PEDOMAN PENYUSUNAN [ENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN TAHUNAN (RKAT) YAYASAN ADZKIA SUMATERA BARAT ‘Tahun Pelajaran 2017-2018, RABI PENDAHULUAN A. Latar Belakang Proses perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, pemantauan, dan evaluasi kegiat dan anggaran Yayasan Adzkla Sumatera Barat perlu dilssanakan secara tertib, sesuai aturan Yayasan Adzkia Sumatera Barat, dan prinsip-prinsip tata kelola yang balk dalam rangka pencapaian Rencana Strategis Yayasan Adzkia Sumatera Barat 2015-2020, ‘Maka ditetapkan pedoman perencanasn, pelaksanaan, pelaporan, pemantauan, dan cevaluasi Kegiatan dan anggatan, Pedoman ini mengacu kepada ketentuan-ketentuan ‘umum dalam pengelolaan kegiatan dan anggaran, 1B. Makesud, Petunjuk pelaksanaan ini disusun sebagai pedoman bagi 41.Bidang dan unit kerja dalam menyusun Rencana Kegiatan Anggaran Tabunan (RKAT), melaisanakan keglatan dan anggaran serta melaporkan pelaksanaannya, 2, Yayasan (bidang yang ditunjul) dalam melakukan pene anggaran bidang dan unit kerja, 3. Yayasan (bidang yang dtunjuk) dalam melakukan review. 4 Pejabat Pembuat Komitmen (Kabid, Kasi, Ka. Sckolah/Unit dan Ketua dalam Kepanitiaan} dalam melaksanakan kegiatan dan pelaporan, 1 usulan kegiatan dan . Ruang Lingkup Petunjuk pelaksanaan ini mencakup pedoman mengenai tata cara penyusunan; 1, Rencana Keglatan dan Anggaran Tahunan bidang dan unit i lingkungan Yayasan ‘Adzkia Sumatera Barat 2 Laporan Realsesi Kegiatan dan Anggaran bidang dan unit di lingkungan Yayasan ‘Adzkia Sumatera Harat D. Ketentuan Umum Dalam petunjuk pelaksanaan ini yang dimaksud dengan: 1. Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Yayasan Adzkia Sumatera Barat, yang selanjutnya disebut RKAT adalah dolumen perencanaan dan penganggaran Yayasan Adzkia Sumatera Barat yang berist program, keglatan, Target, Jadwal plaksanan dan anggeran untuk periode 1 (satu) tahun, 2, Mekanisme kegiatan dan Anggaran dilenglapi dengan KAK/TOR dan RAB,3. Kerangka Acuan Kepiatan/Term Of Relference, yang selanjutnya disebut KAK/TOR, adalah dokumen rencana kegiatan yang akan dilaksanakan yang di dalamnya berisikan latar belakang, tujuan, sasaran, ruang lingkup, keluaran, rmetode pelaksanaan, pelaksanaan kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan ppembiaysan kegiatan, Format Terlampir 4 Rencana Anggaran dan Biaya, yang selanjutnya disebut RAB adalah dokumen yang berisirencana besaran biaya yang dibutublean untuk pencapatan kegiatan yang tereantum di dalam KAK/TOR, 5. Laporan Kegiatan adalah ikhtiar yang menjelaskan secara ringkas dan tengkap tentang capaian kinerja kegiatan dan Gambaran hasil yang disusun berdasarkan ‘encana kerja yang dtetapkan,BABI. PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN TAHUNAN (RKAT) A Identifikast kondist Saat tnt Sebelum membuat RKAT setiap pimpinan perlu melakukan evaluast terhadap program dan kegiatan tahun berjalan untuk melihat gambaran yang jelas tentang. situast dan kondisi bidang dan atau unit yang dipimpin, Evaluasi dapat dilakukan dengan melakukan pengukuran-pengulcuran yang. bersumber dari data-data uantitaif maupun kualitauf yang menggambarkan output dari program dan kKeglatan sekaligus mengukur capaian Key Performance Indicator’s (KPI's) Bidang, saw unit Dengan melakukan Perbandingan antara asumsi RKAT tahun berjalan dengan realsasinya, evaluasi ini diharapkan juga dapat menunjukkan ofektifitas dan efisiens setlap program dan Keglatan Schingga bisa menggambarkan program dan kegiatan mana yang perlu diperbaild atau ditingkatkan, bagian mana yang tetap ddan bagian yang perlu dikurang Secara sederhana evaluast ini dibuat dengan fokus evaluas! antara fain: 1) Keterlaksanaan program/Kegiatan, dengan skala 0-4 (skor 0%, 25%, 50%, 75% ddan 100% keterlaksanaan) 2) Dampak pencapaian KPI's terkait program dan Kegiatan, dengan skala 0-4 (sk (0%, 25%, 5086, 759} dan 10036 ketercapaian) 8) Bult pendukung (lampiran data-data kuantitatif maupian kuaitati) 4) Efeltifitas dan efisienstanggaran dilhat. fri realisasianggran 5) Rekomendasi Program dan Kegiatan untuk keberlanjutan rogram Format Evaluasi Terlampir BB Penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) 1, Penyusunan RKAT bidang dan unit kerja di Yayasan Adzkta Sumatera Barat mmengacu kepada Sasaran Strategis dan KPI yang tertuang dalam Rencana strategis Yayasan Adzkia Sumatera Barat sertatugas dan fangs bidang da unit keria 2 Program dan Kegiatan yang akan diusullan dalam RKAT harus memenuhi ieriteria a Konsisten dan memadai untuk mencapai Indikator Kinerja Utama / Key Performance Indikator YASB/Bidang/Unite », Sesuai dengan “Job Description” bidang/unit kerja yang digambarkan dalam ‘Struktur Oraganisasl Yayasan Adzkia Sumatera Barat¢ Hukan merupaksn duplikast atau pengulangan dari kegiatan lain, bak yang. dilaksanakan oleh bidang/unit kerja dl Yayasan Adzkia Sumatera Barat pada tahun yang sama atau tahun-tahun sebelumnya, 4, Jelas personal penanggung jawabnya, ce Memilikijangka waktu pelaksanaan . Tersedia dulungan dana untuk melaksanakan kegiatan tersebut, 3. RKAT bidang /unit kerja harusdisertai dengan: a. Kerangla Acuan Kegiatan/Term Of Reference (KAK/TOR) atau proposal kegiatan. 'b, Rencana Anggaran dan Biaya (RAB). © Rencana Pendapatan Unitkhusus untuk Unit. (Format Terlampit) 4, Format RKAT 4. Bidang, terdiri dari kolom : No, Sasaran dan Strategi KPI (0 dan Indikator), ‘Target, No dan Program, Kode kegiatan dan kegiatan, Anggaran, Jadwal Pelaksanaan, PIC (Contoh Terlampir) b, Unit, sama dengan bidang namun di kolom anggaran ditambahkan sumber anggaran, (contoh Terlampir} 5. KAK/TOR sekurang-kurangnya teidir atas: 2 Judul Program, menggambarkan kristalisast dart topik atau tema keglatan yang akan dill, ». Kode dan Sasaran Kinerja, Kode dan Indikator Kinerja Kunei Nama Kegiatan dan penanggung jawab 4. Latar Belakang, uraign latar belakang kepiatan yang mengungkapkan penjelasan tentang 1) Pentingnya kepiatan yang akan dilskukan. 2) Review atas kegiatanterdahulu (jka ada) 3) Penjelasan mengapa kepiatan harus dill 4) [dentifkasi dan perumusan masalah yang akan menjadi fokus kegiatan {@ Tujuan Kefiatan, menjelaskan tentang hasil (outcomes), manfaat (benefits) ddan dampak (impacts) yang akan diperoleh dalam pencapaian tujuan, mis, ddan visi Yayasan Adzkia Sumatera Barat. Tujuan memuat pula kaltan -kegiatan dengan pencapsian indikatorkinerja(IKU/KPI} dan target kineria, Ruang lingkup, menjelaskan tentang lingkup dan batasan pekerjaan yang akan dilakuken. Lingkup berisikan tahapan kegiatan beserta output yang akan dihasilkan dart tap tahapan tersebut, Batasan kegiatan berisikan limitasi/keterbatasan keiatan, Keluaran (output), menjelaskan bentuk keluaran yang akan dlhaskan ‘melalui pelaksanaan kegiatan. 1 Ketua pelaksana Kegiatan, menjelaskan mengenal slapa_ ya relaksanakan kepiatan, 4. Pelaksana keglatan antara lain mencakup: 1) Jumilah personil 2) Persyaratan lain yang relevan dengan topik/judul kegiatan akan}. Jadwal Pelaksanaan, menjelaskan tentang pengaturan waktu pelaksanaan ‘kegiatansesuat dengan tahap-tahap kegiatan yang ditetapkan. 1. Pembiayaan, yang, menjelaskan tentang: 3) Jummlab anggaran yang dibutulkan daar 2) Sumber dana. KAK/TOR harus ditandatangani oleh Ketua Pelaksana Kegitan, 1m, Standar penulisan KAK/TOR menggunakan kertas A¢, spasi 1,5 dan jenis hhuruf Tahoma, ukuran huruf 12, rn Rencana Anggaran dan Biaya (RAB), Ketentuannya diatur oleh bidang keuangan, ©. Pembentukan Tim Kegiatan 5. Komponen RAB, (contoh RAB Terlampit) ‘Kode dan nama akun (terlampit) Rincian Biaya, beri uraianlebih rin dari mode akun dan/atau nama akun Volume, jumlah atau besaran tertentu terkalt satan Biaya Satuan, umlah atau besaran harga per satuan Satuan,uralanterkait rineian baa ‘Total biay, nial perkalian antara volume dan biaya satuan melaksanakan Kegiatan, . Tata Cara Pengusulan Rencana Kegiatan Dan Anggaran Tahunan 1. Kabid dan kepala Unit mengusulkan RKAT setiap tanggal 1 Februari 2. RKAT yang diusulkan dibahas melalui mekanisme Review pada Rapat Kerja Pimpinan (Rakerpim) Yayasan, 3. Hasil Rakerpim menjadi dasar revisi atau perbaikan program dan keghat Bidang dan Unit 4, RKAT akan disabkan pada tanggal 1 AprilBab ‘REVIEW USULAN RKAT 1. Review dilakukan dengan tujuan untuk ‘a. menelaah Keselarasan Kegiatan dengan indikator kinera, Kesesuaian kegiatan dengan tugas dan fungsi unit kerja, kesesuaian techadap format KAK/TOR dan kesesuaian jenis input dan output kegiatan. 'b. menclaah kesesuaian rencana alokasi belanja dengan kegiatan dan harga salvan yang telah ditetapkan, Ketepatan dan kesesuatan jenis belanja dengan Kode serta nam akun, ‘6 memberikan penjaminan (assurance) dalam bentuk keyakinan terbatas terhadap rencana Kegiatan penyelenggaraan tugas dan fungsi Unit Kerja Pelaksana Keglatan untuk menjamin keselarasan dengan tujuan organisasi secaraefektif dan efisien. 2, Kabid dan Kepala Unit menindaklanjuti hast catatan review dengan melakukan perbaikan dokumen RKAT dan mengirimkannya Yayasan 4, Review dilakukan terhadap: 4 Program dan Kegiatan dalam RKAT KAK/TOR RAB, Dolumen pendukung lainnys: 4) Persetujuan tertuls, ») Laporan hasil Kegiatan tahun sebelumnya apabila kepiatan yang diusulkan merupakan kegiatan lanjutan, ‘9, Dokumen perjanjian. 4d) Peraturan perundang-undangan yang relevan dengan keglatan yang diusulkan omen Penn ge eee 217 6Lampiran Format Bvatuasi TWeteraksanean | bammpak or KAT Tahun Bean Rekomendss ‘ rogram — | PencapsianxPi | Pendukung Realise one Jaraeran| angzaran beralanFormat RKAT Bidang (dibuat di program Excell) sesaran [__KPU Ty TTA Tw aawal N° | Street [aa [naar] 0] 32 fa | Prooram Kesiaten ‘Anggaran | Poiaksanaan | Pic SS Wages] 2 sarian [OF rr Cr 2 | auton ican promos: metab ny ramon Adoka Tomaga mses 1 | media sre, tae rola eb sto, pence | | Bansng Gan aleionic ‘aceeeoe, bog. dan na pertain media nya Sumator | | Sartuar Pe Stud dancing Sui Bareg | Magan dlsesusi [22-23 | Melakckan soma sossnan pomarbute ail Contoh Rencana Implementas! Kegiatan dan Anggaran ean Fi orn a oP Bb oa) Tole ets ah Ws tier | tosuarucoooon ee Te [ele le lel[sl[els lel = fs || ™ Baas | manga avast 0 promos: Aden [ARS 1a 7a maul web sto, [a ‘osnock, Bog, S00 an mesa tanya Praia Zn mm co DT angka wattu petaksenaanFormat RKAT Unit (dibuat di program Excell) " Sear PL] oq [NI] Kode naan | TA, |S] rooram xestatan 3) ste whe veo Pemba ai || inaat | ©) Pours | ser | Reais |p Sonar Popa Tara Poa Sea aan re we 3 [5 |? feenn | Bemoemetis Jit |aonpone anne 3 Jruuea || San Sedat ‘rook wes, tena |_| bain Soak fdas Sn || Farah Mehyanan” 21” | pnyenpumaan SOP Rang | [ar am Su Suh Sonre Sha || arg Magna S| | Pins toes SP 32 |tonpergomien fenrenttan Septron nt aCContoh RAB (Bagian dari KASK/TOR) Kode Kegiatan Nama Kegiatan ‘ive [Kode Alun | Nama Alan | Rineian Baya [Volume —[Giaya Sstuan | —Satuan | Total Baya 201.02.0103 | Belanja Bahan | Photocopy 76000 125 [Tembar 2,000,000 '520102.0108 | Belanja Bahan | Pombelian| ATK/Bahan_habis paki = Kenta z 37500 [Am T5000 =—Tinta z 325.000-[ whe 750.000 aCContoh Format Rencana Pendapatan Unit