PENGENDALIAN, PENCATATAN DAN PELAPORAN

A. PENGENDALIAN
Tujuan : pengendalian persediaan farmasi untuk menghindari terjadinya kelebihan,
kekurangan, kekosongan, kerusakan , kadaluarsa, kehilangan serta
pengembalian pesanan.
Prosedur :
1. menggunakan kartu stok baik secara manual atau eloktronik.
2. Kartu stok sekurang – kurangnya memuat nama sediaan farmasi, tanggal
kadaluwarsa, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan.
3. Pengendalian persediaan obat terdiri dari :
a) Pengendalian ketersediaan
 Perencanaan yang kurang tepat
 Perubahan kebijakan pemerintah ( e-katalog)
 Langkah yang dilakukan oleh apoteker untuk mencegah
kekurangan sediaan farmasi :
 Analisis
 Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama
komponen aktifnya
 Lakukan stoke opname sediaan farmasi ( 6 bulan sekali), khusus
narkotika dan psikotropika (1 bulan sekali).
b) Pengendalian penggunaan
 Memperkirakan/ menghitung pemakaian rata-rata periode
tertentu ( stok kerja)
 Menentukan :
1. Stok optimum
2. Stok pengaman
3. Menentukan waktu tunggu (lead time)
B. PENCATATAN DAN PELAPORAN
1) Pencatatan

Tujuan : untuk memonitor keluar dan masuknya ( mutasi) sediaan farmasi di apotek,
dapat dilakukan dalam bentuk digital atau manual.

Prosedur :

1. Pencatatan dalam bentuk manual biasanya menggunakan kartu stok.

2. Fungsi kartu stoke :
 Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi pembekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)
  Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukan mencatat data mutasi 1 (satu)
jenis pembekalan farmasi.
 Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan,
pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik
pembekalan farmasi dalam tempat penyimpanannya.
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
 Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan pembekalan farmasi
bersangkutan.
 Pencatatan dilakukan secara rutin dan hari ke hari
 Setiap terjadi mutasi pembekalan (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadaluarsa) langsung dicatat dalam kartu stok
 Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.
4. Petunjuk pengisian :
 Kartu stok memuat nama pembekalan farmasi, satuan, asal (sumber) dan
diletakkan bersama pembekalan farmasi pada lokasi penyimpanan.
 Bagian judul pada kartu stok di isi dengan :
1. Nama pembekalan farmasi
2. Kemasan
3. Isi kemasan
5. Kolom-kolom pada kartu stok di isi sebagai berikut :
1. Tanggal penerimaan atau pengeluaran
2. Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran
3. Sumber asal perbekalan farmasi atau kepada siapa perbekalan farmasi
dikirim
4. No. batch/no.lot
5. Tanggal kadaluwarsa
6. Jumlah penerimaan
7. Sisa stok
8. Paraf petugas yang mengerjakan
2) Pelaporan

Tujuan : untuk penanganan informasi dalam pengendalian pembekalan dan untuk

melindungi rekaman yang disimpan secara elektronik, terjaga keamanan,
kerahasiaan, perubahan data dan mencegah akses yang tidak berwenang
terhadap rekaman tersebut.

Prosedur :

1. Pengumpulan
2. Perekaman
3. Penyimpanan
4. penemuaan kembali
5. meringkas, mengirim dan informasi penggunaan sediaan farmasi