PERSYARATAN VIDEO CONFERENCE

1. Memiliki Operator Video Conference (mampu mengoprasikan komputer dan

internet)
2. Memiliki ruangan khusus Video Conference (alat tidak dipindah-pindah)
3. Memiliki Koneksi Internet minimal 512 Kbps
4. Mempunyai nomor WhatsApp aktif (untuk koordinasi PSMK dengan sekolah)
5. Mempunya alamat email aktif
6. Memiliki Personal Komputer/Laptop/Notebook
7. Memiliki Webcame, Microphone dan speaker eksternal
REFERENSI RUANGAN VIDEO CONFERENCE

Gambar Desain 1

Gambar Desain 2
Gambar Desain 3

Gambar Desain 4
FITUR UTAMA YANG HARUS DIKUASAI

1. Bergabung/Join ke aplikasi WebEx

2. Aktifkan Audio
3. Aktifkan Kamera
4. Mute/Unmute Microphone
5. Fitur Chat (untuk urutan bertanya)
 BERGABUNG / JOIN KE APLIKASI WEBEX

A. Cara 1 Bergabung Dengan Menggunakan Number Meeting

1. Buka Aplikasi Web browser Google Crome

Google
Crome

Gambar 1. Icon Aplikasi Web browser Google Crome

Gambar 2. Tampilan Aplikasi Web Browser Google Crome

2. Ketikan alamat webex pada web browser (www.webex.com)

Gambar 3. Alamat Aplikasi Webex

3. Klik Join dikanan atas

Klik Join

Gambar 4. Tampilan aplikasi webex, klik Join untuk bergabung

4. Masukan Number Meeting dan Password yang diberikan oleh admin PSMK

Isikan Number Meeting

Isikan Nama SMK

Isikan Email Aktif SMK

Isikan password

Klik Join

Gambar 5. Tampilan untuk memasukan Number Meeting, Nama SMK, Email dan
Password

Number meeting dan password akan diberikan oleh admin PSMK di Grup
WhatsApp dan di grup Facebook Vicon SMK Rujukan Nasional. Perlu diketahui
bahwa number meeting yang diberikan selalu berbeda pada setiap sesi video
conference yang dilaksanakan.

5. Install plugin cisco webex

Setelah klik Join pada langkah ke-4 maka akan tampil untuk install plugin

Klik Add WebEx to Chrome

Gambar 6. Tampilan menu plugin Webex

Klik Tambahkan ekstensi untuk menambahkan plugin cisco webex

Klik Tambahkan ekstensi

Gambar 7. Tampilan tambahkan ekstensi cisco webex

6. Masuk Area Room Video Conference

Gambar 8. Tampilan Proses masuk ke Room Video Conference

7. Area Room Video Conference

Gambar 9. Tampilan Area room Video Conference

B. Cara 2 Bergabung Dengan Menggunakan Link Room Webex.
Cara yang kedua admin PSMK akan memberikan link room webex, contoh link
sebagai berikut.
https://apj27.webex.com/apj27/j.php?MTID=m4f5f69f888821e9ef045f1a84f3c9
752

Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut.

1. Buka aplikasi web browser Google Chrome

Google
Crome

Gambar 10. Icon Aplikasi Web browser Google Chrome

2. Copy-Paste link room webex pada web browser

Gambar 11. Tampilan link room webex pada web browser google chrome

3. Masukan nama dan email

Isikan nama SMK

Isikan email SMK

Klik Join untuk

masuk ke room
video conference

Gambar 12. Tampilan pengisian nama dan email SMK

4. Masuk Room Video Conference

Gambar 13. Tampilan Proses masuk ke area Room Video Conference

5. Area Room Video Conference

Gambar 14. Tampilan Area room Video Conference

 CARA MENGAKTIFKAN AUDIO

Pada saat berada di room video conference menu audio harus diaktifkan supaya
dapat berkomunikasi dengan peserta lain. Menu audio mempunyai dua fitur yaitu
speaker berfungsi untuk mendengarkan (output) suara dari peserta lain dan fitur
microphone berfungsi untuk masukan (input) suara yang dapat di dengar oleh
peserta lain.

1. Cara mengaktifkan Audio Video Conference

Klik Quick Start --> Call Using Computer

Klik Call Using Computer

Gambar 15. Tampilan icon untuk mengaktifkan Audio (Speaker dan Microphone)
 Proses mengaktifkan audio

Gambar 16. Tampilan proses mengaktifkan Audio (Speaker dan Microphone)

Indikator Audio sudah aktif

Gambar 16. Tampilan indicator audio sudah aktif

2. Pengaturan Speaker dan Microphone
Klik Audio pilih Computer Audio Settings

Klik Test untuk uji coba speaker

Mengatur level speaker

Mengatur level Microphone

Klik OK kalau selesai pengaturan

Gambar 17. Tampilan pengaturan speaker dan microphone

 CARA MENGAKTIFKAN KAMERA

1. Cara Mengaktifkan Kamera

Dalam pelaksanaan video conference harus menggunakan kamera
ekternal dengan kualitas bagus sehingga dapat dilihat dengan jelas oleh
peserta lain.

Klik icon kamera

Gambar 18. Tampilan mengaktifkan kamera

Kamera sudah aktif

Gambar 19. Tampilan kamera sudah aktif

 Fitur ganti kamera

Pilih kamera yang

akan digunakan

Gambar 20. Tampilan pengaturan kamera

Ketika video conference berlangsung kamera harus diaktifkan, dan video yang
ditampilkan harus terlihat satu ruangan video conference (tidak hanya
kelihatan muka pesertannya saja).

Direkomendasikan menggunakan kamera eksternal kualitas bagus standar

video conference yang dapat menjangkau satu ruangan dan dapat berputar
180 derajat, dengan tujuan setiap orang yang berada dalam satu ruangan
dapat dijangkau oleh satu kamera di depan tanpa berpindah-pindah tempat.
 CARA MUTE DAN UNMUTE MICROPHONE

Fitur microphone merupakan fungsi yang paling penting dalam pelaksanaan video
conference karena peserta dengan narasumber dapat berkomunikasi melalui fitur
ini, tetapi jalannya video conference tidak akan kondusif apabila peserta tidak
memahami fungsi Mute dan Unmute.

Mute (Microphone tidak aktif) indikatornya

Unmute (Microphone aktif) indikatornya

Cara aktifkan dan non aktifkan Microphone pada saat Video Conference

Klik icon
microphone untuk
mute dan unmute
microphone

Gambar 21. Tampilan pengaturan mute dan unmute microphone

Ketika saat video conference berlangsung Host (Admin) bertindak sebagai

moderator yang mengatur jalannya video conference, sehingga ketika Host
mengintruksikan microphone di mute maka peserta wajib mute/non aktifkan
microphonenya.
 FITUR CHAT

Pada saat video conference berlangsung, Host/moderator akan memberikan

sesi tanya jawab, aturan bertanya yaitu dengan menuliskan nama SMK di fitur
Chat, kesempatan bertanya berdasarakan urutan nama SMK yang muncul
pada fitur chat.

Klik fitur Chat

untuk menuliskan
urutan bertanya

Kirim ke Everyone
supaya dibaca oleh
semua peserta

Tuliskan nama SMK Klik Send untuk

apabila akan mengirimkan isi
bertanya tulisan

Penggunaan fitur Chat untuk urutan bertanya bagi peserta video conference,
pelaturan ini merupakan aturan yang ditetapkan pada tim Direktorat Pembinaan
SMK.
Langkah keluar dari room video conference
Klik (x) dan pilih Leave Meeting

Klik (X) untuk keluar dari video

conference

Pilih Leave Meeting

TIM VIDEO CONFERENCE

DIREKTORAT PEMBINAAN SMK
2017