BAB I

LATAR BELAKANG

1.1 Latar Belakang

Farmasi merupakan ilmu yang mempelajari cara membuat, cara mencampur,
meracik formulasi obat, identifikasi, kombinasi, analisis dan
standardrisasi/pembakuan obat serta pengobatan, ternasuk pula sifat-sifat obat dan
distribusinya serta penggunaannya yang aman. Dalam farmasi, kita dapat
mempelajari mengenai pembuatan obat, macam-macam bentuk sediaan obat, cara
pendistribusian obat, perencanaan obat, pengadaan obat, dan pemusnahan obat.
Salah satu faktor penting dalam membangun sumber daya manusia yang
berkualitas adalah kesehatan. Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik,
mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup
produktif secara sosial dan ekonomis. Dalam rangka mewujudkan derajat
kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya maka perlu dilakukan suatu upaya
kesahatan. Pelaksanaan upaya kesehatan dapat dilakukan dalam bentuk
pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan, pengobatan penyakit dan pemulihan
kesehatan oleh pemerintah dan/atau masyarakat.
Dalam pelaksanaan upaya kesehatan, apoteker memegang peranan penting
demi tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggitingginya. Hal
tersebut dapat dilakukan oleh seorang Apoteker dengan melaksanakan pekerjaan
kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian tersebut yaitu pengendalian mutu sediaan
farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau
penyaluran obat, pengelolaan obat, 
Ketersediaan obat-obatan yang bermutu sangat diperlukan untuk menunjang
dan meningkatkan derajat yang kesehatan masyarakat. Obat bukan merupakan
komoditi biasa karena obat digunakan untuk menyelamatkan jiwa (life
saver), memulihkan (restore), atau memelihara (preserve) kesehatan seseorang.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai salah satu mata rantai
pendistibusian obat dan perbekalan farmasi merupakan aktor penting dalam
menjaga mutu kualitas obat, PBF juga merupakan bagian dari pelaku

1
pembangunan kesehatan, penyelenggaraan yang meliputi upaya dan kegiatan yang
menyangkut dasar manusia yang sangat berharga yakni hidup dan
kesejahteraan.
Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan sistem
jaminan kualitas, sehingga obat yang didistribusikan terjamin mutu, khasiat,
keamanan, dan keabsahannya sampai ke tangan konsumen. Sistem ini
dilakukan sejalan dengan sistem Quality Assurance yang telah dilakukan
industri farmasi dalam menjalankan kegiatannya.
Jaringan distributor obat, yakni PBF harus menjamin bawa obat yang
didistribusikan mempunyai izin edar, dengan kondisi penyimpanan yang sesuai
dan terjaga mutunya, serta selalu dimonitor termasuk selama transportasi
serta terhindar dari kontaminasi.
Pedagang Besar Farmasi sebagai salah satu tempat pengabdian profesi seorang
farmasis merupakan bagian terpenting dalam siklus penyaluran sediaan farmasi
melalui apotek, rumah sakit, toko obat, klinik dan puskesmas hingga ke tangan
konsumen. Untuk dapat terlaksananya jaringan distribusi yang baik, maka harus
diperhatikan aspek-aspek yang penting, antara lain manajemen mutu, personil,
bagunan dan peralatan, dokumentasi, dan inspeksi diri.
Dalam rangka untuk mempersiapkan mahasiswa Jurussan Farmasi Universitas
Negeri Gorontalo untuk menjadi seorang tenaga kesehatan khususnya di bidang
kefarmasian maka pihak Kampus mengadakan suatu program praktik kerja
lapangan (PKL) bagi Mahasiswa Farmasi.
Program ini dimaksudkan untuk mempersiapkan Mahasiswa menjadi seorang
Asisten Apoteker (AA) yang terampil, dapat diandalkan secara profesional,
memiliki rasa etis yang mampu melayani dalam bidang kesehatan terutama dalam
bidang farmasi. Serta setelah lulus dan menjadi seorang Asisten Apoteker (AA),
para Mahasiswa diharapkan mampu bekerja dalam proses produksi dan distribusi
obat, membantu kegiatan administrasi, pengawasan dan penyuluhan obat-obatan.

2
B Tujuan Praktek Kerja Lapangan
1. Agar mahasiswa dapat mengetahui cara perencanaan, pengadaan,
penerimaan, pemusnahan obat-obatan.
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui cara penyimpanan obat yang baik dan
benar.
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui cara pendistribusian obat sesuai dengan
CDOB di PBF.
C Tujuan Pembuatan Laporan
Tujuan pembuatan laporan ini yaitu untuk sebagai bahan bacaan dan referensi,
serta menjadi acuan untuk peserta magang berikutnya.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A Uraian Umum Pedagang Besar Farmasi
Sebelum menjadi entitas tersendiri, PT Kimia Farma Trading &
Distribution (KFTD) dulunya merupakan divisi Pedagang Besar Farmasi (PBF)
dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas utama mendistribusikan
produk-produk farmasi yang diproduksi PT Kimia Farma Tbk. ke channel-channel
yang tersebar keseluruh nusantara.Berbekal kemampuan serta penglaman
menangani pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk. sejak tahun
1917, pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian
berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading &
Distribution, yang berbasis Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi.

PT Kimia Farma Trading and Distribution, adalah perusahaan yang

bergerak di bidang Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi. Perusahaan yang
dikenal dengan nama KFTD ini, meliliki wilayah layanan dan jalur distribusi yang
luas, mencakup 33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota.

B. Struktur Organisasi
Pada suatu pencapaian tujuan organisasi perusahaan, diperlukan suatu
struktur organisasi dimana para karyawan, usaha-usaha dikoordinasikan serta
tersusun dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan bekerjasama atas
dasar pembagian tugas dan wewenang serta mempunyai tujuan tertentu.
Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD),
adalah anak perusahaan yang dibentuk oleh Kimia Farma yang berperan penting
dalam upaya peningkatan penjualan produk-produk Perseroan. PT Kimia Farma
Trading & Distribution memiliki jaringan sebanyak 46 cabang dan tenaga
salesman sejumlah 611 orang untuk melayani 45.173 outlet terdaftar di seluruh
wilayah Indonesia. Disamping mendistribusikan produk-produk Kimia Farma,
KFTD juga bertindak sebagai distributor untuk produk-produk principal dari
dalam dan luar negeri.

4
 PT. Kimia Farma Trading dan distribusi, adalah anak perusahaan yang
dibentuk oleh Kimia Farma untuk mengelola Apotek-apotek milik perusahaan
yang ada, dalam upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar
penjualan konsolidasi PT. Kimia Farma Tbk. Tujuan PT. Kimia Farma (Persero)
Tbk. adalah turut serta dalam melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta
program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada
umumnya, khususnya kegiatan usaha 11 dibidang industri kimia, farmasi, biologi,
dan kesehatan serta industri makanan dan minuman. Selain itu juga bertujuan
untuk mewujudkan PT. Kimia Farma (persero) Tbk. sebagai salah satu pemimpin
pasar (market leader) di bidang farmasi yang tangguh. PT. Kimia Farma (Persero)
Tbk. mempunyai 3 fungsi yaitu:
a. Mendukung setiap kebijaksanaan pemerintah di bidang pengadaan obat,
mengingat PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. merupakan salah satu badan
usaha milik negara dalam bidang industri farmasi.
b. Memupuk laba demi kelangsungan usaha.
c. Sebagai ”agent of development” yaitu menjadi pelopor perkembangan
kefarmasian di Indonesia.
C Tugas dan Fungsi Masing-Masing Struktur
1 Managing Director
Tugas Direktur Utama Perusahaan adalah sebagai koordinator,
komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam
menjalankan dan memimpin perusahaan. Tugas tanggung jawab dan wewenang
Managing Director adalah sebagai berikut :
1. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan
2. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
3. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga
keuntungan perusahaan
4. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan

5
 5. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar perusahaan
6. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi
perusahaan
7. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai
bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
8. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
2. Finance & HRD Director
Berikut ini tanggung jawab Finance & HRD Director :
1. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
2. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
3. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
4. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan
pembiayaan perusahaan
5. Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas dan anggaran perusahaan
6. Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan prosedur
keuangan perusahaan
3 Operation Director
Berikut ini tanggung jawab Operation Director :
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan
operasional perusahaan
2. Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, dan proyek
perusahaan.
3. Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai
target tersebut
4. Membantu tugas-tugas direktur utama
5. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses
operasional perusahaan
6. Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan
standar operasional perusahaan
7. Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama

6
4 Accoounting and Finance Manager
Tanggung jawab Accounting and Finance Managerberikut ini diantaranya:
1. Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis
perusahaan.
2. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting
lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.
3. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi
masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.
4. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan
optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting.
5. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target
perusahaan

D HRD and Adm. Personalia Manager

Berikut ini tanggung jawab HRD and Adm. Personalia Manager:

1. Merencanakan dan mengkordinasikan tenaga kerja perusahaan yang hanya
mempekerjakan karyawan yang berbakat
2. Menjadi penghubung antara Manajemen dengan karyawannya
3. Melakukan pelayanan karyawan
4. Memberi masukan pada manajer mengenai kebijakan perusahaan, seperti
kesempatan yang sama pada karyawan atau apabila terjadi pelecehan
seksual.
5. Mengkordinir dan mengawasi pekerjaan para pegawai khusus dan staf
pendukung
6. Mengawasi proses perekrutan, wawancara kerja, seleksi, dan penempatan
karyawan baru.
7. Menangani isu-isu ketenagakerjaan, seperti memediasi pertikaian dan
mengarahkan prosedur kedisiplinan.
1 Logistic and Procurement Manager
Berikut ini tanggung jawab Logistic and Procurement Manager:

7
 1. Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari
dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.
2. Memberikan pengarahan kepada kepala bagian gudang, seperti
melaksanakan tata penyimpanan barang di gudang, menjaga keamanan,
kebersihan dan ketertiban gudang serta melakukan stock opname secara
berkala sesuai yang telah ditetapkan.
3. Memeriksa dan memonitor terus menerus hasil pelaksanaan tugas
bawahannya dan memberikan pengarahan kepada bawahannya.
4. Mencocokkan tingkat stock yng tertera dalam kartu meja dengan yang ada
pada kartu gudang.
5. Mengajukan permintaan penambahan stock kepada direktur utama.
Menjamin kerjasama yang konstruktif dengan bawahan, atasan, rekan
kerja dan pihak luar yang relevan.
2. Sales Manager
Berikut ini tanggung jawab Sales Manager:
1. Membuat Target penjualan dan Strategi pencapaiannya.
2. Membuat Activity Plan bulanan dan tahunan, untuk mencapai target
penjualan ( Identifikasi buyer di dalam coverage area dan aktifitas yang
akan dilakukan)
3. Mengarahkan dan menggerakan masing-masing team Supervisor sesuai
rencana aktifitas (Activity Plan) disesuaikan dengan Segmentasi dan
Target market.
4. Sales Manager setiap hari memonitor aktifitas masing-masing team
supervisor terhadap target penjualan dan tindakan perbaikan &
pengembangan personal Supervisor & Wiraniaga.
3. PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI
3.1.1  Perencanaan, Pemesanan dan Penerimaan Barang
A. Perencanaan
Berdasarkan history penjualan 3 bulan terakhir dirata-ratai program
berkoordinasi logistic koordinasi dengan bagian penjualan (Supplier) dengan
salesman serta marketing.

8
B. Pemesanan  dan Penerimaan Barang dari Unit Logistik Sentral
Suppervisor penjualan mulai membuat perencanaan penjualan kemudian
diserahkan ke suppervisor logistik, setelah suppervisor logistik menerima
perencanaan penjualan kemudian dibuat daftar kebutuhan barang-barang cabang,
kemudian diserahkan ke branch manager lalu daftar kebutuhan barang tersebut
divalidasi setelah itu suppervisor logistik membuat surat pesanan dengan sistem
IT / Sistem Komputerisasi yang tersambung Online ke pusat, unit logistik central
menerima surat pesanan lalu barang dikirim ke cabang kemudian suppervisor
logistik penerima barang.
C.    Pemesanan dan Penerimaan Dari Pihak Ketiga
Suppervisor penjualan membuat perencanaan penjualan kemudian
diserahkan kepada supervisor logistik, setelah suppervisor logistik menerima
perencanaan penjualan dibuat daftar kebutuhan barang cabang yang di validasi
setelah itu branch manager memvalidasi daftar kebutuhan setelah itu suppervisor
logistik membuat surat pesanan aplikasi IT dikirim ke supplier ( melalui fax /
email ) kemudian surat pesanan diterima supplier pihak ketiga lalu barang dikirim
ke cabang suppervisor logistik.
D.    Pemesanan Barang NAPZA (Narkotika, Psikotropika, Prekusor)
a. Pemesanan Narkotika
Pemesanan sediaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotik yang
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Pemesanan dilakukan ke
PT. Kimia Farma Trade and Distribution (satu satunya PBF narkotika yang legal
di indonesia) dengan membuat surat pesanan khusus narkotika rangkap empat.
Satu lembar Surat Pesanan Asli dan dua lembar salinan Surat Pesanan diserahkan
kepada Pedagang Besar Farmasi yang bersangkutan sedangkan satu lembar
salinan Surat Pesanan sebagai arsip di apotek, satu surat pesanan hanya boleh
memuat pemesanan satu jenis obat (item) narkotika misal pemesanan pethidin
satu surat pesanan dan pemesanan kodein satu surat pesanan juga, begitu juga
untuk item narkotika lainnya.

9
b. Pemesanan Psikotropika
Pemesanan psikotropika dengan surat pemesanan rangkap 2, diperbolehkan
lebih dari 1 item obat dalam satu surat pesanan, boleh memesan ke berbagai PBF.
c. Pemesanan Prekursor
Pemesanan prekursor dengan surat pemesanan rangkap 1, dibolehkan lebih dari 1
item obat dalam satu surat pesanan, boleh memesan ke berbagai PBF.
2   Penerimaan
Saat penerimaan harus dilakukan pemeriksaan terhadap:
a. Kebenaran nama, jenis, nomor batch, ED, jumlah dan kemasan harus
sesuai dengan surat pengantar atau pengiriman barang dan atau faktur
penjualan.
b. Kondisi kontainer pengiriman dan atau kemasan termasuk segel, label dan
atau penandaan.
c. Kebenaran nama, jenis, jumlah dan kemasan dalam surat pengantar atau
pengiriman barang dan atau faktur penjualan harus sesuai dengan arsip
surat pesanan.
Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan telah sesuai, penanggung
jawab fasilitas distribusi harus menandatangani surat pengantar atau pengiriman
barang dan atau faktur penjualan dan dibubuhi stempel fasilitas distribusi.
Kemudian dicatat pada kartu stock.
3.    Penyimpanan
Setelah barang diterima dan dicek, selanjutnya adalah proses penyimpanan
barang / obat di gudang. Penyimpanan obat harus disesuaikan dengan suhu
tertentu sesuai jenis obatnya.Tetapi tidak semua obat harus disimpan pada suhu
tertentu, ada pula obat yang disimpan pada suhu normal.Pengaturan suhu
dilakukan dengan tujuan agar kualitas obat tetap terjaga. Suhu yang tidak sesuai
akan merusak obat. Misalnya saja pada suhu -  disimpan di chiller seperti vaksin
anti bisa ular, vaksin anti rabies, vaksin anti tetanus. Penyimpanan obat pada
suhu disimpan dalam chiller seperti grapinom tablet, albumin. Pada
suhu sejuk antara  -  seperti obat-obat injeksi antara lain Govotil Injeksi, Inselin
250 mg, Griseofulvin 500 mg, vit.C, vicce, Betason-N, Betametason, Emibion

10
tablet. Pada suhu kamar antara  - seperti Salbutamol, Paracetamol, Pamol,
Panadol, Magasida, Batugin, Ranitidin injeksi, Tramadol injeksi.
Syarat gudang penyimpanan Narkotika di PBF adalah sebagai berikut:
1. Dinding dibuat dari tembok dan hanya mempunyai satu pintu dengan dua buah
kunci yang kuat dengan merek yang berlainan.
2. Langit-langit dan jendela dilengkapi dengan jeruji besi.
3.    Dilengkapi dengan lemari besi dan mempunyai kunci yang kuat yang ditanam
pada lantai / dinding.
4.    Gudang dan lemari tidak boleh untuk menyimpan barang lain kecuali
ditentukan lain oleh Menteri.
Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :
1.    Kelompok produk
Kelompok produk ini didasarkan pada OTC, Principal, Ethical Brand,
Generik dan Lisensi tetapi tetap dibedakan berdasarkan bentuk sediaan obat, hal
ini untuk mempermudah dalam memantau stok obat dalam gudang, dan juga
untuk menghindari kontaminasi sehingga distribusi obat di monitoring.
2.    Abjad
Penyusunan obat berdasarkan alphabet dilakukan agar dalam mengakses
atau mengambil obat lebih mudah dan cepat, karena telah tersusun rapi
berdasarkan susunan alphabet tersebut.
3.    First In First Out (FIFO)
Barang yang datang pertama kali harus dikeluarkan terlebih dahulu
dari pada yang baru datang, agar tidak terjadi penumpukan barang atau produk
mati yang kemungkinan dapat kadaluarsa sehingga berakibat pada kerugian.
4.    First Expired First Out (FEFO)
Barang yang masa kadaluarsanya lebih awal harus dikeluarkan terlebih dahulu
dari pada masa kadaluarsanya yang masih lama.Hal ini dilakukan untuk
memperkecil kemungkinan penumpukan obat kadaluarsa yang mengakibatkan
kerugian.

11
Peyimpanan Menurut permenkes nomor 3 tahun 2015 Pasal 27
A Pasal 30
PBF yang     menyalurkan     Narkotikaharus     memiliki tempat
penyimpanan Narkotika berupa gudang khusus.
Dalam hal PBF menyalurkan Narkotika dalam bentuk bahan bakudan obat
jadi, gudang khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus terdiri atas:
a.gudang khusus Narkotika dalam bentuk bahan baku
b.gudang khusus Narkotika dalam bentuk obat jadi
Gudang khusus  untuk  tempat  penyimpanan Narkotika sebagaimana
dimaksud  pada  ayat (1) dan  ayat  (2) berada  dalam  penguasaan Apoteker
penanggung jawab.
B. Pasal 31
PBF yang    menyalurkan    Psikotropika harus    memiliki tempat
penyimpanan Psikotropika berupa gudang khususatau ruang khusus.
Dalam  hal  PBF  menyalurkan  Psikotropika  dalam  bentuk  bahan baku
dan  obat  jadi,  gudang  khusus atau  ruang  khusus sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) harus terdiri atas:
a.gudang  khusus  atau  ruang  khususPsikotropika  dalam  bentuk bahan baku;dan
b.gudang khusus atau ruang khususPsikotropika dalam bentuk obat jadi.
Gudang  khusus atau  ruang  khusus untuk  tempat  penyimpanan Psikotropika
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) berada dalam penguasaan
Apoteker penanggung jawab
4   Penjualan
Suppervisor menerima surat pesanan dari salesman kemudian suppervisor
penjualan menyerahkan surat pesanan kepada fakturis, lalu suppervisor penjualan
membuat faktur 1,2,3,4,5 yang diserahkan kepada suppervisor logistik, lalu
supervisor logistik menerima faktur 1,2,3,4,5 kemudian suppervisor logistik
menyiapkan barang lalu dicocokan faktur dengan fisik barang, kemudian dicatat
dibuku ekspedisi pengiriman barang, kemudiaan  barang dengan faktur 1,2,3,4,5
diserahkan kepada pengantar barang, kemudian barang dan faktur 1,2,3,4,5
diterima oleh pengantar barang lalu dibuat tanda terima ekspedisi, kemudian

12
faktur yang ke-5 diserahkan ke supervisor logistik, kemudian barang dan faktur
1,2,3,4 diterima pelanggan, dan faktur 4 diberikan kepada pelanggan, kemudian
supervisor logistik mengecek faktur 1,2,3 jika faktur sesuai maka inkaso diproses
dan jika tidak sesuai maka dilakukan proses claim.
Menurut permenkes nomor 3 tahun 2015
A. Pasal 8
Penyaluran Narkotika,   Psikotropika,   dan   Prekursor   Farmasi wajib
memenuhi Cara  Distribusi  Obat yang Baik sesuai  dengan  ketentuan peraturan
perundang-undangan
B. Pasal 9
1. Penyaluran Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekursor  Farmasihanya
dapat dilakukan berdasarkan:
a.surat pesanan
b.laporan  Pemakaian  dan  Lembar  Permintaan  Obat  (LPLPO)  untuk
pesanan dari Puskesmas.
2. Surat  pesanan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1)huruf  ahanya
dapat  berlaku  untuk  masing-masing  Narkotika,  Psikotropika,  atau
Prekursor Farmasi.
3. Surat pesanan Narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis
Narkotika.
4. Surat  pesanan,Psikotropikaatau  Prekursor  Farmasihanyadapat
digunakan  untuk  1  (satu)  atau  beberapa  jenis Psikotropika  atau
Prekursor Farmasi.
5. Surat  pesanan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat (3)  dan  ayat (4) harus
terpisah dari pesanan barang lain.
 Penyaluran Narkotika Golongan I
A. Pasal 10
1. Penyaluran Narkotika   Golongan I hanya  dapat  dilakukan  oleh
perusahaan PBF milik Negara yang memiliki Izin  Khusus  Impor
Narkotika kepada Lembaga  Ilmu  Pengetahuan untuk  kepentingan

13
 pengembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi, termasuk untuk
kebutuhan laboratorium.
2. Penyaluran Narkotika sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1)  hanya
dapat dilakukan    berdasarkan    surat    pesanan    dari Apoteker
penanggung jawab dan/atau Kepala   Lembaga   Ilmu   Pengetahuan
Penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi Dalam Bentuk
Obat Jadi
B. Pasal 14
1. Penyaluran  Narkotika,  Psikotropika,  dan  Prekursor  Farmasi dalam
bentuk obat jadi hanya dapat dilakukan oleh:
d. Industri Farmasi kepada PBF dan Instalasi Farmasi Pemerintah
e. PBF  kepada  PBF  lainnya,  Apotek, Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit,
Instalasi   Farmasi   Klinik, Instalasi Farmasi   Pemerintah   dan Lembaga
Ilmu Pengetahuan
f. PBF milik  Negara yang  memiliki Izin  Khusus  Impor  Narkotika kepada
Industri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika
g. Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat kepada Instalasi   Farmasi Pemerintah
Daerah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah, dan Instalasi
Farmasi Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian
h. Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah  kepada Instalasi  Farmasi Rumah
Sakit milik Pemerintah Daerah, Instalasi  Farmasi  Klinik milik
Pemerintah Daerah, dan Puskesmas.
2. Selain  kepada  PBF,lainnya,  Apotek,  Rumah  Sakit,InstalasiFarmasi
Pemerintah  dan  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  sebagaimana  dimaksud
pada  ayat  (1)  huruf  b,  PBF  dapat  menyalurkan  Prekursor  Farmasi
golongan obat bebas terbatas kepada Toko Obat.
3.1.5   Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang
lebih ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan
obat di unit pelayanan kesehatan dasar.

14
Tujuan nya agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit
pelayanan kesehatan dasar dan untuk menciptakan keseimbangan antara besar nya
persediaan dengan besar nya permintaan dari sekelompok barang.
5 Pencatatan dan Pelaporan
Pedagang Besar Farmasi wajib membuat pencatatan
mengenai  pemasukan  dan/atau  pengeluaran Narkotika, Psikotropika, dan
Prekursor Farmasi.
Pencatatan  sebagaimana  dimaksud  terdiri atas:
a. Nama, bentuk sediaan,dan kekuatan Narkotika,Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi
b. Jumlah persediaan
c. Tanggal,nomor dokumen, dan sumber penerimaan
d. Jumlah yang diterima
e. Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran/penyerahan
f. Jumlah yang disalurkan/diserahkan;
g. Nomor batchdan     kadaluarsa     setiap     penerimaan     atau penyaluran/
penyerahan; dan
h. Paraf atau identitas petugas yang ditunjuk.
Pencatatan yang dilakukan sebagaimana dimaksud harus dibuat   sesuai
dengan dokumen penerimaan dan dokumen penyaluran
termasuk  dokumen  impor,  dokumen  ekspor dan/atau dokumen penyerahan
Seluruh dokumen pencatatan, dokumen penerimaan, dokumen penyaluran,
dan/atau dokumen penyerahan termasuk surat pesanan Narkotika, Psikotropika,
dan Prekusor Farmasi wajib disimpan secara terpisah paling singkat 3 (tiga) tahun.
Hal ini ditujukan agar, apabila ada pemeriksaan oleh Dinas Kesehatan atau Balai
besar POM dapat dipertanggung jawabkan. Pembukuan yang dimaksud mencakup
surat pesanan, faktur pesanan, faktur pengiriman dan penyerahan, kartu
persediaan digudang maupun dikantor PBF.
PBF yang melakukan penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
Farmasi dalam bentuk obat   jadi wajib membuat, menyimpan, dan
menyampaikan laporan pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan

15
Prekusor Farmasi dalam bentuk obat jadi setiap bulan
kepada  Kepala  Dinas  Kesehatan  Provinsi  dengan tembusan Kepala
Badan/Kepala Balai.
Pelaporan sebagaimana yang dimaksud diatas paling sedikit terdiri atas:
a. nama, bentuk  sediaan,  dan kekuatan Narkotika, Psikotropika,
dan/atau Prekusor Farmasi
b. jumlah persediaan awal dan akhir bulan
c. tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan
d. jumlah yang diterima
e. tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran
f. jumlah yang disalurkan
g. nomor batch dan  kadaluarsa  setiap  penerimaan  atau
penyaluran dan persediaan awal dan akhir.
6 Pemusnahan barang
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2015 Pasal 37
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi hanya dilakukan
dalam hal:
a. diproduksi  tanpa  memenuhi  standar  dan  persyaratan  yang  berlaku
dan/atau tidak dapat diolah kembali
b. telah kadaluarsa
c. tidak  memenuhi  syarat  untuk  digunakan  pada  pelayanan  kesehatan
dan/atau  untuk  pengembangan  ilmu  pengetahuan, termasuk  sisa
penggunaan
d. dibatalkan izin edarnya
e. berhubungan dengan tindak pidana
A. Pasal 38
Pemusnahan  sebagaimana  dimaksud  dalam  Pasal 37 huruf aSampai dengan
huruf d dilaksanakan oleh Industri  Farmasi,  PBF,
Instalasi Farmasi Pemerintah, Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,Instalasi
Farmasi Klinik, Lembaga Ilmu Pengetahuan, Dokter atau TokoObat.

16
B. Pasal 39
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor   Farmasi harus
dilakukan dengan:
a. tidak mencemari lingkungan
b. tidak membahayakan kesehatan masyarakat.
C. Pasal 40
Pemusnahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekusor Farmasi dilakukan
dengan tahapan sebagai berikut:
Penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas distribusi/fasilitas pelayanan
kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter praktik perorangan menyampaikan surat
pemberitahuan dan permohonan saksi kepada:
1. Kementerian  Kesehatan  dan  Badan  Pengawas  Obat dan Makanan,
bagi Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat
2. Dinas  Kesehatan  Provinsi dan/atau  Balai  Besar/Balai Pengawas
Obat dan Makanan setempat, bagi importir, Industri Farmasi, PBF,
Lembaga Ilmu Pengetahuan, atau Instalasi Farmasi Pemerintah
Provinsi
3. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan/atau Balai Besar/Balai
Pengawas Obat dan Makanan setempat, bagi Apotek, Instalasi Farmasi
Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah
Kabupaten/Kota, Dokter, atau Toko Obat.
Kementerian  Kesehatan, Badan  Pengawas  Obat dan Makanan,  Dinas
Kesehatan  Provinsi, Balai  Besar/Balai Pengawas Obat  dan Makanan setempat,
dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota menetapkan petugas di lingkungannya
menjadi saksi  pemusnahan sesuai  dengan  surat permohonan sebagai saksi.
 Pemusnahan disaksikan  oleh petugas yang telah ditetapkan sebagaimana
dimaksud pada huruf
 Narkotika, Psikotropika dan Prekusor Farmasi dalam bentuk obat jadi
harus dilakukan  pemastian  kebenaran  secara organoleptis oleh  saksi
sebelum dilakukan pemusnahan.

17
Pasal 41
Dalam  hal  Pemusnahan,Narkotika,  Psikotropika,dan  Prekusor  Farmasi,dilak
ukan  oleh  pihak  ketiga, wajib  disaksikan  oleh  pemilik Narkotika,
Psikotropika, dan Prekusor Farmasi dan  saksi  sebagaimana  dimaksud dalam
Pasal 40 huruf b.
Pasal 42
1. Penanggung   jawab   fasilitas   produksi/fasilitas distribusi/fasilitas
pelayanan kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter praktik perorangan
yang melaksanakan pemusnahan Narkotika,  Psikotropika dan
Prekusor Farmasi harus membuat Berita Acara Pemusnahan.
2. Berita Acara  Pemusnahan sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1),
paling sedikit memuat:
a.hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan
b.tempat pemusnahan
c.nama penanggung jawab fasilitas produksi/fasilitas
distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan lembaga/dokter
praktik perorangan
d.nama  petugas  kesehatan  yang  menjadi   saksi   dan   saksi   lain
badan/sarana tersebut
e.nama  dan  jumlah Narkotika,  Psikotropika, dan  Prekusor  Farmasi
yang dimusnahkan
f.cara pemusnahan
g.tanda tangan penanggung jawab  fasilitas  produksi/fasilitas
distribusi/fasilitas pelayanan kefarmasian/pimpinan  lembaga/ dokter
praktik perorangan dan saksi
3. Berita Acara Pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat
dalam rangkap 3 (tiga) dan tembusannya disampaikan kepada Direktur
Jenderal dan Kepala Badan/Kepala Balai menggunakan contoh
sebagaimana tercantum dalam Formulir 10 terlampir.

18
7    PENGELOLAAN OBAT
3.2.1 Penggelolaan Obat Narkotika, Psikotropika Dan Prekusor
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia  Nomor 3 tahun
2015 tentang  peredaran, penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan narkotika,
psikotropika, dan prekusor farmasi.
3.2.2 Narkotika
Menurut  Undang-Undang  No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika, dalam
Bab I Pasal 1 Narkotika adalah zat atau bahan obat yang berasalkan dari tanaman
atau bukan tanaman baik sintesis maupun semi sintesis yang dapat menyebabkan
penurunaan atau perubahan, kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai
menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan yang
dibedakan dalam golongan I, II, III. yaitu:
a)    Narkotika Golongan I adalah Narkotika yang hanya digunakan untuk tujuan
pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta
mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan.
b)   Narkotika Golongan II adalah Narkotika berkhasiat pengobatan digunakan
sebagai pilihan terakhir dalam terapi dan digunakan untuk tujuan pengembangan
ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan.
c)    Narkotika Golongan III adalah Narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak
digunakan dalam terapi dan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta
mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan.
Narkotika sangatlah bermanfaat dan diperlukan untuk pengobatan dan pelayanan
kesehatan serta pengembangan ilmu pengetahuan, namun dapat menimbulkan
ketergantungan yang dapat merugikan pemakai apabila dipergunakan tanpa
pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama. Narkotika sering digunakan
dengan cara maupun tujuan yang salah untuk mencegah terjadinya
penyalahgunaan Narkotika, menjamin ketersediaan Narkotika untuk kepetingan
pelayanan kesehatan dan pengembagan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka
diadakan pengawasan terhadap penggunaan narkotika yang meliputi pembelian,
penyimpanan, penjualan, administrasi serta penyampaian laporannya.
Pengelolaan Narkotika meliputi kegiatan :

19
1.    Pemesanan Narkotika
Pemesanan narkotika dilakukan dengan cara :
A.   Perencanaan kebutuhan tahunan harus dibuat
B Wajib membuat Surat Pesanan N9 yang asli rangkap 4 yang dilengkapi dengan
a)   Ditanda tangani oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan dilengkapi
dengan nama jelas dan Nomor Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA).
b)   Mencantumkan nama dan alamat lengkap, nomor telephone/fax, nomor izin
dan stempel.
c)   Mencantumkan nama industri farmasi/fasilitas distribusi pemasok beserta
alamat lengkap.
d)  Mencantumkan nama narkotika, jumlah dan sediaan, isi, jumlah kemasan
dalam bentuk angka dan huruf.
e)   Diberi nomor urut dan tanggal dengan penulisan yang jelas.
f)    Dibuat terpisah dari Surat Pesanan yang lain.
2.    Penerimaan Narkotika
Penerimaan narkotika harus dilakukan pemeriksaan terhadap :
a.    Kebenaran nama, jenis, nomor batch, expired date, jumlah dan kemasan harus
sesuai dengan surat pengantar/pengiriman barang/faktur penjualan.
b.    Kondisi kontainer pengiriman/kemasan termasuk segel, label/penandaan.
c.    Kebenaran nama jumlah dan kemasan dalam surat pengantar/pengiriman
barang/faktur penjualan harus sesuai dengan arsip Surat Pesanan.
d.   Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan telah sesuai, penanggung
jawab fasilitas distribusi harus menandatangani surat pengantar/pengiriman
barang/faktur penjualan dan dibubuhi stempel, nama Apoteker penanggung jawab,
nomor SIKA (Surat Izin Kerja Apoteker), tanggal penerimaaan.
e.    Jika setelah dilakukan pemeriksaan terdapat item narkotika yang tidak sesuai
dengan Surat Pesanan/kondisi rusak maka narkotika tersebut harus dibuat berita
acara yang ditanda tangan oleh penanggung jawab distribusi, Branch
Manager, suppervisor logistik dan pihak ekspedisi kemudian berita acara dikirim
ke Unit Logistik Sentral kemudian menunggu instruksi dari Unit Logistrik
Sentral.

20
f.     Jika terdapat ketidaksesuaian nomor batch, ED dan jumlah antara fisik
dengan dokumen pengadaan harus dibuat di dokumentasi untuk mengklarifikasi
ketidaksesuaian dimaksud ke pihak Unit Logistik Sentral.
3.    Penyimpanan Narkotika
Penyimpanan narkotika wajib disimpan secara khusus. PBF yang menyalurkan
narkotika harus memiliki gudang khusus untuk menmyimpan narkotika.
4.    Pelayanan Narkotika dari Apotek / Rumah Sakit / Dinkes
Surat Pesanan N9 diserahkan ke Apoteker penanggung jawab distribusi kemudian
surat pesanan divalidasi kebenaran nya kemudian Apoteker penanggung jawab
membubuhkan stempel validasi dengan tanda tangan kemudian diserahkan kepada
fakturis lalu fakturis membuat dan mencetak faktur lalu diserahkan ke pada
Apoteker penanggung jawab kemudian barang disiapkan. Setelah barang siap
pihak apotek / Rumah Sakit / Dinkes membayar barang narkotika secara tunai lalu
barang diserah kan  beserta faktur kemudian pihak apotek / Rumah Sakit / Dinkes
mengecek kesesuain fisik barang dengan faktur. Faktur pesanan harus ditanda
tangani oleh Apoteker, SIPA/SIKA, Cap, Sarana.
5.    Pelaporan Narkotika
Berdasarkan Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Pasal 14 Ayat (2) dinyatakan bahwa
industri Farmasi, Pedagang Besar Farmasi, sarana penyimpanan sediaan Farmasi
Pemerintah, Apotek, Rumah Sakit, pusat harus melaporkan distribusi narkotika
setiap bulan.
Laporan Narkotika dilaporkan setiap satu bulan sekali. Pelaporan narkotika
ditujukan kepada Departemen Kesehatan dengan menggunakan aplikasi E-
REPORT dan kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan menggunakan
aplikasi E-NAPZA
6.   Pemusnahan
1.   Untuk pemusnahan barang rusak / expired date  pada sarana distribusi
penanggung jawab fasilitas distribusi disaksikan oleh petugas BPOM dan Dinas
Kesehatan Provinsi serta dibuat laporan pemusnahan ditanda tangani oleh
penanggung jawab fasilitas, Branch Manager, petugas BPOM setempat, petugas
Dinas Kesehatan Provinsi.

21
2.    Pelaksanaan pemusnahan dilaporkan ke Badan POM dengan tembusan
kepada Kepala Badan POM RI dan Dinkes Provinsi setempat dengan
melampirkan laporan pemusnahan.
3.   Laporan pemusnahan sekurang-kurangnya memuat:
a.       Nama narkotika, jenis dan kekuatan sediaan, isi kemasan, jumlah, nomor
batch dan ED.
b.      Tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan.
c.       Cara dan alasan pemusnahan.
d.      Nama penanggung jawab fasilitas distribusi dan nama saksi-saksi.
1  Psikotropika
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 1997 tentang
Psikotropika, dalam Bab I Pasal 1 Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah
maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh
selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada
aktivitas mental dan perilaku.
Psikotropika dibagi menjadi 4 golongan :
a.    Psikotropika golongan I adalah Psikotropika yang hanya dapat digunakan
untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta
mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.
b.    Psikotropika golongan II adalah Psikotropika yang berhasiat pengobatan
digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai
potensi kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan.
c.    Psikotropika golongan III adalah Psikotropika yang berkhasiat pengobatan
dan banyak digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta
mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan.
d.   Psikotropika golongan IV adalah Psikotropika yang berkhasiat pengobatan
dan sangat luas digunakan untuk terapi dan atau untuk tujuan ilmu pengetahuan
serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan.
Ruang lingkup pengaturan psikotropika dalam Undang-Undang No. 5 tahun 1997
adalah segala yang berhubungan dengan psikotropika yang mempunyai potensi yang

22
mengakibatkan ketergantungan. Tujuan dari pengaturan psikotropika ini sama
dengan narkotika,yaitu:
a.    Menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan
dan ilmu pengetahuan.
b.    Mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika.
c.    Memberantas peredaran gelap psikotropika.
Kegiatan-kegiatan Pengelolaan Psikotropika meliputi :
1.    Pemesanan Psikotropika
Tata cara pemesanan obat-obat psikotropika sama dengan pemesanan obat lainnya
yakni dengan surat pemesanan yang sudah ditandatangani oleh Apoteker penanggung
jawab yang dikirim ke Pedagang Besar Farmasi (PBF). Penyaluran psikotropika
tersebut diatur dalam Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Pasal 12 Ayat (2)
dinyatakan bahwa penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan
kepada apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan
pelayanan resep. Satu lembar surat pesanan psikotropika dapat terdiri dari satu
jenis obat psikotropika.
2.    Penyimpanan Psikotropika
Sampai saat ini penyimpanan untuk obat-obatan golongan psikotropika belum
diatur dengan suatu perundang-undangan. Namun karena obat-obatan
psikotropika ini cenderung untuk disalahgunakan, maka disarankan agar
menyimpan obat-obatan psikotropika tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus
yang terpisah dengan obat-obat lain, harus dikunci dan membuat kartu stok
psikotropika.
3.    Penyerahan psikotropika
Penyerahan psikotropika harus disertai dan dilengkapi dengan dokumen
pengiriman yang sah, antara lain surat jalan/surat pengantar/pengiriman barang
atau faktur penjualan yang dikeluarkan oleh PBF yang ditandatangani oleh kepala
gudang dan penanggung jawab psikotropika. Dokumen pengiriman harus terpisah
dari dokumen lain.
PBF wajib bertanggung jawab terhadap pengiriman psikotropika sampai diterima
ditempat pemesan oleh penanggung jawab sarana, dibuktikan dengan telah

23
ditandatanganinya surat pengantar/pengiriman barang(nama, nomor SIK/SIPA,
tanda tangan penanggung jawab, tanggal penerimaan dan stempel sarana).
Pengiriman psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang tercantum pada Surat
Pesanan dan faktur penjualan atau surat pengantar/ pengiriman barang. Setiap
psikotropika yang mengalami kerusakan dalam pengiriman harus dicatat dalam
bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada penanggung jawab pengiriman,
segera dilaporkan kepada Badan POM dengan tembusan BPOM setempat. Setiap
kehilangan psikotropika selama pengiriman wajib dicatat dalam bentuk berita
acara dan dilaporkan segera kepada penanggung jawab fasilitas distribusi, segera
dilaporkan kepada BPOM setempat dilengkapi dengan bukti lapor dari kepolisian.
4.    Pelaporan psikotropika
Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997, pabrik obat, PBF, sarana penyimpanan sediaan
farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan
lembaga penelitian dan atau lembaga pendidikan, wajib membuat dan menyimpan
catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan
wajib melaporkannya. Pelaporan psikotropika dilakukan setiap tiga
bulan sekali yang ditujukan kepada Departemen Kesehatan dengan menggunakan aplikasi
E-REPORT dan kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan menggunakan aplikasi E-
NAPZA.
5.    Pemusnahan psikotropika
Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Pasal 53 tentang Psikotropika,
pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana,
diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan tidak dapat
digunakan dalam proses psikotropika, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat
untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk kepentingan ilmu
pengetahuan.
Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dan disaksikan oleh petugas
dari BPOM setempat, petugas Dinas Kesehatan Provinsi dalam waktu 7 hari
setelah mendapat kepastian.

Berita acara pemusnahan tersebut memuat:

24
1)   Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun Pemusnahan.
2)   Nama penanggung jawab distribusi.
3)   Nama seorang saksi dari sarana distribusi dan seorang saksi lain tersebut.
4)   Nama dan jumlah psikotropika yang dimusnahkan.
5)   Cara pemusnahan.
6)   Tanda tangan penanggung jawab PBF dan saksi-saksi.
2  Obat Keras
Obat  Keras adalah Obat yang hanya boleh diserahkan dengan resep dokter, dimana
pada bungkus luarnya diberi tanda bulatan dengan lingkaran hitam dengan dasar
merah yang didalamnya terdapat huruf  “K”  yang menyentuh garis tepi. Tanda dapat
dilihat dengan lebih jelas pada Gambar 3, Obat yang masuk ke dalam golongan obat
keras ini adalah obat yang dibungkus sedemikian rupa yang digunakan secara parenteral,
baik dengan cara suntikan maupun dengan cara pemakaian lain dengan jalan
merobek jaringan, obat baru yang belum tercantum dalam kompendial farmakope
terbaru yang berlaku di Indonesia serta obat-obat yang ditetapkan sebagai obat
keras melalui keputusan Menkes Republik Indonesia.
Menurut Kepmenkes RI menetapkan atau memasukan obat-obatan
kedalam daftar obat keras, memberikan pengertian obat keras adalah sebagai
berikut :
a.    Semua obat yang ada bungkus luarnya oleh si pembuatan disebutkan bahwa
obat itu hanya boleh diserahkan dengan resep dokter.
b.    Mempunyai takaran maksimum atau yang tercantum dalam daftar obat keras.
c.    Diberi tanda khusus yaitu lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi
berwarna hitam dengan huruf ”K” yang menyentuh garis tepi.
d.   Semua obat baru, kecuali dinyatakan oleh departemen kesehatan tidak
membahayakan.
e.    Semua sediaan parentral.
Untuk obat keras dengan daftar “G” (Gevaarlijik) berbahaya. Penyimpanan di
dalam gudang dan disusun berdasarkan alfabetis. Untuk obat keras yang
digunakan untuk pelayanan resep dokter dan penjualan bebas diletakan dalam
ruang racikan.

25
3. Obat Bebas Terbatas
Obat bebas terbatas atau obat yang masuk dalam daftar “W” , menurut bahasa
Belanda “W” singkatan dari “Waarschuwing” artinya peringatan. Jadi maksudnya
obat yang pada penjualannya disertai dengan tanda peringatan.
Menurut Permenkes RI yang menetapkan obat-obatan ke dalam daftar “W”
memberikan pengertian obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat
diserahkan kepada pasien yang  pemakainya tanpa resep dokter bila memenuhi
syarat sebagai berikut:
1.    Obat tersebut hanya boleh dijual dalam bungkus asli dari pabrik atau
pembuatnya.
2.    Pada penyerahan oleh pembuat atau penjual harus mencantumkan tanda
peringatan P1 - P6. Tanda peringatan tersebut berwarna hitam, berukuran
panjang  5 cm dan lebar 2 cm memuat pemberitahuan warna putih sebagai
berikut:
Contoh obat:
P No. 1: Contoh: Poncolin, Termarex plus, Sidiadryl, Prome, Ostarin, Ibukal,
Hufagrip, Bufect, Neuromacyl, Dextrosin, Cohistan, Citocetin, Bodrex, Bodrexin,
Bisolvon, Allerin, Anakonidin, Actifed, Rhelafen, Alco plus, Fenris, Proris,
Decadryl, Decolsin, Fludane, Vicks, Woods, Fatigon, Lapifed
P No. 2: Contoh  : Hexadol, Betadine obat kumur, Tantum verde, Sanorine
P No. 3: Contoh : Ultrasine, Kalpanax, Fungiderm, Rohto, Insto, Peditox,
Benzolac, Iodine povidone, Vidisep, Albothyl
P No. 4: Contoh : Baygon
P No. 5: Contoh : Amonia 10% kebawah
P No. 6: Contoh : suppositoria untuk wasir
Berdasarkan Keputusan  Menteri Kesehatan RI No. 2380/A/SK/VI/83 tanda
khusus untuk obat bebas terbatas berupa lingkaran bewarna biru dengan garis tepi
bewarna hitam, seperti  berikut
Gambar 4 : Penandaan Obat Bebas Terbatas

26
4  Obat Bebas
Obat bebas biasa di sebut over  the counter (OTC), obat bebas adalah obat yang dapat dibeli
tanpa resep dokter. Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi
bulatan berwarna hijau yang dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar
4,  Dalam kemasan obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat
berkhasiat, indikasi, dosis, aturan pakai, efek samping ,nomor batch, nomor
registrasi, nama dan alamat pabrik, serta cara penyimpanannya.
5  Obat Generik
Obat Generik adalah Obat dengan nama resmi yang telah ditetapkan dalam
Farmakope Indonesia dan Internasional Non Proprietary Name (INN) WHO
untuk zat berkhasiat yang dikandungnya. Untuk penyimpanan obat generik
disimpan dalam lemari khusus obat generik yang terdapat diruang racikan dan
disusun menurut alfabetis.
Selain itu obat generik dapat juga merupakan obat yang telah habis masa
patennya, sehingga dapat diproduksi oleh semua perusahaan farmasi tanpa perlu
membayar royalti. Ada dua jenis obat generik yaitu obat generik bermerek dagang
dan obat generik berlogo yang dipasarkan dengan merek kandungan zat aktifnya.
Kewajiban menuliskan resep dan atau menggunakan obat generik pada fasilitas
pelayanan kesehatan pemerintah berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
No.085/Menkes/ Per/I/1989 Pasal 7 Ayat (1) dan (3).
Pelaporan Obat Generik dilaporkan setiap tiga bulan sekali yang ditujukan kepada
Departemen Kesehatan menggunakan aplikasi E-REPORT.
6 Alat Kesehatan
Menurut UU RI NO.23 tahun 1992 tentang Alat Kesehatan adalah bahan,
instrurment, aparatus, implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk
mencegah, mendiagnosa, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat
orang sakit serta memulihkan kesehatan pada mranusia atau membentuk stuktur
dan memperbaiki fungsi tubuh. Alat kesehatan disimpan dalam lemari khusus alat
kesehatan yang penyusunannya secara alfabetis.

27
7    Obat Rusak dan Kadaluarsa
Obat Rusak adalah bat yang bentuk atau kondisinya tidak dapat digunakan lagi
atau rusak. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/
MenKes /SK/X/2002 Pasal 12 Ayat (2) disebutkan bahwa sediaan farmasi yang
karena sesuatu hal tidak dapat digunakan lagi atau dilarang digunakan harus
dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaNo.922/
menkes/Per/X/1993 Pasal 13 menyebutkan bahwa pemusnahan sediaan farmasi
dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau apoteker pengganti dibantu oleh
sekurang-kurangnya seorang karyawan apotek yang bersangkutan, disaksikan oleh
petugas yang ditunjuk Kepala POM setempat. Pada pemusnahan tersebut wajib
dibuat berita acara pemusnahan dengan menggunakan formulir model APT-8,
sedangkan pemusnahan obat-obatan golongan narkotik dan psikotropika wajib
mengikuti ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

28
 BAB III
3.1 PT. KIMIA FARMA
3.1.1 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian
Barang Sesuai dengan anggaran dasarnya, perusahaan melakukan usaha
dalam bidang Distribusi dan Perdagangan, yang produknya meliputi produk
farmasi dan alat kesehatan. Principal meliputi principal perusahaan induk (PT
Kimia Farma Tbk) sebesar 60% dan principal pihak ketiga 40%, seperti Biofarma,
Janssen, Otsuka, Daria Varia, Rohto, Novartis, dan lain-lain. Sebagai penyedia
Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari perusahaan
induk, produk dari principal lainnya, serta produk-produk non-principal. Di
bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD menangani kontrak-kontrak bisnis
yang didapat melalui sistem tender.
3.1.3 Jenis Pelanggan KFTD (Channel Distribution) Sesuai dengan jenis
penjualannya, Pelanggan KFTD terdiri dari :
a. Pelanggan reguler adalah pelanggan yang membeli produk secara rutin,
tanpa melalui pelelangan (tender). Sesuai dengan Permenkes Nomor 1148/
Menkes/Per/VI/2011 tentang PBF, pelanggan reguler terdiri dari:
1) Pedagang Besar Farmasi (PBF)
2) Instalasi Farmasi Rumah Sakit
3) Puskesmas
4) Klinik
5) Apotek
6) Toko obat
b. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9% dengan rincian
3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan Manajemen (KSKM)
PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk masyarakat umum.
c. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9% dengan rincian
3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan Manajemen (KSKM)
PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk masyarakat umum.

29
d. Pelanggan Institusi adalah pelanggan yang membeli produk secara paket
melalui pelelangan terbuka (tender) atau penunjukan langsung. Sesuai dengan
Perpres No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa oleh
Pemerintah, pelanggan institusi terdiri dari:
1) Kementerian (Kementerian Kesehatan, Kementerian Agama, Kementerian
Tenaga Kerja, dan sebagainya)
2) Lembaga (BKKBN, BPOM, Universitas, dan sebagainya)
3) Satuan kerja perangkat daerah (Dinas kesehatan)
4) Institusi (Rumah Sakit)
3.1.3 Standar Operasional dan Prosedur
Pengadaan Barang Tahapan dalam melakukan pengadaan barang di KFTD
adalah sebagai berikut:
a. Membuat daftar rencana pembelian barang Petugas logistik (kepala gudang)
bersama petugas penjualan menghitung buffer stock dan kebutuhan level
stock per item barang setiap bulan berdasarkan data historis, lalu data tersebut
dikirim ke petugas pembelian untuk membuat daftar rencana pembelian
barang setiap bulannya.
b. Membuat kontrak pembelian barang Petugas pembelian melakukan perjanjian
kontrak pembelian barang dengan pemasok atau principal untuk memperoleh
margin yang lebih besar dan masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.
c. Mengeksekusi pembelian barang Petugas pembelian menyiapkan Surat
Pesanan (SP), ditandatangani oleh penanggung jawab logistik atau
penanggung jawab PBF, lalu mengirimkan SP ke principal atau pemasok.
d. Menerima dan memeriksa barang Petugas logistik memeriksa dan menerima
fisik barang dari pemasok sesuai dengan SP dan faktur barang, lalu membuat
tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda tangan) petugas gudang.
e. Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang Petugas pembelian faktur
mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskon serta masa tenggang
pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan faktur pembelian ke
fungsi tata usaha (TU). f. Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian
dan hutang Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian

30
 barang dan hutang di kartu hutang lalu membuat laporan pembelian dan
hutang setiap bulannya.
BAB IV
PEMBAHASAN
Menurut permenkes Nomor 30 tahun 2017 tentang perubahan kedua atas
peraturan menteri kesehatan nomor 1148/ MENKES/ PER/ VI/ 2011 tentang
pedagang besar farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kegiatan praktek kerja lapangan (PKL) oleh mahasiswa Farmasi kali ini
dilakukan di PBF PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION Cab.
Gorontalo di jalan Durian, Tomulabutao Sel., Dungingi, Kabupaten Gorontalo,
Gorontalo 96138. Selama 40 hari (tanggal 10 Januari- 25 Februari 2022). Praktek
Kerja Lapangan (PKL) dilakukan dari jam 08-00 WITA- 17.00 WITA.
Pelaksanaan PKL ini sangat bermanfaat bagi mahasiswa Farmasi karena dapat
melihat langsung kegiatan yang dilakukan disarana distribusi yaitu PBF.
Berdasarkan PerKBPOM Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012
tentang pedoman teknis cara distribusi obat yang baik, PBF dan PBF Cabang
dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dan/atau
bahan obat wajib menerapkan pedoman teknis CDOB. PT.KF Cabang Gorontalo
telah memiliki sertifikat CDOB.
Menurut Permenkes Nomor 30 tahun 2017 tentang perubahan kedua atas
peraturan menteri Kesehatan Nomor 1148/MENKES/PE/V1/2011 tentang
pedagang besar farmasi bahwa penanggung jawab harus seorang Apoteker. PT.
KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION Cabang Gorontalo memiliki
satu orang apoteker penanggung jawab.
Kegiatan utama dari PBF PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo yaitu
berupa kegiatan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat kepada pelanggan,
serta pelaporan. Pelaksanaan kegiatan operasional tersebtu memerlukan
manajemen yang baik agar proses pendistribusian maupun pengadaan produk
berjalan dengan baik dan pada akhirnya dapat memberikan kepuasan kepada

31
pelanggan. Pengelolaan produk di PBF PT.KIMIA FARMA sedapat mungkin
dialaksanakn sesuai dengan ketentuan pada pedoman CDOB PT.KIMIA FARMA
Cabang Gorontalo sebagai sarana distribusi harus dapat memastikan mutu obat,
dimana kajian manajemen mutu di PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo
dilakukan secara berkala yang dapat dilihat dari adanya standart operasional
prosedur (SOP) yang bernama AXIS yang berisikan prosedur-prosedur
berdasarkan jenis Proses, Sub Proses, Aktifitas, Tipe Dokumen, Nomor Dokumen,
Dokumen, Revisi dan Tanggal mulai berlakunya prosedur.
Fasilitas distribusi PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo memiliki
bangunan dan peralatan yang menjamin perlindungan mutu obat. Bangunan
dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang
baik dapat dipertahankan, masing-masing ruangan memiliki fasilitas pendukung
penyimpanan yag disesuaikan dengan kategori penyimpanan obat. Gudang PT.
KIMIA FARMA Cabang Gorontalo mempunya keamanan yang lengkap meliputi
smoke detector,motion detector, contact dan Alat pemadam Api Ringan (APAR)
serta pengendali hama yang terdapat pada ruangan-ruangan yang diberi penandaan
tertentu. Ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan
lebih lanjut mengenai statusnya yaitu area karantina yang diberi penandaan warna
merah pada lantainya. Penyimpanan khusus untuk obat Cold Chain Product
(CCP), obat psikotropika dan obat prekusor farmasi yang membutuhkan
penanganan dan kewenangan khusus sesuai peraturan perundang-undangan.
Perencanaan perbekalan farmasi di PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo
dilakuka berdasarkan kepada kebutuhan dan histori penjualan sebelumnya, histori
penjualan ini maksudnya adalah berapa jumlah rata-rata penjualan 3 bulan
terakhir. Pengadaan barang di PT. KIMIA FARMA Cabang Gorontalo dilakukan
melalui PT. KIMIA FARMA Pusat, selain melalui PT.KF pusat. Pengadaan
barang di PT. KIMA FARMA Cabang Gorontalo dapat dilakukan melalui cabang
lain dengan persetujuan dari pusat. Hal ini sesuai dengan peraturan menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 30 Tahun 2017 tentang PBF yang menyatakan
bahwa PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan
obat dari PBF Cabang lain yang ditujuk oleh pusat.

32
 Dalam hal perencanaan sebelum pengadaan, PT KIMIA FARMA Cabang
Gorontalo setiap bulannya melakukan forecast dengan adanya meeting antara
KSL dengan marketing untuk menentukan rencana penjualan bulan berikutnya.
Pengadaan barang yang dilakukan oleh PBF PT. KIMIA FARMA Cabang
Gorontalo yaitu bersumber dari National Distribution Centre (NDC). Data barang
yang akan diadakan tertulis diinput di sysem ODP, yang kemudian dilaporkan ke
PT.KIMIA FARMA pusat secara nline oleh kepala logistic (KSL). Pengadaan
juga harus disetujui oleh Business manager masing-masing produk, kemudia
PT.KIMIA FARMASI pusat akan mengolah data perencanaan pengadaan barang
tersebut, dan melakukan pemesanan ke industry yang bersangkutan. Kemudian
barang akan sampai ke gudang pusat yang dinamakan National Distribution
Centre (NDC). Selanjutnya National Distribution Centre (NDC) terjadwal setiap
hari dengan principal yang berbeda setiap harinya. Pengadaan biasanya dilakukan
setiap bulan sebelum tanggal 10 setiap bulannya. Dengan adanya alur pengadaan
perbekalan farmasi yang demikian dapat mencegah risiko obat palsu memasuki
rantai distribusi resmi.
Untuk pengadaan obat golongan psikotropika dan prekusor, PBF
PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo harus membuat surat pesanan khusus,
kemudian surat pesanan tersebut dikirim ke NDC (surat pesanan asli) fan diterima
oleh Apoteker Penanggung jawab untuk divalidasi. Setela NDC melakukan
verifikasi, barang dikirim beserta dengan surat pengiriman Barang (SPB) atau
yang biasa juga disebut dengan Delivery Order (DO). Setelah obat dikirim dari
NDC maka PBF Cabang melakukan proses penerimaan, penerimaan ini dilakukan
oleh petugas gudang, dibawah pengawasan Apoteker Penangnggung Jawab.
Setelah dilakukannya pengadaan, proses penerimaan merupakan bagian
yang penting karena proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa
kiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang
disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi. Obat
tidak bole diterima jika kadaluarsa atau mendekati tanggal kadaluarsa sehingga
kemungkinan besar tidak ada obat yang kadaluarsa digunakan oleh konsumen.

33
 Alur penerimaan barang di PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo yaitu jika
tim ekspedisi yang membawa barang datang melapor ke security, selanjutnya
security akan memeriksa da mencatat nama ekspedisi, nomo resi, jumlah koli dan
plat nomor ekspedisi, jika telah sesuai, maka ecurity akan melapor ke kepala
gudang dan barang diturunkan dari ekspedisi lalu diletakkan diruang staging in
kemudian dilakukan pengecekan oleh kepala gudang apakah barang sesuai dengan
faktur penerimaan. Pada proses penerimaan dilakukan dengan melakukan
pengecekan terhadap bukti pesanan barang dari gudang berupa Delivery Order
(DO) guna untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat, bukti tanda
barang serta cek expired date dan kondisi barang ke penyimpanan. Setelah
semuanya sesuai, maka petugas akan menyimpan barang dan mengimput data
barang yang masuk dalam bentuk bukti barang masuk (BBM) secara manual yang
digunakan sebagai arsip dan menginput ke sistem computer.
a. Masalah yang ditemukan
Permasalahan yang mungkin ditemukan saat penerimaan barang adalah
jika adanya barang yang tidak sesuai dengan yang diminta, misalnya
barang pecah, kemasan penyok, basah atau hilang serta kemasan rusak.
b. Alternative pemecahan masalah
Solusi untuk masalah ini adalah dibuat berita acara penerimaan
ketidaksesuaian barang ke KSL untuk ditelusuri ke ekspedisi dan cabang
pengirim. Apbila barang yang diterima tersebut kurang dari yang
tercantum maka bagian gudang akan melaporkan ke bagian penerimaan
barang. Jika barang rusak maka PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo
akan melaporkan ke ekspedisi.
Berdasarkan perKBPOM Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012
tentang pedoman teknis cara distribusi obat yang baik, penyimpanan harus
dilakukan sesuai dengan rekomendasi kondisi penyimpanan dari industi farmasi.
Penyimpanan obat di PT KIMIA FARMASI Cabang Gorontalo dilakukan
berdasarkan jenis produk, principal, FIFO, FEFO, golongan obat dan kategori
produk. Untuk penyimpanan berdasarkan suhu terdiri dari, penyimpanan dalam
lemari pendingin (Chiller) suhunya 2-8˚ C, barang yang disimpan seperti vaksin,

34
supposutoria, insulin. Suhu chiller dipantau setiap jam dan dicatat dilembar
pengamatan suhu (LPS). Penyimpanan pada suhu sejuk sekitar ≤ 25˚C, barang
yang disimpan seperti krim, tablet dan sirup. Penyimpanan pada suhu kamar ≤ 30˚
C, meliputi consumer (seperti susu, suplemen), bullky dan alkes serta bahan habis
pakai. Pada penyimpanan suhu kamar juga dilakukan pengecekan tiap 3 jam
dengan mencatat suhu serta kelembapan ruangan penyimpanan.
Penyimpanan berdasarkan jenis produk seperti Ethical Products,
Consumer Healthcare Products,Medical Devices Products, Speciality Products.
Penyimpanan berdasarkan kategori produk seperti psikotropika, prekusor, dan
obat-obat tertentu (OOT). Obat yang mengandung psikotropika dan sediaan obat
yang mengandung prekusor disimpan dilemari terpisah dengan sediaan obat
lainnya. Psikotropika disimpan dilemasi khusus yang terkunci dan kuncinya
dipegang oleh Apoteker penanggung Jawab. Penyimpanan berdasarkan principal,
maksudnya adalah sediaan disimpan berdasarkan nama industry yang
memproduksi obat dan disimpan berdasarkan nam locator yang telah ditentukan.
Locator adalah suatu kode penyimpanan barang. Kemudian penyimpanan
menggunakan system first in first out (FIFO) Exp, Date First Out (FEFO), sediaan
obat disusun rapi didalam rak dengan posisi no. batch dan tanggal kadaluarsa
dihadapkan ke depan dengan tujuan untuk memudahkan petugas gudang dalam
mengambil barang yang dituju. Serta sediaan obat diletakan diatas palet sehingga
sediaan tidak berkontak langsung dengan lantai juga tidak menyentuh dinding
ruangan.
Pengendalian barang di gudang PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo
dilakukan dengan melakukan stok opname harian, stok opname mingguan dan
stok opname bulanan. Stok opname harian dilakukan terhadap beberapa item obat,
tidak semua obat yang ada digudang. Stok opname dilakukan berdasarkan daftar
obat yang keluar dari sistem computer, obat tersebut dihitung mulai dari yang
disimpan dirak dalam bentuk eceran sampai obat yang masih disimpan didalam
kotak yang bersegel dan tersimpan didalam ruang bulky. Stok opname mingguan
dilakukan untuk obat golongan psikotropika dan prekusor yang dilakukan oleh

35
Apoteker Penanggung jawab (APJ). Stok opname bulanan mencakup keseluruhan
item barang dan jadwalnya di tentukn oleh kantor pusat.
Berdasarkan Permenkes Nomor 1148/MENKES/PE/VI/2011 tentang PBF,
PBF dan PBF cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau PBF
Cabang lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,
klinik atau took obat. Dalam hal pendistribusian, PT.KIMIA FARMA Cabang
Gorontalo mendistribusikan obatnya sesuai dengan surat pesanan. Untuk
pemesanan obat psikotropika, prekusor dan obat-obat tertentu harus menggunakan
surat pesanan khusus. Pendistribusian di PT.KIMIA FARMA Cabang Padang ada
2 macam yaitu distribusi obat dalam kota dan distribusi keluar kota, penjualan
dilakukan melalui sales yang bertugas pada masing-masing area.
Pemesanan atau pembelian barang oleh relasi dapat dilakukan melalui
telpon atau melalui surat pesanan kemudian pelaksanaannya dicatat oleh CSO.
Untuk salsman yang berkunjung langsung ke otlet untuk melakukan orderan,
salesman akan mengirimkan orderan dari outlet kepada CSO melalui PDA yang
telah deprogram pada handphone salesman. Kemudian bagian CSO akan
mengentry orderan dikomputer, hasil entrynya berupa Delivery Order (DO). Jika
tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan yang telah
dientry oleh CSO akan langsung masuk bagian ke bagian admi logistic.
Sebelumnya Delivery Order (DO) di verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab
dan ditanda tangani, jika telah sesuai maka barang akan dikeluarkan sesuai
no.batch dan tanggal exp datenya oleh petugas gudang. Kemudian picker akan
melakukan scan DO (Scan picker) terlebih dahulu baru pengambilang barang
sesuai dengan locator masing-masing barang, setelah barang disediakan oleh
picker kemudian barang dicek kembali oleh Checker secara fisik diantaranya
nama barang, bentuk sediaan, nomr batch, dosis, jumlah barang, dan outlet yang
dituju sekaligus di packing dan lalu dilakukan dan serah terima barang kepada tim
ekspedisi untuk dikirim ke alamat relasi. Setelah barang sampai direlasi,
dilakukan pengecekan barang kembali disertai nama dan tanda tangan penerima,
stempel relasi dan nomor izin relasi. Kemudian tim ekspedisi membawa pulang

36
lembaran DO 1 dan 2 serta SP untuk diserahkan kepada kepala gudang. Kepala
gudang akan melakukan scan DO baik sebagai laporan bahwa barang telah
diterima relasi. Secara langsung admin gudang akan menginput jam terima barang
oleh relasi dan mengirimkan do 2 kebagian inkaso sedangkan DO 1 dan SP
disimpan sebagai arsip. Bagian inkaso akan mencetak faktur penjualan sebagai
bukti penagihan.
Pendistribusian untuk produk suhu dingin seperti supposutorian, insulin,
dan vaksin, barang diambil dari chiler sesaat ketika pihak ekspedisi siap untuk
mengantarkan barang ke relasi. Pengemasan dilakukan dengan menggunakan
sterofoom (cool box) dan ditambahkan kedalamnya Thermafrezze (cool pack).
Sesuaikan jumlah cool pack dengan ukuran cool box. Pastikan cool pack tidak
bersentuhan langsung dengan barang suhu dingin. Masukkan thermometer
pengantaran yang telah diset suhunya (2-8 C), lalu tekan tombol “reset” dan
kemudian tutup cool box dengan rapat. Ketika expedisi tiba ditempat relasi,
expedisi menunjukkan suhu yang tertera pada thermometer penganrtaran. Catat
suhu yang tertera di thermometer pengantaran pada delivery sheet. Expedisi
mengingatkan relasi agar langsung menempatkan barang suhu dingin dikulkas
bukan di freezer. Serta pendistribusian produk di PT.KIMIA FARMA Cabang
Gorontalo bisa dilakukan melalui penjualan kredit dan tunai. Untuk relasi yang
membeli dengan sistem kredit, faktur asli akan diberikan kepada pelanggan
apabila tagihan pada faktur itu telah dilunasi, sehingga selama tagihan belum
lunas maka faktur disimpan oleh bagian penagihan untuk menagih piutangnya.
Berdasarkan PerKBPOM Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012
tentang pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang baik, penerimaan obat
dan/atau bahan obat kembalian harus berdasarkan surat pengiriman barang dari
sarana yang mengembalikan, serta jumlah dan identifikasi obat dan/atau bahan
obat kembalian harus dicatat dalam catatn penerimaan dan pengembalian barang.
Barang kembalian (Retur) dari relasi kepada PT.KIMIA FARMA Cabang
Gorontalo dilakuka dengan alasan seperti expired date, rusak, recall, batal atau
salah input. Retur obat dengan alasan expired date dilakukan sesuai dengan aturan
retur dari masing-masing principal. Retur dengan alasan rusak dilakukan jika obat

37
atau barang mengalami kerusakan seperti kemasan rusak dan dianggap
mempengaruhi kulitas produk. Retur dengan alasan recall merupakan penarikan
obat dari principal dengan nomor batch tertentu. Retur batal merupakan penarikan
obat atau barang karena relasi akan menyiapkan nota returnya dan setelah itu
diberikan ke KSL atau kepala gudang. Barang yang dikembalikan karena
kadaluarsa diletakkan dilemari yang terpisah dengan obat lain, lemari ini terletak
di daerah yang ditandai dengan garis merah. Setelah barang dan dokumen sesuai
maka petugas gudang akan mencatat barang retur ke dalam buku retur.

Pelaporan di PT.KIMIA FARMASI Cabang Gorontalo dilakukan dengan

menyampaikan laporan setiap 3 (tiga) bulan sekali untuk barang regular dan setiap
bulannya untuk paikotropika kepada Direktur Jendral dengan tembusan kepada
Kepala badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai BPOM. Selain
itu pelaporan kondisi suhu penyimpanan juga disampaikan kepada PT.KOMIA
FARMA pusat setiap hari untuk chiller dan sekali seminggu untuk suhu kamar
dan sejuk. Selain itu juga dilakukan pelaporan setelah inspeksi diri yang dilakukan
tiap bulan ke PT.KIMIA FARMA pusat.
Pemusnahan barang di PT.KIMIA FARMA tidak dilakukan di cabang,
tetapi semua barang akan dimusnahkan di gudang pusat yaitu National
Distribution Centre (NDC). Selain di NDC pemusnahan bisa juga dilakukan oleh
masing-masing principal sesuai dengan kesepakatan. Proes pengambilan barang
kegudang pusat NDC disertai dengan bukti barang keluar, berita acara
pengembalian barang, dokumen pick slip/ship Confirm dan surat jalan ekspedisi.

38
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil di atas, dapat di tarik kesimpulan Kegiatan utama dari PBF
PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo yaitu berupa kegiatan pengadaan,
penyimpanan, dan penyaluran obat kepada pelanggan, serta pelaporan.
Pelaksanaan kegiatan operasional tersebtu memerlukan manajemen yang baik
agar proses pendistribusian maupun pengadaan produk berjalan dengan baik dan
pada akhirnya dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan. Pengelolaan
produk di PBF PT.KIMIA FARMA sedapat mungkin dialaksanakn sesuai dengan
ketentuan pada pedoman CDOB PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo sebagai
sarana distribusi harus dapat memastikan mutu obat, dimana kajian manajemen
mutu di PT.KIMIA FARMA Cabang Gorontalo dilakukan secara berkala yang
dapat dilihat dari adanya standart operasional prosedur (SOP) yang bernama
AXIS yang berisikan prosedur-prosedur berdasarkan jenis Proses, Sub Proses,
Aktifitas, Tipe Dokumen, Nomor Dokumen, Dokumen, Revisi dan Tanggal mulai
berlakunya prosedur.
B. Saran
1. Diharapkan agar antara mahasiswa dan pihak PBF dapat menjalin kerja
sama yang baik.
2. Diharapkan agar mahasiswa lebih interaktif dalam menerima materi.
3. Diharapkan agar mahasiswa lebih memahami segala sesuatu yang terkait
dengan PBF.

39