Kelompok 5

5C Administrasi Bisnis
MICE
Nama Anggota Kelompok:
1. Devya Maulani
2. Dina Okvira
3. Ela Hatmawati
4. Febi Alwiyanti
5. Winda Wulandari
6. Wulandari Aprilia

Latihan Bab 9
1. Jelaskan jenis-jenis dokumen selama event dilaksanakan!
Jawab:
A. Dokumen Pra event
1) Perijinan
Perijinan dibuat dan diajukan sebelum kegiatan (event) dilaksanakan. Hal ini
untuk mengantisipasi berbagai kendala perijinan seperti persyaratan dan
spesifikasi tertentu yang harus dipenuhi. Surat pengajuan perijinan bersifat resmi
dan secara umum berisikan poin-poin jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, lokasi,
dan kalimat “pengajuan ijin” event tersebut.
2) Pemberitahuan/ Undangan
Pemberitahuan atau Undangan adalah surat yang isinya memberitahukan kepada
partisipan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan.
3) Konfirmasi kesediaan ikut serta
Formulir lembar konfirmasi kesediaan ikut serta sangat berguna bagi
penyelenggara event dengan tujuan untuk mengetahui kepastian keikutsertaan
peserta dalam sebuah event.
4) Jadwal/ agenda kegiatan
Sebagai acuan sementara bagi para peserta, maka sebelum event dilaksanakan
harus dibuat jadeal/agenda kegiatan.
B. Dokumen Pelaksanaan Event
1) Formulir registrasi peserta merupakan salah satu dokumen yang harus disiapkan
pada saat event telah berlangsung. Registrasi peserta berguna untuk memastikan
jumlah peserta yang benar-benar sudah hadir dan ikut serta dalam event tersebut.
2) Biodata peserta
Dokumen ini biasanya dipergunakan untuk event-event pertemuan (Meeting)
maupun konvensi seperti rapat kerja, seminar, workshop KTT dan sejenisnya.
3) Absensi
Untuk menjaga ketertiban dan keaktifan bagi semua delegasi/peserta, maka
absensi harus dibuat, diedarkan dan diisi oleh peserta.
4) Jadwal/ agenda kegiatan
Berbeda dengan jadwal/agenda kegiatan pada saat pra event, maka jadwal/agenda
kegiatan pada saat event berlangsung merupakan jadwal yang sudah pasti dan
tidak ada perubahan lagi.
5) Buku Panduan
Sebagai panduan bagi para delegasi/peserta maka panitia harus membuat buku
panduan yang akan berguna bagi para delegasi/peserta.
6) Kuesioner/ lembar evaluasi
Penyelenggara event selayaknya harus mengetahui bagaimana sisi positif,
hambatan dan keinginan para delegasi berkaitan dengan penyelenggaraan event
tersebut.
C. Dokumen setelah event
Laporan tidak saja menyangkut dari aspek keuangan, akan tetapi berbagai macam
aktivitas yang terjadi selama event berlangsung harus dilaporkan. Hal ini tentunya
akan sangat verguna sekali bagi EO untuk peningkatan kinerja mereka di masa yang
akan datang.
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143
Pontianak, 18 Januari 2023
Nomor : 001/PH/BEM/POLNEP/I/2023
Lampiran :-
Hal : Permohonan Izin Pemasangan Baliho

Kepada Yth.
Kepala Dispenda Kota Pontianak Selatan
Di –
Pontianak

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Rakernas BEM Politeknik se Indonesia, maka dari itu
kami selaku panitia pelaksana memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk pemasangan baliho pada:

Hari, Tanggal : Jum’at 20 Januari 2023

Tempat : Perempatan Pajak, Bundaran Untan, dan Gerbang Masuk Kota
Pontianak
Acara : Rakernas BEM Politeknik se Indonesia

Demikianlah surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Pelaksana

(…………………………..)

Tembusan.
Disampaikan dengan hormat kepada
Kapolresta Pontianak
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143
Pontianak, 18 Januari 2023
Nomor : 002/UR/BEM/POLNEP/I/2023
Lampiran :-
Hal : Undangan Rapat Kerja Nasional BEM Politeknik se Indonesia

Kepada Yth.
Presiden Mahasiswa
Di -
Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Kerja Nasional Badan Eksekutif Mahasiswa Seluruh
Indonesia oleh Badan Eksekutif Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Pontianak pada:

Hari/Tanggal : Sabtu s/d Minggu/ 18 – 19 Februari 2023

Waktu : Check-in : 12.00 Wib
Check-out: 12.00 -13.00 Wib
Tempat : Hotel Santika, Jalan Diponegoro Pontianak

Maka dengan ini, kami bermaksud mengundang Saudara/i pada kegiatan tersebut sebagai
delegasi Politeknik yang tergabung dalam aliansi strategis BEM seluruh Indonesia. Perlu kami
sampaikan bahwa panitia hanya menanggung akomodasi dan konsumsi untuk 2 (dua) orang
selama kegiatan berlangsung. Biaya perjalanan pergi pulang menjadi tanggungjawab peserta.

Untuk memudahkan pengaturan lebih lanjut, kami mohon untuk segera mengirim lembar
konfirmasi sebagaimana format terlampir dengan Fax Nomor (0561) 734143 selambat-
lambatnya tanggal 8 Februari 2023

Demikian surat undangan Rapat Kerja Nasional Badan Eksekutif Mahasiswa se Indonesia. Atas
perhatian dan kesediaan Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Pengurus BEM Politeknik Negeri Pontianak

Ketua,

(…………………………………..)
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143

LEMBAR KONFIRMASI KEHADIRAN PESERTA

RAPAT KERJA NASIONAL BEM SE- INDONESIA
TAHUN 2023

Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik:

No. Nama Jenis Kelamin Jabatan
1. Andini Saputri Perempuan Ketua
2. Salsa Hayani Perempuan Sekretaris
3. Haryanto Laki-laki Ketua
4. Susanti Perempuan Sekretaris
5. Tono Laki-laki Ketua
6. Reina Perempuan Sekretaris
7. Reihan Ahmad Laki-laki Ketua
8. Syeina Andini Perempuan Sekretaris
9. Humairah Perempuan Ketua
10. Wella Perempuan Sekretaris
11. Naira Syarifah Perempuan Ketua
12. Deny Haryanto Laki-laki Sekretaris
13. Welisna Perempuan Ketua
14. Sella Apriani Perempuan Sekretaris
15. Puan Maharani Perempuan Ketua
16. Jolly Killy Perempuan Sekretaris
17. Wasni Refandi Laki-laki Ketua
18. Karang Samudra Laki-laki Sekretaris
19. Larasati Perempuan Ketua
20. Samuel Dirgantara Laki-laki Sekretaris
21. Alzhea Perempuan Ketua
22. Obelia Perempuan Sekretaris
23. Kris Zefanda Laki-laki Ketua
24. Tria Devano Laki-laki Sekretaris
25. Julian Laki-laki Ketua
26. Nastasya Perempuan Sekretaris
27. Lilo saputra Laki-laki Ketua
28. Cerry Perempuan Sekretaris
29. Werry Ayunda Laki-laki Ketua
30. Tari Safitri Perempuan Sekretaris
31. Gerry Laki-laki Ketua
32. Malkist Laki-laki Sekretaris
33. Alix Yufandi Laki-laki Ketua
34. Shirin Perempuan Sekretaris
35. Farhan Laki-laki Ketua
36. Fatimah Perempuan Sekretaris
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143

DAFTAR NAMA PESERTA RAPAT KERJA NASIONAL BEM SELURUH INDONESIA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Pontianak, Februari 2023

Kelengkapan yang dibawa

No. Nama Peserta Asal Peserta
Surat Tugas SPPD Tiket
1. Andini Saputri Politeknik
Negeri
Pontianak
2. Salsa Hayani Politeknik
Negeri
Pontianak
3. Haryanto Politeknik
Negeri Bandung
4. Susanti Politeknik
Negeri Bandung
5. Tono Politeknik
Negeri Medan
6. Reina Politeknik
Negeri Medan
7. Reihan Ahmad Politeknik
Negeri Jakarta
8. Syeina Andini Politeknik
Negeri Jakarta
9. Humairah Politeknik
Negeri
Semarang
10. Wella Politeknik
Negeri
Semarang
11. Naira Syarifah Politeknik
Negeri Padang
12. Deny Haryanto Politeknik
Negeri Padang
13. Welisna Politeknik
Negeri Bali
14. Sella Apriani Politeknik
Negeri Bali
15. Puan Maharani Politeknik
Negeri Manado
16. Jolly Killy Politeknik
Negeri Manado
17. Wasni Refandi Politeknik
Negeri
Banjarmasi
18. Karang Politeknik
Samudra Negeri
Banjarmasin
19. Larasati Politeknik
Negeri Surabaya
20. Samuel Politeknik
Dirgantara Negeri Surabaya
21. Alzhea Politeknik
Negeri Malang
22. Obelia Politeknik
Negeri Malang
23. Kris Zefanda Politeknik
Negeri
Samarinda
24. Tria Devano Politeknik
Negeri
Samarinda
25. Julian Politeknik
Negeri Batam
26. Nastasya Politeknik
Negeri Batam
27. Lilo saputra Politeknik
Negeri
Balikpapan
28. Cerry Politeknik
Negeri
Balikpapan
29. Werry Ayunda Politeknik
Negeri Lampung
30. Tari Safitri Politeknik
Negeri Lampung
31. Gerry Politeknik
Negeri Ambon
32. Malkist Politeknik
Negeri Ambon
33. Alix Yufandi Politeknik
Negeri Jember
34. Shirin Politeknik
Negeri Jember
35. Farhan Politeknik
Negeri Ujung
Pandang
36. Fatimah Politeknik
Negeri Ujung
Pandang
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143

BIODATA PESERTA

1. Nama Peserta :
2. Tempat/ Tanggal Lahir :
3. Jenis Kelamin :
4. a. Alamat Kantor :

Telepon/ Fax :

b. Alamat Rumah :

Telepon/ HP :
 KEMENTERIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
PANITIA RAKERNAS BEM POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Alamat: Jalan Jend. A. Yani Pontianak, Telp. (0561) 756180, Fax (0561) 734143

ABSENSI PESERTA RAKERNAS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK SELURUH INDONESIA
Pontianak, 2023
Hari/Tanggal : Sesi :

No. Nama Peserta Asal Peserta Tanda Tangan

1. Andini Saputri Politeknik Negeri
Pontianak
2. Salsa Hayani Politeknik Negeri
Pontianak
3. Haryanto Politeknik Negeri
Bandung
4. Susanti Politeknik Negeri
Bandung
5. Tono Politeknik Negeri
Medan
6. Reina Politeknik Negeri
Medan
7. Reihan Ahmad Politeknik Negeri
Jakarta
8. Syeina Andini Politeknik Negeri
Jakarta
9. Humairah Politeknik Negeri
Semarang
10. Wella Politeknik Negeri
Semarang
11. Naira Syarifah Politeknik Negeri
Padang
12. Deny Haryanto Politeknik Negeri
Padang
13. Welisna Politeknik Negeri
Bali
14. Sella Apriani Politeknik Negeri
Bali
15. Puan Maharani Politeknik Negeri
Manado
16. Jolly Killy Politeknik Negeri
Manado
17. Wasni Refandi Politeknik Negeri
Banjarmasi
18. Karang Samudra Politeknik Negeri
Banjarmasin
19. Larasati Politeknik Negeri
Surabaya
20. Samuel Dirgantara Politeknik Negeri
Surabaya
21. Alzhea Politeknik Negeri
Malang
22. Obelia Politeknik Negeri
Malang
23. Kris Zefanda Politeknik Negeri
Samarinda
24. Tria Devano Politeknik Negeri
Samarinda
25. Julian Politeknik Negeri
Batam
26. Nastasya Politeknik Negeri
Batam
27. Lilo saputra Politeknik Negeri
Balikpapan
28. Cerry Politeknik Negeri
Balikpapan
29. Werry Ayunda Politeknik Negeri
Lampung
30. Tari Safitri Politeknik Negeri
Lampung
31. Gerry Politeknik Negeri
Ambon
32. Malkist Politeknik Negeri
Ambon
33. Alix Yufandi Politeknik Negeri
Jember
34. Shirin Politeknik Negeri
Jember
35. Farhan Politeknik Negeri
Ujung Pandang
36. Fatimah Politeknik Negeri
Ujung Pandang
 FORMULIR PENDAFTARAN PESERTA
Rapat Kerja Nasional
BEM SELURUH INDONESIA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK
SELURUH INDONESIA
Nama :
Tempat, tanggal lahir :
Jenis Kelamin :
Alamat :
Email / No. Telephone :
Perguruan Tinggi / Jurusan /
Prodi / Angkatan :
Alamat Perguruan Tinggi :

Jabatan di Organisasi / Nama

Organisasi :

2023

( )
NIM.
 AGENDA/ PROGRAM PERTEMUAN
Nama Kegiatan : Pertemuan Rakernas BEM Politeknik Se- Indonesia
Hari : Sabtu s/d Minggu
Tanggal : 18 Februari s/d 19 Februari 2023
Tempat : Hotel Santika Pontianak
Peserta : 36 Orang
Penanggung
No Waktu Agenda Ket
Jawab/Pembina
12.00 Wib – Check in dan Registrasi Panitia
1.
15.00 Wib
15.00 Wib – Pembukaan Acara Dirjen Dikti Kemendikbud
2.
16.30 Wib
16.30 Wib – Pemaparan Program Kerja Ketua Forum
3.
18.00 Wib BEM Poltek Se- Indonesia
18.00 Wib – Makan Malam dan ISHOMA Panitia
4.
19.30 Wib
19.30 Wib – Business and Money Talks Pembicara I
5.
20.30 Wib
6. 20.30 Wib Coffe Break dan Istirahat -

Hari : Sabtu, 18 Februari 2023

Hari : Minggu, 19 Februari 2023

Penanggung Jawab/
No Waktu Agenda Ket
Pembina
06.00 Wib – Breakfast Panitia
1.
08.00 Wib
08.00 Wib – Cracking Success for Young Pembicara II
2.
09.00 Wib Entrepreneur
09.00 Wib – Coffe Break
3. -
09.30 Wib
09.30 Wib – Perumusan Masalah dan Ketua Forum
4. 11.00 Wib Kesimpulan hasil Rapat
Komisi
11.00 Wib - Acara Penutupan Rakernas Direktur Polnep
5.
12.00 Wib
12.00 Wib – Makan Siang/ Check Out Peserta
6.
13.00 Wib
 KUESIONER/DAFTAR PERTANYAAN

Aspek Peniliaian
No Aspek Evaluasi
Baik
Kurang Cukup Baik
Sekali
1. Layanan Panitia:
a. Layanan registrasi
b. Layanan makanan dan
minuman
c. Layanan Cepat Tanggap
d. Layanan Keramahan

2. Materi yang diberikan

a. Materi I
b. Materi I
3. Layanan Hotel :
a. Layanan penyambutan
b. Layanan makan dan
minum
c. Layanan service
d. Layanan Cepat
Tanggap
e. Layanan Keramahan