3.

1 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh
para manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus
sadar dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi
baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak
faktor penengah, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan
keputusan manajemen.

Apa itu organisasi

Organisasi adalah badan hukum formal dengan peraturan dan prosedur internal yang harus mematuhi
undang-undang. Organisasi juga merupakan struktur sosial karena mereka adalah kumpulan elemen
sosial. Definisi organisasi ini sangat kuat dan sederhana, namun tidak terlalu deskriptif atau tidak.
bahkan prediktif dari organisasi dunia nyata. Definisi perilaku organisasi yang lebih realistis adalah
kumpulan hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggung jawab yang diimbangi dengan seimbang selama
periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.

Fitur Organisasi

Semua organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Organisasi mengatur spesialis dalam hierarki
kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan otoritas terbatas pada
tindakan spesifik yang diatur oleh peraturan atau prosedur abstrak. Aturan-aturan ini menciptakan
sistem pengambilan keputusan yang tidak memihak dan universal. Organisasi mencoba untuk
mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme
(bukan hubungan pribadi). Organisasi ini mengutamakan prinsip efisiensi: memaksimalkan output
dengan menggunakan input terbatas. Fitur lain dari organisasi termasuk proses bisnis mereka, budaya
organisasi, politik organisasi, lingkungan sekitar, struktur, sasaran, konstituen, dan gaya kepemimpinan.
Semua fitur ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi.

Rutinitas dan Proses Bisnis

Rutinitas-kadang-kadang disebut prosedur operasi standar-adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang
tepat yang telah dikembangkan untuk mengatasi hampir semua situasi yang diharapkan. Dan proses
bisnis yaitu berupa kumpulan dari rutinitas yang dilakukan.
Politik Organisasi

Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan spesialisasi, perhatian, dan
perspektif yang berbeda. Akibatnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang yang berbeda tentang
bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan ini penting bagi
manajer dan karyawan, dan ini menghasilkan perjuangan politik untuk sumber daya, persaingan, dan
konflik di dalam setiap organisasi. Perlawanan politik adalah salah satu kesulitan besar untuk membawa
perubahan organisasi – terutama pengembangan sistem informasi baru.

Budaya organisasi

Budaya organisasi mencakup seperangkat asumsi tentang produk apa yang harus dihasilkan oleh
produk, bagaimana seharusnya menghasilkannya, di mana, dan untuk siapa. Umumnya, asumsi budaya
ini dianggap benar-benar begitu saja dan jarang diumumkan atau didiskusikan secara terbuka. Proses
bisnis – cara sebenarnya perusahaan bisnis menghasilkan nilai – biasanya diliputi oleh budaya organisasi.

Budaya organisasi adalah kekuatan pemersatu yang kuat yang menahan konflik politik dan mendorong
pemahaman bersama, kesepakatan mengenai prosedur, dan praktik umum. Jika kita semua memiliki
asumsi budaya dasar yang sama, kesepakatan mengenai hal-hal lain lebih mungkin terjadi. Pada saat
yang sama, budaya organisasi adalah pengekangan yang kuat terhadap perubahan, terutama perubahan
teknologi.

Lingkungan organisasi

Organisasi berada di lingkungan tempat mereka menarik sumber daya dan memasok barang dan jasa
kepada mereka. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi
terbuka terhadap, dan bergantung pada, lingkungan sosial dan fisik yang mengelilinginya. Tanpa sumber
keuangan dan sumber daya manusia – orang-orang yang bersedia bekerja dengan andal dan konsisten
untuk mendapatkan upah atau pendapatan dari pelanggan – organisasi tidak dapat eksis. Di sisi lain,
organisasi dapat mempengaruhi lingkungan mereka. Misalnya, perusahaan bisnis membentuk aliansi
dengan bisnis lain untuk mempengaruhi proses politik; mereka mengiklankan untuk mempengaruhi
penerimaan pelanggan terhadap produk mereka.

Struktur organisasi

Semua organisasi memiliki struktur atau bentuk. Jenis sistem informasi yang Anda temukan di
perusahaan bisnis – dan sifat masalah dengan sistem ini – sering mencerminkan jenis struktur
organisasi. Misalnya, dalam birokrasi profesional seperti rumah sakit, tidak biasa menemukan sistem
rekam medis paralel yang dioperasikan oleh pemerintah, yang lain oleh dokter, dan yang lainnya oleh
staf profesional lainnya seperti perawat dan pekerja sosial. Di perusahaan kewiraswastaan kecil, Anda
akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan dengan terburu-buru
yang seringkali cepat melampaui kegunaannya. Pada perusahaan multidivisi besar yang beroperasi di
ratusan lokasi, Anda akan sering mendapati bahwa tidak ada satu sistem informasi terpadu, namun
setiap lokal atau masing-masing divisi memiliki seperangkat sistem informasi.

Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi memiliki tujuan dan menggunakan cara yang berbeda untuk mencapainya. Beberapa
organisasi memiliki tujuan pemaksaan. Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki
konstituen yang berbeda, beberapa terutama menguntungkan anggotanya, yang lain menguntungkan
klien, pemegang saham, atau masyarakat umum. Sifat kepemimpinan sangat berbeda dari satu
organisasi ke organisasi lain-beberapa organisasi mungkin lebih demokratis atau otoriter daripada yang
lain.

2 BAGAIMANA DAMPAK SISTEM INFORMASI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN BISNIS

Dampak Ekonomi

Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat digantikan dengan
modal dan tenaga kerja tradisional. Seiring turunnya biaya teknologi informasi, teknologi ini
menggantikan tenaga kerja, yang secara historis merupakan kenaikan biaya. Oleh karena itu, teknologi
informasi harus menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan pekerja klerikal sebagai
pengganti teknologi informasi untuk kerja mereka. Seiring turunnya biaya teknologi informasi, ia juga
mengganti bentuk modal lain seperti bangunan dan mesin, yang harganya relatif mahal.

Teknologi informasi, terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan menurunkan biaya
partisipasi pasar (biaya transaksi), sehingga bermanfaat bagi perusahaan untuk melakukan kontrak
dengan pemasok eksternal daripada menggunakan sumber internal. Akibatnya, perusahaan bisa
menyusut dalam ukuran (jumlah karyawan) karena jauh lebih murah untuk melakukan outsourcing
bekerja ke pasar yang kompetitif daripada mempekerjakan karyawan.

Dampak Organisasi dan Perilaku

Sistem Informasi Ratakan Organisasi

Organisasi birokrasi yang besar, yang terutama dikembangkan sebelum zaman komputer, seringkali
tidak efisien, lamban berubah, dan kurang kompetitif daripada organisasi yang baru dibentuk. Beberapa
organisasi besar ini telah dirampingkan, mengurangi jumlah karyawan dan jumlah tingkatan dalam
hierarki organisasi mereka.

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan
memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan
efisiensi manajemen. Sistem Informasi mendorong hak pengambilan keputusan lebih rendah dalam
organisasi karena pegawai tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat
keputusan tanpa pengawasan.

Organisasi Pasca Industri

Dalam masyarakat pasca industri, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan
tidak hanya pada posisi formal. Oleh karena itu, bentuk organisasi rata karena pekerja profesional
cenderung mengelola diri sendiri, dan pengambilan keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi
karena pengetahuan dan informasi menjadi lebih luas di seluruh perusahaan (Drucker, 1988). Teknologi
informasi dapat mendorong organisasi jaringan tugas-tugas di mana kelompok profesional berkumpul –
tatap muka atau secara elektronik – untuk jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan tugas
tertentu (mis., Merancang mobil baru); Begitu tugas selesai, individu bergabung dengan satuan tugas
lainnya. Layanan konsultasi global Accenture adalah sebuah contoh. Banyak dari 224.000 karyawannya
berpindah dari satu tempat ke tempat lain untuk mengerjakan proyek di lokasi klien di lebih dari 120
negara yang berbeda.

Memahami Ketahanan Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa yang melakukan apa kepada siapa, kapan, di mana, dan
bagaimana dalam sebuah organisasi. Banyak sistem informasi baru memerlukan perubahan dalam
rutinitas pribadi dan pribadi yang dapat menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan memerlukan
pelatihan ulang dan usaha tambahan yang mungkin atau mungkin tidak diberi kompensasi. Karena
sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis, dan strategi, seringkali
ada perlawanan yang cukup besar terhadap mereka saat diperkenalkan.

Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Penelitian tentang resistensi
organisasi terhadap inovasi menunjukkan bahwa empat faktor adalah yang terpenting: sifat inovasi TI,
struktur organisasi, budaya orang-orang dalam organisasi, dan tugas yang dipengaruhi oleh inovasi. Di
sini, perubahan teknologi diserap, ditafsirkan, dibelokkan, dan dikalahkan oleh pengaturan tugas
organisasi, struktur, dan manusia. Dalam model ini, satu-satunya cara untuk mewujudkan perubahan
adalah mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang secara bersamaan. Karena resistensi organisasi
terhadap perubahan begitu kuat, banyak investasi teknologi informasi menggelepar dan tidak
meningkatkan produktivitas.

Internet dan Organisasi

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak
perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada pengorganisasian proses bisnis di dalam
perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan
pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis menurunkan biaya transaksi.

Implikasi untuk Desain dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor organisasi utama yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai
berikut:

Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi

Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis

Budaya dan politik organisasi

Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya

Kelompok kepentingan utama yang terpengaruh oleh sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan
sistem tersebut

Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang oleh sistem informasi untuk membantu

3.3 MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF

Model Gaya Bersaing Porter

Pesaing Tradisional

Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing lain yang terus-menerus merancang cara baru
yang lebih efisien untuk diproduksi dengan mengenalkan produk dan layanan baru, dan mencoba
menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan menerapkan biaya switching pada
pelanggan mereka.
Peserta pasar baru

Di beberapa industri, ada hambatan yang sangat rendah untuk masuk ke pasar, sedangkan di industri
lain, masuk sangat sulit. Misalnya, cukup mudah memulai bisnis pizza atau hampir semua bisnis ritel
kecil, namun harganya jauh lebih mahal dan sulit untuk memasuki bisnis chip komputer, yang memiliki
biaya modal sangat tinggi dan membutuhkan keahlian dan pengetahuan yang signifikan yang sulit. untuk
memperoleh.

Pengganti Produk dan Layanan

Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Bahkan minyak pun memiliki pengganti: Etanol
dapat menggantikan bensin di mobil; minyak sayur untuk bahan bakar diesel di truk; dan tenaga angin,
tenaga surya, batubara, dan hidro untuk pembangkit listrik industri. Demikian juga, layanan telepon
Internet dapat menggantikan layanan telepon tradisional, dan saluran telepon serat optik ke rumah
dapat menggantikan saluran TV kabel. Dan, tentu saja, layanan musik Internet yang memungkinkan
Anda mendownload trek musik ke iPod adalah pengganti toko musik berbasis CD.

Pelanggan

Perusahaan yang menguntungkan sangat bergantung pada kemampuannya untuk menarik dan
mempertahankan pelanggan (sambil menolak pesaing mereka), dan mengenakan harga tinggi. Kekuatan
pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk dan layanan pesaing, atau jika
mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya bersaing dengan harga saja di pasar yang transparan
dimana hanya ada sedikit diferensiasi produk, dan semua harga diketahui secara instan ( seperti di
Internet). Misalnya, di pasar buku teks kuliah yang digunakan di Internet, siswa (pelanggan) dapat
menemukan banyak pemasok dari hampir semua buku teks perguruan tinggi saat ini. Dalam hal ini,
pelanggan online memiliki kekuatan luar biasa atas perusahaan buku bekas.

Pemasok

Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama
bila perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat mungkin pemasok. Pemasok yang lebih berbeda
yang dimiliki perusahaan, kontrol yang lebih besar dapat dilakukan terhadap pemasok dalam hal jadwal
harga, kualitas, dan pengiriman. Misalnya, produsen laptop laptop hampir selalu memiliki beberapa
pemasok komponen kunci bersaing, seperti keyboard, hard drive, dan layar display.
Strategi Sistem Informasi untuk Menghadapi Kekuatan Bersaing

Kepemimpinan dengan Biaya rendah

Diferensiasi Produk

Fokus pada Market Niche

Memperkuat Keintiman Pelanggan dan Pemasok

Model Rantai Nilai Bisnis

Meskipun model Porter sangat membantu untuk mengidentifikasi kekuatan kompetitif dan
menyarankan strategi generik, namun tidak terlalu spesifik mengenai apa yang sebenarnya harus
dilakukan, dan metode ini tidak menyediakan metodologi untuk mengikuti pencapaian keunggulan
kompetitif. Model rantai nilai menyoroti kegiatan spesifik dalam bisnis di mana strategi kompetitif dapat
diterapkan dengan sebaik-baiknya (Porter, 1985) dan di mana sistem informasi kemungkinan besar
memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi titik leverage penting dan spesifik dimana
perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi dengan paling efektif untuk meningkatkan posisi
kompetitifnya. Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai serangkaian atau rangkaian kegiatan
dasar yang menambahkan margin nilai pada produk atau layanan perusahaan.

Sinergi, Kompetensi Inti, dan Strategi Berbasis Jaringan

Sebuah perusahaan besar biasanya merupakan kumpulan bisnis. Seringkali, perusahaan diorganisasikan
secara finansial sebagai kumpulan unit bisnis strategis dan pengembalian ke perusahaan terkait
langsung dengan kinerja semua unit bisnis strategis. Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja
keseluruhan unit bisnis ini dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.

Sinergi

Meningkatkan Kompetensi Inti

Strategi Berbasis Jaringan

3.4 MENGGUNAKAN SISTEM UNTUK KOMPETITIF KEUNGGULAN: ISU MANAJEMEN

Mempertahankan Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif yang diberikan sistem strategis tidak cukup lama untuk memastikan profitabilitas
jangka panjang. Karena pesaing dapat membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif
tidak selalu berkelanjutan. Pasar, harapan pelanggan, dan perubahan teknologi; globalisasi telah
membuat perubahan ini semakin cepat dan tidak dapat diprediksi. Sistem informasi saja tidak bisa
memberikan keuntungan bisnis yang abadi.

Menyelaraskan TI dengan Tujuan Bisnis

Penelitian mengenai kinerja TI dan bisnis telah menemukan bahwa

semakin berhasil sebuah perusahaan dapat menyelaraskan teknologi informasi dengan tujuan bisnisnya,
semakin menguntungkannya,

hanya seperempat perusahaan mencapai keselarasan TI dengan bisnis. Sekitar setengah dari
keuntungan perusahaan bisnis dapat dijelaskan dengan penyelarasan TI dengan bisnis (Luftman, 2003).

Sebagian besar bisnis salah: Teknologi informasi mengambil kehidupannya sendiri dan tidak melayani
kepentingan manajemen dan pemegang saham dengan baik. Alih-alih orang bisnis berperan aktif dalam
membentuk TI pada perusahaan, mereka mengabaikannya, mengaku tidak mengerti IT, dan mentolerir
kegagalan di bidang TI hanya sebagai gangguan untuk bekerja di sekitar. Perusahaan semacam itu
membayar harga yang lumayan dalam kinerja buruk. Perusahaan dan manajer yang sukses memahami
apa yang dapat dilakukan dan cara kerjanya, berperan aktif dalam membentuk penggunaannya, dan
mengukur pengaruhnya terhadap pendapatan dan keuntungan.

Mengelola Transisi Strategis

Mengadopsi jenis sistem strategis yang dijelaskan dalam bab ini umumnya membutuhkan perubahan
dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis. Perubahan
sosioteknis ini, yang mempengaruhi elemen sosial dan teknis organisasi, dapat dianggap sebagai transisi
strategis – sebuah gerakan antara tingkat sistem sosioteknik. Perubahan semacam itu sering kali
menyebabkan kekaburan batas organisasi, baik eksternal maupun internal. Pemasok dan pelanggan
harus saling terkait erat dan saling berbagi tanggung jawab masing-masing. Manajer perlu merancang
proses bisnis baru untuk mengkoordinasikan kegiatan perusahaan mereka dengan pelanggan, pemasok,
dan organisasi lainnya. Persyaratan perubahan organisasi seputar sistem informasi baru sangat penting
sehingga mereka mendapat perhatian di sepanjang teks ini. Bab 14 membahas masalah perubahan
organisasi secara lebih rinci.

Sumber :
Laudon, Kenneth.C dan Jane P.Laudon.2014.Management Information System:Managing the digital firm
(Thieteenth Edition)