NAMA : SIMON PARLINDUNGAN TAMBUNAN

NIM : 7193344004

PRODI : PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

MATKUL : ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

A. PENGERTIAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Pengawasan material ialah untuk mengetahui apakah barang – barang yang disediakan /
dibeli sesuai dengan rencana pengadaanya. Hal ini menyangkut prosedur pengandaanya ,
harganya, kuanitas dan kualitas , penyimpanan, pengangkutan dan pemeliharanya . Bukti
pembayaran dan penerimaan barang , jenis – jenis barang , merk , anggaran , rencana
penghapusan / pelelangan dan yang sehubungan dengan itu.

Sedangkan pengawasan represif yaitu pengawasan yang dilakukan sesudah pekerjaan

dilaksanakan (post-audif). Misalnya memeriksa surat – surat bertanggung jawaban , surat
kontrak, laporan yang sehubungan dengan itu. Pengawasan fisik adalah pengawasan yang
dilaksanakan mengenai pemeriksaan langsung terhadap barang - barang baik yang baru
diadakan maupun yang ada di ruangan.
B.PELAKSANAAN , PETUGAS DAN ALAT ALAT PENGENDALIAN

Melakukan kegiatan apapun termasuk pengendalian perbekalan merupahkan suatu dalam

proses . Sebagai suatu proses maka hal tersebut terdiri dari beberapa tahap. Tahap – tahap dalam
proses pengendalian kegaitan perbekalan terdiri dari tahap :

a. Menetapkan alat pengkur (Standartd)

b. Mengadakan Penilaian (Evaluasi)

c. Mengadakan tindakan perbaikan (Corrective Action)

Alat pengukur utama bagi kegiatan – kegiatan perbekalan adalah rencana kebutuhan
perbekalan dari organisasi. Rencana kebutuhan perbekalan bagi suatu instansi ditetapkan berbeda
masukan – masukan dari unit – unit organisasi dengan berpedoman kepada kebijaksanaan
pimpina yang berwenang seta peraturan – peraturan dan keputusan – keputusan dari instansi
lebih tinggi.

Selain dari pada itu kegiatan perbekalan yang lebih kecil seperti kegiatan penyimpanan,
pemeliharaan dan penyaluran kemungkinan ada pertauran khusus dari instansi yang lebih yang
bersangkut.

Tahap terakhir dalam pengendalian ini yakni mengandalkan yakni mengadakan tindakan
perbaikan dilakukan oleh para pengendalian bilamana terdapat penyimpanan – penyimpanan
yakni ada ketidaksesuain antara standartd dengan pelaksanaan kegiatan perbekalan.

Mengenai petugas pengendalian sesuai dengan alternatif susunan organisasi perbekalan

maka ada tiga kemungkinan petugas pengendalian yaitu :

- Setingkat atasan dari kepala unit perbekalan

- Kepala unti perbekalan
- Satuan unit pengendalian yang menjadi bawahan KUP
 Karena penghapusan itu merupahkan kegiatan menghapuskan barang milik /
kekayaan negara dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan dan perundang –
undangan yang berlaku , dengan pertimbangan.

a. Keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi

b. Perbaikan menelan biaya yang besar sehingga merupahkan pemborosan negara.

c. Secara teknis dan ekonomis kegunaan tidak seimbang dengan biaya

pemeliharan

d. Hilang akibat surat diluar kekuasaan pengurus barang

e. Tidak sesuai dengan kebutuhan masa kini

f. Kelibihan persediaan yang jika disimpan lebih lama bertumbuh rusak

g. Musnah akibat bencana alam

h. hilang karena dicuri , dirampok, diselewengkan,dsb

i. Hewan dan Tanaman mati , cacat ,dsb

j. Karena Peraturan pemerintah

Dalam Penghapusan barang dicantumkan mengenai penghapusanya diantara lain sebagai

berikut :

1. Dijual secara umum melalui kantor lelang negara.

 2. Dijual secara langsung

a. Hasil penjualan a dan b disetor ke kas negara

b. Dihibakan , disambungkan

c. Tukar menukar

d. Penyetoran modal pemerintah

e. Dimusnahkan , dibakar , dikubr , dibuang ke laut ,dimatikan dan lain lain

Dilaksanakanya penghapusan dilakukan panitiapelangan atau panitia pemusanhan yang

dibentuk oleh unit pengelola material. Setelah panitia pelelangan / pemusnahan melakukan tugas
lalu melaporkan dengan berita acara kepada pemimpin unit pengelola materil.

Pengahapusan barang yang hilang dicuri, dirampok dan sebagainya . Pengurus barang
melaporkan kepada kepala satuan kerja / kantor / kelompok proyek bahwa ada kehilangan
barang.

Berita acara kepolisian diharapakan paling lama 3 bulan sudah dapat diterima maka
panitian tuntutan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan dari anggota tuntunan
ganti rugi ditempat kejadian. Kesimpulan tuntutan ganti rugi dapat berupa sebagai berikut :

a. Sipemeganga dalam menggunakan peralatan negara terdapat unsur kelalaian yang

mengakibatkan kerugian bagi neagara maka yang bersangkutan dikenakan ganti rugi senilai
barang yang hilang tersebut

b. Sipemegang dalam mempergunakan barang negara sudah cukup hati hati dan menurut
semua petujuk yang diberikan dan kehilangan itu diluar kemampuanya, maka yang bersangkutan
diberikan dari tuntutan ganti rugi.

Rumah golongan II yang berupa flat , mess, asrama yang terdapat didalam kampus /
perkarangan sekoalh atau dalam keadaan sangketa tidak bisa dipindahkan golongannya ke
golongan III yang berarti tidak bisa disewakan belikan kepada penghuni yang sah , Rumah
golongan III tersebut berada dibawah wewenang PU . Penghapusan barang karena hal khusus
antara lain :
 a. Pemberian hadiah atau hibah

Barang milik negara yang diberikan kepada pihak luar perlu diantara sebagai berikut :

1. Bila barang yang akan diberikan itu sudah tercantum dalam daftar isian proyek atau
daftar isian kebutuhan setelah diadakan tidak perlu diinventariskan . Oleh karena itu
penghpausanya cukup dengan berita acara dari penguasan barang bahwa barang tersebut sebagai
hadiah / hibah kepada yang dimaksud dalam ini tidak perlu keputusan menteri untuk
penghapusan barang tersebut.

2. Bila barang yang akan dihadiahkan itu adalah barang yang sudah masuk daftar
invetaris , maka barang itu tidak dapat dihadiahkan begitu saja sebelum mendapatkan
persetujuan dari menteri keuangan.

b. Barang rusak / hilang karena bencana alam

Penghapusan barang karena bencana alam , tatacara penghapusannya sama dengan cara
penghapusan barang rusak / tua / berlebih, tapi harus ditambah surat keterangan dari pemerintah
daearh yang menerangkan bahwa didearahnya benar – benar terjadi bencana alam tersebut

c. Barang yang dibakar / dirusak oleh huru – hara harus dihapus dari kekayaan negara.

Bila barang yang rusak tersebut ditahan oleh polri sebagai barang bukti , maka keputusan
penghapusanya dilakukan dengan menteri yang bersangkutan berdasarkan berita acara dari unit
kantor yang bersangkutan dan berita acara / keterangan dari polisi.

d. Penghapusan barang karena susut (Spill Aqe)

1. Bila jumlah barang yang susut itu tidak normal maka penghapusanya sama dengan
dicuri

2. Bila barang susut itu biasa / normal , maka penghapusanya cukup dengan berita acara.