e1-VHP MANUAL BOOK

MODUL – ACCOUNT RECEIVABLE

PENCARIAN SELISIH DAN

PERBAIKAN A/R VS TRIAL
BALANCE
 LANGKAH - LANGKAH PENCARIAN DAN PEMBETULAN SELISIH AR VS TRIAL BALANCE

1. Langkah pertama yang harus dipastikan agar mempermudah pencarian selisih adalah
Transfer to GL sudah dilakukan sampai dengan tanggal to date (tanggal hari ini) atau tanggal
akhir bulan.

2. Agar lebih efisen dan cepat silakan buka 2 windows VHP, window pertama buka module AR
dan windows kedua buka module General Ledger (Gambar 2.1).

(Gambar 2.1)

3. Pada Module AR klik menu bar Others >> Pilih AR Aging w/ Previous Balance (Gambar 3.1)
sedangkan pada module GL klik menu bar List/Report >> Trial Balance (Gambar 3.2)

Page 1 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net
 (Gambar 3.1)

(Gambar 3.2)
Page 2 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net
 4. Di tampilan AR Aging w/ Previous balance, masukan nomor artikel credit card dan atau city
ledger yang ingin di cek, atau bisa seluruhnya untuk melihat seluruh transaksi AR, kemudian
masukan tanggal by date. Tanggal by date ini adalah tanggal yang dimaksud pada langkah
no.1, Scroll hingga paling bawah sampai terlihat Total AR (Gambar 4.1).

(Gambar 4.1)

5. Perhatikan pada baris total, terdapat kolom PREV BALANCE, DEBIT, CREDIT dan ENDING
BALANCE. Penjelasannya seperti berikut

Prev. Balance adalah Nilai AR bulan sebelumnya (closing bulan sebelumnya).

Debit adalah nilai AR yang diterima pada bulan ini, nilai ini didapat dari postingan FO/FB
untuk artikel credit card dan city ledger, jika ingin di komparasi bisa di compare dengan
FO/Outlet booking pada modul AR dengan memasukan tanggal selama 1 bulan atau
sampai dengan tanggal todate (menu Others >> FO atau Outlet Booking journal)
(Gambar 5.1)

Page 3 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net
 (Gambar 5.1)
Credit adalah nilai AR yang sudan diayarkan pada bulan ini, nilai ini didapat dari
pembayaran AR pada Bank In (pada saat payment AR), untuk komparasi bisa gunakan
menu Others >> A/R Payment List (Gambar 5.2)

Page 4 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net
 (Gambar 5.2)
Ending Balance adalah nilai sisa AR Aging atau AR yang belum terbayarkan sampai pada
bulan ini. Rumus perhitungannya adalah
Ending Balance = Prev. Balance + Debit – Credit
Nilai Ending Balance ini yang akan menjadi nilai closing AR pada akhir bulan.

6. Setelah nilai AR tersebut dikomparasi dan didapatkan hasilnya sesuai, langkah berikutnya cek
di Trial balance, beralih ke window kedua dimana sudah disiapkan sebelumnya di point no.3
gambar 3.2.
Masukan tanggal selama satu bulan atau sampai dengan tangal todate lalu masukan COA AR-
nya. COA AR yang dimaksud adalah COA untuk credit card dan city ledger (tanpa COA guest
ledger dan AR Clearance). Setelah itu lakukan komparasi untuk nilai Debit, Credit dan Ending
Balance di TB dengan AR Aging w/ Previous Balance yang ada di langkah 4 gambar 4.1
(Gambar 6.1).

Page 5 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net
 (Gambar 6.1)

7. Jika ternyata ditemukan selisih dengan nilai Trial balance, cara yang paling mudah adalah :
Lakukan hapus Journal AR selama 1 bulan.
Lakukan ulang langkah 4 dan 5, untuk memastikan kembali nilai yang ada.
Jika sudah sesuai, lakukan Transfer to GL ulang dari awal hingga akhir bulan.

8. Penyebab terjadinya selisih biasanya dikarenakan :

Double Transfer to GL (untuk tanggal yang sama), biasanya disebabkan ada salah
payment AR lalu dilakukan hapus Journal, dan kemudian cancel AR, saat dilakukan
transfer to GL ulang, tanggal yang sebelumnya sdh ada di jurnal dimasukan lagi.

Kurang transfer to GL, biasanya karena disebabkan seringnya melakukan cancel AR

payment dan mengubah tanggal parameter, hal ini bisa menybabkan terlewatnya tanggal
yang belum dilakukan transfer to GL
9. Jika ternyata yang ditemukan selisih pada bulan sebelumnya, langkah yang harus dilakukan
adalah cancel close month, lalu lakukan langkah no.7.

Page 6 of 6

HEADQUARTER: Jl. Bukit Gading Raya BRANCH Jl. Pengiyasan Raya No.
Perkantoran Bukit Gading Indah Blok O No. OFFICE: 2B Sanur, South
3-5 Denpas ar
Phon : +62- I21
Jakarta 14240 4513678
ndonesia. Phone
Bali 80227 :- +62 361 849 7960
Indonesia
e Fax (Hunting) E- :
Email : +62 21 4513845 mail vhpbali@sindata.net
: info@sindata.net