MANAGEMENT OF DOCUMENT IN THE MANUFACTURER

COMPANY
(Pengelolan dokumen dalam sebuah perusahaan manufaktur)

A. Pengertian Dokumen

Dokumen diartikan sebagai sebuah data yang tertulis dan ada bentuk fisiknya,
serta dokumen diartikan juga sebagai informasi atau media pendukungnya yang
menjadi acuan kerja.
Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda, yang berupa
“document”. Pengertian dokumen menurut kamus umum Bahasa Indonesia,
adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan.
Jumlah dan jenis dokumen yang biasa digunakan umumnya ada sangat banyak.
Karenanya, tentu kita perlu untuk melakukan pengaturan yang baik terhadap
dokumen – dokumen ini sehingga dalam penyimpanannya bisa lebih mudah,
sekaligus lebih mudah pula untuk menemukan document tersebut jika sewaktu -
waktu diperlukan.

B. Struktur Dokumen dalam Perusahaan Manufaktur

Dokumen dalam sebuah perusahaan dibagi berdasarkan tingkatannya, dimana ada

level-level yang membuat dokumen tersebut bisa disesuaikan dengan fungsinya.
Level- level dokumen tersebut diantaranya :

1. Level 1 (satu) – Manual Perusahaan

Merupakan dokumen yang berisi tentang sistem manajemen perusahaan yang
akan atau telah diterapkan dalam perusahaan tersebut, seperti :
a. Profil Perusahaan
b. Proses Bisnis Perusahaan
c. Susunan Organisasi Perusahaan

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
d. Ruang Lingkup Perusahaan
e. Kebijakan Mutu dari Perusahaan
f. Sasaran Mutu Perusahaan
g. Struktur Dokumentasi, dll

2. Level 2 (dua) – Standard Operasional Prosedur

Merupakan sebuah standard/ alur kerja sebuah aktifitas yang digambarkan secara
umum dan didalamnya terdapat beberapa bagian :
a. Tujuan ( mengapa SOP dibuat )
b. Ruang Lingkup ( Batas Aplikasi dan Implementasi SOP)
c. Isi Prosedur meliputi :
• Urutan pekerjaan
• Dokumen yang digunakan
• Formulir yang digunakan
• Penanggung jawab/ PIC pelaksana kegiatan tersebut
d. Format Prosedur
• Narasi
• Bagan alur/ Flowchart
• Semi Flowchart

3. Level 3 (tiga) – Instruksi Kerja

Merupakan sebuah dokumen yang menjelaskan langkah-langkah kerja secara
spesifik dan detail, mulai dari awal proses suatu kegiatan sampai selesai.
Format dari IK bisa berbentuk : Narasi, Gambar/Foto/Video

4. Level 4 (empat) – Dokumen Pendukung ( Ceklis )

Merupakan sebuah dokumen pada level paling bawah dari struktur dokumen
perusahaan yang biasanya berbentuk ceklis dan record.

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
C. Penetapan Struktur Dokumen Sesuai Dengan Standard Mutu (9001)
Pada klausul 7.5.1 dalan Standard Mutu menjelaskan bahwa Persyaratan untuk
dokumentasi, termasuk yang dipersyaratkan oleh standard internasional, dan juga
menjadi persyaratan oleh perusahaan/ pelanggan/ peraturan perundang-undangan,
didokumentasikan ke dalam Quality Manual (QML), Standard Operating Procedur
(SOP), Product/ Project Quality Plan (PQP), Work Instruction (WI), Standard
Specification (STD), Uraian Kerja, dan lain-lain. Dokumentasi tersebut secara
efektif diterapkan di semua bagian yang berhubungan dengan Duality
Management System.

D. Konsep Business Process Mapping

Bisnis proses terbagi menjadi dua yaitu :
a. Proses Organisasi yang merupakan gambaran dari proses yang ada dalam sebuah
organisasi yang biasanya identik dengan Dept yang ada dalam organisasi tersebut.
b. Sub Proses Organisasi merupakan gambaran detail aktivitas di dalam proses-
proses organisasi.

Jenis-jenis Proses dalam Sebuah Perusahaan Manufaktur

1. Core Process
Yaitu proses utama yang memberikan nilai tembah kepada pelanggan tau tujuan
perusahaan (Sales, Produksi, PPIC dan Warehouse)
2. Supporting Process
Yaitu sebuah proses yang mendukung jalannya Core Process ( RnD,
QC,Maintenance,EXIM)
3. Improvement Process
Yaitu sebuah process yang melakukan perbaikan berkesinambungan dengan
menerapkan standard-standard yang sesuai dengan International Standard
Organization ( ISO ) yang diterapakan di Perusahaan tersebut. ( MR/QA/DCR)
4. General Process
Yaitu sebuah process dalam perusahaan yang melakukan kontrol terhadap
personal yang ada di dalam perusahaan tersebut, yang memegang kendali terhadap

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
 apa yang akan diterapkan untuk menunjang berjalannya aturan-aturan yang telah
disepakati atau diterapkan.

E. Langkah-langkah Penyusunan Sebuah Dokumen

Pembentukan Prosedur dan WI, langkah-langkahnya adalah :
a. Indentifikasi personil utama yang terlibat dalam proses
b. Menyusun peta aktifitas yang ada berdasarkan informasi yang dikumpulkan
c. Konfirmasi peta aktifitas yang ada dengan personil utama
d. Evaluasi efisiensi dan keefektifan proses

Langkah Alternatif jika terjadisituasi dimana membutuhkan penanganan yang

berbeda.
a. Frekuenbsi dan pengaruh penyimpanan
b. Kriteria yang digunakan harus jelas
c. Tambahkan konfirmasi atasan jika tidak yakin dengan langkah-langkah yang
sudah dibuat untuk beberapa prosedur yang banyak kemungkinannya dan tidak
mungkin dituliskan semua.

Karakteristik Dokumentasi yang Baik

a. Hindari pesan yang tidak jelas/ abstrak. Contoh : suhu jangan terlampau panas
b. Gunakan bahasa yang nyata. Contoh : Suhu tidak boleh melampaui 40 derajat
celcius
c. Kata-kata yang indah tapi tidak menambah arti pesan. Contoh : Semua
permohonan pembelian akan dilakukan melalui satu media berupa formulir yang
telah ditandatangani dan disetujui.
d. Pendek dan langsung kepada yang dituju. Contoh : Semua permohonan pembelian
harus dibuat melalui form permintaan pembelian yang di tandatangani kepala
department.
e. Tidak terjadi tumpang tindih
f. Tidak terjadi kekurangan (gap)
g. Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen
h. Penanggung jawab masing-masing aktifitas jelas

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
i. Catatan mutu yang digunakan dan aktifitas pembuatannya sudah dimasukkan
dalam dokumentasi
j. Distribusi catatan mutu jelas

Penomoran Dokumen, contohnya :

Jenis Dokumen Penomoran Keterangan
Quality Manual QML.NR.01
SOP SOP.xxx.yy xxx = Kode Pemilik/ Penanggung
(Standard Jawab proses
Operasional yy = Nomor urut SOP pemilik/
Prosedur) penanggung jawab proses
WI WI.xxx.yy.zz xxx = Kode Pemilik/ Penanggung
(Work Instruction) Jawab proses
yy = Nomor urut SOP pemilik/
penanggung jawab proses yang
dijalankan referensi utama
zz = Nomor urut WI dari SOP
yang dijadikan referensi

Penomoran dokumen sesuai dengan nama Dept nya, contoh :

Kode ( xxx ) Dept
MKT Marketing
PUR Purchasing
HRD Human Resource & Development
PRO Produksi
QAC Quality Assurance & Control
Quality Management
QMR
Representative
DCR Document Control
R&D Research & Development
ITS Information Tech & System
PPC Production Planning & Controlling

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
F. Pengelolaan Penyimpanan Dokumen
1. Sentralisasi
Penyimpanan dokumen/ record di pusatkan pada suatu bagian dari organisasi
Keuntungannya :
a. Keseragaman Prosedur penyimpanan
b. Ruang dan peralatan dokumen dapat dihemat
c. Menghindari duplikasi yang tidak perlu
d. Penyeragaman berbagai dokumen
e. Memudahkan pemeliharaan dan pengawasannya
Kelemahannya :
a. Sulit dilaksanakan untuk organisasi yang besar
b. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan masing-
masing dari bagian

2. Desentralisasi
Penyimpanan dokumen yang tidak dipusatkan pada suatu bagian tertentu tetapi
dikelola oleh masing-masing bagian
Keuntungannya :
a. Mudah mengambil dokumen pada saat dibutuhkan
b. Waktu dan tenaga lebih hemat
c. Sistem dapat disesuaikan dengan masing-masing bagian
Kelemahannya :
a. Tidak ada keseragaman prosedur penyimpanan
b. Pemborosan biaya dan perlengkapan
c. Pengawasan lebih sulit
d. Kemungkinan terjadi duplikasi arsip

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System
3. Gabungan
Penyimpanan dokumen yang dikelola dengan menggabungkan dua sistem yaitu
sentra dan desentra, agar kelemahan dari masing sistem bisa di atasi.

Dokumen aktif disimpan di masing-masing unit kerja

Dokumen inaktif disimpan terpusat pada bagian yang sudah ditunjuk

Metode Penyimpanan
Untuk penyimpanan dokumen bisa dengan menggunakan beberapa sistem,
diantaranya :
1. Sistem Abjad (Nama pelanggan, nama supplier)
2. Sistem Tanggal ( DO, PO)
3. Sistem Nomor
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Subyek

Cara agar dokumen mudah dicari dan ditemukan kembali.

1. Pisahkan dokumen menurut frekuensi penggunaannya ( sering vs jarang)
2. Jangan menyimpan dokumen dalam bentuk kertas lepas sebisa mungkin
diberi folder ( ordener )
3. Beri identitas yang jelas pada folder penyimpanan dokumen
4. Gunakan huruf kapitas pada identitas folder agar dokumen mudah dicari
5. Buatlah list dokumen apasaja yang disimpan di folder tersebut agar
memudahkan saat mencari dokumen apasaja yang tersimpan di dalam folder

ISO 9001:2015 ©Jendra Rudianto

Document Management System