Pergub Nomor 19 Tahun 2020

SALINAN
GUBERNUR SULAWESI BARAT

PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT
NOMOR 19 TAHUN 2020
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR SULAWESI BARAT,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi, efektifitas, dan tertib
administrasi penyelenggaraan pemerintahan di
Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Barat,
perlu standardisasi naskah dinas di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat;
b. bahwa berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, pedoman tata
naskah dinas merupakan acuan bagi pemerintah daerah
dalam penyusunan tata naskah dinas;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas;
Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2004 tentang
Pembentukan Provinsi Sulawesi Barat (Lembaga Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 105, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4422);
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana
telah beberapa kali dirubah, terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua
Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5679);
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang
-2-
Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas

Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
6398);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014
Nomor 432);
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015
tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 120 tahun 2018 tentang Perubahan
Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun
2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor
157);
10. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 2
Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
Daerah (Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat
Tahun 2016 Nomor 2);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH

DINAS.
Pasal 1
Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Provinsi Sulawesi Barat.
2. Gubernur adalah Gubernur Sulawesi Barat.
3. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
4. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan DPRD Provinsi
dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan
daerah provinsi yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD,
Inspektorat, Dinas dan Badan.
5. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.
6. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
pemerintahan daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan dan pembangunan.
7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata
letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo dan cap
dinas.
-3-
8. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat.

9. Staf Ahli Gubernur adalah Staf Ahli Gubernur Provinsi Sulawesi Barat.
10. Asisten Sekretaris Daerah adalah Asisten Sekretaris Daerah Provinsi
Sulawesi Barat.
11. Jabatan Fungsional adalah jabatan yang tidak secara tegas disebutkan
dalam struktur organisasi tetapi dalam fungsinya dibutuhkan oleh
organisasi pemerintah daerah.
12. Unit Pelaksana Teknis Daerah selanjutnya disingkat UPTD adalah Unit
Pelaksana Teknis Daerah pada Dinas atau Badan Provinsi Sulawesi
Barat.
13. Unit Pengelola adalah unit yang menangani dan memproses secara
terus menerus arsip dinamis.
14. Tata Persuratan dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan
penyelenggaraan surat menyurat yang dilaksanakan oleh unit kerja
dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan.
15. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat yang
menunjukan jabatan atau nama Pemerintah Daerah yang ditempatkan
di bagian atas sampul surat.
16. Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia adalah simbol negara
yang dituangkan dalam Gambar Garuda Pancasila dengan semboyan
Bhinneka Tunggal Ika.
17. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Pemerintah Daerah.
18. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau
memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan
tinggi dalam jangka waktu lama.
19. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau
Perangkat Daerah.
20. Tinta adalah bahan berwarna yang mengandung pigmen dan
digunakan untuk mewarnai suatu permukaan naskah dinas.
21. Sampul naskah dinas adalah amplop atau alat pembungkus naskah
dinas.
22. Map naskah dinas adalah salah satu jenis alat tulis kantor yang dicetak
dengan identitas dan logo instansi sebagai tempat penyimpanan file
atau dokumen ataupun sebagai sarana penyimpanan arsip.
23. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau nama
Perangkat Daerah tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
24. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan atau
nama Perangkat Daerah tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul
naskah.
25. Kop map naskah dinas adalah kop yang menunjukkan jabatan atau nama
Perangkat Daerah yang dicetak diatas map.
26. Papan nama adalah papan atau bidang yang bertuliskan identitas instansi
atau organisasi.
27. Wewenang adalah hak yang dimiliki oleh Badan dan/atau Pejabat
Pemerintahan atau penyelenggara negara lainnya untuk mengambil keputusan
dan/atau tindakan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
28. Kewenangan Pemerintahan yang selanjutnya disebut Kewenangan adalah
kekuasaan Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan atau penyelenggara negara
lainnya untuk bertindak dalam ranah hukum publik.
-4-
29. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan

kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
30. Delegasi adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat
Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan
yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat beralih
sepenuhnya kepada penerima delegasi.
31. Mandat adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat
Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan
yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada
pada pemberi mandat.
32. Autentifikasi adalah proses kegiatan dalam rangka pengesahan naskah dinas
dalam bentuk dan susunan produk hukum.
33. Produk Hukum Daerah adalah produk hukum berbentuk peraturan meliputi
Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, Peraturan DPRD, dan Keputusan
meliputi Keputusan Gubernur, Keputusan DPRD, dan Keputusan Badan
Kehormatan DPRD.
34. Peraturan Daerah adalah yang selanjutnya disingkat Perda adalah peraturan
perundang-undangan yang dibentuk oleh DPRD dengan persetujuan bersama
Gubernur.
35. Peraturan Gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh Gubernur.
36. Keputusan Gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final yang telah
ditetapkan oleh Gubernur.
37. Keputusan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya
disingkat Keputusan PA/KPA adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final yang
telah ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran.
38. Instruksi Gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari
Gubernur kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan.
39. Paraf adalah tanda tangan singkat.
40. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan
dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting
dan mendesak.
41. Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,
permintaan jawaban, atau saran dan sebagainya.
42. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari
pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran
sesuatu hal.
43. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
44. Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua
belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum
yang telah disepakati bersama.
45. Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan
suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
46. Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan.
-5-
47. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.
48. Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
49. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi
kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan
kepada atasan.
50. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk
menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.
51. Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan.
52. Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain
berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis.
53. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
pemberitahuan yang bersifat umum.
54. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi
informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
55. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
keterangan atau catatan tentang suatu hal yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan kedinasan.
56. Surat Pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang
berfungsi sebagai tanda terima.
57. Telegram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu
yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
58. Lembaran Daerah adalah penerbitan resmi pemerintah daerah yang digunakan
untuk mengundangkan Peraturan Daerah.
59. Berita Daerah adalah penerbitan resmi pemerintah daerah yang digunakan
untuk mengumumkan/mengundangkan Peraturan Gubernur.
60. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal
yang ditanda tangani oleh para pihak.
61. Sandi adalah susunan huruf, tulisan, (kata, tanda dan lain sebagainya) yang
diproses secara kriptografis dan menghasilkan suatu bentuk Kriptogram.
62. Kriptogram adalah proses penyandian dari teks.
63. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses siding atau rapat.
64. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan
tertentu.
65. Daftar Hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan atas kehadiran seseorang.
66. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang bewenang berisi penghargaan
atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan.
67. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan disingkat STTPP adalah naskah
dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan
pelatihan tertentu.
68. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah
mengikuti kegiatan tertentu.
69. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.
70. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas
sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
-6-
71. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak
pernah dikeluarkan.
Pasal 2
(1) Peraturan Gubernur ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah
dalam penyusunan naskah dinas.
(2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertujuan sebagai berikut :
a. memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;
c. menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam
penyelenggaraan tugas;
d. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan Tata Naskah Dinas;
dan
e. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan
negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam
kerangka NKRI.
(3) Bentuk penyusunan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Gubernur ini.
Pasal 3
Pedoman tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan azaz :
a. azas efesien dan efektif;
b. azas pembakuan;
c. azas akuntabilitas;
d. azas keterkaitan;
e. azas kecepatan dan ketetapan; dan
f. azas keamanan.
Pasal 4
(1) Azas efesien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a,
dilakukan melaluai penyederhanaan dalam penulisan, penggunanaan ruang
atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan
bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
(2) Azas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b, dilakukan
melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
(3) Azas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c, yaitu
penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenagan, keabsahan dan dokumentasi.
(4) Azas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d, yaitu tata
naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem.
(5) azas kecepatan dan ketetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e,
yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran.
(6) Azas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf f, yaitu
penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi.
Pasal 5
-7-
Prinsip-prinsip penyusunan naskah dinas terdiri atas :

a. ketelitian;
b. kejelasan;
c. singkat dan padat; dan
d. logis dan meyakinkan.
Pasal 6
(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a,
diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b,
diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi
dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
(3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c,
diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
(4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d,
diselenggarakan secara runtut dan logis dan menyakinkan serta sruktur
kalimat harus lengkap dan efektif.
Pasal 7
Sistematika Tata Naskah Dinas terdiri atas:
BAB I JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
1. Naskah dinas pengaturan:
a) Peraturan Daerah;
b) Peraturan Gubernur;
c) Peraturan DPRD;
d) Instruksi Gubernur;
e) Surat Edaran.
2. Naskah dinas penetapan:
a) Keputusan Gubernur;
b) Keputusan DPRD;
c) Keputusan Pimpinan DPRD;
d) Keputusan Badan Kehormatan DPRD; dan
e) Keputusan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna
Anggaran.
3. Naskah dinas penugasan;
a) Surat Perintah;
b) Surat Tugas;
c) Surat Perjalanan Dinas (SPD).
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah dinas korespondensi intern;
a) Nota dinas;
b) Nota pengajuan konsep naskah dinas;
c) Disposisi; dan
d) Surat Undangan Intern.
2. Naskah dinas korespondensi ekstern
a) Surat Dinas; dan
-8-
b) Surat Undangan Ekstern.

C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian;
a. Perjanjian Dalam Negeri; dan
b. Perjanjian Internasional.
2. Surat Kuasa
3. Berita Acara
4. Surat Keterangan
5. Surat Pengantar
6. Pengumuman
7. Notulen
8. Daftar Hadir
9. Rekomendasi
10. Radiogram
11. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
12. Kriptogram
13. Surat Panggilan
14. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP)
15. Sertifikat; dan
16. Piagam.
D. Laporan
E. Telaahan Staf
F. Naskah Dinas Elektronik
BAB II PEMBUATAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan pembuatan
B. Penomoran naskah dinas
C. Penggunaan kertas, amplop dan tinta
D. Ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf,
E. kata penyambung (perpindahan halaman)
F. Penentuan batas/ruang tepi
G. Nomor halaman
H. Tembusan
I. Lampiran
J. Penggunaan logo pemerintah daerah/lambang negara
K. Pengaturan paraf naskah dinas dan penggunaan cap
L. Penggunaan Cap/Stempel untuk Naskah Dinas Sangat
Rahasia
M. Penggunaan Warna Tinta
N. Penggunaan Paragraf dan Spasi Surat
BAB III PENGAMANAN NASKAH DINAS
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses
Naskah Dinas;
B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan
Klasifikasi Keamanan dan Akses;
1. Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. Pemberian nomer seri pengaman dan security printing; dan
3. Pembuatan dan pengawasan naskah dinas yang bersifat
rahasia.
-9-
BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

A. Penggunaan garis kewenangan
B. Penandatanganan naskah dinas
C. Pendelegasian penandatanganan naskah dinas
D. Autentifikasi dan Legalisasi
E. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas;
dan
F. Penandatanganan Secara Elektronik.
BAB V PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH
DINAS
A. Pengertian; dan
B. Tata cara.
BAB VI PENGENDALIAN NASKAH DINAS
A. Naskah dinas masuk; dan
B. Naskah dinas keluar.
BAB VII SARANA PENCATATAN NASKAH DINAS
A. Buku Agenda
B. Kartu Kendali
C. Takah; dan
D. Agenda Elektronik.
Pasal 8
Pada saat berlakunya Peraturan Gubernur ini, maka Peraturan Gubernur
Sulawesi Barat Nomor 41 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat, dicabut dan dinyatakan tidak
berlaku.
Pasal 9
Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan
Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Sulawesi Barat.
Ditetapkan di Mamuju
pada tanggal 29 Juni 2020
Diundangkan di Mamuju GUBERNUR SULAWESI BARAT,
pada tanggal 29 Juni 2020
SEKRETARIS DAERAH PROVINSISULAWESI BARAT, ttd
H. M. ALI BAAL MASDAR

ttd
MUHAMMAD IDRIS
,
BERITA DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN 2020 NOMOR 20

Salinan Sesuai Dengan Aslinya
KEPALA BIRO HUKUM,
ttd
BUJAERAMY HASSAN, SH
Pangkat : Pembina Tk. I
NIP. : 19750630 200212 1 010
- 10 -
LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT

NOMOR : 19 TAHUN 2020
TANGGAL : 29 Juni 2020
TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
BAB I
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Jenis Naskah Dinas
1. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap
perangkat daerah yang berupa produk hukum daerah yang bersifat
pengaturan, penetapan, dan penugasan.
a. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri dari Peraturan
Daerah, Peraturan Gubernur, Peraturan DPRD, Instruksi, dan
Surat Edaran.
1) Peraturan Daerah
a) Pengertian
Peraturan Daerah adalah naskah dinas dalam bentuk dan
susunan produk hukum yang bersifat pengaturan
ditetapkan oleh Gubernur setelah mendapat persetujuan
bersama Dewan Perwakilan Daerah untuk mengatur
urusan Otonomi Daerah dan Tugas Pembantuan.
b) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
peraturan daerah adalah Gubernur Sulawesi Barat sebagai
pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi
Barat.
c) Susunan
(1) Judul
(a) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,
nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan.
(b) Nama peraturan dibuat secara singkat dan
mencerminkan isi peraturan.
(c) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakkan ditengah margin, tanpa diakhiri tanda
baca.
(2) Pembukaan
Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal sebagai
berikut:
(a) Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di
tengah margin.
(b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan
2) Nakah…
- 11 -
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang

diletakkan ditengah margin dan diakhiri dengan
tanda baca koma.
(c) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.
(i) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai
pokok- pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatanperaturan.
(ii) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat
unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang
menjadi latar belakang pembuatannya.
(iii) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan
bahwa peraturan dianggap perlu untuk dibuat
adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan
tentang latar belakang dan alasan dibuatnya
peraturan.
(iv) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok
pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan
dalam rangkaian kalimat yang merupakan
kesatuan pengertian.
(v)Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad
dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali
dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda
baca titik koma.
(d) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.
(i) Dasar hukum memuat dasar kewenangan
pembuatan peraturan.
(ii) Peraturan perundang-undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan
perundang-undangan yang tingkatannya sama
atau lebih tinggi.
(iii) Jika jumlah peraturan perundang-undangan
yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu,
urutan pencantuman perlu memperhatikan tata
urutan peraturan perundang-undangan dan jika
tingkatannya sama disusun secara kronologis
berdasarkan saat pengundangan atau
penetapannya.
(iv) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,
Peraturan Daerah dan Peraturan Presiden perlu
dilengkapi dengan pencantuman Lembaran
Negara Republik Indonesia dan Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia yang
diletakkan di antara tanda baca kurung.
(e) Diktum terdiri dari:
(i) Sebelum kata Memutuskan diawali dengan baris kata
Dengan Persetujuan Bersama Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Provinsi Sulawesi Barat dan Gubernur
Sulawesi Barat.
(ii) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya
dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku
2) Nakah…
- 12 -
kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua

serta diletakkan di tengah margin.
(iii) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah
kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan
kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(3) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh peraturan terdiri dari:
(a) Semua substansi peraturan perundang-undangan
yang dirumuskan dalam pasal-pasal.
(b) Substansi peraturan perundang-undangan terdiri
dari:
(i) Ketentuan Umum;
(ii) Materi Pokok yang diatur;
(iii) Ketentuan Sanksi (jika diperlukan);
(iv) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan
(v) Ketentuan Penutup.
(4)Kaki
Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan
bawah, yang terdiri dari:
(a) tempat (nama kota sesuai dengan alamat
Pemerintah Daerah) dan tanggal penetapan
peraturan;
(b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma;
(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
dan
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani
peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
d) Pengabsahan
(1)Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah,
suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga
dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab
di bidang hukum atau administrasi umum.
(2)Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda
tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata
“Salinan sesuai dengan aslinya” disertai nama jabatan
pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf
kapital disetiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda
baca koma serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang
berwenang, nama lengkap pejabat yang
menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital
disetiap awal kata dengan mencantumkan gelar.
2) Nakah…
- 13 -
Disertai dengan NIP dan cap Pemerintah Daerah yang

bersangkutan.
e) Pengundangan
Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Daerah yang
dikeluarkan oleh Gubernur harus diundangkan dengan
menempatkan dalam:
(1) Lembaran Daerah (ditujukan bagi peraturan daerah
yang menurut peraturan perundang-undangan harus
diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi
Sulawesi Barat);
(2) Tambahan Lembaran Daerah (tambahan lembaran
daerah apabila peraturan daerah disertai dengan
penjelasan).
f) Pemberian Nomor Register
(1) Nomor Register yang selanjutnya disingkat Noreg adalah
pemberian nomor dalam rangka pengawasan dan tertib
administrasi untuk mengetahui jumlah rancangan perda
yang dikeluarkan pemerintah daerah sebelum dilakukannya
penetapan dan pengundangan;
(2) Pemberian Noreg rancangan Perda Provinsi dilaksanakan oleh
Kepala Biro Hukum Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam
Negeri dengan menyesuaikan hasil Evaluasi dan Fasilitasi.
g) Distribusi
Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada
pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap
serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan
tindakan pengendalian.
h) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli dan salinan peraturan yang diparaf harus

disimpan sebagai pertinggal.
2) Peraturan Gubernur
a) Pengertian
Peraturan Gubernur adalah naskah dinas yang berlaku
dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan
memuat kebijakan pokok yang ditetapkan oleh Gubernur.
peraturan adalah pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
yaitu Gubernur.
c) Susunan
(1) Judul
2) Nakah…
- 14 -

baca.
(2) Pembukaan
berikut:
tengah margin.
tanda baca koma.
belakang dan alasan pembuatanperaturan.
peraturan.
(v) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf
abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang
diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma.
atau lebih tinggi.
penetapannya.
2) Nakah…
- 15 -

(i) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan
huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan
di tengah margin.
(ii) kata menetapkan, yang dicantumkan sesudah
(3) Batang Tubuh
dari :
(i) Ketentuan Umum;
(4) Kaki
peraturan;
baca koma;
dan
mencantumkan gelar.
(5) Lampiran
Lampiran peraturan gubernur adalah
penjelasan/uraian/ keterangan lebih rinci dari materi
muatan peraturan gubernur dan merupakan satu
kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan
Gubernur.
(6) Hal Khusus
Khusus untuk Standar Operasional Prosedur (SOP)
bentuk dan susunannya sebagai berikut :
2) Nakah…
- 16 -
(a) Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama
sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul
ini berisi informasi mengenai:
(i) Judul SOP.
(ii) Nama Unit Kerja.
(iii) Tahun pembuatan.
(iv) Informasi lain yang diperlukan.
(b) Penetapan Pimpinan
Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap
pegawai, maka harus memiliki kekuatan hukum.
Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul,
disajikan penetapan pimpinan dalam bentuk
Peraturan Gubernur tentang penetapan SOP.
(c) Daftar isi SOP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu
mempercepat pencarian informasi dan menulis
perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu
dari SOP terkait.
(d) Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat
penjelasan bagaimana membaca dan
menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain
mencakup:
(i) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur
dibuat dan kebutuhan organisasi.
(ii) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat.
(e) Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP
dapat dijelaskan sebagai berikut:
(i) Logo instansi dan nomen klatur unit kerja
pembuat.
(ii) Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara
berurutan dalam 1 (satu) tahun takwin.
(iii) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan
SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja.
(iv) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau
tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang
bersangkutan.
(v) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada
unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur
jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang
disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi.
(vi) Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.
2) Nakah…
- 17 -
(vii) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-

undangan yang mendasari prosedur yang di
buat menjadi SOP beserta aturan
pelaksanaannya.
(viii) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai
keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang
terkait secara langsung dalam proses
pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari
kegiatan tersebut).
(ix) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan
berada di luar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak
lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan
pula bagaimana cara mengatasinya bila
diperlukan. Umumnya menggunakan kata
peringatan yaitu jika/apabila-maka (if-then)
atau batas waktu (dead line) kegiatan harus
sudah dilaksanakan.
(x) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan
mengenai kualifikasi pelaksana yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya
pada prosedur yang distandarkan.
(xi) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan
penjelasan mengenai daftar peralatan utama
(pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan
yang terkait secara langsung dengan prosedur
yang dibuat menjadi SOP.
(xii) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai
hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat
tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat
formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh
setiap pelaksana yang terlibat dalam proses.
Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam
proses, diwajibkan untuk mencatat dan
mendata apa yang sudah dilakukannya, dan
memberikan pengesahan bahwa langkah yang
ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan
menjadi dokumen yang memberikan informasi
penting mengenai “apakah prosedur telah
dijalankan dengan benar”.
(f) Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai
langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan
sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang
berisi:
(i) Nomor, diisi nomor urut.
2) Nakah…
- 18 -
(ii) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang

merupakan urutan logis suatu proses kegiatan.
Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan
awalan me-.
(iii) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan.
Simbol- simbol diagram alir sesuai dengan proses
yang dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana
ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi
dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional
Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan
Struktural) yang ada di unit kerja yang
bersangkutan yang melakukan proses kegiatan.
Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan
yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan.
Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain,
maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah
kolom jabatan di unit yang bersangkutan.
(iv) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output
dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan
kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya
mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti:
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
persyaratan/kelengkapan yang diperlukan
(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini
akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk
akhirnya (end product) dari sebuah proses telah
memenuhi kualitas yang diharapkan,
sebagaimana ditetapkan dalam standar
pelayanan. Untuk memudahkan dalam
pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya
SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur
meskipun muatan dari unsur tersebut akan
berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja.
Norma waktu biasa dalam hitungan menit, jam,
hari.
(g) Bagian Pendukung
Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau
contoh-contoh formulir yang dapat mendukung
penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat
kelengkapan suatu kegiatan.
d) Pengabsahan
(1)Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
2) Nakah…
- 19 -

bersangkutan.
e) Pengundangan
Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Kepala
Daerah yang dikeluarkan oleh Gubernur harus
diundangkan dengan menempatkan dalam Berita Daerah
(ditujukan bagi peraturan gubernur yang menurut
peraturan perundang-undangan harus diundangkan dalam
Berita Daerah Provinsi Sulawesi Barat);
f) Distribusi
g) Hal yang Perlu Diperhatikan
3) Peraturan DPRD
a) Pengertian
Peraturan DPRD adalah naskah dinas yang berlaku dan
mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat
kebijakan pokok yang ditetapkan oleh pimpinan DPRD
provinsi.
peraturan adalah pimpinan tertinggi DPRD provinsi yaitu
pimpinan DPRD provinsi.
c) Susunan
(1)Judul
baca.
(2) Pembukaan
berikut:
tengah margin.
tanda baca koma.
2) Nakah…
- 20 -

belakang dan alasan pembuatan peraturan.
peraturan.
(v) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf
abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang
diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma.
atau lebih tinggi.
penetapannya.
(i) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan
huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan
di tengah margin.
(ii) kata menetapkan, yang dicantumkan sesudah
2) Nakah…
- 21 -
(4) Batang Tubuh

dari :
(i) Ketentuan Umum;
(5) Kaki
peraturan;
baca koma;
dan
mencantumkan gelar.
e) Pengabsahan
(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
bersangkutan.
h) Pengundangan
Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan DPRD yang
dikeluarkan oleh pimpinan DPRD harus diundangkan
dengan menempatkan dalam Berita Daerah;
i) Distribusi
2) Nakah…
- 22 -

j) Hal yang Perlu Diperhatikan

4) Instruksi Gubernur
a) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah
berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu
kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-
undangan.
instruksi adalah Gubernur.
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari:
(a) kop instruksi menggunakan lambang negara, yang
disertai nama Pemerintah Daerah dengan huruf
kapital secara simetris;
(b) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(c) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(d) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(e) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; dan
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi,
yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma secara simetris.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi
instruksi terdiri :
(a) latar belakang dikkeluarkannya instruksi;
(b) nama/ jabatan pegawai yang diinstruksikan; dan
(c) isi/ substansi instruksi
(3) Kaki
Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kanan
(a) tempat (kota sesuai dengan alamat Pemerintah
Daerah) dan tanggal penetapan instruksi;
2) Nakah…
- 23 -
(b) nama jabatan pejabat yang menetapkan,

yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma;
(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
dan
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
(4) Distribusi dan Tembusan
Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara
cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian instruksi diikuti dengan tindakan
pengendalian.
(6) Hal yang Perlu Diperhatikan
(a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu
peraturan perundang- undangan.
(b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi
tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
5) Surat Edaran
a) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting
dan mendesak.
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani
surat edaran adalah Gubernur, dan dapat dilimpahkan
kepada Wakil Gubernur, atau Sekretaris Daerah.
c) Susunan
i. Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri dari:
1. kop surat edaran yang ditandatangani sendiri oleh
Gubernur atau Wakil Gubernur atas nama
Gubernur menggunakan lambang negara, yang
disertai nama Daerah dengan huruf kapital secara
simetris;
2. kop surat edaran yang ditandatangani oleh
Sekretaris Daerah menggunakan lambang negara,
yang disertai nama Pemerintah Daerah dengan
huruf kapital secara simetris;
3. kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang
dikirimi surat edaran;
4. tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah
lambang negara, ditulis dengan huruf kapital serta
nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;
5. kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata
2) Nakah…
- 24 -
surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan
6. rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.
ii. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran berisi mengenai
substansi/ hal tertentu yang dianggap mendesak.
iii. Kaki
Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kanan
yang terdiri dari:
1. tempat dan tanggal penetapan;
2. nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda
bacakoma;
3. tanda tangan pejabat penandatangan;
4. nama lengkap pejabat penanda tangan,
yang ditulis dengan huruf kapital; dan
5. cap dinas.
d) Distribusi
Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan
pengendalian.
b. Naskah Dinas Penetapan
Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan.
1) Keputusan Gubernur;
a) Pengertian
Keputusan Gubernur adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat
mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang
digunakan untuk:
(1) Menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/
keanggotaan/material/peristiwa;
(2) Menetapkan/mengubah/membubarkan suatu
kepanitiaan/ tim; dan
(3) Menetapkan pelimpahan wewenang.
keputusan adalah pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang
dengan ketentuan sebagai berikut :
(1) Gubernur, apabila :
(a) Substansi bersifat strategis; dan
(b) Melibatkan antara lain Sekretaris Daerah, semua/
beberapa pejabat tinggi pratama di lingkungan
2) Nakah…
- 25 -
Pemerintah Daerah/ Instansi Vertikal atau unsur-

unsur lainnya.
(2) Wakil Gubernur atas nama Gubernur, apabila :
(a) Substansi bersifat teknis; dan
(b) Melibatkan Sekretaris Daerah, semua/ beberapa
pejabat tinggi pratama di lingkungan Pemerintah
Daerah Provinsi Sulawesi Barat.
(3) Sekretaris Daerah atas nama Gubernur, apabila :
(a) Substansi bersifat teknis; dan
(b) Melibatkan seluruh/ beberapa pejabat tinggi pratama
di lingkungan Pemerintah Daerah.
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala keputusan terdiri dari:
(a) kop keputusan yang ditandatangani sendiri atau
atas nama pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
menggunakan lambang negara, yang disertai nama
Pemerintah Daerah dengan huruf kapital secara
simetris;
(b) kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat
selain pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
menggunakan logo, yang disertai nama Pemerintah
Daerah dengan huruf kapital secara simetris;
(c) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(d) nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(e) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf
(f) judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital
(g) nama jabatan pejabat yang menetapkan
keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.
(2) Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri dari:
(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/ tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang
perlu ditetapkannya keputusan; dan
(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang-undangan sebagai dasar
pengeluaran keputusan.
(3) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari hal-hal sebagai
berikut:
2) Nakah…
- 26 -
(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang

ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata
menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital;
(b) Isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah
kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal
kapital; dan
(c) Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat
dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
(4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh
keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan
dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan
bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan
seterusnya.
(5) Kaki
Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah
kanan bawah, yang terdiri dari:
(a) tempat dan tanggal penetapan keputusan;
(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
baca koma;
(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
dan
keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
d) Pengabsahan
(1) Pengabsahan merupakan pernyataan pengesahan
bahwa suatu keputusan telah dicatat dan diteliti
sehingga dapat diumumkan dan didistribusikan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang
hukum atau administrasi umum atau pejabat yang
ditunjuk sesuai dengan isi keputusan.
(2) Pengabsahan dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang
terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, diikuti
dengan nama Pemerintah Daerah, nama jabatan, ruang
tanda tangan, dan nama pejabat penandatangan.
(3) Pengabsahan dilakukan dengan membubuhkan
tandatangan dan cap dinas Pemerintah Daerah.
e) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada
yang berkepentingan.
f) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan
keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai
arsip.
2) Keputusan DPRD;
2) Nakah…
- 27 -
a) Pengertian
Keputusan DPRD adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat
mengatur, digunakan untuk menetapkan hasil rapat
paripurna yang materi muatannya merupakan hasil dari
rapat paripurna.
keputusan DPRD adalah pimpinan dalam rapat paripurna
DPRD.
c) Susunan
(1) Kepala
(a) kop keputusan menggunakan lambang negara,
yang disertai nama PIMPINAN DPRD PROVINSI
SULAWESI BARAT dengan huruf kapital secara
simetris;
(b) kata keputusan DPRD PROVINSI SULAWESI
BARAT, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(c) nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(d) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf
(e) judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan
(2) Konsiderans
(3) Diktum
berikut:
kapital; dan
2) Nakah…
- 28 -

(5) Batang Tubuh
seterusnya.
(5) Kaki
baca koma;
dan
e) Pengabsahan
administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai
dengan isi keputusan.
dengan nama jabatan, ruang tanda tangan, dan nama
pejabat penandatangan.
f) Distribusi
g) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan
arsip.
3) Keputusan Pimpinan DPRD;
a) Pengertian
Keputusan Pimpinan DPRD adalah naskah dinas yang
memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak
bersifat mengatur, digunakan untuk menetapkan hasil
rapat pimpinan DPRD dalam rangka menyelenggarakan
tugas fungsi DPRD yang bersifat teknis operasional.
2) Nakah…
- 29 -

keputusan pimpinan DPRD adalah pimpinan dalam rapat
pimpinan DPRD.
c) Susunan
(1) Kepala
yang disertai nama PIMPINAN DPRD PROVINSI
SULAWESI BARAT dengan huruf kapital secara
simetris;
(b) kata keputusan DPRD PROVINSI SULAWESI
BARAT, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
secara simetris;
(2) Konsiderans
(3) Diktum
berikut:
kapital; dan
(6) Batang Tubuh
2) Nakah…
- 30 -

seterusnya.
(5) Kaki
baca koma;
dan
f) Pengabsahan
g) Distribusi
h) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan
arsip.
4) Keputusan Badan Kehormatan DPRD
a) Pengertian
Keputusan Badan Kehormatan DPRD adalah naskah dinas
yang dibuat dalam rangka penjatuhan sanksi kepada
anggota DPRD yang berisi muatan mengenai penjatuhan
sanksi kepada anggotan DPRD yang terbukti melanggar
Peraturan DPRD tentang tata tertib dan/atau peraturan
DPRD tentang kode etik.
keputusan pimpinan DPRD adalah ketua badan
kehormatan DPRD.
c) Susunan
2) Nakah…
- 31 -
(1) Kepala
yang disertai nama KETUA BADAN KEHORMATAN
DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT dengan huruf
(b) kata KEPUTUSAN BADAN KEHORMATAN DPRD
PROVINSI SULAWESI BARAT, ditulis dengan huruf
secara simetris;
(2) Konsiderans
(3) Diktum
berikut:
kapital; dan
(4) Batang Tubuh
seterusnya.
(5) Kaki
2) Nakah…
- 32 -

baca koma;
dan
d) Pengabsahan
e) Distribusi
f) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan
arsip.
5) Keputusan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran.
Pejabat Struktural yang juga berfungsi sebagai pejabat
Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran dapat
menandatangani naskah dinas berupa keputusan pengguna
anggaran/ kuasa pengguna anggaran sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang–undangan di bidang
pengelolaan keuangan negara/daerah, dan pengadaan
barang/jasa pemerintah, serta peraturan perundang-
undangan lainnya.
a) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
keputusan pengguna anggaran/ kuasa pengguna anggaran
adalah pengguna anggaran/ kuasa pengguna anggaran.
b) Susunan
(1) Kepala
(a) kop keputusan menggunakan logo pemerintah
daerah, yang disertai nama Pemerintah Daerah
2) Nakah…
- 33 -
Provinsi Sulawesi Barat dengan huruf kapital

secara simetris;
(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
secara simetris;
(2) Konsiderans
(3) Diktum
berikut:
kapital; dan
(4) Batang Tubuh
seterusnya.
(5) Kaki
2) Nakah…
- 34 -
baca koma;
dan
e) Pengabsahan
pejabat yang bertanggung jawab di bidang administrasi
umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan isi
keputusan.
f) Distribusi
g) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan
arsip.
c. Naskah Dinas Penugasan
1) Surat Perintah
a) Pengertian
Surat Perintah merupakan naskah dinas dari atasan yang
ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu diluar tugas dan fungsi.
b) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan
atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggungjawabnya.
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari:
(a) kop surat perintah berupa lambang negara atau logo;
(b) kata surat perintah ditulis dengan huruf kapital
(c) nomor, berada dibawah tulisan surat perintah.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal-hal
sebagai berikut:
2) Nakah…
- 35 -
(a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar :

Pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat
perintah, dasar memuat ketentuan yang dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah tersebut;
(b) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah,
secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri
disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat
perintah;
(c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang
berisi tentang tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.
(3) Kaki
Bagian kaki surat perintah ditempatkan di sebelah
kanan bawah yang terdiri dari:
(a) tempat dan tanggal surat perintah;
(b) nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis
dengan huruf kapital disetiap awal kata, dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(c) tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah, untuk gubernur/wakil gubernur ditulis
dengan huruf kapital disetiap awal kata tanpa
mencantumkan gelar, sedangkan untuk jabatan
pimpinan tinggi madya dan jabatan pimpinan tinggi
pratama ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata dengan mencantumkan gelar
diikuti dengan pangkat dan Nomor Induk Pegawai
(NIP); dan
(e) cap dinas.
d) Distribusi dan Tembusan
(1) Surat perintah disampaikan kepada yang mendapat
perintah.
(2) Tembusan surat perintah disampaikan kepada unit
kerja/Pemerintah Daerah yang terkait.
e) Hal yang Perlu Diperhatikan
(1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar
berupa peraturan atau surat yang mendasari
dikeluarkannya surat perintah tersebut. Untuk sumber
dana APBD menggunakan Daftar Pelaksanaan Anggaran
(DPA) dan untuk APBN menggunakan Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA) satuan organisasi yang
bersangkutan.
(2) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai
yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang
terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP,
jabatan, dan keterangan.
2) Surat Tugas
a) Pengertian
2) Nakah…
- 36 -
Surat Tugas merupakan naskah dinas dari atasan yang

ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
b) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas,
wewenang, dan tanggungjawabnya
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala surat tugas terdiri dari:
(a) kop surat tugas berupa lambang negara atau logo;
(b) kata surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(c) nomor, berada dibawah tulisan surat tugas.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal-hal
sebagai berikut:
(a) Konsiderans memuat dasar/ ketentuan yang
dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas
tersebut;
(b) Diktum dimulai dengan kata memberi tugas, secara
simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai
nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas;
(c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang
berisi tentang tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.
(3) Kaki
Bagian kaki surat tugas ditempatkan di sebelah kanan
bawah yang terdiri dari:
a) tempat dan tanggal surat tugas;
b) nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis
dengan huruf kapital disetiap awal kata, dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menugasi;
d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
tugas, untuk gubernur/wakil gubernur ditulis
dengan huruf kapital disetiap awal kata tanpa
mencantumkan gelar, sedangkan untuk jabatan
pimpinan tinggi madya dan jabatan pimpinan tinggi
pratama ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal kata dengan mencantumkan gelar
diikuti dengan pangkat dan Nomor Induk Pegawai
(NIP); dan
e) cap dinas.
d) Distribusi dan Tembusan
(1) Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
2) Nakah…
- 37 -
(2) Tembusan surat tugas disampaikan kepada unit

kerja/Pemerintah Daerah yang terkait
e) Hal yang perlu diperhatikan
(1) Bagian konsiderans memuat dasar berupa peraturan
atau surat yang mendasari dikeluarkannya surat tugas
tersebut. Untuk sumber dana APBD menggunakan
Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan untuk APBN
menggunakan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
satuan organisasi yang bersangkutan.
(2) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai
yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang
terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP,
jabatan, dan keterangan.
3) Surat Perjalan Dinas (SPD)
Surat Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk
melaksanakan perjalanan dinas. Ketentuan lebih lanjut mengenai
proses Surat Perjalanan Dinas dan kewenangan penandatangaan
serta format Surat Perjalanan Dinas mengacu pada ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas Korespondensi Intern
1) Nota Dinas
a) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh
pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di
lingkungan Pemerintah Daerah.
b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat suatu Pemerintah Daerah
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari:
(1) kop nota dinas terdiri dari nama Pemerintah Daerah
dan unit kerja yang ditulis secara simetris di tengah
atas;
(2) kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik;
(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata Tanggal,yang ditulis dengan huruf awal kapital.
2) Nakah…
- 38 -
(2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan
jelas.
(3) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama
pejabat, dan tembusan (jika perlu).
d) Hal yang Perlu Diperhatikan
a. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b. Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern
Pemerintah Daerah.
c. Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan
nomor nota dinas, kode klasifikasi arsip, dan tahun.
b. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
1) Pengertian
Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas
sebagai pengantar untuk menyampaikan konsep naskah dinas
kepada atasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas dibuat oleh pejabat
suatu Pemerintah Daerah sesuai dengan tugas, wewenang,
dan tanggungjawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri
dari:
(1) kop naskah dinas, yang berisi logo dan tulisan
pemerintah daerah serta satuan kerja yang ditulis
dengan huruf kapitan secara simetris;
(2) Tanggal, Bulan, Tahun ditulis dengan huruf awal
kapital, diketik sebelah kanan atas;
(3) Kata Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik; dan
(4) Kata nomor (letak sisi sebelah kiri, ditulis dengan huruf
awal kapital.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota pengajuan konsep naskah dinas
terdiri atas :
(1) Kata NOTA PENGAJUAN KONSEP, ditulis dengan huruf
(2) Kalimat: disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas
… (diisi dengan bentuk naskah dinas yang akan
disampaikan)
Contoh : Disampaikan dengan hormat naskah dinas:
undangan/ Nota dinas/Surat dsb.
2) Nakah…
- 39 -
(3) Kata tentang, catatan, lampiran, untuk mohon, disposisi,

dan tindak lanjut staf ditulis dengan huruf awal kapital
secara berurutan rata kiri kaki
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari nama jabatan,
tanda tangan, nama pejabat, pangkat yang ditulis dengan
huruf awal kapital dan NIP dengan huruf kapital.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern
Pemerintah Daerah.
c) Jika tembusan hanya 1, maka tidak perlu mencantumkan
nomor urut.
d) Arsip/pertinggal surat tidak perlu dicantumkan dalam
tembusan.
c. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak
lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada
lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan,
lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.
d. Surat Undangan Intern
1) Pengertian
Surat undangan intern adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Pemerintah
Daerah tersebut untuk menghadiri suatu acara kedinasan
tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
2) Kewenangan
Surat undangan intern ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Khusus surat undangan yang ditandatangani oleh pimpinan
perangkat daerah terbatas dalam hal peserta rapat/
pertemuan yang menghadirkan pejabat dibawah pejabat tinggi
pratama.
Contoh : Undangan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Daerah Provinsi Sulawesi Barat ditujukan kepada
perangkat daerah lingkup Provinsi Sulawesi Barat
untuk menghadirkan pejabat administrator
kebawah.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat undangan intern terdiri dari:
(1) kop surat undangan intern yang ditandatangani sendiri
atau atas nama pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
menggunakan Lambang Negara, yang disertai nama
simetris;
(2) kop surat undangan intern yang ditandatangani oleh
2) Nakah…
- 40 -
pejabat selain pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah

baik pusat maupun daerah dan sekretariat Pemerintah
Daerah menggunakan logo, yang disertai nama
simetris;
(3) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah
kiri di bawah kop surat undangan intern;
(4) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di
sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
(5) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat
undangan intern (jika diperlukan).
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan intern terdiri dari:
(1) Alinea pembuka;
(2) isi surat undangan intern, yang meliputi hari, tanggal,
waktu, tempat, dan acara; dan
(3) alinea penutup.
c) Kaki
Bagian kaki surat undangan intern terdiri dari nama
jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda
tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal
kapital.
a) Format surat undangan intern sama dengan format surat
dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat
pada surat undangan intern dapat ditulis pada lampiran.
b) Jika tembusan hanya 1, maka tidak perlu mencantumkan
nomor urut.
c) Arsip/pertinggal surat tidak perlu dicantumkan dalam
tembusan.
b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
1) Surat Dinas
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu
macam, yaitu surat dinas. Bentuk surat dinas Pemerintah
Daerah Provinsi Sulawesi Barat menggunakan new official
style.
a) Pengertian
Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya
disebut surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan
tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain di luar Pemerintah Daerah
yang bersangkutan.
b) Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya.
2) Nakah…
- 41 -
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari:
(a) kop surat dinas yang ditandatangani sendiri atau
atas nama pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
menggunakan lambang negara, yang disertai nama
simetris;
(b) kop surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat
selain pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah
menggunakan logo yang disertai nama Pemerintah
Daerah dengan huruf kapital secara simetris;
(c) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan
huruf awal capital disebelah kiri dibawah kop surat
dinas;
(d) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik
di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(e) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan
nama jabatan yang dikirimi surat; dan
(f) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea
pembuka, isi, dan penutup.
(3) Kaki
Bagian kaki surat dinas ditempatkan di sebelah kanan
(a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri tanda baca koma;
(b) tanda tangan pejabat;
(c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf awal kapital;
(d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan; dan
(e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat
penerima (jika ada).
d) Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara
cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.
Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan
pengendalian.
e) Hal yang Perlu Diperhatikan
(1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman
pertama surat dinas.
(2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom
Lampiran dicantumkan jumlahnya.
(3) Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang
ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya,
tanpa diakhiri tanda baca.
2) Nakah…
- 42 -
(4) Jika tembusan hanya 1, maka tidak perlu

mencantumkan nomor urut.
(5) Arsip/pertinggal surat tidak perlu dicantumkan dalam
tembusan.
2) Surat Undangan Ekstern
a) Pengertian
Surat undangan ekstern adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada
alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b) Kewenangan
Surat undangan ekstern ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggungjawabnya.
Khusus surat undangan yang ditandatangani oleh
pimpinan perangkat daerah terbatas dalam hal peserta
rapat/pertemuan yang menghadirkan pejabat dibawah
pejabat tinggi pratama sesuai tugas, fungsi, wewenang,
dan tanggungjawabnya.
Contoh : Undangan dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah Provinsi Sulawesi Barat
ditujukan kepada di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten lingkup Provinsi Sulawesi
Barat untuk menghadirkan pejabat administrator
kebawah.
c) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala surat undangan ekstern terdiri dari:
(a) kop surat undangan ekstern yang ditandatangani
sendiri atau atas nama pimpinan tertinggi
Pemerintah Daerah menggunakan Lambang Daerah,
yang disertai nama Pemerintah Daerah dengan
huruf kapital secara simetris;
(b) kop surat undangan ekstern yang ditandatangani
oleh pejabat selain pimpinan tertinggi Pemerintah
Daerah baik pusat maupun daerah dan sekretariat
Pemerintah Daerah menggunakan logo, yang disertai
nama Pemerintah Daerah dengan huruf kapital
secara simetris;
(c) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di
sebelah kiri di bawah kop surat undangan ekstern;
(d) tempat dan tanggal pembuatan surat,yang diketik di
sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(e) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi
surat undangan ekstern (jika diperlukan).
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan ekstern terdiri
2) Nakah…
- 43 -
dari:
(a) Alinea pembuka;
(b) isi surat undangan ekstern, yang meliputi hari,
tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
(c) alinea penutup.
(3) Kaki
Bagian kaki surat undangan ekstern terdiri dari nama
jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda
tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf
awal kapital.
d) Hal yang Perlu Diperhatikan
(1) Format surat undangan ekstern sama dengan format
surat dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi
surat pada surat undangan ekstern dapat ditulis pada
lampiran.
(2) Surat undangan ekstern untuk keperluan tertentu
dapat berbentuk kartu.
(3) Jika tembusan hanya 1, maka tidak perlu
mencantumkan nomor urut.
(4) Arsip/pertinggal surat tidak perlu dicantumkan dalam
tembusan.
3. Naskah Dinas Khusus
a. Surat Perjanjian
1) Pengertian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi
kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat
antara kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang
telah disepakati bersama.
2) Jenis Perjanjian
Jenis perjanjian terdiri dari perjanjian dalam negeri dan
luar negeri.
a) Perjanjian Dalam Negeri
Kerja sama antar Pemerintah Daerah di dalam negeri,
baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam
bentuk kesepakatan bersama atau perjanjian kerja
sama.
(1) Wewenang dan penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antar Pemerintah Daerah
di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun
daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
(2) Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala terdiri dari:
2) Nakah…
- 44 -
(i) lambang negara (untuk pejabat negara)

diletakkan secara simetris, atau logo (untuk
non pejabat negara) yang diletakkan di
sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan
dengan penyebutan nama Pemerintah
Daerah;
(ii) jika perjanjian dilakukan antara pejabat
negara dengan non pejabat negara, maka logo
(untuk pejabat negara) diletakkan disebelah
kiri atas dan logo (untuk non pejabat negara)
diletakkan disebelah kanan atas;
(iii) Nama pihak yang mengadakan perjanjian dalam
negeri /Kesepakatan Bersama;
(iv) judul perjanjian; dan
(v) nomor.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh perjanjian kerja sama
memuat materi perjanjian paling sedikit memuat,
antara lain tujuan kerjasama, ruang lingkup
kerjasama, pelaksanaan kegiatan, pembiayaan,
penyelesaian perselisihan, penutup dan hal-hal
lain yang menjadi kesepakatan para pihak.
(3) Kaki
Bagian kaki perjanjian kerja sama terdiri dari
nama penanda tangan para pihak yang
mengadakan perjanjian dan para saksi (jika
dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
b) Perjanjian Internasional
Perjanjian internasional adalah perjanjian dalam
bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum
internasional yang dibuat secara tertulis serta
menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum
publik.
Perjanjian internasional dapat dilakukan dengan satu
negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek
hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan;
dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan
perjanjian tersebut dengan iktikad baik. Perjanjian
internasional dilakukan sebagai upaya untuk
mengembangkan hubungan dan kerja sama antar
negara.
Hubungan dan kerja sama luar negeri dapat dilakukan
atas prakarsa dari pemerintah, baik pusat maupun
daerah, serta Perwakilan Republik Indonesia di luar
negeri.
Dalam Perjanjian Internasional atau yang melibatkan
pihak asing dapat juga menggunakan bahasa asing
sebagaimana diatur dalam Pasal 31 Ayat 2 Undang-
Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,
2) Nakah…
- 45 -
Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan,

bahwa “Kesepakatan Bersama atau perjanjian
(sebagaimana dimaksud Ayat 1) yang melibatkan pihak
asing ditulis juga dalam bahasa nasional pihak asing
tersebut dan/atau Bahasa Inggris”.
(1) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
(a) Pembuatan perjanjian internasional dibuat
melalui tahap penjajakan, perundingan,
perumusan naskah, penerimaan naskah, dan
penandatanganan;
(b) Perjanjian internasional dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya; dan
(c) Pemerintah Daerah negara dan Pemerintah
Daerah pemerintah baik tingkat pusat maupun
daerah, yang mempunyai rencana untuk
membuat perjanjian internasional terlebih
dahulu melakukan konsultasi dan koordinasi
mengenai rencana tersebut dengan Menteri Luar
Negeri.
(2) Susunan
(a) Kepala
Bagian kepala terdiri dari:
(i) Lambang negara masing-masing pihak yang
diletakkan di tengah atas;
(ii) Nama pihak yang mengadakan perjanjian
internasional /Memorandum Of Understanding
(MoU); dan
(iii) judul perjanjian internasional.
(b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri dari:
(i) penjelasan para pihak sebagai pihak yang
terikat oleh perjanjian internasional/MoU;
(ii) keinginan para pihak;
(iii) pengakuan para pihak terhadap perjanjian
internasional tersebut;
(iv) rujukan terhadap Surat Minat/Surat
Kehendak;
(v) acuan terhadap ketentuan yang berlaku; dan
(vi) kesepakatan kedua belah pihak terhadap
ketentuan yang tertuang dalam pasal-pasal.
(c) Kaki
Bagian kaki terdiri dari:
(i) nama jabatan pejabat penanda tangan selaku
wakil pemerintah masing-masing, tanda
tangan, dan nama pejabat penanda tangan,
yang letaknya disesuaikan dengan
2) Nakah…
- 46 -
penyebutan dalam judul perjanjian

internasional;
(ii) tempat dan tanggal penandatangan
perjanjian internasional;
(iii) penjelasan teks bahasa yang digunakan
dalam perjanjian internasional; dan
(iv) segel asli.
b. Surat Kuasa
Surat kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa
dan surat kuasa untuk penandatanganan perjanjian
internasional (full powers).
1) Pengertian
a) Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi
pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok
orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas
namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan; dan
2) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri dari :
(1) Kop kop surat kuasa terdiri dari logo dan nama
Pemerintah Daerah, yang diletakkan secara simetris
dan ditulis dengan huruf kapital;
(2) Judul surat kuasa; dan
(3) Nomor surat kuasa.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi
yang dikuasakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan
tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan
dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
c. Berita Acara
1) Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi tentang
pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses
pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus
ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Berita
acara dapat disertai lampiran.
2) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari:
(1) kop berita acara, terdiri dari lambang negara/logo
2) Nakah…
- 47 -
dan nama Pemerintah Daerah diletakkan secara

simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
(2) judul berita acara; dan
(3) nomor berita acara.
b) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:
(1) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan
jabatan para pihak yang membuat berita acara;
(2) substansi berita acara;
(3) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran;
dan
(4) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini
dibuat dengan sebenar-benarnya.
c) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda
tangan para pihak dan para saksi.
3) Lampiran Berita Acara
Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang
berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti
daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu
berita acara.
d. Surat Keterangan
1) Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi
informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang
untuk kepentingan kedinasan.
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri dari:
1) kop surat keterangan, terdiri dari logo dan nama
Pemerintah Daerah diletakkan secara simetris dan
ditulis dengan huruf kapital;
2) judul surat keterangan; dan
3) nomor surat keterangan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat
yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa,
atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan
tujuan diterbitkannya surat keterangan.
c) Kaki
2) Nakah…
- 48 -
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan

tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda
tangan, dan nama pejabat yang membuat surat
keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada
bagian kanan bawah.
e. Surat Pengantar
1) Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan
untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah
yang diantar/disampaikan secara langsung tanpa
melalui jasa pengiriman.
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari:
1) kop surat pengantar;
2) nomor;
3) tanggal;
4) nama jabatan/alamat yang dituju;dan
5) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara
simetris.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk
kolom terdiri dari:
1) Nomor urut;
2) jenis yang dikirim;
3) banyaknya naskah/barang; dan
4) keterangan.
c) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:
1) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang
meliputi:
(a) nama jabatan pembuat pengantar;
(b) tandatangan;
(c) nama dan NIP; dan
(d) stempel jabatan/instansi.
2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(a) nama jabatan penerima;
(b) tanda tangan;
(c) nama dan NIP;
2) Nakah…
- 49 -
(d) cap instansi;

(e) nomor telepon/faksimile; dan
(f) tanggal penerimaan.
Surat pengantar dibuat dalam dua rangkap : lembar
pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk
pengirim. Dalam hal yang disampaikan berupa naskah
dinas korespondensi, maka surat pengantar cukup dibuat
satu rangkap yang diperuntukan untuk pengirim sebagai
pengganti buku ekspedisi yang membuktikan bahwa
naskah dinas telah disampaikan/diterima.
f. Pengumuman
1) Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada
semua pejabat/pegawai/perseorangan/Pemerintah Daerah
baik di dalam maupun di luar Pemerintah Daerah.
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari:
(1) kop pengumuman terdiri dari logo dan nama
Pemerintah Daerah, yang ditulis dengan huruf
(2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo
Pemerintah Daerah, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris dan nomor pengumuman
dicantumkan dibawahnya;
(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah
pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris di bawah tentang.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya terdiri dari:
(1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
(2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan
pengumuman; danpemberitahuan tentang hal
tertentu.
c) Kaki
Bagian kaki pengumuman ditempatkan di sebelah
kanan, yang terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal penetapan;
2) Nakah…
- 50 -
(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda
baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital; dan
(5) cap dinas.
g. Notulen
1) Pengertian
Notulen merupakan naskah dinas yang memuat catatan proses
sidang atau rapat. Wewenang penandatanganan notulen dibuat
oleh pejabat dalam lingkungan instansi/satuan kerja sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab, dengan susunan :
a) Kepala
Bagian kepala notulen yang berisi, logo dan tulisan
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat atau satuan kerja yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
b) kata NOTULEN, ditulis di tengah dengan huruf kapital.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh notulen terdiri dari: nama kegiatan rapat,
hari/tanggal, surat undangan, pukul rapat, acara, pimpinan
sidang/rapat (ketua, sekretaris pencatat, peserta sidang/rapat
dan kegiatan sidang/rapat).
3) Kaki
Bagian kaki notulen terdiri dari : nama jabatan, tanda tangan
dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.
4) Hal Yang Perlu Diperhatikan :

Notule tidak dibubuhi stempel dinas.
h. Daftar Hadir
Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang
berisi keterangan atas kehadiran seseorang. Wewenang
penandatanganan Daftar Hadir dibuat dan ditandatangani oleh
pejabat berwenang sesuai dengan tugas dan fungsi, dengan
susunan:
1) Kepala
Bagian kepala daftar hadir terdiri dari:
a) kop daftar hadir yang memuat logo dan Pemerintah Provinsi
Sulawesi Barat, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
b) tulisan DAFTAR HADIR dicantumkan di bawah logo
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris; dan
c) tulisan hari/tanggal dicantumkan di bawah tulisan daftar
hadir ditulis dengan huruf awal kapital;
2) Batang Tubuh
2) Nakah…
- 51 -
Batang tubuh daftar hadir memuat :

a) nomor;
b) nama dan NIP;
c) jabatan;
d) tanda tangan; dan
e) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki daftar hadir terdiri dari:
a) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan
c) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital
i. Rekomendasi
Rekomendasi merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat
dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. Wewenang
penandatanganan Rekomendasi adalah Gubernur atau Sekretaris
Daerah, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan Kepala UPTD dengan
susunan:
1) Kepala
Bagian kepala rekomendasi terdiri dari:
a) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning
emas dengan perisai berwarna dan tulisan Gubernur Sulawesi
Barat, gambar lambang negara kuning emas dengan perisai
berwarna dan tulisan Gubernur Sulawesi Barat dan logo yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) tulisan rekomendasi dicantumkan di bawah logo Gubernur
Sulawesi Barat, yang ditulis dengan huruf kapital secara; dan
c) tulisan nomor dicantumkan di bawah rekomendasi ditulis
dengan huruf kapital secara simetris.
2) Batang Tubuh
a) Dasar hukum perlunya dibuat rekomendasi;
b) Pertimbangan rekomendasi:
c) Nama/objek;
d) Jabatan/Tempat/Identitas; dan
e) Peruntukan/isi rekomendasi.
3) Kaki
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan
d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital.
2) Nakah…
- 52 -
j. Radiogram
Radiogram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
Wewenang penandatanganan Radiogram adalah Gubernur,
Sekretaris Daerah, Pejabat Tinggi Pratama, dan Kepala UPTD dengan
susunan:
1) Kepala
Bagian kepala radiogram terdiri dari:
a) tulisan FORMULIR BERITA, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
b) tulisan registrasi nomor, dicantumkan di bawah tulisan
formulir berita sebelah kanan;
c) tulisan panggilan, jenis, nomor, derajat dicantumkan di bawah
registrasi nomor, ditulis dengan huruf kapital secara sejajar
dan simetris;
d) tulisan dari, dibawah tulisan panggilan, jenis, nomor, derajat
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
e) tulisan untuk, dibawah dari ditulis dengan huruf kapital
f) tulisan tembusan, dibawah untuk ditulis dengan huruf kapital
secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh radiogram memuat segala hal yang menjadi
maksud dan tujuan dibuatnya radiogram, menggunakan format
huruf khusus radiogram.
3) Kaki
Bagian kaki radiogram terdiri dari:
a) tanggal pembuatan;
b) jabatan pengirim;
c) nama pejabat yang menetapkan, yang ditulis denganhuruf
awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(d) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(e) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital; dan
(f) nomor kode, waktu/pukul terima dan kirim, lalu lintas dan
paraf operator
k. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
Surat Keterangan Melaksanakan Tugas merupakan naskah dinas
dari pejabat yang berwenang berisi keterangan bahwa seorang
pegawai telah menjalankan tugas. Wewenang penandatanganan
Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah Sekretaris Daerah,
Pejabat Tinggi Pratama, dan Kepala UPTD di lingkungan Pemerintah
Provinsi Sulawesi Barat, dengan susunan:
1) Kepala
Bagian kepala Surat Keterangan Melaksanakan Tugas terdiri
dari:
2) Nakah…
- 53 -
a) kop surat keterangan melaksanakan tugas, yang berisi logo

dan tulisan Gubernur Sulawesi Barat serta Satuan Kerja
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) tulisan surat keterangan melaksanakan tugas, ditulis dengan
huruf kapital secara simetris; dan
c) nomor surat keterangan ditulis dengan huruf kapital secara
simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan melaksanakan tugas
memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang
diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat
keterangan melaksanakan tugas.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama
pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian
kaki terletak pada bagian kanan bawah.
a. Kriptogram
Kriptogram merupakan proses penyandian dari teks. Wewenang
penandatanganan Kriptogram oleh Kepala Dinas Informasi dan
Komunikasi, dengan susunan:
1) Kepala
Bagian kepala radiogram terdiri dari:
a) tulisan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat, yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris di sisi kiri atas;
b) tulisan kawat sandi dicantumkan ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
c) tulisan tanggal di bawah kawat sandi ditulis dengan huruf
d) tulisan kepada di bawah ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
e) tulisan dari di bawah kepada ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
f) tulisan rahasia di bawah ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
g) tulisan perhatikan security ditulis dengan huruf kapital
secara simetris.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh kriptogram hendaknya memuat teks sandi rahasia
dengan makna tertentu.
3) Kaki
Bagian kaki radiogram terdiri dari:
a) tanggal penetapan;
b) pengirim;
2) Nakah…
- 54 -
c) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

d) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
e) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital; dan
f) pangkat dan NIP pejabat yang menetapkan.
b. Surat Panggilan
Surat Panggilan merupakan naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk
menghadap. Wewenang penandatanganan Surat Panggilan adalah
Gubernur, Sekretaris Daerah, Pejabat Tinggi Pratama dan Kepala
UPTD, dengan susunan:
1) Kepala
Bagian kepala surat panggilan terdiri dari:
a) kop surat panggilan, yang berisi gambar lambang negara
kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Gubernur
Sulawesi Barat, gambar lambang negara kuning emas
dengan perisai berwarna dan tulisan Gubernur Sulawesi
Barat, atau logo dan tulisan Satuan Kerja yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat;
c) tanggal, bulan, tahun, ditulis dengan huruf awal kapital,
diketik sebelah kanan atas;
d) tanggal surat, diketik di sebelah kanan atas; dan
e) kata Yth., ditulis di bawah tanggal surat, yang diikuti
dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika
diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat panggilan memuat
a) alenia pembuka;
b) hari;
c) tanggal;
d) pukul;
e) menghadap kepada;
f) alamat;
g) untuk; dan
h) alenia penutup.
(3) Kaki
a) Bagian kaki surat panggilan memuat nama jabatan, tanda
tangan, dan nama pejabat yang membuat surat panggilan;
dan
b) Tembusan pada bagian kiri bawah (bila diperlukan).
c. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP)
2) Nakah…
- 55 -
STTPP merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang

telah lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu.
Wewenang penandatanganan STTPP oleh Gubernur Sulawesi Barat
atau Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia atas
nama Gubernur Sulawesi Barat, dengan susunan :
1) Kepala
Bagian kepala STTPP terdiri dari:
a) kop STTPP, yang berisi lambang negara dan logo Gubernur
Sulawesi Barat;
b) tulisan Gubernur Sulawesi Barat ditulis dengan huruf
c) tulisan SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN; dan
d) nomor.
2) Batang Tubuh:
Bagian batang tubuh STTPP memuat:
a) Pas foto (4x6);
b) Nama;
c) NIP;
d) Tempat/tanggal lahir;
e) Pangkat/Golongan Ruang;
f) Jabatan;
g) Instansi;
h) Tulisan Telah Mengikuti atau tulisan Lulus:
i) Tulisan Telah Mengikuti apabila diklat tidak diakhiri dengan
ujian/penilaian atau yang bersangkutan tidak mengikuti
mata diklat secara lengkap;
j) Tulisan Lulus apabila diklat tidak diakhiri dengan
ujian/penilaian;
k) Tulisan Kualifikasi;
l) Tulisan kualifikasi dicantumkan apabila ada tulisan Lulus;
dan
m) Keterangan alasan pemberian STTPP.
3) Bagian Belakang STTPP
Tulisan Mata Pendidikan dan Pelatihan dan Jumlah Jam
Pendidikan dan Pelatihan.
4) Kaki:
a) Bagian Depan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan,
tahun ditetapkan, nama jabatan Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia, tanda tangan, dan
nama pejabat; dan
b) Bagian belakang memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun ditetapkan, nama Kepala Pusat yang
membidangi, tanda tangan, dan nama pejabat.
2) Nakah…
- 56 -
5) Hal Yang Perlu Diperhatikan:

a) STTPP bagi diklat prajabatan, Diklat Kepemimpinan Tk. IV,
Tk. III dan Tk. II serta diklat pembentukan jabatan
fungsional tertentu/angka kredit, bentuk dan format sesuai
dengan yang ditetapkan oleh Instansi Pembina; dan
b) STTPP bagi peserta diklat teknis umum dan teknis
substansi pemerintahan dalam negeri menggunakan
kertas ukuran A4 dengan bentuk dan format terlampir.
d. Sertifikat
Sertifikat merupakan naskah dinas yang merupakan tanda bukti
seseorang telah mengikuti program /kegiatan tertentu, antara lain:
penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis, workshop, seminar
dan yang sejenis. Wewenang penandatanganan sertifikat oleh
Gubernur Sulawesi Barat. Selain Gubernur, sertifikat penataran,
kursus, orientasi, workshop, bimbingan teknis dan seminar
diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia. Sertifikat bimbingan teknis, workshop, seminar, dan
sosialisasi dapat diselenggarakan oleh Perangkat Daerah,
menggunakan kertas ukuran A4 dengan susunan:
1) Bagian kepala Sertifikat terdiri dari:
a) kop Sertifikat, yang berisi lambang negara untuk Gubernur,
dan Logo Pemerintah Sulawesi Barat untuk Kepala Perangkat
Daerah;
b) tulisan Gubernur Sulawesi Barat ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
c) tulisan SERTIFIKAT; dan
d) nomor.
2) Batang Tubuh:
a) Pas foto (4x6); (apabila diperlukan)
b) Nama;
c) NIP;
d) Tempat/tanggal lahir;
e) Pangkat/Golongan Ruang;
f) Jabatan; dan
g) Instansi.
3) Bagian Belakang Sertifikat
a) Tulisan Mata Pelatihan/Topik dan Jumlah Jam Pelatihan ;
(apabila diperlukan)
b) Mata pembelajaran dicantumkan untuk kegiatan penataran
dan kursus;
c) Topik dicantumkan untuk kegiatan bimbingan teknis,
workshop, dan seminar; dan
d) Bagian belakang memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun ditetapkan, nama Kepala Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia.
e. Piagam
2) Nakah…
- 57 -
Piagam merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang

berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau
keteladanan yang telah diwujudkan oleh perorangan atau
instansi/Pemerintah Daerah. Wewenang penandatanganan Piagam
oleh Gubernur atau Sekretaris Daerah atas nama Gubernur terkait
program/kegiatan internal menggunakan kertas ukuran A4,
dengan susunan:
1) Kepala
Bagian kepala piagam terdiri dari:
a) kop piagam, berisi lambang negara dan tulisan Gubernur
Sulawesi Barat, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) judul piagam; dan
c) nomor piagam.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh piagam memuat
a) Nama/Instansi/Pemerintah Daerah;
b) Identitas bagi penerima piagam perorangan;
c) Alamat bagi penerima piagam instansi/Pemerintah Daerah;
d) Keterangan tentang penghargaan yang diberikan.
3) Kaki
Bagian kaki piagam memuat keterangan tempat, tanggal, bulan,
tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang
membuat piagam tersebut.
4. Laporan
a. Laporan
a. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Wewenang pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat/staf
yang diberi tugas.Laporan ditandatangani oleh pejabat/staf
yang diserahi tugas.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang
ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara
simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri dari:
a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan
umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup
dan sistematika laporan;
b) Materi laporan, yang terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil
2) Nakah…
- 58 -
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan

hal lain yang perludilaporkan;
c) Simpulan dan saran, sebagai bahan masukan dan
pertimbangan; dan
d) Penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat
harapan/ permintaan arahan/ucapan terimakasih.
3) Kaki
Bagian kaki laporan ditempatkan di sebelah kanan
bawah dan terdiri dari:
a) tempat dan tanggal pembuatan laporan;
b) nama jabatan pejabat pembuat laporan,yang ditulis
c) tanda tangan; dan
d) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal
kapital.
5. Telaahan Staf
a. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh
pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas
mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan
keluar/pemecahan yang disarankan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala telaahan staf terdiri dari:
a) Judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris
ditengah atas;
b) Kepada, dari, tanggal, nomor, lampiran dan hal yang
ditulis disebelah kiri dibawah kop;
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari:
a) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas
tentang persoalan yang akan dipecahkan;
b) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan
kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
c) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan
persoalan;
d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan
dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan;
e) Simpulan, yang memuat intisari hasil telaahan, yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;
2) Nakah…
- 59 -
dan
f) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas
dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi
persoalan yang dihadapi.
3) Kaki
Bagian kaki telaahan staf ditempatkan di sebelah kanan
a) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis
b) tanda tangan;
c) nama lengkap; dan
d) daftar lampiran (jika diperlukan).
6. Naskah Dinas Elektronik
Ketentuan lebih lanjut mengenai proses Naskah Dinas Elektronik akan
diatur dalam Peraturan Gubernur tersendiri, dengan berpedoman pada
ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
2) Nakah…
- 60 -
B. Format Naskah Dinas

1. Naskah Dinas Arahan
a. Naskah Dinas Pengaturan
1) Peraturan Daerah
Lambang negara dan
nama jabatan yang telah
dicetak
Peraturan memuat
GUBERNUR SULAWESI BARAT Nama Pimpinan
Lembaga.
PERATURAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT
NOMOR …. TAHUN …. Penomoran yang
berurutan dalam satu
tahun takwin
TENTANG
………………………………………………………………………………………. Judul Peraturan yang

ditulis dengan huruf
kapital
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….. Memuat alasan tentang

……………………………………………………………………….; perlu ditetapkannya
peraturan
b. bahwa ………………………………………………………………
……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….; perundang-undangan
2. ……………………………………………………………………….; yang menjadi dasar
ditetapkannya Peraturan
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT
dan
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG ………………………….
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
……………………………………………………………………….………………………………….
Memuat substansi
BAB II tentang kebijakan yang
……………………………….. ditetapkan
Pasal …
……………………………………………………………………….………………………………….
BAB III
(dan seterusnya)
Pasal …
……………………………………………………………………….………………………………….
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan

Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah
Provinsi Sulawesi Barat.
Kota sesuai dengan

Ditetapkan di ……………… alamat lembaga dan
pada tanggal ……………… tanggal
penandatanganan
Tanda tangan dan Cap Jabatan Nama jabatan dan nama

lengkap yang ditulis
dengan huruf kapital
NAMA LENGKAP
tanpa gelar
Diundangkan di
pada tanggal
Memuat tentang
pengundangan dan
SEKRETARIS DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT,
ditandatangani oleh
NAMA sekretaris daerah
(Tanpa gelar, NIP, dan pangkat)
LEMBARAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN .. NOMOR ..

Memuat tentang Noreg
rancangan perda
NOREG PERATURAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT : …(Nomor
Urut Perda), … (Nomor Urut Penyampaian Perda) / …(Tahun)
2) Nakah…
- 61 -
Lambang negara dan

SALINAN dicetak
GUBERNUR SULAWESI BARAT Peraturan memuat

Nama Pimpinan
Lembaga.
NOMOR …. TAHUN ….
Penomoran yang
TENTANG tahun takwin
……………………………………………………………………………………….
Judul Peraturan yang
kapital
Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………..

Memuat alasan tentang
……………………………………………………………………….;
perlu ditetapkannya
b. bahwa ………………………………………………………………
peraturan
……………………………………………………………………….;
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….; Memuat peraturan

2. ……………………………………………………………………….; perundang-undangan
yang menjadi dasar
Dengan Persetujuan Bersama ditetapkannya Peraturan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT
dan
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG ………………………….
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
……………………………………………………………………….………………………………….
BAB II Memuat substansi

……………………………….. tentang kebijakan yang
Pasal … ditetapkan
……………………………………………………………………….………………………………….
BAB III
(dan seterusnya)
Pasal …
……………………………………………………………………….………………………………….
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya
dalam Lembaran Daerah Provinsi …
Kota sesuai dengan
Ditetapkan di ……………… alamat lembaga dan
penandatanganan
Nama jabatan dan nama
Tanda tangan dan Cap Jabatan lengkap yang ditulis
NAMA LENGKAP tanpa gelar
Diundangkan di
pada tanggal
Memuat tentang
pengundangan dan
SEKRETARIS DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT, ditandatangani oleh
NAMA sekretaris daerah
LEMBARAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN .. NOMOR ..

Memuat tentang Noreg
NOREG PERATURAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT : …(Nomor rancangan perda
Urut Perda), … (Nomor Urut Penyampaian Perda) / …(Tahun)
2) Nakah…
- 62 -
2) Peraturan Gubernur
Lambang negara dan

dicetak

Nama Pimpinan
PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT Lembaga.
Penomoran yang
……………………………………………………………………………………….
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Judul Peraturan yang

GUBERNUR SULAWESI BARAT, kapital
Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………………

……………………………………………………………………….; Memuat alasan tentang
b. bahwa ……………………………………………………………… perlu ditetapkannya
……………………………………………………………………….; peraturan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN :
yang menjadi dasar
Menetapkan : PERATURAN ……………………………………………….. TENTANG ditetapkannya Peraturan
……………………………………………………………………………
Pasal 1
Memuat substansi
……………………………………………………………………….………………………………….
tentang kebijakan yang
……………………………………
ditetapkan
Pasal 2
……………………………………………………………………….………………………………….
………………………………………
Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya
dalam Berita Daerah Provinsi …
Kota sesuai dengan

Ditetapkan di ……………………… alamat lembaga dan
pada tanggal ……………………… tanggal
penandatanganan
Tanda tangan dan Cap Jabatan

NAMA LENGKAP
tanpa mencantumkan
Diundangkan di gelar
pada tanggal

Memuat tentang
pengundangan dan
ditandatangani oleh
NAMA
sekretaris daerah
BERITA DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN …… NOMOR ……
2) Nakah…
- 63 -
Lambang negara dan

SALINAN nama jabatan yang telah
dicetak

Nama Pimpinan
PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT Pemerintah Daerah
Penomoran yang
……………………………………………………………………………………….
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Judul Peraturan yang

GUBERNUR SULAWESI BARAT, kapital

……………………………………………………………………….; peraturan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN :
yang menjadi dasar
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT ditetapkannya Peraturan
TENTANG ………………………………………………………………..
Pasal 1
……………………………………………………………………….………………………………….
…………………………………… Memuat substansi
Pasal 2 ditetapkan
……………………………………………………………………….………………………………….
………………………………………
Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi …
Kota sesuai dengan
penandatanganan

NAMA LENGKAP
tanpa mencantumkan
gelar
Diundangkan di
pada tanggal
Memuat tentang
pengundangan dan
ditandatangani oleh
sekretaris daerah
NAMA
Salinan sesuai dengan aslinya

Mamuju, ……………………………. Memuat tentang
KEPALA BIRO HUKUM, pengabsahan dan
ttd ditandatangani oleh
pejabat yang
NAMA
bertanggung jawab di
NIP. : …………………………. bidng hukum
2) Nakah…
- 64 -
Contoh Lampiran Peraturan Gubernur mengenai Pedoman
LAMPIRAN
PERATURAN …………………………………..
NOMOR …… TAHUN …….
TENTANG
PEDOMAN ……………………………..
Judul Peraturan
yang ditulis dengan
PEDOMAN huruf kapital
……………………………………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
…………………………………………………………………………………………
2. Maksud dan Tujuan Memuat alasan
………………………………………………………………………………………… tentang perlu
3. Ruang Lingkup ditetapkannya
………………………………………………………………………………………… peraturan
4. Pengertian
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
BAB II
5. …………………………………………………………………………………………
6. dan seterusnya.
Terdiri dari konsepsi
BAB III dasar/pokok-pokok
…………..…………………………………………………………………………………………
…………..…………………………………………………………………………………………
dan seterusnya.
GUBERNUR SULAWESI BARAT, Nama jabatan dan

nama lengkap yang
kapital
NAMA LENGKAP
2) Nakah…
- 65 -
Contoh Lampiran Peraturan Gubernur mengenai Petunjuk Pelaksanaan/Teknis
LAMPIRAN
PERATURAN …………………………………..
NOMOR …… TAHUN …….
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/TEKNIS …….. Judul Juklak/juknis
yang ditulis dengan
huruf kapital
PETUNJUK PELAKSANAAN/TEKNIS
……………………………………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
…………………………………………………………………………………………
2. Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………………
3. Ruang Lingkup Memuat alasan
………………………………………………………………………………………… tentang perlu
4. Pengertian ditetapkannya
………………………………………………………………………………………… Juklak/juknis
…………………………………………………………………………………………
BAB II
PELAKSANAAN
5. …………………………………………………………………………………………
6. dan seterusnya. Menunjukkan
urutan tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi,
pengendalian, dsb.
GUBERNUR SULAWESI BARAT, Nama jabatan dan

Tanda tangan dan Cap Jabatan nama lengkap yang
NAMA LENGKAP kapital
2) Nakah…
- 66 -
Contoh halaman judul SOP
Kop
Pemerintah
GUBERNUR SULAWESI BARAT Daerah
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Judul

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Dokumen SOP
Tahun
2019 pembuatan
SOP
Alamat
Alamat : Kompleks Perkantoran Gubernur Sulawesi Barat Pemerintah
Jalan. H. Abd. Malik Pattana Endeng, Rangas – Mamuju 91512 Daerah
Telp. (0426) ………….., Faks. ………., e-mail ……………
2) Nakah…
- 67 -
Contoh Bagian Identitas
2) Nakah…
- 68 -
-33-
Contoh Bagian Flowchart
2) Nakah…
- 69 -
3) Peraturan DPRD
Lambang negara dan

dicetak
Peraturan memuat
PIMPINAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT
Nama Pimpinan
Lembaga.
PERATURAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT

……………………………………………………………………………………….
PIMPINAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT, kapital

……………………………………………………………………….; peraturan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….; Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN : yang menjadi dasar
Menetapkan : PERATURAN DPRD TENTANG ………………………………
Pasal 1 Memuat substansi

……………………………………………………………………….…………………………………. tentang kebijakan yang
…………………………………… ditetapkan
Pasal 2
……………………………………………………………………….………………………………….
………………………………………
Peraturan DPRD ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

DPRD ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi …
Kota sesuai dengan

penandatanganan
KETUA DPRD (ATAU WAKIL
KETUA DPRD) PROVINSI ….., Nama jabatan dan nama
tanpa mencantumkan
NAMA LENGKAP gelar
Diundangkan di
pada tanggal

Memuat tentang
pengundangan dan
ditandatangani oleh
NAMA
sekretaris daerah
2) Nakah…
- 70 -
Lambang negara dan

SALINAN nama jabatan yang telah
dicetak
Peraturan memuat
Nama Pimpinan
Pemerintah Daerah
PERATURAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT

……………………………………………………………………………………….
PIMPINAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT, kapital

……………………………………………………………………….; peraturan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
perundang-undangan
Menetapkan : PERATURAN DPRD TENTANG ……………………………….
Pasal 1
……………………………………………………………………….………………………………….
……………………………………
Memuat substansi
Pasal 2
ditetapkan
……………………………………………………………………….………………………………….
………………………………………
Peraturan DPRD ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

DPRD ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi …
Kota sesuai dengan

penandatanganan
KETUA DPRD (ATAU WAKIL
KETUA DPRD) Provinsi ……………
NAMA LENGKAP tanpa mencantumkan
gelar
Diundangkan di
pada tanggal
Memuat tentang
pengundangan dan
ditandatangani oleh
sekretaris daerah
NAMA

Mamuju, …………………………….
Memuat tentang
Sekretaris DPRD Provinsi ….…, pengabsahan dan
ttd ditandatangani oleh
Nama sekretaris DPRD Provinsi
NIP. ………………………….
2) Nakah…
- 71 -
4) Instruksi Gubernur
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak
INSTRUKSI
………………………………………………………………………………………. Penomoran yang
NOMOR …. TAHUN …. berurutan dalam satu
tahun takwin
TENTANG
……………………………………………………………………………………….
Judul Instruksi yang
GUBERNUR SULAWESI BARAT ditulis dengan huruf
kapital
Dalam rangka …………………………….., dengan ini memberi instruksi
Memuat alasan
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai ;
tentang perlu
2. Nama/Jabatan Pegawai ;
ditetapkannya
instruksi
Untuk :
Daftar pejabat yang
KESATU : …………………………………………………………………… menerima Instruksi
KEDUA : ……………………………………………………………………
Memuat substansi
KETIGA : …………………………………………………………………… tentang arahan yang
diinstruksikan
dan seterusnya.
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Dikeluarkan di ……………………… tanggal
pada tanggal ……………………… penandatanganan
Tanda tangan dan Cap Jabatan Nama jabatan dan

nama lengkap yang
NAMA LENGKAP ditulis dengan huruf
kapital tanpa
mencantumkan gelar
2) Nakah…
- 72 -
5) Surat Edaran
Lambang negara /logo

dan nama
jabatan/nama
lembaga yang telah
GUBERNUR SULAWESI BARAT dicetak
Yth. 1. …………………………….. Daftar pejabat yang

2. …………………………….. menerima SE
3. dan seterusnya
Penomoran yang
SURAT EDARAN berurutan dalam satu
NOMOR …. TAHUN …. tahun takwin
TENTANG
………………………………………………………. Judul SE yang ditulis
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………… Memuat isi edaran
……………………………………………………………………………………………………………………… mengenai hal tertentu
……………………………………………………………………………………………………………………… yang dianggap
……………………………………………………………………………………………………………………… mendesak.
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Ditetapkan di ………………………
tanggal
pada tanggal ………………………
penandatanganan

nama lengkap yang
NAMA LENGKAP ditulis dengan huruf
capital.
Tembusan :
Daftar pejabat yang
1. …………………………….. menerima tembusan
Surat Edaran.
2. ……………………………..
3. dan seterusnya
2) Nakah…
- 73 -
b. Naskah Dinas Penetapan

b.1. Keputusan Gubernur
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak
KEPUTUSAN GUBERNUR SULAWESI BARAT Penomoran yang

TENTANG
………………………………………………………………………………………. Judul Keputusan yang
kapital
Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………… Memuat alasan

……………………………………………………………………….; tentang perlu
b. bahwa ……………………………………………………………… ditetapkannya
……………………………………………………………………….; Keputusan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN :
yang menjadi dasar
Menetapkan : ditetapkannya
Keputusan
KESATU : mengangkat ……………………………………………………….
KEDUA : menugaskan ……………………………………………………….
KETIGA : ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
tanggal
penandatanganan

Nama jabatan dan
NAMA LENGKAP kapital
2) Nakah…
- 74 -
b.2. Keputusan yang ditandatangani Wakil Gubernur an. Gubernur
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak

TENTANG
kapital

……………………………………………………………………….; tentang perlu
……………………………………………………………………….; Keputusan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN :
yang menjadi dasar
Menetapkan : ditetapkannya
Keputusan
KETIGA : ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
tanggal
penandatanganan
an. GUBERNUR SULAWESI BARAT

WAKIL GUBERNUR Nama jabatan dan
nama lengkap yang
Tanda tangan dan Cap Jabatan ditulis dengan huruf
kapital
NAMA LENGKAP
2) Nakah…
- 75 -
b.3. Keputusan yang ditandatangani Sekretaris Daerah an. Gubernur
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT

TENTANG
kapital

……………………………………………………………………….; tentang perlu
……………………………………………………………………….; Keputusan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat peraturan
perundang-undangan
MEMUTUSKAN :
yang menjadi dasar
ditetapkannya
Menetapkan : Keputusan
KETIGA : ………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………… Memuat substansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
tanggal
penandatanganan
an. GUBERNUR SULAWESI BARAT

SEKRETARIS DAERAH Nama jabatan dan
nama lengkap yang
kapital tanpa gelar,
NAMA LENGKAP pangkat dan NIP
2) Nakah…
- 76 -
b.4. Keputusan DPRD
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak
KEPUTUSAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT Penomoran yang

TENTANG
kapital
PIMPINAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT,

……………………………………………………………………….; tentang perlu
……………………………………………………………………….; Keputusan

yang menjadi dasar
MEMUTUSKAN : ditetapkannya
Keputusan
Menetapkan :
KESATU : ………………………………………………………………………………
KEDUA : ……………………………………………………………………………… Memuat substansi
KETIGA : ……………………………………………………………………………… tentang kebijakan
KEEMPAT : Keputusan DPRD ini mulai berlaku pada tanggal yang ditetapkan
ditetapkan.
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Ditetapkan di ……………………… tanggal
KETUA DPRD ATAU WAKIL KETUA

DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT, Nama jabatan dan
nama lengkap yang
kapital
NAMA LENGKAP
2) Nakah…
- 77 -
b.5. Keputusan Badan Kehormatan DPRD
Lambang negara dan

nama jabatan yang
telah dicetak
KEPUTUSAN BADAN KEHORMATAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT Penomoran yang

TENTANG
kapital
KETUA BADAN DPRD PROVINSI SULAWESI BARAT,

……………………………………………………………………….; tentang perlu
……………………………………………………………………….; Keputusan

yang menjadi dasar
Keputusan
Menetapkan :
KESATU : ………………………………………………………………………………
KEDUA : ……………………………………………………………………………… Memuat substansi
KETIGA : ……………………………………………………………………………… tentang kebijakan
KEEMPAT : Keputusan DPRD ini mulai berlaku pada tanggal yang ditetapkan
ditetapkan.
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Ditetapkan di ……………………… tanggal
KETUA BADAN KEHORMATAN DPRD

PROVINSI SULAWESI BARAT, Nama jabatan dan
nama lengkap yang
kapital
NAMA LENGKAP
2) Nakah…
- 78 -
b.6. Keputusan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
Logo Pemerintah
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Provinsi Sulbar dan
SEKRETARIAT DAERAH nama jabatan yang
telah dicetak
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. … Rangas – Mamuju 91512
e-mail ……………, website ……………,
KEPUTUSAN PENGGUNA ANGGARAN

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT Penomoran yang
TENTANG
kapital
PENGGUNA ANGGARAN
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT,

……………………………………………………………………….; tentang perlu
……………………………………………………………………….; Keputusan
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
perundang-undangan
ditetapkannya
KESATU : ………………………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………………………
KETIGA : ………………………………………………………………………………
Memuat substansi
………………………………………………………………………………
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Ditetapkan di Mamuju tanggal
PENGGUNA ANGGARAN,
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
NAMA LENGKAP kapital tanpa gelar,
pangkat dan NIP
2) Nakah…
- 79 -
Logo Pemerintah
DINAS/BADAN …………………………………….. nama jabatan yang
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. … Rangas – Mamuju 91512 telah dicetak
e-mail ……………, website ……………

DINAS/ BADAN ……………………………………………………….. Penomoran yang
PROVINSI SULAWESI BARAT berurutan dalam satu
tahun takwin
TENTANG Judul Keputusan yang

………………………………………………………………………………………. ditulis dengan huruf
kapital
PENGGUNA ANGGARAN DINAS/ BADAN ……………………………………..

PROVINSI SULAWESI BARAT,
Memuat alasan
Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………… tentang perlu
……………………………………………………………………….; ditetapkannya
b. bahwa ……………………………………………………………… Keputusan
……………………………………………………………………….;

yang menjadi dasar
Keputusan
Menetapkan :
KESATU : ………………………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………………………
KETIGA : ……………………………………………………………………………… Memuat substansi
……………………………………………………………………………… tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
PENGGUNA ANGGARAN,
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
pangkat, dan NIP
2) Nakah…
- 80 -
Logo Pemerintah
SEKRETARIAT DAERAH nama jabatan yang
telah dicetak
KEPUTUSAN KUASA PENGGUNA ANGGARAN

BIRO ……………… SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT Penomoran yang
tahun takwin
TENTANG
Judul Keputusan yang
……………………………………………………………………………………….
kapital
KUASA PENGGUNA ANGGARAN

BIRO ……..……. SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT,
Memuat alasan
tentang perlu
……………………………………………………………………….;
ditetapkannya
b. bahwa ………………………………………………………………
Keputusan
……………………………………………………………………….;
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….;
perundang-undangan
ditetapkannya
KETIGA : ………………………………………………………………………………
Memuat substansi
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
KUASA PENGGUNA ANGGARAN,

Nama jabatan dan
nama lengkap yang
pangkat dan NIP
2) Nakah…
- 81 -
Logo Pemerintah
DINAS/BADAN …………………………………….. nama jabatan yang
KEPUTUSAN KUASA PENGGUNA ANGGARAN

DINAS/ BADAN ……………………………………………………….. Penomoran yang
PROVINSI SULAWESI BARAT berurutan dalam satu
tahun takwin
TENTANG Judul Keputusan yang

………………………………………………………………………………………. ditulis dengan huruf
kapital
PENGGUNA ANGGARAN DINAS/ BADAN ……………………………………..

PROVINSI SULAWESI BARAT
Memuat alasan
……………………………………………………………………….; ditetapkannya
……………………………………………………………………….;

yang menjadi dasar
Keputusan
Menetapkan :
tentang kebijakan
………………………………………………………………………………
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
KUASA PENGGUNA ANGGARAN,

Nama jabatan dan
nama lengkap yang
pangkat, dan NIP
2) Nakah…
- 82 -
Format Surat Keputusan yang didistribusikan kepada yang

bersangkutan
SALINAN
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Logo Pemerintah
Provinsi SulBar dan
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH nama jabatan yang

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH
PROVINSI SULAWESI BARAT Penomoran yang
tahun takwin
TENTANG
kapital
PENGGUNA ANGGARAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH
PROVINSI SULAWESI BARAT,
Memuat alasan
……………………………………………………………………….; ditetapkannya
……………………………………………………………………….;

yang menjadi dasar
Keputusan
Menetapkan :
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Ditetapkan di Mamuju
tanggal
penandatanganan
PENGGUNA ANGGARAN,

nama lengkap yang
NAMA LENGKAP
kapital tanpa gelar,
pangkat, dan NIP
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 83 -
c. Naskah Dinas Penugasan

1) Surat Perintah
Surat Perintah yang di tandatangani oleh gubernur
Garuda kuning emas

dengan perisai
berwarna yang telah
dicetak

Penomoran yang
tahun takwin dan
SURAT PERINTAH menggunakan
Nomor ……./ ……./ …….. klasifikasi arsip
Memuat alasan
Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………… ditetapkannya Surat
b. bahwa ……………………………………………………………… Perintah
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….;
Memuat
2. ……………………………………………………………………….;
peraturan/dasar
ditetapkannya Surat
Memberi Perintah :
Perintah
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;
Pangkat/Gol. Ruang : ………………………………….; Daftar
NIP : ………………………………….; pejabat/pegawai yang
Jabatan : ………………………………….; menerima perintah
2. dst…………..
Untuk : 1. ……………… (maksud dikeluarkannya surat

perintah) di …………. (tempat pelaksanaan) tanggal Memuat substansi
arahan yang
…………. (waktu pelaksanaan);
diperintahkan
2. Melaksanakan tugas dengan seksama dan penuh
rasa tanggungjawab dan melaporkan hasil …………
(perjalanan dinas/ kegiatan) kepada Gubernur
Sulawesi Barat;
3. Segala biaya yang timbul akibat dikeluarkannya
Surat Perintah ini, dibebankan pada
……………………………………………………………………..;
4. Surat Perintah ini mulai berlaku pada tanggal ….
….. (bulan) …. (tahun).
Kota sesuai dengan
Ditetapkan di ……………….. alamat lembaga dan
pada tanggal ……………….. tanggal
penandatanganan
Gubernur Sulawesi Barat,
Nama jabatan dan
Nama Lengkap kapital tanpa
mencantumkna gelar
2) Nakah…
- 84 -
Surat Perintah yang di tandatangani oleh pimpinan tinggi madya
Logo Provinsi Sulbar

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT dan nama lembaga
SEKRETARIS DAERAH yang telah dicetak
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …. Rangas – Mamuju 91512
Penomoran yang
SURAT PERINTAH berurutan dalam satu
Nomor ……./ ……./ …….. tahun takwin dan
menggunakan
klasifikasi arsip

b. bahwa ……………………………………………………………… ditetapkannya Surat
Perintah
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat
peraturan/dasar
Memberi Perintah : ditetapkannya Surat
Perintah
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;
Pangkat/Gol. Ruang : ………………………………….;
NIP : ………………………………….; Daftar pejabat yang
2. dst…………..

perintah) di …………. (tempat pelaksanaan) tanggal
…. (waktu pelaksanaan);
2. Melaksanakan perintah dengan seksama dan
penuh rasa tanggungjawab dan melaporkan hasil Memuat substansi
………… (perjalanan dinas/ kegiatan) kepada arahan yang
Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat; diperintahkan
……………………………………………………………………..;
4. Surat Perintah ini mulai berlaku pada tanggal …
….. (bulan) …. (tahun);
Kota sesuai dengan

penandatanganan
Sekretaris Daerah,

nama lengkap yang
Nama Lengkap ditulis dengan huruf
Pangkat : ……………… kapital di setiap awal
NIP. : ……………… kata
2) Nakah…
- 85 -
Surat Perintah yang di tandatangani oleh pimpinan tinggi pratama
Logo Provinsi SulBar

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH yang telah dicetak
e-mail ……………,website ……………
Penomoran yang
SURAT PERINTAH tahun takwin dan
Nomor ……./ ……./ …….. menggunakan
klasifikasi arsip
Memuat
peraturan/dasar
b. bahwa ………………………………………………………………
ditetapkannya Surat
Perintah
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….;
Memuat alas an
Memberi Perintah : ditetapkannya Surat
Perintah
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;
2. dst…………..

perintah) di …………. (tempat pelaksanaan) tanggal
…… (waktu pelaksanaan);
2. Melaksanakan perintah dengan seksama dan
penuh rasa tanggungjawab dan melaporkan hasil
………… (perjalanan dinas/ kegiatan) kepada Memuat substansi
arahan yang
……….. (Dinas/Badan) Provinsi Sulawesi Barat;
diperintahkan
……………………………………………………………………..;
4. Surat Perintah ini mulai berlaku pada tanggal …
….. (bulan) …. (tahun).
Kota sesuai dengan

penandatanganan
Kepala Dinas/ Badan,

nama lengkap yang
Pangkat : ……………… kapital di setiap awal
NIP. : ……………… kata
2) Nakah…
- 86 -
2) Surat Tugas
Surat Tugas yang di tandatangani oleh gubernur
Garuda kuning emas

dengan perisai
berwarna yang telah
dicetak

Penomoran yang
SURAT TUGAS tahun takwin dan
Nomor ……./ ……./ …….. menggunakan
klasifikasi arsip
Memuat
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….; peraturan/dasar
2. ……………………………………………………………………….; ditetapkannya Surat
Tugas
Memberi Tugas :
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;

Pangkat/Gol. Ruang : ………………………………….; Daftar pejabat yang
NIP : ………………………………….; menerima penugasan
Jabatan : ………………………………….;
2. dst…………..
Untuk : 1. ……………… (maksud dikeluarkannya surat tugas)

di …………. (tempat pelaksanaan) tanggal ………
(waktu pelaksanaan);
rasa tanggungjawab dan melaporkan hasil ………… Memuat substansi
(perjalanan dinas/ kegiatan) kepada Gubernur arahan yang
Sulawesi Barat; ditugaskan
Surat Tugas ini, dibebankan pada
……………………………………………………………………..;
4. Surat Tugas ini mulai berlaku pada tanggal ….. …..
(bulan) …. (tahun).
Kota sesuai dengan

penandatanganan

Nama jabatan dan
kapital tanpa
Nama Lengkap
mencantumkna gelar
2) Nakah…
- 87 -
Surat Tugas yang di tandatangani oleh pimpinan tinggi madya
Logo Provinsi Sulbar

SEKRETARIS DAERAH yang telah dicetak
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512
Penomoran yang
SURAT TUGAS berurutan dalam satu
menggunakan
klasifikasi arsip
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….;
2. ……………………………………………………………………….; Memuat
peraturan/dasar
ditetapkannya Surat
Tugas
Memberi Tugas :
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;

Daftar pejabat yang
NIP : ………………………………….;
menerima penugasan
Jabatan : ………………………………….;
2. dst…………..

di ………… (tempat pelaksanaan) tanggal ……..
(perjalanan dinas/ kegiatan) kepada Sekretaris Memuat substansi
Daerah Provinsi Sulawesi Barat; arahan yang
3. Segala biaya yang timbul akibat dikeluarkannya ditugaskan
……………………………………………………………………..;
4. Surat Tugas ini mulai berlaku pada tanggal …..
Kota sesuai dengan

penandatanganan
Sekretaris Daerah,

nama lengkap yang
Pangkat : ………………. kapital di setiap awal
NIP. : ………………. kata
2) Nakah…
- 88 -
Surat Tugas yang di tandatangani oleh pimpinan tinggi pratama

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH yang telah dicetak
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng, No. … Rangas – Mamuju 91512
Penomoran yang
SURAT TUGAS berurutan dalam satu
menggunakan
klasifikasi arsip
Dasar : 1. ……………………………………………………………………….;
Memuat
2. ……………………………………………………………………….;
peraturan/dasar
ditetapkannya Surat
Tugas
Memberi Tugas :
Kepada : 1. Nama : ………………………………….;

Jabatan : ………………………………….; menerima penugasan
2. dst…………..

di …………. (tempat pelaksanaan) tanggal …….
Memuat substansi
(perjalanan dinas/ kegiatan) kepada ……….
arahan yang
(Kepala Dinas/ Badan) Provinsi Sulawesi Barat;
ditugaskan
……………………………………………………………………..;
5. Surat Tugas ini mulai berlaku pada tanggal ….. …..
Kota sesuai dengan

penandatanganan
Kepala Dinas/ Badan,

nama lengkap yang
kapital di setiap awal
Pangkat : ……………….
kata
NIP. : ……………….
2) Nakah…
- 89 -
2. Naskah Dinas Korespondensi

a. Naskah dinas korespondensi intern
1) Nota Dinas
Logo Pemerintah
Provinsi SulBar dan
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Nama lembaga/ unit
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH kerja
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng, No. … Rangas – Mamuju 91512
Penomoran yang
NOTA DINAS
tahun takwin
Nomor …./ …./ …..
Yth : ………………………………….
Dari : ………………………………….
Hal : ………………………………….
Tanggal : ………………………………….
Memuat laporan,
……………………………………………………………………………………….. pemberitahuan,
……………………………………………………………………………………….. arahan, peringatan,
…………………………………………………... saran, pernyataan,
atau perintaan berupa
………………………………………………………………………………………..
catatan ringkas
……………………………………………………………………………………….. terhadap suatu
…………………………………………………… masalah
………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………
Tanda Tangan Nama lengkap ditulis

dengan huruf awal
Nama Lengkap capital, tidak dibubuhi
cap dinas
Tembusan :
1. Kepala ……………………;
2. Kepala …………………..;
3. Kepala …………………….
2) Nakah…
- 90 -
2) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas

SEKRETARIAT DAERAH dan alamat yang telah
Jalan. H. Abd. Malik Pattana Endeng, No. … Rangas – Mamuju 91512 dicetak
e-mail ……………, website ………….
Nomor : …../……./…… Tanggal Bulan Tahun Nomor dan Tanggal

pembuatan surat serta
Yth. ………………………….. alamat tujuan
…………………………..
di –
Tempat
NOTA PENGAJUAN KONSEP

Diisi dengan bentuk
Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas : ……………….. naskah dinas yang
akan disampaikan
Tentang : ……………………………………………………………
Catatan : ……………………………………………………………
Lampiran : ……………………………………………………………
Untuk Mohon : Petunjuk dan arahan lebih lanjut
Disposisi : ……………………………………………………………
Tindak lanjut staf : ……………………………………………………………
Nama Jabatan, Nama jabatan dan

nama lengkap,
pangkat yang ditulis
Nama Lengkap dan NIP huruf kapital
Pangkat :
NIP. :
2) Nakah…
- 91 -
3) Disposisi

e-mail …………., website ………….
LEMBAR DISPOSISI
Nomor Agenda/Registrasi : Tingkat Keamanan : SR/ R/ T/ B
Tanggal Penerimaan : Tanggal Penyelesaian :
Asal Surat : ……………………………………………………

Tanggal Surat : ……………………………………………………
Nomor Surat : ……………………………………………………
Lampiran : ……………………………………………………
Ringkasan Isi : ………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Diteruskan kepada : Disposisi
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
…………………………………… ……………………………………
Catatan : Paraf/ Tanggal ………..

Nama Jabatan,
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 92 -
4) Surat Undangan Intern
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Logo Pemerintah

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH SulBar, Nama Instansi
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 dan nama unit kerja
Nomor : …./ …./ …. (Tempat), (Tgl, Bln, Thn) Tempat dan tanggal
Sifat : pembuatan surat
Lampiran :
Hal : …………………….
Alamat tujuan yang
dapat ditulis di bagian
Yth. ………..……………….. kiri, dan jumlahnya
………..……………….. cukup banyak, dapat
di – dibuat pada daftar
Tempat lampiran
………………………………(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ……………………..

………………………….………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………
Pada hari/ tanggal : ……………………………………

Waktu : pukul ……………..
Tempat : …………………………………….
Acara : ……………………………………………………………
………………………………(Alinea Penutup) ……………………………………………

………………………………………………………………..
Kepala Dinas,
Nama jabatan dan
(Tanda tangan dan Cap Lembaga) nama lengkap yang
awal kapital
Nama Lengkap
Tembusan :
1. Kepala …………………..;
2. Kepala …………………..;
3. Kepala ……………………
Format Lampiran Surat Undangan Intern
2) Nakah…
- 93 -
b. Naskah dinas korespondensi ekstern

1) Surat Dinas
Format surat dinas untuk pejabat negara
Kop surat yang berupa

lambang Negara dan
nama jabatan yang
telah dicetak
Nomor : …./ …./ …./ …./ ……. (Tempat), (Tgl, Bln, Thn) Tempat dan tanggal
Sifat : pembuatan surat
Lampiran :
Hal :
Alamat tujuan yang

Yth. ………..………………..
…………………………. kiri
di -
Tempat
………………………………(Alinea Pembuka) ………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………(Alinea Isi) ……………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………… Isi Surat
…………………………………………………………………………
………………………………(Alinea Penutup) ……………………………………………

…………………………………………………………………………

Nama jabatan dan
(Tanda tangan dan Cap Lembaga) nama lengkap yang
awal kapital
Nama Lengkap
Tembusan :
1. Kepala ……………………………..;
2. Kepala ……………………………..;
3. Kepala ………………………………
2) Nakah…
- 94 -
Format surat dinas untuk pimpinan tinggi madya
Kop surat berupa logo

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT pemerintah provinsi
SEKRETARIAT DAERAH SulBar, nama lembaga,
dan alamat lengkap
yang telah dicetak
Tempat dan tanggal

Nomor : …./ …./ …. (Tempat), (Tgl, Bln, Thn)
pembuatan surat
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Alamat tujuan yang

Yth. ……..……………….. dapat ditulis di bagian
……..……………….. kiri
di -
Tempat
………………………………(Alinea Pembuka) ………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………
………………………………(Alinea Isi) ……………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………….
………………………………………(Alinea Penutup) …………………………………...

……………………………………………
Sekretaris Daerah, Nama jabatan dan

nama lengkap yang
(Tanda tangan dan Cap Lembaga)
awal kapital
Nama Lengkap
Pangkat :
NIP. :
Tembusan :
1. Kepala ……………………………..;
2. Kepala ……………………………..;
3. Kepala ………………………………
2) Nakah…
- 95 -
Format surat dinas untuk pimpinan tinggi pratama

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT pemerintah provinsi
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH SulBar, nama lembaga,
dan alamat lengkap
yang telah dicetak
Tempat dan tanggal

pembuatan surat
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Alamat tujuan yang

Yth. ……..……………….. dapat ditulis di bagian
……..……………….. kiri
di -
Tempat
………………………………(Alinea Pembuka) ………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………
………………………………(Alinea Isi) ……………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………….
………………………………………(Alinea Penutup) …………………………………...

……………………………………………
Kepala Dinas, Nama jabatan dan

nama lengkap yang
awal kapital
Nama Lengkap
Pangkat :
NIP. :
Tembusan :
1. Kepala ……………………………..;
2. Kepala ……………………………..;
3. Kepala ………………………………
2) Nakah…
- 96 -
2) Surat Undangan Ekstern

Format surat undangan ekstern untuk pejabat negara
Nama dan alamat

lembaga yang telah
dicetak
Tempat dan tanggal

pembuatan surat
Sifat :
Lampiran :
Hal : ………………
Alamat tujuan yang
Yth. ………..……………….. kiri, dan jumlahnya
…………………………. cukup banyak, dapat
di - dibuat pada daftar
Tempat lampiran
………………………………(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) …………………….

………………………….…………………………………………………………………………
………………………………………………

Tempat : ……………………………………
Acara : …………………………………………………
………………………………(Alinea Penutup) ……………………………………………

……………………………………………..………………………………………………………
……………………………………………….
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
Gubernur Sulawesi Barat, ditulis dengan huruf
awal kapital
Nama Lengkap
Contoh Format Lampiran Surat Undangan Ekstern
2) Nakah…
- 97 -
Format surat undangan ekstern untuk pimpinan tinggi madya

SEKRETARIS DAERAH pemerintah provinsi
Jalan. H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 Sulbar, nama lembaga,
e-mail ……………, website …………… dan alamat lengkap
yang telah dicetak
Tempat dan tanggal
Sifat :
pembuatan surat
Lampiran :
Hal : …………………………
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian kiri,
Yth. ………..……………….. dan jumlahnya cukup
…………………………. banyak, dapat dibuat
di - pada daftar lampiran
Tempat
……………………………… (Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ……….

………………………….…………………………………………………………………………
………………………………………………

Tempat : ……………………………………
Acara : …………………………………………………
………………………………(Alinea Penutup) ……………………………………………

……………………………………………..………………………………………………………
……………………………………………….
Sekretaris Daerah,
Nama jabatan dan
(Tanda Tangan) nama lengkap yang
Nama Lengkap awal kapital di awal
Pangkat kata
NIP
2) Nakah…
- 98 -
Format surat undangan ekstern untuk pimpinan tinggi pratama

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH pemerintah provinsi
Jalan. H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 Sulbar, nama lembaga,
e-mail ……………, website …………… dan alamat lengkap
yang telah dicetak
Tempat dan tanggal
Sifat :
pembuatan surat
Lampiran :
Hal : ………………………
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian kiri,
Yth. ………..……………….. dan jumlahnya cukup
…………………………. banyak, dapat dibuat
di - pada daftar lampiran
Tempat
……………………………… (Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ……….

………………………….…………………………………………………………………………
………………………………………………

Tempat : ……………………………………
Acara : …………………………………………………
………………………………(Alinea Penutup) ……………………………………………

……………………………………………..………………………………………………………
……………………………………………….
Nama Jabatan,
Nama jabatan dan
(Tanda Tangan) nama lengkap yang
Nama Lengkap awal kapital di awal
Pangkat kata
NIP
2) Nakah…
- 99 -
Format kartu undangan
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara
Pada acara
…………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
Hari ………../ (tanggal) ………, pukul ……………. WIB

Bertempat di …………………..
* Harap hadir 30 menit Pakaian : ………………

sebelum acara dimulai Laki-laki : ………………
dan undangan dibawa Perempuan : ………………
TNI/ POLRI : ………………
* Konfirmasi :
…………………………..
2) Nakah…
- 100 -
3. Naskah Dinas Khusus

a. Surat Perjanjian
1) Perjanjian Dalam Negeri
Contoh Format Surat Perjanjian antar Pejabat Negara
PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA
Judul Perjanjian (nama
GUBERNUR SULAWESI BARAT naskah dinas, para
DAN pihak, objek
……………………………………………………………………….. perjanjian)
TENTANG
……………………………………………………………………………………
Penomoran yang
NOMOR ……………………….. berurutan dalam satu
NOMOR ……………………….. tahun takwin
Pada hari ini, ………., tanggal ………., bulan ……….., tahun ……….., bertempat di ……,
yang bertanda tangan dibawah ini
Memuat identitas
1. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak I pihak yang
2. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak II mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang …………………………….…,
yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut :
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
……………………………………………………………………………………………………………...
Memuat materi
……………………………………………………………………………………………………………...
perjanjian, yang ditulis
dalam bentuk pasal-
Pasal 3 pasal
PELAKSANAAN KEGIATAN
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 4
PEMBIAYAAN
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force
majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu
pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah

a. Bencana alam;
b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/ atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan
diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7
PENUTUP
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Nama Institusi Nama Institusi
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Nama
2) Nakah…
- 101 -
Contoh Format Surat Perjanjian antar Pejabat Negara dan Non

Pejabat Negara
PERJANJIAN KERJA SAMA

DAN
………………………………………………………………………..
TENTANG Judul Perjanjian (nama

…………………………………………………………………………………… naskah dinas, para
pihak, objek
NOMOR ……………………….. perjanjian)
NOMOR ………………………..
Penomoran yang
1. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak I berurutan dalam satu
2. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak II tahun takwin
Bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang …………………………….…,

yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut : Memuat identitas
pihak yang
Pasal 1 mengadakan dan
menandatangani
TUJUAN KERJA SAMA perjanjian
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 2
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
Memuat materi
……………………………………………………………………………………………………………... perjanjian, yang ditulis
……………………………………………………………………………………………………………... dalam bentuk pasal-
pasal
Pasal 4
PEMBIAYAAN
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
2) Nakah…
- 102 -
Pasal 5
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………
Pasal 6
LAIN-LAIN

a. Bencana alam;
Pasal 7
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal ….
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal ….
……………………………………………………………………………………………………………...
Penutup
……………………………………………………………………………………………………………...
Untuk Pejabat Negara:

lengkap yang ditulis dengan
huruf awal kapital tanpa
mencantumkan gelar.
Nama Jabatan, Nama Jabatan, Untuk Non Pejabat Negara:
Nama Nama huruf awal kapital dengan
mencantumkan gelar,
Pangkat, dan NIP.
Contoh Format Surat Perjanjian antar Non Pejabat Negara
Logo PERJANJIAN KERJA SAMA Logo

Pihak 1 ANTARA Pihak 2
………………………………………………………………………..
DAN Judul Perjanjian
……………………………………………………………………….. (nama naskah dinas,
para pihak, objek
TENTANG perjanjian)
……………………………………………………………………………………
Penomoran yang
NOMOR ……………………….. berurutan dalam
NOMOR ………………………..
satu tahun takwin
Memuat identitas
1. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak I pihak yang
2. ………….. : ………………., selanjutnya disebut sebagai Pihak II mengadakan dan
menandatangani
Bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang …………………………….…, perjanjian
yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut :
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 2
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 3
Memuat materi
PELAKSANAAN KEGIATAN perjanjian, yang
ditulis dalam bentuk
……………………………………………………………………………………………………………... pasal-pasal
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal 4
PEMBIAYAAN
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
2) Nakah…
- 103 -
Pasal 5
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………...
……………………
Pasal 6
LAIN-LAIN

a. Bencana alam;
Pasal 7
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal ….
……………………………………………………………………………………………………………...
Pasal ….
……………………………………………………………………………………………………………...
Penutup
……………………………………………………………………………………………………………...
Nama Institusi Nama Institusi Nama jabatan dan nama

Nama Jabatan, Nama Jabatan, huruf awal kapital dengan
mencantumkan gelar,
Pangkat, dan NIP.
Nama Nama
2) Nakah…
- 104 -
Contoh Format Kesepakatan Bersama antar Pejabat Negara
NOTA KESEPAKATAN
ANTARA
……………………………………………………………….
DAN
……………………………………………………………….
TENTANG
……………………………………………………………….
Pemerintah …………………., dan Pemerintah …………………., selanjutnya

disebut sebagai para Pihak;
Memiliki keinginan untuk mempomosikan hubungan kemitraan dan

kerjasama yang baik antara kedua ……………… dan;
Mengakui pentingnya prinsip kesetaraan dan saling menguntungkan;
Mengacu pada ………………………….. antara ……………………….. dan

……………………………………. tentang ………………………………;
Berdasarkan hukum dan peraturan perundang undangan yang berlaku;
Telah menyetujui sebagai berikut :
Pasal 1
Tujuan dan Ruang Lingkup Kerja Sama
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
a. …………………………
b. …………………………
c. …………………………
d. …………………………
Pasal 2
Pendanaan
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
Pasal 3
Pengaturan Teknis
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
2) Nakah…
- 105 -
Pasal 4
Kelompok Kerja
a. ……………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal 5
Penyelesaian Perselisihan
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
………………………………………………………………………..;
Pasal 6
Amandemen
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………...……
…………………………………………………………………………..;
Pasal 7
Jangka Waktu
a. …………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal …
…………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
…………………………………………………………………………
Yang bertandatangan di bawah ini yang diberi wewenang oleh Pemerintah

……………… masing-masing, telah menantangani Nota Kesepakatan ini.
Dibuat rangkap 2 (dua), lembar pertama dan kedua masing-masing

mempunyai kekuatan hukum sama.
Nama Nama
2) Nakah…
- 106 -
Contoh Format Kesepakatan Bersama antar Pejabat Negara dan

Non Pejabat Negara
Logo Logo
Pihak 1 NOTA KESEPAKATAN
Pihak 2
ANTARA
……………………………………………………………….
DAN
……………………………………………………………….
TENTANG
……………………………………………………………….
Pemerintah …………………., dan …………………., selanjutnya disebut sebagai

para Pihak;


……………………………………. tentang ………………………………;
Pasal 1
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
a. …………………………
b. …………………………
c. …………………………
d. …………………………
Pasal 2
Pendanaan
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
Pasal 3
Pengaturan Teknis
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
2) Nakah…
- 107 -
Pasal 4
Kelompok Kerja
a. ……………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal 5
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
………………………………………………………………………..;
Pasal 6
Amandemen
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………...……
…………………………………………………………………………..;
Pasal 7
Jangka Waktu
a. …………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal …
…………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
…………………………………………………………………………


Nama Nama
2) Nakah…
- 108 -
Contoh Format Kesepakatan Bersama antar Non Pejabat Negara
Logo Logo
NOTA KESEPAKATAN
Pihak 1 Pihak 2
ANTARA
……………………………………………………………….
DAN
……………………………………………………………….
TENTANG
……………………………………………………………….
Pemerintah …………………., dan …………………., selanjutnya disebut sebagai

para Pihak;


……………………………………. tentang ………………………………;
Pasal 1
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
a. …………………………
b. …………………………
c. …………………………
d. …………………………
Pasal 2
Pendanaan
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
Pasal 3
Pengaturan Teknis
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..;
2) Nakah…
- 109 -
Pasal 4
Kelompok Kerja
a. ……………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal 5
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
………………………………………………………………………..;
Pasal 6
Amandemen
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………...……
…………………………………………………………………………..;
Pasal 7
Jangka Waktu
a. …………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Pasal …
…………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..………
…………………………………………………………………………


Nama Nama
2) Nakah…
- 110 -
2) Perjanjian Internasional
Format Letter of Intent
Lambang Lambang
Negara Negara
Pihak 1 Pihak 2
LETTER OF INTENT
BETWEEN
THE GOVERNMENT OF THE PROVINCE/CITY OF………………..
OF THE REPUBLIC OF INDONESIA
AN THE ………………….
CONCERNING PROVINCE CITY
The Government of the Province City of …………………… the Republic of Indonesia and the
……………………….. hereinafter referred to as “ the Parties”;
Desiring to promote goodwill and understanding as well as favourable cooperation between the
people of the two cities/provinces;
Recognizing the importance of the principles of the equality and mutual benefits;
Do hereby declare our intention to establish Siste City/Province Cooperation as a basis for
cooperation, in accordance with our prevailing laws and regulations, in the following fields;
a. Exchange of experts in order to improve the management of the cities/provinces;

b. Trade and promotions;
c. Administration and information;
d. Culture and arts;
e. Youth and sport.
The implementation of the cooperation shall be concluded in appropriate measures in due course.
DONE in duplicate at ……………………, on this ………………………, day of ……………………………., in the year

…………………………………., in Indonesian, ………………………… and English Language, all text being
equally authentic.
For the Government of the Province/City of For ……………………………………

……… of the Republic of Indonesia
…………………………………………... …………………………………………...
2) Nakah…
- 111 -
Contoh Format Memorandum Of Understanding
Lambang negara
masing-masing
Pihak
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING
BETWEEN
THE ……………………………………………………………….
REPUBLIC OF INDONESIA
AND
THE ……………………………………………………………….
CONCERNING
SISTER PROVINCE (CITY) COOPERATION
The …………………., Republic of Indonesia and the ………………….,

hereinafter reffered to at the Parties;
Desiring to promote favourable relations of partnership and

cooperation between the people the two provinces and;
Recognizing the importance of the principles of equality and mutual

benefits;
Referring to the Letter of Intent between …………………., the Republic

of Indonesia and …………………. concerning Sister Province (City)
Cooperation, signed in …………………. On ………………….
Pursuant to the prevailing laws and regulations in the respective

countries;
Have agreed as follows:
Article 1
Objective and Scope of Cooperation
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………..;
a. …………………………
b. …………………………
c. …………………………
d. …………………………
Article 2
Funding
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………..;
Article 3
Tehnical Arrangement
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………..;
2) Nakah…
- 112 -
Article 4
Working Group
a. ……………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Article 5
Settlement of Disputes
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………..;
Article 6
Amandement
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
.………………………………………………………………………………..;
Article 7
Entry Into Force, Duration and Termination

a. …………………………………………………………………………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………………………..
Article …
…………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
In Witness where of, the undersigned being duty authorized of by their

respective Government, have signed this Memorandum of Understanding.
Done in duplicated in ……………………….., on this ……………………….. day of

……………………….. in the year of ……………………….. and one in Indonesia,
case of any English text shall prevail.
For ………………………………. For ……………………………….
REPUBLIC OF INDONESIA ……………………………………..
…………………………………….. ……………………………………..
2) Nakah…
- 113 -
Format map untuk naskah dinas perjanjian
2) Nakah…
- 114 -
b. Surat Kuasa
Contoh Format suara kuasa
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Logo pemerintah

SEKRETARIAT DAERAH provinsi SulBar yang
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 telah dicetak
SURAT KUASA Penomoran yang

Nomor …./ …./ …./ …. berurutan dalam
satu tahun takwin
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ………………………………………
Memuat identitas
Jabatan : ……………………………………… yang memberikan
kuasa
Alamat : ………………………………………
memberi kuasa kepada :
Nama : ……………………………………… Memuat

pernyataan tentang
Jabatan : ……………………………………… pemberian
wewenang kepada
Alamat : ……………………………………… pihak lain untuk
melakukan suatu
Untuk ………………………………………………………………………………………………… tindakan tertentu
………………………………………………………………………………
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kota sesuai dengan

Mamuju, ………………….. alamat lembaga dan
tanggal
penandatanganan
Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
Sekretaris Daerah
Nama Lengkap Nama Lengkap

NIP NIP
2) Nakah…
- 115 -
c. Berita Acara

Logo Pemerintah
SEKRETARIAT DAERAH Provinsi Sulbar dan
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 nama lembaga yang
e-mail ……………, website …………… telah dicetak
BERITA ACARA
Nomor …./ …./ ….
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Pada hari ini, ………., tanggal ………., bulan ……….., tahun ……….., kami masing-
masing :
1. ………(nama pejabat), ……… (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak

Pertama,
Memuat identitas
Dan
pihak yang
2. ………(pihak lain) ………………………………..…….., selanjutnya disebut Pihak melaksanakan
Kedua, telah melaksanakan kegiatan
1. ………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
2. Dan seterusnya
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ……………………. Memuat Kegiatan
yang dilaksanakan
Kota sesuai dengan

Dibuat di Mamuju
alamat lembaga
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
Tanda tangan para

Mengetahui/ Mengesahkan
pihak dan para saksi
Nama Jabatan,
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 116 -
d. Surat keterangan
Format surat keterangan tentang seseorang
Logo pemerintah
provinsi SulBar dan
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT nama lembaga yang
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH telah dicetak
SURAT KETERANGAN Penomoran yang

Nomor …./ …./ …. berurutan dalam
satu tahun takwin
Nama : ………………………………………………………………
NIP : ……………………………………………………………… Memuat identitas
Jabatan : ……………………………………………………………… yang memberikan
keterangan
Dengan ini menerangkan bahwa :
Nama : ………………………………………………………………
NIP : ………………………………………………………………
Pangkat/golongan : ……………………………………………………………… Memuat identitas
Jabatan : ……………………………………………………………… yang diberi
dan seterusnya. keterangan
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….
Memuat informasi
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………. mengenai suatu hal
atau seseorang
untuk kepentingan
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………. kedinasan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
tanggal
Mamuju, ……………………………. penandatanganan
Kepala Dinas,
Nama jabatan dan
Nama Lengkap awal kapital
2) Nakah…
- 117 -
Format surat keterangan tentang hal/ peristiwa
Logo pemerintah
provinsi SulBar dan
nama lembaga yang
telah dicetak
SURAT KETERANGAN Penomoran yang

Nomor …./ …./ …./ …./ …. berurutan dalam
satu tahun takwin
Nama : ………………………………………………………………
NIP : ……………………………………………………………… Memuat identitas
Jabatan : ……………………………………………………………… yang memberikan
keterangan
Dengan ini menerangkan bahwa pada hari ini ……. Tanggal ……. Tahun ……. Jam
…….. telah terjadi hal/ peristiw
…………………………………………………………………………………………………… Memuat identitas

……………………………………………………………………………………………………
yang diberi
……………………………………………………………………………………………………
keterangan
…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………. Memuat informasi
mengenai suatu hal
atau seseorang
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
untuk kepentingan
kedinasan
Kota sesuai dengan

alamat lembaga dan
Mamuju, …………………………….
tanggal
Kepala Dinas, penandatanganan

Nama jabatan dan
nama lengkap yang
Nama Lengkap
awal kapital
2) Nakah…
- 118 -
e. Surat Pengantar
Nama dan alamat

PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT lembaga yang telah
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH dicetak
Tempat dan tanggal

……….., ………..(Tgl, Bln, Thn) pembuatan surat
Yth ………..………………..
………..……………….. Alamat tujuan yang
di - dapat ditulis di
Tempat
bagian kiri
SURAT PENGANTAR
Nomor …./ …./ ….
No. Naskah Dinas Yang Dikirim No. Naskah Dinas Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal …………………..
Penerima Pengirim
Nama jabatan, Kepala Dinas,
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
Tanda tangan Tanda Tangan dan Cap Lembaga ditulis dengan huruf
kapital di awal kata
NIP ………………… NIP …………………
No. Telepon …………..
2) Nakah…
- 119 -
f. Pengumuman
Logo Pemerintah
Provinsi SulBar dan
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT nama lembaga yang
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH telah dicetak
e-mail ……………, website …………..
Penomoran yang
PENGUMUMAN berurutan dalam
Nomor …./ …./ …. satu tahun takwin
TENTANG
……………………………………………………………… Judul Pengumuman
yang ditulis dengan
huruf kapital
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….. Memuat alasan
peraturan yang
………………………………………………………………………………………………….. menjadi dasar, dan
……………………………………………………………………………………………………………. pemberitahuan
…………………………………………………………………………………………………………….
tentang hal tertentu
yang dianggap
…………………………………………………………………………………………………..
………………………………………… mendesak
Kota sesuai dengan

Dikeluarkan di Mamuju alamat lembaga dan
penandatanganan
Kepala Dinas,
Nama jabatan dan
Nama Lengkap kapital di awal kata
2) Nakah…
- 120 -
g. Notulen

Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …., Rangas – Mamuju 91512 dicetak
e-mail) …………… website ………….
NOTULEN
Sidang/ Rapat : ……………………………………………………………………….

Memuat nama rapat,
Hari/ Tanggal : ………………………………………………………………………. hari/ tanggal, surat
undangan, pukul rapat
Surat Undangan : ……………….. serta acara rapat
Waktu Sidang/ : ………………..

Rapat
Acara : 1. ………………………………………………………………..
2. ………………………………………………………………..
3. ………………………………………………………………..
Pimpinan Sidang/ Rapat
Ketua : ……………………………………………………………………….
Sekretaris : ……………………………………………………………………….
Pencatat : ……………………………………………………………………….
Peserta Sidang/ : 1. …………………………………………………………………

Rapat
2. …………………………………………………………………
Kegiatan Sidang/ : (Disesuaikan dengan kondisi acara sidang/ rapat)

Rapat ……………………………………………………………………….
Nama jabatan dan

Pimpinan Sidang/ Rapat nama lengkap yang
Sekretaris Daerah, ditulis dengan huruf
kapital di awal kata,
tidak dibubuhi stempel
dinas
Nama Lengkap
Pangkat
NIP
2) Nakah…
- 121 -
h. Daftar Hadir

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH dan alamat yang telah
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 dicetak
e-mail …………… website ………….
DAFTAR HADIR
Hari/ Tanggal : ……………………………………………………………………….
Acara : ………………………………………………………………..
Memuat hari, tanggal,

judul acara pertemuan
TANDA
KET
NO. NAMA DAN NIP JABATAN TANGAN
1.
2.
3.
dst.
Kepala Dinas, Nama jabatan dan

nama lengkap,
pangkat serta Nip
Nama kapital di awal kata
Pangkat
Nip
Format daftar hadir rapat

e-mai) …………… website ………….
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT
Hari/ Tanggal : ………………………………………………………………..
Pukul : ………………………………………………………………..
Memuat hari, tanggal,
pukul, tempat
Tempat : ……………………………………………………………….. pelaksanaan
acara/kegiatan
Acara : ………………………………………………………………..
TANDA
UNIT KERJA KET
NO. NAMA DAN NIP JABATAN TANGAN
1.
2.
3.
dst.
Sekretaris Daerah, Nama jabatan dan

nama lengkap,
pangkat serta Nip
Nama
Pangkat
Nip
2) Nakah…
- 122 -
i. Rekomendasi
Format rekomendasi yang ditandatangani gubernur
Lambang negara dan

dicetak

Penomoran yang
berurutan dalam pukul
REKOMENDASI……………………….
satu tahun
Nomor ………………...
a. Dasar : ………………………………………………………………
Memuat peraturan/
dasar ditetapkannya
b. Menimbang : ………………………………………………………………
surat rekomendasi
Gubernur Sulawesi Barat, memberikan rekomendasi kepada :
a. Nama/ Obyek : ………………………………………………………………

Memuat identitas yang
b. Jabatan/ Tempat/ : ……………………………………………………………… diberikan rekomendasi
Identitas
Memuat alasan tentang

Untuk : ………………………………………………………………………… perlunya dibuat
………………………………………………………………………… rekomendasi
Demikian rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Tempat dan tanggal

Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun dikeluarkannya
rekomendasi, serta
nama jabatan dan nama
lengkap ditulis dengan
huruf kapital di awal
kata
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 123 -
Format rekomendasi yang ditandatangani sekretaris daerah

Jl. H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 dicetak
email ……………, website ………….
REKOMENDASI………………………. Penomoran yang

Nomor ………………... berurutan dalam pukul
satu tahun
a. Dasar : ………………………………………………………………
Memuat peraturan/
b. Menimbang : ……………………………………………………………… dasar ditetapkannya
surat rekomendasi
Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat, memberikan rekomendasi kepada :
a. Nama/ Obyek : ………………………………………………………………
b. Jabatan/ Tempat/ : ……………………………………………………………… Memuat identitas yang

Identitas diberikan rekomendasi
Untuk : …………………………………………………………………………
………………………………………………………………………… Memuat alasan tentang
perlunya dibuat
rekomendasi
Demikian rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun Tempat dan tanggal

dikeluarkannya
Sekretaris Daerah, rekomendasi, serta
nama jabatan dan
nama lengkap ditulis
di awal kata
Nama Lengkap
Pangkat
NIP
2) Nakah…
- 124 -
j. Radiogram
Lambang
Negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak
FORMULIR BERITA
Register No : …………………
PANGGILAN JENIS NOMOR DERAJAT
DARI : ……………………………………………………………
UNTUK : ……………………………………………………………
TEMBUSAN : ……………………………………………………………
KLASIFIKASI : SEGERA
NOMOR : ……………………
…………………………………………………………… KMA ………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………
……………. TTK DUA
AAA TTK ……………………… ………….
……………………… TTK KMA
BBB TTK ……………………… ………….
……………………… TTK KMA
CCC TTK DUM TTK HBS
Tanggal pembuatan ……….
Waktu/ pukul Lalu Paraf

Pengirim : N0. Kode
Terima Kirim Lintas Operator
Nama :
Tanda :
Tangan
2) Nakah…
- 125 -
k. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH dan alamat yang telah
SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS

Nomor ……………………………… Penomoran yang
tahun takwin
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : ……………………………………………………………………….
NIP : ………………………………………………………………………. Memuat identitas

yang memberikan
Pangkat/ Golongan : ………………………………………………………………………. tugas
Jabatan : ……………………………………………………………………….
Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa :
Nama : ……………………………………………………………………….
NIP : ……………………………………………………………………….
Memuat identitas
Pangkat/ Golongan : ………………………………………………………………………. yang diberikan tugas
Jabatan : ……………………………………………………………………….
Yang diangkat berdasarkan Peraturan ……………………………………………………

Nomor …………………………. terhitung …………………………………………………….. Maksud dan tujuan
diterbitkannya surat
Telah nyata menjalankan tugas sebagai ………………………………………………….
keterangan
Di - ……………………………………………………………………………………………………..
melaksanakan tugas
Demikian surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan

sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai negeri sipil dan
apabila dikemudian hari isi surat keterangan ini ternyata tidak benar yang
berakibat kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian
tersebut.
Tempat, Tanggal, Bulan, Tahun

Tempat dan tanggal
Kepala Dinas, dikeluarkannya surat
serta nama jabatan,
nama lengkap,
pangkat serta Nip
Nama ditulis dengan huruf
Pangkat kapital di awal kata
Nip
2) Nakah…
- 126 -
l. Kriptogram
2) Nakah…
- 127 -
m. Surat Panggilan

dicetak
SURAT PANGGILAN
Nomor : …./ …./ …. (Tempat), (Tgl, Bln, Thn) Tanggal pembuatan

Sifat : surat serta alamat
Lampiran : tujuan
Hal : …………………
Yth. ………..………………..
………..………………..
di –
Tempat
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di

............................................................, pada:
hari : ...........................................................
tanggal : ...........................................................
pukul : ...........................................................
tempat : ...........................................................
menghadap : ...........................................................
kepada
alamat : ............................................................
untuk : ............................................................
............................................................
Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya.
Nama jabatan dan

Sekretaris Daerah,
nama lengkap yang
(tanda tangan dan cap jabatan) kapital di awal kata
Nama Lengkap
Pangkat
NIP
2) Nakah…
- 128 -
n. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP)

Format Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) yang di
tandatangan gubernur
Garuda
kuning
emas
GUBERNUR SULAWESI BARAT dengan
perisai
SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN berwarna
yang telah
Nomor : ............................................. dicetak
Gubernur Sulawesi Barat berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor Tahun , Peraturan Pemerintah Nomor Tahun dan
ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa: Memuat
identitas
Nama : ............................................................... yang
NIP : ............................................................... diberikan
STTPP
Tempat/Tanggal lahir : .............................../..............................
Pangkat/Gol. Ruang : ............................../...............................
Pas Foto Jabatan : ...............................................................
4x6 Instansi : ........................................................................
TELAH MENGIKUTI/LULUS *)
Memuat
Kualifikasi : ........................................................................ alas an
Pada Pendidikan dan Pelatihan ………. yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Barat diberikan
dari tanggal ......... sampai dengan ........yang meliputi........ jam STTPP
pembelajaran
Tempat, Tanggal Bulan Tahun Tempat dan
Gubernur Sulawesi Barat, tanggal
dikeluarkan
STTPP,
serta nama
jabatan dan
nama
Nama lengkap
*) Pilih salah satu
Format Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) yang di

tandatangan Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
atas nama Gubernur
Garuda
kuning
emas
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT dengan
perisai
berwarna
SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN yang telah
Nomor : ............................................. dicetak
Gubernur Sulawesi Barat berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor Tahun , Peraturan Pemerintah Nomor Tahun dan
ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa:
Nama : ............................................................... Memuat
identitas
NIP : ............................................................... yang
Tempat/Tanggal lahir : .............................../.............................. diberikan
STTPP
Pangkat/Gol. Ruang : ............................../...............................
Pas Foto Jabatan : ...............................................................
4x6 Instansi : ........................................................................
TELAH MENGIKUTI/LULUS *)
Kualifikasi : ........................................................................ Memuat
alas an
Pada Pendidikan dan Pelatihan ………. yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Barat diberikan
dari tanggal ......... sampai dengan ........yang meliputi........ jam STTPP
pembelajaran
Tempat, Tanggal Bulan Tahun
Tempat dan
a.n.Gubernur Sulawesi Barat tanggal
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia, dikeluarkan
STTPP,
serta nama
jabatan dan
nama
Nama lengkap
*) Pilih salah satu
2) Nakah…
- 129 -
o. Sertifikat
Format Sertifikat yang di tandatangan gubernur
2) Nakah…
- 130 -
Format Sertifikat yang di tandatangan Kepala Badan Pengembangan

Sumber Daya Manusia atas nama Gubernur
Garuda kuning
emas Dengan
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT perisai
berwarna yang
SERTIFIKAT telah dicetak
Nomor : .............................................
Gubernur Sulawesi Barat berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor Tahun , Peraturan Pemerintah Nomor Tahun , dan
ketentuan pelaksanaannya, menyatakan bahwa:
Nama : ..................................................................................................
NIP : .................................................................................................
PAS FOTO
Tempat/Tanggal lahir : .............................../................................................................ Memuat
identitas
4X6 Pangkat/Gol. Ruang : ............................../.................................................................
yang
Jabatan : .................................................................................................. diberikan
Instansi : .................................................................................................. sertifikat
TELAH MENGIKUTI
Penataran/ kursus/ bimbingan teknis/ orientasi/ seminar/ workshop*)……..… yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Sulawesi Barat dari tanggal .............sampai dengan ............... . Memuat
alasan
diberikan
Tempat, Tanggal Bulan Tahun sertifikat
an. Gubernur Sulawesi Barat
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Tempat dan
tanggal
dikeluarkanya
Nama sertifikat, serta
nama jabatan
dan nama
lengkap
*) sesuaikan dengan kegiatan
Format Sertifikat yang di tandatangan Kepala Perangkat Daerah
2) Nakah…
- 131 -
Logo
Pemerintah
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Provinsi
Sulawesi Barat
SERTIFIKAT berwarna yang
Nomor : ............................................. telah dicetak
Diberikan kepada :
Nama : ..................................................................................................
NIP : .................................................................................................
PAS FOTO
Tempat/Tanggal lahir : .............................../................................................................
Pangkat/Gol. Ruang : ............................../................................................................. Memuat
4X6 identitas
Jabatan : .................................................................................................. yang
Instansi : .................................................................................................. diberikan
sertifikat
TELAH MENGIKUTI
Bimbingan Teknis/ Workshop/ Sosialisasi/Seminar*)……..… yang diselenggarakan oleh Dinas/ Badan ……… Provinsi Sulawesi Barat dari
tanggal .............sampai dengan ............... .
Memuat
alasan
Tempat, Tanggal Bulan Tahun diberikan
sertifikat
Kepala Dinas/ Badan…,
Tempat dan
Nama tanggal
dikeluarkanya
sertifikat, serta
nama jabatan
*) sesuaikan dengan kegiatan dan nama
lengkap
p. Piagam
Format Piagam Penghargaan Perseorangan
2) Nakah…
- 132 -
Lambang negara dan

dicetak
PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor
Gubernur Sulawesi Barat dengan ini memberikan penghargaan kepada :
Nama : …………………………………………………………
Tempat/Tanggal lahir : …………………………………………………………
NIP : …………………………………………………………
Jabatan : …………………………………………………………
Instansi : …………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 133 -
Format Piagam Penghargaan Instansi
Lambang negara dan

dicetak
PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor
Gubernur Sulawesi Barat dengan ini memberikan penghargaan kepada :
Instansi/ Lembaga : …………………………………………………………
Alamat : …………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 134 -
4. Laporan
Logo Pemerintah
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT Provinsi SulBar dan
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH nama lembaga yang
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas – Mamuju 91512 telah dicetak
LAPORAN Judul Pengumuman

yang ditulis dengan
TENTANG huruf kapital
……………………………………………………………………………….
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar
Memuat Laporan
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan tentang
………………………………………………………………………………………………….. pelaksanaan tugas
………………………………………………………………………………. kedinasan
C. Hasil yang Dicapai

…………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………….
D. Simpulan dan Saran

………………………………………………………………………………………………….. Kota sesuai dengan
………………………………………………………………………………. alamat lembaga dan
tanggal
v E. Penutup penandatanganan,
………………………………………………………………………………………………….. nama jabatan,
………………………………………………………………………………. tanda tangan, dan
nama lengkap
Dibuat di Mamuju
pada tanggal ………………
Kepala Dinas,

Nama jabatan dan
nama lengkap yang
Nama Lengkap
Pangkat
NIP
2) Nakah…
- 135 -
5. Telaahan Staf
TELAAHAN STAF
Yth. : …………………………………………..
Dari : …………………………………………..
Tanggal : …………………………………………..
Nomor : ……/……./……
Lampiran: ………………...
Hal : …………………………………………..
I. Pokok Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan.
II. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan
saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan
merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang.
III. Fakta yang Mempengaruhi

Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan.
IV. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
V. Simpulan
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara
bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
VI. Saran
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan
untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf
Tanda Tangan
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 136 -
BAB II
PEMBUATAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Pembuatan
Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang
ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah
dinas yang disusun secara sistematis. Dalam pembuatannya perlu
memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
1. Ketelitian
Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan
kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi
yang dimuat dalam naskah dinas.
3. Logis dan Singkat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal,
logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah
dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas.
4. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku
sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan
reliable.
B. Penomoran Naskah Dinas
Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam
proses penciptaan arsip yaitu mengacu pada Klasifikasi Arsip. Nomor
pada naskah dinas merupakan hal penting dalam kearsipan.
Penomoran naskah dinas di unit kerja dilakukan oleh Subbagian Tata
Usaha.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari
hasil pelaksanaan tugas dan fungsi perangkat daerah menjadi
beberapa kategori unit informasi kearsipan. Kode Klasifikasi Arsip
menjadi tanda pengenal pada urusan tugas dan fungsi perangkat
daerah. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian
arsip.
Penomoran Naskah Dinas dalam lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi
Barat mengacu kepada Peraturan Gubernur Sulawesi Barat tentang
Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Peraturan, Instruksi, dan Surat Edaran Susunan nomor naskah
dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan
Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim),
tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
2) Nakah…
- 137 -
Contoh Format Penomoran Peraturan:

NOMOR 2 TAHUN 2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH
Contoh Format Penomoran Surat Edaran:
SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG
TATA CARA PENGAJUAN ANGKA KREDIT BAGI PEJABAT
FUNGSIONAL ARSIPARIS
NOMOR ... TAHUN ...
b. Surat Perintah/Surat Tugas

Susunan penomoran surat perintah/surat tugas minimal
meliputi :
1) Kode klasifikasi;
2) Nomor urut surat perintah/surat tugas dalam satu tahun
takwin; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Surat Perintah:
SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS

NOMOR 004.02.00/2350/2019
Keterangan :
004.02.00 : Kode Klasifikasi;
2350 : Nomor Urut Surat;
2019 : Tahun terbit
2. Nomor Surat Dinas

Susunan nomor surat dinas minimal meliputi:
2) Nakah…
- 138 -
a. kategori klasifikasi keamanan surat dinas;

b. kode klasifikasi arsip;
c. nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
d. tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Surat Dinas:
Nomor : R-004.02.00/2350/2019
Keterangan :
R : Kategori klasifikasi keamanan yang bersifat Rahasia
004.02.00 : Kode Klasifikasi
2350 : Nomor urut naskah dinas dalam satu tahun takwin
2019 : Tahun terbit
3. Nomor Nota Dinas

Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai
berikut:
a. Nomor nota dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
b. Kode klasifikasi; dan
c. tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Nota Dinas:
NOTA DINAS
Nomor 004.02.01/190/2019
Keterangan :
004.02.01 : Kode Klasifikasi

190 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun tahun takwim
2019 : Tahun terbit
C. Penggunaan Kertas dan Sampul (amplop)

Kertas dan Sampul (amplop) merupakan media/sarana surat-
menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
1. Kertas Surat
a. Penggunaan Kertas
1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS
minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan, dan dokumen pelaporan.
2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yang dibubuhi
paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah
dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu
2) Nakah…
- 139 -
berkas arsip.
3) Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen
sebagaimana diatur dalam Peraturan Gubenur tentang Jadwal
Retensi Arsip, harus menggunakan kertas dengan standar
kertas permanen:
a) Gramatur minimal 70 gram/m2;
b) Ketahanan sobek minimal 350 mN
c) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18
(metode MIT)
d) pH pada rentang 7,5-10
e) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 molasam/kg
f) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minimal 5
4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya
disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari:
a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran
215 x 330 mm;
b) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas F4 yang
berukuran 215 x 330 mm;
c) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang
berukuran 215 x 297 mm (8¼ x 11¾ inci);
d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 215 x 297
mm ( 8¼ x 11¾ inci); dan
e) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 215
x 297 mm (8¼x11¾inci).
2. Sampul (Amplop)
Sampul (amplop) adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,
terutama untuk surat keluar Pemerintah Daerah. Ukuran, bentuk,
dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di
lingkungan Pemerintah Daerah, diatur sesuai dengan keperluan
Pemerintah Daerah masing-masing dengan mempertimbangkan
efisiensi.
a. Ukuran
Ukuran amplop atau sampul yang digunakan untuk pengiriman
naskah dinas disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan
naskah dinas yang akan di distribusikan.
1) Sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm;
2) Sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm;
3) Sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18
cm; dan
4) Sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar
14 cm.
b. Warna
Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna putih atau
coklat muda.
c. Penulisan Pengirim
2) Nakah…
- 140 -
Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat

tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/logo Pemerintah
Daerah, nama Pemerintah Daerah/jabatan, serta alamat
Pemerintah Daerah.
d. Tujuan (Alamat Sampul Surat)
Sedangkan alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan
nama jabatan, satuan kerja dan alamat lengkap pemerintah.
Penulisan kata jalan tidak disingkat. Nama jalan dan nama kota
ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Nama kota
tidak diberi kata depan “di” dan tidak diberi garis bawah. Sebutan
Bapak, Ibu, atau Saudara hanya digunakan apabila diikuti nama
orang.
Contoh format alamat surat
Yth. Menteri Keuangan Republik Indonesia
Jalan Lapangan Banteng Timur Nomor 2-4
Jakarta 10110
e. Cara Melipat dan Memasukkan Surat kedalam Sampul

Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan
mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi
dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah
penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jendela
kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus
tepat pada jendela amplop.
Contoh Format Melipat Kertas Surat
2) Nakah…
- 141 -
f. Bentuk Sampul
Perbandingan huruf pada sampul dan kop naskah dinas dengan
perbandingan 3 : 4. Bentuk sampul dan kop naskah dinas seperti
pada contoh berikut :
1) Tulisan GUBERNUR SULAWESI BARAT menggunakan Tahoma 14
2) Tulisan nama PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT ditulis
dengan huruf Tahoma 12.
3) Tulisan nama SEKRETARIAT DAERAH dan nama Organisasi
Perangkat Daerah dengan huruf Tahoma 14 dan di bold, jika nama
OPD lebih dari 1 (satu) baris maka dapat menggunakan ukuran
huruf Tahoma 12.
4) Alamat, kode pos, nomor telpon, faksimile, website dan email
menggunakan Tahoma 10.
Contoh 1 : Sampul Naskah Dinas Gubernur

Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. ……, Rangas - Mamuju (91512)
Kepada
Nomor : ……./….../……. Yth. …………………………
…………………………
di-
Stempel
…………………..
……..Kode Pos
Contoh 2 : Sampul Naskah Dinas Sekretariat Daerah.

SEKRETARIAT DAERAH
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. ….., Rangas - Mamuju 91512
Kepada
Nomor : ……./……../……. Yth. …………………………
…………………………
di-
Stempel ………………….
..……Kode Pos
2) Nakah…
- 142 -
Contoh 3 : Sampul Naskah Dinas Sekretariat DPRD

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
Kepada
Nomor : ……./……../……. Yth. …………………………
…………………………
di-
..……Kode Pos
Contoh 4 : Sampul Naskah Dinas Perangkat Daerah.

Kepada
Nomor : ……./……../……. Yth. …………………………
…………………………
di-
..……Kode Pos
D. Kop Naskah Dinas.

Kop Naskah Dinas merupakan nama instansi dan nama jabatan yang
kegunaannya untuk mengidentifikasi nama lembaga dan/atau alamat
serta pejabat yang mempunyai wewenang suatu produk naskah dinas.
1) Kop Naskah Dinas dengan Nama Jabatan Gubernur terdiri atas
lambang negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna
dicetak serta pada bagian bawah bertuliskan “GUBERNUR SULAWESI
BARAT” diletakkan pada bagian tengah secara simetris, menggunakan
huruf Tahoma berukuran 14. Digunakan untuk semua naskah dinas
yang ditandatangani oleh Gubernur.
Contoh :
2) Nakah…
- 143 -
2) Kop Naskah Dinas dengan Nama Jabatan Pimpinan Tinggi Madya/

Pimpinan Tinggi Pratama atas nama Gubenur, terdiri atas lambang
negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna dicetak serta
pada bagian bawah bertuliskan “PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI
BARAT” diletakan pada bagian tengah secara simetris, menggunakan
huruf Tahoma berukuran 14. Digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Jabatan Pimpinan Tinggi Madya atas nama
Gubernur.
Contoh :
3) Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah Provinsi Sulawesi Barat terdiri

atas Logo Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Barat berwarna yang
diletakkan di kiri atas, dan tulisan “PEMERINTAH PROVINSI
SULAWESI BARAT” menggunakan huruf Tahoma ukuran 12, diikuti
dengan nama Perangkat Daerah menggunakan huruf Tahoma ukuran
14 serta alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail
menggunakan huruf Tahoma ukuran 10, diletakan pada bagian tengah
secara simetris.
Contoh :

SEKRETARIAT DAERAH
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. ……, Rangas - Mamuju 91512
e-mail ………………., website ……………….
2) Nakah…
- 144 -

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor …….. Rangas - Mamuju 91512
e-mail ………………., website ……………….

Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng No. …, Rangas - Mamuju 91512
e-mail perpustakaan_arsip_sulbar@yahoo.com, website ……………….

DINAS PERTANIAN DAN PETERNAKAN
UNIT PELAKSANA TEKNIS BALAI BENIH
Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor …….. Rangas - Mamuju 91512
e-mail ………………., website ……………….
2) Nakah…
- 145 -
E. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf.

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek
keserasian, estetika, banyaknya isi naskah dinas dengan
memperhatikan ketentuan sebagai berikut:
1. Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan
baris kedua adalah satu spasi.
3. Jarak masing-masing baris menggunakan spasi satu.
4. Naskah dinas pengaturan dan naskah dinas penetapan menggunakan jenis
huruf Bookman Old Style 12.
5. Naskah dinas penugasan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas
khusus, laporan, dan telaahan staf menggunakan jenis huruf Arial
11.
F. Kata Penyambung (Perpindahan Halaman)
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda
bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah
lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap
halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman
dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata
penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman
berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk
pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung
juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk
pergantian bagian.
Contoh Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman 1
Baris Paling Bawah adalah media …
Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media
elektronik…dst.
G. Penentuan Batas / Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah
dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan
secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi
kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada
tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan
ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada
2) Nakah…
- 146 -
peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas,yaitu:

1. Ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi
dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
2. Ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah
kertas;
3. Ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
4. Ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
H. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor
urut angka Arab (1, 2, 3, dst …) dan dicantumkan secara simetris di
tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan
setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang
menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.
I. Tembusan
Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang
menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.
Pertinggal/ Arsip tidak perlu dicantumkan dalam tembusan.
Contoh Format Penulisan tembusan :
Tembusan :
1. Gubernur Sulawesi Barat;
2. Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat;
3. Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Barat;
J. Lampiran
Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi
nomor urut dengan angka Arab (2, 3, dst …). Nomor halaman lampiran
merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
K. Penggunaan Logo Pemerintah Daerah/Lambang Negara
Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah
dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan
resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata
naskah dinas di seluruh jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan
penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas pada kertas surat
dan amplop. Logo dan lambang Negara pada setiap lembar naskah
dinas sedapat mungkin berwarna misalnya pada Naskah Dinas Arahan,
Korespondensi, dan Perjanjian.
1. Penggunaan Lambang Negara
Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas
adalah sebagai berikut.
a. Lambang Negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai
tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
b. Lambang Negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna
dicetak embos dengan ukuran lebar 3,2 cm dan tinggi 3,4 cm
yang digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani sendiri
2) Nakah…
- 147 -
oleh Gubernur, Wakil Gubernur, Pimpinan DPRD, dan pejabat

lainnya yang ditentukan oleh undang-undang;
c. Lambang Negara dapat digunakan pada naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama pejabat
yang diwakilinya.
d. Lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat
secara simetris pada naskah dinas.
2. Penggunaan Logo
a. Logo adalah tanda pengenal atau identitas setiap Pemerintah
Daerah berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata
Naskah Dinas agar publik lebih mudah mengenalnya dan wajib
dimiliki. Logo yang digunakan boleh berwarna ataupun tidak
berwarna.
b. Logo digunakan oleh pejabat struktural yang berwenang pada
Pemerintah Daerah, dan Sekretariat Pemerintah Daerah.
c. Logo ditempatkan disebelah kiri kepala surat pada naskah dinas.
3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama
a. Dalam kerjasama yang dilakukan antar pemerintah (G to G),
menggunakan map naskah dinas dengan lambang negara.
b. Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar
Kementerian/Provinsi/Kabupaten/Kota (di dalam negeri), logo
yang dimiliki Pemerintah Daerah masing-masing diletakkan di
atas map naskah perjanjian.
L. Pengaturan Paraf Naskah Dinas Dan Penggunaan Cap

1. Pengaturan Paraf Dinas
Draft Naskah Dinas Arahan berupa peraturan, keputusan,
perjanjian, harus dibubuhi paraf pada tiap halaman di bagian kanan
bawah. Paraf naskah dinas terkait administrasi keuangan
berpedoman pada Peraturan Menteri Keuangan.
a. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkhi.
Paraf Hierarkhi adalah merupakan paraf pejabat sesuai jenjang
jabatan dengan ketentuan sebagai berikut.
1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal
oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural
dibawahnya;
2) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan
menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan
paraf;
3) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar,
harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas
oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua
jenjang jabatan struktural di bawahnya; dan
4) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
a. Untuk paraf pejabat yang satu tingkat di bawah pejabat
2) Nakah…
- 148 -
penandatangan naskah dinas berada di sebelah

kanan/setelah nama jabatan penandatangan;
b. Untuk paraf pejabat yang dua tingkat di bawah pejabat
penandatangan naskah dinas berada di sebelah
kiri/sebelum paraf pejabat di bawahnya/nama jabatan
penandatangan; dan
c. Untuk paraf pejabat yang tiga tingkat di bawah pejabat
penandatangan naskah dinas berada disebelah
kiri/sebelum nama jabatan penandatangan.
Contoh Format dan letak paraf hierarkhi untuk

Gubernur/Wakil Gubernur
(2) (1) GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR, (3)
NAMA LENGKAP
Keterangan :
(1) : Kepala Perangkat Daerah/Biro

(2) : Asisten
(3) : Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah
(2) (1) SEKRETARIS DAERAH, (3)
NAMA LENGKAP
Pangkat :
NIP :
Keterangan :
1. : Kabag
2. : Kepala Biro
3. : Asisten

Asisten Sekretaris Daerah
(1) Asisten Sekretaris Daerah, (2)
Nama Lengkap
Pangkat :
NIP :
2) Nakah…
- 149 -
Keterangan :
1. : Kabag
2. : Kepala Biro

Kepala Dinas/Kepala Badan
(1) KEPALA DINAS/BADAN, (2)
NAMA LENGKAP
Pangkat :
NIP :
Keterangan :
1. : Kasi/ Kasubag
2. : Sekretaris/Kabid/ Kabag

Kepala Biro
(1) KEPALA BIRO, (2)
NAMA LENGKAP
Pangkat :
NIP :
Keterangan :
1. : Kasubag
2. : Kabag

Kepala UPTD
(1) KEPALA UPTD, (2)
NAMA LENGKAP
Pangkat :
NIP :
Keterangan :
1. : Kasubag/Kasie
2) Nakah…
- 150 -
2. : Kabid/ Kabag
b. Pembubuhan Paraf Koordinasi.

Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan
koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari
unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf
koordinasi.
Contoh Format Bentuk Kolom Paraf Hirarki Dalam Bentuk
Matriks:
1. KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK NASKAH DINAS YANG

DITANDATANGANI GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR
a) Untuk Produk Hukum
NO PARAF /
PARAF KOORDINASI
TANGGAL
1 Sekda
2 Asisten
3 Kepala Dinas/ Badan/Biro Penginisiasi
4 Kepala Biro Hukum
5 Kabag Perundang-Undangan
6 Kasubag Ranperda & Ranpergub
b) Untuk Korespondensi yang berasal dari perangkat daerah
NO PARAF /
PARAF KOORDINASI
TANGGAL
1 Sekda
2 Asisten
3 Kepala Dinas/ Badan/Biro
4 Kepala Bidang/ Bagian/ Sekretaris
5 Kepala Seksi/ Subbagian
c) Untuk Korespondensi yang berasal dari staf ahli
NO PARAF /
PARAF KOORDINASI
TANGGAL
1 Sekda
2 Staf Ahli Gubernur
2) Nakah…
- 151 -

DITANDATANGANI SEKRETARIS DAERAH
PARAF /
NO PARAF KOORDINASI TANGGAL
1 Asisten
2 Kepala Dinas/ Badan
3 Sekretaris /Kepala Bidang/Kepala Bagian
4 Kepala Seksi/Subbagian

DITANDATANGANI ASISTEN SEKRETARIS DAERAH
PARAF /
NO PARAF KOORDINASI TANGGAL
1 Kepala Dinas/ Badan
2 Kepala Bidang/ Bagian/ Sekretaris
3 Kepala Seksi/Subbagian
2. Penggunaan Cap/Stempel
a. Pengertian Cap/Stempel
Cap/Stempel adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau
simbol suatu Pemerintah Daerah. Cap digunakan untuk
pengabsahan naskah dinas. Cap dinas dibagi menjadi dua,
yaitu:
1) Cap/Stempel Jabatan
Cap/Stempel Jabatan Gubernur/Wakil Gubernur memuat
lambang Negara yang digunakan sebagai tanda keabsahan
naskah dinas gubernur.
2) Cap/Stempel Pemerintah Daerah
Cap/Stempel Pemerintah Daerah yang digunakan oleh
Organisasi Perangkat Daerah seperti Sekretariat Daerah,
Sekretariat DPRD, Dinas, Badan, dan Lembaga Teknis Lainnya
adalah cap yang memuat logo Pemerintah Daerah yang
digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas.
b. Bentuk Cap/Stempel
1) Cap/Stempel Jabatan
Untuk Pemerintah Daerah, menggunakan tinta berwarna
ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut:
2) Nakah…
- 152 -
Gambar 1. Cap Jabatan
2) Cap/Stempel Pemerintah Daerah

Bentuk dan spesifikasi cap Pemerintah Daerah dengan logo
adalah sebagai berikut:
Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1
= 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis
lingkaran R1 = + 0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm. (Pindahkan
ke samping gambar).
Gambar 2. Cap Pemerintah Daerah
2) Nakah…
- 153 -
c. Bentuk Ukuran dan Isi Cap/Stempel
Yang menggunakan lambang
3,8 cm 4 cm
2,7 cm
Lambang Negara/ Daerah

Yang tidak menggunakan lambang
3,8 cm 4 cm
1 cm 2,7 cm
1. Stempel Jabatan dan Stempel Perangkat Daerah

(4) Contoh stempel jabatan gubernur.
(5) Contoh stempel Perangkat

Daerah
1. Stempel Sekretariat Daerah
2. Stempel Sekretariat Dewan
2) Nakah…
- 154 -
3. Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah.
4. Stempel Unit Pelaksana Teknis Daerah
d. Bentuk, Ukuran dan Isi Papan Nama

a. Bentuk
Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk empat
persegi panjang.
Contoh :
b. Ukuran
Perbandingan ukuran huruf 3 : 4
3) Ukuran huruf “3” untuk tulisan pemerintah provinsi
4) Ukuran huruf “4” untuk tulisan nama Perangkat Daerah
c. Bahan
2) Nakah…
- 155 -
1) Bahan papan nama satuan kerja perangkat daerah disesuaikan

dengan kebutuhan daerah, misalnya dari bahan kayu, beton,
seng/ plat, dan lain sebagainya.
2) Bahan huruf papan nama diatur sesuai kebutuhan, dapat
menggunakan cat atau dari bahan lain seperti seng/ plat atau
semen dan lain sebagainya.
Contoh 1 : Papan nama Kantor Gubernur
KANTOR GUBERNUR
SULAWESI BARAT
Alamat : Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor … Rangas - Mamuju 91512
Telp. (0426) ………….. Faks …………… Email ………….
Contoh 2 : Papan nama Perangkat Daerah.

DINAS PEKERJAAN UMUM
Alamat : Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor … Rangas, Mamuju 91512
Telp. (0426) ………….. Faks …………… Email ………….

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN,
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH
Alamat : Jalan H. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor … Rangas, Mamuju 91512
Telp. (0426) ………….. Faks …………… Email …………
Contoh 3 : Papan nama yang terletak satu atap/ satu komplek.
2) Nakah…
- 156 -
PEMERINTAH PROVINSI
SULAWESI BARAT
1. DINAS …………………………………………………
2. BADAN ………………………………………………..
3. KANTOR ………………………………………………
Alamat : Jalan KH. Abd. Malik Pattana Endeng Nomor …….. Rangas - Mamuju 91512
Telp. (0426) ………….. Faks …………… Email ………….
M. Penggunaan Cap/Stempel untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia

Cap/Stempel yang digunakan untuk naskah dinas yang
membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (naskah dinas sangat
rahasia) sebaiknya menggunakan cap/stempel yang dicetak timbul
(emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk
menghindari penyalahgunaan pemakaian.
N. Penggunaan Warna Tinta

Penggunaan warna tinta untuk naskah dinas sebagai berikut :
1) Tinta yang digunakan untuk surat menyurat berwarna hitam;
2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf surat
dinas berwarna biru tua;
3) Tinta yang digunakan untuk stempel berwarna ungu; dan
4) Tinta yang digunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas
berwarna merah.
O. Penggunaan Paragraf dan Spasi Surat
1) Paragraf merupakan rangkaian kalimat-kalimat pernyataan yang
berkaitan satu dengan yang lain dan menjadi satu kesatuan.
2) Fungsi paragraf memberikan pemahaman kepada penerima,
memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi
tertulis.
3) Surat diketik dan diberi jarak spasi 1,0.
2) Nakah…
- 157 -
BAB III
PENGAMANAN NASKAH DINAS
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas

Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari:
1. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara
Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
2. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional,
ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila
informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik
bagi Pemerintah Daerah maupun perorangan akan menimbulkan
kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif,
hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas Pemerintah Daerah,
seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
4. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun
terhadap keamanan negara.
Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut
disesuaikan dengan kepentingan dan substansi naskah dinas. Di
suatu Pemerintah Daerah, dimungkinkan untuk membuat
sekurang-kurangnya 2 (dua) tingkat/derajat klasifikasi naskah
dinas.
Hak akses naskah dinas:
1. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas
hak akses diberikan kepada pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah/
Perangkat Daerah dan yang setingkat dibawahnya apabila sudah
diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan penegak hukum;
dan
2. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan
kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.
B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan
dan Akses
1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses
Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah
kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua
untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode
derajat klasifikasi:
a. Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode „SR‟ dengan
menggunakan tinta warnamerah;
b. Naskah dinas Rahasia diberikan kode „R‟ dengan menggunakan
tinta warna merah;
2) Nakah…
- 158 -
c. Naskah dinas Terbatas diberikan kode „T‟ dengan menggunakan

tinta hitam;dan
d. Naskah dinas Biasa/Terbuka diberikan kode „B‟ dengan
menggunakan tinta hitam.
2. Pemberian Nomor Seri Pengaman dan Security Printing Security printing
adalah percetakan yang berhubungan dengan pengamanan tingkat
tinggi pada naskah, dengan tujuan untuk mencegah pemalsuan
dan perusakan serta jaminan terhadap ke autentikan dan
keterpercayaan naskah dinas. Security printing dapat menggunakan
metode-metode teknis sebagai berikut:
a. Kertas khusus
Kertas yang dipakai sebagai pengamanan memiliki nomor seri
pengaman yang letaknya diatur secara tersendiri dan hanya
diketahui oleh pihak-pihak tertentu. Penggunaan kertas ini harus
berurutan sesuai dengan nomor serinya sehingga memudahkan
pelacakan.
b. Water marks
Gambar 3.Water marks

Adalah gambar dikenali atau pola pada kertas yang muncul lebih
terang atau lebih gelap dari sekitar kertas yang harus dilihat
dengan cahaya dari belakang kertas, karena variasi kerapatan
kertas.
c. Emboss merupakan tulisan atau cetakan timbul.
d. Filter image
Gambar 6. Filter Image
2) Nakah…
- 159 -
Adalah suatu teknik security printing yang hanya dapat terlihat

bila filter viewer ini dipasang pada permukaan cetak, dan tanpa
alat pembaca ini, text tidak dapat terbaca.
e. Anticopy
Gambar 7.Anticopy
Adalah suatu teknik security printing dengan garis atau raster
pada area tertentu dan tersembunyi hanya akan nampak apabila
dokumen ini difotocopi.
2) Nakah…
- 160 -
f. Barcode
Barcode atau kode palang adalah suatu aplikasi yang berisi
kumpulan data-data optik suatu objek. Barcode hanya bisa
dibaca oleh mesin tertentu saja yang biasa disebut Barcode
Scanner. Barcode mengumpulkan data dalam bentuk garis
batang (barcode berdimensi 1) juga dalam bentuk persegi (barcode
berdimensi 2). Barcode 2D ini memiliki seluruh kode ASCII yang
mengkombinasikan kode yang sangat rumit sehingga sangat
menyusahkan bagi upaya tindak pemalsuan dokumen. Hanya
pihak yang membuatnya yang mampu membacanya.
Pada awalnya barcode digunakan untuk mengotomasikan
sistem pemeriksaan di swalayan, tetapi akhir-akhir ini
penggunaannya sudah menyebar ke berbagai macam produk,
seperti yang telah digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Sulawesi Barat dan Penerbitan SK Pengangkatan
maupun Kenaikan Pangkat ASN.
Contoh Barcode batang (berdimensi 1)
Gambar 8. Barcode berdimensi 1
Contoh Barcode Persegi
Gambar 9. Barcode Persegi (berdimensi 2)
3. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia

Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman dan pencetakan
pengamanan naskah dinas dilakukan oleh unit kerja yang secara
fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan
ketatausahaan. Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan
pengamanan dikoordinasikan dengan Pemerintah Daerah teknis
terkait. Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan
tinggi, diperlukan penulisan kode khusus.
2) Nakah…
- 161 -
BAB IV
KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
A. Ketentuan Kewenangan
1. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
Gubernur bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan
di dalam organisasi atau Pemerintah Daerahnya. Tanggung jawab
tersebut dapat dilimpahkan melalui dua acara:
a. Delegasi yaitu pelimpahan kewenangan dari Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab
dan tanggung gugat beralih sepenuhnya kepada penerima
delegasi.
b. Mandat yaitu pelimpahan Kewenangan dari Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab
dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas
berupa produk hukum yang bersifat pengaturan seperti
kebijakan/arahan/keputusan berada pada Gubernur.
3. Pejabat Struktural yang juga berfungsi sebagai pejabat Pengguna
Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran menandatangani naskah dinas
berupa keputusan pengguna anggaran/ kuasa pengguna anggaran
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang–undangan di bidang
pengelolaan keuangan negara/daerah, dan pengadaan barang/jasa
pemerintah, serta peraturan perundang-undangan lainnya.
4. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang
bukan merupakan produk hukum tidak bersifat
kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada Wakil
Gubenur, Sekretaris Daerah dan Pimpinan Tinggi Pratama di setiap satuan
kerja pemerintah daerah atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk
menandatanganinya.
B. Pelaksanaan Delegasi
Penyerahan/pelimpahan wewenang dengan cara delegasi dilaksanakan
sebagai berikut:
a. Sekretaris Daerah memperoleh pelimpahan kewenangan dan
penandatanganan surat dinas tentang arahan mengenai rencana
strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang
dilaksanakan oleh satuan kerja di lingkup pemerintah daerah.
b. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk
penugasan bagi pejabat pimpinan tinggi pratama.
c. Sekretaris Daerah menandatangani surat undangan ekstern dan
surat dinas antar/keluar instansi pemerintah daerah sepanjang
surat tersebut ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Madya
atau pejabat di bawahnya.
d. Sekretaris Daerah menandatangani surat undangan intern dan
surat dinas dalam lingkup pemerintah daerah.
2) Nakah…
- 162 -
e. Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama pada Satuan Kerja memperoleh

penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat
dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi
sesuai dengan bidang masing-masing.
f. Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama pada Satuan Kerja
menandatangani surat penugasan bagi Pejabat Administrator, Pejabat
Pengawas, Pejabat Pelaksana, dan Pejabat Fungsional Tertentu.
g. Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama pada Satuan Kerja
menandatangani surat undangan ekstern dan surat dinas
antar/keluar instansi pemerintah daerah sepanjang surat
tersebut ditujukan kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama
untuk menghadirkan pejabat di bawahnya sesuai tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggungjawabnya.
h. Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama pada Satuan Kerja
menandatangani surat undangan intern dan surat dinas dalam
lingkup pemerintah daerah sepanjang surat tersebut ditujukan
kepada Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama untuk menghadirkan
pejabat di bawahnya sesuai tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggungjawabnya.
B. Pelaksanaan Mandat
Penyerahan/pelimpahan wewenang dengan cara mandat dapat
dilaksanakan dengan menggunakan empat cara sebagai berikut:
1. Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab
pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada
pejabat yang mendelegasikan wewenang dan pejabat yang
menerima pendelegasian wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang mendelegasikan
wewenang.
Tata cara penggunaan atas nama (a.n) diatur dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas atas nama gubernur
dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan/
penetapan dapat dilakukan apabila Gubernur sedang berhalangan
karena tugas dinas lain di luar kota/daerah dan/atau alasan lain
sesuai ketentuan. Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah
dinas harus dituangkan dalam bentuk tertulis yaitu dalam bentuk
Instruksi atau Surat Kuasa.
b. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas atas nama gubernur
dalam bentuk penugasan, korespondensi, dan naskah dinas khusus
dapat dilakukan apabila Gubernur sedang berhalangan karena tugas
dinas lain di luar kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan.
c. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas atas nama gubernur
dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat pengaturan/
penetapan dapat dilakukan apabila Gubernur dan/atau Wakil
Gubernur sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan. Pendelegasian
wewenang penandatanganan naskah dinas harus dituangkan dalam
2) Nakah…
- 163 -
bentuk tertulis yaitu dalam bentuk Instruksi atau Surat Kuasa.

d. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas atas nama gubernur
dalam bentuk penugasan, korespondensi, naskah dinas khusus dapat
dilakukan apabila Gubernur dan/atau Wakil Gubernur sedang
berhalangan karena tugas dinas lain di luar kota/daerah dan/atau
alasan lain sesuai ketentuan.
e. Asisten atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas
dalam bentuk penugasan luar daerah dan dalam daerah bagi pejabat
pimpinan tinggi pratama dapat dilakukan apabila Sekretaris Daerah
sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar kota/daerah
dan/atau alasan lain sesuai ketentuan. Penandatanganan tersebut
dilakukan sesuai dengan kewenangan fungsi koordinasi OPD bidang
masing-masing. Dalam hal Asisten sesuai dengan pembidangannya
sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar kota/daerah
dan/atau alasan lain sesuai ketentuan, penandatanganan dapat
dilakukan oleh asisten yang lain.
f. Asisten menandatangani naskah dinas atas nama Sekretaris Daerah
dalam bentuk korespondensi, naskah dinas khusus dapat dilakukan
apabila Sekretaris Daerah sedang berhalangan karena tugas dinas lain
di luar kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan.
Penandatanganan tersebut dilakukan sesuai dengan kewenangan
fungsi koordinasi OPD bidang masing-masing. Dalam hal Asisten
sesuai dengan pembidangannya sedang berhalangan karena tugas
dinas lain di luar kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan,
penandatanganan dapat dilakukan oleh asisten yang lain.
g. Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas atas nama
gubernur dalam bentuk penetapan dapat dilakukan apabila Gubernur
dan/atau Wakil Gubernur dan/atau Sekretaris Daerah sedang
berhalangan karena tugas dinas lain di luar kota/daerah dan/atau
alasan lain sesuai ketentuan. Pendelegasian wewenang
penandatanganan naskah dinas harus dituangkan dalam bentuk
tertulis yaitu dalam bentuk Instruksi atau Surat Kuasa.
h. Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas atas nama
Gubernur dalam bentuk korespondensi, naskah dinas khusus dapat
dilakukan apabila Gubernur dan/atau Wakil Gubernur dan/atau
Sekretaris Daerah sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan.
i. Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas atas nama gubernur
dalam bentuk penetapan dapat dilakukan apabila Gubernur dan/atau
Wakil Gubernur dan/atau Sekretaris Daerah sedang berhalangan
karena tugas dinas lain di luar kota/daerah dan/atau alasan lain
sesuai ketentuan. Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah
dinas harus dituangkan dalam bentuk tertulis yaitu dalam bentuk
Instruksi atau Surat Kuasa.
j. Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas atas nama Gubernur
dalam bentuk korespondensi, naskah dinas khusus dapat dilakukan
apabila Gubernur dan/atau Wakil Gubernur dan/atau Sekretaris
Daerah sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
k. Atas pertimbangan aspek geografis, efektivitas dan efisiensi, Kepala
UPTD dapat menandatangani naskah dinas atas nama Kepala
2) Nakah…
- 164 -
Dinas/Badan beerkenaan dalam bentuk korespondensi, atau naskah

dinas khusus.
l. Sekretaris Perangkat Daerah atas nama Kepala Dinas/Badan
beerkenaan menandatangani naskah dinas dalam bentuk penugasan
bagi Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, Pejabat Pelaksana, dan
Pejabat Fungsional Tertentu dilakukan apabila kepala perangkat
daerah sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
kota/daerah dan/atau alasan lain sesuai ketentuan. Penandatanganan
naskah dinas dilakukan setelah memperoleh persetujuan terlebih
dahulu dengan kepala perangkat daerah.
m. Sekretaris Perangkat Daerah atas nama Kepala Dinas/Badan
beerkenaan menandatangani naskah dinas dalam bentuk
korespondensi, atau naskah dinas khusus dilakukan apabila kepala
perangkat daerah sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
n. Kepala Subbagian/ Kepala Subbidang/ Kepala Seksi atas nama
Sekretaris/ Kepala Bagian/ Kepala Bidang menandatangani naskah
dinas dalam bentuk korespondensi, atau naskah dinas khusus
dilakukan apabila Sekretaris/ Kepala Bagian/ Kepala Bidang
berkenaan sedang berhalangan karena tugas dinas lain di luar
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu
nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, didahului
dengan singkatan a.n.
Contoh Format Atas Nama:
a.n. Gubernur Sulawesi Barat

Sekretaris Daerah,
a.n. Sekretaris Daerah Sulawesi Barat

Asisten III Bidang Administrasi Umum,
2. Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan
kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas
nama (a.n.). Pendelegasian wewenang ini mengikuti urutan sampai
dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada
pada pejabat yang mendelegasikan wewenang dan pejabat yang
menerima pendelegasian wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang mendelegasikan
wewenang.
Contoh Format Untuk Beliau:
2) Nakah…
- 165 -
a.n. Gubernur Sulawesi Barat

Sekretaris Daerah
u.b.
Asisten III Bidang Administrasi Umum,
3. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.),
adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan
karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif ditetapkan.
c. Plt. bertanggung jawab atas naskah dinas yang
ditandatanganinya.
Contoh Format Pelaksana Tugas:
Plt. Kepala Unit Kerja/ Instansi,
Tanda Tangan
4. Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat
(Plh.), adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di
tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif kembali ditempat.
c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang
ditandatanganinya kepada pejabat definitif.
Contoh Format Pelaksana Harian:
Plh. Kepala Unit Kerja,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
2) Nakah…
- 166 -
C. Penandatanganan
Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggung jawab
yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai
dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.
Kewenangan penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam
BAB IV huruf A, huruf B, dan huruf C diatur sebagai berikut:
1. Gubernur
a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat pengaturan/ penetapan terdiri atas :
1) Peraturan Daerah;
2) Peraturan Gubernur;
3) Instruksi Gubernur;
4) Surat Edaran:
5) Keputusan Gubernur.
b. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
surat terdiri atas :
1) Surat Perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota Dinas;
4) Disposisi;
5) Surat Undangan Intern;
6) Surat Dinas;
7) Surat Undangan Ekstern;
8) Surat Perjanjian Dalam Negeri;
9) Surat Perjanjian Internasional;
10) Surat Kuasa;
11) Berita Acara;
12) Surat Keterangan;
13) Pengumuman;
14) Rekomendasi
15) Radiogram;
16) Telegram;
17) Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
18) Kriptogram;
19) Surat Panggilan;
20) STTPP;
21) Sertifikat;
22) Piagam; dan
23) Naskah Dinas Elektronik.
2. Wakil Gubernur
2) Nakah…
- 167 -
a. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan

susunan surat terdiri atas :
1) Surat Perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota Dinas;
4) Disposisi;
6) Surat Dinas;
9) Rekomendasi;
11) Laporan; dan
12) Telaahan Staf; dan
b. Wakil Gubernur atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas
yang meliputi :
1) Dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
pengaturan/ penetapan terdiri atas :
a) Surat Edaran; dan
b) Keputusan Gubernur.
2) Dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas :
a) Surat Perintah;
b) Surat Tugas;
c) Nota Dinas;
d) Disposisi;
e) Surat Dinas;
f) Berita Acara;
g) Surat Keterangan;
h) Pengumuman;
i) Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
j) Sertifikat;
k) Piagam; dan
l) Naskah Dinas Elektronik.
3. Sekretaris Daerah
a. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
1) Surat Perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota Dinas;
2) Nakah…
- 168 -
4) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;

5) Disposisi;
7) Surat Dinas;
9) Surat Kuasa;
10) Berita Acara;
12) Surat Pengantar;
13) Pengumuman;
14) Notulen;
15) Daftar Hadir;
16) Rekomendasi;
17) Radiogram;
19) Kriptogram;
20) Surat Panggilan;
21) Sertifikat;
22) Laporan;
23) Telaahan Staf; dan
b. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas atas nama Gubernur
meliputi :
1) Dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat
pengaturan/penetapan terdiri atas :
a) Surat Edaran; dan
b) Keputusan Gubernur.
a) Surat Perintah;
b) Surat Tugas;
c) Nota Dinas;
d) Disposisi;
e) Surat Undangan Intern;
f) Surat Dinas;
g) Surat Undangan Ekstern;
h) Berita Acara;
i) Surat Keterangan;
j) Pengumuman;
k) Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
l) Surat Panggilan;
2) Nakah…
- 169 -
m) STTPP;
n) Sertifikat;
o) Piagam; dan
p) Naskah Dinas Elektronik.
4. Asisten
a. Asisten menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
1) Nota Dinas;
2) Nota pengajuan konsep naskah dinas;
3) Disposisi;
4) Surat pengantar;
5) Notulen;
6) Laporan;
7) Telaahan staf; dan
b. Asisten atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Surat perintah;
2) Surat tugas;
3) nota dinas;
4) nota pengajuan konsep naskah dinas;
5) surat undangan intern;
6) surat dinas;
7) surat undangan ekstern;
8) surat keterangan;
9) surat pengantar;
10) daftar hadir;
11) laporan; dan
5. Staf Ahli
Staf Ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
terdiri atas :
a. Nota pengajuan konsep naskah dinas;
b. Nota Dinas;
c. Laporan; dan
d. Telaahan staf; dan
e. Naskah Dinas Elektronik.
6. Kepala Perangkat Daerah
a. Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan surat terdiri atas :
2) Nakah…
- 170 -
1) Surat Perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota dinas;
5) Disposisi;
6) Surat undangan intern;
7) Surat dinas;
8) Surat undangan ekstern;
9) Surat perjanjian dalam negeri;
10) Surat kuasa;
11) Berita acara;
12) Surat keterangan;
13) Surat pengantar;
14) Pengumuman;
15) Notulen;
16) Daftar hadir;
17) Rekomendasi;
18) Surat keterangan melaksanakan tugas;
19) Surat panggilan;
20) Sertifikat;
21) Laporan;
b. Kepala Perangkat Daerah atas nama Gubernur menandatangani
naskah dinas meliputi :
1) Dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan
gubernur;dan
a) Surat perintah;
b) surat undangan intern;
c) surat dinas;
d) surat undangan ekstern;
e) surat keterangan; dan
f) Naskah Dinas Elektronik.
3) Khusus untuk Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
selaku Kepala Perangkat Daerah atas nama Gubernur diberikan
kewenangan untuk menandatangani naskah dinas yang terkait
dengan Pendidikan dan pelatihan dalam bentuk dan susunan surat
berupa :
(a) STTPP;
(b) Sertifikat; dan
2) Nakah…
- 171 -
(c) Piagam.
7. Sekretaris DPRD
a. Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan
1) Surat Perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota dinas;
5) Disposisi;
7) Surat dinas;
8) Surat undangan ekstern;
9) Surat perjanjian dalam negeri;
10) Surat kuasa;
11) Berita acara;
13) Surat pengantar;
14) Pengumuman;
15) Notulen;
16) Daftar hadir;
17) Rekomendasi;
18) Surat keterangan melaksanakan tugas;
19) Surat panggilan;
20) Sertifikat;
21) Laporan;
b. Sekretaris DPRD atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas
meliputi :
1) Dalam bentuk dan susunan produk hukum keputusan gubernur;
dan
a) Surat perintah;
b) surat undangan intern;
c) surat dinas;
d) surat undangan ekstern;
e) surat keterangan; dan
f) Naskah Dinas Elektronik.
8. Kepala Biro
a. Kepala Biro menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan
2) Nakah…
- 172 -

1) Surat perintah;
2) Surat tugas;
3) Surat perjalanan dinas (SPD);
4) Nota dinas;
6) Disposisi;
7) surat pengantar;
8) notulen;
9) laporan; dan
10) telaahan staf.
9. Kepala UPT Dinas/ Badan
a. Kepala UPT Dinas/ Badan menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Nota dinas;
3) Disposisi;
5) surat dinas;
6) surat kuasa;
7) berita acara;
8) surat keterangan;
9) surat pengantar;
10) pengumuman;
11) notulen;
12) daftar hadir;
13) rekomendasi;
14) surat keterangan melaksanakan tugas;
15) surat panggilan;
16) laporan;
17) telaahan staf; dan
18) surat elektronik.
b. Kepala UPTD atas nama Kepala Dinas/ Badan menandatangani naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Surat perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota dinas;
4) Surat dinas;
5) Berita acara;
2) Nakah…
- 173 -
7) Berita acara; dan

10. Sekretaris Perangkat Daerah
a. Sekretaris Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Nota dinas;
3) Disposisi;
4) Surat pengantar;
5) Daftar hadir;
6) Laporan; dan
7) Telaahan staf.
b. Sekretaris Perangkat Daerah atas nama Kepala Perangkat Daerah
menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri
atas :
1) Surat perintah;
2) Surat Tugas;
3) Nota dinas;
6) Surat dinas;
8) Daftar hadir;
9) Laporan; dan
11. Kepala Bidang/ Bagian
a. Kepala Bidang/ Bagian menandatangani naskah dinas dalam bentuk
dan susunan surat terdiri atas :
1) Nota dinas;
3) Disposisi;
4) Daftar hadir;
5) Laporan; dan
6) Telaahan staf.
b. Kepala Bidan/ Bagian atas nama Kepala Perangkat Daerah
menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri
atas :
1) Nota dinas;
2) Surat dinas;
4) Daftar hadir; dan
2) Nakah…
- 174 -

12. Kepala Subbagian/ Kepala Subbidang/ Kepala Seksi
a. Kepala Subbagian/ Kepala Subbidang/ Kepala Seksi menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Nota dinas;
3) Laporan; dan
4) Telaahan staf.
b. Kepala Subbagian/ Kepala Subbidang/ Kepala Seksi atas nama
Sekretaris/ Kepala Bagian/ Kepala Bidang menandatangani naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas :
1) Nota dinas; dan
2) Daftar hadir.
13. Pejabat Struktural yang berfungsi sebagai Pengguna Anggaran/ Kuasa
Pengguna Anggaran sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan menandatangani naskah dinas meliputi :
a. Dalam bentuk dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan
berupa Keputusan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran.
b. Naskah dinas lainnya yang ditentukan oleh peraturan perundang-
undangan.
14. Pejabat Struktural yang berfungsi sebagai Pejabat Pembuat Komitmen
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
menandatangani naskah dinas meliputi :
a. Surat Perjalanan Dinas (SPD); dan
b. Naskah dinas lainnya yang ditentukan oleh peraturan perundang-
undangan.
D. Autentifikasi dan Legalisasi
1) Autentifikasi adalah proses kegiatan dalam rangka pengesahan
naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum. Produk
Hukum yang telah ditandatangani dan diberi penomoran, dilakukan
oleh Kepala Biro Hukum.
2) Legalisasi adalah pengesahan tanda tangan pejabat atau otoritas
yang berwenang yang tertera pada suatu dokumen. Legalisasi
naskah dinas dilakukan oleh bagian yang membidangi tata usaha di
unit kerja yang mengeluarkan naskah dinas atau dokumen yang
akan dilegalisir.
F. Penandatanganan secara elektronik

Tanda tangan digital dapat memberikan verifikasi terhadap surat
elektronik. Dokumen tersebut juga dapat dienkripsi untuk tambahan
keamanan;
a. Tanda tangan dapat juga dibuat dengan menggunakan perangkat
lunak kriptografi dengan public keys dan konfigurasi private keys;
b. Penggunaan enkripsi harus dikelola dengan hati-hati. Karena public
keys dan private keys merupakan aset pencipta arsip, maka
orientasi harus diberikan dan pencipta arsip harus menjamin
dokumen yang dienkripsi dapat diakses ketika diperlukan;
2) Nakah…
- 175 -
c. Arsip dari semua keys harus dikelola di bawah pembatasan akses

yang ketat oleh petugas yang bertanggung jawab yang ditunjuk;
d. Tanda tangan digital tidak menggantikan kebutuhan untuk jenis
keamanan yang diberikan oleh sistem informasi kearsipan.
e. Arsip elektronik yang telah dienkripsi harus dienkripsi sebelum
dikaptur ke dalam sistem informasi kearsipan dan mekanisme
keamanan lainnya harus diterapkan untuk melindungi arsip dari
akses yang tidak sah;
f. Metadata yang berkaitan dengan enkripsi dan proses autentikasi
harus dikaptur dan dipelihara selama diperlukan.
g. Pembuatan surat-surat elektronik selanjutnya akan diatur tersendiri
dalam Peraturan Gubernur.
2) Nakah…
- 176 -
BAB V
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan dan pembatalan naskah dinas harus jelas dan

dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan,
pencabutan, pembatalan dan ralat tersebut.
A. Pengertian
1. Perubahan, berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah.
Perubahan naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang menandatangani,
menetapkan atau pejabat diatasnya.
2. Pencabutan, berarti bahwa naskah dinas tidak berlaku sejak
pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas baru oleh pejabat setingkat atau pejabat
diatasnya.
3. Pembatalan, berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku
mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas
dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru oleh pejabat
diatasnya.
4. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi
naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang
baru.
B. Tata cara Perubahan, Pencabutan dan Pembatalan
1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut atau
dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah dinas
yang sama jenisnya. Misalnya Peraturan Gubernur harus diubah,
dicabut atau dibatalkan oleh Gubernur juga.
2. Pejabat yang berhak menentukan Pencabutan dan Pembatalan adalah
pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat
yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.
2) Nakah…
- 177 -
BAB VI
PENGENDALIAN NASKAH DINAS
Pengaturan tentang pengendalian naskah dinas merupakan tahapan

lanjutan dari penciptaan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus
diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:
A. Naskah Dinas Masuk
1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari
orang/Pemerintah Daerah lain. Prinsip penanganan naskah dinas
masuk:
a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di unit kearsipan
atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan
yaitu Sub Bagian Tata Usaha setiap Perangkat Daerah.
b. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh
petugas atau pihak yang berhak menerima diunit kearsipan.
c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada
pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan diunit
kearsipan.
2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup
dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan:
sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa(B).
b. Pencatatan
1) Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan
yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan.
2) Pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi
naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas.
Registrasi naskah dinas meliputi:
a) Nomor urut.
b) Tanggal penerimaan.
c) Tanggal dan nomor naskah dinas.
d) Asal naskah dinas.
e) Isi ringkas naskah dinas.
f) Unit kerja yang dituju.
g) Keterangan.
3) Sarana pengendalian naskah dinas antara lain dapat berupa:
a) Buku Agenda Naskah Dinas Masuk.
b) Kartu kendali.
c) Tata Naskah
d) Agenda Elektronik.
c. Pengarahan
2) Nakah…
- 178 -
1) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori sangat

rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada
unit pengolah yang dituju.
2) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori
biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan
memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk
mengetahui unit pengolah yang akan menindaklanjuti naskah
dinas tersebut.
d. Penyampaian
1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah
sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah
dinas.
2) Bukti penyampaian naskah dinas masuk memuat informasi
tentang:
a) Nomor urut pencatatan.
b) Tanggal dan nomor naskah dinas.
c) Asal naskah dinas.
d) Isi ringkas naskah dinas.
e) Unit kerja yang dituju.
f) Waktu penerimaan.
g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.
3) Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa:
a) Buku ekspedisi.
b) Lembar tanda terima penyampaian.
B. Naskah Dinas Keluar
1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim
keorang/Pemerintah Daerah lain. Prinsip pengendalian naskah
dinas keluar:
a. Pengiriman naskah dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di
unit kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi
kesekretariatan termasuk naskah dinas yang dikirimkan
b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap
kelengkapan naskah dinas, meliputi:
1) Nomor naskah dinas;
2) Cap dinas;
3) Tanda tangan;
4) Alamat yang dituju; dan
5) Lampiran (jika ada).
2. Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan
sebagai berikut:
a. Pencatatan
1) Naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada
sarana pengendalian naskah dinas keluar.
2) Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan registrasi
2) Nakah…
- 179 -
naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas keluar.

Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi:
a) Nomor urut.
b) Tanggal pengiriman.
c) Tanggal dan nomor naskah dinas.
d) Tujuan naskah dinas.
e) Isi ringkas naskah dinas.
f) Keterangan.
3) Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat
berupa:
a) Buku Agenda Naskah Dinas Keluar.
b) Kartu kendali.
c) Tata naskah.
d) Agenda Elektronik.
b. Penggandaan
1) Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak
naskah dinas dengan sarana produksi yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan.
2) Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas
keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.
3) Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi
keamanannya Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, dan
Biasa.
c. Pengiriman
1) Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unit
pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan
mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas
sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan: Sangat
Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa(B).
2) Khusus untuk naskah dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas
(T) dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya
mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap
dinas.
3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas
dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan
tanda „u.p‟ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang
menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.
d. Penyimpanan
1) Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus
didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan
yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan
pertinggal naskah dinas keluar.
2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan
naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan
jenjang kewenangannya.
3) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan
2) Nakah…
- 180 -
menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang

memiliki informasi atau subyek yang sama.
2) Nakah…
- 181 -
BAB VII
PENGGUNAAN SARANA PENCATATAN NASKAH DINAS
A. Buku Agenda
Penggunaan surat agenda adalah sistem pengurusan surat menggunakan
buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku
agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat
disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman.
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya
disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat
dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor
urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat.
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggungjawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan.
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk
setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh
dari buku agenda tersebut.
i. Prosedur penanganan surat masuk system buku agenda adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan
arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor,
maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos
2) Nakah…
- 182 -
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali meneri masurat.
Tugas penerima surat adalah:
a. Mengumpulkan setiap surat yang masuk,
b. Meneliti ketepatan alamat
c. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat,
maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir.
Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas
di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung
kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas
karena menyangkut kepentingan perusahaan/ organisasi, maka surat
tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan.
Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume
surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan
dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
Berikut tampilan buku agenda tunggal yang sering digunakan
dipegunakan:
Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda

sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan
surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau
proses selanjutnya dari surat tersebut.
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan
surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan
2) Nakah…
- 183 -
bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat

menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan yang harus
memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk
mencatat instruksi daripimpinan berkaitan dengan proses tindaklanjut
dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh
pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksudakan menangani
surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang
ditunjukoleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang
yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjukakan mendapatkan
salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah
ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan
di buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusisurat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. Sistem subjek, sistem
wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
B. Kartu Kendali
Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 (dua) macam yang
pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan
surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan
sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan
sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai
hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional RI (ANRI) bekerja sama dengan
Pemerintah Daerah Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan
di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila
surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain
surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri
atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan
Lembar 3 berwarna merah.
1. Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.
a. Alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Alat pelacak surat
c. Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
2. Keuntungan menggunakan kartu kendali
2) Nakah…
- 184 -
a. Lebih efisien dibanding buku agenda

b. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
c. Menghilangkan pencatatan berulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat
masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat
yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula
dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh
petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah
penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.
1. Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
a. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti
dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
b. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
2. Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
b. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam
surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat
biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat
kesalahan dalam penilaian.
3. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
a. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
b. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting
menggunakan kartu kendali.
1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi
bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu
unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk control dan
pengawasannya.
Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan
penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat
dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan,
sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah
2) Nakah…
- 185 -
dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
a. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
b. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah
alamat, dan surat rahasia.
c. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
d. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui
pos atau kurir.
2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga
kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini
memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam
lingkungan instansinya dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka
dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa
menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas
pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara
tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan
kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah
(atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan
kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan
kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah
terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
a. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa
dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan
lembar pengantar surat rahasia.
b. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah
pada kartu kendali.
c. Mengambil Kartu Kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian
Kartu Kendali I diserahkan ke penata arsip.
d. Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit
kertas dan mengarahkannya ke pengarah surat.
Contoh kartu kendali
2) Nakah…
- 186 -
Kolom kartu kendali:

Indeks : Diisi indeks surat
Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal : Diisi tanggal terima surat
No urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali
surat masuk
M/K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal : Diisi hal surat
Isi ringkasan : Diisi ringkasan surat
Lampiran : Lampiran surat
Dari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat : Diisi tanggal surat
No surat : Diisi nomor surat
Pengolah : Diisi unit pengolah
Paraf : Diisi paraf pengolah surat
3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan
(misalnya : Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai
berikut :
a. Menerima surat yang telah dilampiri Kartu Kendali II dan III, serta
memaraf Kartu Kendali III sebagai bukti surat sudah diterima.
b. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat
diteruskan.
c. Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada Kartu Kendali.
d. Mengambil Kartu Kendali II dan disimpan disimpan di kotak Kartu
Kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu
tahun dijilid.
e. Meneruskan surat beserta Kartu Kendali III kepada unit
pengolah/unit kerja.
f. Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar Kartu Kendali II dengan Kartu Kendali III
2) Nakah…
- 187 -
g. Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata

arsip/arsiparis, dan menukar Kartu Kendali III dengan Kartu Kendali
I.
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Tata usaha unit pengolah mempunyai tugas sebagai berikut.
a. Menerima surat dan Kartu Kendali III serta memarafnya sebagai bukti
hahwa surat sudah diterima.
b. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 serta Kartu Kendali III untuk disampaikan
kepada pimpinan unit pengolah.
c. Menerima kembali surat, Kartu Kendali III dan lembar disposisi I dan II
yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
d. Menyimpan Kartu Kendali III dan meneruskan surat berikut dengan
lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di
disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit
pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan
ke pelaksana surat.
e. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika
surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan
beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-
aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata
arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat
disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
Pimpinan unit pengolah mempunyai tugas sebagai berikut.

a. Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari
tata usaha unit pengolah
b. Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang
masuk.
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I
dan II kepada tata usaha unit pengolah.
Pelaksana mempunyai tugas sebagai berikut.

a. Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha
unit pengolah.
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut :
a. Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah
dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang
diproses di unit pengolah.
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
c. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Prosedur pengurusan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu
dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat
2) Nakah…
- 188 -
biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan
kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit
pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak
banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa
surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu
kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali
rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu
kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama,
dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan
kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit
pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai
berikut.
a. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak
baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
b. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit
pengolah bersama lembar pengantarnya.
c. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar.
Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya

pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh
mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah
ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan
dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai

berikut :
a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan
kepada pencatat surat.
b. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar
pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada
pengarah surat.
c. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan
meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
d. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1
dan 2.
e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2,
lembar pengantar
C. Takah
Takah adalah semua jenis tulisan dinas baik yang bersifat konsep
maupun yang berwujud surat, buku, brosur/gambar. Sedangkan Takah
Dinas adalah suatu rangkaian administrasi umum untuk memproses,
mengolah, mengendalikan/mengawasi suatu persoalan dan atau kegiatan
yang memerlukan suatu proses tindak lanjut secara kronologis dalam
sebuah berkas map Takah.
Kriteria naskah yang akan di Takahkan :
a. Naskah tersebut memerlukan tindak lanjut (kegiatan yang berlanjut)
b. Melibatkan beberapa pejabat
2) Nakah…
- 189 -
c. Apabila pimpinan menghendaki/ perintah pimpinan

d. Naskah harus asli
e. Naskah harus diteliti keberadaannya
Pejabat yang terlibat dalam penanganan Takah :
a. Agendaris; yang menilai naskah tersebut perlu ditakahkan atau
tidak
b. Petugas Takah; yang menetukan berlangsungnya proses takah
dengan membuka, mengendalikan sampai menutup.
c. Pejabat tata usaha adalah yang mengawasi kelancaran pelaksanaan
takah.
d. Kepala Satker, atau pejabat yang menerima Takah; yaitu pejabat
yang dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.
Jenis Naskah :
a. Naskah tunggal yaitu jenis naskah satu-satunya dan tidak
mempunyai lampiran
b. Naskah yang berlampiran. Adalah naskah yang mempunyai
lampiran
c. Naskah bersub lampiran adalah naskah yang berlampiran
mempunyai lampiran
d. Naskah sisipan adalah naskah yang diletakkan diantara naskah
yang satu dengan yang lain dalam map Takah.
Kegunaan map takah :

a. Digunakan untuk memberkas dan memproses suatu persoalan
b. Memiliki dua buah penjepit, penjepit kanan untuk menjepit
naskah, penjepit kiri untuk menjepit Lembar Cetakan (LC).
c. Pada sampul depan terdapat kolom data yang berfungsi sebagai
informasi isi Takah.
Cara-cara Penomoran Takah :

a. Penomoran pokok persoalan
b. Anak persoalan
c. Cucu persoalan
d. Buku daftar pembukaan Takah
e. Singkatan nama instansi/satker yang membuka Takah
Alat / perlengkapan Takah :

a. Map takah
b. Lembar catatan (LC)
c. Buku indeks persoalan
d. Buku daftar pembukaan takah
e. Kartu pemeriksaan takah
f. Buku ekspedisi takah
Proses kegiatan takah :

a. Penomoran takah
b. Peredaran takah
2) Nakah…
- 190 -
Pengendalian takah
a. Penutupan takah
b. Pemeliharaan takah
c. Penyimpanan takah
d. Penyusutan takah
D. Agenda Elektronik
Agenda surat masuk dan surat keluar dirancang khusus untuk
petugas administrasi pembukuan agenda. Penatausahaan surat masuk
dan surat keluar dengan menggunakali Aplikasi Buku Agenda Surat
Keluar dan Surat Masuk dengan nama Sistim Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) yang telah dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI). Fungsi dari aplikasi ini antara lain:
a. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
b. Mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu
tertentu.
c. Mengetahui penomoran surat keluar maupun surat masuk.
d. Membantu dalam melakukan pencarian surat.
e. Sebagai bahan laporan kinerja pada pimpinan.
f. Menyediakan fitur tanda terima surat antar petugas.
ttd
H. M. ALI BAAL MASDAR

Salinan Sesuai Dengan Aslinya
KEPALA BIRO HUKUM,
ttd
BUJAERAMY HASSAN, SH
Pangkat : Pembina Tk. I
NIP. : 19750630 200212 1 010
2) Nakah…

Pergub Nomor 19 Tahun 2020

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pergub Nomor 19 Tahun 2020

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SALINAN

GUBERNUR SULAWESI BARAT

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH

8. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat.

29. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan

Prinsip-prinsip penyusunan naskah dinas terdiri atas :

b) Surat Undangan Ekstern.

BAB IV KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

H. M. ALI BAAL MASDAR

BERITA DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT TAHUN 2020 NOMOR 20

LAMPIRAN : PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang

kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua

Disertai dengan NIP dan cap Pemerintah Daerah yang

Naskah asli dan salinan peraturan yang diparaf harus

diletakkan ditengah margin, tanpa diakhiri tanda

Lembaran Negara Republik Indonesia yang

(a) Halaman Judul (Cover)

(vii) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-

(ii) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang

menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital

(c) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.

(4) Batang Tubuh

Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada

Naskah asli dan salinan peraturan yang diparaf harus

(b) nama jabatan pejabat yang menetapkan,

surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara

Pemerintah Daerah/ Instansi Vertikal atau unsur-

(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang

dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai

b) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan

kanan bawah, yang terdiri dari:

Provinsi Sulawesi Barat dengan huruf kapital

(a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar :

Surat Tugas merupakan naskah dinas dari atasan yang

(2) Tembusan surat tugas disampaikan kepada unit

(2) Batang Tubuh

(3) Kata tentang, catatan, lampiran, untuk mohon, disposisi,

pejabat selain pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah

(4) Jika tembusan hanya 1, maka tidak perlu

(i) lambang negara (untuk pejabat negara)

Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan,

penyebutan dalam judul perjanjian

dan nama Pemerintah Daerah diletakkan secara

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan

(d) cap instansi;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

4) Hal Yang Perlu Diperhatikan :

Batang tubuh daftar hadir memuat :

a) kop surat keterangan melaksanakan tugas, yang berisi logo

c) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

STTPP merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang

5) Hal Yang Perlu Diperhatikan:

Piagam merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang

pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan

B. Format Naskah Dinas

………………………………………………………………………………………. Judul Peraturan yang

GUBERNUR SULAWESI BARAT,

Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….. Memuat alasan tentang