LEMBAR JAWABAN UJIAN TENGAH SEMESTER COACHING & COUNSELING

Nama : Anggita Dian Puspa Rini

NPM : 2020011323

Mata Kuliah : Coaching & Counseling

Dosen : Proman Lumban Gaol, S.Si., MM

SOAL

1. Akhir tahun lalu, seorang bawahan saya di Bank ABC yang bernama Rudi dipromosikan. Sewaktu
dia masih bekerja sebagai tenaga administrasi, prestasinya tergolong baik. Tetapi pada posisi
barunya sekarang sebagai tenaga pemasaran ia sama sekali tidak perform. Hambatannya antara
lain kesulitan berkomunikasi dengan baik dengan customer, tidak memiliki pengetahuan dasar
tentang pemasaran, dan belum terampil dalam mengolah kebutuhan customer. Apabila anda
sebagai atasan Rudi dan ditunjuk sebagai seorang coach, apakah yang anda lakukan dan buatlah
dengan spesifik dalam pendekatan metode GROW.

Jawab:

Sebelum memasuki metode GROW, sebagai atasan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain:
a) Rudi menunjukan performa ketika di tempatkan sebagai tenaga administrasi, ditunjukan
dengan prestasinya dan bahkan Rudy diberikan promosi akhir tahun lalu.
b) Setelah promosi, Rudy di tempatkan sebagai tenaga pemasaran dan tidak ada perform sama
sekali.
c) Hambatan yang diperkirakan adalah sulit berkomunikasi dengan baik kepada customer, tidak
memiliki pengetahuan dasar tentang pemasaran, dan belum terampil dalam mengolah
kebutuhan customer.

Setelah itu, sebagai atasan kita dapat menerapkan metode GROW dalam sesi coaching untuk
menemukan pemecahan masalah dari permasalah Rudy ini. Rinciannya sebagai berikut:

1. Goal: Menentukan Sasaran

Pada sesi ini, sebagai atasan kita harus menyepakati apa yang akan kita bicarakan dengan
Rudy dan menentukan sasaran yang ingin dicapai. Berikut kesimpulan dari percakapan antar
coach dan Rudy pada sesi ini:

a. Hal yang ingin dibicarakan: Permasalahan mengenai tidak menunjukan performa ketika
di tempatkan sebagai tenaga marketing.
b. Hal yang ingin ditingkatkan:
 Kemampuan berkomunikasi dengan customer.
 Pengetahuan dasar marketing.
c. Sasaran jangka panjang yang ingin dicapai:
 Mendapatkan reward dalam bentuk promosi.
  Menjadi employee of the year.

2. Reality: Keadaan saat ini

Pada sesi ini, kita dapat mengetahui kondisi Rudy saat ini. Sebagai coach pada tahap ini
kita harus memberikan pertanyaan-pertanyaan terbuka pada Rudy dan mengetahui realita
yang terjadi. Berikut kesimpulan dari percakapan antar coach dan Rudy pada sesi ini:

a. Yang terjadi saat ini:

 Kesulitan dalam berkomunikasi dengan customer.
 Belum menunjukan perform.
 Penempatan tidak sesuai dengan background pendidikan.
 Tidak ada pelatihan dasar marketing yang diberikan.
 Lambat dalam menyelesaikan tugas karena kurangnya pengetahuan dasar
marketing.
 Kurang siap di tempatkan pada bagian marketing.
 Stress karena tidak mengetahui bagaimana Rudy harus bekerja.
 Perusahaan kekurangan tenaga kerja pada bagian marketing dan terpaksa
menempatkan Rudy untuk mengisi posisi tersebut. Rudy dianggap dapat perform
dengan baik di bagian marketing sebagaimana Rudy perform pada bagian
administrasi.
b. Kapan Rudy tidak menunjukan perform dan seberapa sering: Terjadi setiap waktu ketika
menjalankan pekerjaan pada bagian marketing.
c. Hal yang telah diupayakan: Bertanya dengan rekan kerja, tetapi tidak terlalu membantu
karena rekan kerja yang lain memiliki tugasnya masing-masing dan tidak bisa terus
mengajari Rudy untuk melakukan tugasnya.

3. Option: Rencana peningkatan

Setelah mengetahui apa yang terjadi, coach berdiskusi dengan Rudy apa saja yang dapat
menjadi solusi dari permasalahannya dan mendorong Rudy untuk melihat akan kebutuhan
dalam perubahan. Berikut kesimpulan dari percakapan antar coach dan Rudy pada sesi ini:

a. Cara yang dipilih jika diberikan kesempatan untuk berbuat apa saja: Rudy memilih untuk
kembali pada bagian administrasi.
b. Ide lain sebagai alternative cara: Mengikuti pelatihan marketing.
c. Untung rugi dari setiap cara:
 Jika kembali pada bagian administrasi, untungnya adalah Rudy dapat perform
dengan baik dan ruginya adalah bagian marketing kekurangan SDM.
 Jika mengikuti pelatihan marketing, untungnya Rudy dapat menunjukan progress
karena sudah mendapatkan pelatihan dan juga permasalahan SDM pada bagian
marketing dapat terselesaikan. Sedangkan ruginya, mungkin perform yang
ditunjukan oleh Rudy akan memakan waktu karena Rudy masih harus mengikuti
pelatihan dari nol.
 d. Cara yang dapat mulai dilakukan: Belajar mandiri mengenai marketing dan
memperhatikan yang rekan kerja lakukan dalam mengerjakan setiap tugas termasuk
memperhatikan cara berkomunikasi dengan customer dan menerapkannya.

4. Way Option: Rangkuman

Pada sesi ini, coach dan Rudy akan merangkum apa saja yang telah dibicarakan dan
berdiskusi mengenai rancangan kedepannya serta menumbuhkan komitmen serta motivasi.
Berikut kesimpulan dari percakapan antar coach dan Rudy pada sesi ini:

a. Cara peningkatan yang dipilih:

 Mengikuti pelatihan mengenai marketing.
 Mulai belajar mandiri dan memperhatikan rekan kerja dalam bekerja.
b. Hambatan pribadi dalam menempuh cara tersebut:
 Tidak memiliki waktu untuk belajar mandiri dan bingung untuk memulai
darimana.
 Rasa takut untuk tidak menunjukan progress walaupun sudah mengikuti
pelatihan.
c. Dukungan apa yang diperlukan, dari siapa dan bagaimana:
 Pemberian pelatihan marketing dari perusahaan.
 Dorongan motivasi dari atasan untuk tetap positif dan percaya akan kemampuan
diri sendiri.
d. Besar komitmen dari skala 1-10: 8 (Delapan).
e. Hal yang mencegah untuk mencapai angka 10: Tidak percaya diri akan kemampuannya
dalam bidang marketing, tetapi Rudy tetap ingin mencoba.

2. Seorang bawahan saya Ratna yang sudah bekerja hampir 6 bulan pada posisi staff administrasi,
belum menunjukan perform yang diharapkan. Dateline Laporan selalu telat, tidak teliti, banyak
melakukan kesalahan pembuatan Laporan, jarang berkomunikasi atau bertanya tentang tugas
dan pekerjaan kepada rekan kerja bahkan seniornya di kantor. Padahal sewaktu wawancara, saya
yakin bahwa latar belakang pendidikan, minat kerja dan nilai- nilai akademisnya yang cemerlang
akan mendukung. Kesan baik tersebut juga ditunjang oleh hasil tes psikologi dari HRD. Apabila
anda sebagai atasan Ratna sekaligus sebagai seorang coach, apakah yang anda lakukan dan
buatlah dengan spesifik dalam pendekatan metode GROW.

Jawab:

Pada kasus diatas dapat diketahui bahwa Ratna sering melakukan kesalahan dalam
pembuatan laporan dan sering telat mengumpulkan laporan. Tidak hanya itu, Ratna juga ternyata
jarang berkomunikasi dengan rekan kerjanya. Metode GROW yang diterapkan dalam sesi
coaching untuk menemukan pemecahan masalah dari permasalah Ratna, rinciannya sebagai
berikut:
1. Goal: Menentukan sasaran
a. Hal yang hendak dibicarakan: Permasalahan dalam banyaknya kesalahan dalam
membuat laporan dan sulitnya berkomunikasi.
b. Sasaran jangka pendek yang ingin dicapai:
 Dapat berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerja.
 Tidak melakukan kesalahan dalam membuat laporan.
c. Sasaran jangka panjang yang ingin dicapai: Mendapatkan promosi.

2. Reality: Keadaan saat ini

a. Yang terjadi saat ini:

 Belum menunjukan performa yang diharapkan.
 Banyak melakukan kesalahan dalam membuat laporan.
 Sulit beradaptasi karena merasa tidak cocok dengan rekan kerja.
 Merasakan culture senioritas masih sangat mendominasi.
 Tidak nyaman dengan lingkungan kerja.
 Tidak merasakan tantangan dari tugas yang diberikan.
b. Dampak pada diri sendiri jika keadaan semakin buruk:
 Stress karena masalah pekerjaan.
 Tidak focus ketika bekerja karena factor lingkungan.
 Merasa terintimidasi di lingkungan kerja.
c. Dampak bagi orang lain: Menghambat kerja tim sehingga menjadi beban untuk rekan
kerja yang lain.

3. Option: Rencana peningkatan

a. Cara yang dapat mulai dilakukan:

 Memulai hubungan yang baik dengan rekan kerja dan membangun hubungan
kekeluargaan dengan rekan kerja senior maupun sesama junior.
 Mulai memberanikan diri untuk berbicara dan bertanya ketika melakukan
kesalahan.
 Manajemen waktu.
 Menemukan tantangan baru dari setiap pekerjaan.
b. Cara yang dapat dihentikan sekarang: Diam dan tidak melakukan apapun walau
melakukan kesalahan dalam bekerja.
c. Ide lain untuk alternative cara: Mengubah lingkungan kerja.

4. Way forward: Rangkuman

a. Cara peningkatan yang dipilih:

 Mulai memberanikan diri untuk berbicara dan bertanya ketika melakukan
kesalahan.
 Manajemen waktu.
b. Hambatan pribadi dalam menempuh cara tersebut:
  Hambatan yang diperkirakan adalah sulit untuk memulai berkomunikasi dengan
rekan kerja karena Ratna selama ini sangat pendiam dan malu untuk memulai
duluan.
 Kurang disiplin.
c. Dukungan apa yang diperlukan, dari siapa dan bagaimana:
 Mendapatkan dukungan dari atasan dengan membuat kegiatan untuk karyawan
agar dapat bersosialisasi seperti mewajibkan makan siang bersama dan
mengadakan sharing rutin tiap bulan.
 Dari atasan agar tetap mengawasi dan memberikan dorongan agar Ratna dapat
memanage waktu dengan baik.
d. Kriteria atau ukuran keberhasilan:
 Kembali focus saat bekerja sehingga tidak melakukan kesalahan.
 Dapat mengerjakan tugas dengan baik dan sesuai tenggat waktu.
 Menjadi employee of the month.
 Menemukan tantangan baru dalam bekerja.
e. Besar tingkat komitmen dalam skala 1-10: Skala 7.
f. Hal yang mencegah skala mencapai angka 10: Karena Ratna sangat malu untuk mulai
berkomunikasi dengan orang lain, tetapi Ratna tetap ingin mencoba dengan adanya
dukungan dari atasan.

3. Apa yang kalian ketahui dari matriks di samping? Jelaskan dan berikan contoh!

Jawab:

Skill vs will matriks adalah salah satu alat untuk memetakan coachee sebelum masuk
kedalam sesi coaching. Agar dapat menempatkan diri, coach harus tahu dimana posisi coachee
yang akan medapatkan coaching.

Kuadran I: High Skill – High Will

Ini adalah kondisi dimana coachee memiliki kapabilitas dan motivasi yang tinggi. Sebagai
coach kita hanya perlu memberikan inspirasi atau dukungan kepada coaschee agar coachee dapat
terus mempertahankan skill dan will nya saat ini sehingga menunjukan perform yang lebih baik
lagi. Contohnya, Rini adalah karyawan yang selalu menghasilkan kinerja yang baik, bahkan sikap
disiplinnya membantu dirinya mendapatkan reward sebagai employee of the month bulan lalu.
Maka sebagai coach, yang dapat kita lakukan adalah terus memberikan inspirasi dan dukungan
agar Rini dapat terus berkembang dan dapat menghadapi tantangan-tantangan baru.

Kuadran II: High Will – Low skill

Ini adalah kondisi dimana coachee memiliki kapabilitas yang rendah tetapi memiliki
motivasi yang tinggi. Contohnya adalah trainee atau karyawan yang baru masuk. Untuk
menghadapi mereka sebagai coach kita perlu melakukan pendekatan dengan gaya directive
coaching. Misalnya, Bella adalah karyawan baru dan kita sebagai coach perlu memberikan arahan
 dan instruksi kepada Bella untuk menentukan sasarannya. Seiring dengan diberikannya pelatihan,
maka kapabilitas dan motivasi Bella akan semakin tumbuh dan coach dapat mengubah
pendekatan menjadi non directive coaching selama proses coaching.

Kuadran III: Low Will – Low Skill

Ini adalah kondisi dimana coachee memiliki kapabilitas dan motivasi yang rendah. Hal ini
dapat ditunjukan dengan rendahnya performa. Contoh kasus, Galih sudah bekerja 3 bulan dan
tidak menunjukan adanya performa. Dalam kasus ini, sebagai coach kita perlu menggali lebih
dalam mengenai apa yang terjadi pada Galih dan memberikan arahan serta instruksi yang jelas
mengenai sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan akan perubahan. Coach dapat menerapkan
pendekatan dengan gaya directive coaching.

Kuadran IV: Low Will – High Skill

Ini adalah kondisi dimana coachee memiliki keapabilitas yang tinggi tetapi memiliki
motivasi yang rendah. Contoh kasus, Dinda memiliki latar belakang pendidikan yang cocok dengan
pekerjaannya dan bahkan nilai-nilai akademis nya pun sangat baik. Tetapi ketika bekerja Dinda
tidak merasa tertantang dengan tugas yang diberikan. Maka coach dapat membantu Dinda
menemukan tantangan baru dan motivasi agar Dinda dapat bekerja dengan produktif.

Reference:

Gaol, Porman Lumban. 2021. “COACHING STYLE”. Jakarta: Politeknik STIA LAN Jakarta.

PT Pelabuhan Indonesia III. “COACHING”. Dalam PPT pertemuan 7: Metode Coaching dalam Organisasi.

Setyoning, Rizka. 2016. “Memetakan dengan Skill-Will Matrix”,

https://spiritualcompany.org/2016/11/23/memetakan-dengan-skill-will-matrix/, diakses pada 30
September 2021 pukul 15:02.