Komunikasi Bisnis – Materi, Unsur, Proses,

Fungsi, Manfaat, Bentuk Dan Contoh

Secara harfiah, komunikasi ialah interaksi antara dua orang atau lebih untuk
menyampaikan suatu pesan atau informasi, komunikasi secara umum
bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada orang lain.

Materi Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui
sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku
atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business
Communications : Principles and Methods)

Komunikasi :

1. melibatkan dua orang atau lebih

2. menggunakan cara – cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal
non verbal

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis ialah pertukaran pendapat, informasi, gagasan, instruksi
yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol, sinyal maupun tindakan.

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari

beberapa sumber :

 Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk

membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk
mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu
organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang
dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh
 dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal
termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-
rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang
terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
 Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik
komunikasi verbal maupun nonverbal.
 Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan
sistem organisasi.
 Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan
sistem organisasi.
 Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun
komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal
communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai
dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan tertentu.
 Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik
komunikasi verbal maupun non verbal.

Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli

Adapun pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli yang diantaranya
yaitu:

 Menurut Katz “1994:4”

Komunikasi bisnis ialah adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang
berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial.
 Menurut Persing “1981:108”
Komunikasi bisnis ialah proses penyampaian arti melalui lambang-
lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan
dengan proses penyampaian dan penerimaan pesan, baik itu dalam
bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu
organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama
memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna
memperoleh keuntungan.
  Menurut Rosenbalt “1982:7”
Komunikasi bisnis ialah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan
sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun
nonpersonal melalui simbol/tanda untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaan.

Bentuk Dasar Komunikasi

1. Verbal : melalui tulisn dan lisan
2. Non Verbal : bahasa tubuh, ekspresi

Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang
disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written)
atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter
membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis
berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu
merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.

Bentuk Komunikasi Verbal

1. Membuat dan mengirim surat klaim

2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barangan kepada pihak lain
4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang
produk baru
7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu
perusahaan
9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan
10. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer
operasional/lini bawah
 11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di
hadapan tim penguji
12. Melakukan teleconference dengan pihak lain

Tujuan komunikais non verbal

1. Menyediakan/memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan suatu emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan
pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar
seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajar golf dan
sejenisnya.

Bentuk Komunikasi Non Verbal

1. Menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan

2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/
berpikir
3. Gambar pria/wanita yang dipasang dipintu masuk toilet umum
untukmenunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan
rasa senang,simpati dan penghormatan
6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati
terhadaporang lain
7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau
keheranan
8. Asbak di atas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh
merokok
9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita.
Pentingnya Komunikasi Non Verbal

1. menyediakan/ memberikan informasi

2. mengatur alur suatu percakapan
3. mengekspresikan emosi
4. memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5. mengendalikan/ mempengaruhi orang lain
6. mempermudah tugas-tugas khusus

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha

menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah

faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha
menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang
meliputi cetak dan elektronik.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam
komunikasi:

1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini

komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan
respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi.
Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang
pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik.
Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di
mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat
bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai
komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya
dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua
orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku
adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat
dikomunikasikan.

Proses Komunikasi Bisnis

Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi
dari dua perspektif, yaitu:

1. Perspektif Kognitif.  Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili

perspektif kognitif  adalah penggunaan lambang-lambang (symbols)
untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu
objek atau kejadian.  Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan)
dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-
kata atau lambang lainnya. 
2. Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku
memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana
sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada
receiver.
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun
kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain,
sebagai berikut:

 Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu

penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk
dikomunikasikan.  Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan
yang akan disampaikan.
 Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu
sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-
kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk
menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap
orang lain.  
 Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan
yang telah disandi (encode).  Sumber menyampaikan pesan kepada
penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun
melalui suatu tindakan tertentu.
 Langkah keempat perhatian dialihkan kepada penerima pesan.  Jika
pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang
pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan
tersebut akan hilang.  Dalam proses ini, penerima melakukan decoding,
yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang
disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan
kunci untuk melakukan decoding dan  hanya terjadi dalam pikiran
penerima.
 Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau
umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali
pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.  Respons atau
umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber
dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. 
Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. 
Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi
efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi Bisnis
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat
fungsi, yaitu:

Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system).

Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

 Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu

mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. 
 Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan

Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua
saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.

Peranan Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan  yang membutuhkan
interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti :

1. Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai,

2. Menyusun rencana kerja,
3. Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.
4. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan
melakukan hubungan
5. dengan berbagai pihak di luar organisasi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan

secara efektif antarlain :

1. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan

secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang
sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau informasi,
hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun
walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik.
2. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya
sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar
perlu dihindari.
3. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan
dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam
memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang
menyangkut perubahan terhadap informasi.
 4. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib
dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan
khalayak ramai.
5. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah
khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga
selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.
6. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap
individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau
menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan.
7. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik
atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi
8. Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi
orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun

9. Jujur, mempunyai integritas yang tinggi

10. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama
berkomunikasi
11. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan
metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

Tujuan Komunikasi Bisnis

1. Memberi Informasi “Informing”
Dalam hal ini informasi yang dimaksud ialah hal-hal yang berkaitan dengan
aktivitas bisnis dengan berbagai pihak. Misalnya seorang manajer markerting
ingin meningkatkan penjualan produk baru, maka ia akan mencoba
memasang iklan di berbagai media.

2. Melakukan Persuasi “Persuading”

Persuasi ialah cara berkomunikasi yang digunakan untuk mempengaruhi dan
menyakinkan orang lain. Persuasi sering dilakukan dalam aktivitas
pemasaran agar orang lain terpengaruh dan membeli suatu produk dan juga
dalam penegasan konfirmasi pesanan konsumen agar tidak terjadi kesalahan
pemesanan.
Unsur Pokok Atau Utama Dalam Komunikasi
Bisnis
Ketika dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok yaitu:

 Mempunyai tujuan yang artinya komunikasi bisnis harus mempunyai

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan
organisasi.
 Pertukaran yaitu dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang
ataupun lebih yaitu komunikator dan juga komunikan.
 Gagasan informasi, opini, instruksi merupakan isi pesan yang
bentuknya beragam tergantung dari tujuan, situasi serta kondisinya.
 Memakai saluran personal ataupun impersonal yang mungkin bersifat
tatap muka, menggunakan media tertentu ataupun melalui media yang
menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
 Memakai simbol, sinyal yang merupakan alat ataupun metode yang
dapat dimengerti serta dipahami oleh penerima untuk menyampaikan
pesan.
 Pencapaian tujuan organisasi ialah salah satu karakteristik yang
membedakan organisasi/lembaga formal dari informasi yaitu adanya
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Macam-Macam Komunikasi Bisnis

- Komunikasi Lisan
- Komunikasi Tertulis

Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang
menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan
dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau
jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen,
adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul
saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
  Struktur komunikasi yang buruk
 Penyampaian yang lemah
 Penggunaan media yang salah
 Pesan yang campur aduk
 Salah Audience
 Lingkungan yang mengganggu

Manfaat Komunikasi Bisnis

Manfaat internal
Komunikasi yang efektif di perusahaan dapat mendukung karier para
eksekutif perusahaan. beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
mempromosikan level karir eksekutif agar proses komunikasi berjalan dengan
baik, yaitu:

1. Kemampuan manajemen
2. Ambisi untuk bergerak maju
3. Kepercayaan
4. Kemampuan untuk bekerja keras
5. Kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat
6. Latar belakang akademis
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif
8. Menarik

Manfaat eksternal
Membangun komunikasi bisnis yang baik dengan pihak ketiga akan
berdampak positif pada keberhasilan bisnis dan upaya membangun citra
perusahaan di mata masyarakat. Komunikasi bisnis yang baik tentunya akan
berdampak baik pada peningkatan keberhasilan bisnis perusahaan.
Komunikasi Bisnis dan E – Commerce
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak
awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan
sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk
perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-
commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala
bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan
menggunakan media elektronik.. Media elektronik yang popular digunakan
saat ini adalah internet. Perkembangan teknologi di masa mendatang,
memberikan kemungkinan yang terbuka untuk penggunaan media lain selain
internet.
 E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menghubungkan
perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik
serta perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara
elektronik.
E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang
satu dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan
(pelanggan), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam
pelayanan publik. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe
aplikasi, yaitu :

- Electronic Markets (EMs)

EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan
fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi
tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi
pelanggan terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu, sedangkan bagi
penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service
yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan
lebih banyak.

- Elektronic Data Interchange (EDI)

adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi
regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi
komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge
Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard
yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem
komputer lain dengan menggunakan media elektronik”.

- Internet Commerce
adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan
komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan
dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet,
antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan
melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual