5 E.p.2.3.11.4 SK Pedoman Pengendalian Dokumen
5 E.p.2.3.11.4 SK Pedoman Pengendalian Dokumen
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS ANJATAN
Jln. Raya Anjatan Utara No.03 Desa. Anjatan Utara Kec.Anjatan 45256
Hotline: SMS 081284347460 E-mail:puskesmasanjatan6@gmail.com
KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS ANJATAN
NOMOR : 824/Kep-09-PKM AJT/2018
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN
DI UPTD PUSKESMAS ANJATAN
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Anjatan
Aco Sudiarto
LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN
NOMOR : 824/Kep-09-PKM AJT/2018
Tentang : PENGENDALIAN DOKUMEN
DI UPTD PUSKESMAS ANJATAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman pengendalian dokumen Puskesmas dan rekaman kegiatan
pelayanan di UPTD Puskesmas Anjatan.
2. RUANG LINGKUP
Berlaku di UPTD Puskesmas Anjatan.
3. PENGERTIAN
a. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat dan disahkan oleh
pimpinan puskesmas yang terdiri dari dokumen penetapan, dokumen
pengaturan dan catatan kegiatan/rekaman.
b. Catatan Kegiatan/rekaman adalah format, atau laporan dari
pelaksanaan prosedur yang berlaku di UPTD Puskesmas Anjatan.
c. Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar gedung yang
dipakai sebagai acuan atau referensi dalam penyusunan dokumen
internal yang terdiri dari kumpulan regulasi, panduan nasional, dan
buku teks.
d. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen internal maupun eksternal yang
sudah tidak berlaku lagi/kadarluarsa (karena sudah diubah/revisi).
e. Masa Retensi Dokumen adalah pengaturan waktu penyimpanan
dokumen sampai akhirnya dapat dimusnahkan.
4. KEBIJAKAN
1) Pengendalian dokumen dan rekaman di UPTD Puskesmas Anjatan
dilakukan secara terpusat dibawah kendali Manajemen Mutu UPTD
Puskesmas dan Satuan Audit Internal.
2) Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku
dengan tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui
ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia
di tempat pemakaian
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diketahui dan
distribusinya dikendalikan oleh Puskesmas.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerangkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila
disimpan untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
bisa ditunjukan.
4.1 Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Pedoman,
Panduan, Program, dan Standar Prosedur Operasional dilakukan minimal
setiap 2 tahun atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
4.2 Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan
kembali masuk ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.
4.3 Masa retensi dokumen kadaluarsa adalah 1 tahun untuk selanjutnya
dapat dimusnahkan.
4.4 Setiap kegiatan pelayanan dan operasional di UPTD Puskesmas Anjatan
harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan/rekaman.
4.5 Setiap rekaman Puskesmas harus dikendalikan agar memberikan bukti
kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem
manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Rekaman puskesmas harus mudah dan dapat dibaca, siap
ditunjukkan dan diambil.
b. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan
kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pemusnahan
rekaman.
c. Rekam medis pasien, data dan informasi rahasia dijaga kerahasiaan
dan pengaksesannya.
4.6 Masa retensi setiap rekaman adalah sebagai berikut :
4 Dokumen kepegawaian
a. Personal File 2 tahun sejak 1 tahun Musnah
karyawan
tersebut resign
b. Berkas penilaian 1 tahun Dimasuk
kinerja 1 tahun kan ke
personal
1 tahun file
c. Daftar / rekap 1 tahun karyawan
kehadiran
1 tahun Musnah
1 tahun
d. Berkas Cuti
1 tahun Musnah
1 tahun
e. Berkas
kesejahteraan Musnah
karyawan
5 Rekaman harian
h. Rekap & Checklist 1 tahun\ 1 tahun\ Musnah
sarana prasarana
(toilet, APAR,
Genset, Trafo) 1 tahun 1 tahun Musnah
i. Rekap & Checklist
Mutu keperawatan 1 tahun 1 tahun Musnah
j. Rekap & Checklist
pelayanan gizi 1 tahun 1 tahun Musnah
k. Rekap & Checklist
radiologi 1 tahun 1 tahun Musnah
l. Rekap & Checklist 1 tahun 1 tahun Musnah
lab
m. Rekap & Checklist
lainnya
Aco Sudiarto