Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu serangkaian aktivitas
rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data
dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang

artinya suatu intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti
dapat membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan

teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan suatu kegiatan operatif,
menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam menciptakan suatu
organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai

suatu aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan,
menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan
dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para

Ahli
Agar lebih memahami apa yang dimaksud administrasi perkantoran, maka
kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi
administrasi perkantoran menurut para ahli diantaranya :

1. George Terry

Administrasi Perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan

pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi suatu
penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Administrasi Perkantoran adalah suatu turunan dari ilmu dan seni manajemen
yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati

Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup

kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dalam
melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Administrasi Perkantoran ini berfungsi untuk melaksanakan komunikasi

pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

Administrasi Perkantoran adalah suatu pemberian yang tertuju pada semua

kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi,
pengelolaan gudang, dan marketing.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas,
secara umum tujuan dari suatu proses manajemen perkantoran ini adalah
agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta
memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

 Teknis yang memiliki manfaat dan daya guna.

 Ekonomis yang harganya pantas atau sesuai dengan yang
seharusnya.
 Psikologis dapat memberikan kepuasan.

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap diantaranya

:

 Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak

yang membutuhkan untuk suatu pelaksanaan tugas organisasi secara
efektif dan efisien.
 Melakukan suatu pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar
dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta
prosedur yang tepat.
 Menerapkan suatu kebijakan perusahaan atau departemen dan
memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
  Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk dapat
mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
 Memberikan suatu pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
 Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan
membuat suatu laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan
penggajian.
 Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara
hingga memilih pegawai.
 Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan
kebijakan suatu perusahaan kepada para pegawai.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ini memiliki perbedaan dengan tata usaha
perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan samapai luas
lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih
jelasnya berikut karakteristik atau ciri-ciri administrasi perkantoran yaitu :

 Bersifat dalam Pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang.

Hal ini bermakna bahwa suatu pekerjaan kantor umumnya merupakan
dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
 Merembes dan dapat dilaksanakan oleh semua pihak.
Hal ini bermakna bahwa suatu pekerjaan kantor berdampak pada unit-
unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
 Hasil akhirnya berupa suatu informasi.
Informasi ini adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat
dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap suatu informasi yang berada di kantor lain
yakni pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan
karyawan organisasi dsb.
 Bersifat untuk memudahkan.
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki macam-
macam kegiatan dari setiap perusahaan yang dipersatukan.
 Bersifat sebagai pengetikan dan penghitungan.
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan
yang mengetik.
 Dapat dilakukan oleh semua pihak.
Pekerjaan kantor yang tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang
beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam suatu perencanaan kerja
bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan
prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya

sebagai berikut :

1. Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi

perkantoran diantaranya adalah :

 Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah suatu proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan

kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran terdiri atas :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan atau cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Anggaran (budgetting) perkantoran
7. Standar kualitas kerja
8. Sistem informasi dan telekomuniktasi

 Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi yang

meliputi :

1. Pembagian suatu tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi

perusahaan.
2. Pemeliharaan suatu hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun
dengan bawahan.
3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat dan sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan.

 Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang dapat meningkatkan

efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan suatu lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran ialah sebagai berikut :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan suatu pengawasan

terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan suatu motivasi
terhadap bawahan.
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan suatu
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4. Penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk
dapat berkomunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya
dapat berjalan lancar.
6. Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam hal pemberian gaji
karyawan.

 Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah suatu kegiatan yang mematikan bahwa

sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin
dicapai. Objek pengawasan perkantoran adalah terdiri dari :

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor
5. Waktu
6. Biaya perkantoran

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana atau fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup

administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :

 Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah

sebagai berikut :

1. Keamanan
2. Lingkungan
3. Harga

 Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan suatu gedung adalah
sebagai berikut :

1. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.

2. Gedung yang memiliki fasilitas yang memadai.
3. Harga gedung yang harus kompetitif seimbang dengan biaya dan
keuntungannya.

 Peralatan

Peralatan yang digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai

berikut :

1. Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan
sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya,
ini memiliki peranan penting dalam kantor.
2. Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena,
dan tinta printer serta peralatan habis pakai lainnya.

 Interior

Interior adalah suatu tatanan perabot atau perangkat yang menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan,
ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

 Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan suatu kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan

mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan
kebutuhan interior.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada 5 fungsi administrasi perkantoran yang ada kaitannya
dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi
administrasi perkantoran sebagai berikut :

 Fungsi Rutin yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
 Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan
pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
 Fungsi Analis yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan cara
berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu
dengan cepat dan tepat.
  Fungsi Interpersonal yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan
analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta
keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
 Fungsi Manajerial yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

 Organisasi ialah mengelompokkan dan menyusun suatu kerangka
kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu
wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
 Manajemen berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan,
membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok
orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah
ditentukan dan dapat tercapai dengan baik.
 Komunikasi adalah suatu kegiatan yang menyampaikan berita,
pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang
bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan
dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
 Informasi adalah suatu kegiatan yang menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai
informasi.
 Personalia ialah suatu kegiatan yang mengatur dan mengolah
penggunaan tenaga kerja
 Keuangan adalah suatu kegiatan yang mengatur dan mengolah
penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban
penggunaan dana.
 Perbekalan adalah suatu kegiatan yang merencanakan, mengurus dan
mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
 Humas ialah suatu kegiatan yang menciptakan hubungan dan
dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar
perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai √ Administrasi Perkantoran :

Pengertian, Fungsi, Tujuan, Unsur, Karakteristik & Ruang Lingkupnya
Lengkap. Semoga dapat bermanfaat dan bisa menambah wawasan serta
ilmu pengetahuan bagi para pembaca. Sekian dan Terima Kasih.