BAB 3 Helda

BAB III
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA

KERJA PRAKTEK (KP)
3.1 Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan Selama Kerja Praktek

Kegiatan atau tugas-tugas yang dilaksanakan selama Kerja Praktek (KP)
yang dilaksanakan pada Pertamina RU II Sungai Pakning dimulai dari tanggal 02
Juli sampai tanggal 31 Agustus 2019 pada bagian Administration Finance.
Adapun bidang pekerjaan yang dilaksanakan selama Kerja Praktek (KP) pada
bagian Administration Finance PT Pertamina RU II adalah :
1. Mengagendakan Dokumen
2. Menggandakan Dokumen
3. Pemeriksaan Berkas Penagihan
4. Menerima Panggilan Telepon
5. Mengikuti Penyuluhan CSR
3.1.1 Laporan Agenda Kegiatan Selama Kerja Praktek

Laporan agenda pekerjaan yang telah dilaksanakan selama pelaksanaan
Kerja Praktek (KP) pada Bidang Administration Finance pada PT Pertamina RU
II Sungai Pakning. Terhitung mulai tanggal 02 Juli 2019 sampai tanggal 31
Agustus 2019 adalah sebagai berikut:
Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh
penulis selama pelaksanaan Kerja Praktek (KP) pada PT Pertamina (Persero) RU
II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 02 Juli s/d 31
Agustus 2019 dapat dilihat selengkapnya pada tabel 3.1 dibawah ini :
Tabel 3.1 Agenda Kegiatan Minggu Pertama 02 Juli s/d 05 Juli 2019
No Hari/Tanggal Kegiatan Bagian
1. Melapor ke bagian Security
1 Selasa
2. Mengisi formulir riwayat hidup General Affairs
02 Juli 2019
3. Pengarahan dari pihak Security
14
2 Rabu 1. Perkenalan tentang perusahaan

General Affairs
03 Juli 2019 2. Menjelaskan aturan-aturan di perusahaan
1. Pengarahan dan pembagian kartu pengenal
Kamis Administration
2. Pemeriksaan Berkas Penagihan
3 04 Juli 2019 Finance
Jumat 1. Gotong Royong
Administration
4 05 Juli 2019 2. Pemeriksaan Berkas Penagihan
Finance
Sumber : Data Olahan
Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh penulis
selama pelaksanaan Kerja Praktek (KP) pada PT Pertamina (Persero) RU II
Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 08 Juli s/d 12 juli
2019 dapat dilihat selengkapnya pada tabel 3.2 dibawah ini :
Tabel 3.2 Agenda Kegiatan Minggu Kedua Tanggal 08 Juli s/d 12 Juli 2018
Senin 1. Rekap Pemungutan PPH Pasal 22 & 23 Administration
1
08 Juli 2019 Finance
Selasa 1. Mengagendakan Dokumen Administration
2 2. Pemeriksaan Berkas Penagihan
1. Scan E-Faktur
Rabu Administration
3 2. Mengagendakan Dokumen
3. Terima Telepon Masuk
4 Kamis 1. Merekap Volume Tangki Minyak Administration
5 Jumat 1. Tidak Ada Kegiatan Administration

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 15 Juli s/d 19 juli
Tabel 3.3 Agenda Kegiatan Minggu Ketiga Tanggal 15 Juli s/d 19 Juli 2019
Senin Administration
1 15 Juli 2019 1. Tidak Ada Kegiatan Finance
15
Selasa Administration
2 1. Pemeriksaan Berkas Penagihan
3 Rabu Administration
1. Mengagendakan Dokumen Administration
4 Kamis
2. Terima Panggilan Telepon Finance
18 Juli 2019
Jumat Administration
5 1. Mengagendakan Dokumen

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 22 Juli s/d 26 Juli
Tabel 3.4 Agenda KegiatanMinggu Keempat Tanggal 22 Juli s/d 26 Juli 2019
Senin 1. Pembuatan Surat Perintah Kerja Lembur Administration
1
22 Juli 2019 2. Rekap Lembur pada Bulan Juli 2019 Finance
Selasa 1. Mengagendakan Dokumen Administration
2
Rabu 1. Izin Tidak Masuk Karena Sakit Administration
3
Kamis 1. Mengagendakan Dokumen Administration
4 2. Memeriksa Berkas Penagihan
Jumat 1. Memeriksa Berkas Penagihan Administration
5

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 29 Juli s/d 02
Tabel 3.5 Agenda KegiatanMinggu Kelima Tanggal 29 Juli s/d 02 Agustus 2019
Senin 1. Terima Panggilan Telepon Administration
1 2. Memeriksa Berkas Penagihan
Selasa 1. Tutup Buku bulan juli Administration
2
16
Rabu 1. Tutup Buku bulan Juli Administration
3
1. Memeriksa Berkas Penagihan Administration
Kamis 2. Finance
4
01 Agustus 2019
Jum’at
1. Administration
5 Finance
02 Agustus 2019

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 05 Agustus s/d 09
Tabel 3.6 Agenda KegiatanMinggu Keenam Tanggal 05 Agustus s/d 09 Agustus 2019
Senin
1 Finance
05 Agustus 2019
Selasa 1. Membuat Nota Debit penagihan Administration

2
06 Agustus 2019 Finance
Rabu 1. Mengagendakan Dokumen Administration
3
Kamis 1. Mengagendakan Dokumen Administration
4
Jum’at
5 09 gustus
2019 Finance

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 12 s/d 16
17
Tabel 3.7 Agenda Kegiatan Bulan kedua Tanggal 12 Agustus s/d 16 Agustus 2019
Senin Administration
1 1. Menerima Panggilan Telepon
Selasa Administration
2 1.
Rabu Administration
3 1. Menggandakan dokumen Debit Nota Finance
14 Agustus 2019
4 Kamis 1. Menerima Panggilan Telepon Administration
Jumat 1. Izin Mengambil KHS Administration
5 16 Agustus 2019 Finance

II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 19 s/d 23 Agustus
Tabel 3.8Agenda Kegiatan Minggu Kedelapan Tanggal 19 Agustus s/d 23 Agustus 2019
1. Administration
1 Senin Finance
19 Agustus 2019
Selasa 1. Mengikuti Penyuluhan Kurikulum Administration

20 Agustus 2019 sekolah cinta Gambut Finance
2
1. Administration
Rabu Finance
3 21 Agustus 2019
1. Administration
Kamis Finance
4 22 Agustus 2019
Jumat 1. Administration

18
II Sungai Pakning dibagian Administration Finance pada tanggal 26 s/d 30 Agustus
Tabel 3.8Agenda Kegiatan Minggu Kedelapan Tanggal 26 Agustus s/d 30 Agustus 2019
1 Administration
1 Senin Finance
26 Agustus 2019
Selasa 1 Administration
2
1 Administration
Rabu Finance
3 28 Agustus 2019
1 Administration
Kamis Finance
4 29 Agustus 2019
Jumat 1 Administration
3.1.2 Uraian Pekerjaan Selama Kerja Praktek

Adapun uraian dari tugas-tugas yang dilakukan selama kerja praktek pada
bagian General Affairs di PT Pertamina RU II Production Sungai Pakning adalah
sebagai berikut :
Mengagendakan dokumen adalah memasukkan catatan tentang dokumen
yang masuk ke dalam buku agenda setiap dokumen. Selama melakukan
kerja praktek, dokumen yang telah diagendakan penulis terdiri dari:
a. Surat Masuk
Surat Masuk yang diterima merupakan surat dari bagian-bagian PT
Pertamina yang ada di dalam maupun berasal dari luar. Sebelum surat
ini ditujukan ke penerima surat, surat akan di catat di buku agenda
surat masuk, setelah itu surat diberikan lembaran terusan atau disebut
dengan Lembar Disposisi yang ditempelkan di depan surat agar
membantu penerima surat untuk menanggapi surat tersebut. Berikut
adalah gambar Surat Masuk yang ada di PT Pertamina.
19
Gambar 3.1 MengagendakanSuratMasuk
Sumber : PT Pertamina RU II Sungai Pakning
b. Mengagendakan Deklarasi
Deklarasi adalah jenis surat tagihan uang yang dilakukan karyawan
kepada perusahaan setelah karyawan melakukan pekerjaan dengan
menggunakan uang pribadi. Pekerjaan ini meliputi dari Perjalanan
Dinas, Konsultasi ataupun tugas-tugas lain yang berhubungan dengan
perusahaan. Setelah karyawan selesai melakukan pekerjaan, karyawan
wajib membuat Surat Deklarasi kepada perusahaan agar uang mereka
bisa diganti oleh perusahaan. Setelah surat ditandatangani oleh
manajer, surat akan di catat di buku deklarasi dan kemudian dikirim ke
bagian keuangan agar uang bisa dicairkan. Kemudian, Deklarasi akan
digandakan dan diarsipkan di arsip Deklarasi yang berada di kumpulan
map ordner berwarna hitam. Berikut adalah gambar surat deklarasi.
20
Gambar 3.2 Menggandakan Deklarasi
Menggandakan dokumen adalah membuat salinan dari dokumen-
dokumen. Salinan ini yang nantinya akan diarsipkan, sementara yang asli
akan digunakan untuk keperluan sesuai dengan fungsi dokumen tersebut.
Selama melakukan kerja praktek, dokumen-dokumen yang telah
digandakan oleh penulis adalah:
a. Menggandakan Memo
Memo adalah pesan singkat yang disampaikan dari bagian ke bagian di
dalam PT Pertamina. Dengan menggunakan memo, proses
penyampaian akan lebih mudah. Berikut gambar memo yang
digandakan.
21
Gambar 3.5 Menggandakan Memo

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan) yang digunakan
di PT Pertamina RU II Sungai Pakning. Telepon digunakan bagi karyawan
atau pun kepala bagian untuk berkomunikasi atau menyampaikan pesan
kepada sesama karyawan atau sesama kepala bagian. Hal ini membuat
proses penyampaian menjadi lebih mudah.Berikut gambar telepon yang
digunakan PT Pertamina (Persero) RU II Sungai pakning.
Gambar 3.7 Menerima Panggilan Telepon

22
4. Mengikuti Penyuluhan Kegiatan CSR
Kegiatan CSR Pertamina merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan
untuk membantu masyarakat dalam melakukan kegitan. Untuk membantu
dalam hal biaya dan perlengkapan.
a. Penyuluhan di Kelompok Tani Tunas Makmur
Mengikuti penyuluhan di kelompok tani tunas makmur penanaman
nanas, program ini juga mendorong diversifikasi produk pertanian
nanas menjadi keripik dan selai. Diversifikasi ini didasarkan karena
selama ini panen nanas menghasilkan beberapa grade nanas yaitu A
(50%), B (35%), dan C (15%). Nanas grade A dan B laku di pasaran
dengan harga yang cukup tinggi sebesar Rp 17.000.000/Panen,
sedangkan nanas grade C mempunyai harga jual sangat rendah dan
lebih rendah daripada ongkos panen.
Gambar 3.8 Mengikuti Penyuluhan di kelompok tunas makmur

3.2 Target Yang Diharapkan Selama Kerja Praktek
23
Target yang diharapkan saat melakukan kerja praktek dibagian General
Affairs pada PT Pertamian (Persero) RU II Sungai Pakning adalah sebagai
berikut :
Target yang diharapkan dalam mengagendakan dokumen-dokumen
adalah:
a. Surat Masuk
Target yang diharapkan dengan mengagendakan surat masuk adalah
mampu mengetahui cara mengagendakan surat masuk dengan baik dan
benar. Mengetahui bahwa ada surat dari luar yang dikirim ditujukan ke
kantor induk PT Pertamina baik itu untuk manajer maupun kepala
bagian General Affairs.
Target yang diharapkan dengan mengagendakan deklarasi adalah bukti
pencatatan deklarasi akan bisa di berikan jika terjadi kecurangan
tagihan uang, karena dengan mengagendakan deklarasi semua jumlah
uang juga akan dituliskan.
2. Menggandakan surat dan dokumen

a. Menggandakan Surat Perjalanan Dinas
Target yang diharapkan dari menggandakan surat perjalanan dinas
adalah dengan menggandakan surat perjalanan dinas maka catatan
bahwa karyawan melakukan perjalanan dinas bisa disimpan atau
diarsipkan sehingga salinannya bisa berguna sebagai bukti atau sebagai
bahan untuk laporan.
b. Menggandakan memo
Target yang diharapkan dari menggandakan memo adalah dengan
menggandakan memo, jika memo yang asli tersebut hilang maka
salinan dokumennya ada sehingga data di dalam memo bisa berfungsi
sebagai tiruan untuk membuat memo yang baru.
24
Target yang diharapkan dari Kegiatan menerima telepon adalah dengan
menerima telepon secara langsung akan memudahkan penyampaian
informasi menjadi lebih mudah dan urusan perusahaan menjadi cepat
untuk dilaksanakan.
3.3 Perangkat Keras dan Peralatan Yang Digunakan

Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktek (KP) pada PT PERTAMINA
(Persero) RU II Production Sungai Pakning di bagian Adminstrasi Finance,
perangkat keras dan peralatan lunak yang digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan pada bagian Administrasi Finance adalah :
3.3.1 Perangkat Keras
Dalam pelaksanaan kegiatan Kerja Praktek (KP) pada PT PERTAMINA
(Persero) RU II Production Sungai Pakning di bagian Administrasi Finance,
perangkat keras dan peralatan lunak yang digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan pada bagian Administrasi Finance adalah :
Adapun Peralatan kantor yang digunakan adalah :
1 Mesin Ketik
Mesin Ketik manual adalah mesin ketik yang cara kerjanya sepenuhnya
manual dengan tenaga manusia.Dan mesin ketik ini setiap harinya juga
digunakan untuk mengetik kartu kuning cuti karywan di PT Pertamina RU
II Sungai Pakning.
Gambar 3.8 Mesin Ketik

Sumber : PT Pertamina RU II SungaiPakning
2. Mesin Foto Kopi
25
Mesin Foto Kopi merupakan sebuah alat teknologi yang berfungsi untuk
Membuat salinan keatas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber
lainnya.PadaPT Pertamina RU II Sungai Pakning khusunya pada bagian
General Affairs (GA) sering menggunakan mesin Foto Kopi sebagai alat
untuk menggandakan SIJ (Surat Ijin Jalan), Surat Masuk,Surat Keluar,
Memo Masuk Memo Keluar,Deklarasi,SP3, Dll.
Gambar 3.9 Mesin Foto Copy

3.3.2 Peralatan Kantor

Dalam melaksanakan Kerja Praktek (KP) pada PT PERTAMINA (Persero)
RU II Sungai Pakning di bagian Administrasi Finance,peralatan kantor yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada bagian Administrasi Finance
adalah :
1. Pelubang Kertas
Alat pelubang kertas digunakan untuk melubangkan dokumen-dokumen
yang akan diarsipkan seperti SP3, PUMK, PJUMK, SIJ dan SPD
26
Gambar 3.10 PelubangKertas
2. Stapler
Stapler digunakan untuk melekatkan lembar penerus surat kesurat yang
masuk untuk dinaikkan atau diteruskan.
Gambar 3.11 Stapler

3.4 Data-Data yang Diperlukan

Data-data yang diperlukan dalam penyelesaian tugas yang dilaksanakan
adalah sebagai berikut :
Data-data yang diperlukan dalam mengagendakan dokumen-dokumen
adalah:
a. Mengagendakan Surat Masuk
27
Data-data yang dibutuhkan dalam mengagendakan surat masuk adalah
buku agenda surat masuk berupa tanggal surat, nomor surat,jenis surat,
perihal surat dan pengirim surat.
Data-data yang diperlukan dalam mengagendakan deklarasia dalah
buku agenda deklarasi berupa tanggal menerima dokumen, nomor
surat, nama karyawan yang bersangkutan dan jumlah uang yang
tertulis.
Data-data yang diperlukan dalam menggandakan dokumen-dokumen
adalah:
a. Menggandakan Memo
Data-data yang dibutuhkan pada saat menggandakan memo adalah
memo yang akan digandakan.
b. Menggandakan SPD (Surat Perjalanan Dinas)
Data-data yang diperlukan pada saat menggandakan surat perjalanan
dinas adalah surat perjalanan dinas yang akan digandakan.
Data-data yang diperlukan pada saat menerima telepon adalah identitas
penelepon, pesan dan keperluan yang disampaikan penelepon.
4. Mengantarkan Surat
a. Mengantarkan surat
Mengantarkan surat yang diperlukan pada saat pekerja yang menyuruh
untuk mengantarkan surat ke ruangan yang ingin diantarkan. Supaya
pekerja tidak repot unuk mengambilkan surat apabila ada surat msuk.
28
3.5 Dokumen-Dokumen Yang Dihasilkan
Dokumen-dokumen yang dihasilkan selama melakukan kerja praktek di
PT Pertamina RU II Sungai Pakning adalah sebagai berikut :
Gambar 3.14 Mencatat Surat Masuk

2. Menggandakan dokumen dan surat masuk
Gambar 3.15 Menggandakan Surat Masuk

29
3.6 Kendala-Kendala Yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek adalah sebagai

berikut:
1. Jumlah Arsip terlalu banyak sehingga jika ingin mencari dokumen akan
memakan waktu yang lama. Arsip yang tersedia di lemari bukan hanya
untuk tahun 2017, namun juga ada arsip untuk tahun 2016 dan 2015
sehingga jumlahnya menjadi banyak. Hal ini menyulitkan karyawan ketika
ingin mencari arsip yang diperlukan.
2. Kurang teliti untuk memeriksa dokumen yang akan diteruskan sehingga
jika ada yang tidak lengkap dokumen tersebut dikembalikan. Dokumen
seperti SP3, PUMK, PJUMK memerlukan tanda tangan kepala bagian agar
dokumen tersebut menjadi sah, jadi apabila pada saat mengagendakannya
ada yang kurang, maka dokumen itu akan diturunkan kembali.
3. Kurangnya alat tulis kantor yang tersedia sehingga menghambat pekerjaan.
Terbatasnya alat tulis kantor yang tersedia membuat karyawan akan saling
meminjam satu sama lain sehingga membuat pekerjaan setiap karyawan
menjadi terhambat.
4. Kekuranganya pada saat sedang menggandakan dokumen mesin rusak
sehingga menyulitkan ketika akan menggandakan dokumen.
3.7 Solusi Yang Dilakukan

Dari beberapa kendala yang dihadapi selama kerja praktek dapat
diatasi dengan cara sebagai berikut :
1. Solusi yang dilakukan adalah dengan membaca satu persatu nama arsip
pada map ordner tersebut
2. Solusi yang dilakukan adalah dengan melihat secara lebih teliti tulisan
yang ada pada dokumen yang akan dinaikkan dan mengecek kembali
sebelum diantar ke ruangan kepala bagian.
3. Solusi yang dilakukan dengan meminjam barang yang diperlukan di
ruangan sebelah seperti, Tipe-x, Lem dan Pensil.
30
4. Solusi yang dilakukan adalah dengan meminjam mesin pengganda
dokumen yang ada diruangan bagian scurity.
5. Solusi yang dilakukan adalah dengan mengurutkan Map sesuai dengan
abjad A-Z sehingga mudah dalam pencariannya.
31

BAB 3 Helda

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB 3 Helda

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB III

DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA

3.1 Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan Selama Kerja Praktek

3.1.1 Laporan Agenda Kegiatan Selama Kerja Praktek

2 Rabu 1. Perkenalan tentang perusahaan

Sumber : Data Olahan

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

No Hari/Tanggal Kegiatan Bagian

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

Selasa 1. Membuat Nota Debit penagihan Administration

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

Selasa 1. Mengikuti Penyuluhan Kurikulum Administration

Laporan agenda kegiatan atau pekerja yang telah dilaksanakan oleh

3.1.2 Uraian Pekerjaan Selama Kerja Praktek

3. Menerima Panggilan Telepon

Gambar 3.7 Menerima Panggilan Telepon

Gambar 3.8 Mengikuti Penyuluhan di kelompok tunas makmur

3.2 Target Yang Diharapkan Selama Kerja Praktek

2. Menggandakan surat dan dokumen

3.3 Perangkat Keras dan Peralatan Yang Digunakan

Gambar 3.8 Mesin Ketik

Gambar 3.9 Mesin Foto Copy

3.3.2 Peralatan Kantor

Gambar 3.11 Stapler

3.4 Data-Data yang Diperlukan

Gambar 3.14 Mencatat Surat Masuk

2. Menggandakan dokumen dan surat masuk

Gambar 3.15 Menggandakan Surat Masuk

Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek adalah sebagai

3.7 Solusi Yang Dilakukan

Anda mungkin juga menyukai