LAMPIRAN

KEPUTUSAN KEPALA BAPPEDA

NOMOR
TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DI
LINGKUNGAN
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH KABUPATEN
KOTAWARINGIN TIMUR

PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR

PADA SUB BAGIAN UMUM
DAN KEPEGAWAIAN
Nomor SOP 02
Tanggal Desember 2013
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH Pembuatan
Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif Januari 2014
SUB BAGIAN UMUM Ditetapkan Oleh Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Kotawaringin timur.
Nama SOP :Pelayanan Administrasi Surat Keluar pada Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
Kotawaringin timur.

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana :

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman 1. Kepala: pendidikan minimal S1
Tata Kearsipan di Daerah; 2. Sekretaris: pendidikan minimal S1
2. Peraturan Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur Nomor 2 Tahun 3. Pengadministrasi Umum: pendidikan minimal SLTA
2012 tentang Perubahan kedua atas Peraturan Daerah Kab. Kotim No. 18 4. Caraka: pendidikan minimal SLTP
Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan
5. Memahami pedoman tata naskah dinas / kearsipan
Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kab. Kotim;
3. Peraturan Bupati Kotawaringin Timur nomor 40 Tahun 2012 tentang Rincian
Tugas Pokok, Fungsi Dan Uraian Tugas Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Surat Masuk Instansi lain 1. Buku Pedoman Tata Naskah Dinas;
2. Buku register/pengendali surat keluar;
3. Kartu kendali surat keluar;
4. Komputer/PC;
5. ATK, stempel
6. Kendaraan
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Jika pelayanan administrasi surat keluar tidak segera dilakukan akan
menyebabkan informasi tidak dapat segera tersampaikan kepada yang dituju.
2. Jika surat keluar tidak teradministrasi dengan baik akan menyebabkan
hilangnya dokumen atau informasi yang penting terkait dengan materi dalam
surat
Pelayanan administrasi surat keluar yang tertib dan teradministrasi
dengan baik adalah salah satu pendukung bagi kelancaran tugas
aparatur sesuai dengan tupoksinya
 Pelaksana Mutu Baku
Pengadm. Pengadm
No. Uraian Prosedur Umum Sekretaris Umum Persyaratan/
Kepala Caraka Waktu Output Ket
Bidang/ Sekretaria Kelengkapan
Sekretariat
1. Menyusun konsep surat sesuai Konsep surat 45 Konsep surat yang
dengan pokok permasalahan dan Tidak sesuai menit telah
pedoman tata naskah dinas dan dengan pokok dimintakan
dimintakan persetujuan secara permasalahan dan persetujuan secara
berjenjang dan selanjutnya dimintakan pedoman tata naskah berjenjang
paraf kepada sekretaris
dinas
2. Membaca, mencermati dan Konsep surat yang 15 Konsep surat yang
memberikan paraf sebelum telah dimintakan menit telah
ditandatangani kepala persetujuan secara diparaf sekretaris
berjenjang
3. Membaca, mencermati dan menan- Ya Konsep surat yang 15 Surat
datangani surat yang telah diparaf oleh telah diparaf sekretaris menit telah
sekretaris dan menyerahkannya ditandatangani kepala
kepada pengadministrasi umum yang
ada di sekretariat

4. Mencatat dan mengendalikan surat - Surat yang 15 Surat diberikan kode

keluar dengan memberikan kode telah ditandatangani menit nomor, nomor urut
nomor sesuai dengan isi surat, nomor kepala dan tanggal surat
urut surat dan tanggal surat - Buku register/ serta dicatat dalam
selanjutnya mencatatnya dalam pengendali buku register dan
suratkeluar
register dan kartu kendali surat keluar kartu kendali surat
- Kartu kendali
5. Menerima surat yang telah bernomor - Surat yang telah 60 keluar
Surat yang telah
dan ditandatangani untuk selanjutnya diberikan nomor menit digandakan sesuai
digandakan sesuai dengan kebutuhan - Stempel kebutuhan dan
distempel
6. Mendistribusikan surat sesuai dengan - Surat yang 150 Surat terdistribusi
alamat yang dituju dan menggunakan telah distempel menit sesuai
santel untuk mempercepat informasi - Kendaraan dengan alamat tujuan.

Kepala BAPPEDA

Drs. BURHANUDDIN, MM
NIP. 19580313 198503 1 012