kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens, dan memilih daya pemikat.
Terdapat beberapa langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-
pesan persuasif (Dwi, 2016) yaitu :
- Analisis audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang baik adalah dengan menghubungkan
suatu pesan dengan minat dan daya tarik audiens.
- Mempertimbangkan perbedaan budaya
 Pemahaman mengenai perbedaan budaya yang ada akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audients, karena cara memberikan persuasif untuk
budaya yang berbeda akan berbeda juga.
- Memilih pendekatan organisasional
Dalam hal ini dapat digunakannya pendekatan tidak langsung dalam
menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika audiens obyekif atau
lebih menyukai mendengar pesan-pesan disampaikan secara segera,
pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung.

6.2 Memformulasikan Pesan Bisnis

Ketika menyusun naskah pesan bisnis untuk pertama kali, hal-hal yang harus
diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya
dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang.
Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki (Dewi, 2007).

6.3 Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan
keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada sesuai dengan peristiwa.
Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan
hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan
jalur komunikasi tetap terbuka (Dewi, 2007).
Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan ciri
khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan
dengan norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi.
Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata
tertentu yang cenderung sama. Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis,
sebaiknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan
dengan sangat hati-hati, tidak berceramah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan
agar tidak terkesan sombong (Dewi, 2007).
Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi
bisnis tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut
(Sanjaya, 2018) :
 - Courtesy (sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, tidak membedakan jenis kelamin, dan
permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.
- Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata,
ejaan dan tata bahasa. Mengurangi penggunaan kata-kata dan istilah yang tidak
familiar akan memudahkan para audiens dalam memahami.
- Conciseness (ringkas)
Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secara ringkas. Tidak
menggunakan kata-kata yang mubazir serta tidak mengulang kata yang dirasa
tidak terlalu perlu atau penting. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena
lebih ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami.
- Clarity atau clearness (jelas)
Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan. Kalimat-kalimatnya tidak terlalu panjang dan berhubungan secara
logis.
- Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan
tidak biasa.
- Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.
Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian.

6.4 Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik
umum, dengan satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting
dari keseluruhan pesan.  Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi. Komunikasi
dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau paragraf panjang
hingga beberapa halaman. Pada umumnya paragraf yang pendek dapat lebih mudah
dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang (Dewi, 2007). Paragraf dengan
pengembangan susunan logis mengenal beberapa urutan yaitu klimaks dan antiklimaks:
 - Pengembangan paragraf dengan cara ini dilakukan dengan merinci pikiran pokok.
Gagasan disusun secara urut dari gagasan yang dianggap mempunyai kedudukan
paling bawah/rendah/sederhana.
- Jika gagasan disusun dari urutan yang paling sederhana menuju urutan kompleks,
paragraf tersebut dikembangkan dengan cara klimaks.
- Jika gagasan disusun dari urutan paling kompleks menuju urutan yang paling
sederhana, pengembangan paragraf tersebut menggunakan cara antiklimaks.
Paragraf umumnya memiliki tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung
topik dan kalimat peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan
bagaimana subjek akan dikembangkan. Selanjutnya paragraf dikembangkan melalui
deretan kalimat berkaitan yang menyediakan dukungan untuk kalimat topik. Agar
paragraf dapat diatur dalam urutan logis dan terpadu, diperlukan beberapa unsur
peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata – kata
yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan
rugi, legal dengan illegal) (Dewi, 2007).
Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang
paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu :
a. Ilustrasi yaitu mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh
yang dapat memperjelas ide pokok.
b. Perbandingan atau kontras yaitu mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
c. Sebab akibat yaitu mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
d. Klasifikasi yaitu mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi
beberapa kategori spesifik.
e. Masalah dan penyelesaian yaitu mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu
masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.
6.5 Contoh Pesan Formal dan Informal
a. Nada Formal

Ibu Riska Yth.

Merujuk surat permintaan penawaran harga dengan nomor 065/UM/XII/2021

tanggal 25 Oktober 2021, bersama ini kami informasikan harga dan spesifikasi
komputer berbagai merek sesuai perincian terlampir.

Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman, dan pemasangan,

serta garansi hardware selama 1 (satu) tahun sejak pemasangan. Di samping itu,
selama garansi hardware, kami memberikan jaminan kelangsungan kerja dengan
memberikan pinjaman peralatan pengganti selama peralatan yang dibeli dalam
masa perbaikan.

Demikian penawaran harga ini kami sampaikan. Apabila ibu memerlukan

penjelasan lebih lanjut, mohon segera menghubungi kami pada setiap hari kerja.

Hormat saya,

Yeni

b. Nada Informal

Intan Yth.

Menyambung pembicaraan perteleponan, berikut saya kirimkan daftar harga

berbagai jeniskomputer beserta spesifikasinya.

Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman, dan pemasangan,

serta garansi hardware selama 1 (satu) tahun sejak pemasangan.

Jika pekerjaan terganggu atau terhenti karena kerusakan, Intan tidak perlu
khawatir. Pinjaman peralatan pengganti akan diberikan apabila peralatan yang
dibeli mengalami kerusakan. Saya jamin Intan tidak akan kecewa

Jika memerlukan penjelasan lebih lanjut, bisa menghubungi saya di kantor

pada setiap hari kerja.

Salam,

Yeni
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, S. (2007). Komunikasi Bisnis (Edisi 1). Penerbit : C. V Andi Offset, Yogyakarta.
(Diakses pada 22 September 2021)

Dwi, M. (2016). Penulisan Pesan-Pesan Persuasif.

https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-pesan-pesan-persuasif/ (Diakses
pada 28 September 2021)

Juck’s. (2013). Perencanaan Pesan-pesan Bisnis.

https://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/
(Diakses pada 21 September 2021)

Sanjaya, H. (2018). Pengorganisasian Pesan Bisnis. SlidePlayer.

https://slideplayer.info/slide/12931666/ (Diakses pada 19 September 2021)

Utiik, N. (2020). Pengorganisasian Pesan Bisnis. Scribd.

https://www.scribd.com/document/479648866/BAB-6-PENGORGANISASIAN-
PESAN-BISNIS (Diakses pada 18 September 2021)