BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

Direktur RS. Sarah

Ka. Pelayanan Medis

Ka. Unit Rekam Medis

Koordinator Pendaftaran Koordinator

dan penyimpanan Pengelolaan Berkas dan
berkas Pendataan Pelaporan

BAB V

URAIAN TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Tujuan Jabatan

Untuk mengkoordinir semua coordinator dibawah istalasi kerja rekam

medis.

b. TanggungJawab

 Berwenang menentukan jenis kegiatan yang akan

diselenggarakan.
 Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan Pelayanan
Rekam Medis.
 Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan di instalasi rekam
medis.
 Ketepatan dan kebenaran laporan kegiatan.
 Ketepatan dan kesesuaian rencana kerjadi Istalasi Rekam Medis.
 Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
manusia dengan realisasi.
 Ketepatan dan kesesuaian kebutuhan alat.
 Mengkoordinir kegiatan pelaporan rumahsakit baik pelaporan
internal ataupun pelaporan eksternal rumah sakit yang meliputi:

1. Pelaporan Internal Rumah Sakit Sarah, diantaranya adalah:

a. Rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan
perkunjungan poliklinik.
b. Rekapulasi laporan data hunian pasien rawat inap dan data
 sensus pasien rawat inap.
c. Data tingkat hunian tempat tidur BOR perhari
d. Index penyakit rawat jalan rumah sakit
e. Index penyakit rawat inap rumah sakit
f. Index dokter rawat jalan rumah sakit
g. Index dokter rawat inap rumah sakit
2. Pelaporan Eksternal RS Sarah, diantaranya adalah:

a. Data kegiatan Rumah sakit (RL.1)

b. Data keadaan morbiditas pasien rawat inap (RL.2a)
c. Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL.2b)
d. Data keadaan morbiditas rawat inap surveilans terpadu rumah
sakit (RL.2a1)
e. Data keadaan morbiditas rawat jalan surveilans terpadu rumah
sakit (RL.2b1)
f. Data status imunisasi (RL.2c)
g. Data individual morbiditas pasien rawat inap (RL.2.1 RL.2.2 &
RL.2.3)
h. Data dasar rumah sakit (RL.3)
i. Data ketenagaan rumah sakit (RL.4)
j. Data peralatan medic rumah sakit dan data kegiatan kesehatan
lingkungan rumah sakit (RL.5)
k. Data infeksinosokomial rumah sakit (RL.6)
l. Data insidentil yang diperlukan oleh Dinas Kesehatan

c. UraianTugas

 Menghimpun, mengsistemasi dan memelihara catatan medis

rumah sakit.
 Menyelenggarakan kegiatan rekam medis
 Menyiapkan bahan dalam rangka analisa data
 Menyajikan informasi tentang rekam medis
 Menyusun prosedur standar operasional rekam medis
 Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di instalasi rekam
medis
 Membuat uraian tugas bawahannya
 Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

d. Wewenang

 Menilai, menegur, member sanksi dan motivasi bawahan di Unit

Rekam Medis
 Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan pelayanan rekam
medis
 Meminta arahan dari atasan
 Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
 Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
 Memaraf surat, nota dinas dan laporan.

e. Kualifikasi Minimal
 Memiliki Ijasah Pendidikan DIII Rekam Medis
 Mampu memimpin
 Karyawan tetap Rumah Sakit Sarah
  Memiliki kesehatan rohani dan jasmani

2. Koordinator Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas

a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir pendaftaran pasien,baik rawat jalan, rawat inap maupun
gawat darurat
Mengkoordinir kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Tanggung Jawab
 Kelancaran dan kebenaran proses pendaftaran pasien masuk rumah sakit
 Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat inap.
 Kebenaran laporan kegiatan harian
 Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan
penyimpanan.
 Bertanggungjawab atas kebenaran dan ketepatan dokumen
rekam medis yang dipinjam.
 Bertanggungjawab atas kerapian dan keamanan dokumen rekam
medis.
 Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen yang disimpan.

c. UraianTugas
 Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap.
 Mengentry data pasien kedalam komputer.
 Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien.
 Pemberian Nomor Rekam Medis.
 Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.
 Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap.
 Pembuatan Tracer
 Pembuatan KIUP.
 Menyerahkan Dokumen Rekam Medis kepoli yang dituju.
 Menerima sensus harian pasien rawat inap.
 Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit.
 Melaksanakan tugas lain dari atasan.
 Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah dipinjam
ketempat penyimpanan sesuai dengan urutan.
 Melakukan pencatatan kedalam buku ekspedisi peminjaman
rekam medis.
 Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang dipinjam
untuk keperluan peminjaman.
 Menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan sesuai
dengan urutan yang telah ditentukan.

d. Wewenang

 Menegur petugas ruangan apabila adak esalahan nomor dan

identitas pasien rawai nap
 Meminta arahan dari atasan.

e. StandarKerja
 Laporan register pasien rawat inap
 Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai kasus
penyakit.
 Data base pasien pada system komputerized.
 Data pasien Masuk RS, KeluarRS, Meninggal, pindahan dan
dipindahkan
  Dokumen rekam medis.
 Terjajarnya berkas rekam medis sesuai nomor urut serta system
yang berlaku.
 Dokumen rekam medis yang tersedia untuk didistribusikan.
 Terjajarnya dokumen rekammedis yang keluar

f. Kualifikasi Minimal
 SMA atau sederajat
 Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis

3. Koordinator Pengelolaan Berkas dan Pendataan Pelaporan

a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir kegiatan pemberkasan diunit rekam medis.
b. TanggungJawab
 Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian
kode penyakit dan kode tindakan/operasi pasien rawat inap.
 Kebenaran pengembalian dokumen rekam medis yang belum
lengkap
 Kebenaran dan ketepatan dalam merekapitulasi laporan.
 Kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan kegiatan
rekam medis.
 Membantu Kepala Unit Rekam Medis dalam penyelesaian
pelaporan Rekam Medis

c. UraianTugas
 Melaksanakan koding pasien rawat inap.
 Pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap.
 Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis
(KLPCM) yang kemudian diserahkan kepada Sub Komite Rekam
Medis dengan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Unit Rekam
Medis
 Mengumpulkan dan merekapitulasi morbiditas pasien rawat inap.
 Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis.
 Mengelompokkan jenis diagnose dan tindakan medis untuk
dimasukkan keindeks penyakit dan operasi.
 Memasukkan diagnose penyakit dan tindakan sesuai dengan
urutannya.
 Meminta data dengan petugas poliklinik rawat jalan.
 Meminta data dengan petugas rawat inap.
 Meminta data dengan petugas penunjang medis.
 Meminta data dengan petugas sarana dan prasarana.
 Meminta data dengan petugas kepegawaian
 Meminta arahan dari atasan.
 Berhak memberikan teguran apabila penyediaan data dari unit
terkait terhambat yang disebabkan kelalaian petugas yang
bersangkutan dalam menyediakan data.
 Meminta sumber data dari unit manapun di rumah sakit apabila
data tersebut diperlukan oleh pihak rumah sakit dalam mengambil
keputusan.

 Melaksanakan tugas lain dari atasan.

d. Wewenang
 Koordinasi dengan petugas ruangan rawat inap.
 Menanyakan kedokter tentang kejelasan kode penyakit.
  Meminta arahan atasan.

e. Standar Kerja
 Terdaftarnya diagnose penyakit setiap pasien.
 Jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dan tidak
lengkap dalam penyetoran.
 Laporan 10 besar penyakit pasien rawat inap.
 Laporan 10 besar tindakan pasien rawat inap.

f. Kualifikasi Minimal
 DIII Rekam Medis.

 Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

BABVII
POLAKETENAGAANDANKUALIFIKASIPERSONEL

a. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia sesuai dengan kualifikasi pendidikan pada unit rekam medis
diatur dalam Permenkes No. 377/ Menkes/ SK/ III/ 2007 Tanggal 27 Maret 2007, sebagai
berikut :
1. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh Selama 6
(enam) semester, dengan gelar Ahli madya.
2. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan)
semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.
3. Strata 1 (S1) Manajemen Informsasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan)
semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
4. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat)
semester, dengan gelar Magister Manajemen Informasi Kesehatan.
Menurut Wursanto (1991), petugas rekam medis harus memiliki syarat – syarat
sebagai berikut:
1. Teliti, dalam hal ini ketelitian sangat diperlukan agar dapat membedakan perkataan,
nama atau angka yang sepintas lalu nampaknya bersamaan.
2. Cerdas, petugas rekam medis harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik,
memiliki daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah lupa.
3. Penuh minat dan perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya.
4. Rapi, setiap petugas harus mampu menciptakan dan menjaga kerapihan dan
kebersihan dan ketertiban terhadap arsip yang disimpan.
5. Tekun dalam pelaksanaan tugas.
6. Mampu memegang/menyimpan rahasia.
7. Mampu mengadakan hubungan yang baik dengan semua pihak.
8. Memiliki keahlian dalam bidang kearsipan.

b. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Pola pengaturan ketenagaan Unit Rekam Medis yaitu :
a. Untuk Dinas Pagi :
Yang bertugas sejumlah 2( Dua ) orang dengan standar minimal mengerti dan bisa
melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan SPO yang berlaku
Kategori :
1 orang penanggung jawab urusan pendaftaran
2 orang pelaksana / petugas rekam medis
b. Untuk Dinas Sore :
yang bertugas sejumlah 1 ( dua ) orang dengan standar minimal minimal mengerti
dan bisa melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan SPO yang berlaku
Kategori :
1 orang pelaksana / petugas rekam medis
Analisis KebutuhanTenaga di Unit Rekam Medis disajikan dalam tabel secara
terperinci.
No Bagian JumlahTenaga

1 KepalaInstalasiRekamMedis 1

2 Pendaftaran&Penyimpanan&Distribusi 1

3 PengelolaanBerkas&Asembling 1

4 Pelaporan 1
Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
TotalKebutuhanTenagaRekamMedis
Sakit di Indonesia 4Orang
dari Departemen Kesehatan Refublik Indonesia Direktorat
Jenderal Bina
PelayananMediktahun2006dansesuaidengankebijakandiRSSarahbahwa:
1. KepalaUnitRekamMedis
RekammedisdipimpinlangsungolehseorangKepalaUnit RekamMedisdenganlatar
belakang pendidikan Rekam Medis, kualifikasi untuk pemegang jabatan Kepala
Unit RekamMedismeliputi:
a. DIIIRekamMedis.
b.
Mengikutipendidikandanpelatihantentangrekammedis.

c. Masakerjaminimal2tahun.
2. KoordinatorUnitRekamMedis
Berdasarkan StrukturOrganisasidankualifikasikoordinator/stafRekamMedis,di
susunsesuaiketentuanyaitu:
a.PendidikanDIIIperekammedisatauminimalSMAatau
sederajat b. BerpengalamandibidangRekamMedis

B. MetodePenghitunganKebutuhanTenagadanProduktifitas
Dalampenghitungankebutuhantenagadanproduktifitasperludidukungadany
a data-
datayangdibutuhkandalampelaksanaanpenghitunganantaralainsebagaiberikut:
1. Jumlahbebankerjapertahun
2. Targetkerjaperjam
3. Jumlahjamkerjapertahun
4. Harikerjapertahun
5. Jamkerjaperminggu
 AnalisaPerhitunganTenagaBidangRekamMedis

Polakebutuhantenaganonmedis

Rerata Waktuyang

No TugasPokok UraianTugas Volume dibutuhkan

Kerja
Satuan Jumlah

1. UnitPendaftaranMelaksanakankegiatan 30 3 90
pendaftaranrawatjalan.

Melaksanakankegiatan 20 3 60
pendaftaranrawatinap.

Mengentry datapasienke 50 5 250

dalamkomputer

Pembuatan Kartu Tanda 30 2 60

PengenalPasien

PemberianNomor Rekam 50 1 50

Medis
5/20/201PedomanPengorganisasianInstalasiRekamMedisRumahSakitTingkatIIIBrawi...

Pembuatan DokumenRekam 30 3 90
MedisRawatJalan

Pembuatan DokumenRekam 20 5 100

MedisRawatInap

PembuatanTracer 50 2 100

PembuatanKIUP 50 5 250

Menyerahkan 30 5 150
DokumenRekamMediske
poliyang dituju.

Menerimasensus harian 20 1 20
pasienrawatinap

Menerimadokumen rekam 20 1 20
medis pasienkeluar rumah
sakit

Totalbebankerja(menit) 1240

Jumlahjamkerja(7x60) 420

Tenagayangdibutuhkan 2,95

2. UnitPengelolaan Melaksanakankodingpasien 20 3 60
Berkas rawatinap.

Pengembalian dokumen 20 2 40
rekam medisyangbelum
lengkap

Membuat analisis 20 3 60
Ketidaklengkapan Pengisian
CatatanMedis(KLPCM)

Mengumpulkandan 1 60 60
merekapitulasimorbiditas
http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-
tingk pasienrawatinap

24
 8
5/20/201PedomanPengorganisasianInstalasiRekamMedisRumahSakitTingkatIIIBrawi...

Membuat laporan bulanan 1 60 60

kegiatanrekammedis

Mengelompokkan jenis 1 60 60

diagnosadantindakanmedis
untuk dimasukkankeindeks
penyakitdanoperasi

Memasukkan diagnosa 20 3 60
penyakitdan tindakansesuai
denganurutannya

Totalbebankerja(menit) 400

Jumlahjamkerja(7x60) 420

Tenagayangdibutuhkan 0,95

3. UnitPelaporan Mengkoordinirseluruhdata 1 60 60
kegiatanrumahsakit

Berkoordinasi dengan unit- 1 60 60

unitlainyang terkaitdalam
penyediaandatarumah sakit
sebagaibahanlapora

Mengolahdata kegiatan 1 60 60
rumah sakituntuk disusun
menjadilaporankegiatan
rumahsakit

Mengumpulkanmerekapdan 1 60 60
melaporkandata morbiditas
penyakitRajaldanRanap

Mengevaluasidata laporan 1 60 60
rumahsakitapabilaada data
yang terkaitmedicolegaldan
menelaahkeabsahandata

Melaksanakan tugas lain 1 60 60

http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-
tingk

25
 8
5/20/201PedomanPengorganisasianInstalasiRekamMedisRumahSakitTingkatIIIBrawi...

yangdiberikanatasan

Totalbebankerja(menit) 360

Jumlahjamkerja(7x60) 420

Tenagayangdibutuhkan 0,85

Menyimpandokumen rekam 50 2 100

mediskerak penyimpanan
sesuaidenganurutan yang
telahditentukan

Mengeluarkandokumen 50 2 100
rekam medissesuainomor
yang dipinjamuntuk
keperluanpeminjaman

Melakukanpencatatan ke 50 2 100
dalambuku ekspedisi
peminjamanrekammedis

Menyimpan kembali dokumen 50 2 100

rekam medisyangtelah
dipinjam ketempat
penyimpanansesuaidengan
urutan

Totalbebankerja(menit)400

Jumlahjamkerja(7x60) 420

Tenagayangdibutuhkan0,95

BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI
http://slidepdf.com/reader/full/pedoman-pengorganisasian-instalasi-rekam-medis-rumah-sakit-
tingk
A. PROGRAMORIENTASIINSTALASIREKAMMEDISRSSARAH MEDAN

Program orientasipegawaidiRumahSakitSarahdilakukanberdasarkan
KeputusanDirekturRumah Sakit Sarahtentangpemberlakuanprogramorientasi
pegawaibarudirumahsakit.PembekalantentangRumah
SakitdikoordinirolehUnitRekam Medissesuai denganjabatan yangakan di
terimanya. Metode orientasidi lakukan dengan: pemberian materi,
pengenalan lapangan dan praktek lapangan. Lamanyaorientasidi
sesuaikandengan tugas dan
jabatannya.Selesaimelakukanorientasipegawaibaruakanmembuatlaporan,KaU
nitRekammedismelakukan
evaluasi,hasilevaluasimenjadidasarrekomendasipenempatanpegawaiketempa
tyangsesuai.
B. PeningkatanKompetensi

Peningkatankompetensitenagaperekam medisbiasadilakukanmelalui
pendidikanpelatiahan.Pendidikandan
pelatihandilaksanakansesuaiprioritasdanketersediaananggaran.Pendidikanbagipet
ugasdibagianUnitRekamMedisdapat dilakukan melalui programpendidikan,
pelatihan/kursus yang dilaksanakan DepkesRI SubDit YanMedataupun
olehPORMIKI.

Pelatihan untukkompetensi tenaga perekammedik biasanya melalui in

housetrainingdan dan eksternalcours.Inhause trainingyaituprogrampelatihanyang
disenggarakan olehrumahsakit sendiri, yang dikategorikan di
dalampelatihanmanajemen,perilaku,komputer,danlain-lain.

PelatihanyangdapatdiikutiolehSDMperekammedik:pelatihanmanajemen meliputi:
membangun team work, manajemen konflik, komunikasi organisasi,
manajemenpelaporan,manajemenarsipdanpengendaliaanbahayakebakaran.
Untuk pengendaliaankomputerberupapengentridata,internetcomputerexcel,word,
power point. Pelatihanperilakuberupa
membangunkomitmen,servisekselent,pengertianakuntabilitaskerja.

Excelencoursyaituprogrampelatihandiluarrumahsakityang diikutisesuai
dengankebutuhan diantaranyamanajemenmutu rekammedis,manajemenkearsipan,
manajemensistempelaporan,pelatiahanmasalahkode-kodeyangdigunakan dirumah
sakit(ICD), qualityassurance, pelatihanpengendaliaandokumen dan
pelatihanComputerizedOnLineRekamMedis.

BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN

A. PELAYANAN PENDAFTARAN RAWAT JALAN

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan pendaftaran rawat jalan.
 Petugas pendaftaran
2. Perangkat Kerja
 KIB dan Kartu/ Status rawat jalan
 Register
 Seperangkat komputer
 Karcis pendaftaran
 Nomor antrian
 ATK
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Pendaftaran Rawat Jalan
 Pendaftaran pasien datang dilakukan oleh pasien / keluarga dibagian admission
( loket pendaftaran ) dengan mengambil nomor antrian terlebih dahulu.
  Pasien membayar uang pendaftaran sesuai dengan jenis pasien ( lama, baru
atau daftar melalui telp. )
 Pasien menimbang berat badan.
 Sebagai bukti pasien sudah mendaftar, bagian admission akan memberikan
status rawat jalan.
 Status rawat jalan akan disatukan dengan KIB, Karcis pendaftaran, dan Nomor
antrian yang kemudian akan didistribusikan kebagian poliklinik yang dituju.
 Pasien menunggu di ruang tunggu yang sudah disediakan, untuk mendapat
pelayanan selanjutnya.

B. PELAYANAN PENDAFTARAN RAWAT INAP

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan pendaftaran rawat inap.
 Petugas pendaftaran
2. Perangkat Kerja
 KIB dan Kartu rawat jalan
 Status rekam medis rawat inap
 Register
 Seperangkat komputer
 Lembar / Form kesediaan untuk rawat inap
 ATK
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Inap
 Pendaftaran pasien datang dilakukan oleh pasien / keluarga dibagian admission
( loket pendaftaran rawat inap ).
 Pasien menandatangani surat pernyataan atau surat persetujuan rawat inap
 Pasien didata untuk kelengkapan status rekam medis rawat inap.
 Pasien ke UGD untuk mendapatkan tindakan perawatan lebih lanjut.

C. SISTEM IDENTIFIKASI DAN PENOMORAN

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan dokumen dan registrasi
 Petugas pendaftaran
2. Perangkat Kerja
 KIB dan Kartu rawat jalan
 Status rekam medis rawat jalan / inap
 Register
 Seperangkat komputer
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Pendaftaran Pasien Rawat Inap
 Pendataan pasien dilakukan di tempat penerimaan pasien
 Data pasien untuk rawat jalan meliputi : Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Nama
Orang Tua, Alamat, Nomor Telp.
Data pasien untuk rawat inap meliputi : RL1 sampai RL 5
 Pasien ke UGD untuk mendapatkan tindakan perawatan lebih lanjut.

D. KLASIFIKASI PENYAKIT
1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan pengolahan data dan pelaporan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu/ Status rawat jalan dan status rawat inap
 Form atau lembar laporan
 Seperangkat computer
 ICD 10
 ICD 9
 ATK
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Klasifikasi Penyakit
 Status rawat jalan dan rawat inap dipisah
  Masing – masing status dibuatkan table klasifikasi penyakit berdasarkan umur
jenis kelamin dan jumlah penderita
 Perhitungan atau pengelompokan dilakukan satu persatu dengan cara menyisir
DRM baik rawat jalan maupun rawat inap
 Jumlah penderita menentukan jenis penyakit terbanyak yang diderita pasien guna
untuk pengklasifikasian penyakit.

E. PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan pengolahan data dan pelaporan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu/ Status rawat jalan dan status rawat inap
 Form atau lembar laporan
 Seperangkat computer dan printer
 ICD 10 dan ICD 9
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Pengolahan dan Analisa Data
 Status rawat jalan dan rawat inap dipisah
 Masing – masing status dibuatkan table klasifikasi penyakit berdasarkan umur
jenis kelamin dan jumlah penderita atau kunjungan
 Perhitungan atau pengelompokan dilakukan satu persatu dengan cara menyisir
DRM baik rawat jalan maupun rawat inap
 Kegiatan dilakukan setiap hari untuk sensus harian rawat jalan dan rawat inap
dan tiga bulan sekali untuk sensus triwulan
 Hasil sensus digunakan untuk menentukan perhitungan BOR, TOI, AvLOS,
GDR dan NDR guna untuk menentukan efisiensi Rumah Sakit melalui grafik
Baber Johnson
 Hasil pengolahan data baik bulanan maupun triwulan dilaporkan ke Dinkes
sesuai dengan format yang telah ditentukan.

F. SIMBOL DAN TANDA KHUSUS

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan dokumen dan registrasi
 Petugas pendaftaran
2. Perangkat Kerja
 KIB dan Kartu rawat jalan
 Status rekam medis rawat jalan / inap
 Register
 Seperangkat komputer
 SPO Rekam Medis

G. PENYELESAIAN DAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan penyimpanan dan pengarsipan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Register
 Seperangkat komputer
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Penyelesaian dan Pengembalian Rekam Medis
 Dokemen rekam medis yang telah digunakan harus dikembalikan ke bagian
penyimpanan DRM selambat – lambatnya 2 x 24 jam.
 Pengembalian status rawat jalan langsung ke bagian filling untuk di input
datanya guna mendapatkan sensus harian dan langsung diarsipkan sedang
pengembalian status rawat inap dikoreksi kembali untuk menentukan apakah
DRM yang dikembalikan sudah terisi lengkap atau belum dan sesuai dengan
register rawat inap.

H. PENYIMPANAN REKAM MEDIS

1. Petugas Penanggung Jawab
  Penanggung jawab koord. urusan penyimpanan dan pengarsipan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Register
 Seperangkat computer
 Tracer
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Penyimpanan Rekam Medis
 Dokumen rekam medis yang telah digunakan harus dikembalikan ke bagian
penyimpanan DRM selambat – lambatnya 2 x 24 jam.
 Pengembalian status rawat jalan langsung ke bagian filling untuk di input
datanya guna mendapatkan sensus harian dan langsung diarsipkan sedang
pengembalian status rawat inap dikoreksi kembali untuk menentukan apakah
DRM yang dikembalikan sudah terisi lengkap atau belum dan sesuai dengan
register rawat inap.
 Penyimpanan DRM rawat inap dan rawat jalan dipisah
 Untuk DRM rawat jalan penyimpanan dilakukan sesuai dengan nomor urut
rekam medis pasien sedang DRM rawat inap disimpan berurutan sesuai
dengan tanggal pasien pulang.

I. PELEPASAN INFORMASI
1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan pelayanan dan registrasi
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Register
 Seperangkat computer
 Pesawat telephone
 SPO Rekam Medis

3. Tata Laksana Pelepasan Informasi

 Penyampaian informasi yang berkaitan dengan isi rekam medis disesuaikan
dengan peraturan yang berlaku
 Keluarga pasien yang ingin mengetahui segala tindakan yang diterima pasien
selama dirawat dibutkan resume medis
 Status rekam medis tidak boleh difotocopy kecuali untuk urusan tertentu dan
atas persetujuan dari Rumah Sakit

J. PEMINJAMAN REKAM MEDIS

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan penyimpanan dan pengarsipan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Register
 Seperangkat computer
 Tracer dan Buku ekspedisi
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Peminjaman Rekam Medis
 Dokumen rekam medis yang dipinjam ditulis pada buku ekspedisi peminjaman
DRM
 Unit yang meminjam harus menulis data lengkap sesuai dengan format yang
sudah ditentukan ( No. RM, Nama Pasien, Unit Peminjam, TTD yang
bersangkutan )

K. PEMISAHAN REKAM MEDIS IN-AKTIF

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan penyimpanan dan pengarsipan
 Petugas rekam medis
 2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Seperangkat computer
 Tracer
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Pemisahan Rekam Medis In-Aktif
 Dokumen rekam medis yang sudah berjangka waktu 5 tahun dipisahkan dari
DRM yang baru
 Penyimpanan DRM yang dipisahkan sesuai dengan atau urut nomor DRM
pasien
 Pemisahan dilakukan dengan cara penyisiran DRM satu persatu

L. PENGHAPUSAN REKAM MEDIS

1. Petugas Penanggung Jawab
 Penanggung jawab koord. urusan penyimpanan dan pengarsipan
 Petugas rekam medis
2. Perangkat Kerja
 Kartu rawat jalan dan status rekam medis rawat inap
 Seperangkat computer
 Alat peretensi
 SPO Rekam Medis
3. Tata Laksana Penghapusan Rekam Medis In-Aktif
 Dokumen rekam medis yang dipisahkan (DRM in aktif ) jika sudah berjangka
waktu 2 tahun dari masa in aktif maka siap untuk dimusnahkan
 Petuga peretensi menyertakan surat persetujuan dari kaur rekam medis dan
direktur untuk pemusnahan DRM in aktif
 Pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran DRM dengan alat
penghancur kertas.

BABIX
PERTEMUANRAPAT
Komunikasisecara formaldilakukanolehpimpinanrumahsakitkepadastaf,
pejabat stuktru dan funsioanal dan komunikasi formal di unitrekam medis.
Komunikasipimpinandengan seluruhstafdilakukanmelaluiapelpagisetiap pagi,
evaluasi danpelaporan diselenggarakan melaluirapatberkala.

Rapatberkalaterdiriatas:

1. RapatRutin

2. RapatIsedentil

1.. Rapatrutindiselenggarakanbergabung dengan rapat ruting kepala unit pada

Waktu :13.30s/dselesai
Tempat :Hall RS Sarah
Peserta : a.Kepalaperwatan
b.Kepalarekammedisdanstafrekammedis
c.UnitTerkait
MateriRapat:

a. Mutudankinerjapetugasprogramdanpengembangan
b. Perencanaan dau upaya pengembangan kinerjadan reka
pengembangan m
medis.
c. Kelengkapanrapat : Undangan, daftarhadir,usulan rapat
,
laporan/rekomendasi/usulankepalapimpinan.
d. Isilaporan:No,pokokbahasan,keputusan,keterangan.

RapatIssedentildiselenggarakanpada:
Hari:Sewaktu-waktubilaadamasalahatauadasesuatuyangperlu
Waktu :SesuaiUndangan
Tempat :SesuaiUndangan