PEDOMAN KERJA PROSEDUR SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)

OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI

RSI SITTI MARYAM

PROSEDUR SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) OBAT DAN

PERBEKALAN FARMASI

RUMAH SAKIT ISLAM SITTI MARYAM

2023
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit Islam Sitti Maryam adalah salah satu rumah sakit swasta
yang berada di Kota Manado. Rumah Sakit Islam Sitti Maryam atau disingkat
RSI Sitti Maryam merupakan rumah sakit rujukan untuk masyarakat Kota
Manado. SCM (SUPPLY Chain Management) merupakan sistem yang
mengelola masalah barang dan jasa mulai dari pemasok sampai pada
konsumen dengan menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi dalam
aspek perencanaan, logistik dan informasinya, sedangkan sistem logistik
berfokus pada pengaturan aliran barang di internal perusahaan. Beberapa
masalah yang dihadapi dalam pengelolaan obat dan alat kesehatan di RSI Sitti
Maryam,yaitu : stok obat pasien Askes habis (stock-out) sehingga persediaan
obat untuk pasien Askes meminjam dari pasien umum ataupun
sebaliknya, sistem pengelolaan database yang belum terintegrasi
mulai dari Gudang Medis (gudang pusat), sub gudang (gudang unit )
sampai pada transaksi obat dan alat kesehatan pada pasien, tidak memiliki
resource aplikasi karena sebelumnya dikelola oleh pihak ket iga dan
belum adanya kolaborasi sistem persediaan dengan supplier.
SCM rumah sakit sangat menarik untuk dikaji karena memiliki keragaman
kebutuhan tinggi, b e l u m a d a best practise dan teknologi yang digunakan
untuk berkolaborasi dengan supplier. Oleh sebab itulah RSI Sitti Maryam
memerlukan Model S C M yang dapat diimplementasikan sesuai dengan
karekteristik bisnis di Rumah Sakit Islam Sitti Maryam.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Tersedianya pedoman proses Supply Chain atau rantai pasok dalam proses
pengadaan obat dan perbekalan farmasi di Rumah Sakit.
2. Tujuan Khusus
Terlaksananya pengelolaan perbekalan farmasi yang bermutu, efektif, efisien,
safety dan sesuai kebutuhan pasien.
3. Tugas Pokok
1) Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit
2) Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
3) Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman paa perencanaan yang telah
dibuat sesuai ketentuan yang berlaku
 4) Mencegah dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan obat dan alat
Kesehatan
5) Mengidentifikasi maslaah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan
alat Kesehatan
4. KEANGGOTAAN
Ketua : apt. Fixy Lusiana Mandagi, S.Farm.
Anggota : apt. Fiki Danya, S.Farm.
Anggota : apt. Surtina Hunawa, S.Farm..
Anggota : Eka Yulinda Hadi, Amd.Farm.
Anggota : Hanna Rammang, S.Si.
Anggota : Haldy S. Halim, Amd.Farm.
Anggota : M. Ikbal Pattinasarany, Amd. Farm.
Anggota : Muzdalifah Payu, S.Farm
Anggota : Nirmala N.P. Howan, AMd.Farm.
5. Landasan Hukum
1) Pasal 15 ayat (3) UU Nomor 44 Tahun 2009
2) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 15
Ayat (2)
3) PP RI No. 51 Tahun 2009 Pasal 6 ayat (2)
4) UU No. 36/2009 Tentang Kesehatan
5) SK Menkes No. 189/Menkes/SK/III/2006 tentang Kebijakan Obat
Nasional (KONAS)
6) Permenkes RI No. 72 Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian
di Rumah Sakit
7) PERMENKES No. 72 Tahun 2016 Standar Pelayanan Kefarmasiaan di
Rumah Sakit
 BAB II
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM), KEBIJAKAN, TUGAS POKOK
DAN FUNGSI

Keberhasilan dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi tergantung dari

ketaatan pada kebijakan, tugas pokok dan fungsi. Petingnya suatu kebijakan dan
panduan tugas pokok dan fungsi untuk pengendalian perbekalan farmasi merupakan
keharusan. Semua staf IFRS harus mengetahui, memahami dan menerapkan
panduan tersebut karena hal ini merupakan suatu bagian penting bagi mekanisme
komunikai dan koordinasi internal IFRS.
Pimpinan rumah sakit melalui Komite Farmasi dan Terapan (KFT) dan IFRS
menetapkan kebijakan pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi tugas pokok
dan fungsinya.

II. A. Supply Chain Management Obat dan Perbekalan Farmasi

Supply Chain Management (SCM) adalah proses yang mengelola aliran
barang dan jasa, informasi dan keuangan antara pemasok dan pelanggan, serta
infrastruktur yang diperlukan untuk memungkinkan aliran ini.
Supply Chain atau rantai pasok dalam pelayanan obat dan BMHP di RSI Sitti
Maryam dapat digolongkan menjadi tiga kelompok yaitu :
1. Supplier (Pemasok)
2. RSI Sitti Maryam sebagai penyelenggara layanan kesehatan
3. Pasien sebagai konsumen

Tujuan Supply Chain Manajemen

1. Tujuan Umum
Tersedianya pedoman proses Supply Chain atau rantai pasok dalam proses
pengadaan obat dan perbekalan farmasi di Rumah Sakit.
2. Tujuan Khusus
Terlaksananya pengelolaan perbekalan farmasi yang bermutu, efektif, efisien,
safety dan sesuai kebutuhan pasien.

Ruang Lingkup
Dimulai dari perencanaan rantai pasok secara keseluruhan, perencanaan
pengadaan obat dan alat kesehatan dari supplier, perencanaan proses pelayanan
pasien, perencanaan pengelolaan gudang, perencanaan distribusi sampai
pemusnahan.
 Supply Chain Management Obat Dan Perbekalan Farmasi

Pemil
ihan
Pemu Peren
snaha canaa
n n

Moni Peng
torin adaa
g n

Pendi Pener
stribu imaa
si an Penyi n
mpan
an

= KFT
= Unit Pengadaan
= Penerima Barang
= Farmasi

1. PEMILIHAN
Proses pemilihan obat dan perbekalan farmasi berdasarkan :
1. Formularium RS, Formularium Nasional
2. Mutu
3. Harga
4. Ketersediaan dipasaran
2. PERENCANAAN
Perencanaan obat dan perbekalan farmasi berdasarkan :
1. Formularium Rumah Sakit dan Formularium Nasional
2. Menggunakan data konsumsi, epidemilogi atau kombinasi keduanya
3. Mempertimbangkan:
Anggaran:
a. Stok yang ada
b. Data konsumsi periode lalu
c. Stok Pengaman
3. PENGADAAN
Hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah :
1. Memperhatikan kriteria mutu dan keselamatan pasien
 2. Persyaratan obat yang harus dilampirkan oleh Distributor adalah :
 Memiliki izin edar obat yang masih berlaku
 Memiliki Expire Date Obat minimal 1 tahun
3. Produsen Farmasi memenuhi cara pembuatan obat yang baik (CPOB) untuk
obat yang ditawarkan : ada Certificate Of Analysis (COA).
4. Persyaratan kualifikasi penyedia/vendor/distributor :
 Memiliki surat izin usaha perdagangan (SIUP)
 Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi (PBF)
5. Perusahaan yang bersangkutan dan manajemennya tidak masuk dalam daftar
hitam (terkait kasus hukum)
6. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman
7. Menunjukan surat penunjukan dari produsen farmasi sebagai distributor
8. Menunjukkan surat dukungan dari distributor obat
9. Bentuk usaha Perseroan terbatas atau koperasi
10. Melakukan evaluasi vendor/distributor obat secara berkala.
11. Pengadaan obat berdasarkan E-Catalog secara E-Purchasing
12. Bila terjadi dengan kendala kekosongan obat maka :
 Distributor memberikan keterangan kosong
 Pemenuhan obat Cito yaitu dengan pembelian melalui Apotik yang sudah
kerjasama
13. Realisasi sistem pengdaan sedapat mungkin menggunakan sistem kontrak
harga satuan agar persediaan dapat dikendalikan.
4. PENERIMAAN BARANG
1. Tertuang dalam SPO untuk hal-hal yang diperlukan dalam penerimaan
barang:
 Spesifikasi obat/BMHP sesuai dengan yang ada pada surat pesanan
 Memastikan obat/alkes asli ada nomor registrasi
 Kondisi pengiriman : suhu selama perjalanan
 Harga dan diskon sesuai
 Expire date minimal 2 tahun, atau dimungkin untuk kondisi khusus
2. Lakukan dokumentasi penerimaan barang dengan baik
3. Penerimaan barang harus dilakukan/disaksikan oleh Apoteker atau TTK yang
bertanggung jawab pada logistik farmasi.
5. PENYIMPANAN
1. Akuntabilitas persediaan obat/BMHP : jumlah barang masuk dan keluar harus
sesuai
2. Kondisi penyimpanan : suhu, cahaya, kelembaban dilakukan monitoring
setiap hari
3. Dalam SOP ada mekanisme bagaimana mengatasi jika ada pemadaman listrik
 4. Penyimpanan harus memenuhi kriteria aman : tidak hilkang, tidak salah (label
seperti High Alert, LASA, Narkotik dan penandaan lain, Akses terbatas
5. Penyusunan berdasarkan FEFO untuk menghindari Expire Date
6. Penyimpanan narkotik dengan “DOUBLE LOCK”
6. PENDISTRIBUSIAN
1. Sitem pendistribusian yang dipakai di rumah sakit adalah :
 Unit Dose Dispensing
 Individual Prescribing
2. Penyimpanan obat di ruangan harus dilakukan pengawasan untuk
menghindari kehilangan dan kerusakan
3. Kebijakan peresepan obat hanya untuk pemakaian dilingkungan Rumah
Sakit.
7. MONITORING
1. Membandingkan dengan standar yang ditetapkan
2. Mencari kesenjangan antara target dengan pencapaian
3. Mengetahui realisasi penerimaan (Jenis dan jumlah obat, serta waktu
penerimaan)
4. Realisasi Pembayaran (Jumlah dan waktu pembayaran)
5. Mengetahui jumlah pemakaian obat
6. Menilai kesesuaian antara keberhasilan dengan tanggung jawab
8. PEMUSNAHAN
Pemusnahan dilakukan setelah proses penarikan dari tempat pelayanan
obat di rumah sakit. Rumah Sakit wajib melakukan proses pemusnahan yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dimana tahapan pemusnahan sesuai
dengan PERMENKES Nomor 72 tahun 2016 tentang Stadar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit yaitu :
1. Membuat daftar perbekalan farmasi yang akan dilakukan pemusnahan
2. Membuat berita acara pemusnahan perbekalan farmasi
3. Mengkoordinasikan dengan pihak-pihak terkait diluar farmasi (kesehatan
lingkungan, rumah tangga, pihak ketiga sebagai pemusnah perbekalan
farmasi, dinas kesehatan dan BPOM) tentang jadwal, metode, tempat dan
proses pemusnahan.
4. Menyiapkan tempat pemusnahan (bila memiliki sarana pemusnahan)
5. Melakukan proses pemusnahan (bila memiliki sarana pemusnahan)
Metode pemusnahan yang dilakukan adalah menggunakan alat
pembakar atau “incinerator” dengan membakarnya hingga menjadi abu, dan
ini butuh biaya besar, akan tetapi ada juga yang dilakukan dengan cara
merendam dalam air dalam kolam, atau ada juga dengan cara mengubur
didalam tanah, akan tetapi semua bergantung pada bahan pembuat awal dari
perbekalan farmasi itu sendiri, karena ada yang tidak dapat hancur dengan air
 atau ada bahan perbekalan farmasi yang tidak dapat hancur dengan proses
penguburan dalam tanah.

II. B. KEBIJAKAN
Kebijakan yang harus dibuat oleh rumah sakit dalam
pengelo laan perbekalan farmasisebaiknya merujuk kepada peraturan
perundangan yang berlaku seperti:
1. P a s a l 1 5 a ya t ( 3 ) U U N o mo r 4 4 T a h u n 2 0 0 9
2. Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
Pasal 15 Ayat (2)
3. P P R I N o . 5 1 t a hu n 2 0 0 9 P a s a l 6 a ya t ( 2 )
4. U U N o 3 6 / 2 0 0 9 T e nt a n g Ke s e h a t a n
5. SK Menkes No.189/ Menkes/ SK/ III/2006 tentang Kebijakan
Obat Nasional (KONAS)
6. P e r m e nk e s R I N o . 7 2 T a hu n 2 0 1 6 T e nt a ng S t a nd a r
P e l a ya n a n K e f a r m a s i a n d i R u m a h Sakit
7. PERMENKES nomor 72 tahun 2016 tentang Stadar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit
Dalam proses penyusunan kebijakan hendaknya perlu diingat jangan
sampai bertentangan dengan peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku. Hal ini diperlukan untuk menghindari kerumitan di kemudian hari.
Berdasarkan peraturan perundang-undangan seperti tersebut di atas,
maka perlu disusun kebijakan obat di rumah sakit yang mencakup:
a. Pengadaan dan penerimaan
b. Pengaturan perbekalan farmasi yang dibawa penderita
c. Peraturan perbekalan farmasi sumbangan
d. Pengaturan obat-obat yang diproduksi sendiri dan tidak ada di pasaran
e. Pengaturan distribusi obat
f. Pengaturan pemberlakuan formularium sebagai dasar pengadan obat
g. Pengaturan uji coba produk baru
h. Pengaturan penetapan harga jual perbekalan farmasi
i. Pengaturan pengelolaan obat satu pintu
j. Pengaturan perbekalan farmasi khusus
k. Pengaturan pengelolaan resep kadaluwarsa dan pemusnahannya

Keberhasilan penetapan kebijakan yang telah ditetapkan akan

tergantung kepada proses selanjutnya. Kebijakan yang telah disusun
sebaiknya disosialisasikan kepada seluruh professional Kesehatan rumah
sakit. Selain itu diperlukan juga supervisi yang terus menerus dari pimpinan
rumah sakit untuk menjamin pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan.
 Kebijakan yang telah ditetapkan hendaknya bersifat dinamis, evaluasi, dan
revisi secara periodic diperlukan agar dapat mengikuti perkembangan
kebutuhan pelayanan di rumah sakit.

Kebijakan akan disusun oleh rumah sakit tidk harus mencakup seluru
butir-butir yang disebutkan di atas. Kebijakan dapat disusun scara
bertahap sesuai dengan kemampuan rumah sakit masing-masing.

II. C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

II. C. 1. Tugas Pokok
a. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien
b. Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
c. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
d. Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat
guna
e. Melaksanakan pengadilan mutu pelayanan
II. C. 2. Fungsi
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit
b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang
telah dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan Kesehatan di rumah sakit
e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan
yang berlaku
f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
persyaratan kefarmasian
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah
sakit
h. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan perbekalan farmasi
rumah sakit
i. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan
farmasi di rumah sakit
 BAB III
PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi

merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi
yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup
perencanaan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan
dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.

III. A. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang
menetukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit.

Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan

jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan Kesehatan di rumah sakit

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :

1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-
benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di
rumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi :
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
kesamaan jenis
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai
efek yang lebih baik dibanding obat Tunggal
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug
of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional
(DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing. Formularium RS,
Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon
Harga Obat (DPHO) BPJS Kesehatan dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(Jamsostek). Sedangkan pemilihn alat Kesehatan di rumah sakit dapat
berdasarkan dari data pemakaian oleh pemakai, standar ISO, daftar harga alat,
daftar harga alat Kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes,
serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.

2. Kompilasi Penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui
penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan
 selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang
didapat dari kompilasi penggunaan perbekalan farmasi adalah :
a. Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan
b. Persentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total
penggunaan setahun seluruh unit pelayanan
c. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi
3. Perhitungan Kebutuhan
Menentukan kebutuhan perbekalan farmasi merupakan tantangan yang
berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di rumah sakit.
Masalah kekosongan atau kelebihan perbekalan farmasi dapat terjdi, apabila
informasi yang digunakan semata-mata hanya berdasarkan kebutuhan teoritis
saja. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan
perbekalanfarmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat
waktu, dan tersedia pada saat dibutuhkan.
Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui
beberapa metode :
a. Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metodekonsumsi didasarkan pada data
reel konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka
menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah :
1) Pengumpulan dan pengolahan data
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbeklaan farmasi
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana
b. Metode Morbiditas/Epidemiologi
Dinamakan metode morbiditas krena dasar perhitungan adalah jumlah
kebutuhan perbekalan farmasi yang dibutuhkan untuk beban kesakitan
(morbidity load) yang harus dilayani.
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungabn, dan waktu
tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam metode ini adalah :
1) Menentukan jumlah pasien yang dilayani
2) Menentukan jumlah kunjugan kasus berdasarkan prevalensi penyakit
3) Formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi
4) Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
5) Penyesaian dengan alokasi dana yang trsedia
Contoh perhitungan
a) Menghitung masing-masing obat yang diperlukan penyakit :
 Berdasarkan pedoman penyakit diare akut, maka sebagai contoh
perhitungan sbb:
 Contoh untuk anak :
Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @200 ml.
Jumlah kasus 18.000 kasus.
Jumlah oralit yang diperlukan adalah :
18.000 kasus x 15 bungkus = 270.000 bungkus @200 ml
 Contoh untuk dewasa :
Satu siklus pengobatan diare diperlukan 6 bungkus oralit @1 liter.
Jumlah kasus 10.800 kasus.
Jumlah oralit yang diperlukan adalah :
10.800 kasus x 6 bungkus = 64.800 bungkus @1000 ml/1 liter.
b) Selain perhitungan di atas, kebutuhan obat yang akan datang harus
memperhitungkan perkiraan peningkatan kunjungan, lead time dan stok
pengaman.
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu :
1) DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard
Treatment Guidelines/STG), dan kebijakan setempat yang berlaku
2) Data catatan medik/rekam medik
3) Anggaran yang tersedia
4) Penetapan prioritas
5) Pola penyakit
6) Sisa persediaan
7) Data penggunaan periode yang lalu
8) Rencana pengembangan
Perbandingan metode konsumsi dan metode morbiditas :
Konsumsi Morbiditas
- Pilihan pertama dalam - Lebih akurat dan mendekati
perencanaan dan pengadaan kebutuhan yang sebenarnya
- Lebih mudah dan cepat dalam - Pengobatan lebih rasional
perhitungan - Perhitungan lebih rumit
- Kurang tepat dalam penentuan - Tidak dapat digunakan untuk
jenis dan jumlah semua penyakit
- Mendukung ketidakrasionalan - Data yang diperlukan :
dalam penggunaan obat  Kunjungan pasien
 10 besar pola penyakit
 Presentase dewasa dan
anak
4. Evaluasi Perencanaan
Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun
yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya
diikuti dengan evaluasi. Cara/Teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah
sebagai berikut :
1) Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi
2) Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik/terapi
3) Kombinasi ABC dan VEN
4) Revisi daftar perbekalan farmasi

1) Analisa ABC
Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh Sebagian kecil atau
beberapa jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat
memakan anggaran besar karena penggunaannya banyak, atau harganya
mahal. Dengan analisis ABC jenis-jenis perbekalan farmasi dapat
diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini
misalnya dengan mengoeksi Kembali apakah penggunaannya memang
banyak atau apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya (mis.
Merek dagang lain, bentuk sediaan, dsb). Evaluasi terhadap jenis-jenis
perbekalan farmasi yang menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif
dibandingkan evaluasi terhadap perbekalan farmasi yang relative
memerlukan anggaran sedikit. AB bukan singkatan melainkan suatu
penamaan yang menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan dimulai
dengan yang terbaik/terbanyak.
Prosedur :
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan
farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan
anggaran/rupiah terbanyak. Urutan Langkah sbb:
a) Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-
jenis/kategori, dan jumlahkan biaya per jenis kategori perbekalan farmasi.
b) Jumlahkan anggaran total, hitung maisng-maisng prosentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
c) Urutkan Kembali jenis-jenis perbekalan farmasi di atas, dimulai dengan
jenis yang memakan prosentase biaya terbanyak
d) Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
e) Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ± 70% anggaran
total (biasanya didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).
- Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%
 - Perbekalan farmasi kategori B menyerap anggaran 20%
- Perbekalan farmasi kategori C menyerap anggaran 10%

III. B. PENGADAAN
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui, melalui :
1. Pembelian
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
3. Sumbangan/droping/hibah
Pembelian dengan penawaran yang kompetitif merupakan suatu
metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan
harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan
pada kriteria berikut : mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai
syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat
dipercaya, kebijakan tentang tentang barang yang dikembalikan, dan
pengemasan.

Tujuan Pengadaan : mendapatkan perbekalan farmasi dengan

harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang
trejamin dan tepat waktu, proses berjalan lancer dan tidak
memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.

Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan :

1. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja (harga kontrak = visible cost
+ hidden cost), sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan terjamin
mutu (misalnya persyaratan masa kadaluwarsa, sertifikat Analisa/standar
mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet/MSDS, untuk bahan
berbahaya, khusus untuk alat Kesehatan harus mempunyai Certificate Of
Origin, waktu dan kelancaran semua pihak, dan lain-lain).
3. Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu, dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa kadaluawarsa
relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu harus
dihindari pengadaan dalam jumlah besar.
Guna menjamin tata kelola perbekalan farmasi yang baik, dalam proses
pengadaan harus diperhatikan adanya:
1) Prosedur yang transparan dalam proses pengadaan
2) Mekanisme penyanggahan bagi peserta tender yang ditolak
penawarannya
3) Prosedur tetap untuk pemeriksaan rutin consignments (pengiriman)
 4) Pedoman tertulis mengenai metode pengadaan. Pernyataan dari
anggota panitia pengadaan bahwa yang bersangkutan tidak
mempunyai konflik kepentingan
5) SOP dalam pengadaan
6) Kerangka acuan bagi panitia pengadaan selama masa tugasnya
7) Pembatasan masa kerja anggota panitia pengadaan misalkan
maksimal 3 tahun
8) Standar kompetensi bagi anggota tim pengadaan, panitia harus
mempunyai Sertifikat Pengadaan Barang dan Jasa
9) Kriteria tertentu untuk menjadi anggota panitia pengadaan terutama :
integritas, kredibilitas, rekam jejak yang baik
10) Sistem manajemen informasi yang digunakan untuk melaporkan
produk perbekalan farmasi yang bermasalah
11) Sistem yang efisien untuk memonitor post tender dan pelaporan
kinerja pemasok kepada panitia pengadaan
12) Audit secara rutin pada proses pengadaan
III. B. 1. PEMBELIAN
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan
perbekalan farmasi. Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden RI No. 94 Tahun 2007
tentang Pengendalian dan Pengawasan atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat,
Obat spesifik dan Alat Kesehatan yang berfungsi sebagai obat dan peraturan
presiden RI No. 95 tahun 2007 tentang Perubahan Ke tujuh atas Keputusan Presiden
No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Proses pembelian mempunyai beberapa Langkah yang baku dan
merupakan siklus yang berjalan terus menerus sesuai dengan kegiatan rumah sakit.
Langkah proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar perbekalan farmasi
yang akan diadakan, menentukan jumlah maisng-masing item yang akan dibeli,
menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, rekanan,
membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang,
melakukan pembayaran serta menyimpan kemudian mendistribusikan. Ada 4
metode pada proses pembelian:
a. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang mendaftar, dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan.pada penentuan harga, metode ini lebih
menguntungkan. Untuk pelaksanaannya memerlukan staf yang kuat, waktu yang
lama serta perhatian penuh.
b. Tender terbatas, sering disebut lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat
dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan
lelang terbuka.
c. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak
banyak dna biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
d. Pembelian langsung, pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia.
Harga tertentu dan relatif agak mahal.

III.B.2. PRODUKSI
Produksi perbeklaan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat,
merubah bentuk, dan pengemasan Kembali sediaan farmasi steril atau non steril
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan Kesehatan di rumah sakit. Kriteria
perbekalan farmasi yang diproduksi :
a. Sediaan farmasi dnegan formula khusus
b. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah
c. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
d. Sediaan farmasi yang tiak tersedia dipasaran
e. Sediaan farmasi untuk penelitian
f. Sediaan nutrisi parenteral
g. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
h. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru

Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :

a. Produksi steril
1. Sediaan steril
2. Total parenteral nutrisi
3. Pencampuran obat suntik/sediaan intravena
4. Rekonstitusi sediaan sitostatika
5. Pengemasan Kembali
b. Produksi non steril
1. Pembuatan puyer
2. Pembuatan sirup
3. Pembuatan salep
4. Pengemasan Kembali
5. Pengenceran

III. C. PENERIMAAN
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah
diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender,
konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh
petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus
terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifar
penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan farmasi harus ada tenaga
farmasi.

Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang

diterima seusia kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu.

Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan
spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Semua perbekalan farmsi harus
ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima. Perbekalan farmasi
harus segera disimpan di dalam lemari besi atau tempat ain yang aman. Perbekalan
farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah
ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
1. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
2. Khusus untuk alat Kesehatan harus mempunyai Certificate of Origin
3. Sertifikat Analisa produk

III. D. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
caramenempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan adalah :

a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut

bentuk sediaan san alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO dan
FIFO, dan disertaisistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuaikebutuhan.Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan
memperpendek jarak gudang dan pemakai dengan cara ini maka secara tidak
langsung terjadi efisiensi.

PENGATURAN TATA RUANG

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian
dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang den
gan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan
gudang adalah sebagai berikut :
1) Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :
a) Gudang menggunakan sistem satu lantai,jangan menggunakan sekat-
sekatkarena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat,
perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi,
ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U, atau
arus L.
2) Sirkulasi udara yang baik
Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah
adanyasirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik
akanmemaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat
dalammemperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.Idealnya dalam gudang
terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang
luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin, apabilakipas angin belum
cukup maka perlu ventilasi melalui atap.
3) Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.
Keuntungan penggunaan pallet: Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan
terhadap banjir, peningkatan efisiensi penanganan stok, dapat menampung
perbekalan farmasi lebih banyak.
4) Kondisi Penyimpanan Khusus
Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus
dilindungi darukeungkinan terputusnya arus listrik. Narkotika dan bahan
berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus danselalu terkunci. Bahan-
bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalamruangan
khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudanginduk.
5) Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar
sepertidus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang
pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung
pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih
berfungsi atau tidak.

PENYUSUNAN STOK PERBEKALAN FARMASI

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah berikut:
1) Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out)
dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa
 kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih
awal sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga
diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsa yang
lebih awal
2) Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur
3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika
4) Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,
cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai
5) Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode,
pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi perbekalan far
masi untuk penggunaan luar
6) Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi
7) Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan
farmasi tetap dalam box masing-masing
8) Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan
rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di
belakangsehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis
9) Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari
sumber anggaran yang berbeda.

III.E.PENDISTRIBUSIAN
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah
sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan
rawat jalan sertauntuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan pendistribusian : tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah

Jenis Sistem Distribusi

Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh IFRS dalam
mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang
dimaksud antara lain :
1) RESEP PERORANGAN
Resep perorangan adalah order/resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien.
Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan
oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep.
Keuntungan resep perorangan, yaitu :
 a) Semua resep/order dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian
memberikanketerangan atau informasi kepada pasien secara langsung
b) Memberikan kesempatan interaksi professional anatara dokter, apoteker,
perawat, dan pasien
c) Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat
d) Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien

Kelemahan/Kerugian
Sistem resep perorangan, yaitu :
a) Memerlukan waktu yang lebih lama
b) Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan

2) SISTEM DISTRIBUSI PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANG

Sistem distribusi persediaan lengkap di ruangan adalah tattanan kegiatan
pengantaran sediaan perbekalan farmas sesuai dengan yang ditulis dokter pada
order perbekalan farmasi yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat
dengan mengambil dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang
langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
Dalam sistem persediaan lengkap di ruangan, semua perbekalan farmasi
yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan perbekalan farmasi,
kecuali perbekalan farmasi yang jarang digunakan.

Keuntungan persediaan lengkap di ruang, yaitu :

a) Pelayanan lebih cepat
b) Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
c) Mengurangi penyalinan order perbekalan farmasi.

Kelemahan persediaan lengkap di ruang, yaituv:

a) Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order
perbekalanfarmasi tidak dikaji oleh apoteker
b) Persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas
ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu,
kurangdiperhatikan oleh perawat
c) Kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi tinggi
d) Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas
penyimpanan perbekalan farmasi yang sesuai di setiap ruangan perawatan
pasien
e) Diperlukan waktu tambahan lagi bagi perawat untuk menangani perbekalan
farmasi
 f) Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan
farmasi.Sistem distribusi persediaan lengkap ini hanya digunakan untuk
kebutuhan gawat darurat dan bahan dasar habis pakai.
Kerugian/kelemahan sistem distribusi perbekalan farmasi persediaan
lengkap di ruang sangat banyak. Oleh karena itu, sistem ini hendaknya tidak
digunakan lagi. Dalam sistem ini, tanggung jawab besar dibebankan kepada
perawat, yaitu menginterpretasi order dan menyiapkan perbekalan farmasi,
yang sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker.
Dewasa ini telah diperkenalkan sistem distribusi perbekalan farmasi
desentralisasi yang melaksanakan sistem persediaan lengkap di ruang terapi
di bawah pimpinan seorang apoteker. Jika sistem desentralisasi ini dilakukan,
kekurangan dari sistem distribusi perbekalan farmasi persediaan lengkap di
ruang akan dapat diatasi.

SISTEM DISTRIBUSI DOSIS UNIT (Unit Dose Dispensing =UDD)

Definisi perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang
diorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan
farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah
persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.Istilah “dosis unit” sebagaimana
digunakan rumah sakit, berhubungan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk
mendistribusikan kemasan itu.
Pasien membayar hanya perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja. Konsep
kemasan dosis bukan suatu inovasi baru bagi kefarmasian dan kedokteran karena
industry farmasi telah membuat unit tunggal untuk sampel dan pada tahun terakhir
telah dibuat menjadi produk kemasan tunggal yang dijual ke rumah sakit,
untuk melayani resep. Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah
tanggung jawab IRS, hal itu tidak dapat dilakukan di rumah sakit tanpa kerja sama
dengan pimpinan rumah sakit, staf medik, perawat, dan staf administrasi.
Jadi, dianjurkan bahwa suatu panitia perencana perlu ditetapkan untuk
mengembangkan pendekatan penggunaan suatu sistem distribusi dosis unit.
Kepemimpinan dari panitia ini seharusnya datang dari apoteker IFRS yang
menjelaskan kepada anggota lain tentang konsep distribusi perbekalan farmasi
dosis unit Sistem distribusi perbekalan farmasi dosis unit adalah metode dispensing
dan pengendalian perbekalan farmasi yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah
sakit. Sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung pada kebutuhan
khusus rumah sakit. Akan tetapi, unsur khusus berikut adalah dasar dari semua
sistem dosis unit, yaitu: Perbekalan farmasi dikandung dalam kemasan unit tunggal;
di dispensing dalam bentuk siap konsumsi; dan untuk kebanyakan
perbekalan farmasi tidak lebih dari24 jam persediaan dosis, diantarkan ke atau
tersedia pada ruang perawatan pasien setiap saat. Sistem distribusi dosis unit
dapat dioperasikan dengan salah satu dari 3 metode di bawah ini, yang pilihannya
tergantung pada kebijakan dan kondisi rumah sakit.
a) Sistem distribusi dosis unit sentralisasi
Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke semua unit rawat inap di rumah sakit
secara keseluruhan. Artinya, di rumah sakit itu mungkin hanya satu IFRS tanpa
adanya depo/satelit IFRS di beberapa unit pelayanan
b) Sistem distribusi dosis unit desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya
sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan
lengkap diruang, hanya saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola
seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh
IFRS sentral.

Keuntungan :
Beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinci sebagai berikut :
1) Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja
2) Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
3) Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
4) Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
5) Meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yanglebih
efisien
6) Mengurangi risiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
7) Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secarakeseluruhan
sejak dari dokter menulis resep/order sampai pasien menerimadosis unit
8) Sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan farmasi
bertambah baik
9) Apoteker dapat datang ke unit perawatan/ruang pasien, untuk
melakukankonsultasi perbekalan farmasi, membantu memberikan masukan
kepada tim,sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan psaien yang lebih
baik
10) Peningkatan dan pengendalian dan pemantauan penggunaan
perbekalanfarmasi menyeluruh
11) Memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi

Kelemahan:
1) Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
2) Meningkatnya biaya operasional
SISTEM DISTRIBUSI KOMBINASI
Sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep/order individual
sentralisasi, juga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas.
Perbekalan farmasi yang disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang
diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari diperlukan,
dan biasanya adalah perbekalan farmasi yang harganya murah mencakup
perbekalan farmasi berupa resep atau perbekalan farmasi bebas.

Keuntungan sistem distribusi kombinasi yaitu :

1) Semua resep/order perorangan dikaji langsung oleh apoteker
2) Adanya kesempatan berinteraksi dengan profesional anatara apoteker, dokter,
perawat, pasien / keluarga pasien
3) Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.

Rancangan Sistem Distribusi

Mendisain suatu distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit memerlukan :
1) Analisis sitematik dari rasio manfaat-biaya dan perencanaan operasional.Setelah
sistem diterapkan, pemantauan kinerja dari evaluasi mutu pelayanantetap
diperlukan guna memastikan bahwa sistem berfungsi sebagaimanadimaksudkan
2) Jumlah ruangan dalam sistem, cakupan geografis dan tata ruang rumah
sakit, populasi pasien
3) Kualitas dan kuantitas staf. Beberapa bentuk permintaan perbekalan farmasi dari
dokter kepada IFRS, yaitu :
a) Menggunakan resep yang dibuat rangkap dua, asli dikirim ke IFRS,
sedangkantembusan disimpan pada rekam medik.
b) Formulir order dari ruangan gawat inap langsung ke IFRS, contoh dari RSHS
c) Menggunakan fax, dari ruangan pasien, order/resep dokter dikirim melalui
fax. Hal ini tentu cukup mahal, akan tetapi untuk ruangan pasien yang jauh
dari IFRS, hal ini menguntungkan terutama dalam sistem
distribusi perbekalan farmasi sentralisasi
d) Komputerisasi, dari sistem komputer, dokter memasukan order ke
dalamkomputer, disimpan, dan order dicetak oleh IFRS. Untuk sistem
demikian,rumah sakit harus menyediakan ketentuan dan/atau prosedur untuk
melindungidata, mencegah akses dan perubahan data oleh orang
tidak berwenangterhadap order/resep perbekalan farmasi tersebut.

III.F. PENGENDALIAN
Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya
sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan
sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di unit-unit
pelayanan.

Tujuan : agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan

farmasi di unit-unit pelayanan
Kegiatan pengendalian mencakup :
1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok
inidisebut stok kerja
2) Menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit
pelayanan agar tidak mengalami kelurangan/kekosongan
3) Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari
mulai pemesanan sampai obat diterima.
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan
kefarmasian adalah sebagai berikut :

Rekaman Pemberian Obat

Rekaman/catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat
untuk menyiapkan obat sebelum pemberian. Pada formulir ini perawat memeriksa
obat yang diberikan sewaktu perawat berpindah dari pasien satu ke pasien lain
dengankereta obat. Dengan formulir ini perawat dapat langsung merekam/mencatat
waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai petunjuk.

Pengembalian obat yang tidak digunakan

Semua perbekalan farmasi yang belum diberikan kepada pasien rawat
tinggalharus tetap berada dalam kereta dorong atau alat bantu angkut apapun.
Hanya perbekalan farmasi dalam kemasan tersegel yang dapat dikembalikan ke IF
RS. Perbekalan farmasi yang dikembalikan pasien rawatjalan tidak boleh
digunakan kembali. Prosedur tentang pengembalian perbekalan farmasi ini perlu
dibuat oleh KFT bersama IFRS, perawat dan administrasi rumah sakit.

Pengendalian obat dalam ruang bedah dan ruang pemulihan

Sistem pengendalian obat rumah sakit harus sampai ke bagian bedah,
apoteker harus memastikan bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian ini
tepat order, disimpan, disiapkan, dan dipertanggungjawabkan
sehingga pencatatan perlu dilakukan seperti pencatatan di IFRS.

III.G.PENGHAPUSAN
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi
yangtidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar
dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang

sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang
berlaku.
Adanya penghapusan akan mengurangibeban penyimpanan maupun
mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang sub standar.

Sediaan perbekalan farmasi yang rusak

IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi kerusakan
dankadaluwarsa perbekalan farmasi serta penanganannya, IFRS harus diberi tahu
setiapada produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf
medik.

Penanganannya sebagai berikut:

1) Catatan dari manufaktur seperti nama dan nomor batch sediaan perbekalan
farmasi harus tertera pada resep pasien rawat jalan, order/P-3 pasien rawat
tinggal, rekaman pengendalian kemasan dan pada daftar persediaan dan
etiketyang bersangkutan
2) Dokumen tersebut no. 1 (resep, order perbekalan farmasi, dan sebagainya)
dikajiuntuk menetapkan penerima (pasien dan unit rawat) no batch perbekalan
farmasiyang ditarik
3) Dalam hal penarikan produk yang signifikan secara klinik, arus
disampaikankepada penerima bahwa mereka mempunyai produk perbekalan
farmasi yang akan ditarik itu. Untuk pasien rawat jalan, peringatan harus
dilakukan sedemikianagar tidak menyebabkan hal-hal yang tidak diinginkan.
Tetapi pasien harus dijamin mendapat penggantian perbekalan farmasi yang
ditarik. Pimpinan rumah sakit, perawat, dan staf medik harus diberi tahu setiap
penarikan perbekalan farmasi. Beberapa penjelasan juga harus diberitahukan
kepada pasien yangmenerima perbekalan farmasi yang ditarik
4) Memeriksa semua catatan pengeluaran, kepada pasien mana perbekalan
farmasidiberikan guna mengetahui keberadaan sediaan farmasi yang ditarik
5) Mengkarantina semua produk yang ditarik, diberi tanda “jangan gunakan”
sampai produk perbekalan farmasi tersebut diambil oleh atau dikembalikan.
III. H.PENCATATAN DAN PELAPORAN
III.H. 1.PENCATATAN
Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk
memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan
IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk
melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus
ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan
menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk
melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.

Fungsi:
a) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa)
b) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1(satu) jenis
perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran
c) Data pada kartu stok diguakan untuk Menyusun laporan, perencanaan pengadaan
distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi
dalam tempat penyimpanan.

Hal-hal yang harus diperhatikan:

a) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalanfarmasi
bersangkutan
b) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
c) Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran,hilang,
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok
d) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat:

a) Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)
b) Jumlah perbekalan farmasi yang diterima
c) Jumlah perbekalan farmasi yang keluar
d) Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa
e) Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

Manfaat informasi yang didapat:

a) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi
b) Penyusunan laporan
c) Perencanaan pengadaan dan distribusi
d) Pengendalian persediaan
e) Untukpertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian
f) Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS
Petunjuk Pengisian:
a) Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran perbekalan farmasi di kartu stok sesuai Dokumen Bukti
Mutasi Barang (DBMB) atau dokumen lain yang sejenis
b) Perbekalan farmasi disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
1) Perbekalan farmasi dalam jumlah besar (bulk) disimpan di
atas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memerhatikan tanda-
tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain)
2) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas
sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan
3) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forkliftuntuk
perbekalan farmasi yang berat
4) Perbekalan farmasi dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam
lemari terkunci dan kuncinya dipegang oleh petugas penyimpanan dan
pendistribusian
5) Satu jenis perbekalan farmasi disimpan dalam satu lokasi (rak,lemari, dan
lain-lain)
6) Perbekalan farmasi dan alat kesehatan uang mempunyai sifat khusus
disimpan dalam tempat khusus. Contoh: eter, film, danlain-lain.
c) Perbekalan farmasi disimpan menurut sistem FEFO dan FIFO
d) Kartu stok memuat nama perbekalan farmasi, satuan, asal (sumber) dan
diletakkan bersama perbekalan farmasi pada lokasi penyimpanan
e) Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :
1) Nama perbekalan farmasi
2) Kemasan
3) Isi kemasan
4) Nama sumber dana atau dari mana asalnya perbekalan farmasi
f) Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut :
1) Tanggal penerimaan atau pengeluaran
2) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran
3) Sumber asal perbekalan farmasi atau kepada siapa perbekalanfarmasi dikirim
4) No. Batch/ No. Lot.
5) Tanggal kadaluwarsa
6) Jumlah penerimaan
7) Jumlah pengeluaran
8) Sisa stok
9) Paraf petugas yang mengerjakan
KARTU STOK INDUK
Fungsi:
1) Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)
2) Tiap lembar kartu stok induk hanya diperuntukkan mencatat dan mutasi 1 (satu)
jenis perbekalan farmasi yang berasal dari semua sumber anggaran
3) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi
perbekalan farmasi
4) Data pada kartu stok induk digunakan sebagai Alat kendali bagi Kepala IFRS
terhadap keadaan fisik perbekalanfarmasi dalam tempat penyimpanan
Alat bantu untuk penyusunan laporan perencanaan pengadaan dan distribusi serta
pengendalian persediaan.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1) Kartu stok induk diletakkan di ruang masing-masing penanggung jawab
2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3) Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran,hilang,
rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Hal-hal yang harus Diperhatikan :

a) Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran
perbekalan farmasi di Kartu Stok Induk
b) Kartu Stok Induk adalah :
 Sebagai pencerminan perbekalan farmasi yang ada di Gudang
 Alat bantu bagi petugas untuk pengeluaran perbekalan farmasi
 Alat bantu dalam nentukan kebutuhan
c) Bagian judul pada kartu induk persediaan perbekalan farmasi diisi
dengan: Nama perbekalan farmasi tersebut Sumber/asal perbekalan
farmasi Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan,dihitung
sebesar waktu tunggu Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam
persediaan =sebesar stok kerja + waktu tunggu + stok pengamand.Kolom-kolom
pada Kartu Stok Induk persediaan perbekalan farmasi diisi dengan :
 Tanggal diterima atau dikeluarkan perbekalan farmasi
 Nomor dan tanda bukti mis nomor faktur dan lain-lain
 Dari siapa diterima perbekalan farmasi atau kepada siapa dikirim
 Jumlah perbekalan farmasi yang diterima berdasa sumber anggaran
 Jumlah perbekalan farmasi yang dikeluarkan
 Sisa stok perbekalan farmasi dalam persediaan
  Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahun kadaluwarsa,
nomor batch dan lain-lain.

III. H. 2. Pelaporan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan
administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajika
nkepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan :
- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi
- Tersedianya infromasi yang akurat
- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan
laporan
- Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan

Jenis laporan yang sebaiknya dibuat oleh IFRS meliputi :

No. Jenis Laporan Kegunaan Keterangan

1. Keuangan (laporan yang telah Untuk keperluan audit, wajib
dikeluarkan oleh IFRS) dibuat
2. Mutasi perbekalan farmasi Untuk keperluan perencanaan,
wajib dibuat
3. Penulisan resep generik dan Untuk keperluan pengadaan,
non generik wajib dibuat
4. Psikotropik dan narkotik Untuk audit POM dan
keperluan perencanaan, wajib
dibuat
5. Stok opname Untuk keperluan audit dan
perencanaan, wajib dibuat
6. Pendistribusian, berupa Untuk keperluan audit dan
jumlah dan pasien perencanaan, wajib dibuat
7. Penggunaan obat program Untuk keperluan audit dan
perencanaan, wajib dibuat
8. Pemakaian perbekalan Untuk keperluan audit dan
farmasi jaminan kesehtaan perencanaan, wajib dibuat
bagi Masyarakat miskin
9. Jumlah resep Untuk keperluan perencanaan
10. Kepatuhan terhadap Untuk keperluan perencanaan,
formularium informasikan untuk KFT
11. Penggumaan obat terbesar Untuk keperluan perencanaan,
informasikan untuk KFT
 12. Penggunaan antibiotik Untuk keperluan perencanaan,
informasikan untuk KFT
13. Kinerja Untuk audit

Komputerisasi
Banyak tugas/fungsi penanganan informasi dalam seistem pengendalian
perbekalanfarmasi (misalnya, pengumpulan, perekaman, penyimpanan, penemuan
kembali,meringkas, mengirimkan, dan informasi penggunaan perbekalan farmasi)
dapatdilakukan lebih efisien dengan komputer daripada sistem manual. Akan
tetapi,sebelum sistem pengendalian perbekalan farmasi dapat dikomputerisasi.
Suatu studiyang teliti dan komprehensif dari sistem manual yang ada,
wajib dilakukan. Studi iniharus mengidentifikasi aliran data di dalam sistem dan
menetapkan berbagai fungsiyang dilakukan dan hubungan timbal balik berbagai
fungsi itu. Informasi ini kemudian digunakan sebagai dasar untuk mendisain atau
mengevaluasi secara prospektif suatu sistem komputer.

III.I.MONITORING DAN EVALUASI

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi
(monev). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan
perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev dapat dilakukan
secara periodic dan berjenjang. Keberhasilan monev ditentukan oleh supervisor
maupun alat yang digunakan.

Tujuan : Meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan

farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan

Indikator yang dapat digunakan dalam melakukan monitoring evaluasi pengelolaan

perbekalan farmasi antara lain:

Nama Indikator:
1. Alokasi dana pengadaan obat
a) Latar belakang
Ketersediaan dan pengadaan obat yang sesuai dengan kebutuhan obat
untuk pasien merupakan prasyarat terlaksananya penggunaann obat yang
rasional yang pada gilirannya akan meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan. Dengan indikator ini akan dapat dilihat komitmen pihak rumah
sakit dalam penyediaan dana pengadaan obat sesuai kebutuhan tumah sakit.
b) Definisi
Dana penggadaan obat adalah besarnya dana pengadaan obat
yangdisediakan/dialokasikan oleh pihak rumah sakit untuk memenuhi
kebutuhan obatuntuk pelayanan kesehatan di rumah sakit tersebut. Yang
dilihat pada indikator ini adalah jumlah dana anggaran pengadaan obat yang
disediakan pihak rumahsakit dibandingkan dengan jumlah kebutuhan dana
untuk pengadaan obat yangsesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
c) Pengumpulan Data
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di rumah sakit berupa total
dana pengadaan obat, dan kebutuhan dana pengadaan obat yang sesuai
dengan kebutuhan rumah sakit.
d) Perhitungan dan Contoh

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑎𝑛𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑅𝑆

Kesesuaian dana pengadaan obat = 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑘𝑒𝑏𝑢𝑡𝑢ℎ𝑎𝑛 𝑑𝑎𝑛𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑜𝑏𝑎𝑡 x 100%

Misalnya :
Besarnya total dana pengadaan= Rp. 125.000.000
Besarnya total kebutuhan dana pengadaan obat = Rp. 135.000.000
Kesesuaian dana pengadaan obat =
125.000.000 / 135.000.000 x 100%= 92,5%
e) Penyampaian Hasil
Dana pengadaan obat yang disediakan oleh pemerintah adalah sebesar
92,5% dari total kebutuhan rumah sakit.
f) Catatan
Total dana pengadaan obat adalah seluruh anggaran pengadaan obat yang
berasal dari semua sumber anggaran yang ada.
g) Angka Ideal
Dana pengadaan obat yang disediakan sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.
 BAB IV
KEGIATAN FARMASI KHUSUS

IV. A. PENANGANAN BAHAN SITOSTATIK DAN BAHAN BERBAHAYA

LAIN
Bahan sitostatika adalah zat/obat yang merusak dan membunuh sel normal
dan sel kanker,serta digunakan untuk menghambat pertumbuhan tumor malignan.
Istilah sitostatika biasa digunakan untuk setiap zat yang mungkin genotoksik,
mutagenik, onkogenik, teratogenik, dan sifat berbahaya lainnya. Sitostatika
tergolong obat beresiko tinggi karena mempunyai efek toksik yang tinggi terhadap
sel, terutama dalam reproduksi sel sehingga dapat menyebabkan karsinogenik,
mutagenik, dan teratogenik. Oleh karena itu, penggunaan obat stostatika
membutuhkan penanganan khusus untuk menjamin keamanan, keselamatan
penderita, perawat, professional Kesehatan, dan orang lain yang tidak menderita
sakit. Tujuan penanganan bahan sitostatika/berbahaya adalah untuk menjamin
penanganannya yang tepat dan aman di rumah sakit. Penanganan sitostatika harus
memerhatikan :
1) Dilaksanakan dengan teknik aseptik
2) Pengerjaan dalam Biological Safety Cabinet (BSC)
3) Petugas yang bekerja harus terlindungi
4) Jaminan mutu produk
5) Dilaksanakan oleh petugas yang terlatih
6) Adanya protap Standar kerja yang harus dipersiapkan meliputi :
i. Teknik khusus penanganan sitostatika
ii. Perlengkapan pelindung (baju, topi, masker, sarung tangan)
iii. Pelatihan petugas
iv. Penandaan, pengemasan, tranportasi
v. Penanganan tumpahan obat sitostatika
vi. Penanganan limbah.
Contoh Prosedur Tetap penanganan sitostatika yang aman terdiri dari :
 Persiapan-Bahan : obat sitostatika, pelarut-Alat: spuit, jarum,
baju, sarung tangan, masker, topi, sarung kaki
 Protap ruang aseptik
 Protap pengerjaan dalam ampul
 Protap pertolongan pertama jika terjadi kecelakaan saat penyiapan sitostatika
 Protap penanganan jika obat jatuh dan pecah
 Protap penanganan limbah sitostatika
IV. A. 1. Sarana dan Prasarana yang Diperlukan untuk Penanganan
Sitostatika
A. Ruang
1) Persyaratan Ruang Aseptik :
a) Ruang tidak ada sudut atau siku
b) Dinding terbuat dari epoksi
c) Partikeludarasangatdibatasi : kelas100,1000,10000 partikel/liter
d) Aliran udara diketahui dan terkontrol
e) Tekanan ruangan diatur
f) Suhu dan kelembapan udara terkontrol (suhu : 18-22o C) dan kelembaan
35-50%)g.
g) Ada HEPA Filter
2) Ruang Transisi Ruangan ini terletak antara ruang cuci tangan dan ruang
aseptik, diruangan ini petugas menggunakan perlengkapan steril
3) Ruang Cuci Tangan Ruangan ini digunakan untuk membersihkan tangan
sebelum dansesudah melakukan penanganan obat sitostatika.

B. Alat
1) Pass Box
Jendela antara ruang administrasi dan ruang aseptik berfungsi untuk keluar
masuknya obat kedalam ruang aseptik
2) Laminar Air Flow (LAF)
LAF yang digunakan untuk pencampuran sitostatika adalah tipe : Biological
Safety Cabinet (BSC). Validasi HEPA filter dilakukan setiap 6 bulan dengan
jalan kalibrasi. HEPA filter diganti setiap 4 tahun sekali. Aliran udara yang
masuk kedalam LAF harus konstan
3) Kelengkapan APD (Alat Pelindung Diri) Kelengkapan unit terdiri dari :
a) Baju : terbuat dari bahan yang tidak mengandung serat dan harus menutupi
seluruh anggota badan kecuali muka.
b) Topi : harus menutupi kepala sampai leher
c) Masker : harus mempunyai kaca plastik, untuk melindungi mata jika
petugas tidak menggukan google
d) Sarung tangan : digunakan rangkap dua dan terbuat dari bahan latex
e) Sepatu : terbuat dari bahan yang tidak tembus benda tajam
4) Biological Safety Cabinet (BSC)
Alat ini digunakan untuk pencampuran sitostatika. Alat
ini berfungsi untuk melindungi petugas, materi yang dikerjakan dan lingkungan
sekitar. Prinsip kerja dari alat ini adalah: tekanan udara di dalam lebih negatif
dari tekanan udara diluar sehingga aliran udara bergerak dari luar ke dalam BSC.
Di dalam BSC udara bergerak vertical membentuk sehingga jika ada peracikan
 obat sitostatika tidak terkena petugas. Untuk validasi alat ini harus dikalibrasi
setiap 6 bulan.

IV. B. SEDIAAN RADIO FARMASI

Prinsip dasar dari pembuatan, pengemasan, sterilisasi, pengujian, dan
pengendalian obat didalam rumah sakit juga berlaku untuk sediaan radio farmasi.
IFRS padadasarnya tidak terlibat langsung dalam penanganan sediaan radio
farmasi.Keterlibaan IFRS dalam penanganan sediaan radiofarmasi adalah pada saat
pemesanan dan penerimaan sediaan tersebut. Setelah sediaan tiba di IFRS, maka
sediaan tersebut langsung dikelola oleh bagian radio nuklir di masing-masing
rumahsakit. Hal yang penting untuk diperhatikan IFRS berkaitan dengan
sediaanradiofarmasi adalah mengetahui jumlah seidaan yang dipesan, digunakan
dan sisa stok.

IV.C. PERBEKALAN FARMASI YANG DIBAWA PENDERITA

Penggunaan obat milik penderita yang dibawa dari tempat asal ke dalam
rumah sakit harus sedapat mungkin dihindari. Obat tersebut dapat digunakan jika :
1) Disetujui dokter yang merawat penderita tersebut di rumah sakit
2) Tidak memengaruhi keamanan dan efektivitas obat yang diberikan dokter diru
mah sakit
3) Obat tidak dapat diperoleh IFRS Jika boleh digunakan, dokter harus menulis
suatu resep yang sesuai dalam
kartu pengobatan penderita. Obat yang dibawa penderita harus dikirim ke IFRS
untuk diverifikasi identitasnya. Jika identitas obat tersebut telah diperoleh,
maka harus disiapkan/diracik sebagai bagian dari sistem dosis unit, tidak
terpisah. Jika obat dimaksud sulit untuk diidentifikasi, maka obat tersebut tidak
boleh digunakan.

IV. D. PERSEDIAAN PERBEKALAN FARMASI UNTUK KEADAAN

DARURAT
Persediaan perbekalan farmasi dalam keadaan darurat adalah persediaan
perbekalanfarmasi yang digunakan untuk menangani kasus darurat di masing-
masing ruangan. Di bawah ini diberikan contoh persediaan farmasi untuk keadaan
darurat di beberapa bangsal :
A. Ruang Anak

No Tgl Jam Nama BMHP Jumlah Paraf

Petugas
A Injeksi
1 Adrenalin HCl
2 Aminofilin inj
3 Ampicillin 1 g inj
4 Atropine sulfat inj
5 Chloramphenicol inj
6 Dexametason inj
7 Dextrose 40%
B Infus
1 Dextrose 10% inf
2 Dextrose 5% inf
3 KAEN 3A
4 KAEN 3B
5 KCl 7.4% larutan N4 (1:4)
6 NaCl 0.9% inf
7 Ringer lactat inf
C Lain-lain
1 Ventolin Nebul
D Alat Kesehatan
1 3 ways
2 3 ways berekor
3 IV Catheter 20
4 IV Catheter 22
5 IV Catheter 24
6 IV Catheter 26
7 Blood Transfusion set
8 Disp. 1 cc
9 Disp. 3 cc
10 Disp. 5 cc
11 Disp. 10 cc
12 Folley cath.6
13 Folley cath.8
14 Folley cath.10
15 Infusion buret
16 Infusion set
 17 Infusion set m-drip
18 NGT 5
19 NGT 6
20 NGT 8
21 NGT 10
22 Urine bag non steril
23 Deks. Urine bag collector
24 Wing needle 25
25 Wing needle 27

B. Ruang Bedah

No Tgl Jam Nama BMHP Jumlah Paraf

Petugas
A Injeksi
1 Adrenalin HCl inj
2 Aminofilin inj
3 Atropine sulfat inj
4 Ca Gluconas inj
5 Chlorpromazin inj
6 Cortison Acetat inj
7 Dexamethasone inj
8 Furosemide inj
9 Gentamicin inj
10 Lidocaine inj
11 Ranitidine inj
12 Tramadol inj
B Infus
1 Bic.Nat 8.4%
2 Manitol 20%
3 NaCl 0.9% inf
4 Ringer Lactat inf
C Alat Kesehatan
1 3 ways
2 Abbocath 16
3 Abbocath 18
4 Abbocath 20
5 Abbocath 22
 6 Abbocath 24
7 Cath. Suction 14
8 Cath. Suction 16
9 Disp. Eletroda redot
10 Disp. 1 cc
11 Disp. 3 cc
12 Disp. 5 cc
13 Disp. 10 cc
14 Disp. 20 cc
15 Folcath 16
16 Folcath 18
17 Infusion set
18 Infusion set M-Drip
19 Mayo 4
20 Nasal oksigen
21 Stomach tube 16
22 Stomach tube 18
23 Urine bg non steril
24 Deks.urine bag collector
D Lain-lain
1 Aqua bidest
2 KY jelly
3 USG jelly

C. Ruang Medikal
No Tgl Jam Nama BMHP Jumlah Paraf
Petugas
A Injeksi
1 Adrenalin HCl inj
2 Aminofilin inj
3 Atropine sulfat inj
4 Ca gluconas inj
5 CaCl2
6 Dexamethasone inj
7 Dextrose 40%
8 Furosemide inj
9 KCl 7.46%
10 Paradryl
 11 Paramidon
B Infus
1 Dextrose 5% inf
2 Dextrose 10% inf
3 Dextrose 2.5% inf + NaCl
0.45%
4 NaCl 0.9% inf
5 Ringer lactat inf
C Alat Kesehatan
1 3 ways
2 Cath suction 14 disp.
Eletroda redot
3 Disp. 1 cc
4 Disp. 3 cc
5 Disp. 5 cc
6 Disp. 10 cc
7 Disp. 20 cc
8 IV CATH 20
9 Folcath 18
10 Infusion set
11 Infusion set M-Drip
12 Nasal oksigen

Mekanisme pengelolaan perbekalan farmasi untuk keperluan darurat adalah

sebagai berikut :
1) Perbekalan farmasi harus selalu tersedia. Tidak boleh ada
perbekalan farmasiyang kosong
2) Perbekalan farmasi harus dicek setiap kali ada perubahan penanggung
jawabruangan, misal ada alih jaga dari petugas siang ke malam dan sebaliknya
3) Perbekalan farmasi yang kosong harus segera diajukan permintannya
kepadaIFRS
4) Persediaan untuk masing-masing item perbekalan farmasi ditetapkan oleh KFT.

Perbekalan farmasi untuk keadaan darurat, harus disediakan untuk

pengobatan gangguan jantung, gangguan peredaran darah, reaksi alergi, konvulsi
dan bronkospasme, KFT harus menetapkan obat dan perlengkapan yang masuk ke
dalam persediaan untuk keadaan darurat. Persediaan obat untuk keadaan darurat
harus diinspeksi oleh personal IFRS secra rutin untuk menetapkan kadaluwarsa dan
untukmempertahankan isi pada jumlah yang memadai.
IV. E. PERBEKALAN FARMASI DONASI/UJI COBA
Perbekalan farmasi donasi adalah perbekalan farmasi yang diberikan secara
cuma-cuma atau gratis dari perusahaan farmasi untuk digunakan di rumah sakit
tanpaimbalan apapun. Perbekalan farmasi ini dapat dijadikan aset rumah sakit.
Perbekalanfarmasi uji coba adalah perbekalan farmasi baru yang diberikan secara
Cuma-Cumauntuk diuji coba efektivitasnya.Syaratnya:-Perbekalan farmasi baru
sebelum diuji coba harus mendapatkan pengesahanterlebih dahulu dari
KFT/Komite Medik.-Perbekalan farmasi Me too baru tetap diuji coba, harus dapat
pengesaan dari user,kemudian user mengajukan surat permohonan kepada ke IFRS.
IFRS akanmenindaklanjuti surat tersebut kepada KFT untuk mendapatkan
pengesahan.

IV. F. OBAT PROGRAM KESEHATAN

Obat program kesehatan adalah obat yang disediakan untuk keperluan
program kesehatan baik yang berskala nasional maupun lokal. Obat dimaksud
digunakan untuk keperluan program kesehatan tertentu seperti program
penanggulangan : HIV/AIDS, TB, Flu Burung, Malaria, dan lain sebagainya. Pada
umumnya rumah sakit tidak perlu mengadakan obat program kesehatan, akan tetapi
rumah sakit dapat berkonstribusi dalam perencanaan kebutuhan obat tersebut
dengan berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan setempat (Dinas kesehatan
kabupaten/kota dan propinsi). Dalam hal ini rumah sakit
perlu mengingatkan Dinas Kesehatan menjadi leading sector dalam pengelolaan
obat program kesehatan secara keseluruhan. Ruang lingkup tanggung jawab Dinas
Kesehatan mengenai obat program kesehatan meliputi : perhitungan rencana
kebutuhan, penyimpanan dan distribusi obat serta relokasi obat dari satu
unit pelayanan kesehatan kepada unit pelayanan kesehatan yang lain.
Rumah sakit pada dasarnya dapat mengakses obat program kesehatan yang
ada di Dinas kesehatan dengan cara mengajukan permohonan kepada Dinas
Kesehatan dan selanjutnya membuat laporan penggunaan obat tersebut secara
periodik kepada Dinas Kesehatan dimana obat tersebut diperoleh.
Syarat lain yang harus dipenuhi adalah obat program kesehatan hanya boleh
dipergunakan bagi pasien tertentu sesuai dengan kriteria, target dan sasaran
programtersebut. Selain itu obat tersebut tidak boleh diperjualbelikan kepada
penderita.
 BAB V
PENGENDALIAN MUTU

Mutu obat yang rendah dapat memengaruhi mutu pelayanan kesehatan

diantaranya menyebabkan rendahnya efek terapi dan efek samping.Kriteria mutu
meliputi : kemurnian, potensi, keseragaman bentuk sediaan, bioavailabilitas,dan
stabilitas. Semua aspek mutu diatas dapat dipengaruhi oleh proses
pembuatan, pengemasan, penyimpanan, dan faktor lainnya. Mutu obat yang renda
h akan menghasilkan efek terapi substandar serta dapat menimbulkan reaksi efek
samping maupun efek toksis pada penderita.
Kedua hal tersebut tentunya akan berpengaruh terhadap keselamatan pender
itaserta pemborosan sumber daya yang sudah sangat terbatas.
Pengelolaan perbekalan farmasiyang efisien di rumah sakit akan
meningkatkan ketersediaan obat dengan mutu yangmemadai sebagai bentuk
penghematan. Apotekerdi IFRS mempunyai peran vital untuk menjamin mutu obat
yang baik serta pengelolaan perbekalan farmasi yang efektif Ada beberapa kegiatan
pengendalian mutu yang dapat dilakukan oleh IFRS antara lain:

V.A.PENGENDALIAN SECARA ORGANOLEPTIS

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena
faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual dan
jikadari pengamaran visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan
dengancara organoleptik, maka harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.

Tanda-tanda perubahan mutu obat:

1) Tablet; Terjadinya perubahan warna, bau, atau rasa. Kerusakan berupa noda,
berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan/atau terdapat benda asing,
jadi bubuk dan lembab. Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat memengaruhi
mutu obat
2) Kapsul; Perubahan warna isi kapsul, Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat
satu dengan lainnya.
3) Tablet salut Pecah-pecah, terjadi perubahan warna Basah dan lengket satu
dengan yang lainnya Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan
fisik
4) Cairan Menjadi keruh atau timbul endapan Konsistensi berubah Warna atau rasa
berubah Botol-botol plastik rusak atau bocor
5) Salep Warna berubah Konsistensi berubah Pot atau tube rusak atau bocor Bau
berubah
6) Injeksi Kebocoran wadah (vial, ampul) Terdapat partikel asing pada serbuk
injeksi Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau
adaendapan Warna larutan berubah

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah:

Dikumpulkan dan disimpan terpisah Dikembalikan/diklain sesuai aturan
yang berlaku Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku.
Pengamatan mutu untuk alat-alat kesehatan:
Beberapa aspek yang dapat dijadikan dasar pengamatan mutu alat kesehatan
antaralain:
 Masa kadaluwarsa, perhatikan apakah masa kadaluwarsanya sudah
terlampauiatau belum. Jika sudah lewat masa kadaluwarsa jangan mengambil
risiko untuk menggunakannya
 Waktu produksi, cermati kapan produksi alkes tersebut. Bila lebih dari masa
kadaluwarsa yang umum berlaku sebaiknya berkonsultasi dengan user.
 Kemasan, jika kemasan sudah rusak sekalipun masa kadaluwarsanya
belumterlampaui sebaiknya jangan digunakan.
 Penampilan fisik, Kondisi penampilan fisik yang nampak masih sama dengan
produk alkes yang baru ini dapat dijadikan pertimbangan apakah produk alkes
tersebut masih dapat digunakan atau tidak. Selain tiu dapat juga melakukan
konsultasi dengan user.

Program pengendalian mutu obat secara organoleptis tidak membutuhkan

biaya dan dapat dilakukan secara periodik oleh IFRS

V. B. PENGENDALIAN MUTU OBAT SECARA LABORATORIS

Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari pengendalian mutu obat dengan
cara organoleptis.

Program pengendalian mutu obat khususnya untuk uji laboratorium

dapat berlangsung bila rumah sakit mengalokasikan dana pengujian
 BAB VI
ANGGARAN DALAM PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Penganggaran merupakan suatu mekanisme penting dalam pengelolaan obat.

Untuk dapat melakukan penganggaran yang sesuai dengan kebutuhan,
maka diperlukan adanya suatu data pendukung yang memadai. Data yang
diperlukan untuk mendukung penyusunan anggaran antara lain:
 Data kompilasi penggunaan obat per tahun
 Data kompilasi biaya perbekalan farmasi per tahun
 Data biaya obat per kasus per tahun
 Data sisa stok

Tujuan penganggaran : agara dapat memenuhi kebutuhan obat di rumah

sakit

Kendala Anggaran dalam Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan
perbekalan farmasi adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan
kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit.Kendala umum
dijumpai di rumah sakit dalam pengelolaan obat meliputi beberapa aspek antara
lain:
 Sumber daya manusia
 Sumber anggaran yang terbatas
 Sarana dan prasarana
Pad bab ini hanya akan dibahas mengenai keterbatasan anggaran di rumah
sakit. Pada banyak rumah sakit di daerah terpencil ini sangat mencolok. Sebagai
contoh di rumah sakit kelas C di Indonesia Timur. Anggaran yang disediakan oleh
pemerintah daerah per tahun adalah sekitar 30 juta rupiah. Jumlah tempat tidur
sekitar 177. Rumah sakit ini merupakan rujukan untuk Kabupaten
sekitarnya. Untuk mengatasi situasi ini rumah sakit bekerjasama dengan BUMN di
bidang farmasi membuka apotek. Akibat dari pembukaan apotek swasta
menyebabkanrumah sakit tidak mempunyai akses untuk mengontrol penggunaan
obat di rumah sakit.
Padahal pendekatan pemecahan masalah seperti itu bukan satu-satunya cara.
Mengingatkondisi diatas tentunya diperlukan informasi untuk menentukan sumber
anggaran atausumber obat yang dapat diakses oleh rumah sakit.
VI.A. 1. SUMBER ANGGARAN
Untuk menunjang pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit,
ada beberapasumber anggaran yang dapat diakses. Sumber anggaran ini dapat
bersumber dari pemerintah maupun pihak swasta.
VI. A. 1. SUMBER ANGGARAN YANG BERASAL DARI PEMERINTAH
1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
Anggaran ini berasal dari anggaran pemerintah pusat. Rumah Sakit
UmumPusat akan dapat mengakses anggaran ini secara langsung,sedangkan rumah
sakit umum daerah dapat mengakses anggaran inidalam bentuk natura seperti obat
program kesehatan atau obat buffer propinsi dan kabupaten/kota yang disediakan
oleh Depkes.
2. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
Anggaran ini dapat berasal dari pemerintah Kabupaten/Kota maupun propinsi.
3. Revolving Fund
Dana ini awalnya dari pemerintah, dari pengalaman dibeberapa daerah
berasal dari pemerintah daerah. Dana ini selanjutnya diserahkan kepada rumah sakit
melalui keputusan Walikota/Gubernur untuk dikelola khusus
untuk penyediaan obat di rumah sakit. Mekanisme ini sangat membantu rumah
sakit untuk mengatasi kendala keterbatasan dana penyediaan obat.
VI. A. 2. SUMBER ANGGARAN YANG BERASAL DARI SWAST/
1. Corporate Social Responsibility (CSR).
Kegiatan ini merupakan tanggung jawab moral dari suatu Perusahaan.
Perusahaan yang berskala nasional
(Swasta asing/nasional maupun BUMN) maupun internasional pada umumnya
mempunyai program ini. Untuk dapat mengakses anggaran pada program ini
dibutuhkan suatu proposal dari rumah sakit kepada perusahaan. Anggaran melalui
CSR ini dapat berlangsung jangka pendek maupun jangka Panjang tergantung dari
kemampuan negosisasi dan juga penerapan dilapangan.
2. Donasi
Obat dan perlengkapan donasi dapat diperoleh di
beberapa perusahaan, Lembaga Swadaya Masyarakat nasional maupun
internasional. Obat donasi ini umumnya akan berdatangan bila terjadi suatu
bencana atau kejadian luar biasa di suatu daerah. Di luar situasi tersebut obat donasi
masih dapat diakses oleh rumah sakitdengan cara mengajukan proposal kepada
lembaga tersebut diatas.Hal yang perlu diperhatikan pada saat mengajukan atau
menerimaobat donasi adalah: Masa kadaluwarsa obat tersebut. Potensi sediaan
harus sesuai dengan potensi yang lazimdigunakan di Indonesia. Bahasa dalam label
di upayakan Bahasa Indonesia atau BahasaInggris. Jangan sampai terjadi karena
obat donasinya dari Rusiasemua tulisan dalam label obat berbahasa Rusia.
3. Asuransi
Anggaran yang berasal dari asuransi yang saat ini ada dan dapatdiakses oleh
rumah sakit antara lain : Askes, Jamsostek
maupun program Jaminan Kesehatan bagi Masyarakat Miskin yang saat ini berub
ah nama menjadi Jaminan Kesehatan Masyarakat.
Ada banyak sumber anggaran/sumer obat yang dapat diakses oleh
rumah sakit untuk menunjang pelayanan
 BAB VII
PENUTUP

Buku pedoman ini diharapkan dapat digunakan sebagai acuan bagi

apoteker yang bekerja di rumah sakit dalam pengelolaan perbekalan farmasi yang
baik. Pengelolaan perbekalan farmasi yang baik, efektif, dan efisien akan
mendorong penggunaan obat yang rasional di rumah sakit.
Pengelolaan perbekalan farmasi yang baik diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi biaya pengobatan. Diharapkan dengan terlaksananya pengelolaan obat
yang baik, akan berkontribusi terhadap peningkatan mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit.

Manado, Agustus 2023

Menyetujui,

Direktur Ketua