Tahapan Video Conference

Untuk Mahasiswa
Presented By:
Reagen Y Sayoga, S.Kom., M.M.S.I
Rischa Pratama, S.Kom
Imelda Sibarani, S.Si

Revised: January 2023

 OUTLINE

• Video Conference Apps

• Time & Timeline
• Meeting Information
• Conference Meeting Via PC / Laptop
• Conference Meeting Via Mobile Phone
• Zoom Feature
• Rules & Attendance
Aplikasi Video Conference

https://binus.zoom.us
 Waktu Vicon
*pelaksanaan dalam WIB (Waktu Indonesia Barat)

Hari Vicon Durasi 50 menit Durasi 100 menit

Senin - Jumat 17.00 – 17.50 17.20 – 19.00
18.00 – 18.50 19.20 – 21.00
19.00 – 19.50
20.00 – 20.50
Sabtu 09.00 – 09.50 09.20 – 11.00
10.00 – 10.50 11.20 – 13.00
11.00 – 11.50
12.00 – 12.50
Keterangan Khusus untuk Mata Kuliah Pelaksanaan Video
dengan Sesi Praktikum yang Conference secara umum
diampu oleh Dosen
 Timeline Vicon

W1 W3 W5 W7 W9

W2 W4 W6 W8 W10

Legend:
VC : Video Conference
W : Week
 HOW TO SEE YOUR
MEETING INFORMATION
Jadwal Video Conference
Jadwal terdekat, dapat dilihat
di Next Agenda pada LMS
 Link Video Conference
(MENU)
Menu > Dashboard > Course
> Pilih Mata Kuliah > Video Conference
 Link Video Conference
(MENU)
Menu > Dashboard > Course
> Pilih Mata Kuliah > Video Conference

Link akan bisa di-klik 30 menit sebelum waktu

vicon. Mahasiswa WAJIB klik Attend dari LMS.

Attend

Meeting ID dan Passcode dapat dilihat pada

bagian Detail 30 menit sebelum waktu vicon.
 Tampilan Awal ZOOM

Untuk Mengaktifkan Audio, pilih Opsi Computer Audio

> Join Computer Audio.

Pastikan icon Microphone dan

icon Video di bagian kiri bawah telah aktif
 Vicon melalui ZOOM
Jika dalam pelaksanaan Vicon terdapat
2 sesi perkuliahan atau lebih, maka untuk
pelaksanaannya Bapak/Ibu Tidak Perlu Leave Meeting
untuk Join pada Link yang selanjutnya, karena kami telah
membuat Link tersebut langsung bisa untuk Vicon
sesuai dengan total durasinya.

Contoh:

=
 Link Video Conference
(PopUp Message-
Announcement)

Khusus Ujian Praktikum, Link Viconnya juga dapat

dilihat pada Announcement.
• Akses email binus.ac.id dapat melalui LMS: Menu > Mail
 • Klik Activate
Account
ACTIVATE ACCOUNT
• Setelah
Halaman Zoom
terbuka, Klik
Sign Up with
Password
 Diisi dengan NIM

Diisi dengan Nama Lengkap

Are you signing up on behalf of a primary or

secondary (K-12) institution?
Yes No
CONFERENCE MEETING VIA
PC / LAPTOP
 Tampilan Aplikasi Zoom

• Jika kita join melalui aplikasi zoom

Pilih Join Meeting

 Tampilan Aplikasi Zoom

Masukkan meeting ID
(lihat di LMS)

Masukkan NIM – NAMA

LENGKAP
Contoh: 2304156789 – Aldy Surya

Click Join
 Tampilan Aplikasi Zoom

Masukkan meeting
password
(sesuai dengan informasi
pada Detail di LMS)

Click Join meeting

ZOOM FEATURE
 Tampilan Aplikasi Zoom setelah
Join a Meeting

1 2 3 4 5 8
 Penjelasan Feature
pada Zoom

NO KETERANGAN
1 MUTE untuk mengaktifkan / menonaktifkan mic
2 SWITCH CAMERA DEVICE OR STOP MY VIDEO jika kita ingin mengganti settingan
kamera yang akan kita gunakan dalam meeting.
3 PARTICIPANTS menutup / menampilkan tampilan panel participants

4 CHAT digunakan jika kita ingin melakukan chat pada semua participant atau
melakukan chat hanya pada participant yang kita inginkan saja.
5 SHARE CONTENT untuk sharing desktop atau aplikasi yang ada pada computer /
laptop kita agar ditampilkan kepada seluruh participants
6 PARTICIPANTS LIST melihat list partisipan yang telah hadir
7 CHAT melihat isi percakapan dalam video conference dan mengirim percakapan
8 LEAVE MEETING mengakhiri meeting
CONFERENCE MEETING VIA
MOBILE PHONE
 Zoom Mobile

• Untuk Masuk ke Meeting

melalui Zoom Mobile, pastikan
sudah terlebih dahulu Sign Up
dan Sign In dengan email Binus.

• Pilih Join
• Masukan Meeting ID sesuai
informasi di LMS.
Contoh: 123 4567 8910

• Your Name : NIM – NAMA LENGKAP

Contoh: 230456789 - Aldy Saputra

• Password: sesuai info di LMS

Mengaktifkan Audio & Video
pada Zoom Mobile

• Mengaktifkan Audio: Pilih Call via

Device Audio

• Microphone Aktif : Warna abu-abu

• Microphone Mute: Mic tercoret (/)

• Video Aktif: Warna Abu-abu

• Video Tidak Aktif: Warna merah
dan tercoret (/)
 RULES & ABSENSI
VIDEO CONFERENCE
 Peraturan
Video Conference
• Batas keterlambatan maksimal adalah 30 menit setelah waktu
vicon.
• Apabila setelah masuk mengalami gangguan koneksi dan
terputus, silahkan coba untuk masuk kembali. Durasi kehadiran
akan diakumulasi.
• WAJIB Mengaktifkan Video saat Vicon
• Aktif saat Vicon dengan menggunakan Chat/Voice
• WAJIB Berpakaian sopan saat pelaksanaan Vicon
• Dilarang makan-minum dan merokok selama Vicon
• Tidak melakukan aktivitas lain selain perkuliahan (berkendara,
meeting, dll)
• Vicon dilakukan ditempat yang layak (tidak banyak gangguan)
• Pengecekan absensi dapat dilakukan 1x24jam (hari kerja)
setelah pelaksanaan Vicon
 Cara Pengecekan
Attendance Vicon di LMS
Menu Horizontal > Attendance > Detail

Saat Vicon: Mahasiswa akan didatakan berdasarkan Login Vicon.

Saat Onsite: Mahasiswa akan didatakan berdasarkan Tapping di Kelas.
 Protes Kehadiran Vicon
(MAKSIMAL 4 HARI SETELAH PELAKSANAAN)

• Email Baru (bukan email reply dari case sebelumnya)

• Subject : Protes Kehadiran Vicon – Periode ….
• NIM & Nama Lengkap
• Kode Kelas (Contoh: LPFA)
• Kode Mata Kuliah & Nama Mata Kuliah
• Hari & Tanggal Pelaksanaan Vicon
• Week & Session (Contoh: Week 10, Session 15)
• Screenshoot Keikutsertaan Saat Vicon
(Username ‘NIM – Nama Lengkap’,
Layar Vicon, Tanggal, Jam Vicon)
 Protes Kehadiran Vicon
(MAKSIMAL 4 HARI SETELAH PELAKSANAAN)

Dapat dilakukan melalui:

email: halobinus@binus.edu
atau
LMS: Menu > Services > eTicketing

Diluar ketentuan tersebut,

Protes Kehadiran TIDAK DAPAT Diproses
Contoh email Protes
Kehadiran Vicon
 Recording
Video Conference

• Pada setiap pelaksanaan Video Conference, akan dilakukan

Recording secara otomatis.
• Bila ada mahasiswa yang menginginkan recording tersebut,
dapat diminta melalui Dosen dengan mengikuti Prosedur yang
berlaku (dijelaskan pada halaman selanjutnya)
• Maksimal permintaan Recording yang kami terima dari Dosen
adalah 3 hari kerja setelah Vicon terlaksana.
• Recording tersimpan di Cloud Zoom dan akan otomatis
terhapus setelah 7 hari sejak Vicon terlaksana.
• Mahasiswa juga dapat melakukan recording mandiri dengan
aplikasi lain
 Prosedur Request Recording
Video Conference

Mahasiswa >> Request ke Dosen

Dosen: Melakukan Request Via WA ke

Lecturer Services BOL, max 3 hari setelah
vicon berlangsung.

Lecturer Services: Akan mengirimkan Link

Recording via WA kepada dosen yang request dan
akan diinformasikan tanggal Expired Link tersebut.

Dosen: Dapat meneruskan Link Recording tersebut kepada

mahasiswa (Dapat menggunakan WA, Forum, dsb.) Jika
dishare lewat forum, tidak mengurangi kewajiban Dosen
untuk Post 3 Thread.

Mahasiswa: Menerima Link Recording dari

Dosen dan dapat di-unduh sebelum link
Expired.
TERIMA KASIH