PEMERINTAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SATU

PINTU
No. Dokumen

Revisi 00

MulaiBerlaku

PROSEDUR KERJA
PENGIRIMAN NASKAH DINAS (CARAKA)

DiberikanKepada :
Seksi :
TanggalPemberian :

Disiapkanoleh: Diperiksaoleh: Di Sahkan Oleh:

Management Representative/MR Top Management

Suryo Subroto Suyoto

 PEMERINTAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SATU PINTU
No. Dokumen
PROSEDUR KERJA Revisi 00
PENGIRIMAN NASKAH Mulai Berlaku
DINAS (CARAKA) Halaman 1 dari 3

1. TUJUAN :
Prosedur ini disusun sebagai panduan kegiatan pengiriman naskah dinas

2. APLIKASI KLAUSUL:
2.1 Klausal 5.5 Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi
2.2 Klausal 5.5.3 Komunikasi internal
2.3 Komunikasi dengan pelanggan

3. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini menjelaskan proses kegiatan pengiriman surat, dokumen, naskah dinas, maupun
pengiriman barang yang sifatnya kedinasan. Prosedur berlaku di Subbag Tata Usaha KPPTSP
DIY

4. DEFINISI :
4.1 Surat : Komunikasi dengan pihak lain dalam bentuk warkat secara tertulis
4.2 Surat Dinas : salah satu jenis warkat yang berisi informasi resmi dari suatu organisasi
yang dibuat oleh seorang pejabat yang ditujukan kepada pihak lain yang berisi antara
lain pemberitahuan, permintaan/pernyataan, dan lain-lain.
4.3 Surat menyurat (korespondensi) : adalah kegiatan penyusunan konsep surat sampai
dikirimnya surat tersebut.

5. PENANGGUNG JAWAB :
Kasubbag Tata Usaha KPMPT Kab. Gunungkidul

6. KRITERIA PENCAPAIAN :
Terkirimnya surat dan dokumen secara cepat, tepat, dan efisien.

7. ALUR PROSEDUR :
7.1 Petugas menerima dokumen yang siap dikirimkan.
7.2 Petugas memilah dokumen yang akan dikirimkan
7.3 Petugas memisahkan dokumen yang akan dikirim dengan criteria sebagai berikut :
7.4 Dalam Provinsi DIY dan luar Provinsi DIY
- Surat dalam provinsi dengan jarak lebih dari 10 km menggunakan perangko
Rp. 1.500,00
 PEMERINTAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SATU PINTU
No. Dokumen
PROSEDUR KERJA Revisi 00
PENGIRIMAN NASKAH Mulai Berlaku
DINAS (CARAKA) Halaman 2 dari 3

- Surat dalam Provinsi dengan jarak kurang dari 10 km diantar sendiri oleh petugas.
7.5 Surat Biasa dan Surat Kilat
- Surat Biasa dikirim dengan perangko sesuai ketentuan
- Surat Kilat dikirim dengan kilat khusus / pos ekspres
7.6 Surat Rahasia dan Surat Biasa
- Surat Rahasia dikirimkan dengan sampul rangkap 2, dengan logo R di sampul ke 1,
dan sampul ke 2 dengan alamat dan kode surat
- Surat Biasa dikirim dengan satu sampul, disertai alamat jelas dan kode surat
7.7 Petugas mengirimkan surat
7.8 Petugas meminta tanda terima untuk surat yang diantar sendiri, dan menyimpan resi
pengiriman untuk surat yang dikirm melalui pos / jasa pengiriman.
7.9 Petugas menyerahkan resi pengiriman dan buku ekspedisi kepada petugas terkait.

8. DIAGRAM ALIR :

Mulai

Surat
Petugas menerima surat
yang akan dikirimkan

Surat
Petugas memilah surat
yang akan dikirimkan

Surat
Petugas membagi surat
per kriteria

Surat
Petugas mengirimkan
surat

Petugas meminta tanda Buku Ekspedisi

terima dan menyimpan
resi pengiriman Resi Pengiriman

Petugas menyerahkan
resi dan buku ekspedisi Buku Ekspedisi
kepada petugas terkait Resi Pengiriman

Selesai
 PEMERINTAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SATU PINTU
No. Dokumen
PROSEDUR KERJA Revisi 00
PENGIRIMAN NASKAH Mulai Berlaku
DINAS (CARAKA) Halaman 3 dari 3

9. REFERENSI :

10. DOKUMEN TERKAIT :

10.1 Buku Ekspedisi
10.2 Resi pengiriman surat
10.3 Surat
10.4 Naskah Dinas

11. UNIT TERKAIT :

Semua Subbag/Seksi di KPPTSP DIY

12. HISTORIS PERUBAHAN

NO ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI
DAHULU SEKARANG BERLAKU